| Вид (номинал) документа | Группа критериев | Подгруппа критериев | Комментарии и примеры |
| Уставы | Критерий происхождения | Место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа | Сроки хранения подлинников уставов как учредительных документов и как локальных нормативных актов являются постоянными в тех организациях и структурных подразделениях, где они хранятся. Однако уставы, полученные в копиях от вышестоящей организации или из структурного подразделения, осуществляющего хранение их подлинников, хранятся до минования надобности или до замены новыми. Например: "Устав организации. Копия" - до минования надобности. "Устав о внутренней дисциплине. Копия" - до замены новым. |
| Критерий содержания | Копийность/подлинность документа | ||
| Положения, инструкции, регламенты, перечни, правила (своды правил), требования, стандарты, рекомендации (методические рекомендации, методические указания), методики | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица | Документы, создаваемые конкретным должностным лицом, могут иметь меньший срок хранения в сравнении с документами, издаваемыми и утверждаемыми вышестоящим органом. Например: "Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (РСЧС)" - 3 г. после замены новыми. "Утвержденные должностные регламенты служащих архивного агентства, должностные инструкции работников" - 50/75 л. |
| Критерий содержания | Копийность/подлинность документа | Сроки хранения подлинников локальных нормативных актов выше, чем у их копий. При составлении номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве к одному делу могут относится различные локальные нормативные акты, не связанные между собой порядком издания. Например: в управлении делами может быть сформировано дело "Локальные нормативные акты организации (положения, инструкции, порядки)" - постоянно, а в структурном подразделении "Локальные нормативные акты (инструкции, правила, регламенты, нормы, стандарты) по вопросам деятельности отдела информационных технологий. Копии" - до минования надобности. | |
| Критерий содержания | Качественное значение (масштаб) для отрасли, региона, страны (затрагивание национальных интересов) | На срок хранения влияет степень значимости создаваемого документа на уровне организации и на уровне отрасли. Например: "Нормативные документы (правила, инструкции, руководства) по созданию и ведению справочно-поисковых средств архива" - 5 л. после замены новыми. "Нормативы допустимых сбросов и документы (решения, заключения, расчеты, методические указания, методики, схемы, карты, сведения, данные) по их разработке" - 8 л. | |
| Критерий содержания | Дополнение комплекса документов | В случае совпадения сроков хранения между локальным нормативным актом и другими документами по конкретному вопросу, документы могут быть сформированы в одно дело. Например: "Документы по деятельности временного методического совета (положение, протоколы, решения)" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Не все локальные нормативные акты имеют постоянный срок хранения согласно нормативно установленным срокам. Например: документы о порядке работы со сведениями конфиденциального характера хранятся 10 л. ЭПК после замены новыми, а положения о закупках отдельными видами юридических лиц - 3 г. | |
| Постановления | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | На увеличение срока хранения может влиять роль и статус автора или адресата документа. Например, за счет проставления отметки "ЭПК" для документов о рассмотрении споров в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (постановления, решения, определения, исковые заявления, заключения, копии договоров, доверенностей и др.) - 5 л. ЭПК. |
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица | ||
| Критерий происхождения | Место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа | ||
| Критерий содержания | Участие в исполнении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | Например: "Документы об административных правонарушениях (заявления, справки, опросы, характеристики, экспертизы, решения, постановления)" - 5 л. ЭПК. Постановления по результатам проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора) - 10 л. | |
| Критерий содержания | Копийность/подлинность документа | Например: "Документы по организации хранения передаточных документов на имущество и обязательства организаций (копии распоряжений, постановлений, протоколов, переписка, справки и др.)" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Например: "Приказы, постановления о приостановке или прекращении выполнения инженерных изысканий и разработке проектной документации" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Дополнение комплекса документов | Например: "Документы проверок, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора (акты, заключения, представления, предписания, постановления, предупреждения, предостережения, пояснения, возражения)" - 10 л. | |
| Приказы, распоряжения, указания | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Например: "Приказы бухгалтерского отдела по вопросам оперативного характера и основной деятельности" - 5 л. ЭПК. В связи с ролью и значимостью функций автора документа даже срок хранения копий может быть повышен. Например, "Приказы по основной деятельности института. Копии" - до минования надобности, а "Приказы, указания Министерства финансов Российской Федерации. Копии" - 5 л. |
| Критерий содержания | Копийность/подлинность документа | ||
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица | Например: "Приказы руководителя Учреждения по основной (профильной) деятельности" - постоянно. "Приказы Административно-организационного аппарата по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам" - постоянно (по административно-хозяйственным вопросам хранятся 5 л.). | |
| Критерий содержания | Роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан, упоминаемых в документе | Например: "Приказы о направлении в командировку, продлении, сокращении срока командировки, об отмене направления в командировку первого заместителя генерального директора" - 5 л. (о направлении в командировку в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности хранятся 50 л.). | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Например: "Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы" - 50 л. | |
| Критерий содержания | Наличие приложений, имеющих самостоятельное значение (самостоятельный срок хранения) | Например, приказы, которыми утверждены планы мероприятий по закупкам, имеют меньший срок хранения, чем приказы, утверждающие положения о структурных подразделениях. | |
| Решения | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Например: "Решения налоговых органов" - 10 л. ЭПК. "Документы по подготовке и проведению Сибирского исторического форума (постановления, решения, протоколы, положения, программы, сценарии)" - постоянно. |
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица | ||
| Критерий происхождения | Место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа | ||
| Критерий происхождения | Участие в составлении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | Например: "Протоколы комиссии по наградам Департамента и документы к ним (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, решения, выписки из протоколов и др.)" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Участие в исполнении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | Например: "Документы по делам, рассматриваемым в судебном порядке по направлениям деятельности отдела (акты, решения, постановления, определения, исковые заявления, ходатайства, возражения)" - 5 л. ЭПК. | |
| Критерий содержания | Связь документа с приобретением определенного правового статуса гражданином или организацией | Например: "Документы о передаче собственником имущества в оперативное управление Учреждению (акты, решения)" - до ликвидации организации. | |
| Критерий содержания | Влияние на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру | Например: "Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда)" - 45 л. "Документы о приостановлении строительства объектов и их консервации (расконсервации), о ликвидации не завершенных строительством объектов (протоколы, акты, решения, переписка)" - 5 л. после списания объекта. | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Например: "Акты и решения по выездным проверкам" - 10 л. ЭПК. | |
| Критерий содержания | Отражение международных отношений | Например: "Документы международных организаций, участником которых является организация (протоколы, меморандумы, решения, постановления, резолюции, декларации, рекомендации)" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Отношение к типовым/уникальным явлениям, результатам деятельности или процессам | Например: "Типовые проекты, типовые проектные решения предприятий, зданий и сооружений" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Дополнение основного комплекса документов | Например: "Документы по вопросам внедрения и сопровождения информационных систем бухгалтерского и налогового учета (функциональные требования, планы, проектные решения, программы и методики приемочных испытаний, отчеты и протоколы о тестировании, программы, отчеты и протоколы опытных эксплуатаций, акты сдачи-приемки работ и электронных копий и прочие документы)" - до окончания эксплуатации систем. | |
| Критерий содержания | Копийность/подлинность документа | Например: "Исходно-разрешительная документация (акты выбора земельных участков, постановления, решения органов власти о выделении земельных участков, разрешение на строительство, технические условия на подключение и др.) на объекты. Копии" - 5 л. после ввода объекта в эксплуатацию. | |
| Протоколы | Критерий содержания | Влияние на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру | Например: "Протоколы комиссии по проверке знаний требований охраны труда" - до очередной проверки знаний, но не менее 5 л. |
| Критерий содержания | Качественное значение (масштаб) для отрасли, региона, страны (затрагивание национальных интересов) | Например: "Документы, поступившие на согласование из вышестоящей организации (приказы, распоряжения, протоколы, планы мероприятий и др.)" - 5 л. ЭПК. "Протоколы по созданию, развитию, доработке единой системы документооборота" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Например: "Протоколы комиссии по оптимизации бизнес-процессов и развитию информатизации" - 10 л. ЭПК. "Протоколы заседаний комиссии по вопросам использования в аппарате управления и обособленных структурных подразделениях общества служебных легковых автомобилей" - 3 г. | |
| Критерий содержания | Характеристика основной деятельности организации | Например: "Протоколы совещаний у руководства дирекции по основной деятельности" - 10 л. ЭП. "Протоколы, по вопросам стратегического развития, финансовым вопросам" - 5 л. | |
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Например: "Протоколы совещаний Ситуационного центра мониторинга и управления чрезвычайными ситуациями" - 10 л. ЭПК. "Протоколы совещаний у первого заместителя генерального директора" - постоянно "Протоколы сетевых совещаний, проводимых Управлением, в т.ч. протоколы школ передового опыта, организуемых Управлением" - постоянно. | |
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица | ||
| Критерий происхождения | Место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа | ||
| Договоры, соглашения, контракты | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Например: "Государственные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг" - 5 л. ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту. |
| Критерий происхождения | Участие в составлении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | ||
| Критерий содержания | Участие в исполнении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | ||
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Например: "Договоры и контракты на возмещение стоимости услуг" - 5 л. "Коллективные договоры" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Отражение международных отношений | Например: "Договоры, соглашения, контракты с иностранными банками, международными и иностранными организациями" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Влияние на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру | Например: "Договоры с ООО "Ромашка" на выполнение работ по экологическому контролю" - 5 л. после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему. | |
| Критерий содержания | Отношение к типовым/уникальным явлениям | Например: "Договоры, контракты, соглашения о снабжении, сбыте, купле-продаже материалов (сырья), оборудования и другой продукции" хранятся 5 л. после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему, в то время как "Договоры о взаимодействии с образовательными организациями по вопросам прохождения практики студентов, учащихся" - 5 л. К "Соглашениям о повышении конкурентоспособности" будет добавлена отметка "ЭПК" - 5 л. ЭПК. | |
| Критерий содержания | Периодичность создания | Например: "Договоры с ООО "Парус" по проведению специальной оценки условий труда" - 5 л. после истечения срока действия договора или прекращения обязательств по нему. | |
| Акты | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Например: "Документы проверок Россельхознадзором полноты и качества осуществления органами государственной власти субъектов Российской Федерации переданных им полномочий Российской Федерации в области ветеринарии (акты, предписания, сведения, переписка и др.)" - 10 л. |
| Критерий происхождения | Участие в составлении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | Например: "Документы, связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими (акты, справки, служебные записки)" - 5 л. | |
| Критерий содержания | Участие в исполнении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | Например: "Акты по ведению реестра саморегулируемых организаций" - до ликвидации организации. | |
| Критерий содержания | Влияние на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру | Например: "Акты периодических медицинских осмотров" - 50/75 л. | |
| Критерий содержания | Качественное значение (масштаб) для отрасли, региона, страны | Например: "Акты сдачи-приемки ввода в эксплуатацию зданий, строений, сооружений" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Отражение дорогостоящего и/или трудоемкого процесса | Например: "Акты осмотра и приема объектов после текущего ремонта" - 5 л. "Акты осмотра и приема объектов после капитального ремонта" - постоянно | |
| Критерий содержания | Отношение к типовым/уникальным явлениям, результатам деятельности или процессам | Например: "Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков" - 1 г. | |
| Критерий содержания | Периодичность создания | Например: "Акты проверок структурных подразделений" - 5 л. | |
| Отчеты, доклады | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Например: "Отчеты об исполнении поручений генерального директора, подготовленные отделом" - 1 г. после снятия поручения с контроля. |
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лица | ||
| Критерий происхождения | Место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа | ||
| Критерий содержания | Участие в исполнении документа государственных органов, органов местного самоуправления, организаций | Например: "Отчеты об организации и результатах контроля исполнения документов" - 1 г. после снятия с контроля. "Отчеты об исполнении предписаний, актов органов государственного пожарного надзора" - 10 л. | |
| Критерий содержания | Качественное значение (масштаб) для отрасли, региона, страны (затрагивание национальных интересов) | Например: "Отчеты по учету животных" - до ликвидации организации. | |
| Критерий содержания | Первичность/вторичность информации | Например: "Индивидуальные отчеты работников" - 1 г. "Документы структурных подразделений по основной (профильной) деятельности (доклады, сводки, справки, сведения)" - 5 л. ЭПК (с возможностью отбора на постоянное хранение) | |
| Критерий содержания | Периодичность создания | Например: "Ежемесячные отчеты дирекций по капитальному строительству по технологическому присоединению" - 1 г. "Годовые отчеты о выполнении государственных заданий" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Характеристика основной деятельности организации | Например: "Отчеты об оценке рыночной стоимости имущества организации" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Отражение международных отношений | Например: "Документы (отчеты, доклады, справки, сообщения, копии протоколов, переписка и др.) по вопросам деятельности Межправительственных международных комиссий по торгово-экономическому и научно-техническому сотрудничеству" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Фиксация информации о взаимодействии граждан и организаций | Например: "Отчеты о характере и количестве обращений граждан (годовые)" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Например: "Первичные статистические данные (отчеты) о деятельности респондента, представляемые субъекту официального статистического учета" - постоянно. | |
| Переписка | Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия государственного органа, органа местного самоуправления, организации в Российской Федерации, в том числе с учетом того, является ли организация государственной или муниципальной | Переписка в основном отбирается на хранение в случае, если она дополняет комплекс документов, либо если тематика и корреспондент имеют существенное влияние на деятельность организации. "Переписка с Администрацией Президента Российской Федерации по основным направлениям деятельности" - постоянно "Переписка с Аппаратом Правительства Российской Федерации по направлениям деятельности отдела" - 5 л. ЭПК. |
| Критерий происхождения | Роль и значимость функций автора или адресата документа, т.е. полномочия конкретной структурной единицы - структурного подразделения, коллегиального органа, должностного лиц | ||
| Критерий происхождения | Место государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностного лица в Российской Федерации и по отношению к другим организациям, в том числе с учетом вертикальных (подчиненности) и горизонтальных связей (значимость организаторов, участников и спонсоров мероприятий, авторитет субъекта, его вклад в развитие организации, сообщества, отрасли, страны) автора или адресата документа | "Документы по вопросам внесения изменений и дополнений в Федеральные законы (предложения, заключения, информация, переписка)" - постоянно. | |
| Критерий происхождения | Роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан - автора или адресата документа | ||
| Критерий содержания | Роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан, упоминаемых в документе | ||
| Критерий содержания | Дополнение основного комплекса документов | ||
| Критерий содержания | Отражение активной гражданской позиции | Например: "Переписка по обращениям граждан" - 5 л. ЭПК. | |
| Критерий содержания | Влияние на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру | Например: "Переписка о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни" - 1 г. "Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций" - 5 л. | |
| Критерий содержания | Принадлежность к определенной категории процессов (уровню процессов) | Следует также обращать внимание на процесс, в рамках которого образовался этот вид документа. Например: "Переписка по осуществлению закупок для нужд Учреждения" будет иметь значение в течение 6 л. в случае закупок для государственных и муниципальных нужд (44-ФЗ) и в течение 5 л. в остальных случаях (223-ФЗ). | |
| Критерий содержания | Массовость документов | Например: "Переписка по запросам коммерческих предложений" - 1 г. | |
| Критерий содержания | Наличие приложений, имеющих самостоятельное значение (самостоятельный срок хранения) | Переписка может не отбираться на хранение в случае, если письма не содержат какой-либо сущностной информации. Например: сопроводительное письмо к отчету ("Направляем утвержденный отчет") может быть уничтожено по истечении 5 л., но при этом срок хранения приложения - отчета - может быть выше, чем у письма, соответственно он будет отобран на постоянное хранение. | |
| Обращения граждан | Критерий содержания | Дополнение комплекса документов | Обращения граждан могут отбираться на хранение в случае, если они оказали существенное влияние на деятельность организации, были направлены лицом или группой лиц, имеющих определенный социальный статус или авторитет. В случае, если в конце года или за какой-либо определенный промежуток времени обращения граждан анализируются и сведения о результате анализа обобщаются в итоговый документ (отчет, доклад, справка), то по истечении 5 л. после исполнения обращения граждан за определенный год они могут быть отобраны к уничтожению. |
| Критерий содержания | Первичность/вторичность информации | ||
| Критерий происхождения | Роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан - автора или адресата документа | ||
| Критерий содержания | Роль, авторитет, статус, заслуги гражданина или группы граждан, упоминаемых в документе | ||
| Критерий содержания | Отношение к типовым/уникальным явлениям, результатам деятельности или процессам (например, культурное наследие, режимный объект и проч.) | ||
| Критерий содержания | Отражение активной гражданской позиции | ||
| Критерий содержания | Фиксация информации о взаимодействии граждан и организаций | ||
| Служебные записки, справки | Критерий содержания | Дополнение комплекса документов | Служебные записки и справки могут являться приложениями или служить основаниями для других видов документов, образуя с ними единый комплекс. Например: "Документы, представляемые в вышестоящий орган государственной власти (записки, справки, инициативные письма)" (5 л.) могут стать частью комплекса документов по разработке будущего законопроекта и быть отобранными на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности. |
| Критерий содержания | Первичность/вторичность информации | Справки и служебные записки будут содержать вторичную информацию, аккумулированную из различных источников. Например: "Справки об объективных сведениях на работников" со сроком хранения 5 л. составляются на основании документов в составе личного дела, которые хранятся 50/75 л. | |
| Критерий содержания | Влияние на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру | Справки и служебные записки могут иметь различную степень влияния на жизнь, здоровье и благосостояние граждан, на инфраструктуру, в связи с чем срок хранения будет различаться. Например: "Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения" - 5 л. "Справки о подготовке зданий, строений, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий" - 3 г. | |
| Критерий содержания | Качественное значение (масштаб) для отрасли, региона, страны (затрагивание национальных интересов) | Наличие в содержании справок и служебных записок вопросов, затрагивающих национальные интересы, может коренным образом влиять на срок хранения. Например: "Документы об организации рабочих поездок генерального директора (справки, служебные записки)" - 3 г. "Справки к Государственному племенному регистру" - постоянно. | |
| Критерий содержания | Отражение международных отношений | Например: "Документы международного сотрудничества с Восточным экономическим форумом по вопросам рыболовства (справки, сведения, доклады, переписка)" - 10 л. ЭПК. |