Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм, образующихся в деятельности киновидеоорганизаций

(утв. Приказом Росархива № 77, Роскомкино № 53 от 29.09.1994)

(вместе с «Типовым положением о видеотеке киновидеоорганизации республиканского, краевого, областного и городского подчинения», «Типовым положением о фильмотеке киновидеоорганизации республиканского (в составе Российской Федерации), автономного, краевого, областного, городского подчинения»)

1.1. Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов (КД), видеофонограмм (ВФГ), образующихся в деятельности киновидеостудий и других фильмопроизводящих предприятий, разработана во исполнение Постановления Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23 августа 1993 г. № 838 «О реализации государственной политики в архивном деле», утверждается и вводится в действие совместным приказом Государственной архивной службы России и Комитета Российской Федерации по кинематографии.

1.2. Согласно «Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», введенным в действие 7 июля 1993 г., кинодокументы (КД) и видеофонограммы (ВФГ), отражающие материальную и духовную жизнь ее народов, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющиеся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение.

Отнесение кинодокументов и видеофонограмм к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

1.3. Инструкция устанавливает порядок отбора и передачи КД и ВФГ в государственные архивы.

1.4. Требования Инструкции обязательны для всех киновидеостудий и других фильмопроизводящих предприятий, осуществляющих производство киновидеопродукции при государственной финансовой поддержке.

1.5. Включение организаций в список источников комплектования госархивов осуществляется учреждениями Государственной архивной службы России в соответствии с действующим законодательством об архивах.

1.6. Постоянное хранение киновидеодокументов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют Российский государственный архив кинофотодокументов и его филиал в г. Владимире, Российский научно-исследовательский центр космической документации, государственные архивы республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.

1.7. Передаче на государственное хранение подлежат все документальные кинофильмы, киножурналы, киновидеосюжеты и другие неигровые фильмы, в том числе прекращенные производством или не вышедшие на экран, кинолетописные съемки важнейших событий жизни России.

1.8. Порядок временного хранения КД и ВФГ государственной части Архивного фонда Российской Федерации в ведомственных архивах и передачи указанных документов на постоянное хранение в государственные архивы устанавливается Государственной архивной службой России.

1.9. Для документов, хранящихся в Государственном фонде кинофильмов Российской Федерации (Госфильмофонд РФ) Комитета Российской Федерации по кинематографии, могут устанавливаться сроки временного хранения, превышающие установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации предельные сроки ведомственного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации. При этом конкретные сроки временного хранения документов устанавливаются соглашением, заключенным Госфильмофондом Российской Федерации с Государственной архивной службой России.

1.10. Источниками комплектования государственных архивов КД и ВФГ могут являться организации, создающие КД и ВФГ, зарегистрированные в государственных органах, независимо от формы собственности.

1.11. Взаимодействие государственных архивов с киновидеостудиями и другими фильмопроизводящими организациями федеральной, государственной, муниципальной форм собственности строятся на основе норм архивного законодательства и осуществляются в соответствии с действующими правилами работы государственных и ведомственных архивов с кинофотофонодокументами и видеофонограммами.

1.12. Взаимодействие государственных архивов с киновидеостудиями и другими фильмопроизводящими организациями негосударственных форм собственности осуществляется на договорной основе (Приложение 1).

1.13. Кинодокументы и видеофонограммы, образующиеся в деятельности киновидеостудий и других фильмопроизводящих организаций республиканского (республик в составе РФ), краевого, областного, городского, районного уровня, подлежат передаче в соответствующие госархивы.

Состав документов, подлежащих передаче от этих организаций в республиканские (республик в составе РФ) и местные государственные архивы, определяется этими госархивами по согласованию с федеральными госархивами соответствующего профиля.

1.14. Киновидеостудии и другие фильмопроизводящие предприятия, независимо от форм собственности, осуществляющие производство киновидеопродукции за счет средств государственного бюджета, обязаны безвозмездно передавать относящиеся к составу Архивного фонда Российской Федерации комплекты исходных и рекламных материалов к фильмам.

Исходные материалы к фильмам, созданным за счет средств киновидеостудий и других фильмопроизводящих предприятий и граждан, а также приобретенным ими за рубежом, являются их собственностью и могут передаваться на государственное хранение на договорных началах с учреждениями ГАС России.

1.15. Согласно «Основам законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» кинодокументы и видеофонограммы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, не могут быть объектом купли-продажи, иных сделок, нарушающих право государственной собственности на эти документы.

Лица, виновные в совершении указанных сделок, а также в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении или незаконном уничтожении документов Архивного фонда Российской Федерации, несут уголовную, административную или иную установленную законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации ответственность.

1.16. При прекращении деятельности киновидеоорганизаций в составе комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители учреждений ГАС России для решения вопросов об организации дальнейшего хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.1. Кинодокументы и видеофонограммы, относящиеся к Архивному фонду РФ, до передачи их в государственный архив хранятся и учитываются в организации.

2.2. В организации создается фильмовидеотека на правах ведомственного архива в целях обеспечения сохранности, учета, использования и подготовки кинодокументов и видеофонограмм к передаче на государственное хранение.

2.3. Сотрудникам организаций запрещается создавать свои собственные фильмовидеотеки из материалов киновидеостудий.

2.4. В ведомственном архиве постоянно и временно хранятся оригиналы и копии КД и ВФГ на различных носителях информации, изготовленные в данной организации или поступившие из других организаций.

2.5 Оригиналы и копии КД и ВФГ составляют комплект.

Состав комплекта документов временного хранения устанавливается отраслевыми нормативами, а документов, подлежащих государственному хранению, — настоящей Инструкцией (п. 4.2).

Все элементы, входящие в комплект, должны соответствовать требованиям действующей нормативно-технической документации.

2.6. Ответственность за сохранность, учет, использование и передачу кинодокументов и видеофонограмм на государственное хранение несут руководители организации и заведующие фильмовидеотеками или лица, ответственные за работу фильмовидеотек, назначаемые приказом руководителя организации.

2.7. Правовой статус, задачи, функции, права и обязанности фильмовидеотек определяются Положением, которое разрабатывается за основе Типового положения и утверждается руководителем организации после согласования с соответствующим государственным архивом (Приложения 2, 3).

Круг обязанностей сотрудников фильмовидеотек определяется должностными инструкциями, утвержденными руководителем организации.

3.1. С целью определения исторического, научного, социально-культурного значения КД и ВФГ организации подвергают экспертизе.

3.2. Экспертизу ценности КД и ВФГ производят в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными учреждениями Государственной архивной службы России и ГОСТом «СИБИД, отбор и передача на государственное хранение документов на пленочных носителях».

3.3. Экспертизу ценности КД и ВФГ осуществляет ежегодно экспертная комиссия (ЭК) организации, включающая ведущих специалистов организации, заведующего фильмовидеотекой и представителей соответствующего учреждения Государственной архивной службы России (Приложение 4).

3.4. Экспертизу ценности КД и ВФГ проводят на основе принципов и критериев экспертизы аудиовизуальных документов, разработанных российским архивоведением.

3.5. Экспертизе подвергаются все КД и ВФГ, созданные и хранящиеся в организации, в комплексе с управленческими и другими документами, непосредственно относящимися к их созданию.

3.6. Ценность КД и ВФГ определяется с помощью общих и специфических критериев. При оценке КД и ВФГ применяют:

3.6.1. Общие критерии: значимость информации, содержащейся в документе; оригинальность (подлинность) документа; время и место образования документа; значение организации (лица), создавшего документ в общественной жизни; физико-химическое и техническое состояние документа; общественная оценка документа (присуждение ему премий и призов, демонстрация на престижных выставках и фестивалях и т.д.).

3.6.2. Специфические критерии: особенности документа как произведения искусства; значение личности исполнителя (для художественных произведений); своеобразие носителя и способа записи информации.

3.7. Изучение КД и ВФГ в процессе экспертизы осуществляют с использованием учетных и справочных документов на КД и ВФГ постоянного и временного хранения, с просмотром и/или прослушиванием КД и ВФГ.

3.8. По итогам экспертизы ценности КД и ВФГ в организации составляются описи документов постоянного хранения (приложения 5 — 8 - не приводятся), подлежащих передаче в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению (Приложение 9).

3.9. Описи и акты рассматривает экспертная служба организации и утверждает учреждение ГАС РФ. В случае возникновения разногласий между членами ЭК вопрос рассматривает и решает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего учреждения ГАС РФ.

3.10. КД и ВФГ, не включенные в описи документов, подлежащих государственному хранению, утратившие практическое значение для организации, отбирают к уничтожению только по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

3.11 Запрещается до проведения отбора на государственное хранение:

• продажа подлинников кинодокументов и видеофонограмм коммерческим и другим организациям;
• уничтожение видеозаписей путем повторной записи на магнитную ленту.

3.12. Порядок и периодичность отбора кинодокументов и видеофонограмм в организациях негосударственных форм собственности определяется условиями договоров, заключенных с учреждениями Государственной архивной службы России.

3.13. Отобранные на государственное хранение КД и ВФГ по описям, утвержденным ЭПК учреждений Государственной архивной службы России, выделяются в отдельное хранение, их перемонтаж, уничтожение категорически запрещается, использование допускается только с разрешения руководителя организации.

4.1 Кинодокументы и видеофонограммы передаются на хранение в государственные архивы в следующем комплекте:

кинофильмы, спецвыпуски:

негатив изображения,

негатив фонограммы перезаписи,

магнитный оригинал фонограммы,

магнитная фонограмма шумов и музыки (совмещенная),

эталонная копия,

промежуточный позитив,

установочные ролики и паспорта (для цветных кинодокументов);

киножурналы:

негатив изображения,

негатив фонограммы перезаписи,

эталонная копия,

промежуточный позитив,

установочные ролики и паспорта (для цветных кинодокументов);

киносюжеты на 35 мм пленке:

негатив изображения,

позитив,

негатив фонограммы или магнитная фонограмма (при наличии),

промежуточный негатив или позитив (при наличии);

кинофильмы, киносюжеты на 16 мм пленке:

оригинал, копия,

негативная или магнитная фонограмма,

контратип (при наличии),

позитив (при наличии);

видеофонограммы (видеофильмы, видеосъемки, видеосюжеты):

оригинал (мастер),

копия.

Все элементы комплекта кинодокументов и видеофонограмм по содержанию и порядку монтажа должны быть идентичны между собой.

Примечание. Исходные фильмовые материалы, в которых при проверке обнаружены отклонения от технических условий, подлежат рекламации и в установленные сроки возвращаются изготовителю в комплекте (или только дефектные части) для замены или исправления.

4.2. Кинодокументы и видеофонограммы, прекращенные производством либо не вышедшие на экран, а также полученные от стран ближнего и дальнего зарубежья или отдельных граждан, передаются на хранение в государственные архивы в имеющемся комплекте.

4.3. Кинодокументы и видеофонограммы от негосударственных организаций передаются в госархивы в комплекте в соответствии с договором.

4.4. Комплекты кинодокументов и видеофонограмм передаются на хранение в государственные архивы со следующей текстовой документацией:

• на кинофильмы, спецвыпуски, киножурналы:

монтажный лист (с подробным плановым описанием содержания, полной расшифровки событий и лиц),

разрешительное удостоверение,

акты ОТК о техническом качестве элементов комплекта на момент передачи на государственное хранение,

установочные ролики и записи цветовых паспортов (по цветным кинодокументам);

• на киносюжеты на 35 и 16 мм пленке:

аннотация (описание содержания),

текст выступления (для синхронных кинодокументов),

операторский монтажный лист;

• на видеофонограммы:

монтажный лист,

аннотация,

акт технического состояния.

4.5. Вся сопроводительная документация подписывается ответственными лицами организации, передающей кинодокументы и видеофонограммы на хранение в государственный архив.

4.6. Текстовая сопроводительная документация к кинодокументам и видеофонограммам, передаваемым негосударственными организациями (в случае ее отсутствия), составляется в самих организациях с привлечением представителя учреждения Государственной архивной службы России.

4.7. Прием некомплектных кинодокументов и видеофонограмм допускается в исключительных случаях (передача уникальных документов, невосстановимость комплекта и т.д.) по усмотрению руководства госархива.

5.1. Организация обеспечивает сохранность и нормальное техническое состояние кинодокументов и видеофонограмм, отобранных для передачи на государственное хранение. Условия хранения этих документов должны соответствовать требованиям нормативно-методических документов Государственной архивной службы России.

5.2. Кинодокументы, отобранные для передачи в государственные архивы, подвергаются консервационно-реставрационной обработке в соответствии с требованиями и нормативами Государственной архивной службы России.

5.3. Проверка технического состояния кинодокументов и видеофонограмм, отобранных для передачи в госархив, проводится работниками организации перед передачей, но не реже чем 1 раз в 3 года в порядке, установленном ГОСТом «Отбор и передача кинофото- и видеофонограмм на государственное хранение». По итогам проверки составляются акты технического состояния документов. Выявленные дефекты устраняются силами и за счет средств организации (Приложения 10, 11).

5.4. Кинодокументы на горючей основе, отобранные для передачи в госархивы, переводятся на негорючую основу за счет средств госбюджета.

5.5. Запрещается использовать отобранные для передачи в госархивы кинодокументы и видеофонограммы для тиражирования и демонстрации.

6.1. Сроки передачи на государственное хранение документов организаций федеральной государственной и муниципальной форм собственности определены Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России».

6.2. Прием кинодокументов и видеофонограмм от организаций негосударственных форд собственности осуществляется в сроки, определенные условиями договора.

6.3. Конкретные сроки передачи кинодокументов и видеофонограмм каждой организацией устанавливаются соответствующим госархивом по согласованию с руководством этой организации и фиксируются в плане-графике комплектования госархива, выписка из которого высылается в организацию.

6.4. Непосредственно перед передачей кинодокументов и видеофонограмм на государственное хранение работниками организации проводится проверка технического состояния каждой единицы хранения. По результатам проверки составляется акт технического состояния документов.

6.5. Прием кинодокументов и видеофонограмм на государственное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение 12). Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями сдавшей и принявшей документы организаций, утверждается руководителями организаций и скрепляется гербовыми печатями. Один экземпляр акта передают организации, сдавшей документы, другой — принявшей их на хранение.

6.6. Все работы, связанные с подготовкой и передачей киновидеодокументов в госархив, в т.ч. их транспортировка, производятся силами и средствами передающей организации.

6.7. Государственный архив, получив от организации киновидеодокументы, сверяет их наличие с записями в описи и акте, выдает организации расписку о приеме документов на временное хранение. Окончательное оформление приема документов производится после проверки архивом их содержания и технического состояния.

6.8. В случае обнаружения технических дефектов или других несоответствий требованиям настоящей Инструкции госархив возвращает кинодокументы и видеофонограммы организации на срок до 3 месяцев для устранения несоответствий.

6.9. Переданные на государственное хранение кинодокументы и видеофонограммы списываются с баланса организации на основании актов и в уменьшение уставного фонда, в книгах учета фильмотеки или видеотеки, организации делается отметка о дате и номере акта передачи в госархив. В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации эти документы берутся на учет в госархиве.

6.10. Передача документов организациями негосударственных форм собственности производится в соответствии с условиями, обозначенными в договоре с учреждением Государственной архивной службы и в сроки, указанные в договоре.

1. Законодательные акты, правительственные постановления

1.1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

1.2. Закон Российской Федерации «Об авторском праве и смежных с ним правах».

1.3. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России».

1.4. Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23 августа 1993 г. № 838 «О реализации государственной политики в архивном деле».

1.5. Постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».

2. Методические пособия

2.1. Основные правила работы ведомственных архивов — М., 1986.

2.2. Основные правила работы государственных архивов — M., 1984.

2.3. Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах — М., 1989.

2.4. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами — М., 1980.

2.5. Типовое положение об экспертной комиссии (ЭК) учреждения — М., 1993.

2.6 Типовое положение о кинофотофоновидеотеке — М., 1993.

2.7. Инструкция по приему на государственное хранение и работе с видеофонограммами в государственных архивах — М., 1988.

2.8. Оригинальные исходные фильмовые материалы 70 и 35 мм кинофильмов. Технические условия. ТУ 19-110-88.

2.9. ОСТ 19-135-94. Кинофильмы. Паспорт технических характеристик фильмовых материалов (проект).

2.10. ОСТ 19-135-83. Кинофильмы. Паспорт технических характеристик фильмовых материалов.

Государственный архив ________________________________________

в лице директора ________________________________________________,

действующего на основании положения об архиве, именуемый в

дальнейшем «Хранитель», с одной стороны, и _______________________

(наименование

______________ в лице директора ____________________, действующего

организации)

на основании Устава, именуемая в дальнейшем «Организация», с

другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Настоящий договор регламентирует отношения сторон по отбору и передаче Организацией на постоянное/временное государственное <*> хранение Хранителю комплектов киноматериалов, их хранению и выдаче Организации на временный срок для __________________________________________________________________ использования при производстве фильмотечного материала или для изготовления и реализации фильмокопий третьим лицам.

---

<*> Зависит от условий договора (см. раздел 3).

2.1 Организация обязуется:

2.1.1. Создать и обеспечить работу постоянно действующей экспертной комиссии по отбору кинофотофономатериалов и видеофонограмм на государственное хранение с участием работника государственного архива.

2.1.2. Регулярно по мере накопления вновь созданных кинофотофономатериалов и видеофонограмм производить просмотры и прослушивания с участием представителей государственного архива с целью отбора документов на государственное хранение.

2.1.3. Обеспечить учет и сохранность материалов, отобранных на государственное хранение.

2.1.4. Регулярно (не реже 2 раз в год) передавать в государственный архив отобранные, оформленные и описанные кинофотофонодокументы и видеофонограммы в полном комплекте вместе с сопроводительной документацией и в порядке, предусмотренном Инструкцией.

2.1.5. Проводить специальные кинолетописные съемки по заказам Хранителя по отдельно заключаемым договорам.

2.2 Организация имеет право:

2.2.1. На оговоренные сроки получить от Хранителя переданные ему на хранение исходные киноматериалы для использования при производстве фильмов как фильмотечный материал, для копирования.

2.2.2. Осуществлять контроль за техническим состоянием документов, переданных ею Хранителю.

2.3 Хранитель обязуется:

2.3.1. Обеспечить сохранность кинофотофонодокументов и видеофонограмм, переданных Организацией.

2.3.2. Периодически проводить проверку технического состояния документов, переданных Организацией, при необходимости — консервационно-профилактическую обработку и реставрацию.

2.3.3. Использовать переданные на хранение документы только с письменного разрешения Организации. Договоры на использование документов, переданных Организацией, без подписи Организации не имеют юридической силы.

3.1. Срок хранения в Организации материалов, отобранных для передачи Хранителю, не превышает установленный архивным законодательством.

Конкретные сроки передачи отдельных кинофотофонодокументов и видеофонограмм устанавливаются по соглашению договаривающихся сторон.

3.2. Состав и комплектность передаваемых материалов в каждом конкретном случае определяется Организацией по согласованию с Хранителем, с учетом необходимости создания комплекса документов, представляющих научно-историческую ценность, и использования этих документов.

3.3 Кинофотофономатериалы и видеофонограммы передаются Организацией Хранителю <*>:

• безвозмездно на основе взаимных услуг договаривающихся сторон;
• за определенную плату.

---

<*> Варианты для выбора на усмотрение договаривающихся сторон.

3.4 Кинофотофономатериалы и видеофонограммы передаются Организацией Хранителю:

• на постоянное государственное хранение с передачей права собственности государству;
• на временное хранение (до года) с оставлением права собственности государству;
• на временное хранение с сохранением права собственности за Организацией.

3.5. Авторское право на переданные материалы сохраняется за Организацией.

Договор действует со дня подписания и до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении договора письменно, предупредив другую сторону не позднее чем за два месяца.

Юридические адреса и подписи сторон:

Организация Хранитель

1.1. Видеофонограммы, образующиеся в деятельности киновидеостудий и имеющие научно-историческое и социально-культурное значение, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Для хранения, учета, организации использования видеофонограмм и подготовки их к передаче на государственное хранение в структуре киновидеостудии создается видеотека, действующая на правах специализированного ведомственного архива <*>.

---

<*> Видеотека может функционировать как структурное подразделение объединенного архива аудиовизуальных документов киновидеостудии.

1.3. Видеотека в своей работе руководствуется «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993 года, Постановлением Правительства № 191 от 3 марта 1993 года «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве», распоряжениями киновидеостудии, нормативными, и нормативно-методическими документами органов управления архивным делом, соответствующих государственных архивов, а также Положением о видеотеке.

1.4. Контроль за деятельностью видеотеки осуществляется руководством киновидеостудии; методическое руководство в области организации комплектования, хранения и использования видеофонограмм видеотеки, а также передачи документов на государственное хранение осуществляется государственным архивом, источником комплектования которого является киновидеостудия.

1.5. Ответственность за организацию надлежащего учета, хранения и использования видеофонограмм, а также за соблюдение установленных правил уничтожения видеофонограмм, не подлежащих дальнейшему хранению, несет руководитель киновидеостудии и заведующий видеотекой.

1.6. При реорганизации или ликвидации киновидеостудии с передачей ее функций другой организации видеофонограммы из видеотеки подвергаются экспертизе ценности с целью отбора и передачи в госархив документов, относящихся к Архивному фонду РФ. Остальные видеофонограммы передаются правопреемнику вместе с соответствующей сопроводительной документацией и поисковым аппаратом на видеофонограммы.

1.7. При ликвидации киновидеостудии без передачи ее функций другой организации видеофонограммы постоянного срока хранения вместе с соответствующей сопроводительной документацией и поисковой системой на видеофонограммы передаются в установленном порядке в соответствующий государственный архив.

1.8. Лица, виновные в гибели, порче, утрате и незаконном уничтожении видеофонограмм, а также сокрытии данных фактов привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

2.1 Сосредоточению в видеотеке киновидеостудии подлежат следующие виды видеофонограмм:

2.1.1 Художественные видеофильмы.

2.1.2 Документальные видеофильмы.

2.1.3 Научно-прикладные видеофильмы.

2.2 Видеофонограммы принимаются в видеотеку в следующем комплекте, обеспечивающем их последующее использование:

2.2.1 Оригинал видеофонограммы (эфирная копия).

2.2.2 Рабочая копия (технический дубль).

2.3 Видеофонограммы принимаются в видеотеку с текстовой сопроводительной документацией:

2.3.1. Монтажный лист (покадровое описание законченного производством видеофильма, с указанием плана, хронометража, текста и технических помех видеоизображения).

2.3.2 Аннотацию на видеосюжеты.

2.3.3. Акт технического состояния видеофонограммы, отражающий комплекс технических характеристик видеофонограмм и уровень их качества на момент передачи в видеотеку.

2.4. К видеофонограммам в видеотеке создается научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание имеющихся видеофонограмм: описи видеофонограмм, каталоги, указатели, обзоры, тематические карты и др. <*>.

---

<*> Для обеспечения сохранности исходной видеофонограммы при установлении функций видеотеки целесообразно работы по организации копирования и выдаче копий видеофонограмм возложить на видеотеку киновидеостудии.

2.5. Видеофонограммы хранятся в видеотеке не более трех лет после производства. После чего передаются на государственное хранение по «Акту приема-передачи видеофонограмм».

3.1 Основными задачами видеотеки киновидеостудии являются:

3.1.1. Комплектование видеотеки видеофонограммами, создаваемыми в процессе деятельности киновидеостудии, а также полученными от сторонних организаций.

3.1.2. Учет, описание, обеспечение сохранности и организация использования видеофонограмм.

3.1.3. Создание системы поиска на видеофонограммы, хранящиеся в видеотеке.

3.1.4. Проведение в установленном действующими нормативными документами порядке отбора и передачи видеофонограмм, имеющих историческое значение, на государственное хранение.

3.1.5. Осуществление методического руководства и контроля за состоянием хранения и использования видеофонограмм в структурных подразделениях киновидеостудий.

3.1.6. Внедрение в практику видеотеки современных методов и архивных технологий работы с видеофонограммами, в том числе с применением электронно-вычислительной техники.

4.1 В соответствии с возложенными задачами видеотека осуществляет следующие функции:

4.1.1. Принимает на хранение видеофонограммы в комплекте, создаваемые в процессе деятельности киновидеостудии, а также полученные от сторонних организаций.

4.1.2. Контролирует при поступлении и наблюдает в процессе хранения за техническим состоянием видеофонограмм, обеспечивает их сохранность.

4.1.3 Осуществляет учет поступивших видеофонограмм.

4.1.4. Разрабатывает поисковую систему, обеспечивающую оперативный поиск и использование видеофонограмм киновидеостудии, а также отвечающую архивным требованиям преемственности с системой поиска видеофонограмм соответствующего государственного архива.

4.1.5. Обеспечивает условия для использования видеофонограмм: регулярно информирует сотрудников киновидеостудии о составе и содержании видеофонограмм, новых поступлениях; выдает видеофонограммы для просмотра и копирования <*>, ведет учет использования видеофонограмм.

---

<*> Для обеспечения сохранности исходной видеофонограммы при установлении функций видеотеки целесообразно работы по организации копирования и выдаче копий видеофонограмм возложить на видеотеку киновидеостудии.

4.1.6. Проводит периодически, но не реже одного раза в год, проверку наличия видеофонограмм, хранящихся в видеотеках, осуществляет учет и розыск недостающих видеофонограмм.

4.1.7. Осуществляет работы по проверке сохранности, правильности оформления и использования видеофонограмм в структурных подразделениях киновидеостудии.

4.1.8. Выявляет и ведет учет особо ценных видеофонограмм; организует создание, хранение и учет страхового фонда копий этих документов.

4.1.9. Один раз в 3 года представляет соответствующему государственному архиву, а также архивному органу (республиканскому (автономному), краевому, областному, городскому — по принадлежности) паспорт видеотеки по состоянию на 1 января, составленный по установленной Государственной архивной службой форме.

4.1.10. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом планы-графики представления на Экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) описей видеофонограмм постоянного срока хранения, передачи видеофонограмм на государственное хранение.

4.1.11. Организует совместно с экспертной комиссией работу по экспертизе ценности и отбору видеофонограмм на государственное хранение или для уничтожения.

4.1.12. Оказывает содействие в заключении договоров между киновидеостудией и соответствующим государственным архивом по обработке видеофонограмм, подлежащих передаче на государственное хранение, в т.ч. используя форму долгосрочного абонементного обслуживания.

4.1.13. Представляет на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива описи видеофонограмм постоянного срока хранения и акты на видеофонограммы, выделенные на уничтожение.

4.1.14. Оформляет в установленном Государственной архивной службой порядке и передает видеофонограммы на хранение в соответствующий государственный архив.

4.1.15. Оформляет в установленном порядке и готовит к уничтожению видеофонограммы, не имеющие ценности.

4.1.16. Участвует в разработке нормативно-методических документов по вопросам работы с видеофонограммами, находящимися на ведомственном хранении.

4.1.17. Разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству киновидеостудии нормативные документы, регламентирующие деятельность видеотеки.

4.1.18. Проводит лекции, семинары, встречи, обзор современной литературы для повышения квалификации работников видеотеки.

5.1 Видеотеке для выполнения поставленных задач и возложенных на нее функций предоставляется право:

5.1.1. Контролировать состояние хранения и порядок использования видеофонограмм, временно находящихся в структурных подразделениях киновидеостудии.

5.1.2. Требовать от структурных подразделений киновидеостудии своевременной передачи в видеотеку видеофонограмм, оформленных в соответствии с требованиями «Основных правил работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах» (М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989).

5.1.3. Запрашивать от структурных подразделений киновидеостудий сведения, необходимые для работы видеотеки.

5.1.4. Предоставлять руководству киновидеостудии и членам экспертной комиссии предложения по совершенствованию работы видеотеки, а также информацию о состоянии работы с видеофонограммами, передаче их на государственное хранение и по другим вопросам работы видеотеки.

5.1.5. Привлекать в процессе отбора видеофонограмм на государственное хранение в качестве экспертов и консультантов специалистов киновидеостудии, а также специалистов сторонних организаций.

5.1.6. Привлекать для оказания видеотеке методической и технической помощи (в т.ч. и на договорных началах) специалистов в области обеспечения физико-химической сохранности документов на пленочных носителях, по вопросам разработки и внедрения автоматизированных архивных технологий хранения, учета и поиска видеофонограмм с применением электронно-вычислительной техники.

5.1.7. Вести переписку через руководство киновидеостудии со сторонними организациями, в т.ч. государственными архивами и органами управления архивным делом (по принадлежности) по профилю деятельности видеотеки.

5.1.8. Принимать участие в совещаниях по вопросам учета, сохранности, систем поиска и использования видеофонограмм, проводимых киновидеостудией, а также организациями Государственной архивной службы России.

5.1.9. Осуществлять совместно с государственными архивами подготовку и тематический показ архивных видеофонограмм.

5.1.10. Повышать квалификацию сотрудников фильмотеки на курсах и в институтах повышения квалификации, соответствующих профилю деятельности видеотеки киновидеостудии; участвовать в мероприятиях по обмену опытом работы с видеофонограммами в ведомственных и государственных архивах.

5.1.11. Требовать от руководства киновидеостудии улучшения условий работы видеотеки в соответствии с п. 6.3 настоящего Положения.

6.1. Видеотека как самостоятельное структурное подразделение создается на основании распорядительного документа киновидеостудии, работает по утвержденному руководством плану и отчитывается перед ним не реже одного раза в год о своей деятельности.

6.2. Для обеспечения правильной работы видеотеки на основе типового разрабатывается Положение о видеотеке, которое согласовывается с соответствующим государственным архивом и утверждается руководством киновидеостудии.

6.3. Структура, подчиненность, штатная численность видеотеки устанавливаются руководством киновидеостудии, исходя из количества видеофонограмм, поступающих из структурных подразделений киновидеостудии и сторонних организаций, объема и специфики проводимых с ними работ.

6.4. Видеотека обеспечивается помещением, соответствующим установленным санитарным, противопожарным нормам и техническим требованиям для ведения работ и обеспечения сохранности видеофонограмм, необходимыми техническими средствами для просмотра, реставрации, технического контроля видеофонограмм, а также применения в работе с видеофонограммами автоматизированных архивных технологий.

6.5. Видеотеку возглавляет заведующий <*>, который назначается и освобождается от должности приказом руководителя киновидеостудии.

---

<*> Либо лицо, на которое возложена эта обязанность.

6.6. Передача видеофонограмм при смене заведующего видеотекой осуществляется на основании акта сдачи-приема, оформленного в установленном порядке решением специальной комиссии и утвержденного руководителем киновидеостудии.

6.7. Штат сотрудников видеотеки должен быть укомплектован квалифицированными специалистами, имеющими высшее и среднее архивное и специальное образование, а также опыт работы с видеофонограммами.

6.8. Обязанности сотрудников видеотеки устанавливаются должностными инструкциями, утвержденными руководством киновидеостудии.

1.1. Кинодокументы, образующиеся в деятельности государственных <*> киновидеостудий, являющиеся их собственностью, имеющие научно-историческое и социально-культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации.

---

<*> Типовое положение в фильмотеке распространяется на государственные киновидеостудии республиканского, краевого, областного и городского подчинения, а также может быть использовано в работе фильмотек киновидеоорганизаций негосударственного сектора.

1.2. Для хранения, учета, организации использования кинодокументов и подготовки их к передаче на государственное хранение в структуре ведомственного архива киновидеостудии создается фильмотека, действующая на правах специализированного архива <*>.

---

<*> Фильмотека может функционировать как самостоятельное структурное подразделение киновидеостудии (См. «Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах» — М., 1989).

1.3. Фильмотека в своей работе руководствуется «Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», распоряжениями киновидеостудии, нормативными и нормативно-методическими документами органов управления архивным делом, соответствующих государственных архивов, а также Положением о фильмотеке.

1.4. Контроль за деятельностью фильмотеки осуществляется руководством киновидеостудии; методическое руководство в области организации комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования кинодокументов фильмотеки, а также передачи документов на государственное хранение осуществляется государственным архивом, источником комплектования которого является киновидеостудия.

1.5. Ответственность за организацию надлежащего комплектования, учета, сохранности и использования кинодокументов, а также за соблюдение установленных правил уничтожения кинодокументов, не подлежащих дальнейшему хранению, несут руководитель киновидеостудии и заведующий фильмотекой.

1.6. При реорганизации или ликвидации киновидеостудии с передачей ее функции другой организации кинодокументы из фильмотеки подвергаются экспертизе ценности с целью отбора и передачи в госархив документов, относящихся к Архивному фонду РФ. Остальные кинодокументы передаются правопреемнику вместе с соответствующей сопроводительной документацией и поисковым аппаратом на кинодокументы.

1.7. При ликвидации киновидеостудии без передачи ее функций другой организации кинодокументы постоянного срока хранения вместе с соответствующей сопроводительной документацией и поисковой системой на кинодокументы передаются в установленном порядке в соответствующий государственный архив.

1.8. Лица, виновные в гибели, порче, утрате и незаконном уничтожении кинодокументов, а также сокрытии данных фактов, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

2.1 Сосредоточению в фильмотеке киновидеостудии подлежат следующие виды кинодокументов:

• кинодокументы, законченные производством и прошедшие эфир (кинофильмы, киноочерки, киносюжеты и др. виды);
• остатки съемок, не вошедшие в готовую кинопродукцию и представляющие собой законченные сюжеты;
• кинодокументы, не допущенные в прокат, законсервированные производством, поступившие в фильмотеку от сторонних организаций и др.

2.2 Кинодокументы принимаются в фильмотеку в комплекте, обеспечивающем их последующее использование:

• кинодокументы, законченные производством, поступают в фильмотеку в комплекте, установленном изготовителем кинопродукции;
• другие виды кинодокументов поступают в фильмотеку в наличном комплекте.

2.3 Кинодокументы принимаются в фильмотеку с текстовой сопроводительной документацией:

• режиссерскими монтажными листами;
• аннотациями к фильмам;
• сопроводительными дикторскими текстами к киносюжетам.

3.1 Основными задачами фильмотеки киновидеостудии являются:

3.1.1. Комплектование фильмотеки кинодокументами, создаваемыми в процессе деятельности киновидеостудии, а также полученными от сторонних организаций и частных лиц.

3.1.2. Учет, хранение, обеспечение физико-химической сохранности и организации использования, кинодокументов, включая оказание платных услуг.

3.1.3. Создание системы поиска кинодокументов, хранящихся в фильмотеке.

3.1.4 Создание страхового фонда на особо ценные кинодокументы.

3.1.5. Проведение в установленном действующими нормативными документами порядке отбора и передачи кинодокументов, имеющих историческое значение, на государственное хранение.

3.1.6. Осуществление контроля за состоянием хранения и использования кинодокументов в структурных подразделениях киновидеостудии.

3.1.7. Внедрение в практику фильмотеки современных методов и архивных технологий работы с кинодокументами, в том числе с применением электронно-вычислительной техники.

4.1 В соответствии с возложенными задачами фильмотека осуществляет следующие функции:

4.1.1. Принимает на хранение кинодокументы, создаваемые в процессе деятельности киновидеостудии, а также полученные от сторонних организаций.

4.1.2. Контролирует при поступлении и наблюдает в процессе хранения за техническим состоянием кинодокументов, обеспечивает их сохранность.

4.1.3. Осуществляет учет поступивших кинодокументов; разрабатывает поисковую систему, обеспечивающую оперативный поиск и использование кинодокументов в работе киновидеостудии, а также отвечающую архивным требованиям преемственности с системой поиска кинодокументов соответствующего государственного архива.

4.1.4. Обеспечивает условия для использования документов: регулярно информирует сотрудников киновидеостудии о составе и содержании кинодокументов, о новых поступлениях; выдает кинодокументы для просмотра и копирования <*>, ведет учет использования кинодокументов.

---

<*> При установлении функции фильмотеки для обеспечения сохранности исходного (негативного) комплекта кинодокументов целесообразно работы по организации копирования и выдаче копий кинодокументов возложить на фильмотеку киновидеостудии.

4.1.5. Периодически, но не реже одного раза в три года, проводит проверку наличия кинодокументов, хранящихся в фильмотеке, осуществляет учет и розыск недостающих кинодокументов.

4.1.6. Осуществляет работы по проверке сохранности, правильности оформления и использования кинодокументов в структурных подразделениях киновидеостудии.

4.1.7. Выявляет и ведет учет особо ценных кинодокументов; организует создание, хранение и учет страхового фонда копий этих документов.

4.1.8. Один раз в три года представляет соответствующему государственному архиву, а также архивному органу (республиканскому) (автономному), краевому, областному, городскому — по принадлежности паспорт фильмотеки по состоянию на 1 января, составленный по установленной Государственной архивной службой форме.

4.1.9. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом планы-графики представления на ЭПК описей кинодокументов постоянного срока хранения и их передачи на государственное хранение.

4.1.10. Организует совместно с ЭК работу по экспертизе ценности и отбору кинодокументов для государственного хранения и уничтожения.

4.1.11. Оказывает содействие в заключении договоров между киновидеостудией и соответствующим государственным архивом по обработке кинодокументов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе используя форму долгосрочного абонементного обслуживания.

4.1.12. Представляет на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива описи кинодокументов постоянного срока хранения и акты на кинодокументы, выделенные на уничтожение.

4.1.13. Оформляет и передает в установленном Государственной архивной службой порядке кинодокументы на хранение в соответствующий государственный архив.

4.1.14. Оформляет в установленном порядке и готовит к уничтожению кинодокументы, не имеющие ценности.

4.1.15. Участвует в разработке архивными органами нормативно-методических документов по вопросам работы с кинодокументами, находящимися на ведомственном хранении.

4.1.16. Разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству киновидеостудии нормативные документы, регламентирующие деятельность фильмотеки.

5.1 Фильмотеке для выполнения поставленных задач и возложенных на нее функций предоставляется право:

5.1.1. Контролировать состояние хранения и порядок использования кинодокументов, временно находящихся в структурных подразделениях киновидеостудии.

5.1.2. Требовать от структурных подразделений киновидеостудии своевременной передачи в фильмотеку кинодокументов, оформленных в соответствии с требованиями «Основных правил работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах» (М., 1989).

5.1.3. Запрашивать от структурных подразделений киновидеостудии сведения, необходимые для работы фильмотеки.

5.1.4. Предоставлять руководству киновидеостудии (в соответствии с п. 6.3 настоящего Положения) и членам ЭК предложения по совершенствованию работы фильмотеки, а также информацию о состоянии работы с кинодокументами, передаче их на государственное хранение и по другим вопросам работы фильмотеки.

5.1.5. Привлекать в процессе отбора кинодокументов на государственное хранение в качестве экспертов и консультантов специалистов киновидеостудии, а также специалистов сторонних организаций.

5.1.6. Привлекать для оказания фильмотеке методической и технической помощи (в том числе и на договорных началах) специалистов в области обеспечения физико-химической сохранности документов на планочных носителях, по вопросам разработки и внедрения автоматизированных архивных технологий хранения, учета и поиска кинодокументов с применением электронно-вычислительной техники.

5.1.7. Вести переписку через руководство киновидеостудии со сторонними организациями, в том числе государственными архивами и органами управления архивным делом (по принадлежности) по профилю деятельности фильмотеки.

5.1.8. Принимать участие в совещаниях по вопросам учета, сохранности, систем поиска и использования кинодокументов, проводимых киновидеостудией, а также организациями Государственной архивной службы России.

5.1.9. Осуществлять совместно с государственными архивами и другими организациями подготовку и тематический показ архивных кинодокументов.

5.1.10. Повышать квалификацию сотрудников фильмотеки на курсах и в институтах повышения квалификации, соответствующих профилю деятельности фильмотеки киновидеостудии; участвовать в мероприятиях по обмену опытом работы с кинодокументами в ведомственных и государственных архивах.

5.1.11. Требовать от руководства киновидеостудии улучшения условий работы фильмотеки в соответствии с п. 6.3 настоящего Положения.

6.1. Фильмотека как самостоятельное структурное подразделение создается на основании распорядительного документа киновидеостудии, работает по утвержденному руководством плану и отчитывается перед ним не реже одного раза в год о своей деятельности.

6.2. Для обеспечения правильной работы фильмотеки на основе типового разрабатывается Положение о фильмотеке, которое согласовывается с соответствующим государственным архивом и утверждается руководством киновидеостудии.

6.3. Структура, подчиненность, штатная численность фильмотеки устанавливается руководством киновидеостудии, исходя из количества кинодокументов, поступающих из структурных подразделений киновидеостудии и сторонних организаций, объема и специфики проводимых с ними работ.

6.4. Фильмотека обеспечивается помещением, соответствующим установленным санитарным, противопожарным нормам и техническим требованиям для ведения работ и обеспечения сохранности кинодокументов, необходимыми техническими средствами для просмотра, реставрации, технического контроля кинодокументов, а также применения в работе с кинодокументами автоматизированных архивных технологий.

6.5. Фильмотеку возглавляет заведующий <*>, который назначается и освобождается от должности приказом руководителя киновидеостудии.

6.6. Передача фотодокументов при смене заведующего <*> фильмотекой осуществляется на основании акта сдачи-приема, оформленного в установленном порядке решением специальной комиссии и утвержденного руководителем киновидеостудии.

---

<*> Либо лицо, на которое возложена эта обязанность.

6.7. Штат сотрудников фильмотеки должен быть укомплектован квалифицированными специалистами, имеющими высшее и среднее архивное и специальное образование, а также опыт работы с кинодокументами.

6.8. Обязанности сотрудников фильмотеки устанавливаются должностными инструкциями, утвержденными руководством киновидеостудии.

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на госхранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, создающуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия <*>.

---

<*> Далее в тексте вместо слов «учреждение, организация, предприятие» употребляется слово «учреждение».

Данное Примерное положение может быть распространено на работу ЭК учреждений, организаций, предприятий всех, в том числе негосударственных форм собственности, общественно-политических организаций, если по решению руководства этих организаций ЭК будут созданы.

ЭК могут создаваться в учреждениях, которые не являются источниками комплектования Архивного фонда России.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством (руководителем) учреждения. В необходимых случаях (см. п. п. 2, 5 настоящего Положения) решения утверждаются после их предварительного согласования с учреждениями Государственной архивной службы России (Росархива).

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, заведующего ведомственным архивом (ответственного за архив лица), а также представителя учреждения Государственной архивной службы России (Росархива).

В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители других сторонних организаций.

Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения (как правило, первым заместителем), а ее секретарем назначается заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», распорядительными документами вышестоящего органа управления, приказами и указаниями руководства учреждения, нормативно-методическими документами Росархива, положением об ЭК учреждения.

1.5. На основе настоящего Примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением Росархива утверждается приказом руководителя учреждения.

В соответствии с возложенными на нее функциями ЭК:

2.1. Осуществляет методическое руководство организацией работы по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку нормативно-методическим документам по названным вопросам.

2.2. Организует работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения, принимает непосредственное участие в этой работе.

2.3 Оказывает содействие и методическую помощь работе специалистов учреждения:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников) с целью создания устной истории своего учреждения.

2.4 Принимает решения об одобрении:

• сводных описей дел постоянного хранения;
• перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации;
• описей дел по личному составу;
• актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
• актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного срока хранения и документов по личному составу;
• предложений об изменении, уточнении или установлении сроков хранения документов;
• сводной номенклатуры дел учреждения;
• графиков подготовки и передачи дел на государственное хранение.

2.5 Обязательному утверждению учреждениями системы Росархива подлежат:

• описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
• перечни проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;
• акты на уничтожение документов, созданных до 1945 года включительно;
• предложения и решения об установлении, уточнении или изменении сроков хранения документов, согласованию (перед утверждением руководством учреждения) с учреждениями Росархива подлежат:
• положение об ЭК;
• номенклатура дел учреждения;
• описи дел по личному составу.

2.6. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в текущем делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
• предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России.

3.5. Информировать руководство учреждения по вопросам своей компетенции.

3.6. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

4.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания.

4.2 ЭК работает по плану, утвержденному руководством учреждения.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Заседание ЭК и принятие на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

Наименование организации

АКТ                                       УТВЕРЖДАЮ
__________ N _____________                Наименование должности
__________________________                руководителя организации

(место составления)

                                          Подпись    Расшифровка
о выделении к уничтожению документов,                подписи
не подлежащих хранению                    Дата

На основании _____________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

__________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения или другого норматива)

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научной ценности и

утратившие практическое значение _________________________________

(название документов)

__________________________________________________________________

№ п/п	Заголовок	Дата съемки, записи, перезаписи	Название, номер учетного документа	Учетный номер документа	Индекс, производственный номер документа	Количество единиц хранения	Срок хранения документа, причина выделения к уничтожению	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого _________________________ единиц хранения за _________ годы.

(цифрами и прописью)

Описи документов постоянного хранения за _________ годы утверждены

ЭПК ______________________________________________________________

(наименование государственного архива)

(протокол от ____________ N _____________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности Подпись Расшифровка подписи

документов

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) от _____________ N ___________

Документы в количестве _____________________ единиц хранения общим

(цифрами и прописью)

объемом (вес в кг, метрах) _______________________________ сданы в

__________________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N ______

Наименование должности лица,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

ведомственного архива,

внесшего изменения в учетные

документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Примечания. 1. В графе 4 указывается название документа (извещение, опись и др.), по которому учтены кинофотофонодокументы и видеофонограммы, его номер и дата. Для описей дополнительно указываются крайние даты вошедших в нее документов.

2. В графе 5 указывается порядковый номер единицы хранения по описи, другому учетному документу.

__________________________ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

__________________________ руководителя организации

(наименование организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

АКТ

(дата) N _______

проверки технического состояния кинофотофонодокументов

Основание:

Составлен комиссией в составе: ___________________________________

Председатель комиссии ____________________________________________

Члены комиссии ___________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

Проверка проводилась с ___________________ по ____________________

(дата)

Проверены с N _____________________ по N _________________________

Проверкой установлено:

техническое состояние документов: ________________________________

обнаружены дефекты:

N _________________________   ____________________________________
  (N кинофотофонодокумента)   (перечисление обнаруженных дефектов)

Председатель комиссии       (подпись)        (расшифровка подписи)
Члены комиссии              (подписи)       (расшифровка подписей)

№ п/п	Дата проверки	Цель проверки	Наличие внешних (физмех.) дефектов	Размах П-импульса	Величина импульса	Первый выброс после импульса	Неравномерность нижней огибающей	Неравномерность АЧХ в полосе от 0,5 до 4,8 МГц	Дифференциальное усиление	Уровень звукового канала	Общая оценка в баллах	Фамилия проверяющего	Подпись	Примечание

УТВЕРЖДАЮ                            УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности               Директор
руководителя организации             Наименование государственного

архива

Подпись   Расшифровка подписи        Подпись   Расшифровка подписи

Дата      Гербовая печать            Дата      Гербовая печать
          организации                          организации

АКТ

_________ N ______________

__________________________

(место составления)

приема-передачи документов

на государственное хранение

Основание: Положение об Архивном фонде Российской Федерации

В связи с ____________________________________________________

(причины передачи документов в архив -

__________________________________________________________________

истечение срока хранения документов в организации,

__________________________________________________________________

ликвидация организации и др.)

__________________________________________________________________

(наименование организации)

передает, а ______________________________________________________

(наименование государственного архива)

принимает на государственное хранение документы и страховые копии

за _______ год(ы), а также справочный аппарат к ним:

№ п/п	Название, номер описи	Количество			Примечание
		экземпляров описи	единиц хранения/ особо ценных	страховых копий
1	2	3	4	5	6

ИТОГО принято _________________________ единиц хранения, в том

(цифрами и прописью)

числе: особо ценных _____________________________ единиц хранения,

(цифрами и прописью)

страховых копий _______________________ единиц хранения.

(цифрами и прописью)

В государственном архиве фонд N _________________

Передачу произвели:                 Прием произвели:
Наименование должности лица         Наименование должности лица
Подпись    Расшифровка подписи      Подпись    Расшифровка подписи
Дата                                Дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

---