СМ № 02.1-3.0001. Инструкция пользователя программного продукта «TrueConf» для организации видеоконференцсвязи. Версия 02. Август 2021 г.

(утв. Росаккредитацией 11.08.2021)

ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИХ АКТОВ

flowchart LR
  n0["СМ 02.1-3.0001 (от 30.12.2020)"]:::rst
  n1["СМ N 02.1-3.0001 (от 11.08.2021)"]:::rst
  click n1 "https://bukva.ai/docs/instruktsiya-sm-n-02-1-3-0001" "СМ N 02.1-3.0001. Инструкция пользователя программного продукта'TrueConf' для организации видеоконференцсвязи. Версия 02. Август 2021 г. (утв. Росаккредитацией 11.08.2021)"
  n2["СМ 02.1-3.0001 (от 15.07.2024)"]:::doc
  n1 --> n2
  n0 --> n1
classDef rst fill:#FFEBEB,stroke:#8B0000,color:#000;
classDef doc fill:#EBFFEB,stroke:#006400,color:#000;
classDef notEnt fill:#FFFFEB,stroke:#FF8C00,color:#000;

Утверждаю Руководитель Федеральной службы

ПРЕДИСЛОВИЕ

Настоящая инструкция разработана Федеральной службой по аккредитации в целях разъяснения порядка организации видеоконференцсвязи и использования облачного хранилища и вводится взамен документа СМ № 02.1-3.0001 (вер. 01), утвержденного руководителем Федеральной службы по аккредитации 30.12.2020. Настоящая инструкция вводится в действие по истечении трех рабочих дней со дня ее утверждения.

1. Область применения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок организации видеоконференцсвязи с использованием программного продукта «TrueConf» и использования облачного хранилища.

1.2. Настоящая инструкция предназначена для специалистов Федеральной службы по аккредитации, участников национальной системы аккредитации, в том числе заявителей, аккредитованных лиц, экспертов по аккредитации и технических экспертов.

2. Нормативные ссылки

2.1 В настоящей инструкции нормативные ссылки не используются.

3. Термины и определения

3.1 В настоящей инструкции применяются следующие термины:

дистрибутив — форма распространения программного обеспечения, обычно содержащая программу-установщик (для выбора режимов и параметров установки) и набор файлов, содержащих отдельные части программного средства.

папка — папка в облачном хранилище, с соответствующим номером государственной услуги, используемая для хранения и работы с конфиденциальной информацией, полученной в ходе оказания государственных услуг.

трей — часть пользовательского интерфейса, в которой отображаются значки функций системы и программ, которые отсутствуют на рабочем столе, а также время и значок громкости.

3.2 В настоящей инструкции применяются следующие сокращения:

ВКС — видеоконференцсвязь

ПК — персональный компьютер

ПО — программное обеспечение

ОХ — облачное хранилище

4. Работа с облачным хранилищем

4.1. Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе оказания услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, работа с документами и материалами должна проводиться в папке, размещенной в облачном хранилище.

Для получения доступа к папке, с соответствующим номером государственной услуги, руководитель экспертной группы, после получения приказа об утверждении состава экспертной группы/приказа о проведении выездной экспертизы отправляет письмо на адрес vks@fsa.gov.ru с просьбой предоставить доступ к папке, указывая номер и дату начала соответствующей ГУ. После получения ссылки необходимо перейти по ней. Вы окажетесь в папке, имя которой соответствует номеру ГУ. Имя папки находится в левом верхнем углу. Пример на рисунке 1.

4.2. Для создания папок внутри предоставленной Вам папки ОХ, необходимо нажать на значок «+» в левом верхнем углу и нажать «Новый каталог», затем ввести имя создаваемой папки и нажать на стрелку. Пример на рисунке 2.

4.3 Созданная папка появится в меню.

Важная информация: Облачное хранилище позволяет загружать только файлы. Папки необходимо создавать самостоятельно, а затем загружать в них соответствующие файлы. Для загрузки файлов необходимо нажать на значок «+» в левом верхнем углу и нажать «Отправить файл». Вы можете выбрать как один, так и несколько файлов. Пример на рисунке 3. В левом верхнем углу будет отображаться полоса загрузки вашего(-их) файла(-ов), как на рисунке 4.

4.4. Осуществлять базовые действия с файлами и папками можно с помощью нажатия на нужный файл или папку правой кнопкой мыши. Если действие нужно сделать для нескольких файлов или папок, то необходимо отметить нужные или выбрать все сразу с помощью чекбокса. Затем нажать «Действия» и выбрать необходимый вариант. Пример на рисунке 5.

4.5. Для эксперта по аккредитации и заявителя, аккредитованного лица интерфейс облачного хранилища будет отличаться.

4.5.1. Интерфейс для эксперта по аккредитации представлен на рисунке 6.

Рисунок 6

4.6. Заявитель, аккредитованное лицо может только загружать файлы без возможности замены. Доступ к папке в ОХ будет закрыт автоматически спустя 5 рабочих дней после последней даты проведения ВКС. По всем вопросам, связанным с работой в облачном хранилище, а также вопросам настройки ПО необходимо обращаться на электронную почту vks@fsa.gov.ru.

5. Организация удаленной оценки с помощью ВКС

5.1. Планируя проведение конференции эксперту по аккредитации необходимо направить заявку на электронную почту: vks@fsa.gov.ru. Полностью заполненную заявку необходимо отправить не позднее 5-и рабочих дней до начала проведения ВКС. Форма заявки представлена в приложении 1. Заявка оформляется строго по предоставленной форме, в противном случае сотрудник технической поддержки вправе направить заявителю письмо с просьбой переписать заявку и повторно направить ее на почту vks@fsa.gov.ru в корректной форме. Для оформления заявки необходимо выделить содержимое приложения 1 и скопировать в новый документ Microsoft Word. Название данного документа формата Microsoft Word также необходимо оформлять в указанном в форме виде.

Важная информация:

• Если требуются параллельные конференции, необходимо указывать это в электронном письме. По умолчанию будет создана одна конференция со всеми участниками.
• Необходимо внимательно следить за тем, на каком сервере создана запрошенная ВКС, на сервере https://vks.fsa.gov.ru/ или https://vks2.fsa.gov.ru/. Данная информация указывается в ответном на заявку письме. Логины и пароли, выданные Вам для сервера https://vks.fsa.gov.ru/, не подходят для https://vks2.fsa.gov.ru/.

5.2. Заявка составляется в единственном экземпляре. Если требуется несколько дней ВКС в разное время, то необходимо все это указать в поле «Период и время проведения конференции».

5.3 Один человек может иметь только одну учетную запись TrueConf.

5.4. После получения письма с приглашением на конференцию — не нужно на него отвечать.

5.5. В письме-приглашении на конференцию есть ссылка для входа в конференцию, надо только удалить некоторые символы в конце строки, например: из https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252/help#app удалить /help#app, чтобы получилось https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252, где последние цифры — уникальный номер вашей конференции. С помощью данной ссылки можно будет присоединиться к конференции или отслеживать время до ее начала. Страница https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252/help#app содержит базовую инструкцию по подключению к конференции через приложение TrueConf, рекомендуем перед началом работы ознакомиться с данной информацией.

5.6. Необходимо крайне внимательно относиться к указанию адресов электронных почт в заявке на ВКС.

5.7. У каждого участника должна быть уникальная и существующая электронная почта.

5.8. В адресе электронной почты не должно быть символов пробела, переноса строки и прочих символов, которые делают почту некорректной. Проверяйте корректность указанных адресов электронных почт с помощью инструмента просмотра всех знаков .

5.9. Логины и пароли участников ВКС высылаются эксперту по аккредитации. При неполучении заявителем, аккредитованным лицом логина и пароля — следует обращаться к эксперту по аккредитации (руководителю экспертной группы по конкретной ГУ). Если эксперт по аккредитации не получил логин, пароль — следует обращаться на vks@fsa.gov.ru.

5.10. Логины и пароли формируются и предоставляются только для новых пользователей. Указанные в заявке пользователи, не получившие логины и пароли в ответном на заявку письме, вероятнее всего являются уже зарегистрированными, в таком случае им необходимо воспользоваться ранее полученными логинами и паролями.

5.11. Полученные логины и пароли необходимо сохранять для дальнейшего пользования.

5.12 Процесс организации ВКС состоит из следующих пунктов:

1. Эксперт по аккредитации направляет заявку.

2. Заявка проверяется на предмет корректности. При некорректном заполнении полей заявки, заявка возвращается без рассмотрения. В случае некорректности оформления заявки есть риск переноса ВКС на более поздний срок.

3. Если расписание позволяет провести ВКС в указанные дни, то служба технической поддержки создает учетные записи для тех пользователей, которые принимают участие в ВКС впервые. Для пользователей, которые принимали участие в ВКС ранее — учетные записи остаются прежними.

4. TrueConf автоматически отправляет приглашения в конференцию всем участникам на адреса электронных почт, которые были указаны в заявке на организацию ВКС.

5. В назначенную дату и время участники принимают участие в ВКС.

6. Инструкция по установке ПО «TrueConf»

Для установки ПО «TrueConf» необходимо выполнить следующие действия:

6.1. Перейти по адресу: https://vks.fsa.gov.ru/ и скачать дистрибутив приложения (в соответствии с рисунком 8):

Рисунок 8

6.2. В зависимости от операционной системы необходимо выбрать подходящий дистрибутив (в соответствии с рисунком 9):

6.3. Запустить установочный файл и нажать на кнопку «Далее» (в соответствии с рисунком 10).

Рисунок 11

6.6. Дождаться окончания процесса установки и нажать на кнопку «Завершить» (в соответствии с рисунком 13).

7. Настройка и использование версии ПО «TrueConf» для ПК

Для настройки и использования версии ПО «TrueConf» для ПК необходимо выполнить следующие действия:

7.2 В открывшемся окне необходимо проверить (согласно рисунку 15):

Рисунок 15

2. Устройство воспроизведения: нажать на значок , если слышно звук — ПО работает корректно, в противном случае необходимо выбрать из выпадающего списка другое устройство и снова проверить до того момента, пока не будет найдено нужное устройство.

3. Устройство записи: говорить в микрофон и проверять, есть ли колебания на шкале, в противном случае — выбрать другое устройство и продолжать до получения результата.

7.3. Также необходимо проверить подключение к серверу. По умолчанию, если дистрибутив программы был скачан с адреса: https://vks.fsa.gov.ru/, то все должно работать корректно, и настройки должны быть точно такие же, как на рисунке 16.

Важная информация:

Необходимо внимательно следить за тем, какой сервер указываете в настройках. В том случае, если Ваша ВКС проводится на сервере vks2.fsa.gov.ru, необходимо выставить настройки в соответствии с рисунком 16.1.

Рисунок 17

7.5. После успешной авторизации система пришлет уведомление для присоединения в назначенное время конференции (в соответствии с рисунком 18).

Рисунок 19

7.7 После успешного присоединения станут доступны следующие инструменты (в соответствии с рисунком 20):

1. Значок позволяет изменять громкость приложения, а также менять устройство воспроизведения звука, либо полностью отключить воспроизведение звука.

2. Значок позволяет менять громкость вашей речи и выключать звук вашего микрофона кликом на значок.

7. Значок позволяет видеть участников беседы, а также панель инструментов.

7.8. После закрытия программы, она не завершает свою работу, а попадает в системный трей (инструмент на панели рабочего стола ПК).

Для полного закрытия программы необходимо нажать на значок в трее правой кнопкой мыши и нажать «Закрыть приложение» в соответствии с рисунком 21.

8. Настройка и использование ПО «TrueConf» в браузере

8.1. Рекомендуется использовать устанавливаемое приложение, так как в браузерной версии наблюдаются задержки и некорректное/некачественное воспроизведение звука собеседников.

8.2. В письме с логином и паролем находится ссылка на конференцию, перейдя по которой вам нужно будет авторизоваться по полученному логину и паролю в соответствии с рисунком 22.

8.3. Далее необходимо выбрать тип подключения в соответствии с рисунком 23. Для использования веб-версии ПО следует выбрать пункт «Браузер». В случае выбора «Установленное приложение», следует перейти в раздел 7 настоящей инструкции.

Рисунок 23

8.4 В случае возникновения ситуации, представленной на рисунке 24, необходимо:

2) Нажать на «замок» перед адресной строкой браузера и выбрать пункт «Настройка сайтов» в соответствии рисунком 25.

Рисунок 25

3. Переключить в режим «Разрешить» пункты «Камера» и «Микрофон» в соответствии рисунком 26.

Рисунок 27

После выполнения вышеописанных действий будет открыто окно конференции.

8.6. В правом верхнем углу представлена кнопка чата , кнопка списка участников в соответствии с рисунком 30 и 31.

8.7 Кнопки инструментов:

3. - отключение собственного микрофона;

6. - настройка устройств ввода-вывода. Данная кнопка используется в том случае, если не слышно участников или участники не слышат вас. В таком случае необходимо менять устройства до тех пор, пока проблема не будет решена.

9. Настройка и использование версии ПО «TrueConf» для смартфона Android

Для настройки и использования версии ПО «TrueConf» для смартфона Android необходимо выполнить следующие действия:

9.1. Скачать приложение TrueConf для смартфона по ссылке: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trueconfvideochat&hl=ru.

9.2. Запустить приложение и нажать кнопку «Сменить сервер» в соответствии с рисунком 32.

9.3. Заполнить данные и нажать «Подключиться» в соответствии с рисунком 33.

9.5. После авторизации приложение запросит доступ к контактам, камере и микрофону. Доступ к контактам возможно отклонить, однако доступ к камере и микрофону обязательно нужно разрешить, в противном случае приложение не сможет использовать данные аппаратные средства.

9.6. Все необходимые разделы можно найти в выдвигающемся меню (кнопка или свайп вправо) в соответствии с рисунком 36.

Рисунок 36

9.7. Для подключения к конференции необходимо перейти по ссылке, указанной в письме, и нажать кнопку «Присоединиться» или найти конференцию в пункте меню «История вызовов» в соответствии с рисунком 37.

Рисунок 37

9.8. Далее необходимо ввести полученные в письме логин и пароль в форму авторизации на сайте в соответствии с рисунком 38.

Рисунок 38

9.10. На рисунке 40 представлен экран конференции. Вместо черного экрана будут отображаться участники конференции, а в левом нижнем углу изображение с камеры вашего смартфона. Список участников, чат и настройки доступны при нажатии кнопки в правом нижнем углу.

10. Требования к интернет-соединению

10.1. Для адекватной работы приложения на любом устройстве требуется соединение со скоростью не менее 3 мбит/с — входящей и исходящей.

11. Управление конференцией

11.1. Осуществлять управление конференцией может оператор конференции. В списке участников он отмечен значком короны (в соответствии с рисунком 41).

11.2. Оператор конференции может исключать участников нажатием на участника и затем на кнопку (в соответствии с рисунком 42).

11.3. Оператор конференции может завершить конференцию для всех участников (в соответствии с рисунком 43).

В конференцию можно свободно входить и выходить до тех пор, пока она не будет завершена. Завершение конференции произойдет по истечении времени, которое вы указали в заявке на проведение ВКС.

12. Личный кабинет vks.fsa.gov.ru или vks2.fsa.gov.ru

12.1. У каждого пользователя есть личный кабинет по адресу vks.fsa.gov.ru или vks2.fsa.gov.ru. Войти в него можно по логину и паролю, который предоставляется при организации конференции (в соответствии с рисунком 44).

Рисунок 45

12.3. Важная информация: В TrueConf нет возможности проставить конференции на несколько дней подряд. В связи с этим в расписании вы увидите только текущую дату конференции. Служба технической поддержки обеспечит проведение конференций в даты, указанные в заявке.

13. Переход между параллельными конференциями

13.1. При использовании параллельных конференций вы можете переходить из одной в другую. Для этого необходимо использовать ссылки на конференции из приглашений (пример ссылки: https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252).

13.2. Важная информация: Пока конференция находится во временном промежутке, в котором она должна проходить, например, с 09:00 до 18:00, кнопка присоединиться (рисунок 46) будет присутствовать. Вы можете координировать участников между данными конференциями. Посредством ссылок они могут переходить из одной конференции в другую. Как заходить в конференцию по ссылке, описано здесь. Ссылки предоставляются вместе с приглашением. Ссылки для всех участников одни и те же. Если вдруг кому-то не пришло приглашение на конференцию, вы можете переслать ему свою ссылку. Если никому не пришло приглашение на конференцию — напишите на vks@fsa.gov.ru с просьбой предоставить ссылку на конференцию.

Рисунок 46

14. Вопрос — ответ

14.1 Закроется ли конференция, если из нее выйдут все пользователи?

Нет, в конференцию по-прежнему можно будет присоединиться по ссылке. Конференция полностью завершится только по истечении указанного в заявке на проведение ВКС времени.

14.3. В каком формате отправлять заявку на ВКС? Нужно ли их подписывать?

Заявки на ОХ принимаются как в формате Microsoft Word, так и в формате письма, которое необходимо отправить на vks@fsa.gov.ru с указанием в теле письма номера ГУ. Форма заявки в Microsoft Word представлена в приложении 1. Для оформления заявки необходимо выделить содержимое приложения 1 и скопировать в новый документ Microsoft Word. Название данного документа формата Microsoft Word также необходимо оформлять в указанном в форме виде.

14.5 Я по какой-то причине вылетел(а) из конференции, что делать?

Перейти на страницу конференции по ссылке из приглашения и нажать «присоединиться» (рисунок 47). Пока конференция находится во временном отрезке, который был указан в заявке, в нее можно будет зайти с помощью ссылки.

Рисунок 47

Затем выбрать «установленное приложение», либо если приложение уже запущено, нажать «Отправить приглашение» и принять вызов от конференции в приложении TrueConf. В случае если приложение не запущено — нажать «Открыть приложение TrueConf Client» (рисунок 49).

14.6 Мне не пришло приглашение в конференцию, что мне делать?

Связаться с экспертом по аккредитации или войти в личный кабинет на vks.fsa.gov.ru или vks2.fsa.gov.ru и найти ссылку в расписании. В личном кабинете вы можете просматривать запланированные конференции. Даты с конференциями будут помечены маленьким кружком. Нажав на конференцию можно посмотреть более подробную информацию о ней (в соответствии с рисунком 50).

Рисунок 50

14.7 Мне не поступил вызов от конференции, что делать?

Если по какой-то причине не получилось вовремя принять приглашение, то возможно присоединиться к конференции через меню «История звонков» (в соответствии с рисунком 51). Также возможно зайти в конференцию с помощью ссылки.

Рисунок 51

14.8 Не могу зайти в приложение, пишет ошибка авторизации.

Рисунок 52

14.9. В высланном файле с логинами и паролями данные предоставлены не для всех участников, указанных в заявке, почему?

Логины и пароли предоставляются только новым пользователям сервиса. Указанные в заявке пользователи, не получившие логины и пароли в ответном на заявку письме, вероятнее всего уже являются зарегистрированными пользователями и им необходимо воспользоваться логинами и паролями, выданными им раннее. В противном случае, необходимо связаться со службой технической поддержки, написав письмо на vks@fsa.gov.ru.

14.10 Не открывается приложение TrueConf.

В случае, если приложение TrueConf не открывается, необходимо снять задачу через диспетчер задач и повторить попытку запуска приложения.

14.11 Высланные логины и пароли не подходят.

Необходимо убедиться, что указан корректный сервер, а именно тот, который был выслан Вам ответным на заявку письмом, vks.fsa.gov.ru или vks2.fsa.gov.ru. Логины и пароли, выданные Вам для сервера https://vks.fsa.gov.ru/, не подходят для https://vks2.fsa.gov.ru/. Если же сервер указан корректно, а логины и пароли не подходят, необходимо связаться со службой технической поддержки, написав письмо на vks@fsa.gov.ru.

14.12 Я не получил(а) логин и пароль, что делать?

Логины и пароли участников ВКС высылаются эксперту по аккредитации. При неполучении заявителем, аккредитованным лицом логина и пароля — следует обращаться к эксперту по аккредитации (руководителю экспертной группы по конкретной ГУ). Если эксперт по аккредитации не получил логин, пароль — следует обращаться на vks@fsa.gov.ru.

14.13 Где взять ссылку на конференцию?

Ссылки на ВКС высылаются автоматически при регистрации каждому участнику конференции на указанную в заявке почту или же высылаются эксперту по аккредитации в ответном на заявку письме. При неполучении ссылки на конференцию следует обращаться к эксперту по аккредитации (руководителю экспертной группы по конкретной ГУ) или зайти в личный кабинет. Если никто не получил ссылку и конференция не отображается в личном кабинете — следует обращаться на vks@fsa.gov.ru.

14.14. Почему в личном кабинете указанно, что ВКС создана только на 1 день, но заявка направлялась на несколько дней?

14.15 Когда следует направлять заявку на проведение ВКС?

Полностью заполненную заявку необходимо отправить не позднее 5-и рабочих дней до начала проведения ВКС.

14.16 Почему заявитель не может заменить файл в предоставленном ОХ?

14.17 Почему доступ к ОХ закрылся спустя неделю после окончания ГУ?

14.18 Как узнать на какие даты возможно забронировать ВКС?

Для того, чтобы узнать свободные для проведения ВКС даты, необходимо оформить заявку на желаемые даты проведения ВКС и направить ее в техническую поддержку по адресу vks@fsa.gov.ru. Вам будет назначена ВКС на даты, указанные в заявке, либо, если желаемые даты ВКС недоступны, Вам ответят с просьбой о переносе ВКС на другие удобные Вам даты.

14.19. Возможно ли дополнительно запросить дни, если по техническим причинам не удалось проверить все пункты программы выездной оценки?

Запросить дополнительные дни ВКС возможно. Для этого необходимо направить заявку в службу технической поддержки по адресу vks@fsa.gov.ru и специалисты назначат запрошенные даты для проведения ВКС, в случае если будут свободные окна.

Заявка на доступ к облачному хранилищу

Название файла: Заявка на организацию ОХ ***-ГУ.

Эксперт по аккредитации

Технический эксперт

Участники от организации заявителя, аккредитованного лица

Полностью заполненную заявку необходимо отправить на адрес vks@fsa.gov.ru не позднее 5-и рабочих дней до начала удаленной оценки.

Название файла: Заявка на организацию ВКС ***-ГУ.

Цифра x соответствует цифре в нумерованном списке ниже.

1. Период и время проведения конференции необходимо указывать в следующем формате: число(а), время начала — время окончания. Период проведения проверки указывается включительно: дата начала — дата окончания. Конференции проводятся только в рабочие дни;

2. Номер государственной услуги указывается в формате: номер-ГУ;

3. Тема конференции указывается текстом с указанием номера ГУ в начале темы. Например, «1234-ГУ: проверка работников», «1234-ГУ: проверка документов», «1234-ГУ: проверка оборудования».

Публичная: конференция позволяет приглашать людей по ссылке.

Не публичная: конференция позволяет приглашать участников только из адресной книги, в которой скорее всего не будет нужного участника конференции;

4. ФИО каждого участника необходимо указать полностью: Иванов Иван Иванович;

5. Электронную почту каждого участника необходимо указать действующую, к которой участник имеет доступ.

6. Статус участника (роль участника), например, эксперт по аккредитации, технический эксперт, менеджер по качеству заявителя, аккредитованного лица и т.д.

7. Наименование организации необходимо указывать полностью, сокращать можно только организационно-правовую форму.

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ