Конвенция об Организации по морским наукам в северной части Тихого океана (ПИКЕС)

(Вместе с «Правилами процедуры Организации...», «Финансовыми правилами Организации...»)

(Заключена в г. Оттаве 12.12.1990)

КОНВЕНЦИЯ

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ПО МОРСКИМ НАУКАМ В СЕВЕРНОЙ ЧАСТИ ТИХОГО ОКЕАНА

(Оттава, 12 декабря 1990 года)

Договаривающиеся Стороны,

признавая необходимость совершенствования научного понимания северной части Тихого океана и ее процессов, живых ресурсов и океанографических характеристик,

сознавая, что из-за обширности площади северной части Тихого океана наилучшее научное понимание региона может быть достигнуто в духе международного научного сотрудничества на взаимовыгодной основе,

желая создать соответствующую межправительственную организацию в целях содействия такому научному сотрудничеству и его развития и во избежание дублирования усилий,

признавая, что деятельность организации должна основываться на принципах и нормах международного морского права применительно к морским научным исследованиям,

согласились о следующем:

Договаривающиеся Стороны настоящим создают межправительственную организацию под названием Организация по морским наукам в северной части Тихого океана (ПИКЕС), именуемую далее «Организация».

Районом, в котором осуществляется деятельность Организации, является регион умеренной и субарктической зон северной части Тихого океана и прилегающих к нему морей, особенно к северу от 30 градуса северной широты, именуемый далее «район действия». Деятельность Организации по научным причинам может быть распространена далее к югу в северной части Тихого океана.

Целью Организации является;

a) содействовать проведению морских научных исследований и координировать их в целях совершенствования научных знаний о районе действия и его живых ресурсов, включая, но не обязательно ограничиваясь исследованиями в отношении морской среды и ее взаимодействий с сушей и атмосферой, ее роли и реакции на изменения мировой погоды и климата, ее флоры, фауны и экосистем, ее использования и ресурсов, и влияния на нее человеческой деятельности; и

b) содействовать сбору и обмену информацией и данными, относящимися к морским научным исследованиям в районе действия.

Организация состоит из:

a) Руководящего совета («Совет»);

b) таких постоянных или специальных научных групп и комитетов, которые Совет может создавать время от времени; и

c) Секретариата.

1. Научными функциями Совета, среди прочего, являются:

a) определять приоритетность исследований и проблемы, касающиеся района действия, а также соответствующие методы их решения;

b) рекомендовать координированные программы исследований и сопутствующие виды деятельности, касающиеся района действия, которые предпринимаются посредством национальных усилий участвующих Договаривающихся Сторон;

c) содействовать обмену научными данными, информацией и специалистами и развивать такой обмен;

d) рассматривать запросы по разработке научных советов, касающихся района действия;

e) организовать научные симпозиумы и другие научные мероприятия, и

f) способствовать обсуждению проблем, представляющих взаимный научный интерес.

2. Административными функциями Совета, среди прочего, являются:

a) принимать Правила процедуры и Финансовые правила Организации и при необходимости вносить в них поправки;

b) рассматривать и рекомендовать поправки к Конвенции;

c) принимать ежегодный отчет Организации;

d) рассматривать и принимать ежегодный бюджет и окончательный финансовый отчет Организации;

e) определять местоположение Секретариата;

f) назначать Исполнительного секретаря;

g) поддерживать контакты с другими соответствующими международными организациями; и

h) управлять деятельностью Организации.

3. Совет принимает такие другие решения, которые могут быть необходимы или желательны для обеспечения эффективного осуществления Организацией своей деятельности.

1. Каждая Договаривающая Сторона является членом Совета и назначает в Совет не более двух делегатов, которых могут сопровождать, по мере необходимости, заместители, эксперты и советники.

2. Совет избирает председателя и вице-председателя, должным образом учитывая принцип ротации среди Договаривающихся Сторон. Председатель и вице-председатель являются представителями разных Договаривающихся Сторон. В период своего назначения председатель перестает быть членом своей национальной делегации.

3. Председатель Совета созывает очередную ежегодную сессию Организации. Ежегодные сессии обычно проводятся в местоположении Организации, если Совет не решит иначе.

4. Любая сессия Совета, кроме ежегодной сессии, созывается председателем по просьбе Совета в такое время и таком месте, которые может определить председатель.

5. Совет может пригласить другие государства, организации и экспертов присутствовать на научных сессиях Организации или принимать участие в деятельности Организации на таких условиях, которые Совет может установить.

1. Каждая Договаривающаяся Сторона имеет один голос на заседаниях в Совете.

2. Совет предпринимает все усилия по принятию решений на основе консенсуса. Для целей настоящей Конвенции консенсус означает отсутствие формального возражения.

3. Если все усилия по достижению консенсуса исчерпаны и никакого соглашения не достигнуто, решения Совета могут приниматься большинством в три четверти голосов присутствующих и голосующих Договаривающихся Сторон.

4. Независимо от пункта 3 консенсус требуется для следующего:

a) создания постоянных или специальных научных групп и комитетов;

b) назначения Исполнительного секретаря;

c) принятия ежегодного бюджета Организации;

d) рекомендаций по внесению поправок в настоящую Конвенцию;

e) проведения любой сессии Совета, помимо ежегодной сессии; и

f) других вопросов существа, в отношении которых Совет может прийти к согласию.

Совет назначает Исполнительного секретаря на таких условиях и с такими обязанностями, которые он может определить. Сотрудники Секретариата назначаются Исполнительным секретарем в соответствии с такими правилами, процедурами и требованиями, которые могут быть определены Советом.

1. Совет принимает ежегодный бюджет Организации.

2. Каждая договаривающаяся Сторона делает взнос в ежегодный бюджет. Взносы выплачиваются в валюте государства, в котором располагается Секретариат, согласно соответствующему законодательству и правилам каждой Договаривающейся Стороны.

3. Совет рассматривает на своей ежегодной сессии случаи невыполнения любой Договаривающейся Стороной своих финансовых обязательств, предусмотренных настоящей Конвенцией. Договаривающаяся Сторона, которая не выплачивает взносы два года подряд, в течение периода своей задолженности не имеет права участвовать в принятии решений Советом, если Совет не решит иначе.

Рабочим и официальным языком Совета является английский язык.

1. Организация получает такое правовое положение и такую правоспособность, которые могут быть согласованы между Организацией и Договаривающейся Стороной, на территории которой располагается Секретариат.

2. Организация, ее администрация и сотрудники вместе с делегациями в Совете получают такие привилегии и иммунитеты, необходимые для выполнения их функций, которые могут быть согласованы между Организацией и Договаривающейся Стороной, на территории которой располагается Секретариат.

1. Ничто в настоящей Конвенции, ни в деятельности Организации, осуществляемой в соответствии с ней, не наносит ущерба или не имеет какого-либо влияния на:

a) суверенитет, суверенные права и юрисдикцию Договаривающейся Стороны в соответствии с международным правом на ее территориальное море, 200-мильную зону или континентальный шельф, включая ее юрисдикцию в отношении морских научных исследований;

b) права Договаривающейся Стороны на проведение ее национальных программ исследований;

c) другие международные соглашения, двусторонние или многосторонние, участниками которых являются Договаривающиеся Стороны.

2. Ничто в настоящей Конвенции не рассматривается как уполномочивающее Организацию регулировать деятельность Договаривающихся Сторон.

1. Конвенция открыта для подписания в Оттаве, Канада, с 1 марта 1991 г. по 31 декабря 1991 г. Канадой, Китайской Народной Республикой, Японией, Союзом Советских Социалистических Республик и Соединенными Штатами Америки.

2. Конвенция подлежит ратификации, принятию или одобрению подписавшими ее государствами в соответствии с их внутренним законодательством и процедурами. Документы о ратификации, принятии или одобрении передаются на хранение Правительству Канады, которое действует в качестве депозитария.

1. Конвенция вступает в силу через 60 дней после даты передачи на хранение депозитарию документов о ратификации, принятии или одобрении тремя подписавшими ее государствами.

2. После вступления Конвенции в силу она открыта для присоединения любым не подписавшим ее государством. Государства, желающие присоединиться к Конвенции, могут уведомить об этом депозитария, который уведомляет Договаривающиеся Стороны. В отсутствие письменного возражения какой-либо Договаривающейся Стороны в течение 90 дней после получения такого уведомления государство может присоединиться к Конвенции путем сдачи на хранение депозитарию документа о присоединении, и присоединение становится действительным через 60 дней после сдачи документа на хранение.

Любая Договаривающаяся Сторона или Совет могут предложить поправки к настоящей Конвенции. Текст предложенной поправки рассылается депозитарием всем Договаривающимся Сторонам по крайней мере за 90 дней до сессии, на которой эту поправку предлагается рассмотреть. Поправки вступают в силу спустя 60 дней после передачи на хранение документов о ратификации, принятии или одобрении всеми Договаривающимися Сторонами в соответствии с их внутренним законодательством и процедурами.

Договаривающаяся Сторона может в любое время выйти из настоящей Конвенции, направив депозитарию письменное уведомление о выходе. Выход из Конвенции становится действительным через 6 месяцев после получения депозитарием уведомления о выходе.

1. Настоящая Конвенция прекращает свое действие после выхода из нее трех из подписавших ее государств, перечисленных в статье XIII.

2. Прекращение действия Конвенции становится действительным через один год после передачи депозитарию того числа уведомлений о выходе, которое требуется для прекращения Конвенции согласно пункту 1 выше.

1. Подлинник настоящей Конвенции на английском и французском языках, при равной аутентичности каждого текста, передается на хранение депозитарию, который рассылает его заверенные копии всем подписавшим ее государствам.

В подтверждение чего, нижеподписавшиеся представители, должным образом уполномоченные своими соответствующими правительствами, подписали настоящую Конвенцию.

ПРАВИЛА ПРОЦЕДУРЫ

Применение

Настоящие Правила регулируют процедуру Организации по морским наукам северной части Тихого океана (ПИКЕС), в дальнейшем именуемой «Организацией».

Представительство

Правило 1

I) Каждая Договаривающаяся Сторона незамедлительно сообщает Исполнительному секретарю в письменной форме имена своих делегатов в Совет и их заместителей и о каких-либо изменениях. Каждая Сторона также сообщает Исполнительному секретарю имена экспертов, советников и наблюдателей, назначенных для участия в каждом официальном совещании;

II) Заместитель делегата может осуществлять все права делегата в отсутствие делегата;

III) Каждая Договаривающаяся Сторона несет расходы своих делегатов на всех совещаниях, которые проводятся в соответствии с Конвенцией.

Правило 2

Совет может пригласить любые правительства, не являющиеся Сторонами Конвенции, любые международные или другие организации, имеющие те же цели, что и Организация и любые лица, принять участие в качестве наблюдателей на отдельных совещаниях Организации.

Процедура голосования

Правило 3

Имея в виду цель статьи VII Конвенции в том, что решения будут приниматься на основе консенсуса, если это вообще возможно:

I) каждая Договаривающаяся Сторона имеет один голос по каждому решению на любом совещании или заседании Организации;

II) любой из делегатов, если назначен более, чем один, может подать голос этой Договаривающейся Стороны;

III) делегат, заместитель делегата, эксперт или советник может подать голос Договаривающейся Стороны на любом совещании комитета или группы, членами которых они являются.

Правило 4

I) В Совете и комитетах голосование проводится поднятием руки, кроме тех случаев, когда:

а) в Совете по просьбе какого-либо делегата голосование проводится путем опроса;

б) все выборы проводятся тайным голосованием после конфиденциального выдвижения кандидатуры в письменной форме;

II) При избрании на должность председателя, вице — председателя или председателя комитета объявляется избранным кандидат, который набирает голосов по количеству более половины числа Договаривающихся Сторон, представленных на совещании, на котором проводится голосование. Если ни один кандидат не набирает необходимое для избрания количество голосов, то:

а) при наличии только двух кандидатов голосование продолжается, пока кандидат не избирается;

б) при наличии трех или более кандидатов, кандидат, набравший наименьшее количество голосов, исключается из списка, а голосование продолжается в соответствии с настоящим правилом до избрания кандидата, при условии, когда при наличии двух или более кандидатов, набравших наименьшее количество голосов, эти кандидаты исключаются из списка.

Правило 5

В период между совещаниями Совета, в случаях срочности, председатель может дать указание Исполнительному секретарю, чтобы голосование Договаривающимися Сторонами было осуществлено факсом, телеграфом или другим согласованным способом. В случае такого голосования Исполнительный секретарь информирует Договаривающиеся Стороны о том, что решение по данному вопросу принято при получении соответствующего числа положительных голосов, как указано в статье VII, и о любом полученном возражении. Председатель может установить предельный срок (после подтверждения получения сообщения) для реакции на такое голосование; Договаривающаяся Сторона, которая не ответила к этому сроку, будет считаться не имеющей официального возражения против предложения.

Правило 6

Делегаты, представляющие простое большинство Договаривающихся Сторон, составляют кворум для пленарных сессий Совета.

Выборы председателя Совета и вице-председателя Совета

Правило 7

Председатель и вице-председатель избираются из числа делегатов на срок в два года и каждый имеет право быть вновь избранным только один раз на последующий срок. Они вступают в должность по завершении ежегодного совещания, на котором избираются.

Обязанности председателя

Правило 8

В обязанности председателя входит:

I) ведение совещаний Совета;

II) решение вопросов порядка ведения совещания, поднимаемых на этих совещаниях, с учетом права любого делегата просить, чтобы любое решение председателя ставилось на голосование;

III) принятие в целом таких решений и дача таких указаний Исполнительному секретарю, которые обеспечат ведение дел Совета эффективно и в соответствии с решениями Совета;

IV) организация создания временных комитетов и групп, как того потребует Совет;

V) присутствие и принятие участия в каком-либо комитете или другом совещании Организации;

VI) принятие таких других мер или решений, которые могут быть необходимыми для защиты и содействия интересам Организации и выгод, которые она предоставляет Сторонам.

Правило 9

I) В случае, когда должность председателя оказывается вакантной, вице-председатель становится председателем. Вице-председатель, который становится председателем на срок менее года, имеет право быть избранным на два последующих срока, в противном случае — на один полный срок;

II) В случае, когда должность вице-председателя становится вакантной, Совет избирает нового вице-председателя на своем следующем совещании. Председатель, избранный на неполный срок, может быть переизбран на два последующих срока.

Обязанности вице-председателя

Правило 10

I) Вице-председатель действует в роли председателя тогда, когда председатель не в состоянии выполнять свои функции;

II) Вице-председателю не воспрещается выступать в роли делегата Договаривающейся Стороны, которой он назначен, просто из-за того, что он является вице-председателем; но сразу же перестает выступать в роли делегата в течение любого периода, когда выступает в качестве председателя. Во время любого такого периода назначающая Договаривающаяся Сторона имеет право назначить другое лицо делегатом.

Исполнительный секретарь

Правило 11

I) Исполнительный секретарь является старшим исполнительным сотрудником Организации и является ответственным перед Советом за управление секретариатом и его штатом;

II) Исполнительный секретарь несет ответственность за получение всех фондов, причитающихся Организации, и за платежи в соответствии с бюджетом; подписание чеков от имени Организации или поручение на их подписание; и в целом исполнение Финансовых правил Организации;

III) Исполнительный секретарь, как правило, присутствует на сессиях Организации и может при необходимости присутствовать на совещаниях какого-либо комитета и на любых других совещаниях Организации;

IV) Исполнительный секретарь при консультации с председателем назначает членов штата Секретариата в соответствии с должностями, определенными Советом, и с окладами, сроками и другими условиями, установленными Советом;

V) Исполнительный секретарь обеспечивает все совещания Совета услугами Секретариата и, в соответствующих случаях, организовывает такие услуги Секретариата, какие могут понадобиться для других совещаний Организации;

VI) Исполнительный секретарь так скоро, как это возможно, направляет Договаривающимся Сторонам после каждого совещания Совета отчет о заседаниях;

VII) Исполнительный секретарь направляет делегатам проект повестки дня за 90 дней до каждого совещания Совета и указывает дату, к которой предложения о включении в нее должно быть представлено для рассмотрения и предварительную повестку дня за 45 дней до каждого совещания;

VIII) Исполнительный секретарь подготавливает ежегодный отчет о деятельности Организации и направляет его Договаривающимся Сторонам;

IX) Исполнительный секретарь осуществляет также другие функции, какие могут быть определены Советом.

Комитеты

Правило 12

I) Постоянные комитеты Совета состоят из Комитета по науке, Финансового и Административного комитетов и таких комитетов, которые созданы согласно правилу 13. Совет может давать указания о поручении конкретных задач комитетам.

II) Совет может создавать такие временные комитеты и группы, которые посчитает необходимыми и он назначает председателя каждого такого комитета или группы.

Правило 13

I) Совет может создавать постоянные научные комитеты для каких-либо конкретных целей для решения задач Организации;

II) Постоянные научные комитеты состоят не более, чем из трех членов каждый, определенных для каждой делегации, которых могут сопровождать эксперты и советники.

Правило 14

I) Комитет по науке состоит их председателей постоянных научных комитетов наряду с председателем, избранным Комитетом из состава делегатов, заместителей делегатов, экспертов и советников на срок до трех лет. Председатель в данное время не должен являться председателем Научного комитета и не может быть переизбран на непосредственно последующий срок. Дополнительный член может быть назначен каждой Договаривающейся Стороной, не представленным иначе в Комитете.

II) Комитет по науке:

а) осуществляет общий контроль за:

1. соблюдением интересов Совета и его научной работой;

2. осуществлением программ научных исследований, рекомендованных Советом;

3. организацией выполнения научной работы Совета и программ научных исследований, рекомендованных и координируемых им;

4. организацией обсуждений всех предстоящих вопросов на совещании Совета, включая организацию специальных научных совещаний;

а) является ответственным за предоставление рекомендаций Совету по всем вопросам, упомянутым в подпункте «а»;

б) направляет, если сочтет необходимым, научные комитеты и группы в отношении осуществления их функций;

в) рассматривает и дает рекомендации Совету относительно предлагаемой передачи научной рекомендации Договаривающимся Сторонам или международным органам, которые запрашивают такие рекомендации;

г) рассматривает на каждом ежегодном совещании Совета отчеты всех научных и временных комитетов и групп и отчитывается по ним перед Советом со специальной ссылкой на какие-либо расходы, связанные с этим;

д) дает рекомендации об издании материалов в случае наличия фондов.

Правило 15

Административно-финансовый комитет состоит из одного члена от каждой Договаривающейся Стороны. Исполнительный секретарь является по должности членом этого Комитета без права голоса. Вице — председатель Совета должен присутствовать на совещаниях Комитета без права голоса. Председатель назначается Советом из числа членов Комитета. На каждом очередном совещании Совета Финансовый комитет рассматривает:

а) финансовые отчеты Совета, подверженные проверке аудитором за предшествующий год;

б) предварительные отчеты Совета за текущий финансовый год;

с) бюджет на предстоящий финансовый год и перспективный бюджет на последующий год; административную эффективность секретаря, в частности, и Организации в целом. Комитет рассматривает также вопросы, которые могут быть поставлены перед ним Советом или которые посчитаются желательными для рассмотрения и докладывает Совету о своих замечаниях и выводах.

Председатели комитетов

Правило 16

I) Председатель каждого постоянного научного комитета избирается соответствующим комитетом из числа его членов на срок до трех лет, вступает в должность в первый день второго месяца после избрания, и не может быть переизбран на непосредственно последующий срок;

II) Если по какой-либо причине председатель какого-либо комитета не в состоянии исполнять свои функции до конца срока, назначается новый председатель таким же образом, как первоначально предусмотрено для назначения председателя комитета или группы. В таких обстоятельствах или если председатель временно не в состоянии исполнять свои функции, председатель Совета после консультаций с членами Совета назначает члена комитета или группы исполнять функции председателя; председатель Комитета по науке, вступив в должность, перестает быть председателем какого-либо другого комитета или группы, и преемник председателя соответствующих комитета или группы немедленно избирается. Председатель Комитета по науке, который при избрании является делегатом, не исполняет функции такового в период председательствования, и назначающая Сторона имеет право назначить делегатом другое лицо.

Правило 17

В функции председателя каждого комитета, определенные в правилах 13 - 15, входит:

I) председательствовать на совещании соответствующего комитета и регулировать их процедуру;

II) подготавливать повестку дня для каждого совещания комитета;

III) осуществлять связь с членами комитета и обеспечивать, чтобы работа выполнялась в соответствии с программой и вести ее учет;

IV) составлять общий обзор проделанной работы и достигнутых результатов;

V) ежегодно обеспечивать Комитет по науке сводным отчетом обсуждений и рекомендаций комитетов с аннотированной сметой их финансовых потребностей.

Правило 18

I) Совещания постоянных комитетов, как правило, проводятся в ходе ежегодных совещаний Совета;

II) председатель комитета может с санкции председателя Совета созвать совещание комитета в период между совещаниями Совета;

III) все делегаты, заместители делегатов, эксперты, советники, наблюдатели и любое лицо, участвующее в совещании Совета, может присутствовать на совещании любого комитета или групп Совета, кроме Комитета по науке и Административно-финансового комитета, на совещании которых могут присутствовать, кроме членов, лица только по приглашению председателя Совета и кроме случаев, когда участие в совещаниях Комитета или группы ограничено Советом.

Язык Организации

Правило 19

Английский язык является рабочим языком Совета и его подчиненных органов, но по желанию, может быть использован любой другой язык, причем понимается, что лицо, поступая так на совещании, обеспечивает своим собственным переводом. Все официальные издания и корреспонденция Организации производятся на английском языке.

Изменение и приостановление действия Правил

Правило 20

I) Настоящие Правила процедуры могут быть приостановлены только по решению Совета, принятому в соответствии с положениями статьи VII;

II) Никакое предложение, ведущее к изменению настоящих Правил процедуры или Финансовых правил, не будет рассматриваться на совещании, если либо:

а) за два месяца уведомление о предложении не направлено Договаривающимся Сторонам или

б) Совет не согласился на основе консенсуса.

ФИНАНСОВЫЕ ПРАВИЛА

Применимость

Настоящие Правила регулируют финансовую деятельность Организации по морским наукам северной части Тихого океана (ПИКЕС), в дальнейшем именуемой как «Организация».

Финансовый год

Правило 1

Финансовый год Организации начинается 1 января и заканчивается 31 декабря.

Определения

Правило 2

I) Каждая Договаривающаяся Сторона уплачивает взносы в ежегодный бюджет в сумме не менее, чем ежегодный взнос каждой из Договаривающихся Сторон в соответствии с уровнем взноса, установленным Советом;

II) Термин «валюта» и все, связанные с ним термины, используемые в настоящих Правилах или каких-либо решениях Совета, таких, как бюджет, фонды, взносы и счета, обозначают валюту государства, в котором находится секретариат Организации, если иначе не конкретизировано Советом;

III) Термин «Государство пребывания» обозначает государство, в котором располагается секретариат Организации.

Бюджет

Правило 3

I) Исполнительный секретарь подготавливает и представляет на ежегодное совещание Совета проект бюджета и обоснование, включая смету доходов и расходов Организации на предстоящий финансовый год. В то же время Исполнительный секретарь подготавливает перспективный бюджет и обоснование на последующий финансовый год и направляет проект бюджета и расчеты перспективного бюджета всем Договаривающимся Сторонам, по крайней мере, за 90 дней до открытия ежегодного совещания;

II) Проект бюджета и перспективный бюджет подразделяются на разделы (например, расходы по офису, командировкам, затраты на совещания, издания), и сопровождаются такой информацией, какая может быть затребована Договаривающейся Стороной или будет сочтена Исполнительным секретарем необходимой и желательной.

III) Проект бюджета включает в себя оценку финансовых последствий для последующих финансовых годов;

IV) Совет рассматривает замечания и выводы Административно — финансового комитета до принятия бюджета;

V) На каждом ежегодном совещании Совет рассматривает и принимает свой бюджет на будущий финансовый год. Бюджетный прогноз на последующий финансовый год рассматривается Советом, но не принимается.

Ассигнования

Правило 4

I) Ассигнования, принятые Советом, уполномочивают Исполнительного секретаря брать на себя обязательства и осуществлять платежи в целях и в суммах, на которые ассигнования были приняты;

II) Ассигнования остаются в силе на один год, следующий после окончания финансового года, к которому они относятся в той мере, в которой они требуются для выполнения обязательств, принятых в этом финансовом году. В конце этого периода непогашенное обязательство предшествующего года отменяется, либо, когда обязательство остается невыполненным, переносится как обязательство по текущим ассигнованиям, если Совет не решит иначе;

III) Исполнительный секретарь может перераспределять до 10% ассигнований между статьями (например, расходы по офису, затраты по командировкам и совещаниям, изданиям). Председатель Совета может уполномочить Исполнительного секретаря произвести перераспределение не более 20% между статьями. Обо всех перераспределениях Исполнительный секретарь докладывает на следующем ежегодном совещании Совета;

IV) Председатель Совета после консультаций с делегатом от каждой Договаривающейся Стороны может уполномочить осуществление расходов из фонда рабочего капитала для непредвиденных и экстраординарных расходов, необходимых для успешного ведения дел Организации.

Обеспечение фондов

Правило 5

I) Каждая Договаривающаяся Сторона должна вносить взносы в ежегодный бюджет, рассчитанный в соответствии со схемой, принимаемой Советом;

II) После одобрения бюджета на финансовый год Исполнительный секретарь должен разослать его копии каждой Договаривающейся Стороне, уведомляя их о требуемых взносах. Взносы должны считаться действительными с первого дня финансового года, к которому они относятся;

III) Взнос в организацию Стороны, становящуюся Договаривающейся Стороной путем вступления в течение финансового года, будет определяться на данный финансовый год пропорционально количеству полных месяцев, остающихся в финансовом году с даты, когда данная Сторона стала Договаривающейся Стороной. Такие взносы должны определяться в течение тридцати дней с даты вступления.

Предоставление фондов

Правило 6

I) С целью бухгалтерского учета доходов и расходов Организации учреждаются общий фонд и фонд рабочего капитала. Организация также может учредить траст-фонд и специальный фонд;

II) Взносы, выплачиваемые Договаривающимися Сторонами для покрытия регулярных расходов Организации, кредитуются в Общий фонд. Прочие доходы кредитуются в фонд рабочего капитала;

III) Фонд рабочего капитала создается в первоначальном бюджете в размере 25000 долларов и может быть увеличен из смешанных доходов и любого излишка наличных в Общем фонде по окончании финансового года, который не требуется для покрытия остающихся обязательств по условиям правила 4 «II». Размер фонда рабочего капитала пересматривается Советом на каждом ежегодном совещании;

IV) Средства, имеющиеся в фонде рабочего капитала, могут быть использованы:

а) временно в пределах, необходимых для финансирования ассигнований в ожидании получения ежегодных взносов Договаривающихся Сторон;

б) для покрытия непредвиденных и неординарных расходов, как предусмотрено правилом 4 «IV»;

в) для специальных расходов, одобренных Советом, что значительно будет содействовать выполнению программы Организации;

V) Совет в конце финансового года может зачислить средства из фонда рабочего капитала в качестве дохода в бюджет и использовать их для сокращения суммы взносов Договаривающихся Сторон в следующем финансовом году;

VI) В тех случаях, когда взносы новых Договаривающихся Сторон получены после начала финансового года и эти средства не были учтены при составлении бюджета, то эти средства кредитуются в фонд рабочего капитала;

VII) Любой аванс, перечисленный Договаривающейся Стороной Организации, заносится в кредит этой Договаривающейся Стороны.

Другие доходы

Правило 7

I) Все доходы, кроме взносов в бюджет согласно правилу 5, авансовые перечисления, упомянутые в правиле 6 «III», добровольные взносы, упомянутые в правиле 7 «II», и проценты по вкладам из общего фонда, временно хранящиеся на депозитах, с начислением процентов, классифицируются как прочие доходы и кредитуются в фонд рабочего капитала;

II) а) Добровольные взносы сверх бюджетных взносов Договаривающихся Сторон могут быть приняты Исполнительным секретарем при том условии, что цели, для которых они вносятся, соответствуют общему направлению, целям и деятельности Организации. Добровольные взносы, предложенные не Договаривающимися Сторонами, могут быть приняты при условии согласия Совета с тем, что цели взносов соответствуют общему направлению, целям и деятельности Организации;

б) такие добровольные взносы рассматриваются как траст-фонды и специальные фонды.

Хранение фондов

Правило 8

I) Исполнительный секретарь определяет банк(и) или финансовое(ые) учреждение(я), застрахованные Корпорацией по страхованию депозитов пребывания государства в Сидни, Б.К., муниципальный район, в котором хранятся фонды Организации. Исполнительный секретарь сообщает Совету название(я) и отделение(я) банка(ов) или финансового(ых) учреждения(й);

II) а) Исполнительный секретарь может делать краткосрочные капиталовложения из средств, которые не потребуются Организации в ближайший период. Такие капиталовложения ограничиваются ценными бумагами и другими ценностями, выпущенными с правительственной гарантией, или счетами с процентной ставкой в банке, в котором Организация открыла счет. Подробности об операциях, связанных с капиталовложениями и извлеченными доходами, прилагаются к документам, сопровождающим бюджет;

б) относительно средств, хранящихся в траст-фондах или специальных фондах, которые не потребуются по крайней мере в течение 12 месяцев, Совет может разрешить долгосрочные капиталовложения, если это только соответствует условиям, на которых средства вверены Организации.

Внутренний контроль

Правило 9

I) Исполнительный секретарь:

а) устанавливает подробные финансовые правила и процедуры, согласующиеся с настоящими Финансовыми правилами и с целью Организации для обеспечения эффективного управления финансированием и экономного использования фондов;

б) дает указания, чтобы платежи осуществлялись на основе подтверждающих расписок и других документов, которые удостоверяют, что товары и услуги были получены и что платеж ранее не производился;

в) назначает штатных сотрудников, которые могут получать деньги, принимать обязательства и осуществлять платежи от имени Организации;

г) обеспечивает и несет ответственность за внутренний финансовый контроль для обеспечения:

1. своевременности и правильности получения, хранения, распоряжения всеми доходами и другими финансовыми ресурсами Организации;

2. соответствия обязательств и расходов по ассигнованиям, одобренным Советом и

3. экономного использования средств Организации.

д) оформляет соответствующий лимит денежных средств для сотрудников штата согласно подпункту «в», а также для Исполнительного секретаря;

II) Никакие обязательства не принимаются до тех пор, пока не выделены средства или не имеется подтверждения в письменном виде по поручению Исполнительного секретаря;

III) Исполнительный секретарь после всестороннего изучения может предложить Совету списать активы при условии, если это рекомендуется внешним аудитором (упомянутым в правиле 12). Перечень таких активов включается в годовой финансовый отчет;

IV) а) По всем закупкам и контрактам на поставку оборудования и снабжения для офиса, стоимость которых превышает установленную Советом сумму, Исполнительный секретарь запрашивает предложения в письменном виде путем объявления или прямого запроса на оборудование, снабжение и прочее по крайней мере у трех лиц или фирм, которые в состоянии поставить оборудование, снабжение и прочее, кроме тех случаев, когда Исполнительный секретарь подтвердил, что имеется только один поставщик;

б) лицу, предлагающему низкую цену, предлагается подписать контракт, кроме тех случаев, когда Исполнительный секретарь после консультаций с председателем подтверждает, что эта процедура не отвечает наилучшим образом интересам Организации.

Отчетность

Правило 10

I) Исполнительный секретарь обеспечивает, чтобы надлежащая документация и счета велись в отношении финансовых операций и дел Организации и делает все необходимое, чтобы все платежи из средств Организации производились правильно и должным образом удостоверялись и чтобы осуществлялся адекватный контроль над активами Организации и хранением их и над принятием Организацией обязательств;

II) Исполнительный секретарь представляет Договаривающимся Сторонам и внешнему аудитору не позднее чем через 90 дней непосредственно после окончания финансового года отчет за этот финансовый год, содержащий следующие сведения:

а) доходы и расходы;

б) положение в отношении ассигнований, включая:

1. первоначальные бюджетные ассигнования;

2. ассигнования, измененные перераспределением;

3. прочие доходы;

4. суммы, подлежащие оплате из этих ассигнований и других доходов;

в) финансовые активы и пассивы Организации;

г) подробности капиталовложений и

д) предложения о списании активов в соответствии с правилом 9 «III».

Эти финансовые отчеты составляются по форме, одобренной Советом после консультаций с внешним аудитором;

III) Надлежащие отдельные счета ведутся для всех специальных фондов и траст-фондов.

Заработная плата и расходы

Правило 11

I) Совет устанавливает шкалу заработной платы и других выплат Исполнительному секретарю и штату, основанную, до возможных пределов, на шкале заработной платы, системе классификации должностей и выплат государственным служащим государства пребывания, Совет ежегодно пересматривает и когда сочтет необходимым изменяет уровень заработной платы и других выплат сотрудникам штата в зависимости от качества работы и изменений стоимости жизни;

II) Расходы по переезду новых и отъезжающих сотрудников штата оплачиваются Организацией. Совет устанавливает порядок, основанный до возможных пределов на практике государства пребывания;

III) Расходы на командировки секретариата по делам Организации оплачиваются Организацией в соответствии с порядком, установленным Советом, который в основном соответствует практике государства пребывания в отношении расходов по командировкам государственных служащих;

IV) Командировочные и прочие расходы председателя и председателя Комитета по науке, когда они произведены по делам Организации, оплачиваются Организацией. Другим служащим Организации командировочные и прочие расходы оплачиваются, когда это связано со служебными делами, ободренными Советом;

V) Жалование и заработная плата наемных служащих включают сумму, равную величине, подлежащей выплате в качестве подоходного налога, принятого в государстве пребывания, для каждого служащего, освобожденного от подоходного налога по причине его найма Организацией.

Суммы, получаемые при таком расчете, кредитуются в фонд рабочего капитала.

Внешняя ревизия

Правило 12

I) Совет назначает внешнего аудитора из авторитетной аудиторской фирмы. С аудитором можно консультироваться о введении каких-либо финансовых правил и поправок к ним и процедур, по методам подробного бухгалтерского отчета, по всем вопросам, относящимся к порядку проведения ревизии и ее методам, а также по любым другим финансовым вопросам, касающимся Организации;

II) Внешний аудитор или лица, уполномоченные им, пользуются в любое целесообразное время полным и свободным доступом ко всем счетам и учетным документам Организации, относящимся прямо или косвенно к получению Организацией денежных средств, или к приобретению, получению, хранению или распоряжению активами Организации. Внешний аудитор или лица, уполномоченные им, могут снять копии или взять выдержки из таких счетов или учетных документов;

III) Внешний аудитор проверяет финансовые отчеты, представленные Исполнительным секретарем согласно правилу 10 «II», и завершает эту проверку в течение шести недель с даты их получения. Внешний аудитор проводит эту проверку в соответствии с общепринятыми нормами ревизии и представляет свой отчет по всем соответствующим вопросам, включая:

а) основан ли отчет, по его мнению, на правильных счетах и учетных документах;

б) соответствует ли отчет счетам и учетным документам;

в) соответствует ли, по мнению аудитора, получение, расходование, вложение денежных средств, приобретение и распоряжение активами Организацией в течение года настоящим Правилам; и

г) замечания относительно эффективности и экономичности финансовых процедур и ведения дел, системы отчетности, внутреннего финансового контроля, руководства и управления Организацией.

IV) Исполнительный секретарь предоставляет внешнему аудитору необходимые для проведения ревизии условия и средства;

V) Исполнительный секретарь представляет Договаривающимся Сторонам копию отчета аудитора и подвергнутый ревизии финансовый отчет в течение 15 дней со дня их получения;

VI) Совет, если необходимо, приглашает внешнего аудитора присутствовать при обслуживании любого рассматриваемого вопроса и обсуждать рекомендации, вытекающие из выводов аудитора;

VII) Совет, после рассмотрения подвергнутого ревизии годового финансового отчета и отчета аудитора, представленных Договаривающимся Сторонам согласно правилу 12 «V», подтверждает принятие подвергнутого ревизии годового финансового отчета или предпринимает любое другое действие, которое он может посчитать уместным.

Общие положения

Правило 13

I) При рассмотрении вопросов, которые имеют финансовые или административные последствия, Совет получает оценку таких последствий от Исполнительного секретаря;

II) Исполнительный секретарь уполномочивается передавать другим сотрудникам штата секретариата такие полномочия в отношении финансовых вопросов, которые могут быть признаны желательными;

III) Организация может застраховать свои активы от обычного риска подходящим образом в респектабельном финансовом учреждении;

IV) Настоящие Правила вступают в силу с даты их одобрения Советом и могут изменяться Советом время от времени в соответствии с Правилами процедуры;

V) В случае сомнений при толковании и применении каких-либо из вводимых Правил Исполнительный секретарь уполномочивается разрешать их после консультации с председателем Совета.

---