Методические рекомендации по организации и проведению публичных мероприятий (пресс-конференций, брифингов, круглых столов, пресс-туров) в территориальных органах ФССП России

(утв. ФССП России 30.11.2012)

Утверждаю И.о. директора Федеральной службы судебных приставов — главного судебного пристава Российской Федерации С. В. Сазанов 30 ноября 2012 года

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ПРОВЕДЕНИЮ ПУБЛИЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЙ, БРИФИНГОВ, КРУГЛЫХ СТОЛОВ, ПРЕСС-ТУРОВ) В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ФССП РОССИИ

I. Общие положения

1.1. Настоящие Методические рекомендации подготовлены с целью оказания практической помощи отделам (группам или отдельным специалистам) по взаимодействию со средствами массовой информации территориальных органов ФССП России по организации и проведению мероприятий для средств массовой информации (пресс-конференций, брифингов, круглых столов, пресс-туров) в территориальных органах ФССП России (далее — мероприятия для СМИ).

1.2. Основной задачей мероприятий для СМИ является наиболее полное и достоверное информирование общественности через средства массовой информации (далее — СМИ) о деятельности ФССП России и ее территориальных органов.

1.3 Под мероприятиями для СМИ понимаются:

пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое официальными лицами с целью информирования журналистов по актуальным вопросам деятельности; брифинг — краткая пресс-конференция, посвященная одному вопросу; круглый стол — мероприятие, на которое, как правило, приглашаются эксперты и специалисты из различных организаций для обсуждения и выработки решений по актуальным вопросам; пресс-тур — показательное мероприятие для представителей СМИ, проводимое с целью ознакомления с основными направлениями деятельности ФССП России и ее территориальных органов.

II. Особенности организации и проведения пресс-конференции

2.1. При организации пресс-конференции необходимо четко обозначить информационный повод. Этот повод должен быть новостийным — нечто еще не освещенное в СМИ, что-то значимое и срочное. Это может быть начало конкретной подготовленной акции и новации в деятельности Службы, и введение новых положений законодательства, регламентирующего деятельность ФССП России, и иные значимые события. Кроме того, важно четко определить, какое ключевое сообщение необходимо распространить среди журналистов.

2.2. На следующем этапе следует определить место проведения пресс-конференции. Независимо от того, где она будет проходить, необходимо обеспечить соответствующее техническое оснащение помещения, аудио- и видеооборудование (микрофоны для участников и журналистов, видеоканалов либо экраны для демонстрации видеоматериалов и т.п.). Целесообразно проводить пресс-конференции в здании управления территориального органа ФССП России. Это позволит привлечь большее количество представителей СМИ, так как будет отсутствовать элемент конкуренции между СМИ по использованию информационной площадки.

2.3. Следует определить день недели, дату и время проведения пресс-конференции. Традиционно лучшими днями считаются вторник, среда и четверг. Прежде чем определять дату пресс-конференции, рекомендуется уточнить, какие еще события, конкурирующие за внимание журналистов, запланированы на этот день и время. При выборе времени проведения пресс-конференции необходимо помнить, что это мероприятие проводится для СМИ. Наиболее удобным временем для них является первая половина дня, поскольку чем ближе к вечеру проходит пресс-конференция, тем сложнее будет успеть журналистам подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Необходимо помнить, что, если пресс-конференции будут проводиться слишком часто, по незначительным поводам, представители СМИ могут потерять к ним интерес.

2.4. В обязательном порядке должен быть подготовлен анонс пресс-конференции. Редактору или журналисту важно быстро определить, интересно ли им данное пресс-мероприятие. Анонс пресс-мероприятия должен быть кратким, но информативным. В анонсе, как правило, указываются: дата, время и место проведения пресс-конференции (день недели, дата, время и адрес); название либо тема пресс-мероприятия (название должно быть коротким и отражать повод проведения пресс-конференции); инициатор ее проведения. Если в пресс-мероприятии принимает участие известное лицо, его необходимо обозначить в анонсе, так как это может привлечь внимание СМИ; имена и должности участников. В случае, если участников несколько, в анонсе можно указать только наиболее интересных для прессы; порядок и предельный срок аккредитации; контакты для аккредитации либо получения дополнительной информации (телефон или адрес электронной почты, контактное лицо). Анонс должен быть согласован с руководителем территориального органа ФССП России и участниками пресс-конференции. Согласованный анонс необходимо направить в СМИ за несколько дней до мероприятия. Следует учитывать, что большинство редакторов окончательно решает, отправить ли журналистов на пресс-мероприятие, лишь по получении всех анонсов о событиях предстоящего дня.

2.5. Перед началом пресс-конференции журналистам необходимо раздать пресс-релиз. В случае, если пресс-конференция проходит вне здания управления территориального органа ФССП России, пресс-релиз необходимо также иметь и в электронном виде. Пресс-релиз должен содержать: интересный заголовок; дату и тему пресс-конференции, имена и должности участников; основное сообщение для прессы; цитаты из докладов спикеров, которые будут участвовать в пресс-конференции; данные о событии; справочные данные о работе территориального органа ФССП России; контактные данные для дополнительной информации. Пресс-релиз должен быть согласован с руководителем территориального органа ФССП России. Журналистам также можно предоставить и другие дополнительные материалы, которые могут быть им полезны. Например: презентация, таблицы, схемы, демонстрируемые на экране (в случае наличия визуального ряда на пресс-конференции), текст речи участников, фотографии, исследования, факты по теме, освещаемой на пресс-конференции.

2.6. В случае, если журналисты хотят получить интервью или задать вопросы участникам сразу по окончании пресс-конференции в индивидуальном порядке, целесообразно уведомить журналистов заранее, будет ли возможность пообщаться с участниками после пресс-конференции.

2.7. На пресс-конференции выступают от одного до четырех участников. Как правило, это главный спикер (чаще всего это руководитель территориального органа ФССП России) и участники, которые являются экспертами по тем или иным вопросам, касающимся темы пресс-конференции. Пресс-конференцию должен вести модератор (ведущий).

2.8. При подготовке пресс-конференции необходимо заранее согласовать распределение ролей, очередность и темы выступлений, кто на какие вопросы будет отвечать и т.д. Сообщить об этом модератору (ведущему). Обсудить и отработать действия в случае возникновения проблем (например, появление оппонента, опровергающего заявление и задающего провокационные вопросы), а также составить список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов, и подготовить ответы на них, различные статистические данные и т.п. и держать их под рукой. Важно помнить: надо быть готовыми к неудобным вопросам, если они есть в рамках заданной темы.

2.9. Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов. Затем представляют участников пресс-конференции. После этого слово предоставляется первому из участников, затем — в соответствии с согласованным порядком выступлений. По окончании выступления всех спикеров модератор предлагает журналистам задавать вопросы. Если журналисты в вопросах уходят от темы, модератор должен помочь вернуть внимание прессы к теме пресс-конференции («это очень интересный вопрос, но сегодня мы обсуждаем...»). Когда все вопросы заданы, ведущий может указать на возможность интервьюирования участников по окончании пресс-конференции. Благодарит всех за посещение мероприятия и прощается.

2.10. По окончании пресс-конференции пресс-релиз необходимо направить в те СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции.

2.11. По итогам пресс-конференции необходимо подготовить новостное сообщение, в котором должна быть отражена актуальная и интересная информация, рассмотренная в рамках пресс-конференции. Указанное новостное сообщение следует разместить на интернет-сайте территориального органа ФССП России и направить в СМИ. Разновидностью пресс-конференции также являются онлайн-конференция (прямая линия) и пресс-ланч. Онлайн-конференция (прямая линия) — мероприятие, проводимое с официальным лицом и представляющее собой ответы на поступающие вопросы в режиме реального времени как от журналистов, так и от граждан (интернет-пользователей). Пресс-ланч — это неофициальное мероприятие для ограниченного числа представителей СМИ, являющихся наиболее интересными для Службы, в рамках которого в неформальной обстановке обсуждаются актуальные вопросы деятельности ФССП России и ее территориальных органов. В пресс-ланче участвует руководство территориального органа ФССП России и средств массовой информации.

III. Особенности организации и проведения брифинга

3.1. Брифинг — это краткая пресс-конференция, в ходе которой официальное лицо излагает представителям СМИ официальную позицию Службы по конкретному вопросу.

3.2. При организации брифинга, как и при проведении пресс-конференции, необходимо четко определить тему. Брифинг проходит в формате заявления официального лица, после чего возможны уточняющие вопросы от представителей СМИ по теме выступления. Часто брифинги проводятся в рамках рабочих поездок, семинаров, коллегий или при наличии большого количества запросов от представителей СМИ по определенному вопросу и т.п.

3.3 Брифинг, как и пресс-конференция, должен быть проанонсирован.

В анонсе должны быть указаны: дата, время и место проведения брифинга, его тема, имя и должность официального лица, принимающего участие в брифинге, порядок аккредитации, контакты для аккредитации либо дополнительной информации. Анонс должен быть согласован с руководителем территориального органа ФССП России и направлен в СМИ.

3.4. Перед началом брифинга журналистам необходимо раздать пресс-релиз, в котором отражена информация по затрагиваемым на брифинге вопросам. Структура пресс-релиза для брифинга аналогична структуре пресс-релиза, подготавливаемого для пресс-конференции.

3.5. В случае, если брифинг не связан с каким-либо происшествием или иным событием, требующим незамедлительного общения со СМИ, то его целесообразно проводить, так же как и пресс-конференцию, в первой половине дня во вторник, среду или четверг, предварительно выяснив, какие еще события запланированы на этот день и это время.

3.6. Брифинг должен вести модератор (ведущий). Основной целью модератора (ведущего) при проведении брифинга является пресечение вопросов, которые не относятся в заявленной теме брифинга, и контроль времени проведения брифинга. Продолжительность брифинга не должна превышать 30 — 40 минут. Пресс-релиз по итогам брифинга необходимо опубликовать на интернет-сайте территориального органа ФССП России и направить в СМИ.

IV. Особенности организации и проведения круглого стола

4.1. Круглый стол — это конференция или собрание, на которое приглашаются эксперты и специалисты из различных организаций и ведомств для обсуждения и выработки решений по актуальным вопросам. Отличие круглого стола от пресс-конференции заключается в том, что в круглом столе помимо представителей Службы судебных приставов принимают участие специалисты и эксперты из других организаций и ведомств, компетентные в рассматриваемом на круглом столе вопросе, в том числе и журналисты.

4.2. Основной целью проведения круглых столов является обсуждение проблемных вопросов и выработка решения по данным вопросам. Круглые столы рассчитаны на небольшое количество лиц, которые собираются с целью обсудить заранее поставленные вопрос или проблему, обобщить идеи и мнения, касающиеся обсуждаемой проблемы. Суть круглого стола заключается в том, что все участники равноправны в принятии решений. Круглый стол дает возможность не только получить информацию, но и обменяться мнениями, а практикам — поделиться опытом.

4.3. При планировании круглого стола следует четко проработать тему, определить проблемные вопросы, составить список организаций и ведомств, которым целесообразно принять участие в обсуждении заявленной темы, распределить роли среди участников круглого стола, а также заранее подготовить резолюцию и разослать ее всем участникам круглого стола, чтобы по окончании ее принять и подписать необходимые соглашения, если такие имеются.

4.4. В организации круглого стола принимают участие как специалисты по взаимодействию со СМИ, так и работники того структурного подразделения территориального органа ФССП России, в чьей компетенции находится обсуждаемый вопрос.

4.5. При организации круглого стола важно место его проведения. Независимо от того, где он будет проходить, необходимо соответствующее техническое оснащение помещения. Определяя дату и время проведения круглого стола, следует учесть запланированные на выбранный день мероприятия, которые также могут привлечь внимание СМИ.

4.6. После решения вышеуказанных вопросов необходимо подготовить анонс круглого стола, в котором следует указать дату, время и место проведения, его тему и участников. Если невозможно указать участников персонально, следует указать, какие ведомства или организации будут представлены на мероприятии, основные вопросы, которые будут обсуждаться в ходе круглого стола, порядок аккредитации, контакты для аккредитации либо дополнительной информации. Анонс должен быть согласован с руководителем территориального органа ФССП России и участниками круглого стола.

4.7. Согласованный анонс необходимо направить в СМИ за несколько дней до круглого стола.

4.8 Перед началом круглого стола журналистам следует раздать пресс-релиз, в котором обязательно указать:

тему круглого стола, имена и должности участников; основное сообщение для прессы; цитаты из докладов спикеров, которые будут участвовать в пресс-конференции; справочную информацию по обсуждаемому вопросу (например, если круглый стол посвящен вопросам детства, то в пресс-релизе рассказывается о практике взыскания алиментов, предоставлении жилья детям-сиротам); контактные данные для дополнительной информации. Также журналистам предоставляются и другие дополнительные материалы, которые могут быть им полезны. Например: презентации, таблицы, схемы, демонстрируемые на экране (в случае наличия визуального ряда), тексты выступлений участников, фотографии, исследования, факты по теме, обсуждаемой на круглом столе.

4.9. Пресс-релиз должен содержать информацию от всех участников круглого стола по обсуждаемой теме и быть с ними согласован.

4.10. Если журналисты хотят получить интервью или задать вопросы участникам сразу по окончании круглого стола в индивидуальном порядке, то их целесообразно предупредить заранее, будет ли возможность пообщаться с участниками после круглого стола.

4.11. По итогам круглого стола необходимо подготовить новостное сообщение, в котором должна быть отражена актуальная и интересная информация, рассмотренная в рамках заседания круглого стола. Указанное новостное сообщение следует опубликовать на интернет-сайте территориального органа ФССП России и направить в СМИ.

V. Особенности организации и проведения пресс-тура

5.1. Пресс-тур — это запланированное выездное мероприятие, предназначенное специально для журналистов, которое проводится с целью получения объективных журналистских публикаций в СМИ о деятельности Службы. Поводом для проведения пресс-тура может послужить как необходимость ознакомить общественность с деятельностью Службы, так и любое значимое событие, в котором Служба судебных приставов принимает непосредственное участие. Как и пресс-конференция, пресс-тур является одной из самых эффективных форм взаимодействия с журналистами. Главным преимуществом пресс-тура считается его неофициальный характер, то есть предоставленная журналистам возможность увидеть какое-либо событие изнутри и даже поучаствовать в нем.

5.2. При организации пресс-тура должна быть четко определена цель его проведения. Это может быть как наиболее полное ознакомление с деятельностью судебных приставов при исполнении какой-либо категории исполнительных документов, так и пресечение негативной информации в СМИ и предоставление журналистам возможности увидеть реальную картину происходящего.

5.3. После определения цели необходимо назначить дату проведения пресс-тура, работников территориального органа ФССП России, ответственных за его подготовку и проведение, объект посещения для журналистов. По всему маршруту пресс-тура журналистов должен сопровождать и координировать их деятельность специалист по взаимодействию со СМИ территориального органа ФССП России. Если в пресс-туре задействованы несколько структурных подразделений, то заранее должен быть обозначен маршрут следования и в каждом подразделении определен работник, ответственный за предоставление комментариев и разъяснений представителям СМИ. Кроме того, если в проведении пресс-тура заинтересованы представители администрации или других ведомств, то целесообразно организовать их участие в пресс-туре. За день до пресс-тура следует получить подтверждение и данные должностных лиц, которые намерены принять участие в мероприятии.

5.4. Обязательно составляется список приглашаемых журналистов, который должен включать представителей не более чем 10 средств массовой информации.

5.5. Пресс-тур должен быть проанонсирован. В анонсе указывается следующая информация: дата, время и место проведения пресс-тура, его название либо тема, краткое описание запланированных мероприятий, порядок аккредитации, контакты для аккредитации либо дополнительной информации. В случае, если в пресс-туре принимает участие руководство территориального органа ФССП России, то это необходимо отразить в анонсе. Анонс должен быть направлен в СМИ не позднее чем за неделю до предполагаемой даты пресс-тура.

5.6. За несколько дней до проведения пресс-тура в СМИ направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением о его некоторых деталях.

5.7. Также за несколько дней до пресс-тура должен быть сформирован список журналистов, которые примут в нем участие, включая представителей телеканалов, и их требования по обеспечению технической стороны их работы. Кроме того, необходимо выяснить, хотели бы журналисты, которые не смогут принять в нем участие, получить информацию об итогах проведения пресс-тура.

5.8. Для пресс-тура необходимо подготовить пресс-кит (подборка материалов, которые могут быть потенциально полезными СМИ как в ходе пресс-тура, так и при подготовке материалов по его окончании). В пресс-кит обычно включают бэкграунд (базовая информация новостного характера, на основании которой создается журналистский материал), пресс-релиз, кейс-стори (сообщение с указанием положительных примеров из деятельности территориального органа ФССП России), обзорные материалы по темам, затрагиваемым в ходе пресс-тура.

5.9. При организации пресс-тура в обязательном порядке должен быть решен вопрос прибытия журналистов на мероприятие. Если пресс-тур проходит в черте центра субъекта Российской Федерации, необходимо договориться с журналистами о месте сбора. В случае проведения мероприятия за пределами центра субъекта Российской Федерации должен быть решен вопрос доставки представителей СМИ на место проведения мероприятия. В обязательном порядке журналистам должны быть предоставлены точный адрес, подробные схемы проезда до места проведения пресс-тура, контактные телефоны ответственного за проведение мероприятия.

5.10. По окончании пресс-тура готовится новостное сообщение, которое размещается на интернет-сайте территориального органа ФССП России и направляется в СМИ.

Отдел по взаимодействию со средствами массовой информации

---