Методические рекомендации по организации работы районных (городских) межведомственных архивов документов по личному составу
Актуально на 11.11.2026.
Как цитировать: "Методические рекомендации по организации работы районных (городских) межведомственных архивов документов по личному составу". https://bukva.ai/docs/metodicheskie-rekomendatsii-po-organizatsii-glavarhiv-sssr-glavnoe
(одобрены Главархивом СССР 22.07.1986)
Внимание
Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Росархива от 08.10.2020 № 131.
Одобрены
комиссией
по научно-исследовательской
и методической работе
Главархива СССР
22 июля 1986 года
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ РАЙОННЫХ (ГОРОДСКИХ) МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
ВВЕДЕНИЕ
Коммунистическая партия и Советское правительство постоянно уделяют внимание вопросам своевременного рассмотрения писем, жалоб и заявлений трудящихся.
Ленинские принципы работы советского государственного аппарата, требующие внимательного и чутко отношения к письмам и заявлениям советских людей, рассмотрения по существу и в установленные сроки предложений и просьб трудящихся, являются основой законодательства Союза ССР в этой области.
На необходимость неукоснительного соблюдения всеми учреждениями и ведомствами установленного порядка рассмотрения писем и жалоб трудящихся неоднократно обращалось внимание на съездах Партии, в постановлениях и решениях Партии и Правительства, в частности, в постановлениях ЦК КПСС «О мерах по дальнейшему улучшению работы с письмами и предложениями трудящихся в свете решений XXVI съезда КПСС» (апрель 1981 г.), о работе с письмами и заявлениями трудящихся (июль 1982 г.).
В настоящее время все больше внимания уделяется социальной политике, повышению роли «человеческого» фактора в развитии нашего общества, что нашло свое отражение в «Основных направлениях экономического и социального развития СССР на 1986 — 1990 годы и на период до 2000 года». В политическом докладе ЦК КПСС на XXVII съезде КПСС отмечено, что в наших делах большое место должна занимать забота о старшем поколении — ветеранах войны и труда.
В этих условиях особое значение приобретает использование документов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан, рассмотрение и исполнение запросов социально-правового характера.
Решения Партии и Правительства о работе с письмами и заявлениями трудящихся в полной мере относятся и к деятельности архивов, учреждений, организаций и предприятий.
В ведомственные архивы страны ежедневно обращаются десятки тысяч граждан за документальным подтверждением своей трудовой и общественной деятельности, размеров заработной платы, полученного образования и многим другим вопросам. Рассмотрение поступающих от граждан запросов социально-правового характера, наведение и выдача соответствующих архивных справок занимают важное место в работе ведомственных архивов.
При существующей организации ведомственного хранения документов, когда каждое учреждение хранит свои материалы обособленно, их упорядочение, учет и использование требуют значительных материальных и трудовых затрат (выделение и содержание соответствующих помещений, введение в учреждениях штатных должностей архивных работников, выполнение значительного объема работ по научно-технической обработке документов и т.п.).
Вместе с тем, опыт показывает, что сохранность документов по личному составу, особенно в организациях городского и районного звена должным образом не обеспечивается, нередки факты их утраты и гибели, вследствие чего трудящиеся не всегда имеют возможность подтвердить полностью свой трудовой стаж.
Проблему обеспечения надежной сохранности документов, отражающих трудовую деятельность граждан, а также эффективность использования их в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов трудящихся успешно решают созданные по инициативе архивных органов в ряде республик районные, городские межведомственные архивы по личному составу, действующие за счет специальных (внебюджетных) средств.
Архивы по личному составу проводят большую работу по комплектованию, учету, сохранности и использованию документов, обеспечивается высокое качество архивных справок. Многие архивы проводят и научно-техническую обработку документов по личному составу. Расширяются возможности для оказания методической и практической помощи учреждениям, организациям и предприятиям в совершенствовании организации работы с документами в делопроизводстве и контроля за состоянием и сохранностью документов по личному составу. Деятельность межведомственных архивов положительно влияет на общее состояние архивного дела в городе, районе.
За время своего существования межведомственные архивы во всех союзных республиках доказали значительные экономические преимущества централизованного хранения и использования документов по личному составу. В частности, стоимость хранения и использования 1 дела в межведомственном архиве в среднем по стране в 3,7 раза дешевле, чем в отдельном учреждении.
В своей работе межведомственные архивы документов по личному составу руководствуются законодательством СССР, союзных республик Положением о Государственном архивном фонде СССР, распорядительными документами Главархива СССР, главархивов союзных республик местных советских и архивных органов, типовым положением о районном (городском) межведомственном архиве документов по личному составу.
Настоящие методические рекомендации подготовлены на основе изучения и обобщения накопленного союзных республиках опыта работы межведомственных архивов документов по личному составу в современных условиях и предназначены для использования при решении методических и практических вопросов организации работы таких архивов, создаваемых как при исполкомах районных и городских Советов народных депутатов, так и в системе главархива союзных республик <1>.
<1> Методические рекомендации могут использоваться также и отделами централизованного хранения (хранилищами) документов по личному составу, создаваемыми при государственных архивах. В дальнейшем, как правило, — межведомственный архив — МВА.
Рекомендации являются основным нормативно-методическим документом, содействующим эффективному выполнению межведомственными архивами своих задач и функций. Требования настоящих Рекомендаций взаимосвязаны с соответствующими положениями, изложенными в «Правилах работы государственных архивов». (М., 1984 г.) и «Правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986 г.).
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
1.1. Районные (городские) межведомственные архивы документов по личному составу создаются в целях наиболее эффективного обеспечения сохранности и использования документов в социально-правовых интересах граждан.
1.2. Правовой основой организации и деятельности МВА являются распорядительные документы Совета Министров союзной республики, главархива республики, решения местных советских органов.
1.3. Вопрос об образовании МВА решается Советами Министров союзных и автономных республик, исполкомами областных, краевых Советов народных депутатов по представлению главархивов союзных республик, соответствующих архивных и местных советских органов.
При подготовке предложений о создании МВА необходимо учитывать следующие факторы:
- количество предполагаемых учреждений — источников комплектования;
- сеть государственных архивов в республике;
- интенсивность образования документов по личному составу в учреждениях, перспективы комплектования МВА;
- состав и интенсивность использования документов по личному составу;
- трудовые и финансовые затраты на обеспечение централизованного хранения и использования документов;
- наличие помещений, пригодных для архивохранилищ.
1.4. МВА являются самостоятельными учреждениями, имеют штамп, гербовую печать, расчетный счет в отделении госбанка, приходно-расходную смету и план по труду.
Примечание. В районе (городе) целесообразно создавать один архив. В отдельных случаях МВА могут действовать как структурные подразделения районных (городских) государственных архивов, а также филиалов госархивов на правах отделов (хранилищ).
1.5. Вопросы административно-хозяйственного руководства работой МВА, обеспечения пригодными для хранения документов помещениями, оборудованием, инвентарем, транспортом и создание других необходимых для работы архива условий находятся в ведении, как правило, райгорисполкомов. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью МВА осуществляется архивными органами.
1.6. МВА содержатся за счет специальных (внебюджетных) средств, взимаемых по договорам с обслуживаемых ими учреждений, организаций, предприятий, колхозов и совхозов, находящихся на территории района (города). Порядок расчетов и размеры отчислений на содержание МВА устанавливаются райгорисполкомами в соответствии с ежегодно утверждаемой сметой на содержание МВА, с учетом количества дел по личному составу данного учреждения и объема справочной работы, и фиксируются в типовом договоре,
1.7. На основе действующих нормативно-методических документов и по результатам проведенного изучения архивными учреждениями разрабатываются основные документы, регламентирующие деятельность МВА:
- Положение о районном (городском) межведомственном архиве документов по личному составу (приложение 1).
- Договора на централизованное хранение и использование документов по личному составу (приложение 2).
- Расценки за централизованное хранение использование документов по личному составу.
1.8. Специальные средства, получаемые по договорам от организаций, хранятся на текущих счетах в учреждениях Государственного банка СССР. Приходно-расходные сметы на содержание архивов и штатные расписания утверждаются райгорисполкомами в установленном порядке.
Примечание. Планирование и расходование специальных средств производится в порядке, установленном инструкцией Министерства финансов СССР от 12 июня 1981 г. № 120 «О порядке планирования, использования и учета внебюджетных средств, а также отчетности по ним».
1.9. В доходную часть сметы МВА включаются планируемые поступления и остатки денежных средств на текущих счетах на начало года. Расходы по сметам предусматриваются не выше проектируемых доходов, в точном соответствии с установленным целевым назначением специальных средств и с распределением расходов по статьям бюджетной классификации. Эти ассигнования расходуются на заработную плату работников, аренду помещения, приобретение инвентаря и оборудования, канцелярские и хозяйственные расходы, командировки и служебные разъезды работников.
Суммы превышения доходов над расходами по сметам специальных средств МВА вносятся в доход местных бюджетов ежеквартально в сроки, устанавливаемые при утверждении сметы. Расходы по отдельным статьям сметы исчисляются по нормам, тарифам, расценкам применительно к принятым в сметах по бюджету.
1.10 Штатная численность работников МВА может разрабатываться на основе нормативов численности, а также нормативов времени и выработки по видам работ, выполняемых в межведомственных архивах документов по личному составу, определенных путем проведения хронометража и фотографии рабочего дня. При этом целесообразно учитывать и объемы документов, подлежащих приему в МВА.
1.11. Ассигнования на заработную плату включаются в сметы специальных средств в пределах планов по труду, установленных для исполкомов районных и городских Советов народных депутатов по народно-хозяйственному плану. Ассигнования на командировочные расходы включаются в сметы специальных средств в пределах общего лимита этих расходов, устанавливаемого исполкомам районных и городских Советов народных депутатов <1>.
<1> В том случае, если МВА действуют в системе райгорисполкомов.
1.12. Прием документов на централизованное хранение в МВА осуществляется в соответствии с договорами, которыми регламентируются права и обязанности сторон, а также суммы взносов учреждений как их правопреемников.
Общая сумма оплаты определяется количеством хранящихся в архиве дел учреждения, организации, предприятия. Размер взносов учреждений должен производиться с учетом действительной потребности архива в средствах для выполнения предусмотренных работ, но не свыше 25% от суммы договора. Окончательная сумма оплаты за хранение устанавливается после сдачи документов в архив в акте приема-сдачи дел.
Оплата производится после приема материалов в МВА и оформления акта приема-сдачи дел. Из общей суммы, подлежащей оплате, вычитается сумма, перечисленная авансом.
1.13. Расценки на централизованное хранение и использование документов по личному составу разрабатываются на базе их полной плановой себестоимости, а также накоплений (прибыли) в размере 5% этой стоимости. В плановую себестоимость включаются не только прямые затраты — заработная плата основная и дополнительная, начисления на зарплату, но и соответствующая доля общехозяйственных и управленческих расходов. Установленные расценки должны соответствовать действительному уровню затрат на содержание МВА.
2. КОМПЛЕКТОВАНИЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ ДОКУМЕНТАМИ, ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Межведомственные архивы принимают документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий, колхозов и совхозов расположенных на территории данного района, города. В этих целях МВА ведет список учреждений — источников комплектования.
2.2 В МВА могут поступать следующие основные категории документов:
- приказы и распоряжения по личному составу;
- личные карточки по учету кадров;
- личные дела и списки рабочих и служащих;
- протоколы заседаний государственных экзаменационных, аттестационных и квалификационных комиссий;
- книги регистрации выдачи дипломов, аттестатов и удостоверений об окончании учебных заведений;
- списки окончивших учебное заведение;
- лицевые счета рабочих и служащих (или заменяющие их документы);
- книги учета членов колхозов и их семей;
- книги учета и списки членов промысловых и коммунально-бытовых артелей;
- списки членов кооперативных организаций;
- заявления граждан о приеме и выбытии из членов кооперативных организаций;
- книги лицевых счетов колхозников и членов кооперативных организаций;
- акты о несчастных случаях и другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменения в должности и социально-правовом положении советских граждан.
Примечание: документы, фиксирующие акты гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГСА и в МВА не поступают.
2.3. Документы по личному составу принимаются на централизованное хранение от учреждений, организаций и предприятий в упорядоченном состоянии по истечении 3 — 5 лет после завершения их делопроизводством. Личные дела и карточки рабочих и служащих считаются законченным делопроизводством со дня увольнения рабочего или служащего.
2.4. Упорядочение документов по личному составу производится силами учреждений при методической помощи МВА. К упорядочению документов могут также привлекаться хозрасчетные подразделения архивных учреждений и работники МВА.
2.5. Документы по личному составу формируются в дела по видам: дела систематизируются по хронологическому признаку, исключая личные карточки и личные дела, которые могут быть описаны отдельно и систематизированы по алфавиту фамилий граждан. Отдельно описываются также невостребованные трудовые книжки. Если количество их незначительно, то из них формируется отдельное дело.
Нахождение в личном деле личных документов граждан (свидетельства о рождении, диплома, аттестата и др.), оговаривается в заверительной надписи. При наличии большого количества невостребованных документов, не включенных в личные дела, они могут быть объединены в одно дело, где они систематизируются по фамилиям владельцев. На дела, сформированные из личных документов граждан, составляются внутренние описи.
2.6. Описи дел по личному составу рассматриваются и согласовываются экспертно-проверочными комиссиями соответствующих архивных учреждений.
2.7. Прием документов по личному составу от учреждения производится по акту приема-сдачи документов, оформляемому в установленном порядке, при наличии 2-х экземпляров описи и исторической справки.
Один экземпляр описи и акта хранятся в учреждении для справок.
2.8. В случае передачи в МВА неполностью сохранившихся документов (дел) по личному составу, на эти документы (дела) составляется и прилагается к описям справка с указанием категории утраченных документов (дел), их количества, крайних дат и причин утраты. Справка подписывается руководством учреждения, членами ЭК учреждения, сдающего документы в МВА.
2.9. На каждое учреждение в МВА заводится наблюдательное дело, где сосредотачиваются документы, характеризующие организацию документов в делопроизводстве учреждения и состояние его архивных документов (номенклатура дел, справки по результатам проверок, сведения о количестве образующихся ежегодно дел по личному составу и др.).
2.10. Межведомственный архив ведет картотеку учреждений, сдающих ему документы по личному составу. На карточке фиксируются: наименование учреждения, его подчиненность и местонахождение, количество и крайние даты документов, поступивших на централизованное хранение в МВА и оставшихся в учреждении, количество ежегодно образующихся дел по личному составу, фамилия руководителя учреждения и ответственного за сохранность документов, наличие номенклатуры дел, даты проверки сохранности документов.
2.11. Документы МВА по истечении установленного срока работниками архива подвергаются экспертизе научной и практической ценности в соответствии с действующими нормативами. Дела постоянного хранения, имеющие научно-историческую ценность, передаются для дальнейшего хранения в соответствующий государственный архив. Дела, утратившие практическое значение и не имеющие научно-исторической ценности, отбираются в установленном порядке к уничтожению.
2.12. Описи на документы постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, в установленном порядке представляются на рассмотрение и утверждение ЭПК вышестоящего архивного учреждения.
3. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ
3.1. Документы межведомственного архива по личному составу хранятся в отдельном изолированном помещении, состоящем из архивохранилищ и рабочих комнат.
3.2. Архивохранилище и режим хранения документов МВА должны соответствовать требованиям п. 2.1 Основных правил работы государственных архивов СССР (М., 1984 г.).
Необходимые размеры помещений МВА определяются с учетом перспектив его комплектования документами по личному составу и в соответствии с Инструкцией по проектированию архивов (строительные нормы 426-82. М., Стройиздат, 1983 г.).
3.3 Документы МВА учитываются по фондам и делам.
Фондом документов по личному составу является совокупность документов по личному составу, образующихся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.
3.4. Фондирование документов по личному составу и нумерация фондов производится обособленно от фондов государственного архива. К номеру фонда МВА добавляется также литер «Л».
3.5 Учетно-справочный аппарат к документам МВА состоит из:
<1> При необходимости, вместо листов фондов могут составляться карточки фондов.
Рекомендуется также ведение следующих справочных картотек:
- картотеки учреждений с включением сведений по истории учреждений;
- алфавитной картотеки к книгам приказов и описям личных дел;
- картотеки местонахождения документов учреждений района (города);
- алфавитной картотеки запросов граждан.
3.6. В книгу поступлений (приложение 3) заносятся в последовательном хронологическом порядке все первичные и повторные поступления дел каждого фонда. Каждому поступлению присваивается очередной порядковый номер (отдельно по каждому фонду).
3.7. Список фондов МВА (приложение 4) представляет собой их перечень в порядке поступления. В случае выбытия фонда его номер другому фонду не присваивается.
3.8. Учет изменений в объеме фонда осуществляется по листам фонда (приложение 5), где фиксируются название фонда и изменения в названии, местонахождение и номер фонда, принадлежность его к спискам учреждений № 1 или № 2, даты поступлений и выбытий документов фонда с указанием номера описи, года и количества поступивших и выбывших дел.
3.9. Дела по личному составу учитываются в МВА по описям (приложение 6). Описи дел по личному составу нумеруются в валовом порядке в пределах данного фонда с прибавлением литера «Л». Каждое дело (или отдельный его том) заносится в опись под отдельным номером. Опись снабжается итоговой записью, в которой указывается общее количество дел по каждому разделу годовой описи, и в целом. Наличие в описи пропущенных или литерных номеров оговаривается в итоговой записи. Итоговую запись заверяет составитель описи и лицо, ответственнее за делопроизводство в учреждении.
3.10. На каждый фонд при первом поступлении заводится карточка фонда (приложение 7), на которой фиксируются названия фонда (и изменения в нем), номер фонда, принадлежность фонда к списку учреждений № 1 и № 2, крайние даты и объем документов фонда по состоянию на 01.01 каждого года. Один экземпляр карточки высылается в архивное управление при Совете Министров автономной республики, архивный отдел облисполкома в целях осуществления ими централизованного учета документов по личному составу.
3.11. На каждый фонд заводится дело фонда, включающее все документы, отражающие историю учреждения и его фонда: исторические справки, справки о несохранности документов, акты приема-передачи дел, акты проверки наличия, акты о выделении к уничтожению документов и т.п. Делу фонда присваивается номер фонда.
3.12. Исторические справки составляются о каждом учреждении (фонде). Историческая справка состоит из двух частей: истории учреждения и истории фонда.
- дата создания учреждения, его функции и структура;
- изменения в названии, функциях и структуре учреждения;
- дата реорганизации и ликвидации учреждения и наименование учреждения-правопреемника;
- система оформления кадровой и бухгалтерской документации по личному составу.
Указанные сведения должны приводиться со ссылками на соответствующие документы.
Во второй части исторической справки излагаются сведения по истории фонда и его составу. Указываются объем, категории и крайние даты документов, состояние их сохранности, качество документов по личному составу, причины приема на централизованное хранение дополнительных категорий документов (например, прием на хранение ведомостей на выдачу зарплаты в случае неудовлетворительного ведения лицевых счетов рабочих и служащих).
3.13. На каждое учреждение городского, районного звена, не сдающее документы в МВА, составляется карточка, где фиксируется наименование учреждения, его предыдущие наименования и наименования учреждений-предшественников, а также количество, крайние даты и место хранения его документов (в самом учреждении, в госархиве, в МВА другого района и т.п.).
На каждое предыдущее наименование учреждения и его предшественников составляется карточка со ссылкой на основную. Карточки систематизируются по отраслевому признаку, а внутри отраслевых рубрик — по алфавиту наименований учреждений.
3.14. Картотеки к приказам, описям личных дел и картотека запросов граждан составляется по алфавитному признаку.
3.15. Централизованный учет документов по личному составу осуществляется архивными управлениями (отделами) при Советах Министров автономных республик, крайоблисполкомов, где создается каталог фондов по личному составу, хранящихся в МВА.
4. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВАХ
4.1. Общие положения
4.1.1. Документы межведомственных архивов по личному составу используются в основном для удовлетворения запросов граждан социально-правового характера. По ним могут быть наведены и выданы архивные справки, архивные копии и выписки из документов о трудовом стаже и заработной плате, образовании, трудовых, имущественных правах, общественной деятельности.
Примечание. МВА документов по личному составу могут принимать участие в подготавливаемых госархивами и другими организациями выставках, представляя для них документы по л/с.
4.1.2. Архивной справкой называется официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.
Архивная копия — дословное воспроизведение машинописным, фото, электрографическим или другим способом всего текста документа, официально заверенное архивом.
Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.
4.1.3. Заявления граждан о выдаче архивных справок могут быть получены как по почте, так и непосредственно путем личной подачи их заявителями.
4.1.4. Письма и заявления о выдаче архивных справок, полученных от организаций, должностных и частных лиц зарубежных государств, МВА направляет архивному управлению при Совете Министров автономной республики, архивному отделу крайоблисполкома, одновременно сообщая об имеющихся в архиве документах по предмету запроса.
4.1.5. Архивные справки, копии документов и выписки из документов <1> могут быть биографическими, когда они содержат сведения об определенном лице, и тематическими, когда они содержат сведения по определенному предмету, вопросу или теме.
<1> В дальнейшем вместо слов «архивные справки, архивные копии и архивные выписки из документов» употребляются, как правило, слова «архивные справки».
4.1.6. Архивные справки могут выдаваться гражданам, как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.
4.1.7. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, а также о других компрометирующих данных на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям. Заявителю сообщается, куда направлена запрашиваемая им архивная справка.
4.1.8. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства МВД подлинных личных документов о гражданском состоянии (метрическая выписка, свидетельство ЗАГС) и об образовании (диплом, аттестат, свидетельство, удостоверение), а также трудовых книжек, трудовых и послужных списков, не полученных в свое время владельцами.
4.1.9. Запрещается выдавать из МВА находящиеся среди документов, паспорта, партийные билеты КПСС, кандидатские карточки КПСС, комсомольские билеты, воинские билеты, партизанские книжки, делегатские билеты, орденские книжки, членские билеты профсоюзных организаций, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии указанных документов в архиве и об их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.
4.1.10. Заявления граждан, обращающихся в МВА лично, составляются по определенной форме (приложение 8). В необходимых случаях архив может запрашивать дополнительные сведения.
Запросы и заявления, не отвечающие профилю МВА, направляются в учреждения по принадлежности с одновременным сообщением об этом заявителю.
4.1.11. Учет поступающих заявлений и регистрация выдаваемых МВА справок ведется в журнале (приложение 9). В целях обеспечения контроля за ходом исполнения заявлений и облегчения нахождения копий выданных архивных справок при повторном обращении заявителей рекомендуется вести в архиве контрольную картотеку (Приложение 10).
Контрольные карточки составляются на положительные справки и отрицательные ответы, для составления которых требовалось провести определенную работу по поиску необходимых сведений.
Контрольные карточки вливаются в справочную картотеку, систематизированную по алфавиту фамилий.
4.1.12. Срок исполнения заявлений о выдаче архивных справок не должен превышать 30 дней.
4.1.13. Для приема граждан архивом устанавливаются определенные часы. Учет приема посетителей ведется в специальном журнале (Приложение 11).
4.2. Наведение архивных справок
4.2.1. Архивные справки наводятся по всем документам, имеющимся в архиве и относящимся к вопросу заявления.
Поиски следует начинать с просмотра дел за последние годы (из указанных в заявлении), где могут находиться обобщенные данные за все время работы или учебы гражданина.
4.2.2. Справки о трудовом стаже граждан наводятся по делам учреждений, указанных в заявлении, и соответствующих вышестоящих организаций, а также тех организаций, по номенклатуре которых проходил заявитель.
4.2.3. Основанием для наведения архивных справок о трудовом стаже, как правило, служат такие документы, как: штатные расстановки, личные, служебные и алфавитные карточки по учету кадров, приказы, алфавитные и именные списки, а также послужные и трудовые списки, заверенные характеристики, рекомендации и другие документы, включенные в личные дела рабочих и служащих.
При наличии нескольких разновидностей документов для наведения справки на одно лицо в первую очередь используются приказы по личному составу, т.к. в них всегда указывается наименование должности заявителя и точные даты назначения, увольнения, перемещения по службе.
4.2.4. Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для наведения справок.
Правильно оформленные трудовые книжки, хранящиеся в архиве, могут быть использованы при наведении справок.
4.2.5. Для составления справок о размере заработной платы используются лицевые счета рабочих и служащих, а при их отсутствии или неполноте — ведомости на выдачу заработной платы или заменяющие их документы (табели, расчетные книжки и т.д.).
4.2.6. Справки об образовании наводятся как по делам данного учебного заведения, так и по делам вышестоящего органа народного образования. Основаниями для наведения таких оправок служат книги регистрации выданных аттестатов, дипломов и т.д.
4.2.7. Для подтверждения трудового стажа колхозников используются протоколы, решения, справки о приеме и выбытии колхозников, книги учета членов колхоза и их семей, учета труда и расчетов с членами колхоза, трудовые книжки колхозников, ведомости по учету выработки трудодней, на выдачу сельскохозяйственных продуктов членам колхоза, списки плательщиков единого сельхозналога, подворные списки, списки бригадиров.
4.2.8. Основными документами для наведения оправок об имущественных правах являются нотариальные реестры, дела о выдаче свидетельств на право наследования, первые (основные) экземпляры нотариально удостоверенных договоров, корешки ордеров на выдачу квартир и приложения к ним, журналы регистрации этих ордеров, договоры на право застройки при индивидуальном строительстве, решения народных судов по имущественным претензиям и т.п.
4.3. Составление и оформление архивных справок, копий, выписок из документов
4.3.1. Архивные справки, выписки должны составляться по установленной форме на бланке МВА с обозначением названия документа: «Архивная справка» (Приложение 12 - 16).
4.3.2. Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу (заявлению). Сведения, не относящиеся к запросу (заявлению), в справку не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются ведения, имеющиеся в этих доцентах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений. После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в текст справки после изложения каждого факта или события.
Нельзя излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется архивная справка.
Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности, о причинах выдачи неполной архивной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме, направляемом в адрес учреждения или гражданина.
4.3.3. Архивная справка подписывается руководством МВА и исполнителем, наводившим справку, и заверяется гербовой печатью архива. Копия архивной справки (без штампа и печати архива) остается в деле и заверяется исполнителем.
4.3.4. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
4.3.5. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества «Егор Иванович» вместо «Георгий Иванович», года рождения «1901» вместо «1900», должности «бухгалтер» вместо «счетный работник» и т.д.).
Несовпадения отдельных биографических данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки («так в документе»). Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них.
4.3.6. Сведения о работе гражданина в разных организациях или об учебе в разных учебных заведениях, как правило, включаются в одну справку. В случае, когда неполные данные о работе заявителя или отсутствие в архиве требуемых сведений является препятствием к начислению пенсии, составляются самостоятельные архивные справки по каждой организации.
Как правило, в справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы.
В отдельных случаях, когда заявитель был штатным работником организации, при наличии в документах отрывочных сведений (о работе за несколько месяцев подряд идущих лет, о ежегодных очередных отпусках и т.д.) может быть сделан вывод о непрерывности работы заявителя в данной организации и выдана слитная справка.
4.3.7. В справку о сумме заработной платы не должны включаться данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по совместительству, выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате.
При отсутствии таких данных сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива.
При составлении справки о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины: болезни, отпуска, увольнения и др.), в справку включаются данные за другие непосредственно предшествующие месяцы.
4.3.8. В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.
4.3.9. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.
4.3.10. В случаях, когда сведения о трудовом стаже колхозников не умещается на одном листе справки, включая его обратную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью.
4.3.11. В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе заявитель учился.
4.3.12. При составлении справки, аналогичной выданной ранее, а также при исполнении повторных заявлений исполнитель проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, данным, изложенным в справке, и дополняет ее вновь обнаруженными или неиспользованными ранее сведениями.
4.3.13. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке МВА, но без надписи «Архивная справка». В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой (Приложение 17).
4.3.14. При наличии сведений о несохранности документов выдается архивная справка о несохранности документов и даются рекомендации о возможности обращения к свидетельским показаниям (Приложение 18).
4.3.15. Текст документов в архивных копиях и выписках передается по новой орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.
4.3.16. В архивной выписке извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся в документе данные по запросу, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием. Объединение в одной выписке извлечений из равных документов не допускается.
4.3.17. В примечаниях к тексту машинописной архивной копии или выписки или могут быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их достоверности, могут оговариваться словами: «так в документе», «так в тексте оригинала». Когда ошибки или описки оригинала поддаются исправлению, в примечании приводится то слово, которое исправлено архивом при копировании документа.
4.3.18. После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные.
4.4. Выдача архивных справок, копий, выписок и подлинных документов
4.4.1. Архивные справки (копии выписки) и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или удостоверения личности; доверенные лица при получении справки или подлинного личного документа, кроме того, предъявляют в архив доверенность.
4.4.2. Получитель архивной справки или подлинного личного документа расписывается на копии справки или на обороте копии личного документа, указывая номер и дату выдачи предъявляемого им паспорта (удостоверения личности) и кем он выдан. При получении трудовой книжки (трудового или послужного списка) владелец расписывается на обороте заявления, поданного им в архив.
4.4.3. Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям простыми письмами, подлинные личные документы — ценными.
4.4.4. С подлинных личных документов, выдаваемых заявителям, снимаются копии, которые помещаются в дела взамен изъятых подлинных документов.
Копии трудовых книжек не снимаются. На место изъятой трудовой книжки вкладывается справка, заверенная заведующим архивом о выдаче трудовой книжки ее владельцу. Также могут выдаваться трудовые и послужные списки. Пенсионные карты на руки гражданам не выдаются, с них снимаются копии.
4.4.5. Документы архива могут выдаваться во временное пользование по запросам советских, партийных органов, органов суда и прокуратуры, учреждений-фондообразователей. Порядок выдачи документов во временное пользование определяется п. п. 2.3, 7.1.1.15 Основных правил работы государственных архивов. М., 1984.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ
5.1. Межведомственный архив документов по личному составу организует свою работу в соответствии с годовыми планами (Приложение 19). <1>
<1> Пятилетние планы МВА составляются в соответствии с формой № 15 Системы планово-отчетной документации учреждений государственной архивной службы СССР.
Годовой план работы определяет программу работы архива на год и позволяет наиболее рационально распределить трудовые затраты его работников. В годовом плане перечисляются мероприятия и виды работ, которые архив намечает осуществить в течение года, даются объемные показатели планируемой работы и сроки ее исполнения.
5.2. Годовые планы работы составляются с учетом бюджета рабочего времени, рекомендованных архивными органами норм выработки, и, как правило, имеют следующие разделы:
- обеспечение сохранности документов;
- создание и усовершенствование учетно-справочного аппарата;
- комплектование архива документами и экспертиза их ценности; контроль за состоянием архивов и организацией работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях;
- использование документов.
5.3. Вместе с годовым планом составляются график приведения в порядок документов по личному составу и план комплектования архива (Приложение 20).
Проект годового плана работы МВА представляется на рассмотрение и утверждение в райгорисполком по согласованию с архивным органом. Утвержденный план со всеми приложениями в установленные сроки представляется в вышестоящий архивный орган.
5.4. О выполнении годового плана МВА отчитывается по форме № 1-АГ утвержденной приказом ЦСУ СССР от 29.08.86 № 587.
Раз в полугодие МВА также отчитывается о выполнении плана развития архивного дела по основным показателям по состоянию на 1 июля 19__ г. (форма № 1-АГ(П)).
Не включенные в план работы, выполненные дополнительно, указываются в соответствующих разделах после плановых работ.
5.5. Отчеты МВА с приложениями представляются на рассмотрение и утверждение райгорисполкома, направляются в архивные органы к установленному им сроку.
5.6. Учет труда работников МВА ведется в дневниках (приложение 21). Сведения, отраженные в дневниках, используются для составления полугодовой и годовой отчетности.
5.7 В целях осуществления эффективного контроля за деятельностью МВА архивные учреждения:
- рассматривают планы работы МВА и анализируют их отчетность;
- контролируют правильность отбора документов на централизованное хранение;
- систематически проводят проверки по всем направлениям деятельности МВА, рассматривают итоги проверок на коллегиях архивных органов, дирекциях госархивов, а также вносят предложения о рассмотрении результатов проверок районными и городскими исполкомами Советов народных депутатов;
- контролируют совместно с финансовыми органами экономическую эффективность централизованного хранения путем анализа сметной документации МВА и действующей системы расценок, в случае стабильного и значительного превышения доходов над расходами рекомендуют снижение расценок за централизованное хранение.
5.8 Мероприятия по повышению квалификации и обмену опытом работников МВА могут проводиться в следующих формах:
- ежегодные семинары-совещания работников МВА автономной республики, края, области по обсуждению итогов работы за год (пятилетку) и перспектив дальнейшего совершенствования деятельности МВА;
- регулярные семинары по обмену опытом между сотрудниками МВА области, республики;
- долгосрочные очно-заочные курсы, действующие при архивном учреждении по специально разработанной программе, включающей как общие вопросы постановки делопроизводства и архивного дела в учреждениях, так и специальные вопросы работы с документацией по личному составу и организации работы МВА.
В целях повышения квалификации заведующие МВА могут привлекаться к участию в проверках МВА других районов (городов), организуются посещения образцовых МВА.
5.9. Централизованный учет сведений о работе МВА осуществляется главными архивными управлениями при Совете Министров союзных республик, куда представляются необходимые сводные данные архивными управлениями (отделами) при Совете Министров автономных республик крайоблисполкомов. Эти данные ежегодно обобщаются в целом по республике по следующим показателям: количество МВА; количество учреждений, сдавших документы в архивы, количество документов по личному составу, хранящихся в МВА; штатная численность МВА; расценки за хранение в расчете на 1 дело; количество справок, выданных МВА за год, в том числе положительных.
5.10. Архивные учреждения оказывают МВА помощь в развертывании социалистического соревнования между ними, способствуют его широкому распространению, привлечению внимания общественности к работе МВА.
Приложение 1
к п. 1.7
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О РАЙОННОМ (ГОРОДСКОМ) МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ АРХИВЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
1. Общие положения
1.1. Районный (городской) межведомственный архив документов по личному составу создается в целях наиболее полного удовлетворения социально-правовых интересов граждан, обеспечения сохранности, учета и использования документов по личному составу предприятий, учреждений, организаций районного (городского) звена, а также колхозов и совхозов <1>, расположенных в районе, городе.
<1> Далее вместо, слов «предприятия, учреждения, организации, колхозы, совхозы» употребляются слова «учреждения».
1.2. Межведомственный архив документов по личному составу распространяет свои функции, как правило, на учреждения районного, городского звена, находящиеся на территории района, города.
1.3. Правовой основой для образования межведомственного архива документов по личному составу являются распорядительные документы Совета Министров республики, Главархива республики, решения соответствующих местных советских органов <2>.
<2> Межведомственный архив документов по личному составу может действовать как при райгорисполкомах, так и в системе главархива союзной республики.
1.4. Межведомственный архив документов по личному составу является юридическим лицом, имеет гербовую печать, угловой штамп, план по труду, расчетный счет в отделении Госбанка СССР.
1.5. В своей работе межведомственный архив документов по личному составу руководствуется законодательством СССР и союзной республики, Положением о Государственном архивном фонде СССР, распоряжениями и указаниями соответствующих местных советских органов, правилами и инструкциями Главархива СССР и Главархива союзной республики, учреждений государственной архивной службы, настоящим Положением.
1.6. Межведомственный архив документов по личному составу работает по планам, утвержденным Исполнительным комитетом районного, городского Совета народных депутатов и отчитывается перед ним в своей работе.
Планы и отчеты о работе архива представляются также в соответствующее учреждение государственной архивной службы.
1.7. Организационно-методическое руководство работой межведомственного архива документов по личному составу осуществляет соответствующее учреждение государственной архивной службы.
1.8. Межведомственный архив документов по личному составу содержится за счет специальных (внебюджетных) средств, получаемых по договорам от учреждений, организаций за хранение и использование их документов по личному составу.
Цена хранения одного дела, размер отчислений определяются Исполнительным комитетом районного, городского Совета народных депутатов в соответствии с ежегодно утверждаемой сметой расходов на содержание архива.
1.9. Списки учреждений, организаций — источников комплектования межведомственного архива документов по личному составу и сроки передачи документов в архив утверждаются Исполнительным комитетом районного, городского Совета народных депутатов, по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы.
1.10. Средства убеждений, получаемые за централизованное хранение и использование документов по личному составу, расходуются на заработную плату работников, наем и аренду помещения, приобретение инвентаря, канцелярские и хозяйственные расходы, командировки работников, транспортировку архивных материалов.
1.11. Реорганизация и ликвидация межведомственного архива документов по личному составу производится исполнительным комитетом районного, городского Совета народных депутатов по согласованию с соответствующим архивным органом в установленном порядке.
2. Состав документов архива
2.1 В состав документов межведомственного архива могут входить:
2.1.1. Законченные в делопроизводстве документы по личному составу действующих учреждений районного, (городского) звена, расположенных в районе, городе;
2.1.2 Документы по личному составу ликвидированных учреждений, располагавшихся в районе, городе;
2.1.3. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов межведомственного архива, (описи, каталоги, картотеки, указатели и т.д.).
2.2. Архив может по договоренности с учреждением и по согласованию с соответствующим государственным архивом принимать на централизованное хранение и другие документы по личному составу и постоянного срока хранения, облегчающие наведение и выдачу архивных оправок, связанных с обеспечением социально-правовых интересов граждан.
3. Основные задачи и функции архива
3.1. Основными задачами межведомственного архива документов по личному составу являются обеспечение сохранности и использование документов по личному составу в целях удовлетворения социально-правовых интересов граждан.
3.2. Межведомственный архив документов по личному составу в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
3.2.1 Ведет список учреждений — источников комплектования архива;
3.2.2. На основе графиков и заключенных договоров принимает от учреждений на хранение документы по личному составу;
3.2.3. Обеспечивает сохранность документов архива по установленным правилам, систематически проводит проверки наличия документов;
3.2.4. Осуществляет учет принятых на хранение в архив и находящихся в учреждениях районного (городского) звена документов по личному составу; ежегодно высылает в соответствующий государственный архив сведения об изменении в составе и объеме фондов, карточки фондов согласно установленным формам учета;
3.2.5 Создает и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;
3.2.6. Осуществляет использование принятых на хранение документов, в установленном порядке выдает архивные справки, копии и выписки из документов социально-правового характера по запросам учреждений и граждан;
3.2.7. Проводит работу по установлению местонахождения документов по личному составу не принятых в архив и информирует об этом заинтересованные учреждения, граждан;
3.2.8. Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов по личному составу, их отбор и передачу на государственное хранение в установленном порядке;
3.2.9. Контролирует сохранность, правильность формирования в дела и оформление документов по личному составу в учреждениях;
3.2.10. Оказывает помощь и дает консультации работникам учреждений, по вопросам архивного дела и организации документов по личному составу в делопроизводстве, в проведении экспертизы ценности документов по личному составу, их подготовке к передаче на централизованное хранение;
3.2.11. В необходимых случаях производит научно-техническую обработку документов по личному составу по договорам с учреждениями;
3.2.12. Участвует в проведении общественных смотров и отраслевых проверок состояния делопроизводства и хранения документов в учреждениях;
3.2.13. Принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, а также использования их в социально-правовых интересах граждан;
3.2.14. Совместно с государственными архивами проводит семинары для работников, ответственных за делопроизводство и архив, отделов кадров и бухгалтерских учреждений, по вопросам обеспечения сохранности документов по личному составу и подготовки к передаче в межведомственный архив документов, участвует в организации и проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивных учреждений.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций межведомственный архив документов по личному составу имеет право:
4.1. Заключать и расторгать договоры с учреждениями, организациями о централизованном хранении и использовании, научно-технической обработке документов по личному составу;
4.2. Контролировать выполнение учреждениями установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их хранения;
4.3. Давать указания убеждениям по вопросам подготовки документов по личному составу к сдаче в межведомственный архив;
4.4 Запрашивать от учреждений района, города сведения, необходимые для работы архива;
4.5. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов других учреждений, а также привлекать общественность к содействию в выполнении основных задач архива;
4.6. Докладывать руководителям исполнительного комитета районного, городского Совета народных депутатов, архивного учреждения о состоянии хранения и организации документов по личному составу в делопроизводстве учреждений района, города.
5. Руководство архива
5.1. Межведомственный архив документов по личному составу возглавляет заведующий (директор). Заведующий (директор) назначается и освобождается от должности исполнительным комитетом районного, городского Совета народных депутатов по согласованно с соответствующим архивным органом.
5.2. Заведующий (директор) межведомственным архивом документов по личному составу организует деятельность архива и несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций, подбор и расстановку работников, повышение их квалификации и дисциплину труда.
5.3. Заведующий (директор) архивом осуществляет работу в контакте и деловом сотрудничестве с учреждениями, государственными архивами, общественными организациями.
Приложение 2
к п. 1.7
ТИПОВОЙ ДОГОВОР на централизованное хранение и использование архивных документов по личному составу
_______________________ «» __________ 19 г. (место составления)
Заключается в соответствии с постановлением __________________________ N ______________ от __________________ 19__ г., распоряжением _____________________________ N _______ от ______________________ 19__ г. решением __________________________________ N _______ от ______________________ 19__ г.
Районный (городской) межведомственный архив документов по личному составу ___________________________________________________________________ (наименование района)
именуемый в дальнейшем "Архив", действующий на основании Положения о районном (городском) межведомственном архиве документов по личному составу
в лице заведующего (директора) архивом ____________________________________ (фамилия, имя, отчество) с одной стороны, и ________________________________________________________ (наименование учреждения)
именуемого в дальнейшем «Учреждение», действующего на основании в лице ____
(должность, фамилия, имя, отчество)
с другой стороны, заключили между собой настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
«Учреждение» передает, а «Архив» принимает для централизованного хранения и использования документы по личному составу в количестве ________ __________________ дел за 19__ г. — 19__ годы.
2. УСЛОВИЯ ДОГОВОРА
а) хранить переданные ему архивные документы в течение установленного срока в надлежащем состоянии, не допуская порчи или утраты их;
б) оказывать «Учреждению» систематическую помощь в работе с документами;
в) в установленном порядке выдавать справки и выписки по документам архива как учреждениям и организациям, так и отдельным гражданам.
3. ПЛАТА ЗА ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ДОКУМЕНТОВ
Плата за централизованное хранение и использование архивных документов устанавливается _________ коп. за дело. Сумма, подлежащая оплате по данному договору, определяется в ___________ руб. ______ коп. в год.
Плата по договору производится в порядке плановых платежей поквартально.
4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА
Настоящий договор заключен сроком на ____ лет и действует по 31 декабря 19__ г.
Договор составлен в 2-х экземплярах, один экземпляр из которых хранится у каждой стороны.
5. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РАСЧЕТНЫЕ СЧЕТА СТОРОН
«Архив» ___________________________________________________________________ (адрес) Расчетный счет N __________ в _____________________ отделении Госбанка. «Учреждение» __________________________________________________________ (адрес) Расчетный счет N __________ в _____________________ отделении Госбанка.
"Архив" "Учреждение"
Подписи и печати сторон
Приложение 3
к п. 3.6
| № п/п | Дата поступления | Наименование учреждения | № акта приемасдачи | Наименование фонда и его номер | Крайние даты | Кол-во дел | Наличие справки о несохр. док-ов |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Приложение 4
к п. 3.7
| № фонда | Дата первого поступления | Название фонда | Отметка о выбытии | |
| куда выбыл | дата и № документа на основании которого выбыл | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение 5
к п. 3.8
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда | |||
| Дата первого поступления | Дата посылки кар. фонда архивному учреждению | Место нахождение фонда | № фонда | Принадлежность фонда учреж. сп. № 1 или № 2 арх. учрежд. |
| Дата записи | Поступление | Выбытие | наличие дел | |||||||||
| № описи | название описи (хар-ка док-ов) | крайние даты | номера дел и их кол-во | № оп. | Основание | по данной описи | по фонду в целом | |||||
| название дела | № дела | дата | кол-во и № дел | |||||||||
Приложение 6
к п. 3.9
_______________________________________________
наименование ведомства
_______________________________________________
наименование учреждения
ФОНД N ___________
ОПИСЬ N __________ дел по личному составу
Крайние даты _________________
Фонд N _______________ СОГЛАСОВАНО Опись N ______________ ЭКП (решение ЭКП архивного дел по личному составу органа) за _______________ год Протокол N _____ от ______
Председатель ЭКП архивного
учреждения (Подпись,
расшифровка подписи)
| № п/п | Индексы дел | Заголовки дел | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранен. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел прописью, цифрами
с N ___________ по N ___________, в том числе: литерные номера пропущенные номера
Должность составителя (Подпись, расшифровка
00.00.00. подписи)
Заведующий (директор) архивом (Подпись, расшифровка
00.00.00. подписи)
ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) учреждения от ____________ N __________ Председатель ЦЭК (ЭК) учреждения
Приложение 7
к п. 3.10
| Дата первого поступ. | Дата получения карточки | Местонахождение фонда | № фонда | Принадлежность фонда к списку учреждений № 1 или № 2 источников комплектования госархивов | ||||
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда | |||||||
| Объем фонда на 1-е января | Годы | |||||||
| Количество документов | ||||||||
| Крайние даты документов | ||||||||
| Название описи аннотация документов | Нач. год. | Кон. год. | Название описи аннотация документов | Нач. год. | Кон. год. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Прежний № фонда ___________________________________________________________ Примечание ________________________________________________________________
00.00.00 (должность, подпись, расшифровка подписи)
Приложение 8
к пункту 4.1.10
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ для наведения архивной справки по документам ____________________________________________ (наименование архива)
| 1. Фамилия, имя, отчество, год и место рождения лица, о котором запрашивается справка | |||
| 2. Фамилия, имя, отчество лица, запрашивающего архивную справку; отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о другом лице) Адрес и № телефона заявителя | |||
| 3. Куда и для какой цели запрашивается архивная справка (адрес, по которому выслать справку) | |||
| 4. О чем запрашивается архивная справка: точное название места работы, учебы, службы, учреждение, учебное заведение, воинская часть | Начало работы, учебы (год, месяц, число) | Конец работы учебы (год, месяц, число) | Должность, звание |
«» _____________ 19 г. Подпись
Приложение 9
к п. 4.1.11
| № п/п входящий (он же исходящий) | Дата поступления | Фамилия, имя, отчество лица, на которого запрашивается справка | Название учреждения или ф.и.о. лица, запрашивающего справку и его адрес | Кому и когда передано на исполнение | Роспись исполнителя | Отметка об исполнении (дата, № дела) | Характер ответа | |
| положительный | отрицательный | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Приложение 10
к п. 4.1.11
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________ Адрес заявителя ___________________________________________________________ Откуда поступил запрос ____________________________________________________
| Дата получения запроса | Входящий N | Содержание |
|---|
| Дата исполнения вопроса | Фамилия исполнителя | Характер справки (положительная, отрицательная) |
|---|
Приложение 11
к п. 4.1.13
| № п/п | Дата обращения | Фамилия, имя, отчество | Какой документ затребован | Результат |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение 12
к п. 4.3.1
Название архива (почтовый индекс, адрес, телефон архива)
АРХИВНАЯ СПРАВКА 000000, г. Псков ____________ N _____________________ ул. Урицкого, д. ___, кв. ___ На N ______ от ________ гр. Курову А.М.
В архивном фонде ______________________________________________________
(название фонда)
в ведомостях на выдачу заработной платы рабочим и служащим ________________
(название учреждения, структурного подразделения)
за апрель 1954 — декабрь 1958 г. значится Куров Александр Михайлович в должности рабочего.
Основание: ф. ___, оп. _____, д. ______, л. _______.
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Гербовая печать
Приложение 13
к п. 4.3.1
Название архива (почтовый индекс, адрес, телефон архива)
АРХИВНАЯ СПРАВКА 000000, г. Днепропетровск N ____________________ ул. Ленина, д. ___, кв. ___ На N ______ от _______ гр. Петрову О.Н.
В картотеке лицевых счетов рабочих и служащих _________________________
__________________________________ Петров Олег Николаевич значится слесарем (наименование учреждения)
инструментального цеха с 15 мая 1951 г. по 30 ноября 1951 г.
Основание: ф. ______________, оп. __________, д. __________, л. __________. Документы _____________________________ за 1951 — 1953 годы сохранились (наименование учреждения) неполностью.
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Гербовая
печать
Приложение 14
к п. 4.3.1
Название архива (почтовый индекс, адрес, телефон архива)
АРХИВНАЯ СПРАВКА 000000, г. Днепропетровск N _____________________ ул. Красноармейская, д. ____, кв. ____ На N ______от _________ гр. Маркову И.В.
В ведомостях начисления заработной платы рабочим и служащим ___________
________________________________________________________ за период с января (наименование предприятия)
1955 г. по декабрь 1957 г. имеются следующие сведения о заработной плате Маркова Ивана Васильевича, который значится бухгалтером отдела труда и
заработной платы.
| месяц | Годы и сумма заработной платы | ||
| январь февраль март апрель май июнь июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь | 1955 | 1956 | 1957 |
В указанную сумму заработной платы не включены выплаты за сверхурочные работы, за работу по совместительству, разные единовременные и другие выплаты, не относящиеся к заработку для начисления пенсии (пособия по временной нетрудоспособности, пенсии и др.)
Основание: ф. __________, оп. __________, д. __________, л. __________
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Гербовая печать
Приложение 15
к п. 4.3.1
Название архива (почтовый индекс, адрес, телефон архива)
АРХИВНАЯ СПРАВКА 000000, Московская область, N _____________________ Ступинский район, село Федоровское На N ______от _________ гр. Никитиной Н.И.
В книгах лицевых счетов колхозников колхоза ___________________________
(наименование
колхоза)
гр. Никитина Наталья Ивановна значится членом полеводческой бригады с 10 марта 1956 по ноябрь 1958 г. Выработано трудодней: за 1956 г. ___________________ за 1957 г. ___________________ за 1958 г. ___________________
Основание: ф. __________, оп. __________, д. __________, л. __________
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Гербовая
печать
Приложение 16
к п. 4.3.1
000000, г. Ленинград,
Невский проспект, д. ____, кв. ____
гр. Васильевой Л.Я.
Архивная копия ______________ Министерство строительства СССР Главэлеваторспецстрой
ПРИКАЗ
по личному составу
г. Москва № от 16 января 1964 г. Приказываю: Васильеву Людмилу Яковлевну уволить с должности старшего инженера технического отдела с 24 января 1964 г. по собственному желанию. Основание: личное заявление.
Начальник Главэлеваторспецстрой Расшифровка подписи
Основание: ф. __________, оп. __________, д. __________, л. __________.
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Гербовая
печать
Приложение 17
к п. 4.3.13
Название архива (почтовый индекс, адрес, телефон архива)
N ___________________ 000000, г. Новосибирск На N ______от _______ ул. Октябрьская, д. _____, кв. ______
гр. Васильеву Г.А.
Документы _____________________________________________________________
(наименование учреждения)
в архив не поступали и местонахождение их архиву неизвестно.
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Название архива 000000, г. Новосибирск, (почтовый индекс, адрес, ул. Октябрьская, д. _____, кв. ______ телефон архива) гр. Васильеву Г.А.
N ___________________ На N ______от _______
Документы _____________________________________________________________
(наименование учреждения)
в архив не поступали. Рекомендуем обратиться ________________________________________________
(наименование учреждения)
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Приложение 18
к п. 4.3.14
Название архива (почтовый индекс, адрес, телефон архива)
АРХИВНАЯ СПРАВКА 000000, г. Рига, N _____________________ ул. Балта, д. ______, кв. ______ На N ______от _________ гр. Яковлеву Н.П.
Документы _____________________________________________________________
(наименование учреждения)
погибли ___________________________________________________________________ (указание причины гибели)
Для подтверждения Вашего рабочего стажа рекомендуем обратиться к
свидетельским показаниям в установленном порядке. Основание: ________________________________________________________________ (название документа, свидетельствующего о гибели
материалов)
Заведующий (директор) архивом (подпись) Расшифровка подписи
Гербовая печать
Приложение 19 к п. 5.1
(наименование межведомственного
архива)
УТВЕРЖДАЮ
(исполком районного (городского)
Совета народных депутатов,
местный архивный орган)
_________ ___________________
подпись расшифровка подписи
________________________________
дата
ПЛАН развития архивного дела в межведомственном архиве на _______ год
| № п/п | Показатели работы | Единица измерения | Объем работы | в том числе по кварталам | Бюджет раб. времени | |||
| I | II | III | IV | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Заведующий (директор) архива (личная подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Приложение 20
к п. 5.3
ПЛАН
комплектования районного (городского) межведомственного
архива документов по личному составу
на _________ год
| № п/п | Наименование учреждения | Количество дел | Крайние даты | Сроки приема (месяц) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Заведующий (директор) архивом (Подпись, расшифровка подписи)
Дата
Приложение 21
к п. 5.6
(название архива)
учета труда _______________________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество)
| Дата | Наименование видов работ | Единица измерения | Расчетная норма времени или выработки | Объем выполненной работы | Затраченный бюджет рабоч. времени | Отметка руководителя о выполнении и качестве работы |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого за месяц:
- фактический объем выполненных работ______________________________________
- плановый бюджет рабочего времени ________________________________________
- фактический бюджет рабочего времени _____________________________________