Инструкция о порядке отбора и передачи малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение

(утв. Минкультуры СССР 22.09.1975)

Утверждена Заместителем Министра культуры СССР 22 сентября 1975 года

Согласована с Министерством высшего и среднего специального образования СССР, Министерством здравоохранения СССР, Министерством сельского хозяйства СССР и Президиумом Академии наук СССР

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ОТБОРА И ПЕРЕДАЧИ МАЛОИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ НА ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ

1. Общие положения

1.1. Инструкция разработана во исполнение «Положения об организации депозитарного хранения книжных фондов библиотек страны», утвержденного министром культуры СССР, председателем Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике, президентом Академии наук СССР, министром высшего и среднего специального образования СССР.

1.2. В целях более рациональной организации книжных фондов и планомерного их размещения по основным экономическим районам страны устанавливается, что малоиспользуемая литература и документация сохраняется постоянно только в ограниченном количестве библиотек и органов научно — технической информации, определенных в качестве библиотек — депозитариев. Остальные библиотеки ежегодно освобождают свои фонды от малоиспользуемой литературы, предлагая ее для передачи библиотекам — депозитариям или в обменные фонды. Это положение не распространяется на основную, наиболее ценную литературу по профилю данной библиотеки, основополагающие, фундаментальные работы и справочные издания, материалы особой научной, культурной, исторической значимости.

1.3. Отобранная на депозитарное хранение или в обменные фонды литература просматривается организованными для этих целей комиссиями, в состав которых наряду с библиотечными и информационными работниками включаются квалифицированные специалисты различных отраслей знания. В библиотеках республиканского, областного (краевого) значения состав комиссий утверждается органами, в ведении которых находятся данные библиотеки. В остальных библиотеках комиссии утверждаются руководителями учреждений и организаций, в составе которых они находятся, или вышестоящими органами.

1.4. Передаче малоспрашиваемой литературы предшествует направление в соответствующий депозитарий каталожных карточек на отобранные издания. На каждой карточке в правом нижнем углу проставляется штамп библиотеки — отправителя.

2. Порядок отбора малоиспользуемой литературы

2.1. Выявление малоиспользуемых изданий ведется на основе изучения информационных потребностей читателей, а также использования фондов, как правило, путем анкетирования и анализа книжных формуляров, или листков сроков возврата. В необходимых случаях для решения вопроса об исключении литературы привлекаются квалифицированные специалисты — консультанты.

2.2. Отбору на депозитарное хранение подлежат издания, которые не запрашивались читателями более 4 — 5 лет <*> и не входят в состав книжного ядра данной библиотеки.

---

<*> Министерства и ведомства могут уточнять и дополнять критерии и методику отбора литературы в соответствии со спецификой работы их библиотек.

2.3 Отбору для передачи на депозитарное хранение не подлежит:

• краеведческая литература (в библиотеках, отвечающих за ее хранение);
• диссертации, защищенные в научном учреждении, которому подведомственна данная библиотека.

2.4. При очищении фонда от малоспрашиваемой литературы для направления в депозитарий отбираются только издания, полностью исключаемые из библиотек. Списываемые излишние дублетные экземпляры передаются в обменный фонд для их внутрирегионального и межрегионального перераспределения.

2.5. На литературу, отобранную для передачи в депозитарий, изымаются карточки из всех каталогов и картотек библиотеки.

2.6. Передаче в депозитарий и обменные фонды не подлежат издания, списываемые государственными массовыми, школьными, профсоюзными библиотеками и библиотеками средних специальных учебных заведений в соответствии с «Инструкцией о порядке исключения устаревшей по содержанию литературы из книжных фондов библиотек министерств, ведомств, организаций». Научные и специальные библиотеки представляют акты на исключение устаревшей литературы в библиотеки — депозитарии по подчиненности.

3. Порядок перераспределения малоиспользуемой литературы

3.1. Литература, отобранная для передачи в депозитарии, изымается из общего фонда и хранится отдельно <*> до 1 года, в течение которого она может быть затребована депозитариями всех экономико — географических районов страны.

---

<*> В библиотеках, где нет возможностей изыскать дополнительное помещение, отобранная литература остается в общем фонде. В книги вкладываются закладки. После проверки сведений о ней всеми депозитариями литература изымается и списывается.

3.2. На основе изъятых из каталога карточек на отобранную из фонда литературу составляются две алфавитные картотеки: первая — для посылки в депозитарий, как информация о предлагаемой литературе; вторая — для учета передачи изданий на депозитарное хранение и контроля за перенаправлением карточек на данную литературу. Картотеки подразделяются по видам изданий. По мере поступления сообщений от депозитариев о принятии изданий на хранение или о перенаправлении сведений о них в другие депозитарии соответствующие карточки контрольной картотеки либо переставляются в картотеку литературы, переданной в депозитарии, либо располагаются по рубрикам: «Сведения переданы в межобластной депозитарий»; «Сведения переданы в республиканский депозитарий»; «Сведения переданы в общесоюзный депозитарий»; «Сведения опубликованы в указателе обменных фондов». В пределах рубрик карточки расставляются по срокам перенаправления.

3.3. Картотека малоиспользуемой литературы с сопроводительным документом (Приложение 1) направляется библиотекой и соответствии с тематикой предлагаемой литературы в отраслевые депозитарии <*> (при наличии их в регионе) или непосредственно в территориальный универсальный депозитарий.

---

<*> Научно — технические библиотеки и органы научно — технической информации промышленности, транспорта, строительства, торговли и связи направляют сведения о малоиспользуемой литературе в соответствии с «Временной инструкцией о порядке выявления, отбора, передачи и приема малоиспользуемой литературы и документации для депозитарного хранения в органах научно — технической информации и научно — технических библиотеках» (1975 г.).

3.4. Депозитарий обязан в течение месяца сверить поступившие карточки с каталогом на фонды, отобрать для хранения нужные издания и сообщить в библиотеку — отправитель о принятом решении (Приложение 2). Одновременно с уведомлением оставшиеся после отбора карточки на излишнюю литературу перенаправляются в депозитарий общесоюзного значения. Общесоюзные депозитарии в те же сроки обеспечивают проверку поступивших карточек, посылают заказ на принимаемые в фонды издания или информируют о непринятой литературе всю сеть депозитариев страны через ежеквартально издаваемые печатные сводные указатели обменных фондов.

3.5. Карточки на издания, отобранные депозитарием для хранения, возвращаются в библиотеку — отправитель со штампом «Принимается на хранение ____ экз.» и штемпелем библиотеки — депозитария. По получении согласия о приеме малоспрашиваемой литературы библиотека — отправитель направляет в депозитарий запрошенное издание вместе с карточкой из контрольной картотеки. Карточка со штемпелем «Принимается на хранение» ставится в алфавитную картотеку литературы, переданной в депозитарий, которая организуется для наведения справок о месте хранения каждого издания.

4. Оформление и учет передачи малоиспользуемой литературы

4.1. Вся малоиспользуемая литература передается безвозмездно на основании Постановления Совета Министров СССР от 5 января 1959 г. № 11 «Об использовании книжных фондов» вне зависимости от ведомственной принадлежности библиотек. Почтовые расходы за пересылку литературы и картотек несут библиотеки — отправители и депозитарии.

4.2. Литература, передаваемая на депозитарное хранение и в обменные фонды, исключается из фонда библиотеки актом (Приложение 3), который составляется в двух экземплярах. При отправке литературы к каждой партии прилагается 2 экземпляра акта. Библиотека — получатель в 3-дневный срок подписывает их и возвращает один экземпляр отправителю, а второй подшивает в качестве приходного документа.

4.3. Учет работы по передаче и приему малоиспользуемой литературы ведется в отдельных тетрадях установленной формы (Приложение 4).

4.4. Ответственность за сохранность библиотечных фондов и правильность организации их учета несут работники библиотек в установленном порядке.

Приложение 1

ФОРМА СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА К ПАРТИИ КАРТОЧЕК НА ЛИТЕРАТУРУ, НАПРАВЛЯЕМУЮ НА ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ

Библиотека _______________________________________________________ (наименование, адрес отправителя)

направлен в депозитарий __________________________________________ __________________________________________ карточек на литературу.

                            Директор (зав.) __________________
                                                (подпись)

Приложение 2

ФОРМА УВЕДОМЛЕНИЯ О ПРИНЯТИИ ЛИТЕРАТУРЫ В ДЕПОЗИТАРИЙ И ПЕРЕНАПРАВЛЕНИИ КАРТОЧЕК НА ЛИТЕРАТУРУ, НЕ ПРИНЯТУЮ ДЕПОЗИТАРИЕМ

Сообщаем, что картотека на малоиспользуемую литературу, направленная Вами ____________ проверена. По прилагаемым _________ карточкам просим выслать издания на хранение в депозитарии. Остальные карточки перенаправлены ____________________________ для (число, месяц, год) дальнейшей проверки в ____________________________________________ (наименование библиотеки — депозитария)

                                   Директор (зав.) ___________
                                                    (подпись)

Приложение 3

ФОРМА АКТА НА ПЕРЕДАЧУ ЛИТЕРАТУРЫ

                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                         _____________________
                                         _____________________

                                         "__" ________ 19__ г.

                       АКТ N ______

Настоящий акт составлен "__" __________________ 19__ г. в том,

что из ___________________________________________________________ (наименование библиотеки) исключается и передается _________________________________________ (наименование библиотеки — получателя)

литература в количестве ______________________________ экземпляров общей стоимостью _______ р. _______ к.

Директор библиотеки (зав. библиотекой) _______________ (подпись)

Литература в указанном количестве экз. получена __________________ (число, месяц, год)

Зав. сектором (отделом) библиотеки — депозитария _______________ (подпись)

Приложение 4

А) ТЕТРАДЬ УЧЕТА ПЕРЕДАЧИ МАЛОИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ НА ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ

№ п/п	Дата отправки сведений	Наименование депозитария	Кол-во отправленных карточек			Дата получения заказа депоз.	Кол-во отправленных изданий			Дата и № акта на отправленные в депозитарий изд.
			всего	в том числе			всего	в том числе
				на книги	на журналы			книг	журналов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Б) ТЕТРАДЬ УЧЕТА ПРИЕМА ЛИТЕРАТУРЫ НА ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ

№ п/п	Дата получения карточек	Наименование библиотеки — отправителя	Кол-во полученных карточек			Кол-во отобранных изданий			Дата отправки заказа на лит.	Дата получения лит. и № акта
			всего	в том числе		всего	в том числе
				на книги	на журналы		книг	журналов
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

---