Методические рекомендации по проведению инвентаризации активов и обязательств в государственных бюджетных учреждениях, подведомственных Минспорту России

(утв. Минспортом России 24.12.2015)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ АКТИВОВ И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ МИНСПОРТУ РОССИИ

Общие положения

Одной из основных задач бюджетного бухгалтерского учета является инвентаризация активов и обязательств.

Инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки активов и обязательств учреждения с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности.

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств бюджетных учреждений осуществляется в соответствии с:

1. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (далее — Инструкция № 157н);

2. Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризации подлежат все активы учреждения независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризация активов проводится по его местонахождению и по материально ответственному лицу. Инвентаризация проводится с целью выявления фактического наличия активов, а также проверки полноты отражения в учете обязательств.

Для проведения инвентаризации в учреждении создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается приказом руководителя. Инвентаризационные комиссии призваны обеспечивать: полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств; правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Обязанность по созданию условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия активов в установленные сроки, возложена на руководителя учреждения.

Началом к проведению инвентаризации служит издание приказа о проведении инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

1. выявление фактического наличия активов (как собственных, так и не принадлежащих учреждению, но числящихся в бухгалтерском учете) в целях обеспечения их сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

2. сопоставление фактически полученных данных о наличии активов в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

3. проверка полноты и правильности отражения в учете оценки активов и обязательств;

4. проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения материальных запасов, ценных бумаг, денежных средств.

Инвентаризация активов и обязательств проводится учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации (п. 20 Инструкции № 157н).

Порядок и сроки проведения инвентаризаций определяются руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным (п. 1.5 Методических указаний): при передаче активов организации в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса; в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Минфина России.

В действующем законодательстве Российской Федерации также определена периодичность проведения инвентаризации отдельных объектов учета. Например, рекомендуется проверять фактическое наличие основных средств — раз в три года; лекарственных средств и медикаментов — раз в год, но не ранее октября отчетного года; драгоценных металлов и драгоценных камней: 1) при их использовании и обращении, а также в ломе и отходах, образующихся при использовании драгоценностей, — два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля); 2) в ломе и отходах, предназначенных для дальнейшего производства драгоценных металлов или их аффинажа, — один раз в год (по состоянию на 1 января); 3) содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), — один раз в год (по состоянию на 1 января).

Инвентаризация библиотечных фондов проводится в сроки, установленные Письмом Министерства финансов Российской Федерации «Об инвентаризации библиотечных фондов» от 04.11.1998 № 16-00-16-198, а именно: 1) наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, проверяются ежегодно; 2) редчайшие фонды — один раз в 3 года; 3) ценные фонды — один раз в 5 лет; 4) фонды до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет; 5) фонды от 100 до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет; 6) фонды от 200 до 1 млн. учетных единиц — один раз в 10 лет; 7) фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки, утверждаемые руководителем учреждения. К плановым инвентаризациям относится и инвентаризация, проводимая учреждением перед составлением годового отчета.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся неожиданно для материально ответственного лица, чтобы установить наличие имущества и обязательств. Они используются для дополнительного контроля над сохранностью отдельных видов имущества учреждения. Внеплановые инвентаризации могут проводиться как по решению руководителя организации, так и по требованию следственных и контрольных органов.

Следует отметить, что инвентаризация может быть как полной, так и выборочной. Учреждение самостоятельно решает вопросы проведения полной или частичной (выборочной) инвентаризации и отражает это в приказе по учетной политике исходя из требований действующего законодательства.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды активов и финансовых обязательств организации, а частичная (выборочная) инвентаризация — один или несколько видов активов и обязательств, например, только денежные средства, основные средства, горюче-смазочные материалы и прочее.

Выборочная инвентаризация наличия материальных ценностей может проводиться в случаях обнаружения нарушения порядка и сроков проведения инвентаризации, а также в случаях установления фактов списания материальных ценностей по незаконным операциям или неправильно оформленным документам.

В период между инвентаризациями следует систематически проводить выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения. Основной задачей таких инвентаризаций является осуществление контроля над сохранностью материальных ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдением материально ответственным лицом установленного порядка ведения первичного складского учета.

Учреждения самостоятельно решают, в какие сроки будет производиться инвентаризация соответствующих активов и пассивов баланса, а также других объектов, числящихся на забалансовых счетах.

Основные правила проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Этап первый — подготовительный. Этот этап включает: 1) определение даты проведения и перечня объектов инвентаризуемого имущества; 2) подготовку приказа о проведении инвентаризации и вручение его членам инвентаризационной комиссии; 3) получение расписок от материально ответственных лиц и пр.

На втором этапе происходит взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

Третий этап — это сопоставление данных инвентаризационных описей с учетными данными, подготовленными бухгалтерией на основании первичных учетных документов. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, заключительный этап — оформление результатов инвентаризации. На этом этапе учетные данные приводятся в соответствие с результатами инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель учреждения приказом (распоряжением) по учреждению.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии необходимо включать представителей службы внутреннего финансового контроля учреждения.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационной комиссии следует получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не сданные в бухгалтерию.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на „__“ (дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.»

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Проверка фактического наличия активов производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Для оформления результатов инвентаризации учреждения применяют формы, утвержденные Приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»: 1) Инвентаризационная опись ценных бумаг — ф. 0504081; 2) Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств — ф. 0504082; 3) Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) — ф. 0504083; 4) Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах — ф. 0504084; 5) Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям — ф. 0504085; 6) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов — ф. 0504086; 7) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов — ф. 0504087; 8) Инвентаризационная опись наличных денежных средств — ф. 0504088; 9) Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами — ф. 0504089; 10) Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям — ф. 0504091; 11) Ведомость расхождений по результатам инвентаризации — ф. 0504092; 12) Акт о результатах инвентаризации — ф. 0504035.

В процессе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности и денежных документов составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, нематериальных активов, материальных запасов и другого имущества, денежных средств, финансовых активов и обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и написания над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

На активы, полученные в пользование или принятые на хранение, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация активов

Под активами учреждения в целях проведения инвентаризации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, материальные запасы, драгоценности, денежные средства и прочие финансовые активы.

Инвентаризации подлежат все активы учреждения независимо от их местонахождения (в том числе активы, находящиеся на ответственном хранении, арендованные, а также не учтенные по каким-либо причинам).

Активы инвентаризируются по его местонахождению и материально ответственному лицу.

Перед началом инвентаризации активов инвентаризационные комиссии обязаны получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств). А материально ответственные лица (в том числе лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества) должны дать расписки о том, что все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Участие материально ответственных лиц при проверке фактического наличия активов обязательно.

Для отражения данных о фактическом наличии активов применяются следующие регистры бюджетного учета: 1) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087); 2) Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088); 3) Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086); 4) Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

На активы, находящиеся на ответственном хранении, а также на арендованные активы составляются отдельные инвентаризационные описи.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

До начала инвентаризации основных средств необходимо проверить: 1) наличие и состояние регистров аналитического учета; 2) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; 3) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений необходимо проверить наличие документов о закреплении права оперативного управления этими объектами или права хозяйственного ведения.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств подлежат инвентаризации также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и полученные в пользование.

По указанным объектам составляется отдельная опись.

При инвентаризации нематериальных активов следует проверить наличие документов, подтверждающих права организации на его использование; правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации непроизведенных активов проверяется наличие документов, подтверждающих право оперативного управления собственностью и законодательное закрепление за учреждением земли, ресурсов недр и т.п., а также своевременность отражения в бухгалтерском учете.

При инвентаризации финансовых вложений проверяются фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

При проверке фактического наличия ценных бумаг устанавливается: 1) правильность оформления ценных бумаг; 2) реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг; 3) сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета); 4) своевременность и полнота отражения в бухгалтерском учете полученных доходов по ценным бумагам.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

Инвентаризация ценных бумаг проводится по отдельным эмитентам с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

Реквизиты каждой ценной бумаги сопоставляются с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии организации.

Инвентаризация ценных бумаг, сданных на хранение в специальные организации (банк-депозитарий — специализированное хранилище ценных бумаг и др.), заключается в сверке остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации, с данными выписок этих специальных организаций.

Финансовые вложения в уставные капиталы других организаций, а также займы, предоставленные другим организациям, при инвентаризации должны быть подтверждены документами.

Для оформления результатов инвентаризации финансовых вложений государственных (муниципальных) учреждений применяется Инвентаризационная опись ценных бумаг ф. 0504081.

Инвентаризация материальных запасов производится отдельно по каждому счету, входящему в состав материальных запасов.

При этом в инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087 заносятся материалы с указанием отдельных групп, видов и других необходимых данных (артикул, сорт и др.) по каждому наименованию.

Записи в опись производятся на основании проверки фактического наличия материальных ценностей путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация материальных запасов должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру и заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера учреждения в процессе инвентаризации материальные запасы могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с Указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Результаты снятия остатков денежных средств в кассе оформляются Инвентаризационной описью наличных денежных средств ф. 0504088.

Для инвентаризации денежных документов и бланков документов строгой отчетности применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности и бланков ценных бумаг производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально ответственным лицам.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации или на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.

Инвентаризация обязательств

Под обязательствами учреждения в целях проведения инвентаризации понимается кредиторская задолженность перед бюджетом, поставщиками, покупателями, персоналом и прочими контрагентами.

Инвентаризация расчетов охватывает значительное число счетов баланса: 1) расчеты по доходам — счет 0 205 00 000; 2) расчеты по выданным авансам — счет 0 206 00 000; 3) расчеты по кредитам, займам (ссудам) — счет 0 207 00 000; 4) расчеты с подотчетными лицами — счет 0 208 00 000; 5) расчеты по ущербу имуществу — счет 0 209 00 000; 6) прочие расчеты с дебиторами — счет 0 210 00 000; 7) расчеты с кредиторами по долговым обязательствам — счет 0 301 00 000; 8) расчеты по принятым обязательствам — счет 0 302 00 000; 9) расчеты по платежам в бюджеты — счет 0 303 00 000; 10) прочие расчеты с кредиторами — счет 0 304 00 000.

В рамках проведения инвентаризации обязательств комиссия путем документальной проверки должна установить: 1) правильность расчетов с кредитными организациями, финансовыми, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы; 2) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по ущербу имуществу; 3) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

До начала проведения инвентаризации обязательств необходимо оформить акты сверки расчетов с контрагентами, налоговыми и финансовыми органами, государственными внебюджетными фондами и т.д.

Инвентаризация расчетов проводится в основном по бухгалтерским документам в согласовании с корреспондирующими счетами (субсчетами).

Расчеты с покупателями, поставщиками, подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами выверяются с подтверждением сальдо по расчетам на день проведения проверки двумя сторонами. Результаты инвентаризации расчетов оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф. 0504089.

По задолженности работникам учреждения выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение), суммы не сданных в кассу остатков авансов.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: 1) правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями учреждения, выделенными на самостоятельные балансы; 2) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям; 3) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Гражданское законодательство устанавливает, в частности, следующие основания признания дебиторской задолженности юридического лица безнадежной: 1) истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ); 2) невозможность исполнения обязательства (ст. 416 ГК РФ); 3) прекращение обязательства на основании акта государственного органа (ст. 417 ГК РФ); 4) ликвидация юридического лица (ст. 419 ГК РФ).

Оформление результатов инвентаризации

Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и материально ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости) передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия материальных ценностей, финансовых активов и обязательств с данными бухгалтерского учета.

Выявленные при этом расхождения в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации ф. 0504092 и составляется акт о результатах инвентаризации ф. 0504035. Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

После окончания инвентаризации выявленные расхождения (излишки, недостача) должны быть отражены в бухгалтерском учете, а при необходимости материалы направлены в судебные органы для предъявления гражданского иска.

Все бухгалтерские записи по отнесению на виновных лиц недостач предметов нефинансовых активов производятся по рыночной стоимости и в корреспонденции со счетом финансового результата текущей деятельности учреждения 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Выявленные недостачи по рыночной стоимости относятся на виновных лиц и на соответствующие счета дебета счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу» в корреспонденции с кредитом счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Одновременно по дебету счета 0 401 10 172 списывается остаточная стоимость основных средств и нематериальных активов или балансовая стоимость материалов.

Возмещение ущерба

Статьями 246 — 248 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) даны правовые определения размера причиненного ущерба, причин его возникновения и порядок возмещения.

Согласно приведенным правовым нормам взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.

При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суд.

Работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.

Если причиненный ущерб обнаружен в результате инвентаризации материальных ценностей или ревизии (проверки) финансово-хозяйственной деятельности учреждения, то днем обнаружения материального ущерба считается день подписания соответствующего акта или заключения проверяющими.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

При получении решения суда суммы, отнесенные на виновных лиц, уточняются в соответствии с исполнительным листом и отражаются в регистрах бухгалтерского учета.

Срок обращения администрации учреждения в суд по вопросам взыскания с работника причиненного им материального ущерба, установлен ст. 392 ТК РФ — один год со дня обнаружения ущерба. В случае пропуска срока исковой давности по уважительным причинам он может быть восстановлен судом.

Результаты инвентаризации и их документальное оформление

По итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения (излишки или недостачи) между фактическим наличием финансовых и нефинансовых активов, обязательств с данными бухгалтерского учета. Эти расхождения обобщаются и заносятся в Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней заполняются такие показатели, как: 1) фамилия, имя, отчество материально ответственного лица; 2) наименование объекта учета и его номер; 3) единица измерения; 4) номер счета бюджетного учета; 5) результаты инвентаризации (недостача в пределах и сверх норм естественной убыли в количественном и суммовом выражении, рыночная стоимость объекта учета, разница между рыночной и балансовой стоимостью, излишки в количественном и суммовом выражении).

Отражение результатов инвентаризации в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (п. 3 ст. 12) выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: 1) излишек имущества оприходован по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации; 2) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли отнесены на расходы, а сверх норм — на счет виновных лиц или на финансовые результаты.

В целях бухгалтерского учета под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия их к бухгалтерскому учету.

Оприходование излишков в бухгалтерском учете отражается по кредиту счета 0 401 10 180 «Прочие доходы» и дебету аналитических счетов: 0 101 00 000 «Основные средства», 0 102 00 000 «Нематериальные активы», 0 103 00 000 «Непроизведенные активы», 0 105 00 000 «Материальные запасы».

Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете в следующем порядке: 1) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается на расходы учреждения (в дебет счетов 0 401 20 200, 0 106 04 340); 2) недостача имущества (материальных ценностей, денежных средств и другого имущества) сверх норм естественной убыли, а также недостача имущества, для которого нормы естественной убыли не установлены, относятся на счет виновных лиц (в дебет счета 0 209 00 000). Если виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то суммы таких недостач списываются на убытки учреждения (в дебет счетов 0 401 10 172, 0 401 10 173).

Списание недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли производится на основании решений следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Недостача денежных средств в кассе отражается по дебету счета 0 209 81 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств» и кредиту счета 0 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения».

Недостача денежных документов отражается по дебету счета 0 209 82 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам иных финансовых активов» и кредиту счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами». Одновременно производится запись на сумму недостающих денежных документов по кредиту счета 0 201 35 610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения» и дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Списание дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности по доходам, признанной в соответствии с законодательством Российской Федерации нереальной к взысканию, отражается по дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 205 00 000 «Расчеты по доходам» (0 205 21 660 — 0 20 541 660, 0 205 52 660, 0 205 53 660, 0 205 71 660 — 0 205 75 660, 0 205 81 660) с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Списание нереальной ко взысканию суммы задолженности по предоставленным авансам отражается на основании Справки (ф. 0504833) с приложением оправдательных документов по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам» (0 206 21 660 — 0 206 26 660, 0 206 31 660 — 0 206 34 660, 0 206 41 660, 0 206 42 660, 0 206 52 660, 0 206 53 660, 0 206 62 660, 0 206 63 660, 0 206 91 660) и дебету счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Списание кредиторской задолженности

Сроки проведения инвентаризации активов и обязательств

Таблица 1

Состав и обязанности постоянно действующей инвентаризационной комиссии

Возложить на комиссию следующие обязанности:

проведение плановой инвентаризации;

проведение выездных инвентаризаций;

проведение инвентаризации при смене материально ответственных лиц.

Персональную ответственность за выполнение обязанностей комиссии несет председатель комиссии.

Типовое положение об инвентаризационной комиссии

Общие положения

Инвентаризационная комиссия — это профессиональное объединение работников, заинтересованных в форме коллективного сотрудничества по выявлению фактического наличия имущества ___________, его состояние и оценка, которые сопоставляются с данными бухгалтерского учета.

Цель деятельности комиссии

Обеспечение контроля над сохранностью бюджетных средств и средств, полученных за счет внебюджетных источников, и проверка достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Организация работы инвентаризационной комиссии

Инвентаризационная комиссия действует на базе ___________.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

Создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии оформляется приказом учреждения.

Руководитель __________ создает условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

В отчетном году может быть проведено __________ инвентаризаций, при этом дата их проведения, перечень активов и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем _________ за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. Плановую инвентаризацию целесообразно начинать 1-го числа месяца.

В определенных случаях проводится внеплановая инвентаризация: 1) при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; 2) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; 3) при смене материально ответственных лиц; 4) при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества; 5) в случае стихийного бедствия, пожара, или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; 6) при реорганизации или ликвидации учреждения; 7) в других случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.

До начала проверки фактического наличия активов инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

От материально ответственных лиц получаются расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если инвентаризация активов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, на время длительного отсутствия инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи должны храниться в ящике в закрытом помещении, где сводится инвентаризация.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, других активов и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам. Фактическое наличие активов при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия активов производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Описи в двух экземплярах подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок.

Формы актов инвентаризации

При проведении инвентаризации в ________ использовать следующие регистры: 1) акт инвентаризации остатков на счетах учета денежных средств; 2) акт инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов; 3) акт инвентаризации по объектам нефинансовых активов; 4) акт инвентаризации наличных денежных средств; 5) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами; 6) акт о результатах инвентаризации.

Инвентаризация нефинансовых активов

Под нефинансовыми активами понимаются все средства учреждения, имеющие материально-вещественную форму, в том числе: 1) основные средства; 2) нематериальные активы; 3) непроизведенные активы; 4) материальные запасы.

До начала инвентаризации основных средств необходимо проверить: 1) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета; 2) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации; 3) наличие документов на основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду или на хранение. При отсутствии документов, необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации здания, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в оперативном управлении ________.

Машины и оборудование являются самостоятельными инвентарными объектами и заносятся в описи с указанием заводского номера по техническому паспорту организации изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Объекты основных средств инвентаризуются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи предметы вносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в негодность (порча, полный износ и т.п.).

Инвентаризация материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение закрывается и комиссия переходит для работы в следующее помещение. Комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц.

Предметы спецодежды, столового и постельного белья, отправленные в стирку, должны записываться в инвентаризационную опись на основании записи приема грязного белья.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Оприходование излишков основных средств, выявленных при инвентаризации, отражается по рыночной стоимости принятой бухгалтерской записью. При оприходовании объектов основных средств оформляются следующие формы: 1) Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений); 2) Акт о приеме-передаче здания (сооружения); 3) Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений).

Одновременно на объект заводится Инвентарная карточка учета основных средств. Материально ответственное лицо, за которым закрепляется данный объект, должно расписаться в его получении, с указанием даты оприходования, и включить в инвентарный список основных средств. Учет библиотечных фондов, предметов мягкого инвентаря и посуды ведется в Книге учета материальных ценностей.

Списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций, оформляется принятыми бухгалтерскими записями по балансовой стоимости.

Списание основных средств вследствие недостачи, установленной при инвентаризации, отнесенных за счет виновных лиц, производится следующей схемой корреспонденций счетов: начисляются доходы в связи с недостачей, хищениями и др., отнесенными за счет виновных лиц, по рыночной стоимости; производится списание стоимости объекта с баланса.

Выбытие основных средств оформляется следующими первичными документами: 1) Акт о списании объекта основных средств; 2) Акт о списании групп объектов основных средств; 3) Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря; 4) Акт о списании исключенной из библиотеки литературы с приложением списков исключенной литературы.

Инвентаризация финансовых активов

По наличным денежным средствам составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств. В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

По задолженности работникам ________ выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

При плановой инвентаризации расчетов учреждение должно провести также инвентаризацию своей задолженности перед поставщиками и подрядчиками. В ходе инвентаризации должны быть выявлены причины образования кредиторской задолженности с последующим ее урегулированием. Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, не реальные для взыскания, должны списываться по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить: 1) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями; 2) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям; 3) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности.

Результаты оформляются Актом инвентаризации остатков на счетах учета денежных средств и Актом инвентаризации расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Суммы, поступившие в возмещение причиненного ущерба, оформляются бухгалтерской записью в зависимости от того, на какой счет поступили суммы.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

По бланкам строгой отчетности составляется Акт инвентаризации. Для списания бланков строгой отчетности применяется Акт о списании. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения на основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации.

Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Налоговые последствия инвентаризации

Результаты инвентаризации заносятся в соответствующие налоговые регистры учета прочих доходов и расходов с последующим учетом при формировании налоговой декларации по налогу на прибыль.