Инструкция по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации

(утв. распоряжением Руководителя Администрации Президента РФ от 16.03.1992 № 223)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ПРЕЗИДЕНТА

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами, письменными и устными обращениями граждан в подразделениях Администрации Президента Российской Федерации.

Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, письмами граждан в секретариатах Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации и его подразделениях, службах государственных советников Российской Федерации, в управлениях и их отделах, других структурных подразделениях Администрации Президента Российской Федерации (далее именуются — подразделения Администрации) возлагается на их руководителей.

Руководитель подразделения Администрации определяет ответственного за ведение делопроизводства, функции которого устанавливаются должностной инструкцией.

1.3. Работники подразделений Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в Общий отдел Администрации Президента Российской Федерации. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.

Передача документов, их копий из подразделений Администрации работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.

1.4. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением в подразделениях Администрации единой системы делопроизводства возлагаются на Общий отдел Администрации Президента Российской Федерации.

Общий отдел систематически проверяет состояние делопроизводства в подразделениях Администрации, о результатах проверок информирует их руководителей и докладывает руководству Администрации Президента Российской Федерации.

II. Прием, регистрация и направление поступающей корреспонденции

2.1. Поступающие в Администрацию Президента Российской Федерации служебные документы регистрируются и направляются Общим отделом.

Корреспонденция, направляемая Президенту Российской Федерации, Вице-президенту Российской Федерации, Государственному секретарю Российской Федерации, государственным советникам Российской Федерации, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, Государственно-правовому управлению, Контрольному управлению, Службе Протокола, Отделу информации, другим службам и подразделениям Администрации, принимается и учитывается в Кремле; корреспонденция, направляемая Правительству Российской Федерации и его руководству, — на Старой площади, дом 4.

Корреспонденция на иностранных языках, письма и заявления граждан принимаются и регистрируются Отделом писем и приема граждан по адресу: ул. Ильинка, дом 23.

Письма народных депутатов Российской Федерации учитываются как служебная корреспонденция.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов, сверяются их номера с учетными номерами, указанными на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в Общем отделе, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступающих документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Пакеты с пометкой «лично» передаются адресатам без вскрытия.

Корреспонденция, адресованная Пятому и Хозяйственному управлениям, Лечебно-оздоровительному объединению, Бюро по информационному обеспечению, Отделу кадров, отделам Государственно-правового управления — по государственным наградам, по вопросам гражданства, по вопросам помилования, принимается на Старой площади, дом 4, и передается указанным подразделениям для регистрации.

2.3. Документ регистрируется в Общем отделе в день поступления на ЭВМ с оформлением двух экземпляров учетных карточек (Приложение 1) и распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней левой части оборотной стороны последнего листа документа. Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция — немедленно.

2.4. Адресованные Президенту Российской Федерации несекретные документы по важнейшим проблемам социально-экономического развития России, межгосударственных отношений и по вопросам деятельности Министерства безопасности, Министерства внутренних дел, Министерства иностранных дел, Министерства юстиции направляются руководителю секретариата Руководителя Администрации Президента Российской Федерации для предварительной обработки и последующей передачи документов, требующих доклада Президенту Российской Федерации, руководителю секретариата Президента Российской Федерации.

Постановления Верховного Совета Российской Федерации и его Президиума, содержащие поручения Правительству Российской Федерации, передаются руководству Аппарата Правительства Российской Федерации для определения исполнителей.

Документы, адресованные Вице-президенту Российской Федерации, передаются в секретариат Вице-президента Российской Федерации.

Документы, адресованные Государственному секретарю Российской Федерации, заместителям Председателя Правительства Российской Федерации, государственным советникам Российской Федерации, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, передаются соответственно в канцелярию, секретариаты и службы.

Другая служебная корреспонденция в зависимости от ее содержания направляется непосредственно руководителям подразделений Администрации.

2.5. В секретариаты Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации Руководитель Аппарата Правительства и его заместители направляют документы на исполнение через Общий отдел. На документах, направляемых руководству Правительства Российской Федерации и в Аппарат Правительства, проставляется регистрационный штамп «Аппарат Правительства Российской Федерации».

Если документ необходимо направить нескольким исполнителям, то его подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым, остальным посылаются копии документа.

III. Учет и прохождение документов в подразделении Администрации

3.1. Поступившие в подразделение Администрации документы ответственный за ведение делопроизводства учитывает в электронных карточках, переданных на машинный носитель подразделения с ЭВМ Общего отдела, или в учетных карточках, докладывает их руководителю и согласно его указаниям передает на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя вносится в электронную или учетную карточку. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные документы, поступившие в подразделения, в обязательном порядке регистрируются работниками этих подразделений в Общем отделе.

3.2. Передача зарегистрированных в Общем отделе документов из одного подразделения Администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений. На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ. Переадресовка оформляется в Общем отделе.

3.3. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено — доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства на машинных носителях или в учетных карточках. Срок хранения учетных карточек определяется руководителем подразделения.

3.4. В подразделении Администрации ведется учет полученных экземпляров законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Вице-президента Российской Федерации и решений Правительства Российской Федерации. Ознакомление ответственных работников с поступившими документами осуществляется по поручению руководителя подразделения.

3.5. Ответственный за ведение делопроизводства не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у работников подразделения, с данными, занесенными в машинные носители или учетные карточки, составляет сводку движения документов и докладывает руководителю подразделения.

3.6. Исходящие документы, подписанные руководством подразделения Администрации, которому предоставлено право переписки, регистрируются в подразделении. На отправляемом документе в качестве исходящего номера указываются индекс подразделения, индекс по номенклатуре дел, порядковый регистрационный номер документа подразделения (например, А15-21-164) и проставляется дата. Документы передаются для отправки в Общий отдел. Копии исходящих документов, завизированных исполнителями, помещаются в соответствующие дела подразделения.

3.7. Исполненные в подразделениях документы в 15-дневный срок передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который индексирует и формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел, формирования дел в подразделениях и передачи их в архив Общего отдела Администрации Президента Российской Федерации определяется специальной инструкцией.

Дела постоянного и пятилетнего сроков хранения формируются раздельно и сдаются в архив по графику, составленному Общим отделом и утвержденному руководством Администрации Президента Российской Федерации. Дела годичного срока хранения в архив не сдаются и уничтожаются в подразделениях по акту.

3.8. Структурные подразделения Администрации к первому июня текущего года подают в Общий отдел заявки на предстоящий год на необходимое количество бланков документов, учетно-контрольной документации и штампов. Заявки на их изготовление передаются в Хозяйственное управление. Образцы новых видов бланков документов и штампов, необходимых для работы, утверждаются руководителем структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации и согласовываются с руководством Общего отдела.

IV. Подготовка, оформление и рассылка документов Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации

4.1. Руководители подразделений Администрации и должностные лица, которым поручена подготовка проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, определяют из числа ответственных работников подразделений исполнителей этих документов и организуют подготовку для доклада указанных проектов решений.

4.2. Согласование проекта документа оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. Должностные лица, визирующие проекты документов, указаны в Приложении 2.

Приложение к документу визируется исполнителем и руководителем подразделения Администрации на оборотной стороне последнего листа. Приложения к постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации согласовываются с уполномоченным юристом Государственно-правового управления и визируются руководителем отдела-исполнителя полистно.

При наличии у должностного лица особого мнения оно излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.

Если в процессе доработки в проект документа внесены существенные изменения, то он подлежит повторному визированию заинтересованными должностными лицами.

4.3. Проект указа, распоряжения или постановления печатается в двух экземплярах, при этом первый экземпляр — на соответствующем бланке установленной формы.

Представляемый на подпись документ вместе с необходимыми справочными материалами и указателем рассылки вкладывается в мягкую обложку, на которой указываются вид документа, его название, исполнитель, сведения о том, кто внес проект, с кем он согласован, а также возражения, если они имеются.

Проверка правильности оформления представляемых на подпись проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации осуществляется секретариатом Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — руководством Аппарата Правительства Российской Федерации.

4.4. Указатель рассылки, содержащий перечень адресатов, которым следует направить документ или выписки из него, подписывается исполнителем. На документы, содержащие секретные пункты, составляются два указателя рассылки, один из которых — на рассылку секретных пунктов — направляется в сектор секретного делопроизводства Общего отдела.

4.5. Подписанный документ передается секретариатом Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации или руководством Аппарата Правительства Российской Федерации для выпуска в Общий отдел вместе с указателем рассылки.

Документы Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступившие на выпуск без соответствующих виз, докладываются Общим отделом соответственно руководителям Администрации Президента и Аппарата Правительства Российской Федерации.

Выпускаемым документам (в том числе и секретным) присваивается порядковый номер. Нумерация указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации ведется раздельно. К порядковому номеру распоряжений Президента Российской Федерации добавляются буквы рп, Вице-президента Российской Федерации — рв, Правительства Российской Федерации — буква р.

4.6. Общий отдел направляет документы адресатам согласно указателям рассылки.

Указы, постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Замена ранее разосланных указов и распоряжений Президента Российской Федерации производится по указанию Руководителя Администрации Президента Российской Федерации или руководителя секретариата Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — по указанию руководства Аппарата Правительства Российской Федерации.

4.7. Подлинники указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации спустя 10 дней после их выпуска вместе с подлинниками указателей рассылки сдаются на хранение в архив Общего отдела. Одновременно в архив сдаются справочные экземпляры этих документов с указателями рассылки.

V. Подготовка и оформление документов заседаний и совещаний

5.1. Подготовка, организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Президентом Российской Федерации, Вице-президентом Российской Федерации, Государственным секретарем Российской Федерации, первыми заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, осуществляются Общим отделом совместно с другими структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации.

Подготовку других заседаний и совещаний, необходимых документов к ним и оформление протоколов обеспечивают соответствующие секретариаты и службы совместно с заинтересованными подразделениями Администрации. В необходимых случаях заседания и совещания стенографируются. Подлинники протоколов и стенограмм заседаний и совещаний хранятся в подразделениях Администрации, которые обеспечивали их подготовку, и по истечении года сдаются на хранение в архив, а копии их уничтожаются.

5.2. Порядок проведения заседаний Правительства Российской Федерации и его Коллегии устанавливается Регламентом, утверждаемым Правительством.

Подготовка и организационно-техническое обеспечение заседаний осуществляются Аппаратом Правительства Российской Федерации и соответствующими структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации.

Проект повестки заседания Правительства Российской Федерации и его Коллегии, а также список приглашаемых на заседание должностных лиц формируются и докладываются Президенту Российской Федерации и Первому заместителю Председателя Правительства Российской Федерации.

Проектам решений и другим материалам, вносимым на заседания и подлежащим размножению, в Общем отделе присваивается соответствующий номер, состоящий из буквенного индекса и порядкового номера по единой нумерации (например, МП-12, МК-7), которая ведется от первого заседания Правительства. Материалы участникам заседания направляются в соответствии с указателями рассылки. Разосланные материалы по миновании надобности уничтожаются на месте соответствующими службами, за исключением документов с пометкой «Подлежит возврату в Общий отдел».

Протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, его Коллегии составляются руководством Аппарата Правительства совместно с работниками Общего отдела и других подразделений Администрации, принимавшими участие в подготовке рассмотренных вопросов. Протоколы заседаний имеют самостоятельную нумерацию, которая ведется от первого заседания. Датой протокола является дата проведения заседания.

Общий отдел обеспечивает рассылку копий протоколов и выписок из них. Подлинники протоколов, подписанных председательствовавшими на заседаниях, и указатели рассылки к ним сдаются на хранение в архив. Копии протоколов заседаний уничтожаются в подразделениях Администрации в установленном порядке.

На заседаниях Правительства Российской Федерации, его Коллегии, как правило, ведется стенографирование или запись на магнитные носители. Подлинники оформленных стенограмм заседаний и кассеты с магнитной записью учитываются и хранятся в Общем отделе и по истечении двух лет сдаются на хранение в архив. Секретные стенограммы печатаются в одном экземпляре.

Копии стенограмм заседаний направляются в секретариаты Президента Российской Федерации и первых заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и по миновании надобности уничтожаются по акту. Ознакомление со стенограммами осуществляется только с разрешения руководителей Администрации Президента, секретариата Президента и Аппарата Правительства Российской Федерации.

VI. Оформление поручений

6.1. Проекты поручений Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, Государственного секретаря Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей Администрации Президента Российской Федерации, секретариата Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по поступившим документам и письмам граждан согласно указаниям готовятся ответственными работниками подразделений Администрации и передаются в соответствующие секретариаты и службы для доклада.

Поручения печатаются на бланках установленной формы в двух экземплярах, излагаются лаконично, с указанием сроков исполнения и адресатов, которым направляется документ. К проекту поручения, как правило, прилагается краткая аннотация документа.

6.2. Подписанное поручение, его копия вместе с документом, по которому дано поручение, передаются соответствующим секретариатом или подразделением Администрации для регистрации и отправки в Общий отдел.

Поручению Президента Российской Федерации присваивается регистрационный номер, включающий буквенный индекс (Пр) и порядковый номер поручения (например, Пр-203), поручению Вице-президента Российской Федерации — буквенный индекс (Вп) и порядковый номер поручения (например, Вп-27).

Поручениям Государственного секретаря Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, руководителей Администрации Президента Российской Федерации, секретариата Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации присваивается регистрационный номер, который состоит из буквенного индекса (инициалы имени и фамилии руководителя, давшего поручение), индекса подразделения Администрации, готовившего проект поручения, а также порядкового номера поручения по единой нумерации с начала и до конца года (например, АА-П13-10255).

Копии поручений, заверенных печатью, и соответствующих документов или писем граждан направляются организациям и должностным лицам, которым даны поручения; подлинники возвращаются исполнителям. Копии поручений направляются также организациям и должностным лицам, на обращения которых даны соответствующие поручения.

В том случае, если поручение дано по документу, доложенному руководителю на личном приеме, исполнитель которого заранее не установлен, он определяется секретариатом руководителя, давшего поручение.

Копии поручений вместе с копиями документов передаются также в сектор контроля Общего отдела. Копии поручений, данных по письмам граждан, вместе с копиями писем направляются в Отдел писем и приема граждан.

6.3. Если по документу не дано указание об оформлении поручения, то на оборотной стороне его последнего листа исполнитель делает отметку, кому и когда он доложен, и документ списывается в дело.

VII. Оформление писем и телеграмм

7.1. Письма и телеграммы за подписью Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, Государственного секретаря Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, государственных советников Российской Федерации, Руководителя Государственно-правового управления, Главного государственного инспектора Российской Федерации, руководителей Администрации Президента Российской Федерации, секретариата Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации печатаются на бланках установленной формы.

7.2. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается полный почтовый или телеграфный адрес, при ответе на поступивший документ — также его номер и дата. Фамилия исполнителя, номер его телефона, индекс машинистки и дата печатания проставляются на оборотной стороне последнего листа письма или телеграммы.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Копия письма и телеграммы визируется исполнителем и руководителем подразделения Администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Письма и телеграммы, направляемые зарубежным адресатам, визируются также руководством Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации.

7.3. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем для регистрации и отправки в Общий отдел. При этом к письму прилагаются завизированная его копия, два экземпляра указателя рассылки и необходимое количество направляемых адресатам копий, к телеграмме — завизированная ее копия и два экземпляра указателя рассылки.

7.4. Порядок ведения шифрованной переписки в Администрации Президента Российской Федерации определяется Положением по работе с шифротелеграммами и обеспечивается специальной документальной связью Пятого управления.

VIII. Контроль и проверка исполнения документов

8.1. Порядок организации контроля и проверки исполнения документов и поручений устанавливается специальной инструкцией.

Общий отдел Администрации Президента Российской Федерации в централизованном порядке обеспечивает контроль, учет и обобщение состояния исполнения:

поручений Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, Государственного секретаря Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях съездов народных депутатов Российской Федерации, постановлениях Верховного Совета Российской Федерации и его Президиума, резолюциях Председателя Верховного Совета Российской Федерации;

поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации, распоряжениях Вице-президента Российской Федерации, в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его Коллегии, а также совещаний, проводимых Президентом Российской Федерации, Вице-президентом Российской Федерации, Государственным секретарем Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации.

На учет в Общем отделе берутся поручения, в которых указаны исполнители и содержится требование о представлении проектов решений, предложений и других материалов или доклада о результатах выполнения поручений.

Контролю подлежат все без исключения поручения Президента Российской Федерации. Руководители, которым даны поручения, должны представлять доклады на имя Президента Российской Федерации отдельно о выполнении каждого его поручения. Общий отдел контролирует своевременность и качество представляемой исполнителями информации.

Ответственность за организацию и состояние исполнения документов в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

8.2. В целях обеспечения выполнения постановлений съездов народных депутатов Российской Федерации, Верховного Совета Российской Федерации и его Президиума, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, требующих взаимодействия ряда государственных органов, подразделения Администрации разрабатывают планы контроля, утверждаемые руководством Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По этим документам подразделения Администрации, осуществляющие контроль их исполнения, обеспечивают представление соответствующей информации от исполнителей и подготовку доклада о выполнении.

Поручения, не требующие доклада о выполнении, снимаются с контроля после выпуска поручения.

8.3. Текущая информация о ходе исполнения документов и поручений, взятых на учет в Общем отделе, передается подразделениями Администрации Президента Российской Федерации в сектор контроля Общего отдела.

Общий отдел регулярно информирует Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации и Правительство Российской Федерации о состоянии выполнения документов и поручений. Информация направляется через секретариаты Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации и руководство Аппарата Правительства Российской Федерации.

8.4. Контроль за исполнением поручений государственных советников Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, руководителей структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации осуществляется их секретариатами и службами.

IX. Отправка исходящих документов

9.1. Исходящие служебные документы передаются для отправки в Общий отдел Администрации Президента Российской Федерации полностью оформленными (с указанием адресата, его почтового адреса, исходящего номера, даты), в необходимом количестве экземпляров документа и приложений к нему. При направлении документа в два и более адреса прилагается указатель рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

9.2. Законвертованная в Общем отделе корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется фельдъегерской службой или почтой. Срочность отправки документов определяется соответствующим подразделением Администрации.

Экземпляр документа и указателя рассылки, на котором проставлен штамп, удостоверяющий отправку, возвращается Общим отделом в соответствующее подразделение Администрации.

9.3. Исходящие секретные документы регистрируются и отправляются сектором секретного делопроизводства Общего отдела.

X. Рассмотрение писем и организация приема граждан

10.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется в соответствии с действующим законодательством.

10.2. Поступившие письма граждан, в том числе письма по вопросам награждения, гражданства и помилования, регистрируются в Отделе писем и приема граждан Администрации Президента Российской Федерации в учетных карточках установленной формы и на машинных носителях. Учетная карточка на повторное письмо помещается вместе с первичной в разделе картотеки «на подготовке».

Ответы на контрольные письма, поступившие из министерств, ведомств Российской Федерации, органов исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, регистрируются в Общем отделе и передаются в Отдел писем и приема граждан.

10.3. Зарегистрированные в Отделе писем и приема граждан письма в зависимости от их содержания направляются в подразделения Администрации для рассмотрения или подготовки поручений Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, других должностных лиц. Копии поручений, а в последующем и материалы по результатам рассмотрения писем граждан передаются в Отдел писем и приема граждан.

Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя Отдел писем и приема граждан.

10.4. Письма, не требующие доклада руководству, направляются Отделом писем и приема граждан на рассмотрение министерств и ведомств Российской Федерации, органов исполнительной власти республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных образований, мэрий г. г. Москвы и Санкт-Петербурга, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов. В отдельных случаях на исполнение направляются копии писем или требуется возврат подлинников вместе с ответом о результатах рассмотрения. Сопроводительные письма подписываются начальником Отдела писем и приема граждан или с его разрешения специалистами Отдела.

Не допускается направление жалоб на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются.

10.5. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие с сопроводительными письмами из высших органов государственной власти и управления государств — участников СНГ, Верховного Совета Российской Федерации, министерств и ведомств Российской Федерации, республиканских органов общественных организаций и движений, средств массовой информации, регистрируются Общим отделом и передаются в Отдел писем и приема граждан. Учетные карточки на письма остаются в Общем отделе.

Если письмо требует рассмотрения в подразделении Администрации, то Отдел писем и приема граждан направляет его в соответствующее подразделение через Общий отдел.

10.6. Письма рассматриваются в подразделениях Администрации в срок до одного месяца со дня их регистрации в Отделе писем и приема граждан; письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, — безотлагательно, но не более 15 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен руководителем, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

10.7. Прием посетителей в Приемной Администрации Президента Российской Федерации организуется работниками Отдела писем и приема граждан ежедневно, кроме выходных дней. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется по карточкам установленной формы и на машинных носителях.

Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и рассматривается в установленном порядке.

10.8. Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающей почты, систематически представляет руководству Администрации Президента Российской Федерации сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

XI. Печатание и копирование документов, выполнение стенографических работ

Печатание документов

11.1. В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Печатание под диктовку не допускается.

Рукопись, написанная разборчиво чернилами или пастой темного цвета, вместе с бланком заказа установленной формы, подписанным исполнителем, сдается заведующему машбюро или его заместителю, после 18 часов — дежурной машинистке, которые учитывают материал в журнале.

Очередность выполнения машинописных работ определяется заведующим машбюро.

11.2. При печатании документов машинистки соблюдают установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

На оборотной стороне последнего листа отпечатанного документа внизу слева проставляются количество экземпляров, инициалы машинистки, дата, фамилия исполнителя, при необходимости — номер его телефона.

Документы печатаются, как правило, на бланках через полтора интервала. Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются через два интервала.

11.3. Отдельные машинописные работы могут производиться в подразделениях Администрации с соблюдением установленных правил печатания.

Секретные документы сдаются для печатания в сектор секретного делопроизводства Общего отдела.

Копирование документов

11.4. Размножение материалов служебного характера в копировально-множительных бюро Общего отдела производится по заказам, подписанным ответственными работниками подразделений Администрации. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение года, после чего уничтожаются.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях Администрации, имеющих множительную технику, определяются руководителями этих подразделений. Изготовленные копии подлежат учету.

11.5. На копирование передаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) материалов или рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии вместе с первым экземпляром (подлинником) выдаются заказчику под расписку.

11.6. Копирование секретных документов производится только через сектор секретного делопроизводства Общего отдела.

Выполнение стенографических работ

11.7. Стенографическое бюро Общего отдела обеспечивает стенографическую запись заседаний и совещаний, проводимых Президентом Российской Федерации, Вице-президентом Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации, руководителями Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации.

Стенографирование других мероприятий осуществляется по предварительным заявкам руководителей подразделений Администрации с согласия руководства Общего отдела.

11.8. Стенографирование производится в специальных тетрадях, которые хранятся полгода, после чего уничтожаются. При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускаются передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

Расшифровка записей с магнитных носителей (лент, кассет) осуществляется по указанию руководства Общего отдела.

XII. Использование архивных документов

12.1. Документы, находящиеся на хранении в архиве Общего отдела Администрации Президента Российской Федерации, предоставляются сотрудникам подразделений Администрации для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачи документов. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.

Подлинники указов и распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Вице-президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний и совещаний, а также указателей рассылки из архива не выдаются.

12.2. Досылка официальных документов Президента Российской Федерации, Вице-президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации министерствам, ведомствам, учреждениям и организациям Российской Федерации производится архивом Общего отдела через 10 дней после их выпуска по письменной заявке ответственного работника-исполнителя, о чем делается отметка в указателе рассылки.

12.3. Порядок работы с находящимися в архиве секретными документами устанавливается специальной инструкцией.

Приложение 1

Вх. N		УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА на __ л. Индекс отдела _____ 199_ г.				Кому
Корреспондент
Исходящий N
						Кто подписал
По вопросу
Дата и исх. N	Кому направлено		Характер указания	Ответ получен
				дата	исх. № и дата отправки

Указание руководства и дата	Дата	У кого находится вопрос

Вопрос решен __________________________________________________________

---

---

---

№ дела _________________ папки ____________ пункт ____________

Приложение 2

ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА, ВИЗИРУЮЩИЕ ПРОЕКТЫ ДОКУМЕНТОВ

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации визируются:

ответственным работником-исполнителем и руководителем соответствующего отдела Аппарата Правительства или другого структурного подразделения Администрации Президента Российской Федерации;

ответственным работником Государственно-правового управления Президента Российской Федерации (постранично);

министрами и руководителями ведомств, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения;

Государственным советником Российской Федерации, отвечающим за соответствующее направление государственной деятельности;

Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации, курирующим соответствующие министерства и ведомства;

Руководителем Государственно-правового управления Президента Российской Федерации или его заместителем;

Первым заместителем Председателя Правительства Российской Федерации;

Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации или его заместителем;

Руководителем Администрации Президента Российской Федерации или его заместителем.

Проекты, содержащие вопросы распределения служебных зданий и помещений для размещения министерств, ведомств и других организаций, визируются также:

Председателем Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом;

начальником Объединения по эксплуатации зданий и сооружений Хозяйственного управления Администрации Президента Российской Федерации (в части служебных зданий и помещений, находящихся на балансе Объединения).

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации о назначении министров, председателей государственных комитетов и комитетов Российской Федерации, председателей комитетов министерств и ведомств (при министерствах, ведомствах) визируются:

начальником Отдела кадров;

ответственным работником Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

Государственным советником Российской Федерации, отвечающим за соответствующее направление государственной деятельности;

Заместителем Председателя Правительства Российской Федерации, курирующим соответствующие министерства и ведомства;

Первым заместителем Председателя Правительства Российской Федерации;

Руководителем Аппарата Правительства Российской Федерации или его заместителем;

Руководителем Администрации Президента Российской Федерации или его заместителем.

Проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации о назначении ответственных работников Администрации Президента Российской Федерации визируются:

руководителем структурного подразделения, представляющим работника к назначению;

---