Методические рекомендации по определению состава источников комплектования государственных архивов

(утв. Главархивом СССР)

(вместе с «Примерными списками видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов»)

Утверждены Главархивом СССР

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ СОСТАВА ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

ВВЕДЕНИЕ

Одним из важнейших условий оптимизации состава и содержания Государственного архивного фонда СССР, создания полноценной источниковой базы, всесторонне отражающей историю развития советского общества, является определение состава источников комплектования ГАФ СССР — учреждений, организаций и предприятий <1>, в деятельности которых создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение.

<1> Далее в тексте вместо слов «учреждения, организации и предприятия» употребляется слово «учреждения».

Основные виды учреждений — источников комплектования государственных архивов впервые были предусмотрены утвержденными Главархивом СССР «Примерными списками учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы» (М., 1960) <2> и «Дополнениями» к ним (М., 1965) <3>. Порядок работы архивных учреждений с «Примерными списками» установлен «Методическими указаниями по комплектованию государственных архивов документальными материалами и организации экспертизы их ценности» (М., 1961).

<2> Объявлены указанием Главархива СССР № 3/6353-Б от 10 августа 1960 г. <3> Объявлены указанием Главархива СССР № 5/2133-Б от 1 июня 1965 г.

Совершенствование управления народным хозяйством в различных его сферах и конкретных отраслевых ведомственных системах, дальнейшая разработка теоретических и методических вопросов отбора документов на государственное хранение, а также опыт работы с «Примерными списками» вызвали необходимость уточнения состава источников комплектования государственных архивов и более углубленного их теоретического обоснования. Такая задача была поставлена перед ВНИИДАД, ЦГА СССР и архивными учреждениями всех союзных республик в десятой и одиннадцатой пятилетках в рамках темы 3.1.1 (4.1.01) «Развитие критериев определения источников комплектования ГАФ СССР», предусмотренной пятилетними планами развития архивного дела в СССР <1>. Результатом исследования, проведенного в десятой пятилетке, явились настоящие «Методические рекомендации по определению состава источников комплектования государственных архивов» и «Примерные списки видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов», подготовленные на базе изучения документации учреждений десяти отраслевых ведомственных систем: легкой промышленности, пищевой промышленности, сельского хозяйства, строительства, речного транспорта, водного хозяйства и мелиорации, народного образования, здравоохранения, культуры, юстиции <2>.

<1> Организация и методика исследования темы в десятой и одиннадцатой пятилетках изложены в соответствующих координационных планах и методических программах, подготовленных ВНИИДАД. <2> Отрасль «юстиция» выделена условно. Она включает системы учреждений Прокуратуры СССР, Верховного суда СССР, Министерства юстиции СССР.

Методические рекомендации включают: общие положения, характеризующие принципы подхода к определению источников комплектования государственных архивов; критерии определения источников комплектования и методику их применения; основные формы приема документов от источников комплектования <1>.

<1> Вопросы, непосредственно вытекающие из изменения практики определения источников комплектования (контроль за работой учреждений, организаций и предприятий выборочного приема; учет и фондирование их документов и др.) в данных рекомендациях не рассматриваются, т.к. являются предметом анализа соответствующих разделов архивоведения.

Методические рекомендации и Примерные списки призваны оказать помощь архивным учреждениям в их практической работе по подготовке и уточнению конкретных списков источников комплектования, разработке ведомственных (отраслевых) перечней документов и других пособий по отбору документов на государственное хранение. Методические рекомендации обобщают положения и выводы отраслевых разработок, подготовленных ВНИИДАД, ЦГАОР СССР, ЦГАНХ СССР, ЦГАЛИ СССР, ЦГА РСФСР, Главархивами Таджикской ССР, Туркменской ССР.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Определение источников комплектования предполагает: 1) изучение структуры и организационных основ отраслевой системы; 2) анализ состава учреждений и их документации; 3) установление форм приема документов от учреждений, отнесенных к числу источников комплектования. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы предусматривает выявление всех видов и разновидностей учреждений отрасли, находящихся в зоне комплектования архива, определение их целевого назначения, функций и компетенции. При изучении организационных основ и структуры отраслевой системы необходимо ознакомиться с общей и специальной (отраслевой, ведомственной) литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно-распорядительными, нормативными и методическими документами (генеральными схемами, положениями, уставами). В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить соответствующие материалы исполнительных комитетов Советов народных депутатов, плановых, финансовых, статистических и других органов. При выявлении учреждений отрасли в статистических органах, в частности, рекомендуется использовать систему ведения (в листовой и автоматизированной формах) Общесоюзного классификатора предприятий и организаций, включающую учреждения зоны комплектования архива <1>.

<1> См.: «Положение о системе ведения Общесоюзного классификатора предприятий и организаций». М., 1978.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей учреждений отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами. Важное значение имеет выяснение характера имевших место реорганизаций в отрасли, тенденций дальнейшего развития управления системой, стабильности состава ее учреждений. Нередко для отраслевых систем характерно наличие определенных расхождений между официально принятой структурой и ее практическим воплощением в отдельных регионах и звеньях управления <1>, что немаловажно для выявления реально существующего построения отраслевой системы и взаимосвязей образующих ее учреждений.

<1> Функции и структура органов управления, их совершенствование. М., 1973.

В последние годы в управлении народным хозяйством широко практикуется создание объединений. Поэтому особенно важно при изучении структуры и организационных основ отрасли выявить типы входящих в нее объединений, структуру их организации, перспективы совершенствования их структуры и системы управления, наличие в зоне комплектования архива территориально-производственных комплексов (аграрно-промышленных, топливно-энергетических и др.), их влияние на деятельность объединений и т.д. При этом следует иметь в виду, что в зависимости от отраслевой принадлежности и местных условий существует больше разнообразие организационных структур объединений. Однако все они по принципу организации деятельности и управления могут быть сведены к двум основным: управляемые обособленным аппаратом (генеральной дирекцией, дирекцией и т.д.) и управляемые аппаратом головного предприятия. Большое значение имеет выявление учреждений низового звена, их функций, правового положения и непосредственной подчиненности. Все выявленные в ходе изучения отраслевой системы учреждения распределяются по их видам и разновидностям. Основанием для отнесения учреждений к тому или иному виду (разновидности) является общность их целевого назначения и характера выполняемых ими функций. Важным этапом работы является изучение характера документирования в отрасли, движения и распределения документной информации в системе. В этих целях анализируется состав и содержание управленческой (организационно-распорядительные документы, планы, отчеты) и другой документации. Изучение комплекса документов целесообразно начинать с ведущего, головного, т.е. основного учреждения системы, находящегося в зоне комплектования архива. Если в зоне комплектования архива находятся несколько учреждений одного вида (разновидности), в качестве базовых организаций можно выбрать одно или несколько из них, наиболее характерных для данного вида (разновидности). При выявлении документов, имеющих научно-историческое значение, необходимо использовать перечни, примерные, типовые, конкретные номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, указания, распоряжения вышестоящих органов по вопросам организации планирования, учета, отчетности. Анализ состава документов и содержащейся в них информации должен осуществляться в тесном контакте со специалистами — работниками соответствующих учреждений.

2. НАУЧНЫЕ КРИТЕРИИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

2.1. Критериями определения источников комплектования государственных архивов являются: 1) значение учреждения в отраслевой системе; 2) полнота отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого, как правило, вышестоящего учреждения.

2.1.1. Значение учреждения в отраслевой системе определяет ценность создаваемого в процессе его деятельности комплекса документов. Критерий значения учреждения в отраслевой системе предполагает определение: а) правового положения учреждения; б) его функционально-целевого назначения; в) уровня учреждения в отраслевой системе. Правовое положение учреждения характеризует его с точки зрения юридической самостоятельности. Для юридически самостоятельных учреждений характерно наличие правовых актов об их образовании, задачах, компетенции, порядке деятельности (закона, указа, устава, положения, приказа и т.д.), самостоятельного баланса (сметы, расчетного счета в банке, штатного расписания, печати, углового штампа). На основании всей совокупности критериев к числу источников комплектования могут быть отнесены только учреждения, имеющие юридическую самостоятельность. Однако, при определении источников комплектования необходимо учитывать, что одни и те же виды учреждений могут быть: а) юридически самостоятельными в одной отрасли или подотрасли и не иметь юридической самостоятельности в других отраслях или подотраслях данной отрасли; б) иметь статус юридического лица в одной республике и не иметь его в той же отрасли в другой республике; в) менять правовое положение, т.е. вначале иметь юридическую самостоятельность, затем стать структурным подразделением другого учреждения и наоборот. Важное значение имеет определение правового положения организаций и предприятий, входящих в состав различных объединений. Можно выделить следующие основные типы объединений: а) объединения, в которых все предприятия не имеют юридической самостоятельности; б) объединения, в которых каждое предприятие имеет юридическую самостоятельность; в) объединения, в которых одни предприятия имеют юридическую самостоятельность, а другие — нет. В первом случае к числу источников комплектования, как правило, относятся только аппараты управления объединений. Во втором и третьем случаях, кроме аппаратов управления, источниками комплектования могут быть и входящие в состав объединения юридически самостоятельные предприятия. Аналогичный подход возможен и к существующим в ряде отраслей органам, отражающим возрастание общественных начал в управлении определенными участками народнохозяйственного и социально-культурного строительства (Советы директоров, Советы колхозов и др.). В деятельности таких органов, решающих важные вопросы повышения эффективности производства, создаются ценные комплексы документов. В тех случаях, когда эти организации функционируют на правах юридически самостоятельных, они должны включаться в число источников комплектования государственных архивов. В остальных случаях документы, имеющие научно-историческое значение, рекомендуется принимать в составе фондов учреждений, на базе которых они действуют. Функционально-целевое назначение учреждения определяется прежде всего его принадлежностью либо к органам управления отраслевой системы, либо непосредственно к ее производственной деятельности (производственной сфере) <1>. В деятельности органов управления, осуществляющих функции руководства, контроля, планирования, координаций, учета, отчетности, как правило, в наиболее полном объеме откладывается документация об основных направлениях и результатах деятельности учреждений системы, поэтому они в первую очередь подлежат включению в состав источников комплектования. Следует учитывать также, что иногда функции руководства могут быть возложены на учреждения производственной сферы. Например, в здравоохранении наблюдается слияние низового звена территориальной системы органов управления с лечебно-профилактическими учреждениями. Здесь функции окружных, городских, районных отделов здравоохранения могут выполнять центральные городские, центральные районные больницы. Такие учреждения целесообразно также включать в состав источников комплектования.

<1> Понятия «производственная сфера», «производственные функции» применены здесь и далее условно для обозначения направлений деятельности (функций) учреждений, не относящихся непосредственно к управлению.

При определении источников комплектования на основании критерия значения учреждения необходимо учитывать также, что существует различие в степени и характере участия каждого вида учреждений в решении поставленных перед данной отраслью задач. Отсюда вытекает необходимость четкого определения функционального назначения учреждений, их конкретного вклада в деятельность отрасли в целом. В соответствии с этим необходимо выделить в каждой отрасли основные, вспомогательные и обслуживающие учреждения <1>.

<1> Следует отметить, что одни и те же виды учреждений могут быть основными в одной отрасли и вспомогательными, обслуживающими — в другой.

К основным относятся учреждения, непосредственно участвующие в решении стоящих перед отраслью главных задач. К основным учреждениям, кроме органов управления, относятся учреждения, выполняющие основные, целевые (производственные) функции отрасли. В промышленности и сельском хозяйстве основными являются предприятия, производящие готовую продукцию (заводы, фабрики, совхозы, колхозы и др.), в строительстве — предприятия, осуществляющие строительные работы (строительные, строительно-монтажные управления и др.), в здравоохранении — учреждения, непосредственно выполняющие работу по охране здоровья граждан (лечебно-профилактические, санитарно-эпидемиологические и др.), в народном образовании — учреждения, непосредственно участвующие в решении учебно-воспитательных задач (школы, техникумы, профессионально-технические училища, институты и др.), в юстиции — учреждения, осуществляющие правоохранительные и правосудные действия (нотариальные органы, органы записи актов гражданского состояния, суды, прокуратуры, и др.). К группе основных во всех отраслях относятся научно-исследовательские учреждения. К вспомогательным относятся учреждения и предприятия, деятельность которых направлена на обеспечение нормального функционирования основных учреждений, реализацию их главных функций. Вспомогательные организации отрасли занимаются, в частности, ремонтом, оснасткой, наладкой оборудования, транспортировкой, переподготовкой кадров, вычислительными работами и т.д. К обслуживающим относятся учреждения, создающие необходимые материальные, культурно-бытовые и другие условия для трудовых коллективов и трудящихся отрасли. В их число входят: торговые предприятия, ОРСы, столовые, ведомственные поликлиники, санатории, дома отдыха, гостиницы и т.п. Основные учреждения создают и концентрирует документацию, отражающую процесс реализации и результаты выполнения возложенных на отрасль задач. Документация вспомогательных учреждений, в отличие от обслуживающих, также нередко характеризует существенные стороны деятельности отрасли. Основные и часть вспомогательных учреждений на основании всей совокупности критериев могут быть включены в состав источников комплектования. Документация обслуживающих организаций не имеет в подавляющем большинстве случаев научно-исторического значения, т.к. их основная деятельность отражена в документах вышестоящих учреждений. Такие организации, как правило, исключаются из состава источников комплектования. Классификация учреждений отрасли на органы управления и учреждения производственной сферы, а последних, в свою очередь, — на основные, вспомогательные и обслуживающие, создает условия для объективной оценки создаваемых ими комплексов документов. Однако ценность документов любого учреждения определяется не только его принадлежностью к указанным группам, но и уровнем, к которому относится учреждение в соответствующей ведомственной системе, т.е. местом, занимаемым им в отраслевой иерархии. Уровень учреждения определяет его компетенцию, объем функций, масштаб деятельности, а в конечном счете — значимость документальных комплексов учреждений одного вида, но находящихся на разных ступенях управления в одной и той же отрасли. Вышестоящее по уровню учреждение, как правило, создает и концентрирует более полную и разнообразную по содержанию информацию. С учетом уровня к числу источников комплектования могут быть отнесены, например, вспомогательные учреждения общесоюзного или республиканского уровней, поскольку их документация характеризует одну из функций отрасли и, следовательно, имеет отраслевое значение. В то же время аналогичные учреждения среднего и низового звена обычно не являются источниками комплектования госархивов.

2.1.2. Критерий полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения связан с определением степени отражения ценной информации о деятельности данного учреждения в фонде вышестоящего учреждения отраслевой системы. В соответствии с этим критерием учреждения, деятельность которых достаточно полно отражается в фондах их вышестоящих органов, могут быть исключены из состава источников комплектования. При применении этого критерия необходимо иметь в виду, что полнота отражения деятельности учреждений зависит от характера и формы повторения информации управленческой и другой документации, возникающей в процессе осуществления учреждениями их основных функций <1>. Одной из наиболее полных форм отражения является наличие в фондах вышестоящих учреждений основных документов подчиненных им организаций (планов, отчетов и др.), информация которых представляет научный интерес, но с достаточной полнотой отражена в представляемых в вышестоящие органы материалах, а также в документах обобщающего характера.

<1> Подробнее см.: Методика отбора дублетных документальных материалов на государственное хранение. Рекомендации. М., 1969; Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение. М., 1976.

2.2. Названная система критериев носит общий характер и позволяет определять состав источников комплектования ГАФ СССР в целом. Однако наличие особенностей организации и функционирования отраслевых систем, специфики деятельности учреждений ряда отраслей и других особенностей зоны комплектования конкретного архива обусловливает не только необходимость комплексного применения всех этих критериев, но также требует учета определенных факторов, позволяющих с большей обоснованностью определить состав источников комплектования каждого конкретного архива. При определении источников комплектования важную роль играет фактор организации хранения документов ГАФ СССР в соответствии с существующей сетью госархивов. Определенную роль может играть также фактор количественного представительства учреждений одного вида (разновидности) в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) информации, содержащейся в документах постоянного хранения.

2.2.1. Фактор организации хранения документов ГАФ СССР в соответствии с существующей сетью госархивов может корректировать применение критерия полноты отражения информации о деятельности учреждения в фонде другого учреждения. В соответствии с этим фактором исключение из числа источников комплектования учреждений, ценная документация которых с достаточной полнотой представлена в фондах других учреждений, возможно только в том случае, если эти учреждения передают документы в один государственный архив. Если же такие учреждения входят в зоны комплектования разных госархивов, то учреждения, ценная документация которых представлена достаточно полно в фондах других учреждений, могут включаться в состав источников комплектования соответствующих местных госархивов или их филиалов.

2.2.2. Фактор количественного представительства учреждений одного вида (разновидности) в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) информации, содержащейся в документах постоянного хранения, должен учитываться в сочетании с критерием значения учреждения в отраслевой системе. В зоне комплектования архива нередко находится группа учреждений одного вида (разновидности). Это, как правило, основные производственные учреждения низового звена управления: школы — в народном образовании, больницы — в здравоохранении, строительные управления — в строительстве и т.д. Для них характерна узкая функциональная специализация, общность решаемых задач, выполняемых ими функций, организационных основ деятельности, состава документов. В результате деятельность каждого такого учреждения типична по отношению ко всей группе, в которую оно входит, а документная информация, образующаяся в процессе деятельности всей группы, имеет высокую степень однородности, равноценности. Это позволяет принимать на государственное хранение документы не от всех учреждений типового характера, а только от некоторых из них.

3. ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ ОТ ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

3.1. Под формой приема документов понимается состав документов, поступающих в государственный архив от учреждений, отнесенных в соответствии с вышеприведенными критериями и факторами к источникам комплектования. В связи с этим учреждения подразделяются на две группы: учреждения — источники комплектования сплошного приема и учреждения — источники комплектования выборочного приема.

3.1.1. Источники комплектования сплошного приема — это все учреждения одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от каждого из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе <1>. К ним относятся учреждения, которые по своему значению в отраслевой ведомственной системе являются органами управления, а также организации и предприятия, выполняющие важные функции и задачи в области народнохозяйственного и социально-культурного строительства. Такие учреждения в процессе своей деятельности, как правило, создают целостные комплексы документов, отражающих их основные функции. В состав источников комплектования сплошного приема могут быть включены и учреждения, ценная документация которых с достаточной полнотой представлена в фондах вышестоящих органов, но документы которых относятся к зонам комплектования других государственных архивов.

<1> Под «полным комплексом» документов понимается совокупность документов, отражающих все основные функция учреждения и имеющих научно-историческое значение. Сплошной прием <...>.

3.1.2. Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные учреждения из числа определенного вида (разновидности) или все учреждения одного вида (разновидности), находящиеся в зоне комплектования государственного архива, от которых в этот архив непосредственно поступают определенные части документальных комплексов, выделенные по ряду признаков. Выборочный прием имеет две основные формы: повидовую и групповую.

3.1.2.1. При повидовом выборочном приеме от всех учреждений одного вида (разновидности) в государственный архив непосредственно поступают лишь отдельные виды документов, имеющие научно-историческую ценность, не представленные в фондах вышестоящих организаций. Информационно-аналитическая, планово-отчетная и другая основная документация таких учреждений, представляемая в установленном порядке в вышестоящие органы, как правило, принимается на государственное хранение в составе фондов вышестоящих органов. Определение видового состава документов, подлежащих приему на государственное хранение, осуществляется с учетом требований соответствующих нормативно-методических пособий (перечней документов, примерных и типовых номенклатур и др.). К учреждениям — источникам комплектования повидового выборочного приема можно отнести, например, отдельные школьные и внешкольные воспитательные учреждения — в народном образовании, народные суды — в юстиции и др.

3.1.2.2. При групповом выборочном приеме из группы учреждений одного вида (разновидности), находящихся в зоне комплектования государственного архива, на хранение в этот архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов одного или нескольких учреждений. От всех остальных таких учреждений отчетная и информационно-аналитическая документация поступает на государственное хранение в фондах их вышестоящих органов. Групповой выборочный прием целесообразно рекомендовать в отношении учреждений низового звена, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. Документы одного или нескольких учреждений данного вида (разновидности), включенных в состав источников комплектования, могут представлять либо самостоятельный интерес, либо рассматриваться в качестве дополнения к содержанию фондов учреждений — источников комплектования сплошного приема. В отдельных случаях целесообразно применять сочетание группового и повидового выборочного приема, т.е. комбинированный выборочный прием. При этом к категории группового приема, как правило, относят сравнительно небольшую часть учреждений соответствующего вида (разновидности); от остальных учреждений на государственное хранение принимаются лишь отдельные документы, информация которых не отражается или отражается с незначительной полнотой в фондах вышестоящих органов. Выборочный прием основанный на сочетании группового и повидового, можно рекомендовать, например, в отношении таких организаций как колхозы и совхозы. В целях определения учреждений, относящихся к категории группового выборочного приема, рекомендуется выделить однородные группы организаций в пределах учреждений данного вида, входящих в зону комплектования архива. При этом учитываются признаки общности их организационной и производственной деятельности, конкретных условий функционирования учреждений. Например, группировка общеобразовательных школ осуществляется с учетом: а) ступени обучения (начальные, восьмилетние, средние); б) характера обучения (дневные, вечерние, сменные, заочные); в) характера учебно-воспитательных задач (школы общего типа, школы-интернаты, школы полного дня, вспомогательные школы, школы со специальным уклоном). При группировке учебных заведений профессионально-технического образования учитывается: а) отраслевой профиль; б) тип учебного заведения (обычные профессионально-технические, средние профессионально-технические, технические, технические на базе общего среднего образования); в) характер обучения (дневные, вечерние). Далее в соответствии с признаком общности условий функционирования внутри таких групп возможно выделение учреждений, находящихся в районах, сходных по структуре экономики, социально-культурным, национальным особенностям, географическим условиям. Следует иметь в виду, что выбор тех или иных признаков группировки, их количество, последовательность применения всегда должны исходить из реальных условий зоны комплектования государственных архивов и учитывать состав разновидностей группы учреждений одного вида. Следующий этап — определение количественного состава учреждений, непосредственно передающих свои документы в полном комплексе в государственный архив. Необходимо учитывать, что однозначных рекомендаций здесь быть не может. Объем выборочного приема определяется каждым государственным архивом с учетом особенностей зоны его комплектования. Важно иметь в виду, что чем полнее отражается деятельность группы учреждений определенного вида (разновидности) в фондах вышестоящих учреждений, тем меньше должно быть число учреждений, от которых непосредственно должен быть принят полный комплекс их документов. Однако всегда число таких учреждений должно быть не менее числа групп, выделенных в составе учреждений данного вида (разновидности). Дальнейшая задача заключается в том, чтобы из однородных групп выбрать учреждения, документы которых непосредственно должны поступать на государственное хранение. При этом необходимо учитывать ряд факторов. В соответствии с фактором профильности учреждений характеру специализации региона преимущественному включению в состав источников комплектования из группы учреждений одного вида (разновидности) подлежат учреждения, которые создают документацию, отражающую историю складывания и развития производства ведущего профиля (промышленного, сельскохозяйственного и т.д.) в зоне комплектования архива, особые социально-культурные аспекты развития региона. В состав источников комплектования могут быть включены также те учреждения, деятельность которых имеет особую значимость в обеспечении функционирования ведущей для зоны комплектования архива отрасли (например, профессионально-технические училища, обеспечивающие подготовку кадров для какой-либо сферы материального производства, являющейся профильной для зоны комплектования архива). На основании фактора особой роли учреждения из всей массы учреждений одного вида (разновидности) к источникам комплектования могут быть отнесены прежде всего те, которые выделяются объемом деятельности, уникальностью производства, высоким уровнем организации работы, большими революционными, трудовыми заслугами и традициями, вносящие особый вклад в развитие отрасли. При этом необходимо учитывать и конкретно-исторический период деятельности таких учреждений, их роль в отрасли в определенное время. Преимущественному включению в число источников комплектования подлежат учреждения, принимающие активное участие в реализации запланированного комплекса экономических, социальных, производственно-технических, научно-исследовательских и иных мероприятий, направленных на достижение четко очерченной цели, имеющей важное значение для дальнейшего развития отрасли или региона. Например, в промышленности и строительстве к источникам комплектования группового выборочного приема могут быть отнесены предприятия, действующие в экстремальных условиях, возводящие особо значимые объекты, использующие в своей деятельности новаторские движения. В народном образовании при отборе, в качестве источников комплектования, общеобразовательных школ важно учитывать вклад конкретной школы в совершенствование методики учебно-воспитательного процесса и достигнутый уровень учебно-воспитательной работы. Фактор полноты документирования основных функций учреждения при определении источников комплектования позволяет на основе изучения документационного обеспечения его деятельности, степени ее отражения в документах определить информационную значимость документального фонда учреждения. Существующее различие в полноте документирования основных функций учреждений одного вида (разновидности) приводит к тому, что их документальные фонды могут быть далеко не равноценны. Особенно это характерно для низовых звеньев систем здравоохранения, народного образования, культуры. Названный фактор, следовательно, нацеливает при групповом выборочном приеме на включение в состав источников комплектования тех учреждений, в которых наиболее полно документируются их основные функции, и фонды, в силу этого, отличаются полнотой состава ценных документов. Следует иметь в виду, что названные факторы необходимо учитывать при отборе источников комплектования любой отраслевой ведомственной системы. Вместе с тем, для учреждений каждой отрасли могут быть и специфические факторы выбора источников комплектования. Например, в строительстве важную роль играет характер подрядной деятельности. Необходимо выделить прежде всего организации, ответственные перед заказчиком за выполнение комплекса работ (генподрядчики).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате изучения закономерностей построения, функционирования и документирования деятельности учреждений ряда отраслей народного хозяйства в настоящих Методических рекомендациях определены система критериев и факторов отнесения учреждений к числу источников комплектования государственных архивов, форма приема документов от источников комплектования. Данные критерии и факторы были использованы при подготовке Примерных списков по отраслям: легкая промышленность, пищевая промышленность, строительство, сельское хозяйство, речной транспорт, водное хозяйство и мелиорация, народное образование, здравоохранение, культура, юстиция. Положения и выводы Методических рекомендаций уточняют и дополняют существующую систему критериев определения источников комплектования государственных архивов и методику их практического применения. Проведенное исследование показало универсальный характер критериев определения источников комплектования, возможность их применения к любому виду учреждений различных отраслей народного хозяйства. Данные критерии применяются в комплексе. Использование Методических рекомендаций и Примерных списков в практической работе государственных архивов по определению конкретных источников комплектования должно носить исследовательский, творческий характер ввиду специфики отраслевых систем в зонах комплектования разных архивов, особенностей функционирования как каждого вида учреждений, так и конкретных учреждений того или иного вида.

ПРИМЕРНЫЕ СПИСКИ ВИДОВ И РАЗНОВИДНОСТЕЙ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ И НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

ПРЕДИСЛОВИЕ

Настоящие «Примерный список видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования государственных архивов» и «Примерный список видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов» включают виды и разновидности учреждений, организаций и предприятий <1> десяти отраслевых ведомственных систем: «Легкая промышленность», «Пищевая промышленность», «Сельское хозяйство», «Речной транспорт», «Строительство», «Здравоохранение», «Народное образование», «Культура», «Юстиция. Суд. Прокуратура», «Мелиорация и водное хозяйство».

<1> Далее в тексте вместо слов «учреждения, организации и предприятия» употребляется слово «учреждения».

Разделами списков являются укрупненные отрасли народного хозяйства, сложившиеся на основе общественного разделения труда, подразделами — названные выше более дробные отраслевые ведомственные системы. В силу того, что в основу построения списков положен ведомственный принцип, ряд видов и разновидностей учреждений (институты, техникумы, вычислительные центры к др.) дублируется в разных разделах и подразделах. «Примерный список видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования государственных архивов» имеет четыре графы. В первой графе «Индекс вида учреждения» последняя цифра указывает на порядковый номер данного вида учреждения по отраслевому ведомственному списку, а предшествующие ей — на порядковый номер укрупненной отрасли (подотрасли) народного хозяйства. Соответствующие цифры отделяется друг от друга точками. Во второй графе «Наименование вида учреждения» указывается вид (разновидность) учреждения, включая уровень и подчиненности (в тех случаях, когда от учреждений одного вида или разновидности, но разного уровня и подчиненности осуществляется прием документов в разных формах, либо когда в зависимости от уровня и подчиненности такие учреждения могут являться, а могут и не являться источниками комплектования). Разнородности учреждений, включая уровень, отделяются красной строкой или запятыми. Виды и разновидности учреждений в пределах отраслевых ведомственных списков в целом располагаются в соответствии с их значимостью. В списки включены только юридически самостоятельные виды учреждений. Исключение сделано для отдельных органов (Советов колхозов, Советов ректоров и др.) и ряда общественных организаций, подчеркивающих специфику организационного построения ряда отраслевых ведомственных систем (народные театры, народные музеи — в культуре, коллегии адвокатов — в юстиции и др.). Третья графа списка № 1 указывает на форму приема документов от источников комплектования конкретного вида или разновидности. Каждой из этих форм соответствует определенная цифра или комбинация цифр. Источники комплектования сплошного приема, т.е. все учреждения данного вида (разновидности), от каждого из которых поступление ценных документов в государственный архив осуществляется непосредственно в полном комплексе, обозначены цифрой 1. Источникам комплектования выборочного приема соответствует цифра 2. Среди разновидностей выборочного приема указывается: 2.1 — источники комплектования повидового выборочного приема, т.е. учреждения, от которых в государственный архив непосредственно поступают отдельные виды и разновидности создаваемых ими ценных документов; 2.2 — источники комплектования группового выборочного приема, т.е. учреждения данного вида (разновидности), из числа которых в государственный архив непосредственно поступают полные комплексы ценных документов одного или нескольких из них. Для учреждений, от которых осуществляется комбинированный прием, сочетающий групповой и повидовой выборочные приемы, указывается сочетание цифр — 2.1, 2.2. Индекс формы приема (в том числе выборочного) может ставиться соответственно к наименованию вида учреждения или наименованию его разновидности, включая указание на уровень (звено). В первом случае это означает, что данная форма приема распространяется на все разновидности учреждения. Во втором случае форма приема соответствует только определенной разновидности учреждения. Следует иметь в виду также, что указание на любой выборочный прием предполагает необходимость обязательного приема от данного вида (разновидности) учреждений отчетной, информационно-аналитической и другой документации в фондах их руководящих органов. Состав ее, равно как и виды документов выборочного приема, определяется соответствующими методическими пособиями по отбору документов. В четвертой графе «Примечание» указываются: а) исключения из рекомендуемой формы приема от данного вида (разновидности) учреждения, а также особые случаи, когда данный вид (разновидность) учреждения может являться источником комплектования, б) необходимые пояснения в случае выборочного приема документов. Структура, форма и построение «Примерного списка видов и разновидностей учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования государственных архивов» аналогичны первому списку. В нем отсутствует лишь графа «Форма приема документов». Кроме того, ряд видов и разновидностей учреждений второго списка отмечен знаком «*». Это означает, что информационно-аналитическая, отчетная и другая ценная документация таких учреждений может быть принята на государственное хранение в составе фондов вышестоящих учреждений. Виды и разновидности таких документов определяются соответствующими ведомственными перечнями, примерными, типовыми и индивидуальными номенклатурами дел. В графе «Примечания» указывается, когда отдельные виды (разновидности) учреждений могут не являться источниками комплектования (в случае, если они названы в первом списке). На основании настоящих Примерных списков государственные архивы составляют конкретные списки учреждений, являющихся и не являющихся источниками комплектования. Решение о включении конкретных учреждений того или иного вида (разновидности) в состав источников комплектования (или исключении его из числа источников комплектования) и о форме приема от него документов принимается после непосредственного изучения на основе всей совокупности критериев и факторов, изложенных в Методических рекомендациях. При этом учитываются особенности функционирования отраслевой системы и составляющих ее учреждений в зоне комплектования архива на момент периодического (ежегодного) уточнения списков. Государственным архивам рекомендуется составлять три списка: список № 1 конкретных учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования сплошного приема, список № 2 учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования выборочного приема и список № 3 учреждений, организаций и предприятий, не являющихся источниками комплектования. Списки имеют следующие формы:

ФОРМА КОНКРЕТНОГО СПИСКА ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА (СПЛОШНОГО ПРИЕМА, ВЫБОРОЧНОГО ПРИЕМА)

СПИСКИ № 1, № 2 УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ — ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ____________________________ АРХИВА

ФОРМА КОНКРЕТНОГО СПИСКА УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ, НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

СПИСОК № 3 УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ, НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ __________________ АРХИВА

Первая графа списков включает индекс учреждений по Примерным спискам и через знак «/» — порядковый номер учреждений по конкретным спискам государственных архивов. Вторая графа в соответствии с отраслевой схемой Примерных списков содержит конкретные наименования учреждений отраслевых ведомственных систем, находящихся в зоне комплектования архива, с указанием их непосредственной подчиненности. В третий список могут вноситься не конкретные наименования учреждений, а названия их видов (разновидностей). В этом случае в «Примечаниях» к списку указывается общее число учреждений данного вида (разновидности), находящихся в зоне комплектования архива. В графу 2 второго списка вначале вносятся наименования конкретных учреждений группового выборочного приема (1-й раздел списка «Источники комплектования группового выборочного приема»), затем — повидового выборочного приема (2-й раздел списка «Источники комплектования повидового выборочного приема»). В «Примечаниях» к этому списку при групповом выборочном приеме указывается общее количество учреждений данного вида (разновидности), из числа которых в список непосредственных источников комплектования включены одно или несколько конкретных учреждений. Порядок составления, согласования, утверждения и оформления конкретных списков определяется «Основными правилами работы государственных архивов».

ПРИМЕРНЫЙ СПИСОК ВИДОВ И РАЗНОВИДНОСТЕЙ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ — ИСТОЧНИКОВ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

ПРИМЕРНЫЙ СПИСОК ВИДОВ И РАЗНОВИДНОСТЕЙ УЧРЕЖДЕНИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ, НЕ ЯВЛЯЮЩИХСЯ ИСТОЧНИКАМИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Знаком «*» отмечены учреждения, ценная документация которых принимается на государственное хранение в составе фондов вышестоящих органов.