Инструкция по учету кадров в органах, учреждениях и предприятиях системы Министерства здравоохранения СССР

(утв. Минздравом СССР 24.11.1955)

ИНСТРУКЦИЯ

I. Общие положения

1. Приказом Министра здравоохранения СССР от 15 июля 1955 г. № 154-м введены единые личные учетные документы на медицинских, фармацевтических, инженерно-технических научных работников, рабочих, служащих и учащихся высших и средних учебных заведений системы Министерства здравоохранения СССР:

а) личная карточка форма № 59 (приложение № 1), утвержденная ЦСУ при Совете Министров СССР 3 сентября 1955 г. <*>;

<*> Личная карточка по форме № 59 утверждена ЦСУ при Совете Министров СССР взамен формы № 208, объявленной приказом Министра здравоохранения СССР от 15 июля 1955 г. за № 154-м.

б) личный листок по учету кадров (нового образца);

в) личная карточка студента, утвержденная Министерством высшего образования СССР.

2. Вносить в типовые формы учета кадров, указанные в пункте 1 настоящей инструкции, изменения или дополнения, а также заменять их другими формами учета запрещается.

II. Учет работников системы здравоохранения

3. Все работники органов учреждений и предприятий системы Министерства здравоохранения СССР, независимо от занимаемой должности или выполняемой работы подлежат персональному учету по месту их работы.

4. Организация учета работников возлагается на руководителей министерств здравоохранения союзных республик, местных органов здравоохранения, учреждений или предприятий системы здравоохранения. Непосредственно работа по учету осуществляется управлениями (отделами) кадров или инспекторами по кадрам, а где их нет, выделенными администрацией учреждения или предприятия для этой цели работниками.

5. Личная карточка (форма № 59) заполняется на всех без исключения работников системы здравоохранения: рабочих, служащих, младший обслуживающий персонал, инженерно-технических и руководящих работников, независимо от того, является ли занимаемая работником должность номенклатурной или нет.

6. Заполнение личной карточки (форма № 59) производится работником по кадрам, а там где их нет, лицами выделенными для этой цели администрацией учреждения на основании соответствующих документов (паспорт, удостоверение об образовании, воинский билет и др.), предъявляемых работником при оформлении его на работу в данное учреждение, предприятие, организацию. Личные карточки заполняются чернилами и хранятся в картотеке, в строгом алфавитном порядке.

Замена ранее заполненных личных карточек на рабочих и служащих на личные карточки по форме № 59 не производится.

7. На всех работников, которые к моменту введения новых форм учетных документов работали, заполнение личных карточек производится к имеющимся на предприятии, учреждении анкет или других документов, которые были заполнены ранее.

8. При заполнении IV раздела карточки «назначения и перемещения» необходимо записать все должности, которые работник занимал в данном учреждении, предприятии, с указанием и графе «Основание» номера приказа.

При последующем перемещении работника с одной должности на другую внутри предприятия, учреждения в личной карточке производится соответствующая запись.

9. Записи в V разделе карточки «Отпуска» необходимо начинать с момента заполнения личной карточки на работника.

10. Все последующие изменения в биографических данных работников, воинском учете, награждении, назначении или увольнении, перемещении, отпуска и т.д., заносятся работниками по кадрам в личную карточку работника на основании официальных данных, со ссылкой на соответствующий документ, с указанием номера и даты.

11. При выбытии работника с предприятия, учреждения его личная карточка из действующей картотеки изымается и после соответствующей записи: даты, номера приказа и причины увольнения, перекладывается в архивную картотеку «Выбывшие работники». В архивной картотеке личная карточка на выбывшего работника хранится в течение года, после чего по описи передается в архив на постоянное хранение.

12. В связи с тем, что на рабочих, служащих, младший обслуживающий персонал и других работников ведение личных дел отменено, личные дела по описи сдать на постоянное хранение в архив.

13. Вся работа по переходу на новые формы учета кадров во всех предприятиях, учреждениях и организациях системы здравоохранения должна быть закончена к 1 июля 1956 года.

III. Учет учащихся и научно-педагогических работников системы здравоохранения

14. В соответствии с приказом Министра высшего образования СССР за № 747 от 15 июля 1955 г. заводятся личные дела на всех лиц с высшим образованием, работающих в вузах и научно-исследовательских институтах, занимающие научно-педагогические должности.

Все лица с высшим образованием, работающие в вузах и научно-исследовательских институтах, но не занимающие научно-педагогические должности, заполняют личную карточку форма № 59.

15. Врачи и другие работники системы здравоохранения, изъявившие желание участвовать в конкурсах на зачисление в аспирантуру, клиническую ординатуру, докторантуру представляют в конкурсную комиссию института следующие документы в 2 экземплярах: заявление о приеме, личный листок по учету кадров, автобиографию, копию аттестата или свидетельства об образовании, характеристику с места работы, медицинское заключение о состоянии здоровья, справку с места жительства, а в докторантуру план докторской диссертации, копию диплома о присвоении ученой степени и список научных работ.

16. Учет студентов высших и средних учебных заведений системы Министерства здравоохранения СССР ведется по личной карточке студента.

Помимо личной карточки студент представляет при поступлении в учебное заведение следующие документы: заявление о приеме, автобиографию, аттестат, или свидетельство об образовании, медицинское заключение о состоянии здоровья, справку с места жительства и фотокарточку.

Хранение и сдача в архив учетной документации на аспирантов, клинических ординаторов, докторантов и студентов высших и средних учебных специальных заведений системы здравоохранения проводится в установленном порядке.

IV. Учет работников, входящих в номенклатуру органов здравоохранения

17. Для учета работников, назначаемых на руководящие должности, входящие в номенклатуру Министерства здравоохранения СССР, министерств здравоохранения союзных и автономных республик, Президиума АМН СССР, краевых, областных, городских и районных отделов здравоохранения установлен личный листок по учету кадров (новой формы).

Личный листок по учету кадров заполняется только на вновь назначаемых работников, но не более чем в 2 экземплярах.

Кроме личного листка по учету кадров работник представляет в 2 экземплярах: автобиографию, копии диплома или свидетельства об образовании, о присвоении ученой степени и звания, список научных работ и фотокарточки размером 6 x 5 (количество фотокарточек в зависимости от числа учреждений, в которых он должен состоять на учете) указанные документы должны храниться в папке личного дела.

18. На работника, подлежащего учету на нескольких инстанциях, отдел кадров учреждения представляющего его к назначению (утверждению), снимает копии с документов личного дела, заверяет их, скрепляет, печатью и хранит у себя.

Один экземпляр подлинного личного дела направляется в вышестоящие директивные органы, а другой экземпляр подлинного личного дела направляется в Управление (отдел) кадров учреждения, назначающего (утверждающего) его на должность.

19. Работники, уже работающие на должностях, входящих в номенклатуру органов здравоохранения, не заполняют личного листка по учету кадров (новой формы).

20. Обязывать работников повторно заполнять личный листок по учету кадров и автобиографию, о порядке обновления личных дел, запрещается.

21. Управления (отделы) кадров органов, учреждений и предприятий системы здравоохранения обязаны следить и своевременно отмечать в дополнительном листе к личному листку по учету кадров все последующие изменения в автобиографических данных и учетных признаках работники после заполнения им личного дела и своевременно высылать сообщения об этих изменениях во все вышестоящие инстанции, где эти работники состоят на персональном учете.

При переводе работника с одной номенклатурной должности на другую номенклатурную должность номенклатуры должностей одного и того же органа здравоохранения — в Управлении (отделе) кадров которого уже имеется личное дело этого работника, личный листок по учету кадров и автобиография вторично не заполняются.

22. Внутри личного дела документы располагаются в следующей последовательности:

а) дополнительный листок к личному листку;

б) личный листок по учету кадров с фотокарточкой;

в) автобиография (заполненная собственноручно);

г) копии дипломов (об образовании, присвоении ученой степени и звания), заверенные нотариальной конторой;

д) список научных работ;

е) характеризующие материалы и приказы о назначении, перемещении, освобождении, поощрении, взыскании, подшиваемые в хронологическом порядке;

ж) опись документов, хранящихся в личном деле.

23. Каждое личное дело должно иметь присвоенный ему порядковый номер. Номер личного дела наклеивается на обложке и на корешке папки личного дела. Если работник выбывает на номенклатуры, то этот порядковый номер присваивается личному делу другого работника. Документы личного дела освобожденного работника хранятся отдельно до сдачи в архив.

24. Все личные дела хранятся в шкафу, в порядке номеров. Нумерация личных дел устанавливается единая для всех личных дел работников, входящих в номенклатуру. Отдельная нумерация для различных групп номенклатурных работников запрещается.

25. Личные дела являются особо ответственными документами и хранятся в шкафу, который должен запираться и опечатываться.

26. Личные дела могут выдаваться на руки лишь руководящим работникам и работникам по кадрам данного учреждения, предприятия. Личные дела, взятые из Управления (отдела) кадров должны быть возвращены до конца рабочего дня. Выдача личных дел работникам, на которых они заведены, запрещается.

27. Личные дела работников, выбывших из номенклатуры, ежегодно, в установленные сроки, по описи сдаются в архив.

В случае назначения этого работника вновь на номенклатурную должность, личное дело, ранее сданное в архив, берется из архива и оформляется с отражением всех последующих изменений в автобиографических данных и учетных признаках работника, после заполнения им личного дела.

28. В каждом личном деле должна быть контрольная карточка (приложение № 2) для учета выдачи личных дел. При выдаче личного дела контрольная карточка вынимается из личного дела и хранится отдельно до его возвращения в Управление (отдел) кадров.

29. В органах здравоохранения, где численность номенклатурных работников превышает 300 человек, ведется алфавитная карточка (приложение № 3), которая ведется в строгом алфавитном порядке и служит для справочных целей.

При выбытии работника из номенклатуры органов здравоохранения или руководителя учреждения и карточке отмечается дата увольнения работника и карточка переставляется в алфавитную картотеку выбывших, а после сдачи личных дел в архив, карточка уничтожается.

30. Кроме основного документа (личного дела), по которому ведется персональный учет руководящих работников в Управлениях (отделах) кадров министерств здравоохранения союзных республик и областных (краевых) отделов здравоохранения, ведется должностная карточка.

На каждую должность, входящую в номенклатуру органов здравоохранения заполняется должностная карточка (приложение № 4). Число должностных карточек в картотеке должно точно соответствовать числу номенклатурных должностей.

На основании должностной картотеки производится разработка данных о количестве вакантных должностей, неутвержденных работников и недостающих личных дел, а также о количестве сменившихся по каждой номенклатурной должности работников.

Должностные карточки в картотеке устанавливаются по должностям и порядке, обеспечивающим надлежащую оперативность в работе с картотекой, определяемой номенклатурой должностей органов здравоохранения.

31. Все изменения в номенклатуре должностей (введение новых должностей, сокращение должностей, изменение штатного расписания) должны быть немедленно отражены в должностной картотеке.

32. При исключении должности из номенклатуры, должностная карточка с указанием даты, основания, причины исключения этой должности переставляется в архивную должностную картотеку.

Примечание: Помимо учета кадров, устанавливаемого настоящей инструкцией, порядок персонального учета специалистов с высшим и средним специальным образованием и научных работников остается прежним, определяемым инструкциями: «О персональном учете специалистов с высшим образованием», утвержденной ЦСУ СССР 23 ноября 1953 года № 32-22 и «О порядке учета специалистов, имеющих среднее специальное образование, работающих в системе Министерства здравоохранения СССР», утвержденной заместителем Министра здравоохранения СССР 6 февраля 1953 года и «О порядке учета научных работников в министерствах, ведомствах», утвержденной ЦСУ СССР 29.07.1964 г. № 34.

Оборотная сторона

Составлена «__» _______________ 195_ г.

«__» _______________ 195_ г. Личная подпись ______________________ дата заполнения

На какой курс и какой факультет зачислен __________________________________ _____________________ Дата зачисления и № приказа _________________________

Дата окончания учебного заведения _________________________________________

Куда направлен на работу __________________________________________________