Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Министерства промышленного строительства СССР

(утв. Приказом Минпромстроя СССР от 30.12.1975 № 319)

ИНСТРУКЦИЯ

МИНИСТЕРСТВА ПРОМЫШЛЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА СССР

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает обязательный для всех работников центрального аппарата Министерства промышленного строительства СССР порядок ведения делопроизводства по несекретным документам. Порядок ведения секретного делопроизводства и делопроизводства по документам с грифом «Для служебного пользования» устанавливается специальными инструкциями.

1.2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией несут начальники главных управлений, управлений и отделов.

1.3. Методическое руководство работой по делопроизводству, инструктаж по вопросам его постановки и контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляется Канцелярией Министерства.

1.4. Руководители главных управлений, управлений и отделов Министерства обязаны рассматривать всю корреспонденцию в день ее поступления, а срочную — немедленно и принимать меры к максимальному сокращению переписки.

Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не допускается.

1.5. Работники Министерства несут ответственность за сохранность поступивших к ним документов и за бережное и аккуратное обращение с ними. Запрещается делать на документах какие-либо надписи, пометки и т.д. Запрещается выносить служебные документы из Министерства.

При переводе на другую работу или увольнении работника, ведающего делопроизводством, он обязан сдать по акту все дела и документы вновь назначенному инспектору (секретарю) или другому работнику. Акт сдачи и приемки дел составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела работниками, утверждается начальником структурного подразделения. Один экземпляр акта передается в Канцелярию, другой хранится у принявшего дела инспектора (секретаря).

1.6. При уходе работника в отпуск, выезде в командировку, переходе на другую работу или увольнении все находящиеся у него на исполнении документы должны быть переданы им в соответствии с указанием руководителя главного управления, управления, отдела другому работнику через инспектора (секретаря).

1.7. Использование сведений, содержащихся в документах Министерства для опубликования в печати, докладах и публичных выступлениях, допускается только с разрешения руководства Министерства.

1.8. Работники делопроизводства принимаются на работу в центральный аппарат Министерства по согласованию с руководством Канцелярии.

2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ И НАПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ИСПОЛНЕНИЕ

2.1. Всю поступающую в Министерство корреспонденцию за исключением документов, доставляемых спецсвязью, принимает экспедиция. Документы, доставляемые спецсвязью, принимаются в группе почты Министра, а после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни — секретарями Министра или дежурными по Министерству.

2.2. Структурные подразделения аппарата Министерства производят заказ через бухгалтерию Хозяйственного управления на посылки и бандероли с наложенным платежом и сообщают об этом в экспедицию.

Если на посылки и бандероли не был предварительно произведен заказ, то, по поступившим извещениям почтовых отделений, такие посылки и бандероли с наложенным платежом не выкупаются.

2.3 Работники экспедиции обязаны:

проверить правильность доставки почты, целостность конвертов;

отобрать не подлежащую вскрытию корреспонденцию с надписью «лично» и в адрес партийной, профсоюзной, комсомольской и других общественных организаций;

корреспонденцию, адресованную Министру, заместителям Министра, передать в группу почты Министра и секретарям заместителей Министра;

корреспонденцию, адресованную непосредственно в главное управление, управление, отдел, передать соответствующим структурным подразделениям;

корреспонденцию, адресованную на имя Министерства (безымянную), а также предложения, заявления и жалобы граждан — в Канцелярию.

Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно.

2.4. Если при вскрытии конверта обнаружено затрудняющее чтение повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, несоответствие номера на конверте номеру на документе и т.д., то об этом ставится в известность отправитель.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя и время отправки документа. Сохраняются конверты писем, полученных от граждан.

2.5. Документы, которые по своему характеру требуют решения или ответа, подлежат регистрации. Документы, поступившие из директивных органов, регистрируются все без исключения.

2.6 Не подлежат регистрации следующие документы:

сообщения о заседаниях и совещаниях;

копии писем, присланные для сведения;

копии счетов на оплату;

наряды и фондовые извещения;

документация статистической и бухгалтерской отчетности подведомственных Министерству организаций;

печатные издания (книги, брошюры, проспекты изданий, авторефераты);

поздравительные письма;

информационные документы и справочные материалы, бюллетени, сводки, обзоры;

ответы на запросы Минпромстроя СССР. Данные об этих документах (дата отправления и получения, номер и кому направлены) заносятся инспектором (секретарем) в регистрационную карточку соответствующего исходящего документа.

Если в указанных документах содержатся просьбы к Минпромстрою СССР или по ним даны поручения, эти документы подлежат регистрации.

2.7. Документы регистрируются на карточках и только один раз. Полученные с регистрационными карточками документы вторично не регистрируются, учет и контроль исполнения таких документов ведется по полученным карточкам.

Документы, поступившие из правительственных учреждений, регистрируются на карточках с красной полосой согласно приложению № 1, другие документы — на карточках с синей полосой. Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения — на карточках без полосы.

2.8. Решения (постановления) коллегии, приказы, циркулярные письма, протоколы заседаний коллегии Минпромстроя СССР регистрируются на карточках согласно приложению № 2, в которой инспекторы (секретари) делают отметки об исполнении и ознакомлении.

Если за указанными документами установлен контроль, карточка помещается в контрольную картотеку.

2.9. Учетные карточки заполняются на пишущей машинке четко и аккуратно. Формулировка содержания должна быть краткой и отражать сущность вопроса.

2.10. При регистрации документов, пересланных из различных организаций, учреждений, предприятий, указывается корреспондент сопроводительного письма, а затем содержание основного документа. Карточка помещается в картотеку по корреспонденту сопроводительного письма.

2.11. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на оборотной стороне последней страницы в левом нижнем углу проставляется регистрационный штамп.

2.12. При регистрации документов в группе почты заполняется 5 экземпляров карточек. Первый экземпляр карточки ставится в картотеку по корреспондентам, одна копия карточки в хронологическую картотеку по порядку входящих номеров, вторая копия — в Инспекцию при Министре, если документ взят на контроль, две копии (или три, если документ неконтрольный) с документом направляются на исполнение. Одна копия карточки должна быть возвращена в группу почты Министра с отметкой об исполнении;

в секретариатах заместителей Министра заполняются 4 экземпляра карточек. Первый экземпляр карточки ставится в картотеку по корреспондентам. Одна копия карточки — в хронологическую картотеку по порядку входящих номеров, документ с двумя копиями карточек направляется на исполнение. Одна копия карточки должна быть возвращена в секретариат заместителя Министра с отметкой об исполнении;

в главных управлениях, управлениях, отделах заполняется 3 экземпляра карточек. Первый экземпляр карточки ставится в картотеку по корреспондентам, одна копия карточки — в хронологическую картотеку и вторая копия карточки вместе с документом направляется исполнителю.

2.13 При регистрации:

в группе почты документу присваивается входящий номер, состоящий из начальных букв имени и фамилии Министра, порядкового номера и условного индекса корреспондента (приложения № 3, 5);

в секретариатах заместителей Министра входящий номер документа состоит из начальных букв имени и фамилии заместителя Министра, порядкового номера и условного индекса корреспондента;

в главных управлениях, управлениях, отделах — из индекса главного управления, управления, отдела, порядкового номера и условного индекса корреспондента.

2.14. Рассмотренные руководством Министерства, а также начальниками главных управлений, управлений, отделов документы передаются инспектору (секретарю) для вручения исполнителям. Тексты резолюций переносятся на карточку. В резолюции указывается фамилия и инициалы исполнителя, срок исполнения, подпись и дата подписания.

2.15. На документах, подлежащих особому контролю, на левом поле лицевой стороны первого листа на уровне заголовка, а также на карточках при регистрации, ставится штамп «Контроль» или буква «К» и штамп «Подлежит возврату».

2.16. В регистрационных карточках отмечается все движение документа с момента поступления до его исполнения.

В случае передачи документа на исполнение в секретариат другого заместителя Министра или в другое структурное подразделение об этом сообщается группе почты и соответствующему секретариату заместителя Министра или в структурное подразделение для внесения в регистрационную карточку записи о передаче документа.

Передача документов производится по разносной книге, в которой предусматривается дата отправления, № документа, кому направляется и расписка в получении.

2.17. После передачи документа исполнителю один экземпляр карточки инспектором (секретарем) ставится в соответствующий раздел справочной картотеки. Карточки в справочной картотеке систематизируются по корреспондентам.

Каждый раздел справочной картотеки должен иметь подразделы «На исполнении», «Исполнено».

2.18. Учетно-контрольные карточки на документы, имеющие букву «К» или штамп «Контроль», или «Подлежит возврату» помещаются в специальный раздел.

Контрольная картотека должна состоять из двух разделов: раздела с карточками на документы с неистекшими сроками исполнения (карточки размещаются по срокам исполнения) и раздела с карточками на документы с истекшими сроками исполнения (карточки размещаются по исполнителям).

2.19. Телефонограммы на имя Министра и его заместителей принимаются дежурными их приемных, а адресованные начальникам главных управлений, управлений и отделов — инспекторами (секретарями) структурных подразделений.

Телефонограммы с поручениями руководства Министерства или начальников главных управлений, управлений и отделов передаются исполнителям, а копии телефонограмм подшиваются в отдельное дело.

3. ПОРЯДОК И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Начальники главных управлений, управлений и отделов несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение заданий, установленных приказами, решениями (постановлениями) коллегии, и поручений руководства Министерства, а также документов, поступивших в адрес структурного подразделения.

3.2. Все поступающие в Министерство документы, требующие решения или ответа, подлежат общему контролю.

3.3 Общий контроль осуществляют:

за исполнением документов, поступивших на имя Министра и не переданных на контроль Инспекции при Министре — группа почты Министра;

за исполнением документов, поступивших на имя заместителя Министра — старшие инженеры;

за исполнением документов, поступивших в главные управления, управления, отделы — инспекторы (секретари);

за исходящими письмами, если в них имеются запросы, требующие решения и ответа — исполнители.

3.4 Особому контролю подлежат:

поручения и указания, содержащиеся в постановлениях, распоряжениях и других документах правительственных учреждений;

письма депутатов Верховного Совета СССР и Верховных советов союзных республик;

решения коллегии, приказы и циркулярные письма;

поручения Министра, заместителей Министра и руководителей структурных подразделений, взятые ими на особый контроль;

предложения и критические замечания, содержащиеся в выступлениях центральных и местных органов печати;

предложения, заявления и жалобы граждан.

3.5 Особый контроль осуществляют:

Инспекция при Министре:

за исполнением поручений и указаний, содержащихся в постановлениях, распоряжениях и других документах правительственных учреждений;

писем депутатов Верховного Совета СССР и Верховных Советов союзных республик;

решений коллегии, приказов и циркулярных писем Министерства;

поручений Министра, взятых на особый контроль;

за ходом рассмотрения предложений и критических замечаний, содержащихся в выступлениях центральных и местных органов печати.

Ст. инженеры Канцелярии — за исполнением поручений заместителей Министра, взятых ими на особый контроль.

Инспекторы (секретари) — за исполнением поручений руководителей структурных подразделений, взятых ими на особый контроль.

3.6. Срок исполнения документа исчисляется со дня поступления документа в Министерство.

3.7. Если в поручении вышестоящего органа указан срок исполнения, то документ должен быть исполнен в течение срока, указанного в поручении вышестоящего органа.

3.8. Приказы, циркулярные письма Министерства, издаваемые во исполнение постановлений и распоряжений Правительства, подготавливаются в срок не более 5 дней, если не установлены иные сроки.

3.9. В срок до 5 дней исполняются телеграммы и документы с пометкой «Срочно».

3.10. Если руководством Министерства не определены сроки исполнения поручений, то эти поручения должны быть исполнены в течение 15 календарных дней, а по документам, взятым на особый контроль, срок исполнения — 10 дней со дня поступления документа в Министерство.

3.11. Документы, направляемые в структурные подразделения для ознакомления, подлежат возврату в Канцелярию в тот же день. Время, затраченное на передачу документа внутри Министерства, включается в срок исполнения.

3.12. В случае, когда для выполнения поручения требуется более длительный срок, начальник главного управления, управления, отдела обязан до истечения установленного срока доложить об этом руководству и обратиться с просьбой о продлении срока с указанием причины отсрочки:

по документам с поручениями Министра — помощникам Министра;

по документам с поручениями Министра, подлежащим особому контролю, — в Инспекцию при Министре;

по документам с поручениями заместителей Министра — к старшим инженерам Канцелярии;

по документам, адресованным непосредственно в структурные подразделения, — к руководителям подразделений.

Если срок исполнения установлен вышестоящей организацией, отсрочка исполнения должна быть согласована с этой организацией.

3.13. Исполнение документа следует поручать, как правило, одному исполнителю. Если поручение дается нескольким исполнителям, то организация исполнения такого поручения возлагается на того, кто первым указан в резолюции.

3.14 Инспекторы главных управлений, управлений и отделов:

ведут учет всех поручений;

систематически проверяют по карточкам состояние исполнения поступивших документов и о результатах раз в месяц сообщают руководителям структурных подразделений;

своевременно и аккуратно отмечают в карточках о результатах проверки.

3.15. Начальники главных управлений, управлений и отделов еженедельно рассматривают на оперативных совещаниях состояние выполнения поручений и принимают необходимые меры к их исполнению.

3.16. Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов, о чем пишется справка за подписью руководителя главного управления, управления, отдела.

3.17. На документе, исполненном в оперативном порядке и не требующем письменного ответа, исполнитель должен указать, как и когда решены поставленные в нем вопросы (по телефону, выезд на место и т.д.).

3.18. Исполнение и снятие документа с контроля удостоверяется отметкой «В дело N» с подписью и датой, проставляемой на нижнем поле лицевой стороны первого листа исполненного документа.

3.19 Отметку «В дело N» проставляют:

на документах с поручениями Министра и его заместителей, которые не возвращаются в Канцелярию, — руководители структурных подразделений;

на документах, адресованных непосредственно в структурные подразделения, — исполнители;

на документах, контролируемых Инспекцией при Министре, — Инспекция при Министре;

на документах с поручениями заместителей Министра, взятых ими на особый контроль, — ст. инженеры Канцелярии;

на письмах, заявлениях, жалобах граждан — руководители структурных подразделений.

3.20. Документ с отметкой об исполнении «В дело N» со всеми материалами исполнитель обязан сдать для подшивки в дело инспектору (секретарю).

3.21. Документы, имеющие штамп «Контроль» или «Подлежит возврату», сдаются в группу почты Министра.

3.22. Документы, исполненные, но не сданные инспектору (секретарю) для подшивки в дело, считаются неисполненными.

У исполнителей могут храниться лишь документы, находящиеся на исполнении, копии документов по контролируемым вопросам, а также справочные материалы, необходимые для работы.

4. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Проект документа должен излагаться простым и ясным языком. По содержанию документ должен быть полным, конкретным, логически последовательным, исключающим различное его толкование и соответствовать действующему законодательству.

4.2. Проекты документов, подготавливаемые во исполнение законов СССР и постановлений Правительства, должны содержать ссылку на эти документы с указанием организации, которой издан документ, даты и номера документа.

4.3. В документах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины. Названия организаций, предприятий, населенных пунктов, единиц измерения и др. должны точно соответствовать названиям, принятым в официальных изданиях.

4.4. Нумерация пунктов в проектах приказов, решений (постановлений) коллегии, циркулярных писем должна быть единой, а не отдельной для каждого раздела.

Проекты других документов (доклады, положения, отчеты, обзоры и т.п.), в зависимости от объема, могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подразделам присваивается порядковая нумерация в пределах каждого раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделяемых точками.

4.5. Проект документа должен иметь заголовок, кратко излагающий его содержание. Заголовок размещается над текстом письма в левой части бланка.

Не имеют заголовка: кадровые приказы, извещения, телефонограммы, телеграммы и документы, напечатанные на бумаге форматом в 1/2 листа.

4.6. Проекты документов, представляемые на подпись (утверждение) руководству Министерства, должны быть согласованы (завизированы) исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения, подготовившего документ, руководителями заинтересованных структурных подразделений, помощниками Министра или ст. инженерами Канцелярии и, если в документах затрагиваются интересы других министерств, ведомств и организаций, — руководителями этих организаций.

Документы, представляемые на подпись Министру, должны иметь визы соответствующих заместителей Министра.

Визирование проекта документа является формой внутреннего согласования проекта документа. Внешнее согласование можно оформлять грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже подписи по форме:

СОГЛАСОВАНО _____________________________________ (полное наименование должности) _____________________________________ (личная подпись) (инициалы и фамилия)

                                                08.05.75

Если лица, визирующие проекты документов, имеют замечания, дополнения или возражения, то их мнение может излагаться в письменном виде на отдельном листе бумаги, который прикладывается к рассматриваемому документу. В таком случае рядом с визой делается пометка: «Замечания прилагаются».

Об устном согласовании документа должностное лицо, представляющее проект документа на подпись, делает на проекте запись, указывая фамилию и должность согласовавшего проект и дату согласования.

4.7. Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждаются, как правило, следующие виды документов: положения (об организациях, учреждениях, их структурных подразделениях и т.п.); уставы учреждений и предприятий; отчеты и балансы; структура и штатные расписания; текущие и перспективные планы; акты контрольно-ревизионного характера; акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений; акты приема и передачи дел; отдельные разновидности протоколов.

Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (приказа). Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Распорядительный документ рекомендуется издавать в случаях, когда введение документа требует дополнительных действий и предписаний.

Гриф утверждения документа располагается перед текстом в правом верхнем углу по следующей форме:

УТВЕРЖДАЮ _____________________________________ (полное наименование должности) _____________________________________ (личная подпись) (инициалы и фамилия)

                                                05.04.75

При утверждении документа правовым актом гриф утверждения проставляется по форме:

Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом Министра промышленного строительства СССР от апреля 1975 г. N

4.8. Проекты постановлений, приказов, решений (постановлений) коллегии, циркулярных писем визируются на первом экземпляре ниже подписи, а приложение к ним — в конце последней страницы. Проекты исходящих писем визируются на копии, остающейся в Министерстве.

Виза должна быть разборчивой. Рядом с визой ставится дата и при необходимости могут быть указаны наименования должности визирующего и расшифровка его подписи.

Проекты Указов Президиума Верховного Совета СССР, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР, приказов, решений (постановлений) коллегии Министерства, циркулярных писем, а также проекты других нормативных документов должны быть обязательно завизированы начальником Юридического отдела.

4.9. Приказы, решения (постановления) коллегии, а также письма, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Министром, а в его отсутствие — первым заместителем. Приложения подписываются начальниками главных управлений, управлений и отделов. От имени Министерства документы подписываются только Министром и его заместителями. Письма от имени главных управлений, управлений и отделов подписываются руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции, установленной положениями о структурных подразделениях. Приложения к документам должны быть подписаны лицом, ответственным за их содержание. О наличии приложений к письму делается отметка ниже текста. Если о приложении упоминается в тексте, то пишется: приложение на л. в в экз. Если в тексте не говорится о приложении, то пишется:

Приложение: справка по обеспечению строек оборудованием на 3 л. в двух экз.

При упоминании в тексте приказа или протокола, зафиксированных в приложении сведений, в скобках указывается (приложение N ___) или без скобки: согласно приложению N ___, а на приложении в правом верхнем углу первого листа указывается:

   от                  N

4.10. На документах за подписью руководителей двух и более организаций или их подразделений подпись каждого проставляется на одном уровне. Первой подписью является та подпись руководителя организации, наименование которого в тексте упоминается первым.

В состав подписи входит наименование должности, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка, например:

В распорядительных документах (приказах, решениях коллегии) расшифровка подписи может содержать только первую букву имени и фамилию лица, подписавшего документ, например:

Министр (личная подпись) А.Токарев

4.11. Дата документа проставляется в штампе бланка или слева под текстом ниже подписи (если документ не на бланке).

Допускается два способа оформления даты как в тексте, так и в других реквизитах документов, например, 5 мая 1974 г. или 05.05.1974.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события. Датой приказа и письма является дата их подписания, датой протокола и акта — дата события, датой плана, отчета и других документов — дата их утверждения.

4.12. Копии документов Минпромстроя СССР, находящихся в Канцелярии, выдаются с разрешения Канцелярии, копии документов главного управления, управления, отдела — с разрешения руководителя главного управления, управления, отдела.

Копии документов заверяют проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, завершившего копию, его подписи, расшифровки подписи и даты заверения, например:

      18.05.75                                              А.И.Петрова

4.13. На подлинных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.

Гербовая печать Министерства ставится на трудовых книжках, титульных списках, штатных расписаниях, сметах, планах капитальных вложений, бюджетных поручениях, договорах, доверенностях, уставах и положениях организаций, удостоверениях и других документах материально-финансового характера.

Печати Канцелярии и Юридического отдела ставятся на размноженных документах, если не воспроизведена подпись, а также на копиях документов, подлинники которых требуют удостоверения гербовой печатью.

Оттиск печати должен захватывать правую часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.14. Проекты приказов, решений (постановлений) коллегии, циркулярных писем и других документов печатаются на соответствующих бланках.

На бланках не печатаются проекты приказов, решений (постановлений) коллегии, циркулярных писем, докладных записок, а также других документов, подписываемых совместно с другими организациями.

4.15. В документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруют в правом углу верхнего поля. Если текст располагают на обеих сторонах листа, то нечетные номера страниц проставляют в правом углу верхнего поля лицевой стороны листа, четные — в левом углу верхнего поля оборотной стороны.

Некоторые особенности подготовки отдельных видов документов

Приказы и циркулярные письма

4.16. Проекты приказов, циркулярных писем подготавливаются по вопросам, относящимся к деятельности Минпромстроя СССР, организаций, учреждений и предприятий, входящих в его систему. Проекты приказов, циркулярных писем подготавливаются как по поручению руководства, так и по собственной инициативе.

4.17. Проекты приказов, решений (постановлений) коллегии, циркулярных писем и др. нормативных документов по указанию руководства Министерства подготавливаются главными управлениями, управлениями, отделами совместно с Юридическим отделом. Юридический отдел организует систематизированный учет и хранение поступающих в Министерство, а также издаваемых им нормативных документов (приказов, постановлений, положений, инструкций, циркулярных писем).

4.18. Проекты приказов, циркулярных писем во исполнение решений вышестоящих органов должны быть подготовлены в 5-дневный срок, если руководством Министерства не установлен другой срок подготовки. Если имеется необходимость в разработке специальных мероприятий — в недельный срок со дня установления задания.

4.19. Проекты приказов, циркулярных писем при необходимости должны быть увязаны с ранее изданными документами по тем же вопросам; в случае признания утратившими силу ранее изданных документов в тексте проекта должно быть оговорено.

4.20. Проект приказа должен содержать реальные сроки исполнения заданий, конкретных исполнителей и практические мероприятия.

4.21. Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Если основанием к изданию является распорядительный документ, то в констатирующей части указывается вид этого документа (постановление, распоряжение), автор, дата, номер, заголовок и содержание.

4.22. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» напечатанным прописными буквами с красной строки ниже констатирующей части.

Распорядительная часть включает в себя пункты, если в приказе предполагается выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт приказа должен начинаться указанием исполнителей и конкретных действий, выраженных глаголом в неопределенной форме (выделить, осуществить, обеспечить и т.д.).

В последнем пункте распорядительной части указывается на кого возлагается контроль за исполнением приказа.

4.23. Вместе с проектом приказа, циркулярного письма исполнитель должен представить рассылку и заказ на размножение, подписанные начальником структурного подразделения.

4.24. Циркулярные письма Министерства, как правило, издаются в тех случаях, когда сообщаются для сведения или руководства постановления или распоряжения правительства, а также нормативные документы государственных комитетов, министерств и ведомств или даются определенные указания.

4.25. Инспекция при Министре докладывает руководству Министерства о всех задержках в представлении проектов приказов и циркулярных писем.

Протоколы заседаний коллегии Министерства и совещаний у руководства Министерства и структурных подразделений

4.26. Заседания коллегии Министерства, а также совещания по важнейшим вопросам у руководства Министерства и структурных подразделений протоколируются.

Протокол составляется по краткой форме, включающей место и дату проведения заседания (совещания), фамилию и инициалы председателя и присутствующих, повестку дня, наименование каждого обсуждаемого вопроса с фамилиями выступавших и принятого по нему решения.

В названии протокола следует указывать коллегиальный орган или полное наименование должности, фамилию и инициалы лица, у которого проводилось заседание (совещание), например:

заседания коллегии Министерства

ПРОТОКОЛ № совещания у заместителя Министра промышленного строительства СССР т. Островского Н.Г. от 13 января 1975 г.

В списке присутствующих сначала указываются члены коллегии (в протоколах заседаний коллегии), затем работники центрального аппарата Министерства и приглашенные из других организаций; при перечислении последних необходимо указывать полное наименование их должности.

Если повестка дня совещания у руководства Министерства или структурного подразделения состоит из одного вопроса, он может быть отражен в названии протокола, а раздел «повестка дня» из протокола исключается, например:

ПРОТОКОЛ № совещания у заместителя Министра промышленного строительства СССР т. Щепетьева А.И. об итогах работы Главвостоксибстроя и мерах по обеспечению плана ввода объекта в 1974 году

Решения (постановления) коллегии подготавливаются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению приказов.

Постановляющая часть должна начинаться словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» (в постановлении) или «РЕШАЕТ» (в решении), напечатанном прописными буквами.

Решения, принимаемые на совместных заседаниях двумя и более министерствами и ведомствами, оформляются в необходимом количестве (по числу подписывающих) подлинных экземпляров за совместными подписями.

Протоколы заседаний коллегии Министерства выпускаются секретарем коллегии; протоколы заседаний у руководства Министерства или структурных подразделений — соответствующими структурными подразделениями.

Служебные письма

4.27. Письма должны составляться, как правило, по одному вопросу. При составлении писем необходимо в начале изложить цель и основание, а затем существо вопроса.

4.28. В письмах-ответах в левой части бланка выше заголовка указывается индекс и дата письма-запроса, например на № 1665 от 14.03.75.

4.29. Сопроводительные письма готовятся в случаях, когда есть необходимость послать документ, не имеющий адресной части. В сопроводительных письмах указывается наименование направляемого документа и цель его отправления.

4.30 При адресовании документов необходимо соблюдать следующее:

• документы адресуются учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;
• наименование учреждения и его структурной части указывается в именительном падеже, например:

Министерство промышленного строительства СССР

Главное планово-экономическое управление

• при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном, например:

Министерство промышленного строительства СССР Начальнику Сметно-договорного управления т. Нетяге В.Д.

Если документ адресуют в несколько организаций, то их следует указывать:

            Министерства  промышленного строительства
            союзных  республик, главные управления по

        строительству, объединения, управления
        строительства

или

        Главные  управления по строительству,
        объединения, управления строительства

или

        Министерства  промышленного строительства

        **союзных  республик, главные управления по**<br>
        **строительству, объединения, управления**

        строительства, институты

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю Министра промышленного строительства СССР т. Курдюкову С.С.

• почтовый адрес корреспондента указывается полностью: почтовый индекс, республика, область, город, номер почтового отделения, улица, номер дома.

4.31. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы; в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

4.32. Документ не должен содержать более четырех адресов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется рассылка и на каждом документе указывается только один адрес.

4.33. На исходящих документах в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа указывается фамилия исполнителя, наименование структурного подразделения и номер служебного телефона.

На циркулярных письмах эти сведения указываются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Телеграммы и телефонограммы

4.34 Телеграфная переписка ведется только по срочным вопросам.

Телеграмма с грифом «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписывается Министром или его заместителями. Копия проекта телеграммы визируется руководителем главного управления, управления, отдела.

Адресат, подпись и текст телеграммы пишутся прописными буквами, без абзацев, предлогов и союзов; исправления и переносы в тексте не допускаются. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста;

Адресная часть телеграммы начинается с города (населенного пункта), а затем улицы, № дома и т.д.

При направлении телеграммы постоянному корреспонденту достаточно указать город.

Адресат указывается сокращенно и обязательно указывается фамилия, например:

УФА ГЛАВБАШСТРОЙ ПОНИНУ

КИЕВ МИНПРОМСТРОЙ АРЕШКОВИЧУ

4.35 При составлении телеграммы необходимо соблюдать следующие правила:

телеграмма печатается в двух экземплярах, а за подписью руководства Министерства — трех;

категория телеграммы (правительственная, срочная) указывается перед адресом;

телеграммы одного содержания, направляемые в несколько пунктов, подписываются и сдаются в экспедицию в количестве экземпляров, соответствующем числу пунктов;

телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов одного пункта, подписываются и сдаются на отправку в количестве, соответствующем числу адресов;

в ответных телеграммах номер или название документа, на который дается ответ, указывается в начале текста;

исходящий номер телеграммы проставляется в конце текста, поэтому телеграмма не должна заканчиваться цифрами;

ниже текста с новой строки указывается сокращенно должность и фамилия подписавшего;

под чертой телеграммы указывается адрес Министерства, должность лица, подписавшего телеграмму, его фамилия и инициалы, а также фамилия исполнителя, его телефон и дата подписания;

на каждом подписанном экземпляре телеграммы ставится печать; телеграмма, подписанная руководителями двух ведомств, заверяется печатями этих ведомств.

4.36. Телефонограммы передаются в тех случаях, когда возникает необходимость в передаче информации в кратчайший срок.

Телефонограммы печатаются в одном экземпляре и подписываются руководством главного управления, управления, отдела. После передачи или приема телефонограммы на ней указывается фамилия лица, принявшего и передавшего телефонограмму, дата и время передачи или приема. Телефонограмма после передачи подшивается в соответствующее дело.

5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ МАТЕРИАЛОВ КОЛЛЕГИИ

5.1. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии подготавливаются главными управлениями, управлениями, отделами в соответствии с утвержденными квартальными планами и повестками заседаний.

Члены коллегии и руководители главных управлений, управлений и отделов не позднее 10 числа месяца, предшествующего кварталу, вносят предложения о включении вопросов в квартальные планы.

Проект плана с указанием сроков представления для рассмотрения на коллегии материалов и лиц, ответственных за их подготовку, представляется на рассмотрение коллегии не позднее 25 числа месяца, предшествующего кварталу, на который составляется план.

Дополнительные вопросы, не вошедшие в план, включаются в повестку заседания коллегии по указанию Министра.

5.2. Лица, ответственные за подготовку вопросов, обязаны не позднее, чем за 5 дней до заседания коллегии, представить секретарю коллегии материал, состоящий из:

краткой справки с вносимыми в ней предложениями;

проекта приказа или решения коллегии;

списка лиц, приглашенных на заседание коллегии с указанием их должностей и места работы.

5.3. Руководители главных управлений, управлений и отделов несут ответственность за качественную подготовку и своевременное представление материалов к заседаниям коллегии.

Представляемые на рассмотрение коллегии материалы предварительно рассматриваются соответствующими заместителями Министра.

5.4. Доработка принятых решений коллегии производится руководителями по поручению коллегии не более чем в 2 — 5 дневный срок после заседания, если не установлен другой срок. После доработки документ с необходимыми визами, в том числе с визой начальника Юридического отдела, передается секретарю коллегии.

5.5. Составление проекта плана работы коллегии, организация своевременной подготовки материалов к заседаниям, размножение и рассылка материалов к заседаниям коллегии, протоколов заседаний и выписок из них, а также контроль за выполнением в срок оперативных поручений коллегии осуществляется секретарем коллегии.

5.6. Материал к заседаниям коллегии рассылается за два дня до начала заседания коллегии.

6. РЕГИСТРАЦИЯ И ОТПРАВЛЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Исходящие письма и телеграммы регистрируются на карточках по форме согласно приложению № 4.

6.2. На каждое исходящее письмо или телеграмму заполняется два экземпляра карточки, один из которых помещается в картотеку исходящих документов в порядке регистрационных номеров, второй — в хронологическую картотеку.

6.3 Индекс исходящих документов состоит:

в группе почты -- из начальных букв имени и фамилии Министра, порядкового номера и условного индекса корреспондента;

в секретариатах заместителей Министра — из начальных букв имени и фамилии заместителя Министра, порядкового номера и индекса структурного подразделения (приложение № 5);

в главных управлениях, управлениях, отделах — из индекса структурного подразделения и порядкового номера.

Индекс циркулярных писем, подписанных руководством Министерства, состоит из индекса руководства, порядкового номера и буквы «ц», например, АТ-122ц, КТ-142ц.

Циркулярным письмам, подписанным руководителями структурных подразделений, присваивается индекс, состоящий из условного обозначения структурного подразделения, порядкового номера и буквы «ц», например, 5-14ц, где 5 — индекс управления по химической промышленности, 14 — порядковый номер.

Документам-ответам присваивается индекс соответствующего входящего документа.

6.4. Все исходящие документы за подписью Министра регистрируются и отправляются через группу почты, за подписью заместителей Министра — через секретариаты заместителей Министра.

Исходящие письма (телеграммы) представляются на отправку с двумя копиями, на одной из них должны быть все необходимые визы. Первый экземпляр отправляется адресату, второй (с визами) остается в группе почты, третий экземпляр возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

6.5. Письма и телеграммы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются инспектором (секретарем) главного управления, управления, отдела и передаются для отправки в экспедицию в день их подписания.

6.6. Корреспонденция в экспедицию сдается в законвертованном виде. Почтовые отправления, подлежащие отправке в бандеролях, упаковываются инспектором (секретарем) главного управления, управления, отдела.

Экспедиция производит отправку приказов, решений (постановлений) коллегии и циркулярных писем на основании рассылки, составленной исполнителем и подписанной начальником главного управления, управления, отдела.

6.7 До передачи исходящих писем, телеграмм в экспедицию инспектора (секретари) обязаны:

проверить правильность написания адреса, подписи, наличие приложений, заверить копию письма, телеграммы, если копия подлежит отправлению;

на месте бланка в верхнем, левом углу письма проставить дату и регистрационный номер письма. Если письмо написано не на бланке, исходящий номер ставится слева под текстом письма ниже подписи.

6.8. Экспедиция принимает почту к отправке до 15 часов, а в предпраздничные дни — до 14 часов. Телеграммы принимаются до 17 часов.

Перед отправкой документа работники экспедиции проверяют правильность написанного адреса, наличие подписи, приложений, даты и исходящего номера.

Корреспонденция, оформленная с нарушением правил, предусмотренных настоящей Инструкцией, отправке не подлежит и возвращается соответствующему главному управлению, управлению, отделу.

6.9. В экспедиции на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр почтовых отправлений. Срочная корреспонденция вручается адресатам в г. Москве под расписку.

На телеграммы составляется опись в двух экземплярах. Один передается на телеграф с телеграммами, второй хранится в экспедиции.

7. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ПРЕДЛОЖЕНИЙ, ЗАЯВЛЕНИЙ И ЖАЛОБ ГРАЖДАН

7.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан в Минпромстрое СССР должна проводиться в строгом соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан», приказами и решениями коллегии Министерства.

7.2. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие на имя Министра, заместителей Министра и в адрес Министерства, регистрируются в Канцелярии Министерства на специальной учетной карточке (приложение № 6).

На каждое предложение, заявление или жалобу граждан заполняется 4 регистрационные карточки, одна из которых помещается в картотеку по алфавиту, вторая в справочную картотеку по исполнителям, а две другие вместе с предложением, заявлением или жалобой в тот же день направляются в соответствующее структурное подразделение.

7.3. В структурных подразделениях Министерства ведется учет только тех предложений, заявлений и жалоб граждан, которые адресованы непосредственно в данное структурное подразделение. Документу присваивается номер, состоящий из индекса структурного подразделения, порядкового номера и буквы «Ж».

На предложениях, заявлениях и жалобах граждан в левом нижнем углу оборотной стороны последней страницы ставится штамп с указанием даты поступления и входящий (порядковый) номер.

7.4. После рассмотрения предложения, заявления или жалобы руководителем главного управления, управления и отдела инспектор (секретарь) переносит на карточку резолюцию начальника структурного подразделения и указывает фамилию исполнителя, а карточку помещает в раздел картотеки «Предложения, заявления и жалобы граждан».

7.5. Руководители Министерства и начальники главных управлений, управлений и отделов несут личную ответственность за своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан и решение в соответствии с действующим законодательством, поставленных в них вопросов, а также за организацию приема граждан.

7.6 Руководители Министерства и начальники структурных подразделений обязаны:

лично рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан и принимать необходимые меры к своевременному разрешению поставленных в них вопросов;

внимательно разбираться в их существе, в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять работников на места для проверки предложений, заявлений и жалоб граждан;

привлекать к рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, проведению по ним дополнительных проверок партийный, хозяйственный, профсоюзный и комсомольский актив;

выносить обоснованные решения по предложениям, заявлениям и жалобам и обеспечивать своевременное и правильное исполнение принятых решений;

сообщать гражданам о решениях, принятых по их предложениям, заявлениям и жалобам, а в случае их отклонения указывать мотивы;

привлекать к строгой ответственности лиц, допускающих волокиту и бюрократизм в рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан;

ежеквартально анализировать характер поступающих предложений, заявлений и жалоб граждан, выявлять и устранять причины, порождающие нарушение прав и охраняемых интересов граждан.

7.7 Руководители Министерства и структурных подразделений обязаны:

проводить личный прием граждан в установленные дни и часы, в удобное для посетителей время, в необходимых случаях — в вечерние часы.

Объявления о днях и часах приема должны быть вывешены на видных местах.

Учет личного приема граждан, а также решений, принятых по их устным заявлениям, ведется в специальном журнале по форме:

7.8. Предложения, заявления и жалобы граждан рассматриваются в день их поступления.

Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — не позднее 15 дней со дня их поступления в Министерство.

В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов и принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть, в порядке исключения, продлены, но не более, чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю, а для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей — не более чем на 15 дней.

7.9. Главные управления, управления, отделы, к ведению которых не относится решение вопросов, поставленных в предложениях, заявлениях и жалобах, направляют их не позднее, чем в 5-дневный срок в соответствующие учреждения, извещая об этом заявителей, а при личном приеме разъясняют, куда следует обратиться с предложением, заявлением или жалобой.

7.10. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.11. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан считается законченным лишь тогда, когда разрешены все поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю.

7.12. Документу, содержащему ответ заявителю, присваивается входящий номер (регистрационный) предложения, заявления или жалобы. Повторным письмам, поступившим в течение года, присваивается индекс первого письма.

7.13. Направленные Канцелярией предложения, заявления или жалобы граждан в случае необходимости передаются из одного структурного подразделения в другое только по согласованию руководителей этих подразделений с обязательным извещением Канцелярии.

7.14. Регистрация, учет и хранение предложений, заявлений и жалоб граждан и переписка по их рассмотрению выделяется в делопроизводстве от служебной корреспонденции.

7.15. При направлении предложений, заявлений и жалоб граждан для рассмотрения в подведомственные организации одновременно сообщается об этом заявителю.

Исходящим номером ответного письма заявителю является регистрационный номер, присвоенный предложению, заявлению или жалобе.

При ответе на коллективное предложение, заявление и жалобу в адресной части пишется фамилия первого лица, подписавшего это предложение, заявление, жалобу.

7.16. Контроль за организацией и своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан в главных управлениях, управлениях и отделах осуществляется Канцелярией Министерства.

8. ПЕЧАТАНИЕ И РАЗМНОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ

8.1. В машинописном бюро, в главных управлениях, управлениях, отделах печатаются и в ротаторной размножаются только документы Министерства.

8.2. К материалу, передаваемому для печатания, должен быть приложен заказ по форме согласно приложению № 7.

8.3. Сдаваемые для печатания материалы должны быть написаны синими или черными чернилами, разборчиво и обязательно завизированы. Не допускаются сокращения в текстах.

Материалы, написанные неразборчиво, карандашом, красными чернилами к печати не принимаются.

8.4. Проекты приказов, циркулярных писем Минпромстроя СССР печатаются в двух экземплярах; один экземпляр на подпись, второй в дело главного управления, управления, отдела-исполнителя.

Проекты писем в Совет Министров СССР, а также на подпись руководству Министерства — в трех экземплярах: один экземпляр — адресату, второй — в группу почты, третий — в дело исполнителя.

Проекты писем в различные организации за подписью руководства главного управления, управления, отдела, а также справки, докладные записки, заключения — в двух экземплярах: один экземпляр адресату, второй — в дело исполнителя.

8.5. Текст должен печататься через полтора межстрочных интервала. Текст документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала. Через один межстрочный интервал допускается печатание текстов документов формата A5. Через один межстрочный интервал печатаются также реквизиты, состоящие из нескольких строк: наименование структурного подразделения, адрес, заголовок к тексту, гриф согласования и гриф утверждения, отметка о наличии приложения, наименование должности.

Реквизиты отделяют друг от друга двумя — четырьмя межстрочными интервалами. Составные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «гриф согласования» и др. следует отделять друг от друга полутора — двумя межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись» должна печататься на уровне последней строки наименования должности.

8.6. В адресной части письма наименования высших партийных и государственных органов пишутся прописными буквами без подчеркивания, например:

ЦК КПСС, ПРЕЗИДИУМ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР, СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР

В остальных случаях прописные буквы пишутся с соблюдением общих правил их употребления. Без подчеркивания пишутся также заголовок и отметка о наличии приложения.

8.7. Для печатания служебных документов используется бумага (бланки) общесоюзного стандарта (ГОСТ 9327-60 форматов A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм). Для графиков, таблиц и т.п. может использоваться бумага A3 (297 x 420 мм). Размер бланка выбирается в зависимости от объема текста.

8.8 При печатании необходимо оставлять поля, мм:

левое — 35

правое — не менее 8

верхнее — 20

нижнее — для формата A4 — не менее 19,

для формата A5 — не менее 16.

8.9. Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив пять знаков от границ левого поля. От границы левого поля печатаются следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, дата в штампе бланка, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, наименование должности в реквизите «Подпись», гриф согласования.

8.10. На обороте последнего листа напечатанного материала в левом нижнем углу машинистка указывает начальные буквы своего имени и фамилии.

8.11. Копирование и размножение документов оперативного характера тиражом до 200 экземпляров, объемом не более 10 листов осуществляется копировально-множительными аппаратами в ротаторной.

8.12. Размножению подлежат правильно оформленные, подписанные или завизированные материалы и с первого экземпляра подлинника.

Для получения качественных копий следует строго соблюдать следующие требования:

лента должна быть средней жирности, машинописный текст выполнен равномерными ударами;

оригиналы должны быть отпечатаны на бумаге одного формата, цвета и сорта;

монтируемые из различных частей текста оригиналы должны строго укладываться в формат листа, клей не должен оставлять пятен и подтеков, таблицы и текст не должны отличаться по жирности и контрастности.

8.13. К материалу, передаваемому в ротаторную, оформляется заказ по форме согласно приложению № 8. Заказ подписывается руководителем Главного управления, управления, отдела. К заказу прилагается рассылка. Размножение документов сверх тиража, указанного в заказе, запрещается.

8.14. Все виды бланков, форм, журналов, анкет и других учетных материалов оформляются через Хозяйственное управление и печатаются в типографии. Документы после размножения в типографии возвращаются в структурные подразделения Министерства по принадлежности.

8.15. Копирование и размножение документов производится с разрешения руководства Канцелярии.

8.16. Запрещается снятие и выдача копий с постановлений, распоряжений и других документов, поступивших из правительственных органов.

8.17. Работники ротаторной несут ответственность за качество и своевременное размножение материалов. На последнем листе размноженных материалов указываются выходные данные (номер заказа, количество экземпляров, год).

8.18. Подборка и брошюровка размноженных материалов и передача их в экспедицию для рассылки производится исполнителями.

8.19. Ранее размноженные материалы, ротаторной дополнительно размножаются в исключительных случаях с разрешения руководства Канцелярии.

8.20. Подлинные материалы после размножения возвращаются в главные управления, управления, отделы по принадлежности. Одни контрольный экземпляр размноженного материала хранится в течение шести месяцев в ротаторной, а по истечении указанного срока подлежит уничтожению.

8.21. Размноженные экземпляры документов, на которых не воспроизводится подпись, удостоверяются печатью.

9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ, ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ В ГЛАВНЫХ УПРАВЛЕНИЯХ, УПРАВЛЕНИЯХ И ОТДЕЛАХ

9.1. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск и учет документов в делопроизводстве, главные управления, управления и отделы составляют номенклатуру дел по форме согласно приложению № 9.

9.2. Номенклатура дел ежегодно не позднее ноября, пересматривается с учетом происшедших за год изменений, согласовывается с Центральным архивом Министерства, подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, утверждается начальником структурного подразделения и вводится в действие с 1 января нового года.

Первый экземпляр утвержденной номенклатуры передается в Центральный архив Министерства для контроля за правильностью формирования дел в текущем делопроизводстве и за полнотой сдачи документальных материалов.

9.3. Номенклатура дел должна учитывать всю документацию, образующуюся в деятельности главных управлений, управлений, отделов. Разделами номенклатуры являются дела внутренних отделов, располагаемые в соответствии со структурой подразделения. В номенклатуре дел текущего года разрешается оставлять резервные номера, которые заполняются по мере необходимости в течение года дополнительными заголовками дел.

9.4. Сводная номенклатура дел отражает документы всего Министерства и состоит из номенклатур его структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел готовится Канцелярией и согласовывается с Центральным государственным архивом народного хозяйства СССР.

В номенклатуре по окончании года делается итоговая запись, в которой указывается количество заведенных дел (постоянного, долговременного и временного хранения).

9.5. В номенклатуре дел указывается: порядковый номер, индекс дела, состоящий из индекса, присвоенного главному управлению, управлению, отделу и порядкового номера дела по номенклатуре, заголовок дела, количество его томов (графа в номенклатуре заполняется по окончании года) и срок хранения. При определении сроков хранения следует руководствоваться Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств, и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения материалов. В номенклатуре дел, в графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче их в архив, переходящих делах и т.п.

9.6. Заголовки дел должны быть конкретными, краткими и отражать состав и содержание документов. Не допускается заведение дел с заголовками: «разная переписка», «справочные материалы», «общие вопросы» и т.д.

9.7 Исполненные документы в соответствии с номенклатурой дел формируются в дела. При формировании дел необходимо:

проверять соответствие подшиваемого документа заголовку по содержанию, разновидности, сроку хранения;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

группировать в дела документы одного года, за исключением личных и переходящих дел (отчетная и плановая документация подшивается в дело того года, к которому она относится);

проверять правильность оформления документов: наличие на документе подписи, даты, индекса, отметки об исполнении, заверительной надписи на копии и т.д.

Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей.

9.8. При формировании документов в дело необходимо: документы систематизировать по хронологии, документ-ответ должен следовать за документом-запросом;

приказы, протоколы, циркулярные письма — по порядку их номеров;

черновики, дублеты документов в дела не подшиваются. Не подлежат подшивке в дела неисполненные и незарегистрированные документы, а также документы, подлежащие возврату. Запрещается подшивка копий документов на термокопировальной бумаге.

9.9 Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

9.10. Документы коллегии группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии; 2) материалы к заседаниям коллегии (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и другие документы).

9.11. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов.

9.12. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, — листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному делу по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения, группируются отдельно от личных дел.

Копии приказов о наложении взыскания, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещаются.

9.13. Лицевые счета рабочих и служащих и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

9.14. На каждое поданное рационализаторское предложение формируется отдельное дело из следующих основных документов: внутренней описи документов, находящихся в деле; рационализаторского предложения, заявления с описанием сущности предложения, с приложением в необходимых случаях чертежей, схем, эскизов; справки заявителю о получении от него рационализаторского предложения; письма заявителю о результатах рассмотрения его предложения; решения о внедрении или отклонении рационализаторского предложения; переписки по рационализаторскому предложению.

9.15. На каждую поступившую заявку о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства и патента на изобретение заводится отдельное дело. В нем группируются следующие документы: внутренняя опись документов, находящихся в деле; заявление о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства (патента) на изобретение; описание предполагаемого открытия, изобретения; чертежи; справка о приеме заявки к рассмотрению; дополнения и исправления к описанию изобретения (открытия) и чертежам; заключение о наличии новизны в открытии (либо об ее отсутствии); заключение о полезности предполагаемого изобретения; данные экспертизы на новизну; решение о выдаче диплома на открытие, авторского свидетельства, патента на изобретение; публикации в Бюллетене изобретений; переписка по заявке на изобретение (открытие).

9.16. Каждое дело должно содержать не более 200 — 250 листов. Листы в деле в правом верхнем углу должны быть пронумерованы механическим нумератором или черным графитным карандашом арабскими цифрами. Листы большого формата складываются таким образом, чтобы правый угол листа с номером был обращен наружу.

Документы, имеющие поля менее 3,5 см перед подшивкой следует подклеивать с левой стороны полоской бумаги. Если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома должны быть пронумерованы отдельно. Чистые листы и листы с заверительной надписью не нумеруются. Внутренняя опись нумеруется отдельно, римскими цифрами.

9.17. На обложке каждого дела черными чернилами или тушью должно быть написано полностью: название Министерства, наименование главного управления, управления, отдела, номер дела по номенклатуре, порядковый номер тома (если несколько томов), заголовок дела, срок хранения (для дел временного хранения) или «хранить постоянно» (для постоянного хранения).

9.18. В делах постоянного срока хранения, с постановлениями, распоряжениями и поручениями Совета Министров СССР, приказами, решениями (постановлениями) коллегий, а также с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется внутренняя опись этих документов по форме согласно приложению № 10.

9.19. В структурных подразделениях Министерства, в которых дела ведутся по отделам, в каждом отделе должен быть назначен ответственный за ведение дел.

9.20. Дела, бланки и штампы в главных управлениях, управлениях, отделах должны храниться в запирающихся шкафах. На внутренней стороне двери шкафа должна быть прикреплена номенклатура дел, находящихся в шкафу.

9.21. Отдельные документы из дел, как правило, не выдаются. В исключительных случаях документ может быть из дела изъят, но вместо него в дело подкладывается листок-заместитель, в котором указывается, какой документ взят, когда и кем. По возвращении документа листок-заместитель уничтожается. Контроль за возвращением документа в дело возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство.

Выдача документов или письменных справок по ним представителям других организаций, а также передача документов из одного структурного подразделения в другое, допускается лишь с разрешения начальника главного управления, управления, отдела.

9.22. Уничтожение документов производится в установленном порядке только Центральным архивом Министерства после утверждения описей постоянного хранения ЭПК ЦГАНХ СССР.

Категорически запрещается самовольное уничтожение служебных документов.

10. ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ

10.1. Законченные делопроизводством дела структурных подразделений через год сдаются инспектором (секретарем) главного управления, управления, отдела в Центральный архив Министерства в установленные сроки.

Дела со сроком хранения до 3 — 5 лет включительно в Центральный архив не принимаются.

10.2. Подготовка дел к последующему хранению и использованию включает в себя экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в Центральный архив.

10.3. Экспертизу ценности документов осуществляют постоянно действующие экспертные комиссии главных управлений, управлений и отделов, которые ежегодно по окончании года обязаны отобрать на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение документы, отражающие деятельность структурного подразделения, а также выделяют дела к уничтожению, срок хранения которых истек.

10.4. Центральная экспертная комиссия Министерства осуществляет методическое руководство и контроль за деятельностью экспертных комиссий структурных подразделений.

Центральная экспертная комиссия назначается приказом Министра и осуществляет работу в соответствии с имеющимся Положением. Она руководствуется действующими правилами, инструкциями, указаниями Центрального государственного архива народного хозяйства СССР и Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Центральная экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает проекты номенклатур дел Министерства и его структурных подразделений;

организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

рассматривает описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче и государственный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), вносят решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) ЦГАНХ СССР;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и выносит решения о представлении этих предложений на утверждение ЦГАНХ СССР;

участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе Центрального архива Министерства;

осуществляет инструктаж, консультации и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных учреждений;

оказывает методическую и практическую помощь подведомственным учреждениям, не состоящим на учете архивных учреждений, по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов.

Решения Центральной экспертной комиссии утверждаются руководством Министерства, а в некоторых случаях и ЦГАНХ СССР.

10.5. На дела, отобранные к уничтожению по истечении срока хранения, составляется акт в двух экземплярах согласно приложению № 11.

Дела, отобранные на постоянное хранение, сдаются в Центральный архив по описи согласно приложению № 12.

Опись дел постоянного хранения ведется с единой нумерацией в течение нескольких лет и состоит из годовых разделов; опись дел временного хранения имеет нумерацию дел в пределах года.

Описи печатаются в двух экземплярах, подписываются руководителем структурного подразделения, лицом, ответственным за делопроизводство и председателем экспертной комиссии. Один экземпляр сдается в Центральный архив, второй возвращается в структурное подразделение.

10.6 Сдаваемые в Центральный архив материалы должны быть обработаны следующим образом:

документы подшиваются на четыре шнурка или переплетаются в специальные папки;

металлические булавки и скрепки из дел удаляются;

на отдельном листе в конце дела делается заверительная надпись (приложение № 13), в которой указывается количество пронумерованных листов цифрами и прописью. Заверительная надпись подписывается составившим ее работником с указанием должности и даты;

заголовки дел при необходимости уточняются с учетом содержания подшитых в делах документов;

на обложке указывается число, месяц, год начала и окончания дела;

из заверительной надписи на обложку выносится количество листов в деле.

Приложение № 1 (к п. 2.7)

Карточка для регистрации входящих документов

Приложение № 2 (к п. 2.8)

Карточка для регистрации решений (постановлений) коллегии, приказов, циркулярных писем и протоколов заседаний коллегии

Приложение № 3 (к п. 2.13)

ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНТОВ МИНПРОМСТРОЯ СССР И ИХ ИНДЕКСЫ

Приложение № 4 (к п. 6.1)

Регистрационная карточка для исходящих документов

Приложение № 5 (к п. п. 2.13; 6.3)

ИНДЕКСЫ РУКОВОДСТВА, ГЛАВНЫХ УПРАВЛЕНИЙ, УПРАВЛЕНИЙ И ОТДЕЛОВ МИНПРОМСТРОЯ СССР

Приложение № 6 (к п. 7.2)

Карточка для регистрации писем, жалоб и заявлений трудящихся

___________________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество Адрес заявителя Откуда поступило N от «__» __________________ 197_ г.

Содержание: Дата получения

                                         *Входящий номер*

Резолюция руководства:

Приложение № 7 (к п. 8.2)

ЗАКАЗ на печатание материала в машинописном бюро

Прошу отпечатать __________________________________________________________

                     (наименование документа)

на «__» печатных (рукописных) страницах в количестве _____ экз.

Управление (отдел) ________________________________________________________

Фамилия и телефон исполнителя _____________________________________________

               Подпись

«__» __________________ 197_ г. Выполнено ___________________________

Приложение № 8 (к п. 8.13)

ЗАКАЗ на размножение материала в ротаторной

Прошу размножить __________________________________________________________

                     (наименование документа)

на «» печатных страницах, тиражом «» экземпляров.

Управление (отдел) ________________________________________________________

Фамилия и телефон исполнителя _____________________________________________

Начальник главного управления (управления, отдела) _______________________________________ «» __________________ 197_ г. Разрешаю тиражом «» экз. (Подпись) «__» __________________ 197_ г.

Приложение № 9 (к п. 9.1)

             (наименование структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Дата    Индекс                                         УТВЕРЖДАЮ
на 197_ г.                                  _______________________________

                                        (полное наименование должности,

                                           личная подпись, инициалы<br>
                                                  и фамилия)

Зав. Центральным архивом

 Минпромстроя СССР

     (подпись)

«__» 197_ г.

Приложение № 10

документов, находящихся в деле N

Должность

      Подпись

«__» 197_ г.

Приложение № 11

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                        _______________________________
                                        (полное наименование должности,
                                           личная подпись, инициалы

                                                  и фамилия)

                                             "__" ________ 197_ г.

АКТ

Дата _______________ Индекс ________________________

                         Место составления

Основание: приказ N _________________________ от __________________________ (дата)

Председатель комиссии _____________________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилии)

Комиссия, руководствуясь перечнем _________________________________________

                                         (название перечня)

отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

Наименование структурного подразделения, в деятельности которого отложились

Всего дел _________________________________________________________________ (цифрами и прописью) Председатель экспертной комиссии __________________________________________ (инициалы, фамилия)

Подпись            Подписи ________________________________________________
Члены:                                   (инициалы, фамилии)

    Документы  измельчены  и  сданы  для  уничтожения  конторе по заготовке

вторичного сырья по приемно-сдаточной накладной от ________________________ (дата)

Председатель Центральной                        Подпись ___________________
  Экспертной комиссии                                   (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение № 12 (к п. 10.5)

             (наименование структурного подразделения)

ОПИСЬ N _______ Дела постоянного хранения за 19__ г.

В данный раздел включено ___________ дел (цифрами)

Итоговую запись к разделу описи за ____ год заверяю.

Подпись ___________________________________________________________________ (должность, инициалы, фамилия ответственного за делопроизводство)

      Председатель экспертной                   (подпись)
             комиссии                           Дата

СОГЛАСОВАНО (подпись руководителя структурного подразделения)

Приложение № 13 (к п. 10.6)

Заверительная надпись

В настоящем деле подшито и пронумеровано __________________________________ (цифрами ____________________________________________________________________ листов прописью)

___________________                                       _________________
    (должность)                                               (подпись)

"__" _______________ 197  г.

ОБРАЗЦЫ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА СССР (Минпромстрой СССР)
				Министру промышленного строительства Украинской ССР тов. Арешковичу В.Д.
103031, Москва, К-31, Петровка, 14 тел. 294-92-25 12.05.75 № АТ-460/23 На № 4/32-2103 от 24.04. 75
Об организации специализированных отделов по комплектной поставке сборных конструкций

В целях дальнейшего улучшения комплектации строек сборными железобетонными конструкциями и изделиями деревообработки Министерство считает возможным согласиться с предложением Минпромстроя УССР об организации в городах Харькове, Львове и Одессе специализированных отделов по комплектной поставке сборных конструкций для объектов строительства управления «Промкомплектстройиндустрия» республиканского промышленного объединения «Укрпромжелезобетон».

Организация этих отделов должна быть произведена за счет соответствующего сокращения численности аппарата управления и расходов на ее содержание управлений производственно-технологической комплектации строительных трестов и отделов снабжения промышленных предприятий.

Выделять дополнительно предельные ассигнования на организацию отделов Минпромстрой СССР неправомочен.

Образец бланка для писем

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА СССР (Минпромстрой СССР)
		СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР
103031, Москва, К-31, Петровка, 14 тел. 294-92-25 29.04.75 N АТ-420/8 На N ПН-5193 от 02.04.75

Министерство промышленного строительства СССР рассмотрело проект распоряжения Совета Министров СССР, подготовленный Госстроем СССР, и считает целесообразным сохранить существующий порядок контроля, осуществляемого Госстройинспекцией Госстроя СССР и госстройинспекциями союзных республик.

Образец бланка для писем

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА СССР (Минпромстрой СССР)
				ЗАМЕСТИТЕЛЮ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР тов. НОВИКОВУ И.Т.
103031, Москва, К-31, Петровка, 14 тел. 294-92-25 18.03.75 N АТ-261/8
О строительстве Тульского комбайнового завода

Состояние строительства Тульского комбайнового завода рассмотрено 14 марта 1975 г. Минпромстроем СССР совместно с Минсельхозмашем и Минмонтажспецстроем СССР.

При плане строительно-монтажных работ на 1975 г. по заводу 1980 тыс. рублей и плане на январь - февраль 310 тыс. руб., выполнено за два месяца 391 тыс. руб., или 126% к плану отчетного периода и 20% к плану года.

Начальнику Главприокскстроя т. Карцеву В.И. поручено разработать и утвердить мероприятия, обеспечивающие безусловное выполнение плановых заданий 1975 г., а также принять меры к созданию условий для освоения на строительстве завода, начиная с 1976 г., 6 - 8 млн. руб. строительно-монтажных работ ежегодно.

За ходом строительства установлен постоянный контроль.

Образец общего бланка

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА СССР
				Министерства промышленного строительства союзных республик, главные управления по строительству, объединения, управления строительства
(Минпромстрой СССР)
103031, Москва. К-31, Петровка, 14 тел. 294-92-25 26.05.73 N СК-834ц
О состоянии архивов и документальной части делопроизводства

Коллегия Главного архивного управления при Совете Министров СССР, рассмотрев вопрос о состоянии архивов и документальной части делопроизводства в ряде министерств и ведомств, отметила, что за последние годы министерствами и ведомствами проведены некоторые мероприятия, способствующие улучшению этой работы. Разработаны нормативные документы по ведению делопроизводства, осуществляются мероприятия, направленные на повышение деловой квалификации соответствующих работников, организуются проверки по состоянию делопроизводства в структурных подразделениях.

Вместе с тем имеются недостатки в организации этой работы в подведомственных организациях. В некоторых организациях неудовлетворительно хранятся и используются документальные материалы, имеют место факты утраты и гибели материалов, не все учреждения, организации и предприятия подготовили и согласовали номенклатуры дел.

Во исполнение решения коллегии Главного архивного управления при Совете Министров СССР предлагаю:

1. Министерствам промышленного строительства союзных республик, главным управлениям по строительству, объединениям, управлениям строительства принять меры к устранению отмеченных недостатков.

2. Обеспечить упорядочение документальных материалов во всех подведомственных организациях, принять меры по улучшению сохранности документальных материалов, выделить под архивы приспособленные помещения и назначить ответственных за архивы лиц, организовать систематический отбор документальных материалов в делопроизводстве организаций и подготовку их к передаче на государственное хранение.

3. Наладить контроль за состоянием документальных материалов и ведением делопроизводства в подчиненных организациях, рассмотреть вопрос о создании объединенных архивов при головных организациях и производственных объединениях для централизованного хранения и использования документальных материалов подведомственных учреждений, организаций и предприятий, особенно документации по личному составу.

4. Разработать инструкции по делопроизводству в соответствии с утвержденными государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию, согласовав их с местными архивными органами.

МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА СССР ПРИКАЗ
18.04.75	Москва	N 104
Об ускорении строительства и ввода в эксплуатацию Луцкого завода синтетических кож

Строительство Луцкого завода синтетических кож осуществляется комбинатом "Волыньпромстрой" Минпромстроя УССР неудовлетворительно. План подрядных работ за 1974 год выполнен всего на 58%. При выполнении плана I квартала 1975 г. в целом по заводу на 100,1 процента ход работ на отдельных объектах пускового комплекса отстает от намеченных сроков.

Стройка не полностью укомплектована рабочими и не решены некоторые вопросы материально-технического обеспечения.

В целях выполнения установленных заданий и обеспечения ввода в действие мощности по производству 4,5 млн. кв. м синтетической кожи в III квартале 1975 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Минпромстрою УССР (т. Арешковичу), комбинату "Волыньпромстрой" (т. Шинкаренко) принять срочные меры по укомплектованию стройки материально-техническими ресурсами, а также рабочими с учетом выполнения предусмотренных на 1975 г. объемов строительно-монтажных работ до 1 октября с.г.

2. Минпромстрою УССР (т. Арешковичу) совместно с Минмонтажспецстроем УССР принять меры, обеспечивающие окончание изготовления и поставку недостающих металлоконструкций для завода в течение апреля - мая с.г.

3. Управлению по легкой, пищевой и медицинской промышленности (т. Зенину) через комплектующие организации и Минлегпром СССР решить вопросы укомплектования стройки в течение II квартала недостающим оборудованием, трубами из нержавеющей стали и спецматериалами поставки заказчика.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ГПРУ по союзным республикам (т. Иконникова).

Призыв рабочих и служащих передовых московских предприятий - завода имени Владимира Ильича Ленина, депо Москва-Сортировочная и депо имени Ильича провести коммунистический субботник, посвященный 105-й годовщине со дня рождения В.И. Ленина широко поддержан трудящимися страны.

Горячо поддержали эту инициативу коллективы строительных, специализированных, транспортных организаций и предприятий промышленности Минпромстроя СССР. Коллективы предприятий и организаций Главприокскстроя, Минпромстроя Белорусской ССР, Главбашстроя, Главтатстроя и другие обязались высокопроизводительно отработать этот день и заработные деньги передать в фонд девятой пятилетки.

Коллегия Министерства промышленного строительства СССР и Президиум ЦК профсоюза рабочих строительства и промышленности строительных материалов ПОСТАНОВЛЯЮТ:

1. Одобрить инициативу коллективов организаций и предприятий Министерства по проведению 19 апреля 1975 г. коммунистического субботника.

2. Министерствам промышленного строительства союзных республик, главным управлениям по строительству, объединениям, управлениям строительства, трестам, республиканским, краевым и областным комитетам профсоюза:

а) провести необходимую разъяснительную работу по организации и проведению 19 апреля 1975 г. коммунистического субботника с массовым участием в нем трудящихся строек и предприятий;

б) осуществить заблаговременно следующие меры по созданию надлежащих условий для производства работ в день субботника:

• обеспечить участки, объекты, цеха, рабочие места необходимыми материалами, механизмами и инструментом;
• организовать четкую и слаженную работу подсобно-вспомогательных производств и хозяйств: автомобильного транспорта, бетонорастворных заводов и узлов, управлений производственно-технической комплектации, складского хозяйства и др.;
• обеспечить учет выполненных 19 апреля 1975 г. объемов работ, заработной платы и затрат труда;

в) создать при министерствах промышленного строительства союзных республик, главных управлениях по строительству, объединениях, управлениях строительства и трестах комиссии по организации и проведению коммунистического субботника.

Возложить на комиссию оказание помощи и контроль за ходом подготовки и проведения субботника.

Президиум Совета Министров СССР в протокольном решении от 18 апреля 1975 г. (протокол N 16) "О результатах выборочной проверки правильности приемки в эксплуатацию производственных объектов и жилых домов" отметил отдельные факты нарушения установленного порядка сдачи и приемки в эксплуатацию производственных объектов и жилых домов в 1974 г. и обязал принять меры по устранению выявленных недостатков.

В ряде случаев принятые государственными комиссиями производственные объекты и жилые дома имели недоделки, которые длительное время не устранялись и препятствовали нормальной эксплуатации этих объектов.

Так, свинокомплекс на 108 тыс. голов и комбикормовый завод мощностью 315 т. комбикормов в сутки при совхозе "Пермский" сданы в эксплуатацию Главзападуралстроем в декабре 1974 г. со значительными недоделками по строительным и монтажным работам.

Ряд жилых домов, включенных в отчетность, как введенные в эксплуатацию в IV квартале 1974 г., длительное время не заселены, при этом часть из них из-за наличия недоделок, препятствующих нормальной эксплуатации.

Сданные в декабре 1974 г. жилые дома N 36, 34, 32, 26 в микрорайоне N 2 юго-востока г. Астрахани общей площадью 16217 кв. м трестом "Астраханжилстрой" Главастраханстроя на 10 марта не были заселены, так как работы по внешнему газоснабжению не были закончены.

Дома N 6 - 1, 7 - 23 в г. Казани сданы в эксплуатацию Главтатстроем в декабре 1974 г. без горячего водоснабжения и с незаконченными работами по лифтам.

Проверка показала, что в г. г. Ереване, Казани часть жилых домов предъявлялась к сдаче с незаконченными в первых этажах встроенными помещениями предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания, а отдельные здания - без отделки фасадов, с невыполненными работами по благоустройству застраиваемых территорий, без подъездных дорог, тротуаров и отмосток. При строительстве жилых домов используются столярные изделия низкого качества, неудовлетворительно выполняются кровельные, санитарно-технические работы. Продолжается практика сдачи в эксплуатацию большого количества жилых домов в IV квартале и в основном в декабре.

В целях устранения нарушений правил приемки в эксплуатацию производственных объектов и жилых домов, коллегия Министерства промышленного строительства СССР РЕШАЕТ:

1. Министерствам промышленного строительства союзных республик, главным управлениям по строительству, объединению "Рязаньстрой":

• проверить в месячный срок по всем объектам, сданным в эксплуатацию в 1974 г. и I квартале 1975 г., положение дел с ликвидацией недоделок и дефектов, отмеченных государственными комиссиями, и обеспечить в кратчайшие сроки их устранение, рассмотреть вопрос на коллегиях министерств промышленного строительства союзных республик и главных управлений по строительству, результаты доложить Министерству в июне с.г.;
• принять дополнительные меры по обеспечению неуклонного соблюдения установленного порядка сдачи и приемки в эксплуатацию законченных строительством производственных объектов, жилых домов и объектов культурно-бытового назначения;
• привлекать к строгой ответственности должностных лиц, допускающих сдачу в эксплуатацию производственных объектов, жилых домов и объектов культурно-бытового назначения с нарушениями требований, установленных действующим положением по этому вопросу.

2. Указать Министру промышленного строительства Белорусской ССР (т. Архипцу), Министру промышленного строительства Армянской ССР (т. Акопяну), начальнику Главзападуралстроя (т. Липатову), начальнику Главтатстроя (т. Маршеву) на недостаточный контроль за соблюдением подведомственными организациями правил приемки и сдачи в эксплуатацию производственных объектов и жилых домов.

3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на ГПРУ по РСФСР и союзным республикам (т. т. Вачнадзе, Иконникова).

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

КИЕВ МИНПРОМСТРОЙ АРЕШКОВИЧУ АПРЕЛЕ ПРЕДПРИЯТИЯМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ МИНПРОМСТРОЯ НЕДОГРУЖЕНО 1553 ВАГОНА

ТОМ   ЧИСЛЕ   ЛЬВОВСКОЙ   ЖЕЛЕЗНОЙ  ДОРОГЕ  1089   ОДЕССКО-КИШИНЕВСКОЙ  230
ПРИДНЕПРОВСКОЙ  128  ЮГО-ЗАПАДНОЙ  106  ПРИМИТЕ  СРОЧНЫЕ  МЕРЫ  ВОСПОЛНЕНИЮ

НЕДОГРУЗОВ МАЕ ИСПОЛНЕНИЕ ДОЛОЖИТЕ АТ-450/23 МИНПРОМСТРОЙСОЮЗА ТОКАРЕВ

103031, Москва К-31, Петровка, 14 Министерство промышленного строительства СССР Министр А.М. Токарев

11.05.75 исп. А.П. Коротеев Транспортное управление тел. 226-75-80

ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ

Два пункта Два адреса КИЕВ МИНПРОМСТРОЙ ЩЕПЕТИЛЬНИКОВУ

ХМЕЛЬНИЦКИЙ  КОМБИНАТ  ХМЕЛЬНИЦКПРОМСТРОЙ БРАТАШУ
ПОКАЗАТЕЛИ  ВЫПОЛНЕНИЯ  ПЛАНА  КАМЕНЕЦПОДОЛЬСКОМУ  ЦЕМЗАВОДУ СИСТЕМАТИЧЕСКИ
УХУДШАЮТСЯ  зпт  МАЕ  ДОПУЩЕНО  ОЧЕРЕДНОЕ СНИЖЕНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОТИВ АПРЕЛЯ
зпт  ЭТИМ  ПРИЧИНАМ  ГОДОВОЙ  ПЛАН  ВЫПОЛНЕН  ПЯТЬ  МЕСЯЦЕВ  МЕНЕЕ  ЧЕМ 36
ПРОЦЕНТОВ   тчк  ПРИМИТЕ  МЕРЫ  ОБЕСПЕЧЕНИЮ  ВЫПОЛНЕНИЯ  ПЛАНА  ИЮНЯ  ТАКЖЕ
ВОСПОЛНЕНИЮ  ИЮЛЕ  НЕДОВЫПОЛНЕННОГО  ОБЪЕМА  ПЕРВОЕ  ПОЛУГОДИЕ тчк ПРИНЯТЫХ

МЕРАХ ДОЛОЖИТЕ ИТОГАМ РАБОТЫ ПЕРВОЕ ПОЛУГОДИЕ = АТ-570/23 МИНПРОМСТРОЙСОЮЗА ТОКАРЕВ

103031, Москва К-31, Петровка, 14 Министерство промышленного строительства СССР Министр А.М. Токарев

11.06.75 исп. Н.В. Агапов Управление по машиностроению тел. 226-74-38