Инструкция о порядке проверки состояния учета и отчетности в санитарно-эпидемиологических станциях
(утв. Минздравом СССР 11.06.1984 № 27-14/97-84)
Утверждаю
Начальник Управления
медицинской статистики
и вычислительной техники
Минздрава СССР
Г. Ф. Церковный
11 июня 1984 года
«Союзмедстатистика» № 27-14/97-84
Согласовано
Начальник Главного
санитарно-эпидемиологического
управления Минздрава СССР
В. Е. Ковшило
28 апреля 1984 года
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ПРОВЕРКИ СОСТОЯНИЯ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ В САНИТАРНО-ЭПИДЕМИОЛОГИЧЕСКИХ СТАНЦИЯХ
Настоящая Инструкция обязательна для специалистов, работающих в районных, городских, областных (краевых), республиканских санэпидстанциях, дезинфекционных станциях — бюджетных и хозрасчетных, в санэпидстанциях на водном транспорте.
1. Общие положения
Положением о государственном санитарном надзоре в СССР, утвержденном Постановлением Совета Министров СССР от 31 мая 1973 г. № 361, определены главные задачи санитарно-эпидемиологической службы по обеспечению санитарно-эпидемического благополучия страны, санитарной охране внешней среды, улучшению гигиенических условий труда, быта, отдыха и обучения населения. В связи с этим на санитарно-эпидемиологические станции возложена обязанность обеспечивать своевременное составление достоверных сведений о своей деятельности согласно установленным правилам и формам государственной системы учета и отчетности для санитарно-профилактических учреждений. Статистический аппарат санитарно-эпидемиологических станций должен осуществлять контроль за правильным ведением и хранением учетно-оперативной документации, необходимой для составления отчета. Контроль качества составления отчетов санитарно-эпидемиологических станций проводится в организационных отделах — республиканских (союзных) республик без областного деления и автономных республик, краевых областных санитарно-эпидемиологических станций; в других санитарно-эпидемиологических станциях — специально выделенным ответственным лицом.
На основании указаний директивных органов об усилении борьбы по решительному пресечению и искоренению фактов очковтирательства и приписок в отчетности Министерством здравоохранения СССР, министерствами здравоохранения союзных республик проводится значительная работа по совершенствованию учета и отчетности в учреждениях здравоохранения, повышению достоверности статистических отчетов. Проводимые мероприятия дали определенные положительные результаты в повышении достоверности информации. Однако проводимая в этом направлении работа требует дальнейшего совершенствования.
Основным элементом повышения достоверности отчетов является осуществление систематического контроля за организацией и качеством ведения учета в учреждениях, а также регулярные проверки достоверности составляемых статистических отчетов.
Перед проведением проверки составляется программа, в которой указывается перечень показателей, подлежащих проверке, число учреждений, в которых должны быть проведены проверки, срок их проведения, период, за который проверяются данные, перечень основных первичных документов, на основании которых составляются проверяемые документы.
Работники, осуществляющие проверки, должны иметь соответствующую подготовку и быть ознакомлены со специальными инструкциями о порядке ведения учета, формами отчетности и указаниями по составлению отчетов, знать первичные формы учета, на основании которых составляются отчеты.
При проверках выявляется также наличие незаконной отчетности (если представляется возможность, следует установить: кем она введена, какими документами, в какие адреса представляется, по какому количеству показателей); выясняется, не представляется ли утвержденная в установленном порядке отчетность в неустановленные табелем адреса.
Все обнаруженные искажения отчетности должны быть проанализированы с целью устранения причин, их вызвавших.
Если при проверке будут выявлены факты приписок или преднамеренного искажения показателей отчетов, необходимо установить, кем и по чьим указаниям они сделаны и как эти искажения повлияли на цифровые характеристики деятельности учреждения.
Результаты каждой проверки необходимо оформить справкой, в которой указываются все выявленные ошибки, искажения (приписки) в проверенных отчетах, незаконная отчетность и другие нарушения.
В справке должны быть отражены выводы по результатам проверки и даны предложения, направленные на устранение вскрытых недостатков.
Справка подписывается лицами, проводившими проверку и ответственными работниками учреждения, в присутствии которых проводится проверка.
Результаты проверки обсуждаются с руководителями проверенных учреждений.
Во всех случаях установления фактов недостоверности отчетных данных, на основании материалов проверки, в отчетах должны быть сделаны исправления, которые передаются в органы государственной статистики в порядке, предусмотренном ЦСУ СССР.
2. Проверка достоверности отчетных данных по форме 86 и 86-приложение
Санитарно-эпидемиологические станции (районные, городские, краевые, областные) составляют квартальные и годовые отчеты о профилактических прививках по ф. 86, а также «Отчет о контингентах детей, привитых против инфекционных заболеваний» по ф. 86-приложение — 1 раз в 3 года — соответственно на основе отчетов лечебно-профилактических учреждений или санитарно-эпидемиологических станций. В отчет санэпидстанции включаются сведения о профилактических прививках, проведенных в лечебно-профилактических учреждениях, расположенных на территории деятельности санэпидстанции, в том числе и в учреждениях на водном транспорте (кроме учреждений системы МПС, ГВФ и других министерств и ведомств).
Для составления годового отчета по ф. 86 и оперативного слежения за ходом проведения профилактических прививок в санэпидстанциях на основе квартальных отчетов лечебно-профилактических учреждений ведется поквартальный учет выполненных прививок в разрезе отдельных учреждений недостающим итогом. С целью контроля использования бактерийных и вирусных препаратов, а также обоснованного составления заявок на них целесообразно количество фактически выполненных прививок сопоставлять с использованным количеством соответствующих препаратов.
При проверке достоверности составления отчетов по ф. 86 и 86-приложение особое внимание следует обратить на то, что в отчеты включаются сведения только о законченных прививках, то есть, если вакцинация предусматривает проведение двух или трех прививок, то в отчет включаются сведения только после последней (второй или третьей прививки). Сведения о первой (второй) прививке регистрируются в медицинских документах, но в отчет не включаются.
Действующий в настоящее время календарь профилактических прививок утвержден Приказом Министерства здравоохранения СССР 14.01.80 № 50 «О календаре профилактических прививок и основных положениях об их организации и проведении».
Исходными документами для составления отчета по ф. 86-приложение являются «Карта профилактических прививок» (ф. № 063/У) и «История развития ребенка» (ф. № 112/У). Хранить карту профилактических прививок рекомендуется по видам прививок с выделением отдельно карт всех детей, назначенных для прививки в текущий период (квартал).
По форме 86-приложение количество вакцинированных (ревакцинированных) и имеющих постоянные противопоказания по отдельным видам прививок не должно превышать число детей, состоящих на учете по всем выделяемым возрастам.
3. Проверка достоверности отчетных данных отчетов (ф. № 85-инфекция месячная и ф. № 85-инфекция годовая)
Проверку достоверности данных отчета о движении инфекционных заболеваний необходимо проводить по первичной медицинской документации. Основание для персонального учета инфекционного заболевания в санэпидстанциях является оперативное сообщение по телефону о выявлении инфекционного заболевания (подозрении), в дальнейшем подтвержденное экстренным извещением (по форме 058/У), направляемым лечебно-профилактическим учреждением. Сведения из экстренного извещения вносятся в специальный «Журнал учета инфекционных заболеваний» (ф. № 060/У).
В зависимости от объема получаемой информации возможны варианты ведения журнала № 060/У: в крупных санэпидстанциях административных и промышленных центров рационально вести журналы на каждую нозологическую форму; в санитарно-эпидемиологических станциях небольших городов и районных центров целесообразно вести единый журнал, в котором на каждую инфекцию должны отводиться отдельные места.
В целях упорядочения записи в журнале № 060/У нумерация ведется с начала года по каждой инфекции.
Суммарному учету в санитарно-эпидемиологических станциях подлежат грипп и другие острые респираторные инфекции, сведения о которых санэпидстанции получают на основании отчетов ф. 85-грипп. Отчет по ф. 85-грипп составляется в амбулаторно-поликлинических учреждениях на основании статистических талонов для регистрации заключительных (уточненных) диагнозов — ф. 025-2(У); в яслях, яслях-садах, детских садах, в домах ребенка, детских домах, школах-интернатах, лесных школах, в стационарах — на основании журнала 060/У. В отчет включаются сведения о всех больных, у которых установлен диагноз гриппа и острого респираторного заболевания независимо от того, проживает он в районе обслуживания или нет. При составлении месячных отчетов по форме 85-грипп, необходимо следить за тем, чтобы сумма чисел заболеваний гриппом и острыми инфекциями верхних дыхательных путей множественной или неуточненной локализации, показанных в отчетах по форме 85-грипп, за 3 месяца квартала соответствовали данным сводной ведомости учета заболеваний (ф. 071/У).
При проверке отчета о движении инфекционных заболеваний (ф. 85) следует учитывать, что по журналу учета инфекционных заболеваний (Ф. 060/У) по каждой инфекции подсчитываются итоги за месяц: общее число зарегистрированных заболеваний по окончательному диагнозу (графа 12); число заболеваний у детей до 14 лет включительно по графе 5; число заболеваний, зарегистрированных у сельских жителей (графа 6), и в том числе из числа сельских жителей — у детей до 14 лет включительно (графа 5).
По ряду инфекций, которые перечислены в таблице 2 годового отчета «О движении инфекционных заболеваний» следует подсчитать число заболеваний, выявленных у детей в возрасте от 0 до 2-х лет включительно и от 3-х до 6-ти лет включительно.
Данные отчетов месячных и годовых подвергаются тщательной арифметической проверке.
Сведения в графах и строках «в том числе» не должны превышать сведений, записанных в строках в графах «Всего».
Число зарегистрированных заболеваний у взрослых — всего (графа 10 минус 11 в месячном и годовом отчетах) должно превышать число зарегистрированных заболеваний у взрослых сельских жителей (графа 12 минус графа 13 в месячном отчете или графа 14 минус 15 в годовом отчете).
Данные по всем инфекциям, перечисленным в отчетах по месяцам, должны соответствовать записям в годовом отчете.
Кроме месячных и годовых отчетов о движении инфекционных заболеваний районные и городские санитарно-эпидемиологические станции каждый понедельник представляют «Отчет о кишечных инфекциях (ф. 85-срочная-недельная)» в свою вышестоящую организацию.
4. Проверка достоверности отчетных данных отдельных разделов годового отчета «О работе санитарно-эпидемиологической (дезинфекционной) станции» (ф. 36)
Прежде всего необходимо составить перечень учетно-оперативных документов, которые применяются в каждом структурном подразделении санитарно-эпидемиологической станции с указанием наименования форм, даты утверждения Министерством здравоохранения СССР или кем предложена та или иная форма, если утверждения нет. Важно также указать, кто заполняет учетную форму, кому они передаются, периодичность.
На основании сопоставления фактически применяемой документации с утвержденной выявляется, ведутся ли наряду с установленными формами излишние документы. Копии незаконных документов следует приложить.
Кроме составления списка действующих документов, необходимо составить список документов, которые не ведутся в данном учреждении при наличии бланков таких форм, а также список документации, бланки которых отсутствуют в учреждении.
Проверка полноты и достоверности сведений статистического отчета о работе санитарно-эпидемиологической (дезинфекционной) станции (отчетная форма № 36) проводится по отчету за минувший год, копия которого за подписью руководителя учреждения отправлена в вышестоящие органы здравоохранения. При проверке достоверности статистических сведений необходимо пользоваться инструкцией по составлению «Отчета о работе санитарно-эпидемиологической (дезинфекционной) станции» (отчетная ф. № 36), утвержденной 23 сентября 1983 г. № 27-14/91-82 «Союзмедстатистика».
Составленный за предыдущий год отчет о деятельности санитарно-эпидемиологической станции проверяется двумя путями:
1. Необходимо проверить цифровой баланс таблиц, увязку между собой различных таблиц и вероятность показателей, получаемых по данным отчета.
Так, во всех таблицах необходимо проверить:
а) равна ли сумма чисел по отдельным строкам строке «Всего» в случаях, когда в перечне выделены все слагаемые, либо она меньше, если в перечне выделена только часть слагаемых;
б) не превышают сведения граф «в том числе» или «из них» сведений, записанных в графе «Всего» (по всем строкам).
Примером того, увязываются ли данные ряда таблиц, могут быть следующие таблицы о работе санэпидстанции:
а) штаты специалистов санэпидстанции (таблица 1.1) и «общие штаты учреждения» (таблица 1.2). Сведения о врачах (стр. 1), других специалистов с высшим образованием (строка 2), о среднем медицинском (стр. 3) и немедицинском персонале (стр. 4) в таблице 1.1 должны быть равны сумме строк 1 + 2 по указанным категориям специалистов в таблице 1.2;
б) сведения о количестве объектов, охваченных контролем за проведением текущей дезинфекции в таблице 10 разделе IV по лечебно-профилактическим учреждениям (строка 2), детским и подростковым учреждениям (строка 3), не должно превышать числа обозначенных учреждений, охваченных текущим санитарным надзором (раздел III, таблица 1, строка 1, 4 или 2).
2. Другим путем проверки достоверности отчета является контрольное сопоставление отдельных разделов отчета. Для этого необходимо подсчитать сведения учетно-оперативных документов, на основании которых был составлен проверяемый раздел отчета. Так проверяются почти все разделы отчета. Примером этого может служить заполнение следующих разделов отчета:
а) I «Штаты специалистов санэпидстанции».
Правильность сведений о штатных должностях проверяется путем составления данных отчета со штатным расписанием, утвержденным вышестоящим органом здравоохранения и зарегистрированным в финансовых органах.
Сведения о занятых должностях проверяются по приказам по учреждению о движении и перемещении кадров и ведомостям на выплату заработной платы за декабрь отчетного года.
б) II «Предупредительный санитарный надзор».
Сведения о количестве заключений по выбору участка (гр. 1) должны соответствовать данным подсчета в «Журнале регистрации заключений по отводу земельных участков под строительство (учетная форма 302/У).»
Сведения о числе рассмотренных проектов строительства и реконструкции (гр. 3 отчета) могут быть проверены путем подсчета из «Журнала регистрации проектов и заключений по проектам» (форма 304/У).
Достоверность сведений о количестве строящихся и реконструируемых объектов (гр. 5) следует проверить на основании подсчета «Карт предупредительного санитарного надзора строящегося реконструируемого объекта» (форма 305/У).
в) III «Эпидемиологические мероприятия».
Основанием для заполнения данного раздела служит «Журнал учета инфекционных заболеваний» (форма 060/У), «Карта эпидемиологического обследования очага инфекционного заболевания» (форма 357/У), «Карта учета носителей брюшного тифа и паратифов A и B» (форма 364/У), «Журнал регистрации микробиологических и паразитологических исследований» (форма 252/У) и т.д.
г) IV «Меры административного принуждения».
Правильность заполнения этого раздела отчета проводится арифметическим контролем «Журнала регистрации постановлений о наложении штрафов» (форма 311/У), «Предложение об отстранении от работы» (форма 314/У).
В инструкции по составлению отчета о работе санитарно-эпидемиологической станции отражена вся учетная медицинская документация, применяемая при составлении каждого раздела отчетной формы 36. Учетная медицинская документация утверждена Приказом Министерства здравоохранения СССР № 1030 от 04.10.1980.
Отдельные таблицы отчета о работе санитарно-эпидемиологической (дезинфекционной) станции (форма 36) проверяются на основании сведений, содержащихся в следующих отчетах учреждений здравоохранения:
1. Отчет о сети, деятельности и кадрах учреждений здравоохранения (форма 90-обл).
3. Отчет об инфекционных заболеваниях (форма 85-инфекция, годовая).
Сведения паспортной части, раздел I «Штаты санэпидстанций», раздел VIII «Обеспеченность основным оборудованием», отчета санэпидстанции сопоставляются с данными по форме 90-обл (по учреждениям одинакового уровня управления).
Форма 36 Форма 90-обл число санэпидстанций должно быть равно числу санэпидстанций (паспортная часть отчета) т. 25 число отделов и отделений, -"- числу соответствующих входящих в состав отделов и отделений в санэпидстанций в табл. 24
(паспортная часть отчета)
число врачей равно или больше стр. 1, гр. 1 + 4 + 7 т. 1.1, строка 1 (за счет дезстанций) табл. 27 гр. 1 стр. 1, гр. 2 + 5 + 8 гр. 2 -"- табл. 27 число других специалистов равно или больше стр. 17, гр. 1 + 4 + 7 с высшим образованием табл. 27 т. 1.1, строка 2 стр. 17, гр. 2 + 5 + 8 гр. 1 табл. 27
численность среднего равно или больше стр. 23, гр. 1 + 4 + 7 медицинского персонала табл. 27 т. 1.1 стр. 23, гр. 2 + 5 + 8 гр. 1 табл. 27
численность среднего равно или больше стр. 33, гр. 1 + 4 + 7 немедицинского персонала табл. 27 т. 1.1 стр. 33, гр. 1 + 4 + 7 гр. 1 табл. 27
Раздел 1.2 формы 36 «Общие штаты учреждения» сопоставляются с таблицами 31 и 32 «Медицинские карты формы 90-обл».
Форма 36 Форма 90-обл сумма строк 1 + 2, табл. 1.2 сумме строк 12, 13,
22, 23, 27, табл. 31
плюс сумме строк
8 + 14 + 15 + 17,
табл. 32
гр. 1 равна или меньше гр. 1 (за счет противо- чумных учреждений)
гр. 2 -"- гр. 2 гр. 3 -"- гр. 3 гр. 4 -"- гр. 4 гр. 5 6 гр. 6 7 7 10 8 11 11 14 12 15 13 16 14 17 Сведения раздела VIII "Обеспеченность основным оборудованием" (форма 36) сопоставляются с данными таблицы "Дезинфекционные камеры на
балансе учреждений здравоохранения» (форма 90-обл).
Форма 36 Форма 90-обл стр. 1, гр. 1 должна быть равна стр. 1, гр. 2 + гр. 5 стр. 1, гр. 3 или меньше стр. 1, гр. 3 + гр. 6 стр. 1.1 + 1.2, гр. 2 стр. 2, гр. 2 + гр. 5 стр. 1.1 + 1.2, гр. 3 стр. 2, гр. 3 + гр. 6 стр. 2, гр. 2 стр. 3, гр. 2 + гр. 5 стр. 2, гр. 3 стр. 3, гр. 3 + гр. 6
Сведения о мероприятиях в эпидемических очагах (гр. 1, р. IV, ф. 36) сопоставимы с данными годового «Отчета о движении инфекционных заболеваний» (ф. 85-инфекция), отчете-вкладыше № 4 «Отчет о контингентах больных туберкулезом».
Данные гр. 1 о числе больных, на которые поступили первичные экстренные извещения, для большинства нозологических форм этой таблицы должны быть близки по значению соответствующим величинам годового отчета по форме 85-инфекция, но, как правило, будут превышать данные формы 85 за счет больных, у которых данный анализ не подтвердился.
Сведения об отдельных инфекционных заболеваниях сопоставимы с аналогичными данными отчета-вкладыша № 2 «Отчет о медицинской помощи детям», показанным в таблице 4, гр. 1, как правило, сведения в отчете-вкладыше № 2 будут меньше за счет ФАПов и других ведомств, на включенных в отчет-вкладыш № 2.
Сведения о числе очагов, обследованных по первичным извещениям (гр. 1, т. 1, р. IV ф. 36), также должны быть близки числу больных, на которые поступили экстренные первичные извещения по учитываемым нозологическим формам, но чаще всего превышают их в связи с тем, что по поводу одного случая заболевания может обследоваться несколько очагов (например, дома и в детском учреждении).
Данные о числе очагов туберкулеза (стр. 1.11, т. 1, р. IV ф. 36) сопоставляются с числом бациллоносителей, обнаруженных вновь из числа больных в отчете-вкладыше № 4.
Форма 36 Отчет-вкладыш N 4 стр. 1.11, т. 1, р. IV близка по назначению стр. 1 + 3, гр. 1 + 2 + 3 +
4 + 5, табл. 5 "А" 2510
Очень резких колебаний при сопоставлении сведений ф. 36, 85, отчета-вкладыша № 4 быть не должно.
Данные таблицы 9 «Эвакуация инфекционных больных и заключительная дезинфекция должны рассматриваться в сравнении с аналогичными сведениями в формах: 85-годовая „Отчет о движении инфекционных заболеваний“, 61 „А“ „Отчет о заболеваниях венерическими болезнями и чесоткой“, отчетом-вкладышем № 4 „Отчет о контингентах больных туберкулезом“.»
При сопоставлении количества заявок, поступивших на эвакуацию больных, или количества проведенных заключительных дезинфекций с данными о числе зарегистрированных заболеваний (или госпитализированных больных) в перечисленных выше отчетных формах следует учитывать, что показатели могут колебаться и в сторону увеличения данных (за счет больных, у которых диагноз не подтвердился), и в сторону уменьшения (в случае отмены диагноза до выезда эвакуатора) в очаг или оставления больного на дому для лечения. Отклонения в показателях возможны еще и потому, что в таблицу 9, р. IV ф. 36 включаются сведения об эвакуации больных, выполненной транспортом санэпидстанции или дезинфекционной станции (без учета больных, доставленных в стационар собственным транспортом или транспортом других учреждений), и заключительной дезинфекции, также выполненной силами указанных учреждений.
Не должно быть очень больших расхождений в показателях при сравнении следующих данных в отчетах.
Отчетная форма N 36 Отчетная форма N 85 табл. 9, раздел IV (инфекция)-годовая, табл. 2 стр. 1.1, гр. 1 или гр. 3 стр. 1 + 2, гр. 10 стр. 1.2, гр. 1 или гр. 3 стр. 4 + 8 + 9 + 11, гр. 10 стр. 1.3, гр. 1 или гр. 3 стр. 15, гр. 10 стр. 1.4, гр. 1 или гр. 3 стр. 29, гр. 10 стр. 1.5, гр. 1 или гр. 3 стр. 34 + 35, гр. 10 стр. 1.6, гр. 1 отчет-вкладыш N 4, табл. 25 гр. 3 гр. 11, стр. 1 + 3
отчет-вкладыш N 4, табл. 25
стр. 1.7, гр. 3 пункт 5 стр. 1.8, гр. 3 форма 61-а, стр. 1 + 2,
гр. 9 + 10 + 11
форма 61-а, стр. 1 + 2, гр. 12
Инструкция подготовлена Главным санитарно-эпидемиологическим управлением Министерства здравоохранения СССР и Управлением медицинской статистики и вычислительной техники.
В составлении Инструкции принимала участие заведующая отделением организации санэпидслужбы ВНИИ социальной гигиены и организации здравоохранения им. Н.А. Семашко Белоцерковская Л.Г.