Методика отбора дублетных документальных материалов на государственное хранение (Рекомендации)

Главное архивное управление при Совете Министров СССР · № ...Действующий акт

Актуально на 07.11.2026.

Как цитировать: "Методика отбора дублетных документальных материалов на государственное хранение (Рекомендации)". .... https://bukva.ai/docs/metodika-otbora-dubletnyh-dokumentalnyh

(одобрены Ученым советом ВНИИДАД 18.09.1968)

Одобрены ученым советом ВНИИДАД 18 сентября 1968 года

МЕТОДИКА ОТБОРА ДУБЛЕТНЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ

(РЕКОМЕНДАЦИИ)

Подготовлены сектором экспертизы документальных материалов ВНИИДАД.

ВВЕДЕНИЕ

Постановление ЦК КПСС «О мерах по дальнейшему развитию общественных наук и повышению их роли в коммунистическом строительстве» (1967 г.) обязывает архивные учреждения коренным образом улучшить свою работу по отбору документальных материалов на государственное хранение и их широкому использованию в целях развития народного хозяйства, науки и культуры. Проблемы комплектования Государственного архивного фонда Союза ССР являются первоочередными для советских архивистов. Значительная повторяемость содержания документальных материалов в пределах ГАФ СССР представляет в настоящее время один из важнейших факторов, определяющих специфику комплектования госархивов. Прогрессирующий рост объема документальных материалов, в том числе с повторяющимся содержанием, вызывается бурным развитием всех отраслей народного хозяйства, углублением их специализации, ростом числа учреждений и предприятий, расширением сферы их деятельности, внедрением множительной техники, что сопровождается нередко изменением характера документов, утратой их уникальности. Возрастающий объем информации при одновременном увеличении ее повторяемости в документах оказывает значительное влияние на методику экспертизы, придает проблеме отбора документов на государственное хранение новое качественное содержание, делает ее первоочередной. Одной из основных задач экспертизы документальных материалов на современном этапе является сохранение необходимого для научных и практических целей максимума достоверной и полноценной информации, при научно обоснованном минимуме объема документальных материалов. Наряду с другими путями ограничения потока документации заслуживает внимания возможность отказа от приема на государственное хранение части документальных материалов, содержание которых повторяется в аналогичных документах других учреждений определенной системы хозяйства. Наиболее распространенной документацией с повторяющимся содержанием является так называемая дублетная документация. Проблема дублетности не является новой в советском архивоведении. Она возникла в середине 20-х годов в связи с начавшейся тогда большой работой по экспертизе ценности документальных материалов, поступивших на государственное хранение от советских учреждений, организаций и предприятий <*>, и разработкой первых перечней документальных материалов со сроками хранения. Эта проблема является лишь частью общей направленности работы архивных учреждений в области экспертизы и никогда не рассматривалась в отрыве от работы по отбору документальных материалов для постоянного хранения.

<*> В дальнейшем вместо слов «учреждения, организации, и предприятия» употребляется, как правило, слово «учреждения».

Разработка теории отбора на государственное хранение документальных материалов с повторяющимся содержанием основывается на большом опыте архивных учреждений по организации отбора, особенно возросшем в последние годы. Более углубленное изучение проблемы, в теоретическом плане, с целью определения критериев и разработки методики отбора на государственное хранение документальных материалов с повторяющимся содержанием, было предусмотрено «Пятилетним планом развития архивного дела в СССР на 1966 — 1970 гг.». После создания Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела разработка этой проблемы была поручена институту. В основу разработки указанной проблемы положен анализ многочисленных материалов архивных учреждений страны, отражающих опыт их работы по отбору на государственное хранение документальных материалов с повторяющимся содержанием; материалов и разработок структурных подразделений ГАУ при Совете Министров СССР, перечней, номенклатур дел, докладов и сообщений, опубликованных в архивоведческой и исторической литературе. Кроме того, сотрудниками ВНИИДАД в 1967 — 1968 годах была проведена в этом направлении экспериментальная работа в ряде ведомств и государственных архивов г. г. Москвы и Рязани. Все это дало возможность подготовить настоящие рекомендации о методике отбора на государственное хранение дублетных документальных материалов.

Рекомендации составлены с целью оказания методической помощи государственным архивам в организации отбора дублетной документации, образующейся в основных сферах деятельности учреждений: административно-распорядительной, плановой, учетно-отчетной. Составители рекомендаций преследовали цель — выработать оптимальные общие теоретические положения по отбору на государственное хранение дублетной документации как в пределах одного фонда, так и, главным образом, в пределах ряда фондов, что обусловлено необходимостью определения исходных рекомендаций, единых для всего многообразия документальных материалов, хранящихся в государственных архивах страны. Рекомендации могут быть использованы при разработке конкретных перечней документальных материалов, подлежащих приему на государственное хранение; перечней со сроками хранения, применительно к комплексам документальных материалов, хранящихся в центральных и местных государственных архивах. Рекомендации составлены на основе изучения опыта отбора документальных материалов послевоенного периода. Отбор документальных материалов, относящихся к довоенному периоду и периоду Великой Отечественной войны, в силу ряда объективных обстоятельств (гибель документов во время войны на территории Украины, Белоруссии, ряда областей и краев РСФСР и т.д.) требует индивидуального решения в каждом конкретном случае. В существующей практике комплектования государственных архивов дублетность материалов рассматривалась, за редкими исключениями, лишь в пределах одного фонда. В то же время почти не учитывался принцип комплексной оценки документальных материалов различных фондов, взаимосвязь и взаимозависимость их документации. Значительное количество директивных, плановых, отчетных и других документов принималось и принимается на хранение в один и тот же государственный архив как в подлинниках (от учреждений-авторов или адресатов), так и в виде машинописных, типографских, ротаторных и других копий (в фондах подведомственных, вышестоящих, контролирующих учреждений и т.п.). Ряд вопросов, связанных с проблемами комплексной экспертизы ценности документальных материалов и устранением их дублетного хранения в государственных архивах, решен в «Перечне документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (выпуски I — IV, М., 1965 — 1969). Настоящие рекомендации служат целям развития изложенных в «Перечне» положений. Рекомендации имеют следующую структуру: в первом разделе излагается общая характеристика проблемы отбора дублетной документации в составе ГАФ СССР, раскрывается содержание основных понятий, терминов. Следующий раздел посвящен критериям отбора дублетной документации. В третьем разделе даны основные направления методики отбора дублетной документации, образующейся в административно-распорядительной, плановой и учетно-отчетной сферах деятельности учреждений.

Ценные советы и практическую помощь по составлению рекомендаций дали отдел комплектования, экспертизы и учета архивных фондов, организационно-методический отдел, отдел ведомственных архивов и делопроизводства и отдел архивных учреждений РСФСР Главного архивного управления, Центральный государственный архив народного хозяйства СССР и Центральный государственный архив Октябрьской революции СССР; многие архивные управления союзных республик и архивные учреждения РСФСР; руководящие работники ГАУ при СМ СССР, центральных государственных архивов, преподаватели МГИАИ, научные работники ВНИИДАД: Т.Г. Коленкина, В.В. Цаплин, А.П. Пшеничный, Н.А. Орлова, А.Д. Степанский, З.В. Бондаренко и др.

I. ДУБЛЕТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В СОСТАВЕ ГАФ СССР И ПРОБЛЕМЫ ЕЕ ОТБОРА

Исследование научной проблемы предполагает прежде всего четкое определение применяемых понятий, основных терминов. Под документацией с повторяющимся содержанием имеются в виду документы, которые повторяют точно (дублируют) или с некоторыми изменениями (вариантами), поглощают, обобщают (суммируют) информацию, содержащуюся в других документах. Дублетными следует считать размноженные документы, то есть несколько экземпляров одного и того же документа. Например, приказ по министерству, разосланный в виде машинописных, ротаторных и прочих экземпляров в его структурные подразделения или в подведомственные ему учреждения, организации и предприятия; отчет учреждения, посланный в вышестоящие органы и т.п. Содержание термина «поглощенность» в литературе раскрывается по-разному. Как правило, при определении этого понятия внимание акцентируется на «сводном» характере поглощенного документа, при этом само понятие связывается с определенными отрезками времени, что не является главным, исчерпывающим признаком для характеристики поглощенных документов. Под поглощенностью следует понимать те случаи, когда все существенные данные, содержащиеся в одном документе, полностью повторены в другом. Существенные данные (основная информация) — это та целевая необходимая информация, которая заранее «планируется», вытекает из формы и целевого назначения документа как средства управления. В отличие от основной дополнительная информация — это информация необязательная для документа данного целевого назначения. Примерами поглощения документов могут служить отчеты производственных предприятий и сводный отчет по ведомству в разрезе отдельных предприятий, при условии, что формы отчетов предполагают одну и ту же группировку материалов и отраженных в них сведений: приказ или распоряжение подведомственного учреждения, повторяющие всю относящуюся к его деятельности информацию, изложенную в приказе вышестоящего ведомства. Под термином «поглощение» в широком смысле слова понимается также суммирование, обобщение информации. Но при этом сведения, информация первичных документов фактически растворяются в сводных материалах, в результате чего возникает информация иного качества. Примерами этого являются отчеты предприятий и сводный отчет по ведомству в целом, характеризующий результаты работы отрасли. Варианты — это разные экземпляры документа одинакового содержания, в текст которых внесены отдельные изменения, иногда очень существенные и имеющие определенное значение для истории создания данного документа. Например, несколько вариантов проекта постановления, плана и т.д. К документам с повторяющимся содержанием относятся и такие, которые составлены с разными целями, но на основании одних и тех же источников и потому содержат повторяющуюся информацию. Например, годовой отчет о работе предприятия и доклад руководителя этого предприятия на партийно-хозяйственном активе по итогам работы за год. Таким образом, проблему повторяемости содержания следует рассматривать в двух аспектах: а) в плане дублетности источников, б) в плане поглощенности содержания и вариантности документов. В рекомендациях освещается первая часть проблемы. Вторая же часть проблемы — поглощаемость содержания и вариантность — может быть решена лишь в результате дальнейшего глубокого источниковедческого исследования соответствующей документации с повторяющимся содержанием по каждому звену сети государственных архивов страны. Распространенность документации с повторяющимся содержанием, в том числе дублетной, — явление естественное, связанное с тем, что система управления народным хозяйством в нашей стране в целом зиждется на принципах демократического централизма. Появление дублетной документации диктуется потребностями организации работы государственного аппарата, требующей размножения и рассылки документов для руководства и исполнения, для использования в работе. При этом не предполагается, что все дублетные экземпляры документов обязательно подлежат вечному государственному хранению. Тем не менее в составе фондов, хранящихся в государственных архивах, содержится значительное количество излишней дублетной документации, занимающей в хранилищах место, которое следует использовать для приема новых поступлений. Разумеется, наличие дублетных экземпляров документов в госархивах нельзя рассматривать односторонне, как отрицательное явление. Определенный минимум дублетных экземпляров многих документов необходим для широкого использования, для обеспечения сохранности особо ценных и уникальных подлинников, а также как источник для возможного пополнения других государственных архивов утраченными документальными материалами, в соответствии с их профилем. Однако, поскольку так называемая «проблема стеллажа» для государственных архивов все еще остается весьма острой, необходимость освобождения хранилищ от излишней дублетной документации является очевидной. В практике экспертизы ценности документальных материалов различают дублетность межархивную, межфондовую, внутрифондовую. Межфондовая дублетность подразделяется на внутриведомственную или отраслевую и межведомственную. Наиболее сложным видом дублетности является межведомственная дублетность материалов. При межведомственной дублетности документы несут в себе иную функциональную нагрузку по сравнению с внутрифондовой или внутриведомственной дублетностью. В этом случае проблема дублетности, как правило, перерастает в проблему поглощенности, которая должна иметь свои критерии отбора.

II. КРИТЕРИИ ОТБОРА ДУБЛЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

В настоящее время советскими архивистами достаточно полно выявлены разновидности документов с повторяющимся содержанием, в том числе дублетных документов. Однако выводы, предлагаемые в связи с отбором этих документальных материалов на государственное хранение, нередко недостаточно теоретически обоснованы, а подчас и противоречивы. Это обстоятельство объясняется тем, что до сего времени отсутствуют в достаточной степени разработанные критерии для оценки документов, содержание которых повторяется. В основе отбора документальных материалов с повторяющимся содержанием, как и любых других источников, лежат общие принципы марксистско-ленинской научной методологии — партийность, историзм, всесторонность, комплексность. На основе этих общих, взаимообусловленных принципов вырабатываются критерии отбора документов на государственное хранение, в том числе с повторяющимся содержанием. При отборе дублетных документов следует применять как общие, так и вспомогательные, специфические критерии экспертизы их ценности, причем они должны применяться не изолированно, а в тесной взаимосвязи. Лишь комплексная оценка с позиций общих и специфических критериев позволит провести научно обоснованный отбор дублетной документации. Представляется правильным высказываемое в последнее время в литературе мнение о том, что сами по себе «поглощенность» и «дублетность» документов недостаточны в качестве критериев отбора материалов на государственное хранение, что наличие поглощения или дублетности лишь ставит задачу отбора, но отнюдь не разрешает ее. Определение критериев отбора для дублетной документации предполагает переосмысливание роли по отношению к этим документам общих критериев экспертизы ценности документальных материалов, когда специфические, вспомогательные критерии становятся основными, определяющими. Так, основными критериями отбора дублетной документации становятся критерий местонахождения рассматриваемого экземпляра документа, а также критерии состояния, качества экземпляра. В качестве одного из основных критериев отбора дублетных документов можно рассматривать интенсивность использования материалов. Критерий местонахождения экземпляров предполагает прежде всего учет наличной сети государственных архивов и в связи с этим обусловливает различный подход при отборе дублетной документации из учреждений, документальные материалы которых в соответствии с существующим порядком комплектования государственных архивов могут попасть в один архив, либо в разные архивы, расположенные в одном городе или находящиеся в различных городах <*>. Одной из важных задач при этом является определение места хранения подлинников и их дублетов. Применение критерия местонахождения тесно связано с интересами использования документальных материалов на местах, так как каждая республика, край, область, район должны иметь соответствующую полноценную базу источников, характеризующих их историю, развитие экономики и культуры.

<*> Имеются в виду государственные архивы с постоянным составом документальных материалов.

Критерий оценки качества экземпляра предполагает оценку дублетных документов с точки зрения подлинности, автографичности, юридического оформления, языка, на котором составлен документ. Дублетные экземпляры могут различаться между собой наличием подписей, резолюций, помет, штампов входящей и исходящей регистрации и т.д. Наличие резолюций, помет, имеющих самостоятельную ценность, и других особенностей дублетного экземпляра может служить основанием для его отбора на государственное хранение. Если документ имеется на двух языках, в таком случае хранению подлежит как подлинник, так и его перевод. Критерий состояния экземпляра предполагает оценку дублетных документов с точки зрения их физического состояния, графических и других особенностей. Неудовлетворительное физическое состояние подлинников (выцветающие чернила или машинописный текст, разрушающаяся бумага и т.п.) может служить основанием для оставления дублетного экземпляра этого документа, а также определения наиболее целесообразного места его хранения. Критерий интенсивности использования документа предполагает учет степени его использования как в настоящее время, так и в перспективе. При интенсивном использовании следует сохранять дублетные экземпляры документов в целях обеспечения сохранности подлинников. При проведении отбора дублетных экземпляров документов, присланных в учреждения из различных инстанций, следует учитывать, с какой целью дублетный экземпляр прислан в данное учреждение. Например, отчеты учреждений, организаций и предприятий, присланные в вышестоящее ведомство или статистический орган, являются необходимым исходным материалом для последующей разработки и должны быть оставлены на хранение в составе фондов этих учреждений. Однако отчеты, присылаемые в финансовые органы, отделения Государственного банка, нецелесообразно хранить здесь, так как они находятся не в полном комплекте и содержат лишь сведения о финансовой стороне выполнения плана. При проведении отбора дублетной документации следует применять также общие критерии экспертизы. Так, при отборе дублетной документации распорядительного и нормативного характера, наиболее распространенного типа дублетной документации, необходимо применение основного критерия — оценки содержания документа. В результате деятельности учреждения в делопроизводстве образуется как основная, так и вспомогательная документация. Основная документация — это документация, определенная целевым назначением учреждения, полученная извне или созданная в самом учреждении. Она содержит сведения о характере, направлении, итогах деятельности самого учреждения или связанных с ним других учреждений. Вспомогательная документация — это документация, содержащая сведения справочного характера, по своему содержанию дополняющие основную документацию. Из вспомогательной документации следует отбирать на государственное хранение лишь те документы, которые служат необходимым дополнением к основной документации. В тесной связи и взаимозависимости от критерия содержания находится критерий разновидности дублетного документа. Делопроизводственная разновидность документа — это форма документа, непосредственно связанная с его содержанием и им обусловленная. Определенные явления жизни находят отражение в заранее определенных разновидностях документов, что дает возможность использовать разновидность документа в качестве своеобразного критерия оценки его содержания. Критерий содержания находится в неразрывной связи с критериями происхождения и авторства документа, а также значимости учреждения и сферы его деятельности — производственной, непроизводственной. В качестве одного из критериев отбора материалов может рассматриваться целевая деятельность учреждения. Так, для учреждений, которым присущи функции контроля, межфондовая дублетность документальных материалов оправдана самими функциями этих учреждений (плановых, статистических и др.). Проблему отбора дублетной документации следует рассматривать также и с точки зрения существовавшей в определенные отрезки времени системы управления народным хозяйством. Например, следует учитывать различия в организации дублетных документов в министерствах и советах народного хозяйства, так как документация министерств организуется по ведомственному принципу, а СНХ — по территориальному признаку. Критерий оценки содержания тесно связан также с критерием времени возникновения документа. Документальные материалы, характеризующие определенные периоды, ознаменованные событиями большого исторического значения, целесообразно оставить на хранение не только в виде подлинников, но и в виде их дублетных экземпляров, в количестве, диктуемом интересами обеспечения сохранности документов и их использования.

III. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ОТБОРА ДУБЛЕТНЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В АДМИНИСТРАТИВНО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ, ПЛАНОВОЙ И УЧЕТНО-ОТЧЕТНОЙ СФЕРАХ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ

1. ОБЩИЕ ВОПРОСЫ МЕТОДИКИ ОТБОРА ДУБЛЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

При проведении отбора дублетных документальных материалов следует иметь в виду обеспечение: а) качественного состава документальных материалов, соответствующих профилю государственного архива; б) полноты состава документальных материалов путем восполнения утраченных подлинников их дублетными экземплярами; в) сохранности подлинных документов путем создания и использования подборок их дублетных экземпляров; г) разумного сокращения объема подлежащих хранению документов, а также учета вопросов экономики архивного дела. Решение основных задач отбора дублетной документации целесообразно проводить по следующим направлениям:

Определение категорий учреждений, в составе документальных материалов которых может находиться подлежащая отбору дублетная документация. Данное направление методики отбора дублетной документации находится в прямой зависимости от значения и характера деятельности учреждения. Характер оперативных задач учреждения определяет специфику организации его документов в делопроизводстве. Чем шире функции учреждения, чем шире охват различных направлений деятельности подведомственных или смежных по характеру учреждений, тем большее количество дублирующейся документации отложится в результате их деятельности. Особым должен быть подход к оценке дублетной документации в составе фондов учреждений, деятельность которых носит надведомственный или межведомственный характер (органов Советской власти, плановых, статистических, финансово-кредитных), где дублетные материалы являются частью этих фондов, основанием для создания других документов. В этом случае проблема дублетности перерастает в проблему поглощенности, которая должна иметь свои критерии отбора. При определении источников комплектования следует учитывать не только наличный состав документальных материалов государственного архива, но и перспективы его дальнейшего комплектования по определенным системам учреждений.
Установление характера дублетности документов путем сравнительного анализа экземпляров исследуемого документа; определения роли и значения конкретного вида документа для деятельности соответствующей системы учреждений. Сходные функции учреждений, связанных между собой определенным характером деятельности, определяют и характер их документации с точки зрения содержания, делопроизводственных форм, организации документов и т.д. Следует установить характер дублетности (внутрифондовая, межфондовая) для того, чтобы в дальнейшем при отборе применять соответствующие критерии.
Установление количества экземпляров дублетных документов, подлежащих государственному хранению. При решении этого вопроса следует учитывать: а) значение документа как исторического источника; б) интенсивность использования документа; в) физическое состояние материалов; г) интересы обеспечения сохранности подлинных документов; д) ближайшие перспективы комплектования госархива. При этом необходимо иметь в виду, что иногда сохранение в составе одного или различных фондов определенного количества экземпляров дублетных документов является оправданным. Дублетность документа в этих случаях следует рассматривать как средство более совершенной организации информации, как средство взаимозаменяемости различных экземпляров одного и того же документа. Наличие дублетных экземпляров позволяет принимать эффективные меры по обеспечению сохранности ценных подлинников документальных материалов. Однако сохранять дублетность и с учетом вышеизложенного допустимо в разумных пределах (1 — 2 экземпляра).
Установление наиболее целесообразного места хранения дублетной документации. Этот вопрос должен решаться с учетом существующей сети государственных архивов. При этом следует учитывать тенденцию к созданию филиалов центральных и областных госархивов с постоянным составом документальных материалов. В составе комплексов документальных материалов межведомственных учреждений устранение излишней дублетности целесообразно проводить путем изъятия из состава документальных материалов непрофильной для их деятельности документации: в плановых органах — межведомственной отчетности, в статистических органах — межведомственной плановой документации и т.п. Устранение излишней дублетности в пределах государственного архива должно быть в центре внимания при создании объединенных архивных фондов. Отбор излишней дублетной документации следует иметь в виду на всех стадиях работы с документальными материалами: при создании номенклатур дел; в процессе отбора материалов на государственное хранение в архивах ведомств; в ходе приема документов в государственные архивы; при создании научно-справочного аппарата. Начальной стадией работы по отбору дублетной документации в пределах одного учреждения является внесение этой документации в номенклатуру дел. При составлении номенклатур следует отражать в них возможно более полный состав документальных материалов учреждений, так как это облегчает в дальнейшем отбор дублетных экземпляров документов. Особое значение при этом приобретает правильное заведение дел, составление четких, конкретных заголовков и определение постоянного хранения для подлинных, а при необходимости и лучших копийных экземпляров. Практика работы ряда государственных архивов (ЦГАНХ СССР, ЦГА РСФСР и др.) показывает целесообразность организации работы по отбору дублетной документации непосредственно в ведомствах, учреждениях и на предприятиях сразу же по окончании делопроизводственного года. Это создает оптимальные возможности для создания наиболее полного комплекса документальных материалов, поступающих на государственное хранение; позволяет всесторонне оценить отложившуюся в делопроизводстве учреждений документацию, в том числе и дублетного характера. В этой большой и необходимой работе весьма важна консультация специалистов — работников учреждений-фондообразователей. Процесс отбора дублетной документации в учреждениях должен заключаться не только в проверке правильности отнесения документа к соответствующей статье «Перечня», но, прежде всего, в определении того, нужен ли данный документ для приобщения к уже имеющемуся или складывающемуся в государственном архиве комплексу документов. Такой отбор предполагает глубокое изучение состава и содержания документальных материалов конкретных комплексов фондов государственного архива, систематический контроль со стороны экспертных и экспертно-проверочных комиссий. Организация отбора дублетной документации непосредственно из делопроизводства ведомств целесообразна и с точки зрения экономики архивного дела, так как эта работа будет проводиться в сочетании с другими видами работы по отбору документации на государственное хранение. Успешному решению проблемы отбора дублетной документации в определенной степени может способствовать научно организованный справочный аппарат государственного архива. Использование системы каталогов, указателей и других звеньев научно-справочного аппарата поможет выявить излишнюю дублетность в различных фондах, правильно ориентировать исследователей о местах хранения подлинников, соответствующих отобранным к уничтожению дублетам, значительно сократит время на поиск необходимой информации. В ряде случаев организация документов в единицах хранения, содержащих идентичные материалы, но по разному сформированных, облегчает поиск и может рассматриваться как одна из своеобразных форм научно-справочного аппарата. Такие документы нельзя рассматривать только как дублетные экземпляры, так как уничтожение одного из комплексов без соответствующей замены в научно-справочном аппарате приведет к резкому сокращению возможностей использования <*>.

<*> Напр., «Вестники иностранной информации ТАСС», составленные в хронологическом порядке, и досье этих «Вестников», где та же информация расположена по странам, дают возможность использовать указанные документы в двух, наиболее часто применяемых аспектах.

2. ОТБОР ДУБЛЕТНЫХ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

а) Административно-распорядительная и нормативная документация

Под этим термином имеется в виду документация, образующаяся в результате выполнения учреждениями функций руководства и определяющая юридическую сторону их деятельности. Документация нормативного и распорядительного характера является одной из самых распространенных среди других видов дублетной документации. Постановления Советов Министров, решения органов Советской власти и особенно приказы ведомств и организаций, размноженные различными способами и рассылаемые в подчиненные и смежные учреждения, откладываются в документальных фондах последних, а затем в большинстве своем попадают в государственные архивы. Настоящие рекомендации касаются вопросов отбора на государственное хранение основных видов распорядительных и нормативных документов: указов, постановлений, решений, распоряжений, приказов, циркулярных писем, уставов, положений, инструкций, поскольку архивные учреждения стремятся ограничить прием дублетных экземпляров этих документов. Перечни документальных материалов уже с начала 60-х годов рекомендуют принимать на государственное хранение, как правило, только их подлинники, оставляя за госархивом право самостоятельно определять количество необходимых ему дублетных экземпляров. Развивая и конкретизируя положения перечней, рекомендации определяют те основные критерии, которыми могут руководствоваться архивисты при отборе на государственное хранение необходимого минимума дублетной распорядительной и нормативной документации. Методические положения, изложенные в рекомендациях, относятся к дублетным документам, сформированным в отдельные единицы хранения. Документы, органически включенные в состав других дел, подлежат хранению в их составе. Распорядительную и нормативную документацию в фонде учреждения можно разделить на два вида: документация, автором которой является сам фондообразователь; документация, которую учреждение получает из других, преимущественно вышестоящих инстанций. Отношение к ним при отборе на государственное хранение должно быть различным, так как в первом случае дублетность существует только в пределах одного фонда, во втором — она значительно шире, начиная с дублетности в одном архиве и кончая дублетностью в пределах ГАФ СССР. Вопросы отбора распорядительной и нормативной документации в рекомендациях рассматриваются в трех аспектах:

дублетность внутри фонда, учреждения-автора этой документации;
дублетность в пределах одного архива, в котором находятся и фонд учреждения-автора (т.е. имеются подлинники) и фонды учреждений, получающих от него документацию в копиях;
дублетность в архивах, территориально разобщенных, когда фонд учреждения-автора поступает в один госархив, а фонды подчиненных или смежных организаций — в другие. Распорядительная и нормативная документация, автором которой является сам фондообразователь, откладывается в виде подлинников и дублетов в секретариате и других его структурных частях. При отборе на хранение документации учреждения и при определении необходимого количества дублетных экземпляров, помимо подлинников, рекомендуется руководствоваться следующими основными критериями:

а) значение материалов данного фондообразователя в общем комплексе документальных материалов архива;

б) характер деятельности фондообразователя, его функции, определяющие объем информации, закладываемой в распорядительные и нормативные документы;

в) возможная интенсивность использования этих документальных материалов в настоящем и будущем;

г) физическое состояние подлинников, принимаемых в госархив, обеспечивающее интересы их сохранности. Если фонд какого-либо учреждения является ведущим для данного госархива (например, для республиканского — фонд Совета Министров, для областного — фонд облисполкома и т.п.) или если характер деятельности какого-либо учреждения имеет значение для характеристики особенностей развития народного хозяйства на данной территории (например, краевое управление сельского хозяйства), то в таких случаях, помимо подлинников, желательно принимать и комплект (один или два, на усмотрение архивов) дублирующих их документов. Несомненно, широкий круг вопросов, затрагиваемых в постановлениях Советов Министров, решениях облисполкомов, крайкомов, распорядительных и нормативных материалах министерства или его отраслевого управления, отражающих специфику развития народного хозяйства на той или иной территории, могут привлечь большое число исследователей как в настоящем, так и в будущем. Как правило, подлинники названных документов не только тщательно юридически оформлены, но и находятся в хорошем физическом состоянии (выполнены на хорошей бумаге, четко написаны или отпечатаны и т.д.). Если же по каким-либо причинам этого нет, то в госархиве необходимо иметь дополнительный комплект этих материалов, даже если первоначально предполагалось принять от этого фондообразователя его распорядительные и нормативные материалы только в виде подлинников. Определить, откуда поступит на хранение дополнительный комплект этих материалов данного фондообразователя, архив может самостоятельно, руководствуясь при этом возможностью получить его в наиболее полной подборке. Вопрос о том, где будет храниться и как будет учитываться этот дополнительный комплект, архив также вправе решать самостоятельно, однако следует отметить, что наиболее рациональным и перспективным будет учет и хранение дублетных экземпляров в целях использования и, следовательно, сохранения подлинников в составе научно-справочной библиотеки госархива. В целом вопрос о количестве экземпляров распорядительной и нормативной документации самого фондообразователя в его фонде сейчас уже не представляет большой трудности и может быть решен в процессе обычной экспертизы. Сложнее определить необходимый архиву минимум дублетных документов, которые учреждение получает из вышестоящих инстанций и, как правило, в одном экземпляре. Здесь возможны два варианта:

1. В одном госархиве сосредоточены и фонд учреждения, где хранятся подлинники, и фонды учреждений, получивших дублеты. Например, в республиканском госархиве в фондах республиканских министерств — постановления и распоряжения Совета Министров республики, в фондах трестов и управлений — приказы министерства, которое руководит ими, и т.п. Налицо многократное повторение одних и тех же материалов в одном госархиве. Поэтому, если в один госархив поступают документальные материалы головного учреждения системы и подчиненных ему организаций и предприятий или органа государственной власти и подчиненных ему учреждений (например, крайисполкома и его управлений и отделов), то распорядительную и нормативную документацию следует принимать только в подлинниках, а необходимый минимум дублетов определять, руководствуясь критериями, изложенными выше. Методику и организацию отбора в этих случаях каждый архив может определять самостоятельно, исходя из имеющегося у него комплекса документальных материалов. Здесь возможно рекомендовать сразу же, еще до проведения отбора, отказаться от приема на государственное хранение директивной документации в фондах подчиненных учреждений, если есть уверенность в том, что полный комплект (в одном или двух экземплярах) за определенный период поступил или вскоре поступит в государственный архив в составе фонда учреждения-автора. Если такой уверенности нет, целесообразно принять необходимый минимум этой документации в составе других фондов, по возможности, в наиболее полной подборке и хорошем физическом состоянии. Для этого архивам целесообразно заранее четко определить круг учреждений, от которых должны поступать распорядительные и нормативные материалы головной организации и информировать об этом учреждения соответствующей системы. При наличии в архиве подобных дублетных материалов, проведение целевой экспертизы позволит сократить их до необходимого минимума. Желательно при этом, чтобы отказ от приема на государственное хранение и выделение к уничтожению излишней дублетной документации из фондов нижестоящих учреждений проводились только тогда, когда аналогичные материалы за этот период уже поступили в госархив в составе фонда автора. В научно-справочном аппарате архива необходимо иметь сведения о месте хранения этих документов. Практически целесообразно создание подборок излишних дублетов ценных документов в госархивах для возможного пополнения недостающих материалов в фондах других госархивов страны.

2. Документальные материалы ведущего органа, подчиненных и смежных учреждений поступают в разные госархивы. В этом случае необходимо стремиться к сокращению количества дублетной документации путем создания коллекций дублетов. Так, например, если в областном госархиве все решения облисполкома будут сосредоточены в комплексе его документальных материалов, а в фондах райисполкомов они не будут приняты, то в филиале облгосархива или в райгосархивах с постоянным составом можно рекомендовать создание из них коллекции или подборки документов. Такая организация документальных материалов учреждений, наделенных функциями руководства, значительно уменьшает количество дублетной документации в госархивах, не лишая в то же время исследователя широкой документальной базы по истории данной территории; облегчает создание научно-справочного аппарата; дает больше возможностей для каталогизации документов и создания специальных картотек (например, по решениям облисполкома). В практике работы архивных учреждений существует деление дублетной распорядительной документации на «относящуюся» и «не относящуюся» к деятельности данного учреждения. Это деление не является четким и мало способствует правильному решению проблемы отбора на государственное хранение дублетных материалов. В связи с этим следует отметить, что имеющие чисто информационное назначение справочные дублетные материалы, присылаемые в учреждение «для сведения», часто даже не регистрируемые в его делопроизводстве, поступать на государственное хранение в его фонде, безусловно, не должны. Вся остальная дублетная распорядительная документация, безусловно, имеет некоторое отношение к деятельности учреждения, поскольку отлагается в делопроизводстве учреждения в результате выполнения им основных обязательных функций своей целевой деятельности. То же следует сказать относительно адресованной учреждению распорядительной документации, которая непосредственно не отражает его деятельность, но существенным образом влияет на ее характер (например, приказ министерства о результатах проверки деятельности одного из учреждений ведомства, разосланный всем подведомственным учреждениям). Ко всем этим документам, вне зависимости от степени их отношения к конкретной деятельности получившего документ учреждения, применимы изложенные выше критерии. Однако, поскольку в некоторых случаях вопросы дублетности тесно переплетаются с вопросами поглощения информации, которые изучены еще недостаточно, госархивы могут оставлять на хранение распорядительные материалы вышестоящих органов, содержащие прямые указания о деятельности нижестоящих учреждений, в фондах последних. Утвержденные правила, инструкции, методические указания и рекомендации, уставы и положения об учреждениях, а также материалы по их разработке следует принимать на хранение, руководствуясь указаниями «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР», выпуск 1, ст. ст. 33, 46, а необходимое количество дублетных экземпляров определять в соответствии с ранее перечисленными критериями.

б) Плановая документация

Под этим термином объединяется вся документация, создаваемая в процессе составления планов. В практике народнохозяйственного планирования сложились три основных вида планов: генеральные, дающие долгосрочные прогнозы, перспективные, определяющие плановые задания на 5 — 7 лет, и текущие, составляемые на год, квартал, месяц и т.д. В работе по отбору на государственное хранение архивы чаще всего сталкиваются с двумя последними группами этих документов, поэтому в рекомендациях рассматриваются, в основном, вопросы, относящиеся именно к этим документам. Существует две группы плановых органов, отличие которых друг от друга заключается в характере выполняемых ими плановых функций. Первая группа — специальные плановые органы системы Госплана СССР, в состав которых входят Госпланы союзных и автономных республик, плановые комиссии исполкомов местных Советов депутатов трудящихся. Они осуществляют функции общегосударственного, комплексного планирования. Вторая группа — отраслевые или ведомственные плановые органы, которые являются частью аппарата органов государственного управления (министерств, ведомств, отделов, управлений исполкомов местных Советов депутатов трудящихся), разрабатывающие планы в пределах отрасли, ведомства, предприятия. В рекомендациях излагается методика в отношении документальных материалов обеих групп плановых органов. Для плановых органов в целом характерна система двойного подчинения. Так, например, Московская областная плановая комиссия, являясь комиссией исполкома Московского областного Совета депутатов трудящихся, при разработке проектов перспективных и текущих планов исходит из лимитов, плановых заданий, установленных Госпланом РСФСР и утвержденных постановлением сессии Верховного Совета РСФСР. Планово-экономическое управление любого министерства, являясь структурным подразделением аппарата министерства, разрабатывает проекты планов в соответствии с заданиями, установленными Госпланом СССР (или республики) по данной отрасли народного хозяйства. Точно также и подведомственные министерству учреждения в своей плановой деятельности руководствуются директивами министерства (и его планово-экономического управления), согласуя ее с местными плановыми органами. Это обстоятельство уже определяет наличие в каждом конкретном случае не менее двух экземпляров дублетных документов, подлежащих отбору на государственное хранение. Речь идет, прежде всего, о таких основных видах плановой документации как:

проекты перспективных и текущих планов развития народного хозяйства по отраслям хозяйства, а также в территориальном разрезе и материалы к их составлению;
государственные планы развития народного хозяйства, утвержденные органами государственной власти;
годовые производственные планы центральных и местных органов системы, учреждений, организаций и предприятий;
материалы по корректировке планов;
отчеты, доклады и записки плановых органов о ходе и итогах выполнения планов развития народного хозяйства. Эти виды документов относятся к числу основных, прежде всего потому, что они характеризуют отличительные особенности советской системы планирования, ее научную обоснованность и демократизм. Одновременно они являются директивными документами, показывающими единство и комплексный характер государственных планов. Особенности системы планирования определяют и порядок планирования как в целом по стране, так и по каждой отрасли народного хозяйства. Изучение процесса создания планов показывает, что в ходе составления план трижды проходит через одни и те же звенья управления народным хозяйством: сначала в виде лимитов, поступающих сверху вниз, затем в виде проектов планов, следующих снизу вверх, и, наконец, в виде утвержденных плановых заданий, спускаемых сверху вниз. Это обстоятельство приводит к тому, что в плановых органах весьма широко распространены документы с повторяющимся содержанием. Однако, как показывает изучение этих материалов, наиболее характерными для них являются случаи вариантности, а не дублетности. В данных рекомендациях вопрос об экспертизе вариантов документов не рассматривается. Основной задачей плановых органов, как известно, является разработка проектов плана, государственного или отраслевого. Но прежде чем проект плана станет действительным планом, обязательным для исполнения, он должен быть обсужден и утвержден органами государственной власти или государственного управления. Юридическая форма, в которую облекаются действия органов государственной власти и государственного управления по утверждению планов и отдельных оперативных плановых заданий, носит наименование плановых актов <*>. Основные показатели проекта плана включаются в текст плановых актов (постановлений, приказов и т.п.), а также даются в качестве приложения к ним. В таком виде утвержденный план доводится до сведения всех заинтересованных учреждений и их подразделений, и прежде всего учреждений, осуществляющих функции планирования. Как правило, рассылается типографский или ротаторный экземпляр планового акта.

<*> См.: «Советское административное право (особенная часть)». Л., 1966.

Таким образом, среди документальных материалов плановых органов оказывается, помимо завизированного экземпляра проекта плана, посланного на утверждение, еще и утвержденный план в форме приложения к постановлению или приказу соответствующего вышестоящего органа. Точно такие же документы откладываются и в фондах органов государственной власти и управления, утверждающих план. Исходя из этого, целесообразно проекты плана (в том числе и утвержденный вариант проекта) и материалы по его составлению отбирать на государственное хранение в составе фондов плановых органов (специализированных и отраслевых), в то время как утвержденные планы подлежат государственному хранению вместе с документальными материалами органов, их утверждающих. Например, при отборе на государственное хранение документальных материалов облплана и облисполкома проект плана развития народного хозяйства области должен поступить в госархив в составе документальных материалов облплана, а утвержденный план — в составе документов общего отдела облисполкома. Немаловажную роль играет и то обстоятельство, что документальные материалы в данном случае непременно попадут в один государственный архив. Соответствующие обозначения в научно-справочном аппарате фонда облегчат исследователю поиск этого материала. В тех случаях, когда отбор проводится по документальным материалам ряда взаимоподчиненных учреждений одной системы (будь то система Госплана СССР, народного образования или любая другая), территориально расположенных таким образом, что их документальные материалы подлежат приему в различные госархивы, следует, учитывая в этих случаях интенсивность использования материалов, отбирать для хранения такие виды плановых документов, как утвержденный план, материалы по его корректировке и т.п. в составе двух фондов: по месту составления (в фонде автора) и по месту утверждения плана. Эти рекомендации были предложены в свое время в I выпуске «Перечня документальных материалов, подлежащих приему в государственные архивы СССР». Практика отбора позволила внести лишь некоторые дополнения к ним в той части, где определяется источник комплектования. Так, в соответствии с примечаниями к ст. 97 «Перечня» отчеты, доклады и записки плановых органов об итогах выполнения государственных планов развития народного хозяйства подлежат приему только в составе плановых органов. Между тем дополнительно проведенное изучение состава документальных материалов органов государственной власти свидетельствует о том, что информационные материалы о ходе и итогах выполнения планов рассматриваются этими органами, в связи с чем в их фондах оказываются подлинные экземпляры информационных документов, которые должны быть приняты на государственное хранение в их составе. Все вышесказанное в полной мере относится к документации, создаваемой в процессе составления финансовых планов (бюджетов, смет, балансов и т.д.), поскольку разработку финансовых планов следует рассматривать как один из видов отраслевого планирования. Анализ порядка создания и движения интересующих нас документов в плановых и финансовых органах свидетельствует о том, что в основе этих процессов лежат единые принципы, что и позволило их объединить для следующих конкретных выводов:

1. Проекты перспективных планов развития народного хозяйства СССР по отраслям и в территориальном разрезе, а также материалы к ним подлежат приему в составе фондов плановых органов — составителей проектов.

2. Государственные перспективные планы развития народного хозяйства, утвержденные Правительством СССР, правительствами союзных и автономных республик, местными органами государственной власти, подлежат приему в составе фондов соответствующих органов государственной власти.

3. Перспективные планы по всем направлениям деятельности учреждений и предприятий отрасли (системы): а) сводные по отрасли (системе); б) учреждений, организаций и предприятий подлежат приему в составе фондов учреждений, разработавших планы.

4. Проекты годовых государственных планов развития народного хозяйства подлежат приему в составе фондов плановых органов — составителей проектов.

5. Годовые государственные планы развития народного хозяйства, утвержденные правительствами союзных и автономных республик, местными органами государственной власти, подлежат приему в составе фондов соответствующих органов государственной власти.

6. Годовые производственные планы центральных и местных органов системы и материалы к ним подлежат приему в составе фондов учреждений, разработавших планы.

7. Отчеты, доклады и записки плановых органов об итогах выполнения государственных планов развития народного хозяйств подлежат приему в составе фондов органов государственной власти и плановых органов.

8. Коррективы и годовые задания перспективных планов и переписка по изменениям годовых планов подлежат приему в составе фондов соответствующих ведомств и плановых органов.

9. Проекты государственного бюджета СССР, союзного бюджета, бюджетов союзных республик и местных бюджетов, а также материалы по их составлению подлежат приему в составе фондов финансовых органов — составителей бюджетов.

10. Бюджеты, утвержденные органами государственной власти, подлежат приему в составе фондов соответствующих органов государственной власти.

в) Отчетно-статистическая документация

Организация государственного планирования предусматривает обязательный учет выполнения перспективных и годовых планов развития народного хозяйства. Единство системы народнохозяйственного учета обеспечивается централизованным руководством организацией учета и статистики в стране. Основными задачами статорганов являются централизованный учет и экономический анализ данных о развитии народного хозяйства с целью определения наиболее рациональных путей его дальнейшего развития. С этой целью проводится сбор и разработка научно обоснованных статистических данных о ходе выполнения государственных планов развития народного хозяйства. Отчетная документация — это документация, основным целевым назначением которой является фиксирование итогов производственной, финансово-хозяйственной и другой деятельности учреждения за определенные периоды. Статотчетность отражает общее состояние развития народного хозяйства и культуры страны в целом, а также в отраслевом и территориальном разрезе. В настоящее время статотчетность — наиболее распространенная форма отчетной документации. Статотчетность подразделяется на общегосударственную и внутриведомственную. Общегосударственная статотчетность обеспечивает учет выполнения государственного плана в масштабах страны или ее отдельных территориальных комплексов; внутриведомственная, — служит целям оперативного руководства в масштабах ведомства. Программа составления статотчетности едина для всех учреждений отрасли народного хозяйства. Данные статотчетности, поступающие от учреждений в органы статистики, подвергаются последними самой тщательной выверке. Выверяются: а) полнота заполнения показателей, предусмотренных в формах отчетности; б) соответствие плановых показателей, отраженных в отчете, позициям плана; в) соответствие единиц измерения, показанных в отчете, общим требованиям соответствующих форм и инструкций и т.д. В отчеты вносятся изменения, которые согласовываются с руководством учреждения-автора. Списки внесенных изменений, как правило, высылаются в адрес учреждения-автора и вышестоящего ведомства. На основе отчетов с мест в органах статистики проводится разработка статистических данных, характеризующих ход выполнения планов развития народного хозяйства. В результате составляются сводные годовые, единовременные отчеты и разработочные таблицы. Отчетная документация учреждений передается по двум основным направлениям: в вышестоящие ведомства и в соответствующие статистические органы, в результате чего создается дублетная документация. Отчетная документация занимает второе место по распространенности дублетности, вслед за административно-распорядительной. Вследствие этого определение основных направлений ее отбора является весьма важным для практики государственных архивов. Основными видами отчетно-статистической документации, подлежащими приему на государственное хранение, являются сводные годовые отчеты, составляемые статорганами по всем отраслям народного хозяйства и культуры; годовые и единовременные отчеты, составляемые статорганами по всем отраслям народного хозяйства и культуры; сводные годовые и единовременные отчеты, представляемые в статорганы министерствами, ведомствами, учреждениями, организациями, предприятиями; сводные и годовые разработанные таблицы и расчеты к ним, составляемые статорганами на основании первичных отчетов, представляемых учреждениями. Отбор дублетных экземпляров годовых отчетов учреждений наиболее сложен вследствие особенно массового характера их дублирования. Годовые отчеты по основной деятельности составляются по специальным статформам, утвержденным ЦСУ СССР. Экземпляры отчетов промышленных предприятий республиканского и местного подчинения направляются в соответствующее главное управление республиканского министерства или его местный орган, центральные и местные статистические и финансовые органы и в соответствующие отделения Госбанка. Один экземпляр отчета остается у предприятия. В главном управлении на основе этих отчетов составляются сводные отчеты в пределах ведомства в виде машинописных экземпляров. Один экземпляр сводного отчета направляется в республиканское министерство. Здесь отчеты объединяются в сводный отчет о выполнении плана развития отрасли промышленности, который направляется в Совет Министров, Госплан, Министерство финансов, ЦСУ республики. Годовые отчеты промышленных предприятий союзно-республиканского подчинения по основной деятельности направляются в соответствующее главное управление союзно-республиканского министерства, центральные и местные финансовые и статистические органы, конторы Госбанка. В составе документальных материалов финансовых органов годовые отчеты учреждений находятся в далеко не полном комплекте и содержат лишь сведения о финансовом обеспечении плана. Вопрос о нецелесообразности их хранения в составе документальных материалов финансовых органов в настоящее время уже решен практикой (см. «Перечень Министерства финансов СССР». М., 1967). Все основные данные годовых отчетов учреждений подвергаются аналитической обработке в органах государственной статистики: данные об экономике производства, производительности труда, заработной плате, использовании основных фондов и оборотных средств, себестоимости продукции и др. В итоге создаются сводные и годовые разработки по определенной тематике, интересующей статорганы, которые являются основой сводных отчетов статорганов. Эти документальные материалы подлежат приему в составе фондов соответствующих органов государственной статистики. Статорганы и отраслевое ведомство вносят уточнения в тексты первичных отчетов, присылаемых учреждениями. Этим объясняется нетождественность экземпляров первичных отчетов, хранящихся в составе фондов учреждений-авторов, органов статистики и вышестоящего ведомства. По сравнению с экземплярами отчетов, переданных в вышестоящие ведомства и статорганы, первичный отчет, остающийся у учреждения-автора, нередко является наименее достоверным, вследствие отсутствия вышеуказанных уточнений. Эти экземпляры различаются также по степени полноты и оформлению: отчеты, представленные учреждениями в статорганы, нередко не имеют объяснительных записок, обязательных для экземпляров отчетов, представляемых в ведомство; обычно хуже оформлены (не содержат необходимых подписей и т.п.). Это следует учитывать при проведении дополнительной экспертизы вышеуказанных документальных материалов, принятых в один госархив. При отборе дублетной документации следует учитывать также различия в характере и источниках поступления первичной отчетной документации в фондах ведомств и статорганов. В ведомства поступает несколько большее количество форм первичной отчетности, чем в органы статистики, причем они содержат ряд показателей, отсутствующих в сводных отчетах статорганов. Только в материалах отраслевых ведомств отлагаются статотчеты предприятий по личному составу, со сведениями о возрастном, национальном составе, стаже работы и т.д. Подобные материалы подлежат отбору из ведомств. В результате может быть сделан вывод о том, что первичный годовой отчет учреждений производственной сферы деятельности подлежит постоянному хранению в составе фонда учреждения-автора, так как это ценный источник, содержащий сведения об итогах различных сторон деятельности учреждения за определенные периоды. В то же время этот источник должен рассматриваться как органическое включение в состав фондов вышестоящих ведомств и статорганов, так как он представляет необходимый исходный материал для последующей обработки. После приема в один госархив эти экземпляры могут подвергаться экспертизе с последующим выделением к уничтожению худших экземпляров. Годовые отчеты колхозов и совхозов следует хранить в составе фондов авторов, а также управлений сельского хозяйства (районных, областных, краевых, в зависимости от особенностей административно-территориального деления республики) и статистических управлений. Годовые отчеты низовых учреждений систем непроизводственной сферы деятельности (здравоохранения, просвещения, социального обеспечения, культуры и т.д.) составляются по иным статистическим формам в отличие от отчетности учреждений производственного направления и вообще не поступают в органы статистики. Эти материалы отлагаются в составе документации вышестоящих ведомств, которыми обобщенные данные сообщаются в статистические органы. Таким образом, отчетную документацию учреждений непроизводственной сферы деятельности следует принимать на хранение в составе документальных материалов учреждений-авторов и вышестоящих ведомств. Из органов статистики следует принимать сводные годовые отчеты ведомств. Отчеты учреждений вспомогательного и обслуживающего характера, документальные материалы которых непосредственно не поступают в госархивы, наиболее полно представлены в составе материалов вышестоящего ведомства, который на их основе составляет сводный отчет по ведомству и представляет его соответствующему статистическому органу. Поэтому на государственное хранение должны быть приняты сводные отчеты, а при необходимости и отчеты, поступившие от подчиненных организаций, в составе вышестоящего ведомства. Центральные органы статистики получают годовые отчеты по отраслям народного хозяйства от местных статорганов. Эти отчеты составлены по иной форме, с иными показателями, чем сводные отчеты ведомств, так как содержат сведения по ряду предприятий, не подчиненных ведомствам. В ЦСУ республики на основании полученных отчетов составляются сводные годовые отчеты по формам, соответствующим формам отчетов статуправлений. Отчеты же статуправлений являются приложениями к сводному отчету ЦСУ. Таким образом, государственному хранению подлежат сводные годовые отчеты ЦСУ с приложениями. Документальные материалы областного статуправления, городских и районных инспектур госстатистики также содержат дублирующуюся отчетность, так как в эти органы представляет отчеты ряд одних и тех же городских и районных учреждений. В то же время в областном статуправлении сосредоточен наиболее полный комплекс отчетной документации. Вследствие этого, в составе фондов районных и городских инспектур нет необходимости постоянно хранить годовые отчеты городских и районных учреждений. Здесь следует хранить лишь сводные отчеты, составленные инспектурами государственной статистики. Однако необходимо иметь в виду и то обстоятельство, что ряд представляющих ценность документов находится только в городских и районных инспектурах государственной статистики (например, списки учреждений города и др.). Подобные документы следует отбирать на государственное хранение для пополнения комплекса документальных материалов областного государственного архива. Таковы некоторые организационно-методические выводы и предложения по вопросам отбора дублетных документальных материалов на государственное хранение, которые могут быть использованы государственными архивами в их практической работе по комплектованию.