Методика разработки оптимальных соотношений численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала в отраслях народного хозяйства

(утв. Госкомтрудом СССР)

Госкомтрудом СССР

МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ ОПТИМАЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ ЧИСЛЕННОСТИ ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА В ОТРАСЛЯХ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

Методика разработки оптимальных соотношений численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала (ВТП) в отраслях народного хозяйства подготовлена Научно-исследовательским институтом труда в соответствии с Постановлением ЦК КПСС «О работе Иркутского обкома КПСС по повышению роли инженерно-технических работников в ускорении технического прогресса на предприятиях и стройках области» от 9 октября 1969 г. Методика разрабатывалась на основе непосредственного изучения и обработки данных об организации труда, затратах рабочего времени и фактических соотношениях численности ИТР и ВТП на предприятиях и в организациях. Методика предназначена для отраслевых научно-исследовательских институтов и нормативно-исследовательских учреждений в качестве руководящего материала при разработке нормативных материалов по труду и установлении оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП, а также других категорий работающих.

ВВЕДЕНИЕ

Установление оптимальных соотношений численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала является одной из важных проблем научной организации труда ИТР и служащих и, в частности, рационального разделения труда этих категорий работающих. Оптимальные соотношения различных категорий ИТР и служащих предназначены для установления количественных пропорций между отдельными видами трудовых затрат в целях более правильного использования работников в соответствии с их квалификацией и занимаемой должностью. Критерием оптимальности соотношений является максимально возможная эффективность управленческого труда, выраженная в наилучших результатах производственно-хозяйственной деятельности предприятия (организации) при минимальных затратах на содержание аппарата управления. В последние годы основное внимание нормативно-исследовательских организаций было направлено на разработку нормативов численности, норм времени, обслуживания и управляемости, а вопросы регламентации соотношений численности оставались забытыми. Между тем, в практике работы наших предприятий и учреждений инженерно-технические работники нередко значительную часть (20 — 30%) рабочего времени тратят на выполнение вспомогательных операций, не требующих высокой квалификации (печатание на пишущей машинке, оформление различной документации, снятие копий с чертежей, вычисления, курьерская связь и т.д.). Актуальность этой проблемы подчеркивается в Постановлении ЦК КПСС «О работе Иркутского обкома КПСС по повышению роли инженерно-технических работников в ускорении технического прогресса на предприятиях и стройках области». В этом Постановлении отмечено, что «многие специалисты... значительную часть рабочего времени затрачивают на различного рода совещания и заседания, выполнение канцелярских, снабженческих и других обязанностей, не требующих инженерно-технической квалификации» <1>.

<1> Решения партии и правительства по хозяйственным вопросам (1968 — 1969 гг.). Сб. документов. Изд-во политической литературы, 1970, стр. 542.

ЦК КПСС поручил Госплану СССР и Государственному комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы совместно с заинтересованными министерствами и ведомствами разработать и осуществить в текущей пятилетке меры, обеспечивающие правильное, научно обоснованное соотношение численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала в отраслях народного хозяйства с тем, чтобы каждый инженер и техник мог свое рабочее время полностью использовать на выполнение работы, соответствующей его квалификации. Методика предназначена для установления оптимальных соотношений численности между ИТР и ВТП. Кроме того, она может быть использована при расчете оптимальных соотношений между различными категориями ИТР и служащих (не относящихся к ВТП): руководителями и специалистами, инженерами и техниками, старшими бухгалтерами и бухгалтерами и т.д. На основе данной методики должны разрабатываться также оптимальные соотношения численности руководителей, специалистов и ВТП, занятых в сельском хозяйстве, строительстве, транспорте, медицине, народном образовании, науке и юридической службе. При этом должны быть уточнены соответствующие перечни должностей вспомогательного технического персонала. Разработка оптимальных соотношений должна обязательно вестись с участием работников предприятий и организаций под методическим руководством отраслевого научно-исследовательского института или нормативно-исследовательской станции. Организация разработки оптимальных соотношений предусмотрена координационным планом, согласно которому общее методическое руководство будет осуществляться на протяжении 1971 — 1974 гг. Научно-исследовательским институтом труда и соответствующими головными институтами (проблемными и отраслевыми). Методика разработки оптимальных соотношений иллюстрируется конкретными примерами и рекомендациями. В качестве базы для проведения исследований были приняты: одно предприятие Министерства химической промышленности СССР, одно предприятие Министерства рыбного хозяйства СССР, а также центральный аппарат 36 министерств. При разработке методики были использованы работы НИИ труда по организации и нормированию труда ИТР и служащих, в частности «Научная организация труда ИТР и служащих. Методические рекомендации» (М., НИИ труда, 1968), «Нормирование труда ИТР и служащих. Методические указания» (М., НИИ труда, 1969), «Методические указания по разработке укрупненных нормативов численности и типовых структур аппарата управления промышленных предприятий» (М., НИИ труда, 1969), «Квалификационный справочник должностей служащих» (Ч. 1 — 2. М., НИИ труда, 1970). Кроме того, в работе использован ряд положений из научного отчета по теме «Разработка критериев соотношений численности инженеров, техников и служащих в службах главного конструктора и главного технолога на предприятиях Минавтопрома СССР», подготовленного научно-исследовательской экономической лабораторией Министерства автомобильной промышленности СССР.

§ 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО РАЗРАБОТКЕ ОПТИМАЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ ЧИСЛЕННОСТИ ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

К вспомогательному техническому персоналу относятся работники, выполняющие по отношению к руководителям и специалистам вспомогательные работы, связанные с первичным учетом, контролем, технической подготовкой и оформлением документов, хозяйственным обслуживанием. Эти работы, как правило, выполняют работники, отнесенные в соответствии с «Единой номенклатурой должностей служащих» к категории «технических исполнителей» (группа 2 — 0) <1>.

<1> «Единая номенклатура должностей служащих». Изд. 2, М., 1969, стр. 8.

Работа вспомогательного технического персонала направлена на высвобождение инженерно-технических работников от выполнения несвойственных им работ вспомогательного (технического) характера. Категория ВТП включает следующие должности работников: калькулятор, кассир, контролер, регистратор, статистик, счетовод, табельщик, таксировщик, тарификатор, учетчик, заведующий архивом (архивариус), делопроизводитель, кодировщик, кодификатор, копировщик, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, машинистка, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, инспектор, оператор счетных машин, нарядчик, паспортист, секретарь, чертежник, экспедитор, начальник АХО, заведующий хозяйством, агент по снабжению, дежурный инкассатор, заведующий складом (кладовщик), комендант, заведующий бюро пропусков, приемщик, смотритель <2>.

<2> К вспомогательному техническому персоналу могут быть отнесены также некоторые профессии рабочих и младшего обслуживающего персонала (ротаторщик, телетайпист, курьер), выполняющие по отношению к руководителям и специалистам работы вспомогательного характера. При разработке отраслевых нормативов оптимальных соотношений перечень должностей ВТП может быть уточнен и дополнен.

Категория ИТР объединяет работников, занимающих должности как руководителей (предприятий, учреждений и их структурных подразделений), так и специалистов, отнесенных по «Единой номенклатуре должностей служащих» соответственно к группам 9 — 3 <3>, выполнение служебных обязанностей которых требует наличия высшего и среднего специального образования.

<3> «Единая номенклатура должностей служащих», стр. 8.

Оптимальность соотношений предполагает строгое соответствие численности ИТР и ВТП объемам работ, свойственных этим категориям работников. Для установления оптимальных соотношений численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала предусматривается разработка соответствующих нормативов, предназначенных для многократного применения на всех предприятиях или организациях отрасли. Эти нормативы основываются на анализе статистических данных и результатах изучения организации и затрат труда. При отсутствии указанных нормативов оптимальные соотношения устанавливаются для конкретного предприятия (учреждения) или их подразделений на основе изучения организации труда и затрат рабочего времени. Указанные нормативы могут быть представлены в виде соотношений численности, приведенных к единице, или в процентах. Кроме того, они могут иметь форму различных размерных цепочек. 1

    Например, 1 : n    или ---- x 100%.   Соотношение   в   виде  размерной
                   ИТР     n

                        ИТР

цепочки применяется в случаях,  когда оно устанавливается между несколькими
категориями ИТР и служащих.  Например, соотношение между ВТП,  инженерами и

техниками равно 1:22:14. Это означает, что в данном подразделении на одного вспомогательного технического работника приходится 22 инженера и 14 техников. Установление оптимальных соотношений численности ИТР и вспомогательного технического персонала является составной частью работы по научной организации труда ИТР и служащих, проводимой на предприятиях (учреждениях). Поэтому для решения этого вопроса в условиях отдельного предприятия (подразделения) необходимо наряду с проведением самостоятельных исследований использовать имеющиеся материалы по организации труда ИТР и служащих. Сюда относятся сведения о затратах рабочего времени (по данным фотографии, самофотографии рабочего времени, моментных наблюдений), статистика численности, предложения по совершенствованию организации труда, данные анкетных опросов и т.д. Наличие этих материалов позволяет разработать оптимальные соотношения, во-первых, качественно, на основе более представительной статистики и, во-вторых, с меньшими затратами. Так, например, при разработке оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП в отделе главного механика Усольского химического комбината с успехом были использованы данные о затратах рабочего времени ИТР и служащих ОГМ, полученные при проведении исследований по разработке местных нормативных материалов для нормирования труда ИТР и служащих.

§ 2. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ РАЗРАБОТКИ ОПТИМАЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ

Постановка задачи заключается в выборе вида оптимальных соотношений численности:

• нормативов оптимальных соотношений для группы предприятий (учреждений) всей отрасли или межотраслевого характера;
• оптимальных соотношений для конкретного предприятия (учреждения) или их структурных подразделений. Первостепенной задачей является разработка нормативов. В тех случаях, когда нормативы еще не созданы или применение имеющихся нормативов не представляется возможным (ярко выраженная специфика деятельности предприятия (учреждения), несоответствие организационно-технических условий на данном предприятии принятым за основу при разработке нормативов и др.), задача состоит в разработке оптимальных соотношений для отдельных предприятий (организаций). В рамках задач обоих названных направлений может быть предусмотрено определение соотношений, различных как по сфере применения (для аппарата управления предприятия (учреждения) в целом или для отдельных его подразделений), так и по охвату различных категорий ИТР и служащих. Выбор варианта зависит от степени централизации выполнения работ вспомогательного технического характера. При централизованном выполнении на предприятии большинства таких работ (обработка входящей и исходящей корреспонденции сосредоточена в канцелярии, имеются машинописное, копировально-множительное, машиносчетное бюро) оптимальные соотношения численности ИТР и ВТП целесообразно находить для аппарата управления в целом или заводоуправления. Но в условиях, отличных от вышеупомянутых, эти соотношения не позволят обоснованно подойти к установлению численности ИТР и ВТП внутри подразделений, поэтому здесь правильнее будет определить соотношения по каждому подразделению в отдельности. При выборе объектов для разработки оптимальных соотношений необходимо проанализировать также, насколько колеблются фактические соотношения по различным подразделениям. Если эти колебания невелики, то предпочтение должно быть оказано соотношениям для аппарата управления в целом. При этом намного упрощается контроль за соблюдением установленных соотношений со стороны вышестоящего органа. Последовательность разработки оптимальных соотношений показана на схеме 1. Метод разработки нормативов оптимальных соотношений численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала основан на изучении затрат рабочего времени и организации труда в конкретных подразделениях и статистическом анализе влияния косвенных факторов на соотношения в различных предприятиях (учреждениях) отрасли. При разработке оптимальных соотношений для конкретного подразделения этап статистической обработки, естественно, опускается. Аналогично в ряде случаев может быть опущен этап учета неравномерности в загрузке вспомогательного технического персонала.

                                \/

                                \/

                                \/

                                \/

оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП

Путем проведения фотографии (самофотографии) рабочего времени, моментных наблюдений определяется весь объем работ, выполняемых в подразделении всеми работающими (например, инженерами, техниками, вспомогательным техническим персоналом), а также выявляются потери времени, зависящие от работника или вызванные причинами организационно-технического порядка (например, нерациональной планировкой рабочих мест, отсутствием телефонной связи, что вызывает необходимость частых передвижений в течение рабочего дня, и т.п.). Далее, на основании «Квалификационного справочника должностей служащих» и конкретных должностных инструкций определяются работы, свойственные и несвойственные той или иной категории ИТР и служащих. Параллельно с этим анализируется организация труда в направлении совершенствования разделения и кооперации труда, подбора и расстановки кадров, организации рабочих мест и улучшения условий труда, методов и приемов труда, после чего разрабатываются предложения по совершенствованию организации труда в подразделении. Если в процессе изучения организации и затрат труда будет выявлено, что неравномерность в поступлении работ к ВТП влечет у них вынужденные потери времени из-за отсутствия работы, то в соответствии со схемой разработки нормативов оптимальных соотношений производится определение оптимальных коэффициентов занятости вспомогательного технического персонала. На основе данных о затратах времени, предложений по совершенствованию организации труда и оптимальных коэффициентов занятости проектируются рациональные балансы затрат рабочего времени, определяется численность ИТР и ВТП, а следовательно, и оптимальные соотношения между ними. Если оптимальные соотношения рассчитывались для конкретного подразделения, то на этом исследование заканчивается. Если же разрабатываются нормативы оптимальных соотношений, то необходимо выполнить еще два этапа разработки нормативов оптимальных соотношений (см. схему 1). Статистический анализ предусматривает исследование зависимости численных значений соотношений от факторов, косвенно отражающих трудоемкость работ, подлежащих выполнению ИТР и вспомогательным техническим персоналом в различных подразделениях. Для этой цели первоначально на основе логического анализа намечаются факторы, примером которых могут служить тип производства, сложность выпускаемой продукции и др. Далее собираются численные значения факторов и фактических соотношений на большом количестве предприятий (учреждений) и анализируется степень влияния факторов. После выбора наиболее существенных факторов производится статистическая обработка данных и разрабатываются уравнения зависимости оптимальных соотношений от этих факторов. Если исходные данные (фактические соотношения численности ИТР и ВТП) имели систематическую ошибку, то есть на подавляющем большинстве анализируемых подразделений были завышены или занижены, разработанные формулы могут быть неточны. В этом случае необходимо скорректировать статистические зависимости по результатам выборочного анализа, проведенного на основе изучения организации труда и затрат рабочего времени в конкретных подразделениях. Заключительным этапом разработки нормативов оптимальных соотношений является их оформление, апробация и утверждение. Выполнение этих работ идентично при разработке любых нормативных материалов и поэтому в настоящей работе подробно не рассматривается. Большое значение при разработке нормативов оптимальных соотношений имеет расчет необходимого количества подразделений, в которых целесообразно проводить исследование. Он должен производиться в соответствии с законами теории вероятностей, исходя из среднеквадратического отклонения частных значений соотношений от их среднеарифметической величины. _

    Известно, что квадратическая ошибка арифметической  средней в  \/n  раз
меньше  квадратических  ошибок   частных   величин   (среднеквадратического

отклонения этих величин от арифметической средней):

                                 сигма
                                      с

                            сигма_ = ------,                            (1)
                                 с    \/n

где:
сигма_ -  квадратическая   ошибка   арифметической   средней   величины
     с

соотношений численности; сигма — среднеквадратическое отклонение частных величин соотношений с численности от их арифметической средней, которое может быть подсчитано по формуле:

                                  ___________
                                 /        _ 2
                                /SUM (с - с)

                         сигма  = \/ ------------,                      (2)
                              с         n - 1

где:
с - соотношения численности в каждом анализируемом подразделении;
_
с - среднеарифметическая величина соотношений численности;
n - количество анализируемых подразделений.

Для расчета наиболее вероятной ошибки норматива оптимальных соотношений можно воспользоваться этой формулой, для чего в качестве приближенной оценки ошибки определения оптимальных соотношений может быть использовано среднеквадратическое отклонение фактических соотношений от их средней величины. Так, например, удельный вес ВТП в общей численности ИТР и служащих в пятнадцати отделах главного механика химических предприятий составляет: 5,8; 6,3; 4,8; 9,2; 6,8; 7,3; 8,2; 5,9; 7,4; 6,7; 8,2; 8,4; 6,3; 6,7; 7,0%. По формуле (2) рассчитываем среднеквадратическое отклонение фактических соотношений от средней величины, равное 1,17%. Если анализ будет проводиться в девяти подразделениях, то квадратическая ошибка составит:

         1,17
сигма_ = ---- = 0,39%.
     c     _
         \/9

Это означает, что ошибка в установлении оптимальных соотношений с вероятностью 68% не превысит 0,39%, а с вероятностью 95% не превысит 0,78% (0,39 x 2) <1>.

<1> 68% и 95% — площади под интегральной кривой нормального закона распределения, отсекаемые ординатами +/- 1 сигма и +/- 2 сигма соответственно.

Для практических расчетов наиболее удобно гарантировать предельную ошибку с вероятностью 95%. С этой целью формулу (1) преобразуем, введя в нее коэффициент 2:

                                2 x сигма
                                         с
                       сигма_ = ----------,
                            c        _
                                   \/n

откуда:

                                      2
                             4 x сигма
                                      с
                         n = ----------.                            (3)
                                    2
                               сигма_
                                    с

Последняя формула позволяет с вероятностью 95% определить необходимое количество подразделений, подлежащих анализу, если нам известно среднеквадратическое отклонение соотношений численности от их арифметической средней. При этом ошибкой средней величины соотношений необходимо задаться еще до проведения анализа. Предельная ошибка при установлении соотношений, как правило, не должна превышать 1%. Задаваясь такой величиной ошибки, для нашего примера можно определить, что количество анализируемых подразделений равно 6:

            2
    4 x 1,17
n = --------- = 5,5 ~ 6.
        2
       1

Так как определение количества анализируемых подразделений базировалось в этом случае на фактических соотношениях численности, то на этапе проведения статистической обработки ожидаемая предельная ошибка должна быть уточнена на основе расчетных значений соотношений.

§ 3. ИЗУЧЕНИЕ И АНАЛИЗ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

Одним из основных этапов разработки оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП является изучение и анализ затрат рабочего времени и организации труда, по результатам которого составляются фактические и проектируются рациональные балансы затрат рабочего времени и обеспечивается максимальная загрузка работающих свойственными им работами. Для изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени ИТР и ВТП могут быть использованы различные методы: анкетный и устный опрос, самофотография, фотография рабочего времени, моментные наблюдения. Сущность и особенность каждого из этих методов, их достоинства и недостатки довольно подробно изложены в имеющейся литературе. Опыт разработки оптимальных соотношений подтвердил приемлемость данных методов изучения затрат рабочего времени. Однако следует иметь в виду, что соблюдение принципа — минимум затрат труда исследователя для получения необходимого и достаточного количества данных — предполагает различные сочетания данных методов. Так, например, в условиях отдела главного механика химического предприятия был использован метод изучения затрат рабочего времени, при котором результаты самофотографий рабочего дня корректировались данными фотографии, а в отделе главного технолога судоремонтного завода результаты самофотографии уточнялись с помощью моментных наблюдений. Для изучения и анализа затрат рабочего времени ИТР и ВТП следует использовать специально разработанные карты самофотографии (фотографии) рабочего дня. Их формы, а также методы фиксирования затрат могут быть различными. Так, например, при изучении и анализе затрат рабочего времени в условиях ОГТ судоремонтного завода использовалась карта самофотографии рабочего дня, приведенная в приложении (не приводится). Необходимое количество фотографий (самофотографий) рабочего дня может быть определено в зависимости от численности исследуемой категории работников в соответствии с таблицей, предложенной П.Н. Завлиным <1>.

<1> П.Н. Завлин. Опыт изучения затрат рабочего времени сотрудников научно-исследовательских организаций. Л., 1968.

Общее количество фотографий (самофотографий) рабочего дня рассчитывается исходя из необходимости проведения не менее 10 фотографий (самофотографий) в различные дни месяца по каждому наблюдаемому сотруднику. В ряде случаев бывает целесообразно увеличить количество дней проведения фотографий (самофотографий) даже за счет сокращения численности наблюдаемых работников. Число наблюдений особенно важно при обследовании больших коллективов. Занижение может привести к просчетам, завышение — к росту затрат труда исследователей. Причем для определения комплекса работ, выполняемых в подразделении, фиксируются все их виды. На основе изучения полученных данных, а также для облегчения проведения наблюдений и заполнения карт производят укрупненную группировку выполняемых работ на свойственные и несвойственные той или иной категории работающих, а также выделяют потери рабочего времени (по вине исполнителя или вызванные причинами организационно-технического порядка). При определении работ, свойственных исполнителю (инженеру, технику, ВТП), следует руководствоваться «Квалификационным справочником должностей служащих», а в тех случаях, когда специфика предприятия (отрасли) или выполняемых в подразделении работ не позволяет его применять, — имеющимися местными нормативными материалами (положения о подразделениях, должностные инструкции и т.д.). Так, например, при разработке оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП для отдела главного механика Усольского химического комбината было предложено следующее распределение работ, выполняющихся в подразделении. Работы, свойственные инженеру <1> (группа А):

• административного характера, требующие личного участия руководителя данного подразделения (планерки у главного механика комбината, обсуждение различных производственных вопросов с главными механиками заводов, механиками цехов и т.д.);
• связанные с разработкой текущих и перспективных планов деятельности службы;
• связанные с контролем планов, деятельностью цехов и подчиненных лиц (комплексное обследование цехов, приемка пусковых агрегатов и т.д.);
• требующие повышенной ответственности (решение вопросов с отделами комбината по преддоговорным искам, проверка актов о выполнении ремонтных работ подрядными организациями и т.д.);
• связанные с контролем теоретической подготовки инженерно-технических работников (прием экзаменов у ИТР и т.д.);
• связанные с разработкой, утверждением и корректированием документов, регулирующих деятельность службы (положения, инструкции, технические условия и т.д.);
• требующие исследований, анализа, обобщений, сложных технических расчетов (технология ремонта, анализ технико-экономических показателей, расчеты и проектирование особо ответственных узлов при модернизации оборудования и т.д.).

<1> Имеются в виду также работы, свойственные руководителям подразделений, в состав которых входят инженерно-технические работники.

Работы, свойственные технику (группа Б):

• сбор и подготовка данных для работ инженерного характера (предварительная проверка отчетов и т.д.);
• составление технической документации (графиков, паспортов и т.д.);
• работы по контролю, требующие технических знаний для фиксации фактов отклонений в эксплуатационных работах (проверка технической документации, выполнение ранее выданных предписаний и т.д.);
• работы, для которых существуют общепринятые стандартные методы выполнения (эскизирование, составление сводной технологии на простые детали, нормирование и т.д.). Работы, свойственные ВТП (группа В): делопроизводство, машинописные работы, простые вычисления, копирование, первичный учет и контроль, хозяйственное обслуживание, курьерская связь. При изучении затрат рабочего времени в отделе главного механика Усольского химического комбината весь объем работ, выполнявшийся работниками ОГМ, распределился следующим образом: работы, свойственные инженеру, — 46,1%;

     -"-        -"-      технику,  - 37,2%;
     -"-        -"-      ВТП,      - 12,6%;
    потери времени                 - 4,1%.

При этом фактические балансы затрат рабочего времени инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала, полученные по результатам обследования 30 инженерно-технических и 2 вспомогательных технических работников, представлены в таблице 1.

Таблица 1

ФАКТИЧЕСКОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ В ОГМ

Одновременно с изучением затрат рабочего времени разрабатываются предложения по совершенствованию организации труда <1>, результатом которых является снижение трудоемкости всех видов работ, а следовательно, и изменение соотношений численности ИТР и ВТП. Разработка таких предложений является необходимой, так как соотношения считаются оптимальными, если они предполагают рациональную организацию труда в подразделении.

<1> См. «Научная организация труда ИТР и служащих. Методические рекомендации», «Нормирование труда ИТР и служащих. Методические указания».

В результате анализа организации труда, проводившегося параллельно с изучением затрат рабочего времени, в отделе главного механика Усольского химического комбината были разработаны мероприятия по снижению трудоемкости всех видов работ: выполняемых инженерами (А), техниками (Б) и вспомогательным техническим персоналом (В). Их перечень и влияние на снижение трудоемкости показаны в таблице 2.

Таблица 2

МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

Таким образом, при определении оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП фактическая трудоемкость выполняемых работ должна быть уменьшена: работ группы А — на 409 час., Б — на 407 час., В — на 253 час. Проектируемая трудоемкость выполняемых работ является основой для их перераспределения между исполнителями и установления оптимальных соотношений.

§ 4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ КОЭФФИЦИЕНТОВ ЗАНЯТОСТИ ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА С УЧЕТОМ НЕРАВНОМЕРНОСТИ В ПОСТУПЛЕНИИ РАБОТ

Численность вспомогательного технического персонала, найденная методом построения рациональных балансов рабочего времени, в реальных условиях может оказаться недостаточной. Труд указанной категории работников носит вспомогательный характер, является трудом по обслуживанию деятельности руководителей и специалистов. Поэтому в оценке работы ВТП его полная загрузка не всегда может быть признана единственным критерием. Работы к вспомогательному техническому персоналу поступают, как правило, неравномерно и поэтому не все из них начинают выполняться сразу же после поступления. Задержка в выполнении этих работ влечет за собой снижение оперативности деятельности инженерно-технических работников. Чтобы уменьшить такие простои, необходимо несколько увеличить численность вспомогательного технического персонала, задавшись определенным коэффициентом занятости. Исходным материалом для решения этой задачи являются данные о времени поступления работ к вспомогательному техническому персоналу, их объеме и трудоемкости выполнения, а также о потерях времени этого персонала, вызванных отсутствием работы. Эти данные должны быть получены на этапе изучения затрат рабочего времени. В рамках настоящей работы была выявлена неравномерность в загрузке секретаря-машинистки и машинистки отдела главного технолога судоремонтного завода. Для этого были проведены фотохронометражные наблюдения общей продолжительностью 13 рабочих дней, из которых 3 дня на работе отсутствовала секретарь-машинистка и 2 дня — машинистка. Это обстоятельство обусловило большую близость содержания их труда, зафиксированную наблюдениями (машинистка выполняет много работ по обработке получаемой и отправляемой корреспонденции, а секретарь-машинистка — много машинописных работ). Кроме того, машинистка является опытным и хорошо знающим заводские условия работником, а секретарь-машинистка работает всего несколько месяцев и с некоторыми вопросами деятельности отдела, которые ей полагалось бы знать, не знакома. Неравномерность поступления работ влечет за собой как некоторые простои ВТП, так и задержку в связи с этим выполнения отдельных видов вспомогательных работ. О неравномерности поступления работ можно наглядно судить по нижеприведенному рисунку (не приводится). Кроме того, время выполнения отдельных видов работ зависит от целого ряда причин (качество оригинала, наличие необходимых канцелярских принадлежностей, важность исполняемого документа и т.п.) и тем самым усиливает неравномерность в загрузке ВТП. Сказанное выше наглядно иллюстрируется данными таблицы 3.

Таблица 3

МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ ПО ДНЯМ НАБЛЮДЕНИЯ

Трудоемкость выполнения машинописных работ и работ по обработке получаемой и отправляемой документации была определена с помощью хронометражных наблюдений. Сведения о трудоемкости машинописных работ даны в таблице 4.

Таблица 4

ФАКТИЧЕСКАЯ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ

Общее время, затраченное на одну печатную страницу, может быть найдено как сумма времени выполнения подготовительных работ, усредненного времени печатания одной страницы и времени обслуживания рабочего места, приходящегося на одну страницу машинописного текста (14 сек.) <1>. Таким образом, общее время печатания одной страницы составит:

          550 + 682

    t  = 41 + --------- + 14 = 671 сек. = 0,187 час.
     1            2

<1> Время обслуживания рабочего места взято по данным фотографии рабочего дня исходя из предположения, что доля этого времени в общем времени обслуживания рабочего места пропорциональна удельному весу данной работы в общих трудовых затратах.

Данные о трудоемкости обработки входящей документации приведены в таблице 5.

Таблица 5

ПО ОБРАБОТКЕ ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Общая продолжительность обработки одного входящего документа с учетом времени на обслуживание рабочего места (1 сек.) составит:

     24 x 15 + 77 x 192

    t  = ------------------ + 30 + 100 + 66 + 1 - 270 сек. = 0,075 час.
     2          207

Данные о трудоемкости обработки исходящей документации сведены в таблице 6.

Таблица 6

ПО ОБРАБОТКЕ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Общая продолжительность обработки одного исходящего документа с учетом времени на обслуживание рабочего места (6 сек.) составит:

         21 x 12 + 66 x 101              55 x 107 + 183 x 6
    t  = ------------------ + 105 + 91 + ------------------ + 147 + 6 =
     3          113                              113

= 472 сек. = 0,131 час.

Для расчета оптимальной численности вспомогательного технического персонала могут быть использованы экспертные методы оценки наилучшего процента загрузки ВТП и методы теории массового обслуживания. В первом случае должна быть проанализирована возможность сокращения фактического времени простоя за счет лучшего распределения во времени поступления и начала обработки документов. Оставшиеся простои работников должны быть включены в баланс затрат рабочего времени. Такие расчеты должны быть проделаны как для фактической численности работников, так и для численности несколько большей, чем фактическая. При этом должен учитываться объем работ, передаваемых от инженерно-технических работников. В нашем примере была предусмотрена передача части работ, среди которых примерно 65 страниц машинописных работ и оформление 471 исходящего и 341 входящего документов. Суммируя работы, фактически выполняемые машинисткой и секретарем-машинисткой, с передаваемыми работами, получим полный объем работ: 468 — страницы машинописного текста; 584 — исходящие документы и 448 — входящие документы. Исходя из этих данных находим средневзвешенное по количеству документов время выполнения единицы работы:

0,187 x 468 + 0,075 x 448 + 0,131 x 584
--------------------------------------- = 0,132 час.
                 1500

Количество работ, поступающих в среднем для выполнения за один час, может быть определено делением общего количества документов на число дней в анализируемом периоде (13) и на продолжительность рабочего дня (8):

 1500
------ = 14,4 документо-час.
13 x 8

Если предположить, что поступление работ к машинистке и секретарю-машинистке происходит в случайные промежутки времени (то есть зависит от большого количества различных причин) и подчиняется закону Пуассона, а колебания затрат времени на обработку одного документа имеют показательное распределение, то можно воспользоваться уже готовыми формулами теории массового обслуживания <1>:

<1> См. «Математические методы в нормировании труда». М., НИИ труда, 1968, стр. 145, 146.

1. Вероятность отсутствия требований в системе (отсутствия работы одновременно у всех машинисток и секретарей-машинисток):

                                 1

                   P  = ---------------------------,                    (4)
                    o     s      s         n      n
                         S  x пси     s-1 S  x пси

                    ----------- + SUM --------
                    S!(1 - пси)   n=0    n!

где:
S - число вспомогательных технических работников;
      лямбда
пси = ------ - полный  коэффициент  занятости  работников  (коэффициент
        M

суммарной загрузки);

    M - среднее  число  документов,  обрабатываемых  работниками  в единицу
времени  при  условии,  что  все  машинистки  и секретари-машинистки заняты

полностью; лямбда — количество работ, поступающих к работникам в среднем за единицу времени; n — все целые числа от 0 до S — 1.

2. Среднее время ожидания в очереди:

                                  s      s
                               P S  x пси
                         _      o
                         W = ----------------,                          (5)

                                        2
                         M x S!(1 - пси)

    _
где W - среднее время ожидания в очереди.
                                                                   1
Средний  промежуток  времени  между  обработкой  двух документов  (-) и
                                                                   M

коэффициент занятости машинисток и секретарей-машинисток (пси) будут равны: при двух работниках -

1   0,132
- = ----- = 0,066; пси = 14,4 x 0,066 = 0,95;
M     2

при трех работниках -

1   0,132
- = ----- = 0,044; пси = 14,4 x 0,044 = 0,63;
M     3

при четырех работниках -

1   0,132
- = ----- = 0,033; пси = 14,4 x 0,033 = 0,47.
M     4

Далее по формулам (4, 5) рассчитываем вероятность отсутствия требований

на обработку документов (отсутствия работы одновременно у всех машинисток и секретарей-машинисток) и среднее время ожидания начала обработки одного документа: при двух работниках -

            _
P  = 0,025; W = 1,18 час.;
 o

при трех работниках -

            _
P  = 0,129; W = 0,05 час.;
 o

при четырех работниках -

            _
P  = 0,149; W = 0,01 час.
 o

Как видно из расчетов, при двух работниках все документы будут в среднем пролеживать до момента их обработки около 1,18 час. Поскольку поступление документов неравномерное, возможны такие моменты, когда они будут пролеживать значительно больше, чем среднее время ожидания обработки. При трех исполнителях время ожидания сокращается до 0,05 час., а при четырех — до 0,01 час. Из этих цифр видно, что увеличение количества работников с трех до четырех не очень существенно увеличивает оперативность выполнения работ и поэтому вряд ли целесообразно. Увеличение же количества работников с двух до трех повышает оперативность выполнения работ, но значительно ухудшает использование рабочего времени (коэффициент занятости уменьшается с 0,95 до 0,63). Несмотря на последнее обстоятельство, в данном случае предпочтительнее вариант с использованием трех работников, который и следует считать оптимальным. Оставшееся свободным время (37%) необходимо по возможности загрузить работами, не имеющими срочности (ведение картотеки, контроль исполнения поручений начальника и т.п.). В рассматриваемом примере было сделано предположение, что закон распределения времени поступления документов к машинистке и секретарю-машинистке соответствует закону Пуассона, для чего используются соответствующие формулы. Так как в большинстве случаев при проектировании трудового процесса нельзя заранее предвидеть точное распределение времени поступления работ к исполнителям (как тех работ, которые они раньше выполняли, так и работ, переданных им от ИТР и служащих), целесообразно провести анализ законов распределения времени поступления документов и времени обработки каждого из них на основе фактически зафиксированных моментов прибытия документов и затрат времени на их обработку. В нашем примере распределение этих затрат близко к распределению закона Пуассона, поэтому расчет времени ожидания начала обработки документов был произведен с применением теории массового обслуживания. При отсутствии готовых формул для определенных законов распределения расчет наиболее вероятного времени пролеживания документов следует производить методами статистического моделирования, заключающимися в воспроизведении на бумаге процесса поступления и обработки документов. Такие модели строятся для различной численности вспомогательного технического персонала. При этом численность ВТП в практических условиях не изменяется и не проводится никаких экспериментов <1>.

<1> Подробнее об этом см. «Нормирование труда ИТР и служащих. Методические указания».

Снижение коэффициента занятости следует предусматривать в том случае, когда не удается с помощью организации труда ликвидировать неравномерность в загрузке вспомогательного технического персонала или внедрение мероприятий по устранению неравномерности требует больше средств, чем экономия от сокращения численности ВТП.

§ 5. ПЕРЕРАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ МЕЖДУ ОТДЕЛЬНЫМИ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОПТИМАЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ ЧИСЛЕННОСТИ

Перераспределение работ в соответствии с квалификацией и фондом времени каждого исполнителя может быть произведено методом построения комплексного баланса затрат рабочего времени и математическим методом линейного программирования. Метод построения рационального баланса является основным в разработке оптимальных соотношений численности в конкретном подразделении или предприятии. Исходным материалом для этого также являются данные изучения и анализа затрат рабочего времени и организации труда ИТР и ВТП. Методика построения рационального баланса рассмотрена на примере отдела главного механика Усольского химического комбината. В период изучения организации и затрат труда в отделе работало 37 инженеров и 2 работника ВТП (должности техников в штатном расписании отсутствуют). Наблюдениями было охвачено 30 инженеров и руководителей и 2 вспомогательных технических работника. Результаты изучения затрат рабочего времени сгруппированы в четыре группы (табл. 7): время на выполнение работ, требующих квалификации инженера (А), квалификации техника (Б), вспомогательные технические работы (В), потери и нерациональные затраты времени (Г).

Таблица 7

ОТДЕЛА ГЛАВНОГО МЕХАНИКА УСОЛЬСКОГО ХИМИЧЕСКОГО КОМБИНАТА

На основе этих данных строим фактический баланс затрат рабочего времени всех ИТР и ВТП, работающих в отделе. Построение комплексного проектируемого баланса начинается с перевода затрат рабочего времени из процентов в часы. Для этого сначала путем перемножения месячного (годового) полезного фонда времени одного работника на количество работников анализируемой категории определяется общий фонд полезного времени всех работников данной категории. Так, для руководителей и инженеров месячный полезный фонд времени в нашем примере равен 174,6 x 37 = 6460 чел.-час. Далее общий фонд времени распределяется по категориям затрат времени пропорционально процентам, установленным на базе наблюдений. Комплексный баланс времени можно строить и не прибегая к переводу процентных данных в часы, но только в том случае, если наблюдениями охвачено 100% работающих и наблюдения проводятся в течение одного периода времени. В графах «проектируемый баланс затрат времени» для работ, где не предусматривается изменение их состава или проведение каких-либо организационно-технических мероприятий по совершенствованию трудового процесса, проставляются фактические затраты времени. Если же в результате проведенного анализа планируется совершенствование трудового процесса, то в балансе проставляется проектируемое (планируемое) время на выполнение работ. При оценке снижения затрат времени на выполнение тех или иных работ должны применяться: расчеты, заимствованные из планов оргтехмероприятий или НОТ; специально проведенные расчеты и замеры затрат времени, а в отдельных случаях и экспертная оценка ведущими специалистами. При установлении планируемых затрат времени рассматривается также вопрос перераспределения работ между отдельными категориями специалистов. Так, все технические работы должны быть переданы вспомогательному техническому персоналу, а работы, не требующие больших специальных знаний и организационно-административных прав, — от руководителей специалистам. Кроме этого фактические затраты времени, полученные по результатам самонаблюдений, должны быть скорректированы на проценты, учитывающие их завышение при заполнении карт самофотографий. Так, в результате проведения контрольных фотографий рабочего дня удалось установить, что фактическая трудоемкость работ группы А составляет только 80% от затрат времени, зафиксированных в картах самофотографий рабочего дня; по группам Б и В соответственно — 95% и 87%. Корректируя на указанные проценты фактическую трудоемкость, получаем:

В = (471,6 + 321,3) x 0,87 = 689,8 час.

Из полученных затрат времени необходимо вычесть планируемое сокращение трудоемкости работ в результате совершенствования организации труда. Так, в рассмотренном выше примере в результате внедрения мероприятий затраты времени должны сократиться по работам группы: А — на 409 час., Б — на 407 час., В — на 253 час., а потери времени должны быть ликвидированы. Таким образом, проектируемая трудоемкость работ будет равна:

А = 2532,3 — 409 = 2123,3 час.;

Б = 2442,5 — 407 = 2035,5 час.;

В = 689,8 — 253 = 436,8 час.

Эти затраты проставляются в проектируемый баланс затрат рабочего времени, и от них находят в процентах время на отдых и личные надобности <1>.

<1> См. «Изучение затрат рабочего времени и разработка нормативных материалов по труду (методические рекомендации)». М., НИИ труда, 1966.

Если в результате изучения организации труда была замечена значительная неравномерность в загрузке ВТП, то следует рассчитывать оптимальные коэффициенты занятости. В рассматриваемом примере потерь времени из-за неравномерности поступления работ не было, вследствие чего указанный этап разработки оптимальных соотношений был опущен. По проектируемым затратам времени определяется оптимальная численность работающих и ее соотношения. Так, в рассматриваемом примере оптимальная численность равна:

                2250,7
инженеров - А = ------ = 13 человек;
                174,6

                2157,6
техников -  Б = ------ = 12 человек;
                174,6

                                               463
вспомогательного технического персонала - В = ----- = 2,7 ~ 3 человека,
                                              174,6

а оптимальные соотношения между указанными группами работников составят:

А:Б:В = 4,2:4,0:1,0;

  В            1
----- x 100 = --- = 12,2%;

    А + Б         8,2

    Б   4,0

- = ---.
А   4,2

Определение оптимальных соотношений численности на основе проектирования рациональных балансов рабочего времени осуществляется исходя из условия, что все работники выполняют только работы, соответствующие их должностной квалификации. На практике достичь такого положения и при этом обеспечить полную загрузку исполнителей удается далеко не всегда. Причина заключается в том, что кратность трудоемкости работ, свойственных той или иной категории ИТР и служащих, фонду времени одного работника является делом чистой случайности. Вследствие этого во многих случаях целесообразно допустить некоторую загрузку исполнителей несвойственными работами с тем условием, чтобы общие затраты на выполнение всех работ были минимальными. Такая задача может быть решена путем перераспределения работ между отдельными исполнителями с использованием линейного программирования. Применение такого расчета целесообразно при разработке оптимальных соотношений для отдельных подразделений предприятий (учреждений) в тех случаях, когда имеются существенные различия в индивидуальных качествах работников (в том числе работающих на одинаковых должностях), что находит выражение в заметном изменении затрат времени на выполнение работ при передаче их от исполнителя к исполнителю. Существует несколько методов расчета оптимального варианта распределения работ, в том числе с помощью ЭВМ. Ниже рассматривается решение задачи по перераспределению работ для двух групп отдела главного механика Усольского химического комбината одним из наиболее простых методов, так называемым «неаналитическим методом линейного программирования». Каждая из рассматриваемых групп состоит из трех человек. Силами обеих групп выполняется в общей сложности 36 видов работ (табл. 8). С помощью самофотографии рабочего времени была установлена трудоемкость выполнения этих работ <1> (табл. 9).

<1> В табл. 9 и нижеследующих таблицах трудоемкость выполнения работ дана с учетом времени на отдых и личные надобности. В тех случаях, когда приходится иметь дело с фактической трудоемкостью, к вертикальным графам для перераспределения работ должна быть добавлена еще одна — для отдыха и личных надобностей.

Таблица 8

РЕМОНТА (ППР) ОБОРУДОВАНИЯ И ЗАПАСНЫХ ЧАСТЕЙ В МАРТЕ 1970 Г.

Таблица 9

ФАКТИЧЕСКОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ МЕЖДУ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ

Продолжение

Продолжение

После установления трудоемкости выполнения работ была выявлена возможность передачи каждой работы другим исполнителям и посредством экспертной оценки определена трудоемкость ее выполнения для всех случаев, независимо от того, уменьшится она или увеличится (табл. 10). При этом предусматривалась передача работ технику и копировщику, должности которых в настоящее время в составе рассматриваемых групп отсутствуют.

Таблица 10

РАЗЛИЧНЫМИ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ

Продолжение

Продолжение

Для удобства решения задачи целесообразно представить данные (табл. 10) в стоимостном выражении. С этой целью трудоемкость отдельных работ умножается на минутный заработок каждого работника (табл. 11). На этом, собственно, кончается подготовительный этап, и может быть начато перераспределение работ.

Таблица 11

СТОИМОСТЬ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ РАЗЛИЧНЫМИ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ

Продолжение

Рассмотрим его последовательность. Для каждой работы подбирается наиболее подходящий исполнитель — тот, который выполняет ее с наименьшими затратами (подобное распределение без учета ограниченного фонда заработной платы или фонда времени исполнителей условно называется идеальным). Полученное распределение изменяют (постоянно имея в виду цель — получение минимума затрат на выполнение работ) до тех пор, пока не будут соблюдены все ограничивающие условия. В рассматриваемом примере идеальным будет распределение, приведенное в таблице 12. В соответствии с этим распределением техник и инженер оказались перегруженными, поскольку они должны выполнять работу, оцениваемую в 130,9 и 168,8 руб., а фонды заработной платы, соответствующие их фондам времени, равны 96 и 132 руб. В то же время загрузка руководителей обеих групп и инженеров ППР исключительно низка.

Таблица 12

ИДЕАЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ МЕЖДУ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ

Продолжение

    Соблюдение  ограничивающих  условий  может  быть  обеспечено  следующим
образом. Две группы объединяются в одну. Должность руководителя группы  ППР

оборудования сокращается. Кроме того, сокращается и должность инженера ППР.

Выполняемые ими работы (C  и C  ),  а  также  часть работы инженера  (C   и
                         1    17                                       10
C  )  и  инженера-сметчика (C  )  передаются  руководителю  группы запасных
 26                          13

частей, который теперь становится руководителем объединенной группы из пяти

человек.  В результате получается оптимальное распределение работ,  то есть
требующее  минимума  затрат  при  соблюдении  ограничивающих  условий  (см.

табл. 13).

Таблица 13

ОПТИМАЛЬНОЕ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТ МЕЖДУ ИСПОЛНИТЕЛЯМИ

Продолжение

Продолжение

На оптимальном соотношении численности инженеров, техников и вспомогательного технического персонала данное перераспределение отразится следующим образам:

Отсюда оптимальное соотношение численности ИТР и ВТП составит 2:1, вместо фактического 5:1. Полученное распределение обеспечивает сокращение непосредственных затрат на выполнение работ с 798 руб. до 647 руб. (при идеальном распределении эти затраты составляли 614,7 руб.). Несколько увеличивается запас неиспользуемого времени. При имеющемся фактическом распределении он оценивается в 24 руб., при оптимальном — в 37 руб. Такой запас имеется у руководителя группы, а также у заведующего техническим архивом и копировщика. Первый может его использовать для улучшения руководства деятельности группы. Два других работника в оставшуюся незанятую часть времени могут обслуживать работников отдела, не входящих в состав рассматриваемой группы. Общая экономия по фонду заработной платы, даваемая оптимальным распределением, составит (168 + 144 + 120 + 168 + 132 + 90) — (168 + 132 + 120 + 96 + 90 + 78) = 822 — 684 = 138 руб., что соответствует 16,8% фонда заработной платы. Разработка оптимальных соотношений для конкретного предприятия (учреждения) полностью исчерпывается рассмотренными выше этапами. При разработке нормативов оптимальных соотношений изучение затрат рабочего времени используется в сочетании с анализом и обработкой статистического материала.

§ 6. СТАТИСТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ДАННЫХ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ НОРМАТИВОВ ОПТИМАЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ ЧИСЛЕННОСТИ

Одним из наиболее ответственных этапов проектирования нормативов соотношений является анализ и обработка исходных данных, по которым производится подготовка нормативных величин для внесения их в проект сборника. При анализе исходных данных определяются:

• среднеарифметические величины оптимальных соотношений;
• установление границ достоверности исследуемых и исключение дефектных данных;
• степень влияния факторов и выбор основных факторов, включаемых в нормативную формулу;
• вывод уравнений зависимости времени выполнения работы от основных факторов. Качество нормативов оптимальных соотношений зависит не только от точности исходных статистических данных, но и от правильности их обработки. В свою очередь, метод статистической обработки исходных данных зависит от:
• количества принятых основных факторов (количественных и качественных);
• наличия ЭВМ и стандартных программ обработки данных. Так, в тех случаях, когда не обнаружено влияние факторов на оптимальные соотношения, в качестве нормативных выводятся среднеарифметические значения соотношений. При обработке многофакторных зависимостей почти во всех случаях нужно применять метод корреляции (метод наименьших квадратов). Для однофакторных зависимостей наряду с корреляцией может быть применен и графоаналитический метод. Для одновременного нахождения зависимостей от количественных и качественных факторов целесообразно использовать сочетание метода корреляции с элементами математической теории распознавания образов. При выборе метода следует иметь в виду, что наилучшая точность нормативных величин достигается при использовании большого количества факторов и корреляционного метода обработки. Но, с другой стороны, в условиях, когда отсутствуют необходимые специалисты и нет возможности выполнить эти расчеты на ЭВМ, для одно-, двухфакторных зависимостей рекомендуется графоаналитический метод. При обработке результатов анализа соотношений в однородных подразделениях определяются среднеарифметические величины. Для определения средних величин в подразделениях, резко различных по своим масштабам, большей частью применяется метод средневзвешенной величины по общей численности работающих в подразделении. При определении среднеарифметической величины пользуются формулой:

                        SUM C    C  + C  + ... + C
                    _        1    1    2          n
                    C = ------ = ------------------,                    (6)
                          n              n

где:
_
C - среднеарифметическое (нормативное) значение соотношений;
C  - отдельные  значения  оптимальных  соотношений,   определенные   на
 1

базе анализа организации и затрат труда в конкретном подразделении; n — количество подразделений, в которых проводился анализ.

    Так,  например,  предположим,  что  расчет  оптимальных  соотношений  в
шести   службах  главного  механика  предприятий  и  комбинатов  химической

промышленности дает следующие результаты: 9,8; 8,6; 9,2; 12,4; 10,2; 8,4. Отсюда по формуле (6) определяем среднеарифметическое значение оптимальных соотношений, которое и можно принять за нормативное:

    9,8 + 8,6 + 9,2 + 12,4 + 10,2 + 8,4
C = ----------------------------------- = 9,8%.
                     6

    В  тех  случаях,   когда   анализировались   различные   по   масштабам
подразделения,  среднеарифметическое соотношение рекомендуется рассчитывать

по следующей формуле:

                                SUM C  x K
                            _        i    i
                            C = -----------,                            (7)

                              SUM K
                                   i

где:
_
C - среднее значение соотношения;
K  - количество работников в i-ом подразделении.
 i

Если в качестве норматива принимается среднеарифметическая величина, то целесообразно предварительно освободиться от дефектных значений соотношений. Причем дефектным может быть признано не только соотношение, при расчете которого были замечены недостатки в проведении анализа, но и соотношения с явно отклоняющимися от среднеарифметической величины значениями. Последнее может быть объяснено там, что при анализе исследователь может не заметить отклонений от проектируемого трудового процесса и моментов «демонстрации занятости» в процессе изучения затрат рабочего времени.

    Методика   исключения   дефектных   значений   основывается на  расчете
среднеквадратического   отклонения   соотношений  от  своей  арифметической
средней  (сигма )  и  исключении  всех  замеров, которые выходят за пределы

           с

C +/- 3 сигма . с Среднеквадратическое отклонение рассчитывается по следующей формуле:

                               ____________

                                  /         _ 2
                                 /SUM (C  - C)
                          _     /       1
                          C = \/  -------------.                        (8)

                                  n - 1

Так, если в формулу (8) подставить данные рассматриваемого примера, то среднеквадратическое отклонение этого ряда будет равно 1,5%, а данные будут считаться качественными, если они лежат в пределах 9,8 +/- 3 x 1,5, то есть от 5,3% до 14,3%. Следовательно, в нашем примере все значения соотношений следует считать качественными. Если соотношения разрабатываются для неоднородных подразделений и можно предположить, что их величины зависят от каких-либо факторов, то статистическая обработка исходных данных значительно усложняется и укрупненно сводится к этапам, представленным на схеме 2.

                                \/

                                \/

                                \/

Схема 2

На первом этапе статистической обработки намечаются косвенные факторы, которые могут оказывать влияние на оптимальные соотношения, дифференцируя их в зависимости от особенностей подразделения. Примером подобных факторов могут служить: тип производства, масштаб предприятия или организации, стоимость активной части основных производственных фондов, средний разряд рабочих на предприятии, стоимость средств механизации инженерно-технических и вспомогательных работ, объем вспомогательных технических работ, выполняемых в централизованном порядке, и т.д. Если логически не удается подобрать факторы, то статистический анализ сводится к расчету среднеарифметических величин, приведенному выше. Если же факторы подобраны, то необходимо установить степень их влияния. Для установления степени влияния факторов необходимо собрать данные не менее чем с 30 предприятий (организаций). Так как проанализировать такое количество подразделений практически невозможно, то для анализа степени влияния факторов применяют данные о фактических соотношениях. Эти же данные используются и для вывода зависимостей соотношений от факторов <1>.

<1> Подробнее об определении степени влияния и выводе уравнений регрессии см.: «Нормирование труда ИТР и служащих. Методические указания» и «Методические указания по разработке укрупненных нормативов численности и типовых структур аппарата управления промышленных предприятий».

Степень влияния факторов устанавливается на основе коэффициентов корреляции, выражающих зависимость между соотношениями и анализируемым фактором. Расчет парных коэффициентов корреляции может быть произведен по следующей формуле:

                      m SUM xy - SUM x SUM y

           r = ---------------------------------------------,           (9)
                  __________________      __________________
                 /      2          2     /      2          2
               \/m SUM x  - (SUM x)  x \/m SUM y  - (SUM y)

где:
m - количество  предприятий  или  организаций,  на которых были собраны

статистические данные; x — числовые значения факторов; y — числовые значения соотношений. После расчета коэффициентов корреляции они с помощью критерия Стьюдента должны быть проверены на достоверность. В этом случае необходимо по формуле

                              r        _____
                       t = ------- x \/m - 2
                             _____
                           \/1 - r

рассчитать постоянную распределения Стьюдента (t) и по специальным таблицам

определить  вероятность,  что  зависимость между соотношениями и значениями
факторов  не  является  случайной.  Если  эта  вероятность достигает  90% и

выше, то необходимо дифференцировать соотношения от этого фактора. Для этой цели рассчитываются с применением метода корреляции уравнения регрессии между соотношениями и факторами.

    При  исследовании  влияния на соотношение  одновременно  двух или более
факторов  целесообразно  рассчитывать  частные  коэффициенты  корреляции  и

проверять их существенность. В общем виде уравнение зависимости соотношений от факторов будет выглядеть следующим образом:

              _

                  C = a  + a x  + a x  + ... + a x ,                   (10)
                       0    1 1    2 2          р р

где:
_
C - средние расчетные соотношения;

    a , a , a , ..., a  - постоянные коэффициенты  уравнения  (коэффициенты
     0   1   2        р

регрессии);

    x , x , ..., x  - значения факторов, влияющих на соотношения;
     1   2        р

p - количество анализируемых факторов.

Найти нормативное уравнение (10) значит определить постоянные коэффициенты. При определении этих коэффициентов ставится условие, чтобы сумма квадратов отклонений фактических соотношений от их значений, подсчитанных по выведенному нормативному уравнению, была наименьшей. Для наиболее ответственных нормативов целесообразно рассчитывать линейные, степенные, полулогарифмические и другие виды зависимостей. Для разработки нормативов соотношений с использованием не только количественных, но и качественных факторов одного метода корреляции недостаточно. Так, на соотношение численности может влиять род деятельности подразделения (конструкторские или технологические), структура управления предприятием (входит в состав объединения или самостоятельное) и другие качественные факторы, которые можно выразить только условно каким-либо шифром. В этом случае оправдавшая себя на практике множественная корреляция не может быть применена для выявления влияния качественных факторов на оптимальные соотношения. Для учета их влияния следует применять математический метод распознавания образов. Рассчитанные на основе фактических данных средние значения соотношений позволяют точнее перераспределить численность вспомогательного технического персонала, но не отвечают на вопрос, каким должно быть нормативное соотношение численности. Для решения этого вопроса необходимо уравнение зависимости оптимальных соотношений от факторов скорректировать на поправочный коэффициент, определенный на основе выборочного изучения организации и затрат рабочего времени в нескольких подразделениях <1>:

              C  = (a  + a x  + a x  + ... + a x ) x K ,               (11)
               н     0    1 1    2 2          р р     к

где:
C  - норматив оптимальных соотношений численности;
 н
K  - коэффициент корректировки уравнения  зависимости,  выведенного  на
 к

основе статистических данных, который рассчитывается по формуле:

                               n
                              SUM C

                                   1   о
                             K  = ------,                              (12)
                              к    n

                              SUM C
                               1

где:
C  - оптимальные  соотношения   численности,   определенные  на  основе
 о

изучения организации и затрат труда; C — расчетные соотношения численности, определенные по уравнению зависимости фактических соотношений от факторов; n — количество подразделений, в которых проводился анализ организации и затрат труда и определялись оптимальные соотношения.

<1> Пример расчета парных коэффициентов корреляции и уравнений зависимости рассматривается ниже при расчете оптимальных соотношений для центрального аппарата министерств.

Количество подразделений, в которых проводится анализ для установления коэффициентов корректировки, должно определяться с помощью методов теории вероятностей, приведенных в § 2.

§ 7. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ ОПТИМАЛЬНЫХ СООТНОШЕНИЙ ЧИСЛЕННОСТИ ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА

Экономическая эффективность внедрения оптимальных соотношений (в соответствии с критерием оптимальности) заключается в общем улучшении результатов производственно-хозяйственной деятельности предприятия (снижение себестоимости продукции, улучшение использования производственных фондов, рост объема производства, ведущие к увеличению прибыли и повышению уровня рентабельности производства). Вопрос влияния оптимальных соотношений на указанные показатели изучен еще недостаточно. В силу этого источникам эффективности в методике принята разность в величине фонда заработной платы, необходимого для выполнения определенного объема работ (инженерно-технических и вспомогательных) до и после внедрения оптимальных соотношений. Формула для расчета экономии от внедрения оптимальных соотношений имеет следующий вид:

                      n

                     Э = SUM (Т    З  - Т'   З ),                      (13)
                          1    пер  i    пер  j

где:
Э - экономия фонда заработной платы (годовая или месячная), руб.;
1,  2,  i,  j,  n - условный шифр различных  групп  ИТР  (руководители,

инженеры, техники и т.п.) и ВТП <1>; Т — фактическая трудоемкость выполнения передаваемых работ, час.; пер Т' — проектируемая трудоемкость выполнения передаваемых работ, пер свойственных j-ой категории работников, час.;

    З ,  З  - часовая  заработная  плата  i-ой  и  j-ой  групп   работников
     i    j

соответственно, руб. -------------------------------- <1> Для более точных расчетов ВТП также может быть разбит на категории.

При неизменной  трудоемкости передаваемых работ формула (13) упрощается

и принимает следующий вид:

                          n

                         Э = SUM Т   (З  - З ).                        (14)
                              1   пер  i    j

    Экономическая  эффективность  определяется как разность между экономией

от внедрения и расходами, связанными с разработкой и внедрением оптимальных соотношений, по формуле:

                          Э   = Э - Р,                             (15)
                           эф

где:
Э   - экономическая эффективность внедрения оптимальных соотношений;
 эф

Э — экономия от их внедрения, руб.; Р — расходы на разработку и внедрение оптимальных соотношений, руб. Помимо этого внедрение оптимальных соотношений предполагает разработку и реализацию мероприятий по совершенствованию организации труда, направленных на снижение трудоемкости, а следовательно и стоимости выполнения инженерно-технических и вспомогательных работ. Экономию от этих мероприятий, рассчитанную в соответствии с межотраслевыми методическими рекомендациями по ПОТ ИТР и служащих <1>, также следует учитывать при подсчете экономической эффективности от внедрения оптимальных соотношений.

<1> См. «Научная организация труда ИТР и служащих. Методические рекомендации».

Рассмотрим пример расчета ожидаемой экономической эффективности от внедрения оптимальных соотношений в отделе главного механика Усольского химического комбината. Проведенные расчеты показали, что в отделе следует иметь 13 инженеров, 12 техников и 3 работников ВТП (см. § 5 табл. 7). Годовая трудоемкость работ, передаваемых от инженеров техникам, составляет 2571,1 час. x 12 = 30853 час., от инженеров — ВТП 471,6 час. x 12 = 5659 час. Средняя часовая заработная плата инженеров — 0,76 руб., техников — 0,55 руб., ВТП — 0,41 руб. Расходы на внедрение оптимальных соотношений составляют ориентировочно 2000 руб. Отсюда находим экономическую эффективность внедрения оптимальных соотношений:

[30853 (0,76 — 0,55) + 5659 (0,76 — 0,41)] — 2000 = 6459 руб.

Пример разработки оптимальных соотношений численности инженерно-технических работников и вспомогательного технического персонала в отделе главного технолога судоремонтного предприятия (г. Находка)

технологического отдела

Завод является крупным судоремонтным предприятием. Он оснащен мощными современными грузоподъемными средствами, обладает большим причальным фронтом и имеет в своем составе цехи, оборудованные всем необходимым для ремонта судов всех типов. Завод специализируется на выполнении доковых работ, текущих, малых и больших капитальных ремонтов промысловых, перерабатывающих и транспортных судов организаций Министерства рыбного хозяйства СССР. Производство на заводе носит индивидуальный характер, выпускаемая продукция является особо сложной. Завод отнесен ко II группе предприятий по оплате труда руководящих и инженерно-технических работников. Перевод завода на новую систему планирования и экономического стимулирования осуществлен 1 апреля 1968 г. Технологическая служба завода состоит из отдела главного технолога, являющегося самостоятельным структурным подразделением завода и подчиненного непосредственно главному инженеру, и цеховых бюро технологической подготовки производства. На отдел возложено руководство технологической подготовкой производства на заводе и разработка принципиальной технологии ремонта судов, а также технологии на особо сложные и часто повторяющиеся работы. Основными задачами цеховых бюро являются внедрение совместно с работниками отдела главного технолога технологических процессов и разработка рабочей технологии. Отделом руководит главный технолог завода, имеющий одного заместителя. Отдел имеет в своем составе 6 бюро: 3 технологических, конструкторское, новой техники, технической информации и рационализации (с технической библиотекой), а также металлургическую группу, центральную заводскую лабораторию и экспериментальный участок. По штатному расписанию в отделе главного технолога числится 79 должностных единиц. Фактическая численность персонала отдела — 77 человек. Общая численность работников цеховых бюро технологической подготовки производства составляет 66 человек.

должностных групп работников в отделе

Данные о должностном составе и уровне образования персонала отдела приведены в табл. 14.

Лаборанты и кладовщик центральной заводской лаборатории, который по штатному расписанию также является лаборантом, числятся рабочими и тарифицируются по 1 — 5 разрядам. Система оплаты их труда повременно-премиальная, по ставкам, установленным для рабочих, занятых на горячих и тяжелых работах. Среднемесячная заработная плата большинства этих работников находится в диапазоне 98,7 — 123,7 руб. Между тем, в соответствии с «Квалификационным справочником должностей служащих» лаборанты должны быть отнесены к категории ИТР, кладовщик — служащих (содержание труда лаборантов полностью соответствует должностным обязанностям техника-лаборанта). Поэтому все лаборанты, кроме выполняющего функции кладовщика, рассматриваются входящими в должностную группу «техники», а лаборант с обязанностями кладовщика причислен к вспомогательному техническому персоналу <1>.

<1> Ниже для упрощения называется кладовщиком.

Как видно из данных табл. 14, соотношение между численностью ИТР и вспомогательным техническим персоналом по штатному расписанию составляет 71:6, а фактическое соотношение численности — 69:6 <1>.

<1> Наличие двух вакантных должностей инженера ведет к весьма незначительным различиям между соотношениями фактических и штатных численностей. Поэтому для упрощения изложения в дальнейшем приводятся только первые.

Соотношение численности ИТР и делопроизводственного персонала по существу равно 69:2. Отдел получает и выпускает большое количество разнообразной документации (технической, технико-экономической, административной корреспонденции). По заведенному на заводе порядку машинописное бюро отдел не обслуживает. Обработка почти всей получаемой и отправляемой корреспонденции осуществляется также в отделе. Есть все основания полагать, что в таких условиях последнее соотношение не может обеспечить правильную загрузку инженерно-технических работников.

В качестве основного метода изучения структуры затрат рабочего времени персонала отдела была использована самофотография рабочего дня. В ней приняли участие работники всех подразделений отдела, находившиеся в период проведения наблюдений на работе. Их количество составило 65 человек, в очередных отпусках, отпусках по беременности и родам и на воинских сборах находились 12 человек (15,6% численности работников). Данные об охвате самофотографией работников различных должностных групп приведены в таблице 15.

Общая продолжительность наблюдений составила месяц (точнее 22 рабочих дня). В течение первых 10 дней проводилась самофотография без перечня элементов затрат рабочего времени, которая должна была дать подробные данные о содержании труда работников. При этом были использованы карты самофотографии, форма которых приведена на вклейке. Затем 12 дней велась самофотография с укрупненным перечнем элементов затрат рабочего времени, разработанным на основе результатов первого этапа наблюдений:

Самофотография была предназначена для выявления работ вспомогательного характера, перерывов в работе и работ, не соответствующих профилю деятельности отдела. Установление последних было признано необходимым, поскольку они должны быть переданы другим подразделениям, в результате чего высвободится часть времени специалистов отдела. Для секретаря-машинистки и машинистки второй этап самофотографии был заменен фотографией рабочего времени той же продолжительности. Результаты, полученные с помощью самофотографии с перечнем и без перечня элементов затрат рабочего времени, различаются незначительно, о чем свидетельствуют данные табл. 16.

Какой-либо закономерности в соотношениях данных, полученных двумя разновидностями самофотографии, не наблюдается. В целом по категории ИТР эти данные ближе друг к другу, чем по отдельным должностным группам. Причинами рассматриваемого несовпадения данных могли быть и разница в составе работ, выполнявшихся в разные периоды наблюдений, и неодинаковый подход исполнителей, а также исследователей к оценке и группировке отдельных видов трудовой деятельности. На заключительной стадии обработки результаты, полученные с помощью двух видов самофотографии, были объединены, что обеспечило получение представительных и достоверных данных. Для контроля данных самофотографии о потерях времени и оказания определенного психологического воздействия на участвующих в ней работников с целью повышения их ответственности при заполнении карт были использованы моментные наблюдения. Они осуществлялись путем обхода помещений, занимаемых подразделениями отдела. Значительным затруднением при проведении моментных наблюдений оказалось то, что обследуемые работники значительную часть времени проводят вне отдела. Как показали результаты самофотографии, время нахождения работников в цехах и других отделах составляет в среднем 21,2% от фонда времени, а у отдельных лиц доходит до 40 и даже 60%. Все это мешало определению величины потерь времени, так как в процессе обхода было трудно установить, куда и по какому вопросу ушел работник. Были предприняты попытки фиксировать моменты выполнения вспомогательных работ, но они по существу оказались безрезультатными. Поэтому для записи моментных наблюдений была использована следующая форма:

Всего было произведено 1852 моментных наблюдения, из них 1088 (58,7% общего их количества) приходится на работу в отделе, 228 (12,3%) — на перерывы в работе и 536 (29%) — на отсутствие в отделе. Было сделано условное допущение, что, находясь вне отдела, работники имеют перерывы в три раза меньшие, чем во время пребывания в отделе

 228      536
(--- x ---------- = 31 момент).
  3    1088 + 228

Тогда общее количество моментов, приходящееся на перерывы, составит 228 + 31 = 259, что соответствует 14% фонда времени. При построении фактических балансов рабочего времени ИТР и вспомогательного технического персонала результаты самофотографии подвергались корректировке. Общая величина перерывов для всех категорий работников была взята по данным моментных наблюдений, то есть в размере 14% фонда времени. Это было компенсировано соответствующим уменьшением времени работы (для инженерно-технических работников — времени выполнения работ инженерно-технического характера). Разница между 14% фонда времени и перерывами, полученными с помощью самофотографии рабочего времени, отнесена за счет потерь времени по личным причинам.

Данные самофотографий после первичной группировки были проанализированы с целью разнесения их по видам затрат рабочего времени. Центральное место в этом анализе занимало выявление работ, не свойственных выполняющим их работникам. Определение этих работ было проведено на основе «Квалификационного справочника должностей служащих» <1>.

<1> Исключением явился инженер по новой технике, должностная характеристика которого в справочнике не содержится. Тем не менее, выявление работ вспомогательного технического характера среди выполняемых работниками этой должности не представило особого труда.

В результате было установлено, что главный технолог и его заместитель работ вспомогательного технического характера не выполняют. Из остальных 56 инженерно-технических работников, охваченных наблюдениями, 46 в той или иной степени выполняют указанные работы. В составе вспомогательных технических работ, выполняемых ИТР, было выделено 6 групп:

1. работы, свойственные секретарю или делопроизводителю (разбор и раскладка поступившей в подразделение технической документации, регистрация полученной корреспонденции и другой документации, подготовка корреспонденции к отправке, подшивка документов в дела, расстановка папок с документацией на полках шкафов или стеллажах, составление справок, заявок и т.п. документов, несложное документальное оформление работ, выполненных подразделением, считка и правка печатного материала);

2. работы, свойственные курьеру или близкие к ним (доставка документов в другие подразделения завода, доставка в лабораторию из цехов образцов для испытаний и т.п.);

3. хозяйственное обслуживание подразделения (оформление необходимых документов, получение на складе и доставка бумаги, канцелярских принадлежностей, химических реактивов и обеспечение ими работников подразделения);

4. чертежно-копировальные работы (снятие калек с технической документации, перечерчивание в нескольких экземплярах эскизов к технологическим процессам);

5. машинописные работы;

6. выполнение обязанностей кассира по выдаче заработной платы работникам отдела. Функции, выполняемые работниками отдела, которые не соответствуют его профилю (о необходимости их выявления и передачи другим подразделениям было оказано выше), были сгруппированы следующим образом:

• конструирование деталей и узлов судовых механизмов, а также устройств, намеченных к внедрению по планам новой техники и организационно-технических мероприятий (работа отдела главного конструктора);
• участие в осмотрах, ремонте и настройке технологического оборудования (работа отдела главного механика);
• обеспечение завода и отдельных цехов необходимыми материалами и оборудованием (работа отдела материально-технического снабжения и соответствующих цеховых служб);
• дефектование судовых конструкций и механизмов (работа отдела подготовки производства);
• демонтаж устройств, необходимый для снятия их размеров (функции рабочих). Балансы рабочего времени по должностным категориям инженерно-технических работников (по данным 22-дневной самофотографии) приведены в табл. 17, 18, 19 и 20.

Данные таблиц показывают, что объем работ вспомогательного технического характера наиболее велик у рядовых инженеров, несколько меньше у старших инженеров и техников <1> и еще меньше у начальников бюро и лаборатории. Работы, не соответствующие профилю деятельности отдела, были зафиксированы только у старших инженеров и инженеров. Время перерывов по должностным группам различается незначительно.

<1> У техников удельный вес этого и некоторых других видов затрат рабочего времени в значительной степени определяется соответствующими данными структуры затрат труда лаборантов, отличающейся известной спецификой.

Из потерь времени, вызванных нарушением режима работы, наиболее общими являются: участие в общественных мероприятиях, ожидание и поиски необходимых работников, ожидание приема у руководства. Внутри должностных групп у работников с разным уровнем образования сколько-нибудь существенных различий в структуре затрат рабочего времени не оказалось. Суммарный фактический баланс рабочего времени всех инженерно-технических работников отдела, охваченных наблюдениями, приведен в таблице 21. Этот баланс построен по данным таблиц 17 — 20, откорректированным по результатам моментных наблюдений (см. выше).

По балансу ИТР отдела на выполнение свойственной им работы тратят только 80,1% рабочего времени. Остальное время падает в основном на перерывы (14%) и выполнение работ вспомогательного технического характера (5%). Больше половины объема последних приходится на долю работ, свойственных секретарю или делопроизводителю. На выполнение других видов рассматриваемых работ уходит значительно меньше времени. Все зафиксированные вспомогательные технические работы постоянно выполняются ИТР отдела. Исключение составила только небольшая часть чертежно-копировальных и машинописных работ (затраты времени соответственно 265 и 325 мин.). Эти работы имели срочный характер и были выполнены ИТР из-за отсутствия на рабочем месте необходимого вспомогательного технического персонала. Объединенный месячный баланс рабочего времени секретаря-машинистки и машинистки приведен в табл. 22. Баланс был получен следующим образом. Сначала результаты самофотографии рабочего времени каждого из работников были откорректированы. Корректировка заключалась в приведении затрат рабочего времени, достоверность которых вызывала сильное сомнение (время подготовительно-заключительной работы, обслуживания рабочего места, отдыха и личных надобностей, отсутствия работы, решения в рабочее время личных вопросов), в соответствии с данными фотографии рабочего времени (результаты обоих видов наблюдений приведены в табл. 23). Затем полученные результаты были суммированы с данными фотографии рабочего времени и, наконец, объединены вместе.

Как видно из таблицы 22, у секретаря-машинистки и машинистки исключительно велико время перерывов в работе (30% фонда времени), почти три четверти которого вызвано отсутствием работы. Структура затрат рабочего времени двух копировщиков приведена в таблице 24, а кладовщика — в таблице 25.

Сводный баланс рабочего времени ВТП приведен в таблице 26. Этот баланс построен по данным таблиц 24 и 25, откорректированным по результатам моментных наблюдений, и таблицы 22.

В балансы (таблицы 21 и 26) не включено рабочее время руководителей отдела и работников технической библиотеки. Как было указано выше, первые вспомогательных технических работ не выполняют, а деятельность вторых носит специфический характер, отличный от работы как ИТР, так и вспомогательного технического персонала. Параллельно с изучением затрат рабочего времени было проанализировано (в соответствии с положениями § 3) состояние организации труда и разработан ряд предложений по ее совершенствованию, в том числе по разделению и кооперации труда, системе и методам работы, организации рабочих мест и условиям труда. Внедрение этих предложений по данным расчетов и экспертной оценки обеспечит снижение общей трудоемкости выполнения работ инженерно-технического характера на 4%, или на 18940 мин.

и определение оптимальных соотношений численности ИТР и ВТП

Исключение из деятельности ИТР работ вспомогательного технического характера и работ, не соответствующих функциям отдела, а также устранение потерь времени и сокращение трудоемкости работ за счет улучшения организации труда создают основу для построения рационального баланса рабочего времени этих работников (табл. 27).

Таблица 27

ИНЖЕНЕРНО-ТЕХНИЧЕСКИХ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА

Время выполнения работы (454610 мин.) взято по данным таблицы 21 с учетом его сокращения на 4%. Время перерывов на отдых и личные надобности установлено из расчета 6,5% к общему фонду времени: 1,5% фонда времени — на личные надобности (10 мин. в день) и 5% — на отдых, включая физкультурные паузы. Численность работников, необходимая для выполнении всех работ инженерно-технического характера, может быть определена делением суммарного времени по балансу на фонд времени одного работника. В целях наиболее полного учета реальных условий для расчета должен быть использован полезный фонд времени, который находится умножением номинального фонда времени на процент планируемых выходов (учитывающий невыходы на работу в связи с очередными и дополнительными отпусками, дополнительными отпусками для учащихся, отпусками по беременности и родам, в связи с болезнью, а также в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей). Фактически в период проведения исследований процент выходов составил в отделе 84,4%. Для расчета планируемые выходы на работу были приняты в размере 87%:

          486210

    Р  = ----------------- = 53 человека,
     1   174,6 x 60 x 0,87

где 174,6 x 60 — месячный фонд времени одного работника, мин. Общая численность ИТР отдела (вместе с главным технологом и его заместителем) составит 55 человек, следовательно сократится по сравнению с имеющейся на 14 человек. Рациональный баланс рабочего времени вспомогательного технического персонала был построен на основании данных таблиц 22 и 26 с учетом устранения работ по перечерчиванию эскизов к технологическим процессам со временем выполнения — 645 мин. (табл. 28).

Таблица 28

ВСПОМОГАТЕЛЬНОГО ТЕХНИЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА ОТДЕЛА

Потери времени из-за неравномерности поступления работ взяты в размере 37% от всего объема работ по делопроизводству и машинописи, имеющих определенную срочность (расчет см. в § 4: необходимое количество работников — 3, коэффициент занятости пси = 0,63). Время перерывов на отдых и личные надобности в соответствии с методикой НИИ труда для всех категорий ВТП, кроме машинисток и секретарей, принято равным 6%, а для машинисток и секретарей только 2% на личные надобности, так как вынужденные потери времени значительно больше рекомендуемых для отдыха. Необходимая для отдела численность вспомогательного технического персонала составит:

           86010

    Р  = ----------------- = 9,45 человека.
     2   174,6 x 60 x 0,87

    Аналогично   может  быть  определена   численность   работников   каждой

должности. Так, например, численность машинисток будет равна:

     12225 x 1,02 + 4523

    Р  = ------------------- = 1,87 человека,
     3    174,6 x 60 x 0,87

где: 1,02 — коэффициент, учитывающий планируемые потери времени на личные надобности; 4523 — потери времени машинисток из-за отсутствия работы, мин. Численность секретарей будет равна 3,2 человека, а копировщиков — 2,4 человека. Округление полученного результата дает численность ВТП, равную 9 человекам, что больше фактической на 3 человека. Таким образом, соотношение численностей ИТР и ВТП, полученных на основе проектирования рациональных балансов рабочего времени, равно 55:9, то есть численность ВТП должна составлять 16,4% от численности ИТР. Это соотношение почти в два раза отличается от фактически имеющегося — 69:6 (8,7%). На основе расчетов, сделанных по данным табл. 28, может быть рекомендован следующий примерный состав должностей ВТП: секретарь, делопроизводитель, курьер, 2 копировщика, 2 машинистки, секретарь бюро технической информации и рационализации и кладовщик центральной заводской лаборатории.

персонала центрального аппарата министерств

<1> Под специалистами понимается весь аппарат министерства, за исключением вспомогательного технического персонала.

В соответствии со схемой разработки оптимальных соотношений на первом этапе (постановка задачи) было установлено, что для центрального аппарата министерств наряду с определением оптимальных соотношений между специалистами и вспомогательным техническим персоналом целесообразно проанализировать также некоторые другие количественные пропорции, в частности соотношение численности руководителей и специалистов. Существенных различий в функциях, выполняемых работниками (особенно вспомогательным техническим персоналом) различных министерств, не наблюдалось, в силу чего промышленные министерства мясной, молочной, пищевой, деревообрабатывающей, легкой, местной промышленности и некоторые другие были объединены в одну группу. Для обеспечения представительности были собраны данные по 36 министерствам, причем министерства выбирались с таким расчетом, чтобы они имели экономичный аппарат управления и были различны по масштабам вырабатываемой в отрасли продукции. Соотношения разрабатывались в целом по министерству, так как большинство вспомогательных технических работников объединено в канцеляриях министерства и распределить их по отделам и управлениям министерства не представляется возможным. При определении количества министерств, в которых нужно проводить наблюдения, и количества министерств, с которых собираются статистические данные, исходили из законов теории вероятности и имеющегося опыта разработки нормативов. Так, ориентируясь на то, что процент фактических соотношений в 36 министерствах колеблется от 7,2 до 18,9%, а среднеквадратическое отклонение составляет 1,6%, по формуле (3) определяем минимальное количество министерств, в которых нужно провести изучение затрат времени и организации труда:

           2
    4 x 1,6
n = -------- ~ 3 министерства,
        2
       2

где 2 — предельная допустимая погрешность в определении процента оптимальных соотношений (в данном примере гарантируется с вероятностью 95%, что ошибка найденного оптимального процента соотношений не будет превышать 2%). Далее, в соответствии с рекомендациями, изложенными выше, были проанализированы результаты изучения затрат рабочего времени и организации труда. При этом особо выделялись затраты времени на выполнение руководителями и специалистами вспомогательных работ. Так, например, в результате проведенных исследований в Министерстве геологии СССР были получены обобщенные данные, приведенные в таблице 29 <1>.

<1> Представлены лабораторией НОТ Министерства геологии СССР.

Таблица 29

РАБОТНИКОВ МИНИСТЕРСТВА ГЕОЛОГИИ СССР

Как видно из таблицы, техническая работа, которую должен выполнять вспомогательный технический персонал, составляет у специалистов и руководителей в среднем 5,33%:

 2,25 x 134 + 4,97 x 36 + 6,54 x 345
(-----------------------------------), а потери времени - 3,7%.
                 515

По результатам проведенного анализа затрат рабочего времени проектируются рациональные балансы и определяется необходимая численность работников министерства, а следовательно, и оптимальные соотношения (табл. 30, 32).

Таблица 30

РАБОТНИКОВ МИНИСТЕРСТВА ГЕОЛОГИИ СССР

На основе анализа фактических затрат времени и организации труда отдельных категорий ИТР и служащих в проектируемом балансе проставляется планируемое время на выполнение всех работ. В рассматриваемом примере время на техническую учебу руководителей и специалистов увеличено до 2,5%, время на отдых и личные надобности в соответствии с методикой НИИ труда <1> принято для руководителей и специалистов в размере 4% от основного времени, а для технических исполнителей — 5%.

<1> См. «Изучение затрат рабочего времени и разработка нормативных материалов по труду (методические рекомендации)».

Расчет планируемого времени технической работы ВТП был произведен следующим образом:

12540 + 530 + 320 + 3940 — 3000 = 14330 чел.-час.,

где: 12540 — фактические затраты времени на выполнение технической работы; 530, 320, 3940 — затраты времени на технические работы, не свойственные руководителям, главным специалистам, специалистам и передаваемые ВТП; 3000 — экономия затрат времени за счет приобретения нового электрокопировального аппарата «Эра» и механизации части машинописных работ по размножению документации. После определения затрат времени на каждую отдельную работу они суммируются и определяется общая сумма планируемых затрат времени для каждой категории работников. Разделив эту сумму на полезный фонд времени одного работника, получим количество работников, которые могут выполнить весь объем работ с наименьшими затратами. Так, в нашем примере получилось, что численность главных специалистов нужно уменьшить на 2 человека, старших специалистов и специалистов — на 40 человек, а численность вспомогательных технических работников увеличить на 7 человек. В приведенном примере удельный вес вспомогательного технического персонала от расчетной численности специалистов увеличится с 16,5% до 19,5%:

      92
-------------- x 100%.
134 + 34 + 305

Так как для разработки нормативов оптимальных соотношений недостаточно провести анализ только в одном министерстве, аналогичные исследования должны быть проведены, по крайней мере, еще в двух министерствах. Предположим, расчет показал, что в одном из них фактическое соотношение нужно увеличить с 12,1 до 17,2%, а в другом — с 13,3 до 15,8%, тогда средний процент увеличения соотношений составит:

19,5 + 17,2 + 15,8
------------------ x 100 - 100 = 24%.
16,5 + 12,1 + 13,3

В проектируемом балансе затрат рабочего времени вспомогательного технического персонала отсутствуют потери времени, связанные с неравномерным поступлением работы к техническим исполнителям. В практике же часто можно зафиксировать (с помощью фотохронометражных наблюдений) большой удельный вес простоев из-за отсутствия работы. В этом случае определяется коэффициент занятости вспомогательного технического персонала, что находит отражение в проектируемом балансе (табл. 30, п. 7). При этом время на отдых сокращается на планируемое количество минут вынужденного простоя. Время на личные надобности в размере 10 мин. в течение рабочего дня должно быть сохранено независимо от величины планируемых потерь времени из-за отсутствия работы. Согласно схеме разработки оптимальных соотношений необходимо проанализировать степень влияния косвенных факторов на соотношение численности специалистов и вспомогательного технического персонала. Исходя из логических рассуждений можно предположить, что на соотношения влияют следующие факторы:

1. общая численность аппарата министерств;

2. вид министерства. Для проверки этого предположения были собраны статистические данные с 36 министерств (табл. 31).

Таблица 31

ПЕРСОНАЛА ОТ КОСВЕННЫХ ФАКТОРОВ

На основе статистических данных определяются парные коэффициенты корреляции (r) между фактическими соотношениями и факторами. В данном примере коэффициент корреляции между фактическими соотношениями и общей численностью работников министерств составил 0,32. Далее с помощью критерия Стьюдента была определена достоверность наличия взаимосвязи между фактическими соотношениями и общей численностью. Постоянная распределения Стьюдента определялась по формуле:

       r        _____      0,32        ______
t = ------- x \/m - 2 = ---------- x \/36 - 2 = 2,26,

          _____               ________
        \/1 - r             \/1 - 0,32

где: r — коэффициент корреляции между фактическими соотношениями и общей численностью работников министерств; m — количество министерств, по которым собраны исходные данные. По таблицам распределения Стьюдента находим вероятность, равную 0,98, которая свидетельствует о том, что указанная выше корреляционная связь не является случайной. Следовательно, можно сделать вывод, что при установлении оптимальных соотношений необходимо учитывать фактор общей численности работников министерств. Степень влияния вида министерства, не имеющего количественного выражения, можно определить, прибегая к приемам математической теории распознавания образов. В этих целях всю совокупность министерств располагаем в порядке нарастания фактических соотношений и делим ровно пополам. В первую группу (с 1 по 18 министерство) вошли все министерства, у которых соотношение численности меньше 12%, а во вторую — все остальные (табл. 31). Чтобы шифр министерства превратить в определенную количественную величину, определяем вероятность каждого вида министерства принадлежать к первой группе по следующей формуле:

                                   1
                                  n
                                   i

                                 P  = --,
                                  i    0

                                  n
                                   i

где:
P  - вероятность  министерства  с  i-ым  шифром  принадлежать  к первой
 i

группе; 1 n — количество министерств с i-ым шифром в первой группе; i 0 n — общее количество министерств с i-ым шифром в таблице исходных i данных. Так, в нашем примере общее количество министерств легкой промышленности (шифр 3) равно шести, причем пять из них относятся к первой группе, следовательно, вероятность того, что министерства легкой промышленности относятся к первой группе, равна 0,83 (5:6). Аналогично рассчитываются все другие вероятности (табл. 31). После проведения расчетов по превращению условного шифра министерства в количественную величину, определяющую вероятность данного вида министерства принадлежать к первой группе, необходимо рассчитывать коэффициент корреляции между фактическими соотношениями и значениями вероятности. В нашем примере этот коэффициент получился равным 0,36. Оценивая его с помощью критерия Стьюдента, мы можем утверждать с вероятностью 0,991, что вид министерства оказывает влияние на соотношение численности специалистов и вспомогательного технического персонала. В ряде случаев, когда вероятность сравнительно невысока (менее 0,9), бывает целесообразно рассчитать частный коэффициент корреляции и определить его существенность. Если вероятность существенности и частного коэффициента корреляции невелика, фактор из дальнейших расчетов можно исключить. После проверки существенности влияния факторов приступают к расчету нормативного уравнения зависимости соотношений от факторов с помощью метода корреляции. В нашем примере это уравнение выглядит следующим образом:

С = 13,07 + 0,0085 x Ч — 4,017 x P,

где: С — расчетные значения соотношений численности специалистов и вспомогательного технического персонала министерств, %; Ч — общая численность работников аппарата министерств, человек <1>; P — вероятность отнесения министерства к группе с меньшими значениями соотношений.

<1> Поскольку эмпирическая формула разрабатывалась на основе данных министерств с численностью до 600 человек, применять ее для более крупных министерств не рекомендуется.

Так как эта формула рассчитывалась на основе фактических соотношений, ее необходимо скорректировать на поправочный коэффициент, установленный с помощью анализа организации и затрат труда. В нашем примере фактические соотношения должны быть в среднем увеличены на 24%, следовательно коэффициент корректировки формулы будет равен 1,24, а формула для расчета оптимальных соотношений будет выглядеть следующим образом:

С = 16,2 + 0,01 x Ч — 5 x P.

На основе этой формулы была разработана нормативная таблица оптимальных соотношений численности специалистов и вспомогательного технического персонала (см. табл. 32).

Таблица 32

(Удельный вес ВТП в общей численности работников, %)

Как видно из этой таблицы, при увеличении общей численности работников на 100 человек соотношение увеличивается на 1%, так как более крупным министерствам подчинено большее количество однотипных предприятий. Увеличение количества предприятий почти не изменяет объема работ по принятию решений, объем же вспомогательных технических работ возрастает почти прямо пропорционально их количеству. Аналогичными методами были разработаны другие нормативы численности различных категорий работников, а следовательно, и соотношений между ними. Так, для промышленных союзно-республиканских и республиканских министерств были разработаны следующие нормативные формулы:

                       0,126    0,214    0,099    -0,044    -0,084
          y  = 6,82 х x      х x      х x      х x       х x      ;
           1           1        2        5        7         8

                           0,109    0,276    -0,0344    -0,124
             y   = 5,63 х x      х x      х x        х x      ,
              11           1        2        7          8

где:
y  - общая  численность  работников центрального аппарата министерства,
 1

человек; y — число руководителей, их заместителей, главных и старших 11 специалистов, человек; x — численность промышленно-производственного персонала, человек; 1 x — количество промышленных предприятий, единиц; 2 x — стоимость промышленно-производственных фондов, млн. руб.; 5 x — численность работающих в организациях при министерствах (главки, 7 объединения), человек; x — вероятность отнесения министерства к I группе министерств с 8 меньшей общей численностью центрального аппарата (для легкой промышленности

x  = 0,17, местной промышленности x  = 0,33, для мясной, молочной и пищевой
 8                                 8
промышленности x  = 0,5,  для лесной и деревообрабатывающей промышленности,

            8

промышленности промстройматериалов, торфяной и мебельной x = 0,8). 8 На основании этих формул можно определить и оптимальные соотношения между различными категориями ИТР.