Методические рекомендации по ведению летно-штабной документации службы бортпроводников

(утв. Росавиацией 17.12.2010)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ЛЕТНО-ШТАБНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СЛУЖБЫ БОРТПРОВОДНИКОВ

Настоящие Методические рекомендации разработаны Рабочей группой при ФАВТ.

Экспертная группа УЛЭ ФАВТ.

Вводится впервые.

1. Область применения

Настоящие Методические рекомендации могут быть использованы для ведения летно-штабной документации Службы бортпроводников эксплуатантов (далее — СБП АК).

Целью создания Методических рекомендаций является улучшение работы с документацией в СБП АК, предназначенной для планирования, организации работ и обеспечения выполнения полетов, достижения унификации в структуре, изложении и оформлении документации СБП АК.

Настоящий документ предназначен для использования должностными лицами Службы бортпроводников, в обязанности которых входит ведение летно-штабной документации СБП АК.

Данный документ является рекомендательным и разработан в помощь должностным лицам командно-руководящего состава, осуществляющим деятельность по ведению документооборота СБП АК.

2. Нормативные ссылки

В настоящих Методических рекомендациях использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.98 № 28, действует с 01.01.1999),

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»,

«Типовая инструкция по делопроизводству» (утв. Приказом Росархива от 27.11.00 № 68).

А также использованы опыт и рекомендуемая практика ведущих авиакомпаний РФ.

3. Определения, термины, сокращения

Архив — место для хранения документации.

АК -

Дело — совокупность документов (в отдельных случаях — документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

• Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований Дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
• Формирование Дела — группирование исполненных документов в Дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри Дела.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Документооборот в авиакомпании состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями АК и структурных подразделений, специалистами) и Отделом делопроизводства, помощниками руководителей и референтами структурных подразделений. Помощник руководителя регулирует и организует порядок прохождения документов через своего руководителя.

КРС — Командно-руководящий состав.

Летно-штабная документация — документы, предназначенные для планирования, организации и обеспечения выполнения полетов в летных подразделениях ГА, согласованные с инструкцией по делопроизводству эксплуатанта.

Макет — определение требований к формату документа.

Образец — пример заполненного бланка или макета. Создается во внутреннем нормативном документе в виде приложения к нему.

Отделение бортпроводников — структурная единица СБП.

Официальный документ — созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом.

Проект стандарта — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения и согласования.

Раздел — любой структурный элемент текста внутреннего Стандарта (часть, глава, пункт, подпункт, маркированный абзац или элемент списка).

Руководитель — любое должностное лицо управленческого персонала Авиакомпании, осуществляющее властные полномочия в отношении подчиненного структурного подразделения и ответственное за результат его деятельности.

СБ КЭ — старший бортпроводник кабинного экипажа.

СБП АК — Служба бортпроводников эксплуатанта.

Срок хранения — период времени, наступающий от даты ревизии документа или его отмены, в течение которого следует хранить устаревшую версию документа перед ее уничтожением или передачей в архив.

Структурное подразделение — единица организационной структуры Авиакомпании. Если в тексте внутреннего стандарта прямо не указано обратное, то под структурным подразделением понимается как отдел, служба, так и директорат.

4. Общие положения

Все документы, адресованные в Авиакомпанию (авиапредприятие), независимо от способа пересылки (получения) и видов носителей (почтовое отправление, электронное письмо, факсограмма и т.д.) принимаются и обрабатываются централизованно в специализированном отделе.

В документообороте Авиакомпаний (авиапредприятий) в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

a) поступающая документация (входящая);

b) отправляемая документация (исходящая);

c) внутренняя документация.

Порядок организации (формирование, ведение, контроль, хранение, архивация и уничтожение) документации СБП (далее — Порядок), в том числе документации, используемой непосредственно в работе членов КЭ, осуществляется в соответствии с внутренними нормативными документами АК и определяется утвержденной руководителем АК «Инструкцией ведения летно-штабной документации в СБП АК».

Организационно-методическое руководство постановки делопроизводства и контроль соблюдения требований внутренних стандартов авиакомпании осуществляет назначенное СБП эксплуатанта должностное лицо.

Непосредственное ведение делопроизводства в СБП возлагается на должностных лиц, назначаемых приказом руководителя АК, которые осуществляют свои функции в соответствии с утвержденными должностными инструкциями.

Содержание служебных документов СБП не подлежит разглашению. С документами могут ознакомиться только лица, имеющие отношение к их рассмотрению и исполнению в соответствии с требованиями АК.

• руководящие документы (ВК, ФАП, постановление правительства и т.д.);
• методические материалы (руководства, технологии, методические пособия и т.д.);
• текущая переписка смежных служб;
• летные дела бортпроводников и бортпроводников-инструкторов;
• летные книжки бортпроводников;
• планово-учетные документы;
• журнально-учетные документы;
• бланочные документы.

Полный перечень видов документов СБП представлен в приложении 1 «Перечень летно-штабной документации СБП».

Формы ведения журнальной и бланочной документации устанавливаются едиными в СБП стандартами для унификации делопроизводства.

Некоторые виды журнальной документации могут быть изменены в рабочем порядке с целью добавления новых граф для параметров, требующих учета при работе с личным составом.

Ведение и хранение документации возлагается на назначенное должностное лицо начальником СБП АК в соответствии со своими должностными инструкциями.

Контроль наличия и правильности ведения документации СБП определяется начальником СБП АК.

6. Описание процесса ведения записей в СБП

6.1 Планово-учетная документация.

В СБП разрабатываются:

1. план проведения основных мероприятий СБП на год, месяц (планы работы);

2. план работы КРС и инструкторского состава СБП на месяц;

3. планы-графики работы и отдыха КРС, инструкторского состава, членов кабинного экипажа СБП на год, месяц;

4. план-график профессиональной подготовки персонала СБП.

6.1.1 Планы (отчеты) работы.

На основании планов мероприятий СБП составляются соответствующие планы работы подразделений СБП на определенный период (месяц, год) с учетом текущих и перспективных планов АК.

План работы подразделения СБП предусматривает мероприятия, обеспечивающие выполнение производственных заданий, профессиональную подготовку, мероприятия по летно-методической работе, дисциплинарной практике, а также вопросы клиентского сервиса.

В плане указываются конкретные мероприятия, сроки их выполнения, исполнители или лица, ответственные за выполнение.

В начале каждого раздела плана приводятся мероприятия, подлежащие выполнению ежегодно, ежемесячно, а затем мероприятия, вытекающие из требований приказов, указаний и анализа организации летной работы, состояния безопасности полетов, дисциплины, мониторинга клиентского сервиса и услуг поставщиков.

Индивидуальный план КРС и инструкторского состава СБП. Составление индивидуального плана работы специалистом производится лично в установленные сроки на каждый месяц, согласовывается и утверждается вышестоящим руководителем.

Планы (отчеты) работы составляются на бланках, разработанных в СБП в соответствии с требованиями АК.

На основании утвержденных планов в сроки, установленные АК, руководителем СБП представляется отчет о проделанной работе высшему руководству АК.

Составление отчетов о проделанной работе. За каждый отчетный период (в конце месяца, года) специалистом заполняется отчет по результатам выполненной работы. Отчет заполняется на основании индивидуальных планов работы.

6.1.2. План-график работы и отдыха КРС и инструкторского состава, членов кабинного экипажа СБП.

План-график работы и отдыха членов кабинного экипажа СБП предназначен для планирования и учета времени работы и отдыха членов кабинного экипажа СБП. Он составляется на основании действующего расписания движения ВС, плана работы подразделения, с учетом норм летного времени и равномерного распределения его в течение месяца, а также положений РПП АК.

План-график работы и отдыха членов кабинных экипажей СБП составляется на каждый месяц. Для удобства внесения данных и их корректировок документ составляется как с помощью бумажных носителей, так и с помощью программного продукта. Разрабатывается специалистами по планированию СБП на основании планов-графиков профессиональной подготовки личного состава, графиков отпусков бортпроводников, медосмотров, расписания движения ВС.

При составлении плана-графика в строке против каждой фамилии указываются номера выполняемых рейсов, выходные дни, дни нахождения в резерве по календарным дням каждого месяца. В графе «итого» указываются часы полетного времени каждого члена кабинного экипажа за учетный период с соблюдением требований Приказа МТ РФ от 21.11.05 № 139 «Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха членов экипажей ВС ГА РФ» и дополнений к нему.

Планируемая работа и отдых обозначаются принятыми условными обозначениями. Полеты отмечаются в плане-графике сплошной линией от начала до конца выполнения каждого рейса. Над линией указывается номер рейса, а также планируемое время начала и окончания рейса. Выходные дни обозначаются буквой «В», работа в подразделении «Ш», учеба — буквой «У» и т.д.

В процессе работы все изменения, вызванные задержками рейсов или другими причинами, отмечаются в плане-графике с соответствующей его корректировкой.

План-график работы и отдыха КРС и инструкторского состава оформлен в виде зарегистрированного бланка «График работы командно-руководящего и инструкторского состава Службы бортпроводников».

План-график работы и отдыха бортпроводников согласовывается и утверждается руководителями АК.

6.1.3 План-график профессиональной подготовки членов КЭ.

План-график подготовки и проверки (профессиональной подготовки) членов КЭ является документом планирования и контроля выполнения мероприятий по поддержанию уровня и совершенствованию квалификации бортпроводника. Он составляется в конце текущего года сроком на один год ответственными должностными лицами СБП.

При составлении плана-графика в строке против фамилии авиаспециалиста принятыми условными знаками и сокращениями обозначаются соответствующие виды подготовки, тренировки и проверки. Расшифровка условных обозначений и сокращений, при необходимости, может быть приведена в нижней части графика.

Мероприятия, требующие значительных сроков (ввод в строй, учеба на курсах и т.д.), обозначаются сплошной линией от начала до конца их проведения. В начале линии ставится условный знак проводимого мероприятия. Если в процессе работы появляется необходимость переноса запланированных мероприятий или включения новых, то в график, с разрешения начальника СБП, вносятся коррективы.

Если у члена КЭ имеются допуски на несколько типов ВС, то в плане-графике против его фамилии для каждого типа ВС отводится отдельная строка, в которой условными знаками обозначаются планируемые мероприятия.

6.2 Журнально-учетная документация.

6.2.1 Журнал изучения документов.

Журнал предназначен для персонального учета изучения руководящих документов, информации, а также РПП и его изменений под роспись.

Изучение документов под роспись определяется приказной частью документа или резолюцией руководителя.

Учет изучения документов, когда росписи не требуется, производится в журнале учета профессиональной учебы.

Учет изучения документов с грифом «Для служебного пользования» производится в журнале, находящемся в подразделении.

6.2.2 Журнал предварительной подготовки к полетам СБП.

Журнал предназначен для учета проведения предварительной подготовки членов КЭ к полетам. В нем отмечаются основания (причина) проведения предварительной подготовки и заключение о готовности бортпроводника к выполнению полетов. Форма журнала определяется СБП АК.

Запись в журнал вносится должностным лицом, производившим предварительную подготовку.

Ведение журнала возлагается на назначенное должностное лицо.

Контроль осуществляет начальник СБП.

6.2.4 Журнал разборов СБП.

В журнале представлены темы материалов, подлежащих обсуждению на разборах, проводимых с личным составом СБП.

Все журналы разборов имеют общую форму.

Журнал состоит из следующих разделов:

• «План разбора»;
• «Отчет о выполнении указаний предыдущего разбора»;
• «Содержание выступлений»;
• «Указания руководящего состава АК и СБП».

Первый раздел — «План разбора» состоит из трех частей:

• Общая (информационная) часть.
• Методическая часть.
• Установочная часть.

Второй раздел состоит из отчетов о выполнении предыдущих разборов.

Третий раздел содержит краткие записи выступлений докладчика и присутствующих либо содержит конспект выступления для ознакомления лиц, отсутствовавших на разборе. Если при разборе использовались технические средства записи информации, то носители информации также подлежат хранению для использования их специалистами, отсутствовавшими на разборе.

Учет присутствующих (отсутствующих) на разборе отражается в журнале профессиональной учебы, там же отмечается изучение материалов разбора отсутствующими.

Четвертый раздел журнала содержит указания, поручения и задания начальника СБП.

Допускается ведение журнала разборов с инструкторским составом на отдельных бланках, по содержанию аналогичных журналу разборов в СБП, и подшивка данных бланков в отдельную папку.

Ведение журнала возлагается на назначенное должностное лицо.

Контроль осуществляет начальник СБП.

6.2.4. Журнал профессиональной учебы (методических занятий и дисциплинарной практики).

В журнале учитываются все занятия, проведенные с членами КЭ СБП в классно-групповой форме (профессиональная учеба, изучение документов, разборы полетов и т.п.), а также выдача и выполнение индивидуальных заданий.

Для учета занятий с КРС и инструкторским составом в СБП заводится отдельный журнал.

Посещаемость занятий, учет выдачи и выполнения индивидуальных заданий производится в специальном разделе журнала.

Ведение журнала возлагается на назначенное должностное лицо.

Контроль осуществляет начальник СБП.

6.2.5. Журнал учета авиационных событий, произошедших при участии или по вине бортпроводников.

Журнал предназначен для учета авиационных событий, их предпосылок, чрезвычайных происшествий, повреждений ВС на земле и во время полета, произошедших по вине персонала СБП АК.

Учет названных событий ведется раздельно. Для чего составляется Акт, определяющий характер события (бланк определяется АК). Акт фиксируется в журнале под определенным номером в специальной колонке и хранится вместе с журналом.

Характер событий подразделяется на:

• «Авиационные события в полете»;
• «Авиационные события наземные»;
• «Предпосылки авиационных происшествий/событий»;
• «Чрезвычайные происшествия»;
• «Повреждения ВС».

6.2.7. Журнал регистрации инструктажа персонала СБП по охране труда и технике безопасности.

Форма и порядок ведения журнала определены соответствующими инструкциями по охране труда и технике безопасности.

Ведение журнала возлагается на назначенное должностное лицо.

Контроль осуществляет начальник СБП.

6.2.8. Журнал регистрации инструктажа персонала СБП по противопожарной безопасности.

Форма и порядок ведения журнала определены соответствующими инструкциями по противопожарной безопасности.

Ведение журнала возлагается на назначенное должностное лицо.

Контроль осуществляет начальник СБП.

6.2.9 Журнал учета летных книжек СБП.

Ведение журнала, учет и контроль возврата летных книжек личного состава возлагается на назначенное должностное лицо. Форма журнала учета летных книжек определяется в СБП.

Контроль осуществляет руководитель СБП.

6.3 Бланочная документация.

6.3.1 Задание на полет кабинного экипажа.

Задание на полет кабинного экипажа является учетно-отчетным видом документации. Выдается на каждый рейс в СБП, содержит дату и время вылета, номер рейса, направление, тип ВС, состав КЭ. Заверяется подписью начальника СБП и печатью.

6.3.2. Лист оценок знаний по специальным дисциплинам и проверке практической работы при продлении срока действия свидетельства бортпроводника ГА РФ.

Лист оценок знаний по специальным дисциплинам и проверке практической работы при продлении срока действия свидетельства бортпроводника ГА РФ заполняется на каждого бортпроводника и представляется в Уполномоченный орган ГА РФ при продлении срока действия свидетельства.

После соответствующего оформления «Лист оценок» хранится в летном деле бортпроводника.

Внесение в летное дело авиаспециалиста «Листа оценок» возлагается на бортпроводника-инструктора.

6.3.3. Карта квалификационной проверки. Выдается проверяющему для осуществления проверки уровня теоретических знаний и практической работы члена КЭ.

Заполнение граф и разделов «Карты квалификационной проверки» производится в рейсовых условиях лицом, ответственным за проведение проверки.

Заполненная «Карта квалификационной проверки» хранится в летном деле члена КЭ.

6.3.4 Информационные листы.

Документ информационного, разъяснительного характера. Не относится к распорядительным документам, не требует каких-либо докладов или сообщений об исполнении содержащихся в нем процедур. Цель информационных листов — доведение информации до сведения лиц авиационного персонала СБП.

Информационные листы подписываются начальником СБП АК или его заместителями. Хранение, учет и своевременное изъятие информационных листов возлагается на назначенное начальником СБП должностное лицо.

Информационные листы размещаются на информационных досках в СБП.

7. Описание процесса ведения документации в СБП

7.1 Руководящие документы, информационные листы, методический материал и текущая переписка смежных служб.

Порядок и сроки хранения документов, а также их архивация определяются «Инструкцией ведения летно-штабной документации в СБП АК».

В СБП АК все руководящие документы (письменные формы) должны быть рассредоточены по разделам:

• Распорядительные документы Уполномоченного органа РФ в области ГА
• Распорядительные документы Авиакомпании
• Распорядительные документы Службы бортпроводников АК

Наличие необходимых документов возлагается на ответственное должностное лицо (лиц).

Контроль ведения дел осуществляет начальник СБП АК.

Методический материал, предназначенный для обучения бортпроводников на базе СБП, должен быть расположен в определенном порядке:

• Аварийные процедуры и процедуры летной безопасности на ВС;
• Сервисные процедуры и технологии обслуживания на ВС.

Наличие необходимых документов возлагается на ЛМО (методическую группу или методиста СБП).

Контроль ведения дел осуществляет начальник СБП.

Переписка СБП со смежными службами располагается в следующем порядке:

• входящая;
• исходящая.

Ведение документации осуществляется назначенным начальником СБП должностным лицом Авиакомпании соответственно их должностным инструкциям.

Контроль наличия и правильности ведения летно-штабной документации возлагается на специалистов по летно-методической работе, бортпроводника-инструктора и КРС.

7.2 Летное дело бортпроводника. Порядок формирования и ведения.

Своевременность пополнения и формирование летных дел бортпроводников возлагается на назначенных должностных лиц.

Контроль своевременности пополнения и правильности формирования летных дел бортпроводников осуществляет КРС СБП.

Летное дело открывается титульным листом, который содержит общие сведения о бортпроводнике.

7.2.1 Документы, подлежащие хранению в летном деле, и сроки их хранения:

• копии страниц внутреннего паспорта (титульный лист, регистрация);
• копия титульного листа заграничного паспорта;
• копии заполненных страниц свидетельства бортпроводника;
• копия талона нарушений;
• копия страниц личной медицинской книжки (титульный лист, профессиональная гигиеническая подготовка и аттестация);
• копия медицинского заключения ВЛЭК;
• лист оценок проверки знаний при продлении свидетельства бортпроводника;
• задания на тренировку АСП (суша, вода);
• копия вкладыша-сертификата по АСП (суша, вода);
• сертификат об окончании подготовки по перевозке ОГ на воздушном транспорте;
• карты квалификационных проверок;
• приказы о допуске к полетам;
• сертификат об окончании первоначальной подготовки бортпроводника;
• сертификат о переучивании на новый тип ВС;
• сертификаты о прохождении всех видов КПК.

8. Порядок изучения документов в СБП

8.1. Настоящий порядок разрабатывается в соответствии с требованиями АК, является основополагающим и определяет требования к контролю, учету и изучению документов в СБП.

Своевременное и качественное изучение документов персоналом СБП, безусловное и точное выполнение изложенных в них требований является важным условием обеспечения успешной производственной деятельности и высокого уровня безопасности и регулярности полетов.

Изучение документов строится на следующих принципах:

• дифференцированный подход, т.е. изучение только тех документов, которые необходимы данному специалисту в его производственной деятельности (в части касающейся);
• применение технических средств обучения, способствующих более активному и глубокому восприятию и усвоению требований документа;
• систематический контроль КРС и инструкторским составом СБП организации изучения, а также знаний персоналом СБП требований изучаемых документов;
• индивидуальный подход к обучаемым и учет их способностей.

Организацию и качество изучения документов персоналом СБП несет КРС СБП.

Контроль исполнения по существу требований документа осуществляет начальник СБП в пределах своей компетенции.

Организация и порядок контроля исполнения требований документа осуществляется в соответствии с внутренним стандартом АК.

При получении документов в СБП их изучение проводится в соответствии с распоряжением о введении документа в действие за подписью начальника СБП или его заместителя. Распоряжение включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, форму изучения документа с резолюцией «Под роспись» или простого информирования, подпись и дату.

После чего начальник СБП или его заместитель(ли) организует изучение документа/информации и выполнение требований с подчиненным персоналом. При необходимости начальник СБП организует тиражирование документов, подлежащих изучению, чтобы они имелись в личном распоряжении персонала СБП.

Изучение документов проводится самостоятельно. В целях организации самостоятельного изучения документа допускается организация рассылки необходимой информации посредством электронной почты или в печатном виде.

Организация рассылки возлагается на назначенных должностных лиц СБП.

Изучение документов в классно-групповой форме проводится в инструкторских группах СБП. При этом должны максимально использоваться технические средства обучения и контроля знаний. Материалы занятий (наглядные пособия, конспекты занятий, документы) подлежат хранению в СБП для обеспечения возможности повторного изучения.

При организации и в процессе изучения документов лицам КРС СБП, инструкторскому составу и персоналу СБП рекомендуется соблюдать требования о неразглашении сведений конфиденциального характера.

При изучении документов с резолюцией «Под роспись» персонал СБП после их изучения расписывается в «Журнале изучения документов». Для обеспечения эффективной связи между руководством СБП и членами кабинного экипажа СБП в АК предусмотрен порядок оперативного доведения до сведения членов кабинного экипажа новых приказов, указаний, распоряжений и других документов, регулирующих деятельность СБП, в том числе всех процессов, связанных с выполнением членами КЭ Задания на полет.

---