Концепция создания и организации деятельности отраслевого специализированного Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

(утв. ОАО «РЖД» 27.03.2008 № 17)

Утверждена ОАО «РЖД» 27 марта 2008 г. № 17

КОНЦЕПЦИЯ СОЗДАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТРАСЛЕВОГО СПЕЦИАЛИЗИРОВАННОГО ЦЕНТРА РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ И МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ХОЛДИНГА «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

1. Введение

Концепция создания и организации деятельности отраслевого специализированного Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги» (далее — Концепция) разработана в соответствии с решением итогового правления ОАО «РЖД» от 18 — 19 декабря 2007 г. № 42. При разработке Концепции учитывались основные положения Стратегической программы развития ОАО «РЖД» и Программы структурной реформы на железнодорожном транспорте, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 мая 2001 г. № 384 (в редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2004 г. № 811). В Концепции представлены:

• описание текущего состояния организации консультационного сопровождения текущей деятельности и развития ОАО «РЖД» и других компаний холдинга «Российские железные дороги» (далее — Холдинг);
• обоснование необходимости создания внутрикорпоративного консультационного центра по вопросам управления;
• описание организации хозяйственной деятельности и системы управления Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги» (далее — Центр).

2. Состояние организации консультационного сопровождения текущей деятельности и развития компаний холдинга «Российские железные дороги»

Обеспечение устойчивого функционирования и развития российских железных дорог, достижение результатов, предусмотренных программой реформы железнодорожного транспорта, требуют планомерного и адекватного совершенствования всей системы управления ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга. В связи с неравномерностью потребностей в решении отдельных специальных задач и нехваткой квалифицированного управленческого персонала для работ по совершенствованию организационно-функциональной структуры и процессов управления ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга привлекаются внешние консультанты. С каждым годом объем потребления их услуг возрастает, что соответствует общемировым тенденциям. Проекты, которые затрагивают те или иные элементы системы управления, присутствуют в Программе научно-технического развития, в перечне работ, выполняемых в рамках бюджета общехозяйственных расходов, в Программе информатизации и в инвестиционных программах большинства хозяйств ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга. Стоимость консультационных услуг в области управления, привлекаемых в рамках таких проектов, составляет от 20 до 100% их бюджета. При этом проявляется ряд принципиальных, специфических проблем. Привлекаемые компаниями Холдинга отечественные консультационные компании не имеют достаточного отраслевого опыта. При внедрении их разработок и предложений технологии железнодорожного транспорта нередко становятся трудным, а зачастую и непреодолимым препятствием. В силу высокой стоимости услуг иностранные консультационные компании, приобретшие отраслевой опыт в ходе работ для железнодорожных компаний зарубежных стран, привлекаются для решения отдельных узких задач. Однако существующие принципиальные исторические, структурные и экономические различия не позволяют в полной мере воспользоваться накопленной ими компетенцией. Кроме того, координация их деятельности с функциональными заказчиками и российскими генподрядчиками требует дополнительных усилий. Не происходит накопления и систематизации внутри компании методик, знаний и практических навыков, используемых внешними консультантами в проектах по совершенствованию организационно-функциональной структуры и процессов управления компаний Холдинга. В рамках Холдинга отсутствует единая библиотека решений (база знаний) в области управления и не определен ответственный за ее создание и ведение. Работы по совершенствованию методов и инструментов управления в различных функциональных сферах и областях хозяйственной деятельности ведутся изолированно, что приводит к несогласованности подходов к решению однотипных задач, несовместимости получаемых результатов и росту риска нарушения целостности системы управления. Низкий средний уровень управленческой культуры не позволяет специалистам компаний Холдинга эффективно выполнять обязанности функциональных заказчиков, то есть грамотно и четко ставить задачи перед привлеченными консультантами, определять требования к результатам их работ и граничные условия разработки, контролировать ход работ не только с формальной стороны, но и по существу. В значительной части устранить указанные проблемы может создание внутрикорпоративного Центра разработки и внедрения систем и методов управления — отраслевого консультанта в составе Холдинга.

3. Цели и задачи Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

Цель создания Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги» (далее — Центр) — повышение качества и эффективности подготовки и реализации проектов и отдельных мероприятий по совершенствованию управления ОАО «РЖД», по адаптации систем управления бизнес-единиц в составе ОАО «РЖД» к деятельности в статусе ДЗО и по повышению эффективности работы уже созданных ДЗО. Главной задачей Центра должно являться внедрение технологий и инструментов управления, обеспечивающих повышение синергии и конкурентоспособности компаний Холдинга, гарантирующих согласованность целей и задач участников, прозрачность их деятельности, соблюдение единых корпоративных политик и стандартов, соответствие программе реформирования железнодорожного транспорта и целевой модели рынка. Кроме того, на Центр возлагается задача накопления и систематизации практических методик и инструментов, использованных и созданных внешними консультантами в ходе реализации консультационных и научно-исследовательских проектов по заказам компаний Холдинга и обеспечения доступности этих знаний для управленцев всех уровней внутри Холдинга. Благодаря участию в проектах совместно с лучшими отечественными и зарубежными специалистами сотрудники ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга смогут получить уникальные практические знания и опыт, расширить профессиональный кругозор, взглянуть на проблемы отрасли с позиций бизнеса. В этой части Центр будет дополнять функции Корпоративного университета по повышению квалификации управленческих кадров. Переходя на работу в ОАО «РЖД» и другие компании Холдинга на руководящие должности различного уровня, специалисты Центра, с одной стороны, владея современными инструментами и технологиями управления, смогут повысить качество управления, с другой стороны, благодаря опыту взаимодействия с внешними консультантами будут выступать эффективными заказчиками консультационных услуг. Это обеспечит дополнительный кадровый резерв управления. Таким образом, существование Центра будет обеспечивать возврат инвестиций в управленческий консалтинг, позволит повысить эффективность консультирования и снизить соответствующие издержки. Ключевой задачей Центра на ближайшие 2 — 3 года будет обеспечение совместно со сторонними консультационными и научно-исследовательскими организациями консультационного сопровождения реализации в соответствии с распоряжением ОАО «РЖД» от 19 февраля 2008 г. № 330р Концепции системы управления компании холдингового типа, образуемой в результате реформирования ОАО «РЖД».

4. Организационно-правовая форма Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

Настоящая Концепция предполагает создание Центра в форме обособленного структурного подразделения ООО «Отраслевой центр разработки и внедрения» — дочернего общества ОАО «РЖД» (далее — ООО «ОЦРВ») с местонахождением в г. Москве. Таким образом, Центр не будет являться юридическим лицом и не будет иметь самостоятельного баланса. Для осуществления деятельности на территории других субъектов Российской Федерации могут формироваться региональные центры разработки и внедрения систем и методов управления (далее — Региональные центры) как обособленные структурные подразделения соответствующих филиалов ООО «ОЦРВ», функционально подчиненные Центру. В своей деятельности Центр должен будет руководствоваться нормами действующего законодательства, положением о Центре, а также едиными корпоративными нормами, стандартами и политикой Холдинга. Руководитель Центра будет назначаться и освобождаться от должности Генеральным директором ООО «ОЦРВ» по согласованию с советом директоров.

5. Маркетинговая стратегия Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

Центр формируется как бизнес-единица и будет ориентирован на обеспечение окупаемости собственной деятельности и увеличение ее масштабов. При этом сформулированные выше цели и задачи Центра как внутреннего консультанта Холдинга определят его специализацию и рынок сбыта. Центр будет специализироваться на предоставлении услуг и выполнении работ по заявкам структурных подразделений ОАО «РЖД» и прочих компаний Холдинга. Для соответствия целям создания и задачам Центр должен осуществлять следующие виды деятельности:

• оказание услуг и выполнение работ по совершенствованию существующих, разработке и внедрению новых технологий и инструментов управления;
• выполнение научно-исследовательских работ в области управления;
• предоставление руководящим сотрудникам экспресс-консультаций по вопросам управления;
• обучение руководящих сотрудников практическим методикам и инструментам управления;
• подбор консультационных и научно-исследовательских компаний и организаций для оказания услуг и выполнения работ по совершенствованию существующих, разработке и внедрению новых технологий и инструментов управления;
• оказание услуг по организации и методическому сопровождению консультационных проектов, включая контроль качества проектного управления;
• аудит консультационных проектов, рецензирование и экспертиза результатов работ и отчетных материалов сторонних консультантов и научно-исследовательских организаций;
• создание и ведение единой корпоративной электронной бизнес-модели, включающей модели организационных структур компаний Холдинга, их внутренних производственных (технологических) и управленческих процессов, процессов взаимодействия и информационного обмена и пр.;
• создание и ведение единой корпоративной базы знаний (библиотеки решений) по вопросам управления. В целях обеспечения доходных видов деятельности необходимо организовать в Центре следующие вспомогательные процессы:
• регулярный сбор данных и анализ практики управления в ОАО «РЖД» и других компаниях Холдинга;
• разработка предложений (инициирование) по проведению проектов и отдельных мероприятий в целях совершенствования управления путем разработки и внедрения технологий и инструментов управления;
• создание и ведение картотеки консультационных и научно- исследовательских компаний и организаций;
• создание и ведение картотеки специалистов в области управления.

6. Функциональные политики и регулярные процессы Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

6.1. Проектная организация

Политикой Центра является ориентация на преимущественное исполнение проектов по совершенствованию систем управления компаний Холдинга в сотрудничестве с ведущими профильными консультационными и научно-исследовательскими компаниями и организациями. Это позволит, в том числе:

• предлагать функциональным заказчикам широкий спектр консультационных продуктов;
• оперативно реагировать на потребности функциональных заказчиков в области совершенствования управления;
• обеспечивать реализацию крупномасштабных и комплексных проектов в области совершенствования управления за счет привлечения необходимого числа внешних консультантов и организации качественного мультипроектного управления;
• регулярно пополнять библиотеку решений (базу знаний) Холдинга современными технологиями и инструментами управления методиками выполнения исследований и разработок в области повышения эффективности управления;
• организовать получение знаний и практических навыков специалистами Центра от привлеченных консультантов непосредственно в процессе реализации проектов и тиражирование этих знаний и навыков в компаниях Холдинга, в т.ч. путем передачи им кадров из Центра;
• оптимизировать затраты за счет поддержания штатной численности Центра на уровне, соответствующем потребностям реализуемых проектов. Наряду с оказанием консультационных услуг Центр может играть роль универсального функционального заказчика, обеспечивая при необходимости взаимодействие подразделений ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга с привлекаемыми консультантами и качественное проектное управление на всех этапах оказания услуг по совершенствованию систем управления — от формулирования целей и задач проектов до сдачи и внедрения результатов. Предполагается, что на этапе становления собственными силами Центр будет осуществлять только сопровождение внедрения разработок и рекомендаций, подготовленных в ходе исследовательских стадий проектов совместно с привлеченными консультантами. В дальнейшем в Центре будет сформирован коллектив специалистов, способных самостоятельно реализовывать существенную часть работ в проектах по повышению эффективности управления с привлечением внешних специалистов для решения узких специфических задач. В вопросах организации управления проектами Центр должен руководствоваться требованиями стандарта Института управления проектами (Свод знаний по управлению проектами — A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOKR Guide) Third Edition. PMI, 2004), а также внутренними требования ОАО «РЖД».

6.2. Кадровая политика

В соответствии со своей политикой проектной организации Центр должен обеспечить постоянную готовность к оперативному формированию эффективных проектных команд, соответствующих масштабам и сложности поставленных функциональными заказчиками задач. Для этого к выполнению работ по заказам ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга Центром могут привлекаться сторонние консультационные и научно-исследовательские организации. В отдельных случаях, если того требует складывающаяся практика выполнения функциональных заказов, а также для обеспечения оперативности реагирования на потребности функциональных заказчиков возможно заключение Центром с такими организациями долгосрочных договоров. Кроме того, для усиления проектных команд будут привлекаться независимые эксперты, зарекомендовавшие себя в ходе ранее реализованных для ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга проектов. Одной из задач Центра является формирование кадрового резерва управления для ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга. Поэтому приоритетными источниками кадров для штата Центра будут сами компании Холдинга, отраслевые научно-исследовательские организации и вузы. В целях эффективной передачи знаний непосредственно на уровень подразделений ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга будет разработана программа обмена кадрами между Центром, ОАО «РЖД» и другими компаниями Холдинга.

6.3. Бюджетирование и финансовое планирование

Центр формирует самостоятельные бюджеты затрат, доходов и расходов в соответствии с общекорпоративными требованиями. Бюджеты Центра согласуются в ОАО «РЖД» и утверждаются советом директоров ООО «ОЦРВ» в установленном порядке в составе сводных бюджетов ООО «ОЦРВ». Контроль исполнения Центром бюджетов осуществляется советом директоров и ревизионной комиссией ООО «ОЦРВ» в установленном организационно-распорядительными документами ОАО «РЖД» порядке.

6.4. Административно-хозяйственное обеспечение деятельности

Ответственность за хозяйственное обеспечение деятельности и материально-техническое снабжение Центра будет возложена на АХО ООО «ОЦРВ». Центру должны быть предоставлены офисные помещения, оргтехника, обеспечено автотранспортное обслуживание. Средствами и каналами связи Центр будет обеспечен ЦСС. В силу специфики деятельности Центра номенклатура потребляемых им материально-технических ресурсов будет ограничиваться канцелярскими принадлежностями, бумагой и расходными материалами для оргтехники.

6.5. Бухгалтерский учет

По вопросам бухгалтерского учета Центр находится на обслуживании бухгалтерской службы ООО «ОЦРВ».

7. Состав и функции подразделений Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

Организационная структура и процессы управления Центра должны соответствовать условиям реализации консультационных проектов смешанными командами, а именно:

• оперативность формирования проектных команд;
• точные знания о состоянии внутрикорпоративного и внешнего рынков труда;
• готовность к быстрому вовлечению новых штатных сотрудников Центра в проекты;
• непрерывный контроль над ходом проектов;
• строгий учет затрат и результатов проектов. Центр возглавит начальник Центра, имеющий секретаря и помощника. В соответствии с возложенными на Центр задачами и набором осуществляемых видов деятельности в состав Центра предположительно войдут следующие подразделения:
• административный отдел;
• отдел кадров;
• офис проектов;
• группа управленческого консалтинга;
• группа корпоративного консалтинга;
• группа бизнес-моделирования;
• группа правового обеспечения. Административный отдел в полном соответствии со своим наименованием будет отвечать за административное обеспечение деятельности Центра. Так как политикой проектной организации Центра предусмотрено преимущественное выполнение работ смешанными командами с привлечением сторонних консалтинговых и научно-исследовательских организаций, по мере роста масштабов деятельности будет возрастать важность роли специалистов по договорной работе. Поскольку одной из приоритетных задач Центра является формирование кадрового резерва управления и повышение квалификации сотрудников ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга, что предполагает высокие показатели текучести кадров за счет обмена кадрами с предприятиями Холдинга, в составе Центра должно быть сформировано мощное кадровое подразделение — отдел кадров, в состав которого войдут специалисты по подбору и найму персонала, мониторингу рынка труда, мотивации персонала. Отдел кадров в первую очередь должен обеспечить быстрый и квалифицированный наем на внутрикорпоративном или внешнем рынке труда специалистов под нужды соответствующих проектов, а также их последующее трудоустройство в подразделениях ОАО «РЖД» и в других компаниях Холдинга. Офис проектов решает следующие задачи:
• внедрение и поддержка единого стандарта и методологии управления и отчетности по проектам;
• обеспечение межпроектных коммуникаций;
• выравнивание загрузки руководителей проектов путем делегирования вспомогательных функций и перераспределения части аналитической работы;
• распределение ограниченных ресурсов между проектами, решение спорных вопросов;
• создание архивной базы завершенных проектов;
• осуществление процедур эффективного мониторинга и контроля планирования и исполнения в целях оптимизации работ по проектам.

8. Информационно-технологическое обеспечение Центра разработки и внедрения систем и методов управления холдинга «Российские железные дороги»

Для обеспечения высокой эффективности реализации закрепленных функций Центр должен обладать всей полнотой информации о текущем состоянии хозяйственного комплекса и действующей системе управления ОАО «РЖД» и других компаний Холдинга в части:

• организационно-функциональной структуры;
• технологических (производственных) процессов и процессов управления;
• процессов взаимодействия и информационного обмена;
• внутрикорпоративной нормативной базы и пр. Для этого необходимо обеспечить сотрудникам Центра доступ к информационным и управляющим системам ОАО «РЖД» и компаний Холдинга, в том числе к таким, как АС ПИЖТ, ЕК АСУ ФР, ЕК АСУ МИК и др. Предполагается, что на Центр будет возложена обязанность по созданию и ведению единой корпоративной электронной бизнес-модели с использованием автоматизированной системы бизнес-моделирования (ЕК АСУ БМ) на базе программных средств компаний IBM и IDS Scheer — Business Modeler и ARIS. Кроме того, Центром будет вестись единая электронная картотека консультационных и научно-исследовательских организаций и специалистов. Для этого необходимо приобрести или разработать и внедрить соответствующее программное обеспечение.

---