Инструкция о порядке наведения и выдачи архивных справок, копий и выписок из документов архивами железнодорожного транспорта
(утв. МПС СССР 14.05.1968 № ЦА-2577)
Внимание
Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Минтранса России от 22.05.2019 № 152.
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ НАВЕДЕНИЯ И ВЫДАЧИ АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ
И ВЫПИСОК ИЗ ДОКУМЕНТОВ АРХИВАМИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящей инструкцией устанавливается единый порядок регистрации, рассмотрения и прохождения заявлений граждан и запросов учреждений, организаций и предприятий, подготовки и выдачи архивных справок, копий документов и выписок из документов архивами учреждений, организаций и предприятий железнодорожного транспорта <*>.
<*> В дальнейшем вместо слов «учреждение, организация и предприятие», как правило, употребляется слово «учреждение».
2. Архивной справкой считается составленное архивом и официально заверенное письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса.
Архивной копией считается дословное воспроизведение всего текста документа, официально заверенное архивом или учреждением, в котором находится на хранении данный документ.
Архивной выпиской считается дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом или учреждением, в котором находится на хранении указанный документ.
3. Архивные справки, копии документов и выписки из документов <*> выдаются только по хранящимся в архиве документным материалам и печатным изданиям на основании письменных запросов учреждений СССР и заявлений граждан.
<*> В дальнейшем вместо слов «архивные справки, копии документов и выписки из документов», как правило, употребляются слова: «архивные справки».
4. Советским учреждениям и партийным органам архивные справки выдаются по всем вопросам, находящимся на их рассмотрении.
5. Гражданам СССР выдаются архивные справки биографического характера, снимаются копии и даются выписки из документов: о трудовом стаже и заработной плате, об образовании, о гражданском состоянии, о трудовых имущественных правах.
Архивные справки о партийной и общественной деятельности, как правило, высылаются соответствующим партийным органам или государственным учреждениям.
Архивные справки о партийном стаже и партийные характеристики высылаются только партийным органам.
6. Архивные справки могут выдаваться гражданам СССР как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под опекой.
7. Разрешается изъятие из дел и выдача гражданам СССР подлинных личных документов: метрических выписок, свидетельств ЗАГС, дипломов, аттестатов, трудовых книжек, трудовых и послужных списков и других документов, не входящих в состав личных дел и не полученных в свое время их владельцами.
8. Запрещается выдача гражданам СССР архивных справок о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, а также содержащих сведения, не подлежащие оглашению.
Такие справки могут высылаться только учреждениям, организациям и предприятиям СССР по их письменным запросам.
9. Запрещается выдача гражданам паспортов, партийных билетов КПСС, кандидатских карточек КПСС, комсомольских билетов, воинских билетов, орденских книжек, депутатских билетов, профсоюзных билетов, партийных характеристик, а также копий и выписок с указанных документов. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и об их содержании сообщаются только заинтересованным учреждениям по их запросам.
10. Учреждениям, должностным и частным лицам иностранных государств справки выдаются в особо установленном порядке.
II. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАССМОТРЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЙ И ЗАПРОСОВ
11. Работа по наведению и выдаче архивных справок проводится только на основании письменных заявлений граждан и запросов учреждений.
12. Граждане, обращающиеся в архив лично, заполняют специальную анкету-заявление по установленной форме (приложение № 1).
В заявлении или запросе должно быть указано: фамилия, имя, отчество (и все их изменения), год, месяц и число рождения лица, о котором запрашивается справка; куда и для какой цели запрашивается справка; о чем запрашивается справка с указанием точного наименования места работы, вышестоящей организации, должности, а также года, месяца и числа начала и окончания работы; фамилия, имя и отчество лица, запрашивающего архивную справку; адрес и номер телефона заявителя.
13. При отсутствии в заявлении или запросе перечисленных выше сведений, а также других сведений, могущих облегчить наведение справки, архив может запросить их дополнительно. Архивная справка в этом случае наводится после получения дополнительных данных.
14. Поступившие запросы и заявления подлежат регистрации в «Алфавитном журнале регистрации заявлений (запросов) и ответов на них» (Приложение № 2). На лицевой стороне зарегистрированного документа в правом нижнем углу ставится входящий номер, состоящий из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера, под которым зарегистрирован документ в алфавитном журнале.
15. Зарегистрированные заявления и запросы рассматривает начальник (заведующий) архивом, а там, где указанные должности отсутствуют — начальник, непосредственно ведающий архивом, который принимает решение об исполнении заявлений.
16. Архивные справки, как правило, исполняются в пятидневный срок.
Заявления и запросы по сложным вопросам, требующим специального изучения, истребования дополнительных сведений, консультации с учреждениями, поиска по нескольким архивным фондам и т.п. должны быть разрешены в срок не более 20 дней. В этом случае гражданин или запрашивающее учреждение извещается о задержке окончательного разрешения вопроса.
III. НАВЕДЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК
17. Архивные справки наводятся по всем документальным материалам, имеющимся в архиве и отвечающим вопросу заявления или запроса.
18. Поиски сведений для наведения биографической справки следует начинать с изучения научно-справочного аппарата архива (алфавитных картотек, указателей, описей и т.д.), затем просматриваются материалы за последние годы работы гражданина, указанные в заявлении или запросе, т.к. там могут находиться обобщенные данные о работе заявителя за весь период его работы. Причем в первую очередь целесообразно просматривать материалы тех учреждений, в которых непосредственно работал заявитель, а при отсутствии в них необходимых сведений или несохранности документов этих учреждений поиск производится по материалам вышестоящих учреждений, номенклатурой которых являлась должность заявителя.
19. Основанием для наведения архивных справок о трудовом стаже служат штатные расписания, приказы, указания, личные дела, карточки по учету личного состава, списки личного состава, лицевые счета, ведомости по заработной плате и другие документы по учету личного состава.
Протоколы общих собраний, заседаний, конференций, характеристики, рекомендации, послужные и трудовые списки, табели и т.п. документы также могут быть использованы при наведении архивных справок.
Выдача архивных справок о трудовом стаже на основании листков по учету кадров, анкет, заявлений и автобиографий, если на них нет резолюций о зачислении, перемещении или увольнении работника, запрещается.
20. Архивные справки о заработной плате выдаются на основании лицевых счетов, платежных ведомостей и других документов о начисленной и выплаченной заработной плате.
21. В связи с тем, что в делопроизводстве по личному составу и выдаче заработной платы, как правило, документы не заверяются, оговорка относительно подлинности вышеуказанных документов в архивных справках не делается.
22. Справки об образовании наводятся как по материалам учебного заведения, так и по материалам вышестоящих учреждений. Основанием для наведения таких справок служат протоколы заседаний педагогического совета или выписки из них, находящиеся в личных делах учащихся, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов, а также классные журналы и экзаменационные листы.
IV. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АРХИВНЫХ СПРАВОК
23. Архивные справки составляются по установленной форме на бланках архива или учреждения, при котором находится архив с обозначением названия документа: «Архивная справка».
24. В верхней части архивной справки указывается учреждение или лицо, которому она направляется. После текста архивной справки пишется «основание», т.е. приводятся ссылки на источники, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, единиц хранения, листов или страниц).
25. Как правило, просьба заявителя должна быть исчерпана одной архивной справкой, однако, в отдельных случаях к архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
В этом случае составляется препроводительное письмо, в котором перечисляются все направляемые документы и даются необходимые по ним разъяснения.
26. Архивная справка подписывается начальником (заведующим) архивом или начальником, в чьем ведении находится архив, и работником архива, исполнившим справку. При всех случаях архивная справка должна иметь две подписи.
Подписи скрепляются печатью архива или учреждения, при котором находится архив.
27. Архивные справки должны заключать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документальных материалах данных по запрашиваемому вопросу. Сведения, не относящиеся к вопросу заявления, в справку не включаются. В справке можно приводить выдержки из документов, заключая их в кавычки.
28. Исполнитель не имеет права излагать собственных предположений и выводов по содержанию документов, на основании которых составляется архивная справка.
В справке приводится название фонда, документов и их даты («В документальных материалах депо ст. Сортировочная Московской железной дороги, в именном списке от 1 января 1960 г. значится.»), а затем излагаются сведения, имеющиеся в этих документах (приложение № 3).
29. Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документальных материалах архива, со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества «Егор Иванович» вместо «Георгий Иванович», год рождения «1901» вместо «1900», должности «бухгалтер» вместо «счетный работник» и т.д.).
Сокращенные наименования учреждений и должностей, а также их условные обозначения, содержащиеся в документах архива, в архивную справку включаются в расшифрованном виде.
В случаях несовпадения отдельных данных или невозможности расшифровки отдельных наименований в архивную справку включаются данные так, как они значатся в документах архива, а в скобках оговаривается (так в тексте).
Отсутствие имени отчества, инициалов, должности оговаривается в скобках (имя не указано), (отчество не указано) и т.п.
30. Сведения о работе гражданина в различных учреждениях включаются в одну справку (приложение № 4).
31. Архивные справки о заработной плате исполняются на бланках (приложение № 5).
В справки включаются суммы выплат по всем видам заработной платы, на которые начисляются страховые взносы, кроме заработной платы за сверхурочные работы, совместительство, по временной нетрудоспособности и всякого рода выплат единовременного характера.
32. По желанию гражданина справки о заработной плате могут выдаваться за любые 5 лет подряд из последних 10 лет перед обращением за пенсией. При этом необходимо учитывать, что при начислении пенсии в 5-летнем периоде допускаются пропуски месяцев, в течение которых работник не работал или проработал неполное количество рабочих дней, не превышающие в общей сложности 12 месяцев. В этом случае недостающие месяцы заменяются другими месяцами, непосредственно предшествовавшими или последующими за 5-летним периодом — по выбору заявителя.
Во всех случаях в архивной справке против месяца, подлежащего замене, указывается причина, по которой данный месяц заменяется другим, как например: больничный лист, отпуск и т.д.
Время службы в составе Вооруженных сил СССР не включается в 10-летний срок и не считается перерывом в 5-летнем периоде.
По желанию гражданина время получения пенсии по инвалидности также не включается в 10-летний срок и не считается перерывом в 5-летнем периоде.
33. В архивной справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе заявитель учился и какие он имел переводные оценки.
34. При отсутствии в архиве необходимых для наведения архивной справки документальных материалов архивом составляется ответ, где перечисляются названия учреждений с указанием периода времени, за который отсутствуют требуемые заявителем сведения, конкретные причины отсутствия материалов (погибли во время Великой Отечественной войны, при пожаре, наводнении и т.д.).
Неполнота документальных материалов также обязательно оговаривается в ответе. («В неполных документальных материалах архивного фонда (наименование учреждения-фондообразователя) сведений о работе гр. ____________________ не имеется»).
В случае наличия на хранении полных материалов по личному составу слово «неполных» не пишется.
Заявления, по которым известно местонахождение документальных материалов, пересылаются в соответствующей архив или учреждение для исполнения с одновременным сообщением об этом заявителям.
35. Сообщение об отсутствии в архиве нужных для составления справки документальных материалов печатается на бланке архива или учреждения, при котором находится архив, без надписи «архивная справка» и подписывается начальником (заведующим) архива или начальником (руководителем), в непосредственном ведении которого находится архив (Приложения № 6, 7).
36. Порядок подготовки архивных копий и выписок из документов такой же, как и архивных справок.
Текст документов в архивных копиях и выписках передается по новой орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.
Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления. В архивной выписке извлечениями из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся в документе данные по вопросу заявления, причем связность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуска в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.
Объединение в одной выписке извлечений из разных документов не допускается.
37. В тексте архивной копии в скобках могут быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста подлинного документа неразборчиво написанных, исправленных, не подлежащих прочтению вследствие повреждения документа и т.д.
Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнение в их достоверности, могут оговариваться словами: «так в тексте». Когда ошибки или описки оригинала поддаются исправлению, в примечании приводится то слово, которое исправлено архивом при копировании документа.
Архивные копии и выписки печатаются на обычной бумаге, а внизу заверяются начальником (заведующим) архивом или начальников, в чьем ведении находится архив, и скрепляются печатью.
По запросам учреждений или заявлениям граждан вместо машинописных копий могут быть сняты фотокопии.
V. ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК
38. Сведения об исполнении заявлений (запросов) заносятся в 5, 6 и 7 графы «Алфавитного журнала регистрации заявлений (запросов) и ответов на них». Исходящий номер документа совпадает с его входящим номером.
Исходящий номер архивной справки или ответа также состоит из сочетания индекса архива, первой буквы фамилии гражданина, о котором наводится справка, и номера в алфавитном журнале, под которым зарегистрировано заявление или запрос.
Пример. Индекс Отдела архивов Административно-хозяйственного управления МПС СССР — ЦАА, фамилия гражданина, о котором наводится справка — Юданов, номер, под которым зарегистрировано заявление в алфавитном журнале, 15. В этом случае исходящий номер архивной справки или ответа будет: ЦАА/Ю-15.
39. Архивные справки, копии, выписки, подлинные личные документы и ответы на заявления выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или удостоверения личности. При этом получатель расписывается на копии или на обороте заявления, указывая номер и дату выдачи предъявленного им паспорта (удостоверения личности) и кем он выдан.
Доверенные лица при получении справки или подлинного личного документа, кроме того, представляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.
Вместо выданного подлинного личного документа подкладывается справка, в которой указывается, кому и на основании чего выдан подлинный документ.
Пенсионные карты на руки не выдаются, с них снимаются копии.
40. При отправке документов по почте архивные справки, копии и выписки высылаются заявителям простым письмом, а подлинные личные документы ценным.
41. Заявления и отпуска ответов или копии выданных документов подшиваются в специальные дела, причем ответ подшивается непосредственно за заявлением.
Начальник
Административно-хозяйственного
управления МПС
К.МОРОЗОВ
Начальник Отдела Архивов
Административно-хозяйственного
управления МПС
И.АНАШКИН
Приложение № 1
К п. 12
ВНИМАНИЕ!
Бланк заявления заполняется разборчиво. Сокращение наименований и слов не допускается.
НАЧАЛЬНИКУ ________________________________________________________
(наименование организации или архива)
________________________________________________________
от гр. ________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Проживающего по адресу ________________________________________
(указать точный)
_______________________________________________________________
(почтовый адрес)
Служебный или домашний телефон ________________________________
Прошу выдать справку о __________________ гр. _________________________
(работе, зарплате) (фамилия, имя,
____________________________________ Год рождения _________________________ отчество в период работы) (месяц и число)
(указать год, число и месяц начала и окончания работы и точные
наименования мест работы, вышестоящих организаций и должностей,
а также размер заработной платы получаемой в настоящее время,
если справка запрашивается о зарплате)
Справка запрашивается _____________________________________________________ (отношение к лицу, о котором запрашивается
справка)
Справка необходима для представления ______________________________________ (указать учреждение)
«__» _______________ 196_ г. (подпись)
Примечание: Дополнительные сведения указываются на обороте.
____________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________
(наименование архива)
АЛФАВИТНЫЙ ЖУРНАЛ
регистрации заявлений (запросов) и ответов на них
Примечание: Журнал изготовляется с вырезным алфавитом на полях.
К п. 28
МПС СССР
УПРАВЛЕНИЕ ОРДЕНА ЛЕНИНА МОСКОВСКОЙ ЖЕЛЕЗНОЙ ДОРОГИ
СЕКТОР АРХИВОВ
г. Москва, Б-140, Краснопрудная ул., д. 20
21 октября 1966 г. N НАА/К-310
Гр-ну КНЯЗЕВУ Игорю Степановичу
Адрес: г. Москва, Д-423, ул. Демьяна Бедного
дом 11, кв. 20
В именном списке работников Локомотивного депо станции Сортировочная Московской железной дороги на 1 января 1950 г. значится КНЯЗЕВ Игорь
Степанович 1910 г. рождения, работающий в должности слесаря с 10 марта 1948 г. Приказом депо от 9 января 1961 г. № 2 КНЯЗЕВ Игорь Степанович освобожден от занимаемой должности.
Других сведений о работе КНЯЗЕВА И.С. в неполных документальных материалах архивного фонда Локомотивного депо ст. Сортировочная Московской
железной дороги не имеется. Основание: Фонд № 18, опись № 1-л, дело № 7, лист 15, дело № 12, лист № 10. Выдана для представления в Отдел социального обеспечения.
Начальник Сектора архивов Управления Московской железной
дороги (Коняев)
Ст. инспектор Сектора (Герасимова)
Приложение № 4
К п. 30
МПС СССР
УПРАВЛЕНИЕ ОРДЕНА ЛЕНИНА МОСКОВСКОЙ ЖЕЛЕЗНОЙ ДОРОГИ
СЕКТОР АРХИВОВ
г. Москва, Б-140, Краснопрудная ул., дом 20
21 октября 1966 г. N НАА/К-311
Гр-ну КИРИЛЛОВУ Сергею Георгиевичу
Адрес: г. Москва, А-171,
Радиаторская ул., д. 20, кв. 70
В лицевых счетах по заработной плате рабочих и служащих Брянского отделения Московской железной дороги за 1947 год значится КИРИЛЛОВ Сергей Егорович (так в тексте), работающий в должности инженера с 12 апреля 1946
г. Приказом Брянского отделения от 17 февраля 1950 г. № 34 КИРИЛЛОВ С.Г. переведен на должность ст. инженера отдела движения.
Приказом Брянского отделения от 20 апреля 1958 г. N 76 КИРИЛЛОВ Сергей (отчество не указано) освобожден от занимаемой должности в связи с
переходом на работу в управление Московской железной дороги.
Других сведений о работе КИРИЛЛОВА С.Г. в неполных документальных материалах архивного фонда Брянского отделения Московской железной дороги
не имеется. В документальных материалах управления Московской железной дороги имеется личное дело на КИРИЛЛОВА Сергея Георгиевича, в котором указано, что КИРИЛЛОВ Сергей Георгиевич приказом управления железной дороги от 21 апреля
1958 г. N 97 назначен на должность инженера службы движения управления Московской железной дороги, приказом управления железной дороги от 21 января 1959 г. N 12 переведен на должность ст. инженера, а приказом управления железной дороги от 17 июля 1960 г. N 100 освобожден от
занимаемой должности. Основание: фонд № 5, опись № 1-л, дело № 7, лист № 1, дело № 16, лист № 8, дело № 35, лист № 18; фонд № 1, опись № 1-лд, дело № 15, лист № 1 — 8. Выдана для представления в Отдел социального обеспечения.
Начальник Сектора архивов
управления Московской
железной дороги (Коняев)
Ст. инспектор Сектора (Герасимова)
Приложение № 5
К п. 5
МПС СССР
____________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________
(адрес)
«__» _______________ 196_ г. N _____
В лицевых счетах на зарплату __________________________________________
(наименование фонда)
гражданину(ке) ____________________________________________________________ за время его работы с ______ 19__ г. по _______ 19__ г. начислена следующая зарплата:
Сумма заработка за:
Наименование месяцев: 19__ г. 19__ г. 19__ г. 19__ г. 19__ г.
Январь ____________________________________________________________
Февраль ____________________________________________________________
Март ____________________________________________________________
Апрель ____________________________________________________________
Май ____________________________________________________________
Июнь ____________________________________________________________
Июль ____________________________________________________________
Август ____________________________________________________________
Сентябрь ____________________________________________________________
Октябрь ____________________________________________________________
Ноябрь ____________________________________________________________
Декабрь ____________________________________________________________
Итого: ____________________________________________________________
Всего за _____ лет (___________ месяцев) в сумме __________ руб. _____ коп.
(сумма прописью)
В сумму заработной платы, выплаты: за сверхурочные работы, за работу по
совместительству, разные единовременные и другие выплаты, не относящиеся к заработной плате (пособия по временной нетрудоспособности, пенсии и др.) -
не включены. Справка выдана для представления в отдел социального обеспечения. Основание: фонд N __________, опись N __________, дело __________
Начальник ____________________________________
(наименование организации)
М.П. ___________________________
Должность исполнителя
Примечание: форма справки о заработной плате выдаваемых архивами учреждений.
Приложение № 6
МПС СССР
____________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________
(наименование архива)
____________________________________________________________
(адрес)
«» _______________ 19 г. N _____
________________________________________
________________________________________
________________________________________
На Ваш N __________ от __________ Сообщаем, что в неполных документальных материалах <*> ________________
__________ за __________ годы сведений о работе гр. _______________________ не имеется.
Начальник ________________________________________
__________________________________________________
(наименование архива)
(____________________)
<*> При наличии на хранении полных документальных материалов по личному составу слово «неполных» не пишется.
Приложение № 7
МПС СССР
____________________________________________________________
(наименование организации)
____________________________________________________________
(наименование архива)
____________________________________________________________
(адрес)
«» _______________ 19 г. N _____
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Копия:
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Направляем на Ваше рассмотрение заявление гр. _________________________
О результатах просим сообщить заявителю.
Одновременно сообщаем, что документальных материалов __________________
за _______________ годы на хранение в архив не поступали. Приложение: на _____ листах только в первый адрес.
Начальник ________________________________________
__________________________________________________
(наименование архива)
(____________________)