Методические рекомендации в отношении формата, представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ В ОТНОШЕНИИ ФОРМАТА, ПРЕДСТАВЛЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА В ПЕРИОД С 1 АПРЕЛЯ 2015 Г. ПО 30 СЕНТЯБРЯ 2018 Г., В ЦЕЛЯХ ФОРМИРОВАНИЯ И ВЕДЕНИЯ ЕДИНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО РЕЕСТРА ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ

I. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации в отношении формата, представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния (далее — Методические рекомендации) определяют требования к форматам записей актов гражданского состояния, составленных в форме электронного документа в период с 1 апреля 2015 г. по 30 сентября 2018 г., а также порядок представления, использования и хранения таких записей актов гражданского состояния в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния.

II. Требования к форматам записей актов гражданского состояния

2. Записи актов гражданского состояния, составленные органами записи актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур с 1 апреля 2015 г. по 31 сентября 2018 г. в форме электронного документа (далее — записи актов гражданского состояния), должны быть:

сформированы в соответствии с порядком заполнения форм бланков записей актов гражданского состояния, утвержденным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, в соответствии с пунктом 4 статьи 6 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2008, № 30, ст. 3616; 2012, № 47, ст. 6394; 2016, № 26, ст. 3888; 2018, № 1, ст. 22) в соответствии с перечнем сведений, включаемых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2016 г. № 2934-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 2, ст. 474);

указаны с использованием набора символов (кодировки UTF-8) для кириллических алфавитов и в соответствии с описанием форматов сведений и структуры электронного документа, предусмотренным для сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н «Об утверждении требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и порядка представления и использования указанных сведений в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 2 ноября 2017 г., регистрационный № 48771; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2017, 3 ноября) <1> (далее соответственно — Требования к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н) с учетом особенностей, приведенных в пункте 3 настоящих Методических рекомендаций.

---

<1> С изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 августа 2018 г. № 169н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 3 сентября 2018 г., регистрационный № 52048; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2018, 4 сентября) и приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 ноября 2018 г. № 226н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 4 декабря 2018 г. № 52862).

3. Электронный документ, содержащий записи актов гражданского состояния, должен быть:

подписан руководителем органа записи актов гражданского состояния или уполномоченным им работником органа записи актов гражданского состояния с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи в соответствии с Правилами использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. № 807 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 29, ст. 4369; 2018, № 36, ст. 5638);

удостоверен меткой времени (достоверной информацией о дате и времени его подписания), присоединенной к электронному документу или иным образом связанной с ним;

сформирован в соответствии с описанием форматов сведений и структуры электронного документа, предусмотренным для сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в соответствии с Требованиями к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, с учетом следующих особенностей:

1. Элемент «Сведения о типе информации» таблицы 1 Приложения к описанию форматов сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, и структуры электронного документа Приложения № 1 к Требованиям к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа (далее — Приложение к Описанию форматов и структуры), принимает значение «Электронные записи», идентификатор типа данных в модели данных, соответствующих указанному элементу, имеет 18 знаков в строке (T = 18).

2. элемент «Наименование органа записи актов гражданского состояния, которым произведена государственная регистрация акта гражданского состояния, в случае несоответствия наименования написанию, приведенному в справочнике органов записи актов гражданского состояния» таблицы 5 Приложения к Описанию форматов и структуры, элемент «Уникальные сведения о дне» таблицы 8 Приложения к Описанию форматов и структуры, элемент «Сведения об уникальном наименовании страны» таблицы 36 Приложения к Описанию форматов и структуры не используются при формировании сложного элемента «Реквизиты записи акта гражданского состояния» таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры.

3. Элемент «Наименование алфавита, использованного при составлении версии записи акта гражданского состояния» таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает единственное значение в соответствии со справочником алфавитов, соответствующее факту составления записи акта гражданского состояния на русском языке.

4. Элемент «Сведения о коде экземпляров записи акта гражданского состояния, использованных при переводе (конвертации) записи акта гражданского состояния в форму электронного документа» таблицы 7 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает значение «1» или «2» (указывается в случае утраты первого экземпляра записи акта).

5. Элемент «Сведения о действиях по нормализации сведений о годе» таблицы 8 Приложения к Описанию форматов и структуры принимает единственное значение в соответствии со справочником действий по нормализации сведений, включенных в запись акта гражданского состояния, соответствующее факту отсутствия действий по нормализации сведений о годе.

6. По всему тексту Требований к форматам сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, под выражением «запись акта гражданского состояния, конвертируемая (преобразуемая) в форму электронного документа» следует понимать выражение «запись акта гражданского состояния, составленная в форме электронного документа».

7. Все элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие нормализованные значения, не используются. В указанных случаях указываются элементы Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующие признаки отсутствия сведений, которые принимают единственное значение в соответствии со справочником причин отсутствия сведений, предусматривающее, что нормализации сведений не требовалось (нормализация не производилась).

8. Сведения о моменте (времени) смерти, содержащиеся в записях актов о смерти, составленных после 31 августа 2016 года, приводятся в элементе «Сведения о содержании внесенного исправления (изменения)» таблицы 23 Приложения к Описанию форматов и структуры и должны принимать следующее значение: «Время смерти: NN:NN», где N — цифровое значение (указание дополнительного текста в «СвСодержИзм» при передаче сведений о моменте (времени) смерти не допускается).

9. Значение элемента «Номер версии записи акта гражданского состояния» таблицы 6 Приложения к Описанию форматов и структуры соответствует значению номера версии записи акта гражданского состояния, при составлении которой они указывались (изменялись). В случае, если сведения о моменте (времени) смерти были указаны при первичной регистрации записи акта о смерти (т.е. «СвНомВерсЗапАГС» = 0), то новая версия записи акта о смерти не создается.

10. Допускается подписание всех элементов Приложения к Описанию форматов и структуры, характеризующих кодированные значения, при подписании файла, содержащего сведения электронных документов и создаваемого в соответствии с Описанием форматов и структуры при передаче записей актов гражданского состояния в Федеральную налоговую службу.

11. Файл, создаваемый в соответствии с Описанием форматов и структуры при передаче записей актов гражданского состояния в Федеральную налоговую службу и содержащий сведения электронных документов, имеет следующее наименование:

VO_ZAGSEDOC_EGRZAGS_O_GMD_N, где

O, GMD, N — принимают значения в соответствии с Описанием форматов и структуры.

III. Порядок представления, использования и хранения записей актов гражданского состояния

4. Записи актов гражданского состояния представляются органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории субъекта Российской Федерации или администрации г. Байконур (далее — уполномоченный орган), в форме файла в Федеральную налоговую службу для использования в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния начиная с 1 октября 2018 года.

Уполномоченные органы обеспечивают завершение предоставления в Федеральную налоговую службу всех записей актов гражданского состояния до 31 декабря 2020 г.

5. Записи актов гражданского состояния, представляемые в Федеральную налоговую службу, должны соответствовать Требованиям к форматам сведений, вносимых в записи актов гражданского состояния, составленные в форме электронных документов, установленным пунктами 2 - 3 настоящих Методических рекомендаций (далее — требования к форматам сведений), в том числе:

1. должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного работника органа записи актов гражданского состояния в соответствии с Правилами использования усиленных квалифицированных электронных подписей при ведении Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния и переводе в электронную форму книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 7 июля 2017 г. № 807 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 29, ст. 4369; 2018, № 36, ст. 5638);

2. должны отвечать требованиям к форматам сведений в части полноты, соблюдения имен и типов элементов, типов данных, описания сведений, в том числе правил их формирования и (или) проверки.

6. В случае, если в запись акта гражданского состояния внесены исправления и (или) изменения, представлению в Федеральную налоговую службу подлежат записи актов гражданского состояния с учетом всех внесенных исправлений и (или) изменений.

При представлении в Федеральную налоговую службу записей актов гражданского состояния, в которые внесены изменения и (или) исправления, подлежит представлению соответствующее количеству внесенных исправлений и (или) изменений количество версий электронного документа, содержащего указанные записи.

7. Федеральная налоговая служба при получении файла, содержащего записи актов гражданского состояния, осуществляет его регистрацию в журнале приема копий записей актов гражданского состояния в соответствии с Порядком представления и использования сведений, вносимых в запись акта гражданского состояния, конвертируемую (преобразуемую) в форму электронного документа, в целях формирования и ведения Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 12 октября 2017 г. № 150н.

8. После регистрации файла Федеральная налоговая служба проводит проверку соблюдения при создании электронного документа требований к форматам сведений.

9. В случае положительного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 8 настоящих Методических рекомендаций, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения записей актов гражданского состояния формирует в информационной системе и направляет в адрес уполномоченного органа протокол о соблюдении требований к форматам сведений.

Протокол о соблюдении требований к форматам сведений подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.

10. Протокол о соблюдении требований к форматам сведений представляет собой документ, содержащий следующие сведения:

номер и дату направления протокола;

наименование уполномоченного органа;

наименование файла, содержащего записи актов гражданского состояния, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

сведения о соблюдении требований к форматам сведений;

подпись Федеральной налоговой службы.

11. В случае отрицательного результата проверки, проведенной в соответствии с пунктом 8 настоящих Методических рекомендаций, Федеральная налоговая служба не позднее пяти рабочих дней после получения записей актов гражданского состояния формирует в информационной системе и направляет в адрес уполномоченного органа протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий по соответствующим записям актов гражданского состояния, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Федеральной налоговой службы.

12. Протокол, содержащий перечень выявленных несоответствий, представляет собой документ, содержащий следующие сведения:

номер и дату направления протокола;

наименование уполномоченного органа;

наименование файла, содержащего записи актов гражданского состояния, дату его получения, регистрационный номер Федеральной налоговой службы;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл, в отношении которых соблюдены требования к форматам сведений;

сведения о соблюдении требований к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

номера записей актов гражданского состояния, входящих в файл, в отношении которых не соблюдены требования к форматам сведений;

сведения о выявленных несоответствиях требованиям к форматам сведений в отношении соответствующих номеров записей актов гражданского состояния, входящих в файл;

подпись Федеральной налоговой службы.

13. Уполномоченный орган не позднее десяти рабочих дней со дня получения протокола, указанного в пункте 12 настоящих Методических рекомендаций и содержащего перечень выявленных несоответствий, осуществляет исправление выявленных несоответствий и повторно направляет на проверку в Федеральную налоговую службу записи актов гражданского состояния, по которым выявлены несоответствия.

14. Федеральная налоговая служба не позднее трех рабочих дней со дня проверки записей актов гражданского состояния, по которым определено соответствие требованиям к форматам сведений в соответствии с пунктом 9 настоящих Методических рекомендаций, обеспечивает внесение записей актов гражданского состояния в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния.

При внесении записей актов о смерти в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния сведения о моменте (времени) смерти, приведенные в записях актов гражданского состояния в соответствии с подпунктом 8 пункта 3 настоящих Методических рекомендаций, указываются в составе записи акта о смерти.

15. В случае обнаружения в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2019, № 27, ст. 3522) (далее — Федеральный закон «Об актах гражданского состояния») ошибок в записях актов гражданского состояния, которые предоставлены в Федеральную налоговую службу, указанные записи исправляются уполномоченным органом путем внесения исправлений и (или) изменений в соответствующую запись акта гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

16. Записи актов гражданского состояния, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, не подлежат преобразованию.

Записи актов гражданского состояния, включенные в Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния, подлежат постоянному хранению, их уничтожение и изъятие не допускаются. В случае внесения исправлений или изменений в записи актов гражданского состояния, содержащиеся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, ранее внесенные в Единый государственной реестр записей актов гражданского состояния записи актов гражданского состояния сохраняются.

17. Записи актов гражданского состояния хранятся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния в порядке, определенном Федеральным законом «Об актах гражданского состояния».

---