Инструкция о порядке передачи на депозитарное хранение малоиспользуемой литературы и документации в системе Министерства торговли СССР
Актуально на 01.11.2026.
Как цитировать: "Инструкция о порядке передачи на депозитарное хранение малоиспользуемой литературы и документации в системе Министерства торговли СССР". 9. https://bukva.ai/docs/instruktsiya-9-mintorg-sssr-ministerstvo
(утв. Приказом Минторга СССР от 14.01.1985 № 9)
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПЕРЕДАЧИ НА ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ МАЛОИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ДОКУМЕНТАЦИИ В СИСТЕМЕ МИНИСТЕРСТВА ТОРГОВЛИ СССР
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок выявления, отбора, передачи и приема малоиспользуемой литературы и документации в научно-технических библиотеках и органах научно-технической информации системы Министерства торговли СССР, распределения литературы и документации по конкретной отраслевой тематике и видам документов между депозитариями.
1.2. Инструкция разработана на основе Инструкции о порядке выявления, отбора, передачи и приема малоиспользуемой литературы и документации для депозитарного хранения в органах научно-технической информации, научно-технических библиотек и организации информации об обменных фондах, утвержденной Междуведомственной комиссией по координации деятельности специальных, научных и технических библиотек при Государственном комитете Совета Министров СССР по науке и технике 25 мая 1976 г.
1.3. Депозитарное хранение малоиспользуемой, но имеющей научную ценность, литературы и документации, вводится в научно-технических библиотеках <1> системы Министерства торговли СССР в целях более рациональной организации, хранения и использования библиотечных фондов.
1.4 Депозитарное хранение в системе Министерства торговли СССР возложено на:
ЦНИИНТЭИторговли. Центральная отраслевая научно-техническая библиотека (109028, Москва, Казарменный пер., д. 8, кв. 139);
ВНИИЭТсистем. Научно-техническая библиотека (107042, Москва, Балакиревский пер., д. 23);
НИИОП. Научно-техническая библиотека (117049, Москва, Мытная ул., д. 22).
1.5 Основными функциями депозитариев являются:
комплектование депозитарных фондов;
постоянное хранение одного экземпляра литературы и документации (наиболее ценные в научном отношении литературные материалы и документы хранятся в двух экземплярах);
оперативное выполнение требований читателей, а также удовлетворение запросов библиотек других систем и ведомств путем предоставления оригиналов документов и их копий;
прием от других НТБ и органов научно-технической информации <1>, отсутствующей в фондах депозитария малоиспользуемой литературы и документации по конкретной тематике, закрепленной за депозитариями;
отражение сведений о принятой на депозитарное хранение литературы в справочном аппарате депозитария;
систематический отбор дублетных экземпляров литературы и документации;
обособленное хранение малоиспользуемой части фондов депозитария;
оказание методической помощи НТБ и органам НТИ по выявлению и передаче в фонды депозитария малоиспользуемой литературы и документации.
2. Литература и документация, подлежащие депозитарному хранению
2.1 К малоиспользуемой литературе относятся:
книги, продолжающиеся издания, в том числе труды, а также материалы совещаний, конференций, семинаров — через 10 — 15 лет после выхода издания в свет (аналогично для депонированных рукописей книг), при отсутствии запросов или разовом использовании;
периодические издания — через 5 лет после выхода издания в свет (аналогично для депонированных рукописей статей), при отсутствии запросов или разовом использовании;
инструктивно-методические материалы, выпускаемые министерствами и ведомствами — через 3 года после выхода в свет (в отраслевых депозитариях хранятся в соответствии со сроками, устанавливаемыми министерствами и ведомствами);
каталоги промышленного оборудования и изделий — через 3 года после выхода издания в свет (в отраслевых и региональных депозитариях хранятся не более 10 лет);
неопубликованные переводы научно-технической литературы и документации — через 5 лет после поступления в фонд (в отраслевых и региональных депозитариях не более 10 лет), при отсутствии запросов или разовом использовании;
отчеты о НИР и ОКР — через 5 лет после поступления в фонд (в отраслевых депозитариях и во ВНТИЦ хранятся до 10 лет);
отчеты о загранкомандировках — через 5 лет после поступления в фонд (в отраслевых депозитариях хранятся до 10 лет).
2.2. Не подлежат депозитарному хранению учебники, издания всесоюзных и центральных отраслевых органов информации (реферативные журналы, сборники рефератов, библиографические издания, обзорные и экспресс-информации), а также отечественные стандарты, технические условия, патентная документация.
2.3. Не подлежащая депозитарному хранению литература списывается и исключается из библиотечных фондов в установленном порядке.
3. Распределение литературы и документации между депозитариями
3.1 Малоиспользуемую литературу НТБ и органы НТИ системы Министерства торговли СССР направляют:
4. Порядок отбора, передачи и приема литературы и документации на депозитарное хранение
4.1. Выявление и отбор малоиспользуемой литературы и документации НТБ и органами НТИ системы Министерства торговли СССР производятся с учетом методических рекомендаций Государственной публичной научно-технической библиотеки СССР «Организация депозитарных фондов».
4.2. Выявление малоиспользуемой литературы и документации, отбор для последующего ее исключения из фондов и передачи в депозитарии осуществляются НТБ и органами НТИ систематически в течение года. Для проведения этой работы создаются специальные комиссии, в состав которых входят библиотечные, информационные работники и квалифицированные специалисты отрасли «Торговля и общественное питание». Состав комиссии утверждается руководителем органа НТИ или органа, в подчинении которого находится НТБ.
4.3 В процессе просмотра отобранная малоиспользуемая литература группируется следующим образом:
материалы, подлежащие депозитарному хранению;
материалы, подлежащие выделению в обменный фонд (излишние, дублетные издания, издания, не принятые на депозитарное хранение, а также непрофильные, материалы ликвидированных или объединенных предприятий, организаций, учреждений и т.д.);
материалы, подлежащие списанию (ветхие, устаревшие).
4.4. Одновременно с отбором малоиспользуемой литературы и документов производится изъятие карточек, находящихся в справочном аппарате (алфавитном и систематическом каталогах, регистрационной картотеке периодических изданий и др.).
4.5. Карточки на отобранную малоиспользуемую литературу и документацию расставляются в специальных картотеках в алфавитном порядке, отдельно на книги, издания продолжающиеся, а также периодические издания и т.д., с указанием депозитариев, которым должны быть направлены сведения о них.
4.6. Сведения об отобранной в течение года малоиспользуемой литературе и документации указываются на библиографических карточках размером 125 x 75 мм. Эти карточки направляются в соответствующий депозитарий не позднее 1 марта следующего года с сопроводительным документом по образцу, приведенному ниже.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Научно-техническая библиотека Украинского научно-исследовательского │
│ института торговли и общественного питания (УкрНИИТОП) Министерства │
│ торговли СССР (УССР, 252042, Киев, ул. Чигорина, д. 57. Тел. 69-51-46, │
│ 69-14-41) направляет в ЦОНТБ ЦНИИНТЭИторговли 120 карточек │
│ малоиспользуемой литературы и документации. │
│ Приложение: 120 карточек. │
│ │
│ Заведующий НТБ _________________ │
│ (подпись) │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
4.7. Депозитарии, получив карточки со сведениями о малоиспользуемой литературе и документах, сверяют их с составом своего фонда и на отобранные для хранения литературу и документы карточки с пометкой «Принимается на хранение» возвращают в месячный срок с момента получения сведений организациям-отправителям.
4.8. Организация-отправитель после получения карточек с пометкой о принятии литературы на хранение составляет акт в двух экземплярах по форме, приведенной в приложении № 1. Вместе с карточками из специальной картотеки литература направляется в соответствующий депозитарий.
4.9. Возвращенные карточки на литературу, переданную на хранение с указанием ее местонахождения, организацией-отправителем расставляются в справочном аппарате фонда.
4.10. Передача малоиспользуемой литературы и документации для депозитарного хранения производится безвозмездно в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 5 января 1959 г. № 11 «Об использовании книжных фондов». Пересылка литературы в депозитарии осуществляется за счет организаций-отправителей.
4.11. Депозитарий, получивший партию литературы и документации на хранение, в трехдневный срок подписывает оба экземпляра акта и один экземпляр возвращает организации-отправителю для постоянного хранения. Переданная и полученная литература учитывается в соответствующих тетрадях (см. приложение № 2).
4.12. Литература, не востребованная депозитариями, передается в обменный фонд библиотеки, органа НТИ по акту (см. приложение № 3), используется для комплектования вновь образованных НТБ и органов информации или списывается в установленном порядке. НТБ и органы НТИ высылают списки литературы, поступившей в обменные фонды, в ГПНТБ СССР, которая составляет на их основе и выпускает бюллетень обменных фондов научно-технической литературы.
4.13. Библиотеки, заинтересованные в доукомплектовании фонда, направляют в депозитарий, имеющий обменный фонд, письменный заказ с приложением списка запрашиваемой литературы и документации.
4.14. Библиотека, передающая литературу и документы, составляет акт по форме, приведенной в приложении № 4, в двух экземплярах. Оба экземпляра акта вместе с партией передаваемой литературы карточками из специальной картотеки направляются в адрес организации, затребовавшей литературу.
4.15. Библиотека-получатель в трехдневный срок со дня получения литературы подписывает оба экземпляра акта и один экземпляр возвращает отправителю, а второй оставляет в качестве приходного документа.
4.16. Литература и документация в обменных фондах НТБ и органах НТИ сохраняется в течение года. По истечении этого срока невостребованная литература может быть списана в установленном порядке. Акт списания составляется по форме, приведенной в приложении № 5.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ УТВЕРЖДАЮ │
│ │
│ ___________________________ │
│ "__" _____________ 19__ г. │
│ │
│ АКТ N │
│ │
│ Настоящий акт составлен "__" _____________ 19 г. │</pre>
│ в том, что из _________________________________________________________ │
│ (наименование библиотеки) │
│ исключается и передается ______________________________________________ │
<pre class="legal-pre">│ (наименование библиотеки-получателя) │
│ │</pre>
│ литература в количестве _____________________________ экземпляров общей │
<pre class="legal-pre">│ стоимостью __________________________________ руб. ________ коп. │
│ │
│ │
│ Директор (зав.) библиотекой ___________________ │
│ (подпись) │
│ │
│ Литература в указанном количестве экз. _____________________________ │
│ (число, месяц, год) │
│ получена │
│ │
│ Зав. сектором (отделом) │
│ библиотеки-депозитария ___________________ │
│ (подпись) │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Приложение № 2
| Тетрадь учета передачи малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение |
|---|
| тетрадь учета приема литературы на депозитарное хранение |
|---|
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ УТВЕРЖДАЮ │
│ │
│ ___________________________ │
│ ___________________________ │
│ "__" _____________ 19__ г. │
│ │
│ АКТ N _____ │
│ "__" _____________ 19__ г. │
│ │
│ Комиссия по отбору малоиспользуемой литературы, назначенная приказом │
│ от "__" _____________ 19__ г. N ______________ │</pre>
│ в составе: ____________________________________________________________ │
<pre class="legal-pre">│ ____________________________________________________________ │
│ ____________________________________________________________ │</pre>
│ составила настоящий акт в том, что из основного фонда снята и исключена │
│ из инвентарных книг излишняя дублетная литература, а также не принятая │
│ на депозитарное хранение непрофильная литература в количестве _________ │
│ экз. на сумму _____________________________________ руб. _________ коп. │
<pre class="legal-pre">│ Список литературы на _________ листах прилагается. │
│ │
│ Операция по инвентарной книге проведена ___________________________ │
│ (подпись) │
│ Операция по книге суммарного учета проведена ______________________ │
│ (подпись) │
│ Исправления в каталогах произведены _______________________________ │
│ (подпись) │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ УТВЕРЖДАЮ │
│ Начальник отдела (бюро) │
│ научно-технической информации │
│ "__" _____________ 19__ г. │
│ │
│ АКТ N _____ │
│ "__" _____________ 19__ г. │
│ │
│ Составлен настоящий акт в том, что _________________________________ │
│ (наименование │</pre>
│ _______________________________________________________________________ │
│ передающей организации) │
│ передала безвозмездно _________________________________________________ │
<pre class="legal-pre">│ (наименование библиотеки-получателя) │
│ │
│ затребованную на основании "Бюллетеня обменных фондов НТБ", литературу │
│ в количестве _________ экз. │
│ Из книг _______ экз., журналов _______ экз., нормативно-технической │
│ документации _________ экз. │
│ Всего в количестве ________________________________________________ │
│ (прописью) │
│ │</pre>
│ экз., в том числе изданий, отнесенных на баланс _______ экз. стоимостью │
<pre class="legal-pre">│ __________________________________ руб. _______ коп. │
│ (прописью) │
│ │
│ Литературу сдал: ________________________________________________ │
│ (должность, подпись) │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ УТВЕРЖДАЮ │
│ │
│ ___________________________ │
│ "__" ______________ 19__ г. │
│ │
│ АКТ N _____ │
│ "__" _____________ 19__ г. │
│ │
│ Комиссия по исключению из обменного фонда незатребованной литературы │</pre>
│ в составе: ____________________________________________________________ │
│ _______________________________________________________________________ │
│ составила настоящий акт в том, что из обменного фонда исключена │
│ незатребованная литература в количестве _________________ экз. на сумму │
│ _______________________________________ руб. ________ коп. и передается │
<pre class="legal-pre">│ в макулатуру. │
│ Сведения об исключаемой согласно настоящему акту литературе были │</pre>
│ опубликованы в "Указателе обменных фондов" N ___________, год, изданном │
<pre class="legal-pre">│ ______________________________________ │
│ (кем, когда) │
│ │
│ Подписи членов комиссии: ___________________ │
│ ___________________ │
│ ___________________ │
│ │
│ Вся литература согласно настоящему акту в количестве _______________ │</pre>
│ сдана по документам ___________________________________________________ │
│ (N квитанций, даты) │
│ _______________________________________________________________________ │
<pre class="legal-pre">│ │
│ Подписи членов комиссии: ___________________ │
│ ___________________ │
│ ___________________ │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘