Инструкция по работе с документами в Секретариате Верховного Совета СССР

(утв. Приказом ВС СССР от 25.04.1991 № 216)

ИНСТРУКЦИЯ

ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В СЕКРЕТАРИАТЕ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет правила работы с документами в Секретариате Верховного Совета СССР.

Указанные правила распространяются на работу с документами несекретного характера, в том числе имеющими гриф «Для служебного пользования».

Порядок работы с секретными документами определяется специальной инструкцией.

2. Правила, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Секретариата Верховного Совета СССР.

3. Ответственность за работу с документами и соблюдение требований настоящей Инструкции в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР возлагается на руководителей отделов и подразделений.

4. Контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется Общим отделом Секретариата Верховного Совета СССР.

II. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ ПОСТУПИВШЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

5. Регистрации подлежат все поступающие документы, письма и телеграммы народных депутатов СССР, предложения, заявления и жалобы граждан <*>, а также издания с грифом «Для служебного пользования».

<*> В дальнейшем — письма и телеграммы граждан.

Не регистрируются поступающие книги, газеты, журналы, брошюры, извещения и т.п.

6. Служебные документы, а также другая корреспонденция, адресованная Съезду народных депутатов СССР <**>, Верховному Совету СССР, его палатам, Президиуму Верховного Совета СССР, Председателю Верховного Совета СССР, Председателям палат Верховного Совета СССР, комитетам Верховного Совета СССР и комиссиям палат, депутатским группам, народным депутатам СССР, а также Начальнику Секретариата Верховного Совета СССР, принимаются, регистрируются и учитываются в Общем отделе.

<**> Порядок приема, регистрации и учета корреспонденции, адресованной Съезду народных депутатов СССР в период его работы, определяется Секретариатом Съезда народных депутатов СССР.

Письма и телеграммы граждан в указанные адреса принимаются, регистрируются и учитываются в Отделе писем и приема граждан.

В случае поступления служебных документов, писем и телеграмм граждан непосредственно в отделы и другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР они подлежат обязательной передаче для регистрации соответственно в Общем отделе или в Отделе писем и приема граждан.

Служебные документы, поступившие непосредственно Председателю Верховного Совета СССР, Председателям палат, председателям комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, передаются на регистрацию в Общий отдел работниками, обеспечивающими обслуживание указанных руководителей.

Работа с незарегистрированными служебными документами и письмами граждан не допускается.

7. Документы регистрируются в день их получения.

Срочные документы регистрируются вне очереди и доставляются по назначению немедленно.

После регистрации документы и другая корреспонденция доставляются адресату экспедиторами Общего отдела.

8. В отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР служебные документы вторично не регистрируются, а учитываются по карточкам Общего отдела, направляемым вместе с документами. С помощью этих же карточек при необходимости осуществляется контроль за ходом рассмотрения документа.

Если документ поступил позже указанной на регистрационном штампе даты, рядом со штампом ставится дата получения документа в отделе или другом подразделении и подпись работника, осуществляющего ведение делопроизводства в этом отделе или подразделении.

9. Передача поступивших служебных документов из одного отдела в другой производится через Общий отдел с соответствующей отметкой в регистрационной карточке, писем и телеграмм граждан — через Отдел писем и приема граждан (кроме писем, поступивших из-за границы).

10. Конверты (пакеты, бандероли) с надписью «лично», а также адресованные народным депутатам СССР или общественным организациям Секретариата Верховного Совета СССР, не вскрываются и регистрируются по данным, указанным на конверте, и направляются адресатам или уполномоченным ими лицам.

Письма с надписью «лично», адресованные Председателю Верховного Совета СССР, Председателям палат и их заместителям, председателям комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, а также Начальнику Секретариата Верховного Совета СССР, могут быть вскрыты при регистрации только в соответствии с их указаниями.

11. При приеме служебных документов и писем граждан проверяется, адресован ли данный документ или письмо в Верховный Совет СССР или его органы, целостность конвертов (пакетов) или упаковки.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или его отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, составляется акт в трех экземплярах по установленной форме (Приложение 1). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой — приобщается к принятым документам, третий — остается в Общем отделе. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

При вскрытии писем граждан устанавливается наличие вложений. В случае отсутствия вложений или их недостачи об этом делается отметка в регистрационной карточке и составляется соответствующая справка (Приложение 2).

12. Конверты от поступивших служебных документов уничтожаются, за исключением случаев, когда на документах отсутствуют дата и адрес отправителя или дата отправки корреспонденции значительно расходится с датой ее получения в Секретариате Верховного Совета СССР и почтовые штемпели служат доказательством времени отправки и получения корреспонденции.

Конверты от писем граждан сохраняются и прикладываются к письмам.

13. Поступившие документы регистрируются на карточках установленной формы (Приложение 3), регистрационных листах (Приложение 4) и в электронно-вычислительной машине. В дальнейшем на карточках и в электронно-вычислительной машине отмечается ход прохождения и рассмотрения документов, а также делается отметка о завершении работы над ними: куда они направлены, номер дела или исходящий номер и дата.

При повторном обращении учреждений, организаций, народных депутатов СССР, а также граждан по одному и тому же вопросу оформляются новые регистрационные карточки, в которых указывается повторность обращения (делается ссылка на входящий номер и дату первичного обращения, а также кому оно было направлено). Эта же информация вводится в электронно-вычислительную машину. Отметка о вторичном обращении делается в первичной карточке путем внесения в нее нового регистрационного номера и даты.

При регистрации на карточках или в электронно-вычислительной машине служебных документов и другой корреспонденции, не требующих исполнения или ответа, могут быть указаны только основные сведения о документе (от кого получен, входящий номер и дата регистрации, содержание, количество листов, кому направлен, расписка в получении).

Допускается регистрация отдельных видов документов (Приложение 5) с помощью регистрационных листов.

14. В Секторе технического обеспечения работы с документами Общего отдела на зарегистрированные служебные документы, письма и телеграммы народных депутатов СССР ведется справочная картотека.

15. На документах проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и входящего номера.

Если конверты (пакеты) не подлежат вскрытию, штамп ставится на конверте (пакете).

Все записи в карточках должны производиться четко, точно и своевременно. Карточки заполняются, как правило, на пишущих машинках или с помощью электронно-вычислительной машины.

16. Служебные документы, письма и телеграммы граждан, другая корреспонденция на иностранных языках или языках союзных республик после регистрации передаются соответственно в Отдел международных отношений или Отдел опубликования актов, которые организуют их перевод.

Дальнейшая работа с этими документами, письмами и телеграммами осуществляется в общем порядке.

а) Служебные документы

17. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа документа в нижней левой его части проставляется регистрационный штамп. На приложениях указывается входящий номер документа, к которому они относятся.

18. Регистрационные карточки на служебные документы составляются в трех экземплярах, которые вместе с документом передаются в соответствующий отдел или другое подразделение Секретариата Верховного Совета СССР. Первый экземпляр карточек с распиской в получении документа в суточный срок возвращается в Сектор технического обеспечения работы с документами Общего отдела. После завершения работы над документом в Сектор технического обеспечения работы с документами Общего отдела с отметкой об исполнении возвращается второй экземпляр карточки. Третий экземпляр карточки остается в делопроизводстве отдела или другого подразделения.

Если документ берется на контроль, на него при регистрации составляется четвертый экземпляр карточки, который направляется в Сектор контроля Общего отдела. В этом случае карточка с отметкой об исполнении (второй экземпляр) направляется в Сектор контроля Общего отдела.

В необходимых случаях Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела составляется дополнительный экземпляр карточки для учета документов в соответствующем комитете Верховного Совета СССР или постоянной комиссии палаты.

19. Заведующий Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела обеспечивает просмотр всех зарегистрированных служебных документов.

Документы, подлежащие докладу Председателю Верховного Совета СССР или Начальнику Секретариата Верховного Совета СССР, передаются Заведующему Общим отделом. Остальные документы направляются непосредственно в комитеты Верховного Совета СССР и постоянные комиссии палат или в отделы и другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР согласно указанному в них адресу.

Доложенные Председателю Верховного Совета СССР или Начальнику Секретариата Верховного Совета СССР документы направляются на исполнение в соответствии с резолюцией. Резолюция пишется на самом документе или на отдельном листе. Содержание резолюции переносится на все экземпляры регистрационных карточек, а также в электронно-вычислительную машину.

В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, организацию работы осуществляет лицо, указанное в резолюции первым, ему же направляется подлинник документа. Соисполнителям направляются копии документа и регистрационной карточки, о чем делается соответствующая отметка в карточке или в электронно-вычислительной машине. Копии документа с резолюцией и регистрационной карточкой снимаются экспедицией Общего отдела.

20. По завершении работы над документом исполнитель должен сделать на оборотной стороне его последнего листа соответствующую отметку или составить краткую справку об исполнении. Такая отметка делается в случаях, когда нет другого документа, свидетельствующего об исполнении.

Вопрос о направлении документа в дело решается Председателем, заместителем Председателя или секретарем соответствующего комитета Верховного Совета СССР, постоянной комиссии палаты, Начальником Секретариата Верховного Совета СССР или его заместителем, заведующим отделом или другим подразделением Секретариата или его заместителем, заведующим сектором. Документ направляется в дело вместе с относящимися к нему материалами за подписью соответствующего руководителя с указанием даты и отметкой «в дело», проставляемой на первом листе документа. В регистрационной карточке на этот документ указываются номер дела и дата направления.

На документах информационного характера проставляется подпись ознакомившегося с ними лица и дата.

б) Письма и телеграммы от народных депутатов СССР

21. Письма и телеграммы от народных депутатов СССР принимаются в Общем отделе и регистрируются на карточках установленной формы (Приложение 6) или в электронно-вычислительной машине. Регистрация производится в порядке, принятом для служебных документов.

22. Письма и телеграммы от народных депутатов СССР передаются руководству Секретариата Верховного Совета СССР для доклада Председателю Верховного Совета СССР или направляются в соответствующие комитеты Верховного Совета СССР и постоянные комиссии палат, отделы или другие подразделения Секретариата согласно указанному в них адресу.

в) Письма и телеграммы граждан

23. Письма и телеграммы граждан принимаются и регистрируются Отделом писем и приема граждан на карточках установленной формы (Приложение 7) или в электронно-вычислительной машине.

Регистрационный штамп ставится на первой странице письма или телеграммы на свободном от текста месте.

Письма и телеграммы граждан, поступающие из-за границы, регистрируются в Общем отделе на карточках установленной формы (Приложение 8).

24. Регистрационная карточка составляется на фамилию автора письма или телеграммы. В том случае, если автор выражает просьбу, касающуюся других лиц, на их фамилии также составляются карточки (отсылочные).

Если регистрируется коллективное письмо или телеграмма, то в карточке указывается наименование коллектива.

25. На все письма и телеграммы граждан в Отделе писем и приема граждан ведется справочная картотека.

26. Письма и телеграммы граждан на языках союзных республик направляются Отделом писем и приема граждан в Отдел опубликования актов на перевод, который должен быть осуществлен, как правило, в срок не более пяти дней. В отдельных случаях срок перевода по разрешению Заведующего Отделом опубликования актов может быть продлен, но не более чем на десять дней.

Письма и телеграммы на иностранных языках передаются Общим отделом или Отделом писем и приема граждан в Отдел международных отношений, который организует их перевод.

27. Письма и телеграммы граждан, в том числе после перевода, рассматриваются в Отделе писем и приема граждан или в зависимости от характера поставленных в них вопросов передаются на рассмотрение в комитеты Верховного Совета СССР, постоянные комиссии палат или отделы и другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР в соответствии с возложенными на них функциями.

28. Наиболее важные письма и телеграммы граждан докладываются Председателю Верховного Совета СССР, Председателям палат, руководству Секретариата Верховного Совета СССР.

29. Письма и телеграммы граждан рассматриваются в порядке, установленном законодательством СССР.

30. Организация работы с письмами и телеграммами граждан, поступившими в адрес Съезда народных депутатов СССР, в соответствии с Регламентом Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР осуществляется Секретариатом Съезда.

Работа с письмами и телеграммами граждан, поступившими в адрес сессии Верховного Совета СССР, осуществляется в общем порядке.

31. Письма граждан, пересылаемые в Секретариат Верховного Совета СССР из других учреждений, принимаются Общим отделом и передаются для регистрации в Отдел писем и приема граждан по регистрационным листам.

Письма и телеграммы граждан особо срочного характера могут быть в порядке исключения зарегистрированы в Общем отделе и переданы непосредственно в отделы и другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР или руководству Секретариата для доклада Председателю Верховного Совета СССР. На них в Общем отделе составляются карточки, которые пересылаются в справочную картотеку Отдела писем и приема граждан.

III. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ, РАССЫЛКА И НАПРАВЛЕНИЕ ДЛЯ ОПУБЛИКОВАНИЯ АКТОВ СЪЕЗДА НАРОДНЫХ ДЕПУТАТОВ СССР, ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР, ЕГО ПАЛАТ, ПРЕЗИДИУМА ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР, ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР, КОМИТЕТОВ ВЕРХОВНОГО СОВЕТА СССР И ПОСТОЯННЫХ КОМИССИЙ ПАЛАТ

32. Отделы и другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР участвуют в подготовке проектов актов Съезда народных депутатов СССР, законов СССР, постановлений и иных актов Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, постановлений и распоряжений Председателя Верховного Совета СССР, постановлений и заключений комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат с учетом возложенных на них функций.

33. Материалы к проектам актов должны содержать: представление государственных или общественных органов, организаций, комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, внесших вопрос на рассмотрение; в необходимых случаях заключения соответствующих учреждений и организаций; сведения о лицах, представляемых к назначению, утверждению, освобождению, избранию; указатель рассылки принятого акта.

34. Подготовленные для рассмотрения проекты актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР должны быть завизированы руководителем органа или организации, представившей этот проект, а также заведующим соответствующим отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР.

35. Подготовленные и завизированные проекты актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета СССР докладываются Председателю Верховного Совета СССР Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

36. Подготовленные для рассмотрения Съездом народных депутатов СССР, Верховным Советом СССР или его палатами проекты актов передаются в Общий отдел для размножения, раздачи или рассылки народным депутатам СССР в соответствии с указаниями Председателя Верховного Совета СССР. Размножение, раздача, рассылка проектов актов осуществляется Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела. Подлинные экземпляры проектов актов передаются в Протокольный сектор. Копия проекта одновременно передается в Сектор контроля Общего отдела.

37. После принятия закона, постановления Съездом народных депутатов СССР или Верховным Советом СССР текст этого закона или постановления со всеми внесенными в него поправками и дополнениями, завизированный руководителем органа, организации, внесшей проект закона или постановления, и заведующим соответствующим отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, передается в Протокольный сектор Общего отдела для дальнейшего оформления и представления на подпись.

38. Законы СССР, направляемые на подпись Президенту СССР Председателем Верховного Совета СССР либо Председателями палат, визируются на оборотной стороне последнего листа Начальником Секретариата Верховного Совета СССР и Заведующим Протокольным сектором Общего отдела.

Постановления и иные акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета СССР, представляемые на подпись Председателю Верховного Совета СССР, визируются на оборотной стороне последнего листа Начальником Секретариата Верховного Совета СССР и Заведующим Протокольным сектором Общего отдела.

39. Постановления и иные акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР на подпись Председателю Верховного Совета СССР представляются Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

40. Подлинные экземпляры подписанных актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат и Президиума Верховного Совета СССР удостоверяются соответствующей гербовой печатью в Протокольном секторе Общего отдела.

41. Проекты постановлений и заключений комитетов Верховного Совета СССР или постоянных комиссий палат визируются секретарем этого комитета или комиссии, а подготовленные с участием отделов или других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР визируются также заведующими этими отделами или подразделениями.

42. Постановления и заключения комитетов Верховного Совета СССР или постоянных комиссий палат подписываются председателями или заместителями председателей этих комитетов или комиссий.

Постановления и заключения, принятые комитетами и комиссиями совместно, подписываются председателями соответствующих комитетов и комиссий или их заместителями.

43. Акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, постановления и заключения комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат печатаются на бланках установленного образца.

44. Акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, постановления и распоряжения Председателя Верховного Совета СССР (кроме кадровых вопросов) заносятся в Государственную книгу регистрации актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, Председателя Верховного Совета СССР с указанием даты принятия и порядкового номера акта.

45. Государственная книга регистрации актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, Председателя Верховного Совета СССР ведется в Протокольном секторе Общего отдела по каждому сроку полномочий отдельно.

46. Учет и регистрация принятых комитетами Верховного Совета СССР или постоянными комиссиями палат постановлений и заключений ведется отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, на который возложено обслуживание деятельности того или иного комитета или комиссии.

47. Копии актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, заверенные печатью Общего отдела, изготавливаются и рассылаются Протокольным сектором Общего отдела в соответствии с указателем рассылки без сопроводительных писем. В необходимых случаях на экземплярах актов, направляемых адресату для ознакомления, ставится штамп «Подлежит возврату».

48. Снятие копий с актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР и оформление выписок из них производится Протокольным сектором с разрешения руководства Общего отдела.

49. Акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, постановления и распоряжения Председателя Верховного Совета СССР, подлежащие официальному опубликованию в «Ведомостях Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР» и газете «Известия Советов народных депутатов СССР», направляются Протокольным сектором Общего отдела в Отдел опубликования актов и редакцию газеты «Известия».

Акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, Председателя Верховного Совета СССР для опубликования в органах печати, обнародования по телевидению и радио направляются Протокольным сектором Общего отдела в ТАСС по указанию Председателя Верховного Совета СССР или Начальника Секретариата Верховного Совета СССР.

50. Акты Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, информационные и иные официальные материалы, направляемые для опубликования в ТАСС или в Отдел опубликования актов, должны быть заверены печатью Общего отдела и иметь соответствующие указания о месте, а при необходимости — также о порядке и сроках опубликования материалов.

51. Информационные и иные официальные материалы, связанные с деятельностью Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, Председателя Верховного Совета СССР, комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, Парламентской группы СССР, а также по иным вопросам готовятся к опубликованию соответствующим отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, визируются заведующим этим отделом, подразделением или его заместителем и по согласованию с Начальником Секретариата Верховного Совета СССР или его заместителем направляются в ТАСС для опубликования в печати или в Отдел опубликования актов для помещения в «Ведомостях Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР».

IV. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ

52. Оформление протоколов заседаний Съезда народных депутатов СССР, раздельных и совместных заседаний палат Верховного Совета СССР, заседаний его Президиума, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат осуществляется на бланках установленного образца.

53. Работа по оформлению протоколов заседаний Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР производится Протокольным сектором Общего отдела.

Работа по оформлению протоколов заседаний комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат производится отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, ответственным за обслуживание деятельности соответствующего комитета или комиссии.

54. Протоколы заседаний Съезда народных депутатов СССР, раздельных и совместных заседаний палат Верховного Совета СССР, заседаний Президиума Верховного Совета СССР подписываются соответственно председательствующими на этих заседаниях.

Протокол, содержащий акты, принятые Президиумом Верховного Совета СССР в течение данного месяца в опросном порядке, подписывается Председателем Верховного Совета СССР.

55. Протоколам Президиума Верховного Совета СССР присваиваются порядковые номера отдельно в пределах срока полномочий Верховного Совета СССР. Копии протоколов, заверенные печатью Общего отдела, готовятся Протокольным сектором для рассылки по утвержденному списку.

56. Протоколы заседаний комитетов Верховного Совета СССР или постоянных комиссий палат подписываются председателями, заместителями председателей или секретарями этих комитетов или комиссий.

Протоколы совместных заседаний комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат подписываются председателями или заместителями председателей этих комитетов и комиссий.

57. Протоколы заседаний комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат нумеруются в пределах срока полномочий Верховного Совета СССР по каждому комитету и каждой комиссии отдельно.

Протоколам совместных заседаний комитетов и комиссий присваиваются дробные номера, состоящие из соответствующих порядковых номеров по каждому комитету и комиссии.

58. Протоколы заседаний временных комитетов и комиссий, в том числе созданных Съездом народных депутатов СССР, Верховным Советом СССР, его палатами, Президиумом Верховного Совета СССР, подписываются председателями этих комитетов или комиссий.

59. Протоколы составляются на основании стенограмм или записей хода заседаний, а также материалов, подготовленных к заседаниям.

Стенограммы заседаний оформляются, редактируются и визируются сотрудником отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР, непосредственно обслуживающего соответствующее заседание.

V. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

60. При подготовке служебных документов в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• документы следует излагать четко, последовательно, кратко;
• объем справок и записок, представляемых для рассмотрения Президиуму Верховного Совета СССР или руководству Верховного Совета СССР, не должен превышать, как правило, 4 — 5 страниц, а в отдельных случаях — до 10 страниц машинописного текста, напечатанного через два интервала;
• документы должны быть тщательно отредактированы и правильно оформлены;
• при оформлении сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретным текстом.

61. К документам, имеющим более одной страницы текста, составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание и отвечающие на вопрос «о чем»: «об изменении...», «о выделении...», «об отмене...».

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно.

62. Каждый документ подписывается, и на нем указывается должность, инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Должность подписывающего может не указываться на некоторых внутренних записках оперативного характера.

В отдельных случаях, когда документ составлен как прилагаемая к основному документу справка или информация, вместо подписи указывается название соответствующего отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР с обязательной визой ответственного должностного лица.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Если документ подписывается несколькими лицами одной должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Если должностное лицо, за подписью которого заготовлен документ, отсутствует, то документ подписывает его заместитель. Рекомендуется перепечатать документ и оформить его за подписью лица, подписывающего этот документ. В других случаях указываются фактические должность и фамилия лица, подписавшего документ. Не допускается при подписании документа другим лицом проставление предлога «за» или косой черты перед наименованием должности, заготовленным на документе.

63. На документе указывается дата его составления или подписания. Рекомендуется словесно-цифровой способ написания дат (например, 5 февраля 1990 г.).

На документах, носящих справочно-информационный характер, допускается написание даты тремя парами арабских цифр, разделенных точками (например, 05.02.90).

64. Внесение в подписанные документы каких-либо исправлений и добавлений не допускается.

65. Документы, представляемые на подпись, должны быть завизированы исполнителями.

Виза проставляется на подлинном экземпляре документа на лицевой стороне последнего листа и включает в себя личную подпись, а при необходимости — наименование должности визирующего и расшифровку подписи, а также дату визирования.

Документы, подлежащие отправке из Верховного Совета СССР или Секретариата Верховного Совета СССР, визируются на втором экземпляре, направляемом в дело.

Визирование осуществляется, как правило, в последовательности от нижестоящего должностного лица к вышестоящему.

66. Подготовленные в Секретариате Верховного Совета СССР служебные документы направляются в организации и учреждения, как правило, за подписями руководства Верховного Совета СССР, Секретариата Верховного Совета СССР, а также в установленных случаях — руководства отделов или других подразделений Секретариата.

67. Документы за подписью или с резолюцией Председателя Верховного Совета СССР или Председателей палат Верховного Совета СССР оформляются для отправки отделами или другими подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР, подготовившими эти документы.

Документы за подписью или с резолюцией председателей комитетов Верховного Совета СССР или постоянных комиссий палат оформляются для отправки отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, на который возложено обслуживание деятельности данного комитета или комиссии.

С документов за подписью или с резолюцией Председателя Верховного Совета СССР, подлежащих отправке в один адрес, Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела снимаются копии, которые направляются в Сектор контроля Общего отдела и в дело. Адресату направляется, как правило, подлинник документа.

Если документ подлежит отправке в несколько адресов, с него снимается Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела необходимое количество копий, которые направляются каждому адресату и в Сектор контроля Общего отдела. В дело направляется подлинник документа.

68. В исходящих из Секретариата Верховного Совета СССР документах названия учреждений и организаций пишутся в именительном падеже.

В документах, направляемых конкретному лицу, указываются его должность, фамилия (в дательном падеже) и инициалы.

Адрес печатается в правом верхнем углу документа.

69. Если документ рассылается более чем в четыре адреса, к нему составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

70. При ответах на запросы проставляется номер и дата документа, на который дается ответ.

71. Копии подписанных документов заверяются работником, ответственным за ведение делопроизводства, или другим уполномоченным лицом проставлением надписи «Верно» и его личной подписи.

72. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа сопроводительных писем и других исходящих документов печатаются фамилия непосредственного исполнителя и номер его служебного телефона.

73. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.

74. Телеграммы, подписанные Председателем Верховного Совета СССР, Председателями палат, председателями комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, в соответствии с «Телеграфными правилами» Министерства связи СССР оформляются для отправки как «Высшая правительственная» или «Правительственная» (Приложение 9).

75. Телеграммы, посылаемые из Секретариата Верховного Совета СССР, подписываются Начальником Секретариата Верховного Совета СССР или его заместителем.

76. Сопроводительные письма, с которыми направляются предложения, заявления и жалобы граждан на рассмотрение соответствующих государственных и общественных органов, подписываются руководством Отдела писем и приема граждан или руководством отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР, подготовившего это сопроводительное письмо.

В отдельных случаях с разрешения руководителя отдела или другого подразделения сопроводительное письмо могут подписывать заведующие секторами или другие ответственные работники.

77. Распоряжения Председателя Верховного Совета СССР и приказы Начальника Секретариата Верховного Совета СССР по кадровым вопросам готовятся Сектором кадров на основании представлений отделов и подразделений Секретариата Верховного Совета СССР. Распоряжения и приказы по другим вопросам готовятся отделами и подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР в соответствии с возложенными на них функциями. Распоряжения и приказы оформляются и печатаются на специальных бланках (Приложения 10, 11).

78. Проекты распоряжений, представляемые на подпись Председателю Верховного Совета СССР, визируются на лицевой стороне первого экземпляра Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

Проекты приказов Начальника Секретариата Верховного Совета СССР по кадровым вопросам визируются на лицевой стороне первого экземпляра Заведующим Сектором кадров, а по другим вопросам — руководителем подразделения, подготовившего данный проект.

79. Учет распоряжений Председателя Верховного Совета СССР и приказов Начальника Секретариата Верховного Совета СССР по кадровым вопросам ведется в Секторе кадров. Учет распоряжений Председателя Верховного Совета СССР по другим вопросам ведется в Протокольном секторе Общего отдела.

VI. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

80. Все служебные документы, исходящие из Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета СССР, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, Секретариата Верховного Совета СССР, направляемые после их рассмотрения в государственные и общественные органы, к ведению которых относится решение поставленных в письмах вопросов, отправляются Общим отделом. Отправка на рассмотрение в государственные и общественные органы писем и телеграмм граждан осуществляется непосредственно Отделом писем и приема граждан.

81. В отделе или другом подразделении Секретариата Верховного Совета СССР перед сдачей документов в Общий отдел проверяется правильность их оформления, в том числе: соответствие бланка, наименование адресата, наличие необходимых подписей, индекса (номера) документа, даты, приложений.

82. На отправляемом документе проставляется исходящий номер, состоящий из индекса дела по сводной номенклатуре дел Секретариата Верховного Совета СССР, а через дробь — порядкового исходящего номера.

Сопроводительные письма к пересылаемым предложениям, заявлениям и жалобам граждан направляются с проставлением исходящего номера в соответствии со сводной номенклатурой дел Секретариата Верховного Совета СССР, а контрольные письма — с проставлением регистрационного (входящего) номера, а через тире — шифра исполнителя.

83. На отправляемые документы с резолюцией или за подписью Председателя Верховного Совета СССР в Секторе технического обеспечения работы с документами Общего отдела для справочной картотеки оформляются соответствующие карточки, на которых указывается исходящий номер документа по сводной номенклатуре дел Секретариата Верховного Совета СССР.

84. Исходящий номер указывается на копии документа, остающейся в деле, а также в реестре на отправляемую корреспонденцию, находящемся в Секторе технического обеспечения работы с документами Общего отдела. Если документ направляется в несколько адресов, то на копии отмечается, кому документ разослан.

85. При подготовке к отправке документа, подлежащего возврату, в отделе или другом подразделении Секретариата Верховного Совета СССР на первом листе документа ставится штамп «Подлежит возврату».

86. Вместе с отправляемым в несколько адресов документом в Общий отдел передается указатель рассылки, содержащий наименование учреждений, в которые посылается документ, а в необходимых случаях — фамилии и инициалы адресатов и их точный адрес.

Указатель рассылки подписывается работником, ответственным за ведение делопроизводства в отделе или другом подразделении Секретариата Верховного Совета СССР.

Сектор технического обеспечения работы с документами Общего отдела проверяет правильность оформления отправляемой корреспонденции, конвертирует ее, составляет реестр, после чего производит отправку.

Документы, оформленные с нарушением правил, предусмотренных настоящей Инструкцией, к отправке не принимаются.

87. Документы на отправку передаются в Общий отдел в открытом виде.

88. Документы принимаются на отправку не позднее чем за час до окончания рабочего дня. После указанного срока принимается только срочная корреспонденция.

89. В зависимости от характера и срочности доставки адресату документы отправляются почтой, фельдсвязью, с нарочным или передаются по телеграфу. Срочность отправки документов определяется соответствующим отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.

90. Все почтовые отправления (письма, телеграммы, бандероли) народных депутатов СССР, связанные с их работой в Верховном Совете СССР, комитетах и комиссиях, после надлежащего оформления в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, обслуживающих их деятельность, отправляются (в том числе за границу) за счет средств Секретариата Верховного Совета СССР через Общий отдел.

Все другие почтовые отправления, не связанные с депутатской деятельностью, осуществляются самими народными депутатами СССР через соответствующие отделения связи за счет отправителя.

91. При отправке документов на конвертах указывается адрес и исходящий номер документа. Если одному и тому же адресату одновременно посылается несколько документов, то они отправляются в одном конверте с указанием исходящих номеров всех вложенных документов.

92. Исходящие номера, указанные на каждом конверте с отправляемыми документами, заносятся в реестр. Заказные почтовые отправления записываются в отдельный реестр.

На конверты с документами, отправляемыми фельдсвязью по г. Москве, кроме реестра, составляются расписки, которые после доставки документов адресату возвращаются в Общий отдел.

93. Документы для отправки за границу оформляются непосредственно отделами или другими подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР.

Каждый конверт с отправляемыми документами заносится в реестр, составляемый в трех экземплярах. Реестр подписывается руководством отдела или подразделения и вместе с документами передается в Сектор технического обеспечения работы с документами Общего отдела на отправку.

94. Все телеграммы передаются в Общий отдел на отправку вместе с заверенными копиями.

Телеграмма, отправляемая в несколько адресов, передается в Общий отдел вместе с указателем рассылки, утвержденным руководством отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР.

95. Копии телеграмм, подписанных Председателем Верховного Совета СССР, Председателями палат, председателями комитетов Верховного Совета СССР или постоянных комиссий палат, должны быть заверены работником соответствующего отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР, ответственного за отправку телеграммы.

96. На копиях телеграмм, передаваемых на телеграф, проставляется штамп с указанием номера расчетного счета для телеграмм.

Подлинные экземпляры телеграмм с отметкой телеграфа о времени их отправки возвращаются Общим отделом в соответствующий отдел или другое подразделение Секретариата Верховного Совета СССР.

97. В Общем отделе и в Отделе писем и приема граждан ведется учет отправляемых документов.

VII. КОНТРОЛЬ И ПРОВЕРКА ИСПОЛНЕНИЯ

98. Секретариат Верховного Совета СССР проводит работу, связанную с подготовкой материалов по контролю и проверке выполнения решений Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, Президиума Верховного Совета СССР, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат. Эта работа обеспечивается отделами и другими подразделениями Секретариата в соответствии с возложенными на них функциями.

Контроль за ходом выполнения поручений, а также за прохождением и исполнением документов в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР осуществляется Сектором контроля Общего отдела.

99. Работа по обеспечению контроля за выполнением поручений Начальника Секретариата и его заместителей осуществляется Сектором контроля Общего отдела.

100. В случае необходимости срок выполнения поручения может быть продлен только лицом, давшим это поручение.

О не выполненных в установленные сроки поручениях отдел либо другое подразделение Секретариата Верховного Совета СССР, осуществляющее контроль, докладывает лицу, давшему это поручение, или Начальнику Секретариата Верховного Совета СССР.

101. Письма народных депутатов СССР, поступившие в Верховный Совет СССР по вопросам, относящимся к его компетенции и требующим принятия решения или ответа, ставятся на контроль в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР в соответствии с возложенными на них функциями. Контроль за рассмотрением писем народных депутатов СССР в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР осуществляется Сектором контроля Общего отдела.

Письма народных депутатов СССР, поступившие в Верховный Совет СССР, должны быть рассмотрены, и по ним должен быть дан ответ народному депутату СССР не позднее чем в месячный срок.

102. Письма народных депутатов СССР, в которых содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Верховного Совета СССР, направляются для рассмотрения в соответствующие организации и учреждения в 5-дневный срок со дня их получения с уведомлением об этом народного депутата СССР.

Организации и учреждения, в которые направлены письма народных депутатов СССР, должны ответить народным депутатам СССР в срок до одного месяца, если иной срок не указан в резолюции, и информировать о рассмотрении этих писем Верховный Совет СССР.

103. Письма народных депутатов СССР, содержащие сведения о работе депутатов в избирательных округах, о поездках в составе делегаций и другую информацию, связанную с деятельностью народного депутата СССР и не требующую принятия решения или ответа, на контроль не ставятся, а направляются для учета в отделы или другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР в соответствии с возложенными на них функциями.

104. Контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, направленных Отделом писем и приема граждан в государственные и общественные органы и организации, осуществляется Отделом писем и приема граждан, а направленные другими отделами или подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР контролируются этими отделами и подразделениями.

VIII. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

а) Составление номенклатур дел

105. Для обеспечения порядка формирования, учета дел в делопроизводстве и быстрого поиска документов ежегодно составляется сводная номенклатура дел Секретариата Верховного Совета СССР, включающая номенклатуры дел комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, а также отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР.

106. Сводная номенклатура дел составляется Общим отделом на основе номенклатур дел и предложений комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, а также отделов и других подразделений и утверждается Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

107. Номенклатуры дел на очередной год составляются отделами и другими подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР, согласовываются с Общим отделом и утверждаются руководством соответствующего отдела или подразделения (Приложение 12).

Номенклатуры дел комитетов Верховного Совета СССР или постоянных комиссий палат на очередной год составляются отделами или другими подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР, обслуживающими эти комитеты и комиссии, и утверждаются руководством этих отделов и подразделений.

108. В номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в деятельности Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, а также Секретариата Верховного Совета СССР, в том числе все справочные картотеки к документам. В номенклатуру дел включаются также переходящие дела, которые исполняются в течение нескольких лет, дела временно действующих органов и общественных организаций Секретариата Верховного Совета СССР.

Печатные издания — брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы и другие подобные материалы в номенклатуру дел, как правило, не включаются.

109. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс, состоящий из условного цифрового обозначения органа государственной власти, отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР и порядкового номера дела.

110. Заголовки дел, включенных в номенклатуру, должны отражать основное содержание и состав документов дела, давать правильную информацию о событиях, фактах и явлениях, иметь четкие и краткие формулировки.

Заголовки дел составляются с учетом вопросов деятельности органов государственной власти, отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР, включают названия вида дела (протоколы, стенограммы, заявки и т.д.) или разновидностей документов (материалы, переписка), уточняющие данные об авторе документов, их подлинности, копийности, корреспондентах и так далее.

Внутри разделов номенклатуры заголовки дел располагаются в зависимости от степени важности документов, составляющих дела.

111. Если в течение года возникают новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Обо всех изменениях и дополнениях в номенклатурах дел сообщается в Сектор контроля и в Архив Общего отдела.

112. По окончании года в конце номенклатуры дел производится итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

б) Формирование дел

113. Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку, а также черновиков, неисполненных документов и документов, подлежащих возврату.

Объем дела не должен превышать 200 — 250 листов.

114. При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документе подписей, виз, дат, учетных номеров, справок или отметок об исполнении, о списании «в дело» и др. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

115. В дела подшиваются документы одного года, за исключением переходящих дел.

Не допускается подшивка документов постоянного и временного хранения в одно дело. В случае необходимости документы различного срока хранения по одному и тому же вопросу могут находиться в одном деле до конца текущего года или завершения работы над вопросом, а затем должны переформировываться в дела постоянного и временного срока хранения.

116. Если исполненный документ по своему содержанию подлежит включению в разные дела, то одновременно с включением его в основное дело необходимо поместить в другие дела справку с указанием о том, где хранится этот документ.

117. Документы подшиваются в дело в одном экземпляре. Если, кроме основного, имеются другие экземпляры документа с замечаниями или указаниями Председателя Верховного Совета СССР, Председателей палат, председателей комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, Начальника Секретариата Верховного Совета СССР, его заместителей, а также при необходимости других лиц, то в дело подшиваются только те листы этих экземпляров, на которых имеются замечания или указания, а остальные листы уничтожаются.

118. Дела с подлинниками протоколов заседаний Съезда народных депутатов СССР, раздельных и совместных заседаний палат Верховного Совета СССР, заседаний Президиума Верховного Совета СССР, а также актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР формируются Протокольным сектором Общего отдела вместе с необходимыми материалами.

119. Дела с подлинниками протоколов и стенограммами заседаний комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, их постановлений формируются отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, ответственным за обслуживание деятельности этого комитета или комиссии, вместе с материалами, имеющими непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу.

Дела комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, их подготовительных комиссий и рабочих групп формируются, как правило, за срок полномочий Верховного Совета СССР.

Формирование дел с материалами, над которыми работали несколько комитетов и комиссий или отделов и подразделений Секретариата Верховного Совета СССР, их оформление и сдачу в Архив Общего отдела производит тот комитет или комиссия, отдел или подразделение, которое ведет вопрос.

120. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения того или иного вопроса и с учетом степени важности документов. При этом проекты тех или иных законодательных актов или их копии располагаются в деле, как правило, перед материалами, на основе которых они были подготовлены или которые к ним прилагаются.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние документы располагаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

121. В дело с перепиской документы, возникшие в ходе решения вопроса, помещаются по дате исполнения, при этом документ-ответ помещается после документа-запроса.

При возобновлении переписки по какому-либо вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса того дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

122. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан и документы по их рассмотрению располагаются в деле в алфавитном или хронологическом порядке.

Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае повторного обращения или возникновения дополнительных документов они включаются в данную группу документов.

IX. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ, ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА И ПОРЯДОК ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫМИ ДЕЛАМИ

123. Экспертиза ценности документов проводится для изучения и установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов проводится в отделах и подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР (при составлении номенклатур дел, формировании дел и подготовке их к последующему хранению) и в Архиве Общего отдела в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

124. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовки для архивного хранения и к уничтожению в Секретариате Верховного Совета СССР создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия назначается приказом Начальника Секретариата Верховного Совета СССР. Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются Положением об этой комиссии, которое утверждается Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

125. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, под непосредственным методическим руководством Архива Общего отдела.

126. При проведении экспертизы ценности документов в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР осуществляется отбор документов постоянного и временного хранения на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Полистному просмотру подлежат также дела временного хранения с отметкой «ЭК» (экспертная комиссия) с целью выделения из них документов постоянного срока хранения. Дела с отметкой «ЭК», содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.

127. Архив Общего отдела проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение и при выделении к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

128. По результатам экспертизы ценности документов в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР и в Архиве Общего отдела составляются описи на дела постоянного и временного хранения и акты о выделении дел к уничтожению, которые утверждаются экспертной комиссией.

Порядок подготовки дел к сдаче в Архив Общего отдела определяется настоящей Инструкцией (Приложение 13).

129. Законченные делопроизводством дела комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, отделов или других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР оформляются и сдаются в Архив Общего отдела согласно графику, утверждаемому руководством Секретариата Верховного Совета СССР.

130. Оформление дела состоит из описания дела на обложке, брошюровки, нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи.

131. В делах постоянного срока хранения для учета и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу (Приложение 14).

132. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела (Приложение 15).

Заверительная надпись составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

133. В делах постоянного срока хранения на оборотной стороне последнего листа документа, которым закончено дело, ставится штамп с надписью «В архив» и проставляется подпись секретаря комитета Верховного Совета СССР, постоянной комиссии палаты, руководства соответствующего отдела или подразделения Секретариата Верховного Совета СССР, заведующего сектором или его заместителей, удостоверяющая готовность дела к сдаче в Архив Общего отдела.

134. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно могут оформляться без нумерации листов и составления заверительной надписи.

135. Материалы Съезда народных депутатов СССР, сессий Верховного Совета СССР передаются в Архив Общего отдела в течение месяца после окончания работы Съезда или сессии.

Дела с подлинными постановлениями Председателя Верховного Совета СССР, подлинными протоколами и актами Президиума Верховного Совета СССР передаются в Архив Общего отдела два раза в год.

136. Дела с материалами комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат сдаются в Архив Общего отдела после окончания срока полномочий Верховного Совета СССР или этих комитетов и комиссий.

137. Личные дела работников Секретариата Верховного Совета СССР хранятся в Секторе кадров. Личные дела уволенных и выбывших работников Секретариата Верховного Совета СССР сдаются в Архив Общего отдела.

138. Дела сдаются в Архив Общего отдела по сдаточным описям, которые составляются раздельно на дела постоянного и временного хранения (Приложения 16, 17).

139. Дела временного срока хранения (до 5 лет включительно) в Архив Общего отдела не передаются, а хранятся и учитываются в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР и уничтожаются по истечении сроков их хранения в соответствии с настоящей Инструкцией.

140. При приеме дел Архив Общего отдела проверяет правильность их оформления. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, сдающим документы.

141. Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Отобранные к уничтожению дела включаются в акт (Приложение 18), который рассматривает экспертная комиссия.

142. Уничтожение документов в комитетах Верховного Совета СССР и постоянных комиссиях палат, а также в отделах и подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР без согласия экспертной комиссии (без оформления акта) запрещается.

143. Дела из Архива Общего отдела могут быть выданы во временное пользование на срок до одного месяца по требованию руководства соответствующего комитета Верховного Совета СССР, постоянной комиссии палаты, отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР. При необходимости срок пользования может быть продлен только с разрешения руководства Общего отдела, но не более чем на месяц.

Дела из Архива Общего отдела запрашивают и получают работники, ответственные за ведение делопроизводства, под расписку (Приложение 19).

Для получения из Архива Общего отдела дел, сданных другими комитетами, комиссиями или отделами и подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР, требуется разрешение руководства соответствующего комитета, комиссии или руководства Общего отдела.

144. Дела с подлинными протоколами заседаний и актами Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, постановлениями Председателя Верховного Совета СССР во временное пользование из Архива Общего отдела не выдаются. В отдельных случаях допускается пользование ими с разрешения руководства Общего отдела непосредственно в Архиве или в Протокольном секторе Общего отдела.

145. Во взятых из Архива Общего отдела делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания. Изъятие документов из дел не допускается. В особых случаях оно может быть произведено только с разрешения руководства Общего отдела с уведомлением об этом Заведующего Архивом. При этом в дело помещается справка-заместитель, в которой указывается: какой документ изъят, с какой целью и на каком основании.

При необходимости допускается снятие копий отдельных документов из дел, сданных в Архив Общего отдела. В этом случае на обороте последнего листа копируемого документа делается соответствующая пометка, заверенная подписью работника, ответственного за ведение делопроизводства.

146. Дела постоянного хранения по истечении установленного срока передаются Архивом Общего отдела на государственное хранение в Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР).

Дела, переданные в ЦГАОР СССР, могут быть запрошены для работы только через Архив Общего отдела.

X. УЧЕТ И ОБРАЩЕНИЕ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ПИСЬМАМИ И ТЕЛЕГРАММАМИ ГРАЖДАН

147. В отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР ведется учет поступивших служебных документов, писем и телеграмм народных депутатов СССР, писем и телеграмм граждан. В отделах и других подразделениях, на которые возложено обслуживание комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, ведется также учет корреспонденции, поступающей в адрес этих комитетов и комиссий, и документов, подготовленных непосредственно в этих комитетах и комиссиях.

148. Корреспонденция, направляемая Общим отделом, передается работникам, ответственным за ведение делопроизводства в комитетах Верховного Совета СССР и постоянных комиссиях палат или в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР.

149. Работники Секретариата Верховного Совета СССР несут ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов, дел, писем и телеграмм граждан.

150. Все дела текущего делопроизводства, а также картотеки, находящиеся в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, должны храниться в условиях, обеспечивающих их полную сохранность.

Сотрудникам запрещается:

• брать на дом служебные документы;
• использовать в частных разговорах сведения, содержащиеся в служебных документах и материалах, обращениях граждан.

151. При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку сотрудник обязан передать все имеющиеся у него служебные документы, письма и телеграммы граждан работнику, ответственному за ведение делопроизводства.

152. При освобождении или переводе на другую работу сотрудник обязан сдать имеющиеся у него документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства.

153. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в комитетах Верховного Совета СССР, постоянных комиссиях палат или отделах и подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, обеспечивают выполнение следующих работ:

• получение, учет, а при необходимости — регистрацию поступающей корреспонденции;
• регистрацию и учет документов, подготовленных внутри соответствующих подразделений, комитетов, комиссий;
• незамедлительное возвращение одного экземпляра регистрационной карточки с распиской о получении материала в Общий отдел (для документов, полученных через Общий отдел);
• своевременную передачу полученной корреспонденции руководству и направление ее в соответствии с указаниями непосредственному исполнителю с отметкой в регистрационной карточке;
• ведение картотек на поступившие служебные документы, своевременные и четкие записи в карточках;
• ознакомление сотрудников (по указанию руководства) с распоряжениями и приказами, информационными материалами и т.п.;
• контроль за возвратом документов и материалов с отметкой «Подлежит возврату»;
• выдачу дел и документов для работы исполнителям, обеспечение их сохранности;
• контроль за наличием документов, переданных соответствующему сотруднику, и возвращением их;
• правильное оформление и учет исходящих документов и своевременную передачу их на отправку;
• ведение и формирование дел в соответствии со сводной номенклатурой дел Секретариата Верховного Совета СССР;
• оформление заявок на копировально-множительные работы;
• проведение экспертизы ценности документов, подготовку и сдачу дел в Архив Общего отдела;
• подготовку акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению;
• получение дел из Архива Общего отдела и возвращение их в Архив по истечении срока пользования;
• хранение и учет бланков служебных документов;
• подготовку заявок на канцелярские принадлежности и средства оргтехники;
• учет имеющейся оргтехники и канцелярских принадлежностей;
• ознакомление вновь принятых работников с Инструкцией по работе с документами в Секретариате Верховного Совета СССР.

XI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ПЕРЕВОДУ ДОКУМЕНТОВ И МАТЕРИАЛОВ НА РУССКИЙ И ИНОСТРАННЫЕ ЯЗЫКИ

154. Заказчиком перевода документов и материалов, поступающих от руководителей комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, народных депутатов СССР (если перевод связан с их парламентской деятельностью), выступает отдел или другое подразделение Секретариата Верховного Совета СССР, обслуживающее соответствующий комитет или комиссию, на который возлагается ответственность за целесообразность перевода документов и материалов.

155. По представлению отдела решение о переводе материалов и документов принимается Начальником Секретариата Верховного Совета СССР.

156. Материалы и документы, принятые к переводу, направляются в Финансово-хозяйственное управление, которое заключает договор с соответствующей организацией на перевод документов и материалов с иностранных языков на русский (с русского языка на иностранный).

157. Заказчик получает переведенные материалы и документы вместе со счетом на оплату, на котором делает запись «К оплате» и передает в Финансово-хозяйственное управление.

158. Перевод документов и материалов осуществляется в трех экземплярах и направляется в библиотеку, Финансово-хозяйственное управление, заказчику.

159. В случае обращений со стороны народных депутатов СССР с просьбами об организации перевода материалов, не имеющих отношения к парламентской деятельности, оплата производится за их счет.

160. Финансово-хозяйственному управлению предоставлено право проведения через соответствующие органы экспертной оценки качества и целесообразности переводов документов и материалов.

XII. МАШИНОПИСНЫЕ, КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ И СТЕНОГРАФИЧЕСКИЕ РАБОТЫ. ДИКТОФОННАЯ ЗАПИСЬ

а) Машинописные работы

161. Машинописные работы в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляет машинописное бюро Общего отдела.

Отдельные машинописные работы могут производиться в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР с соблюдением правил, установленных для машинописного бюро.

162. Документы печатаются на лицевой стороне бланков, образцы которых утверждаются Начальником Секретариата Верховного Совета СССР, или бумаге стандартных размеров А4 (210 х 297 мм), А3 (420 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

163. Для печатания в машинописное бюро принимаются материалы только служебного характера от народных депутатов СССР и работников Секретариата Верховного Совета СССР. Полученные для печатания материалы учитываются в журнале.

164. Материалы для печатания передаются с указанием количества экземпляров, межстрочных интервалов, даты, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.

165. Машинописное бюро производит печатание в порядке поступления материалов. Материалы, требующие срочного исполнения, печатаются вне очереди, о чем делается соответствующая отметка. Степень срочности определяется руководством комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, отделов и подразделений Секретариата Верховного Совета СССР, для которых выполняются машинописные работы.

В случае необходимости порядок исполнения срочных работ определяется руководством Сектора технического обеспечения работы с документами Общего отдела.

166. Передаваемые для печатания рукописи и другие материалы должны быть написаны разборчиво. Небрежно написанные материалы, правленные цветными (кроме синих и черных) чернилами или карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания следует обращать особое внимание на четкое написание фамилий, географических названий, специальных терминов и иностранных слов, а также на качество вклеиваемых вырезок из газет, журналов и др.

167. На отпечатанном материале в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа машинистка указывает свои инициалы.

На проектах законов СССР, постановлений и иных актов Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР, его палат, Президиума Верховного Совета СССР, Председателя Верховного Совета СССР количество экземпляров и инициалы машинистки проставляются на оборотной стороне последнего листа.

б) Копировально-множительные работы

168. Копировально-множительные работы в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляются электрокопировальным бюро Общего отдела.

169. Электрокопировальное бюро принимает на копирование и размножение только служебные материалы от народных депутатов СССР и работников Секретариата Верховного Совета СССР.

170. Материалы для копирования и размножения передаются вместе с заполненным бланком заказа (Приложение 20).

На обороте последнего листа передаваемого в электрокопировальное бюро материала проставляется тираж.

171. Размножение материалов большими тиражами или имеющих большой объем, а также в других исключительных случаях производится с разрешения руководства Сектора технического обеспечения работы с документами Общего отдела.

172. Материалы, подлежащие размножению, должны быть ясно напечатанными и чистыми (как правило, первые экземпляры). Материалы с помарками, кроме писем граждан и присланных извне документов, для копирования и размножения не принимаются.

173. Поступившие на копирование или размножение материалы регистрируются в журнале учета.

174. Изготовленные материалы вместе с подлинниками электрокопировальным бюро выдаются под расписку в журнале учета работнику, ответственному за ведение делопроизводства в комитете Верховного Совета СССР, постоянной комиссии палаты, в отделе или другом подразделении Секретариата Верховного Совета СССР, либо исполнителю.

в) Стенографические работы

175. Стенографические работы в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляются стенографическим бюро Общего отдела.

Стенографированию подлежат только мероприятия служебного характера.

176. Стенографическое бюро обслуживает заседания, совещания и другие мероприятия, проводимые у Председателя Верховного Совета СССР, Председателей палат, председателей комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, а также у руководителей отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР.

Руководству отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР, в том числе заведующим секторами, предоставляется право вызова стенографисток для других сотрудников отделов и подразделений Секретариата.

177. Отделы или другие подразделения Секретариата Верховного Совета СССР, обслуживающие деятельность комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, должны заблаговременно уведомить Общий отдел о необходимости стенографирования (диктофонной записи) заседаний соответствующего комитета или комиссии.

178. Запись стенографистками под диктовку лиц, не являющихся народными депутатами СССР или работниками Секретариата Верховного Совета СССР, производится стенографическим бюро по согласованию с Заведующим Сектором технического обеспечения работы с документами.

179. Диктовка стенографистке цифровых таблиц не допускается.

180. Стенографирование производится в специальных стенографических тетрадях, которые учитываются и хранятся в установленном порядке.

181. Расшифрованный и напечатанный материал стенографистка должна проверить и оформить в соответствии с правилами, установленными для машинописного бюро. На лицевой стороне последнего листа стенограммы проставляются фамилия стенографистки и дата.

г) Диктофонная запись

182. Диктофонная запись заседаний Съезда народных депутатов СССР, раздельных и совместных заседаний палат Верховного Совета СССР, заседаний Президиума Верховного Совета СССР, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат, других мероприятий, проводимых в Верховном Совете СССР, осуществляется соответствующими службами Общего отдела.

183. Срочная расшифровка диктофонной записи заседаний ведется машинописным и стенографическим бюро одновременно с проводимым мероприятием.

Расшифровка диктофонной записи заседаний производится после завершения мероприятия.

184. Материал при расшифровке диктофонной записи заседаний печатается в соответствии с правилами, установленными для машинописного бюро Общего отдела.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы проставляется слово «диктозапись», фамилия работника, ответственного за расшифровку диктозаписи, и дата.

185. Диктофонные записи прошедших мероприятий по миновании надобности, но не более чем через 7 дней, стираются.

XIII. ОСОБЕННОСТИ ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ГРИФОМ «ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ»

186. К документам с грифом «Для служебного пользования» относятся документы, издания и другие материалы, содержащие несекретные сведения ограниченного распространения, которые в соответствии с Перечнем Главного управления по охране государственных тайн в печати и других средствах массовой информации при Совете Министров СССР (ГУОТ СССР) ведомственными нормативными документами запрещены к опубликованию в печати и других средствах массовой информации.

187. Ответственность за обеспечение правильного учета, хранения, размножения и использования документов с грифом «Для служебного пользования» возлагается на руководителей отделов и подразделений Секретариата.

188. Контроль за организацией учета, хранения и использования документов, дел и изданий с грифом «Для служебного пользования» осуществляется Сектором технического обеспечения работы с документами Общего отдела.

189. Документы с грифом «Для служебного пользования», поступающие в Секретариат Верховного Совета СССР, принимаются, регистрируются и учитываются в Секторе технического обеспечения работы с документами Общего отдела, как правило, отдельно от других документов на карточках установленной формы (Приложение 3) и в электронно-вычислительной машине. При этом к регистрационным номерам документов добавляется отметка «ДСП» и проставляется номер экземпляра.

При подготовке и оформлении в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них проставляется гриф «Для служебного пользования», необходимость проставления которого определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ.

Гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первого листа документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам.

190. Руководители отделов и других подразделений Секретариата Верховного Совета СССР имеют право снимать гриф «Для служебного пользования» с полученного документа, если содержащиеся в нем сведения не соответствуют Перечню ГУОТ СССР, а также проставлять указанный гриф в случае обнаружения в документе сведений ограниченного распространения с уведомлением об этом организации, приславшей документ.

191. Размножение документов с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения руководства Второго сектора Общего отдела или уполномоченного представителя этого сектора.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно подразделением-заказчиком.

192. Перед сдачей документов с грифом «Для служебного пользования» на отправку в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР на них проставляются номера экземпляров.

При отправке таких документов в несколько адресов вместе с документом в Общий отдел передается указатель рассылки с номерами отправляемых экземпляров, подписанный руководителем соответствующего отдела или другого подразделения Секретариата Верховного Совета СССР.

На конверте рядом с номером отправляемого документа делается отметка «ДСП».

193. Использование документов с грифом «Для служебного пользования» или «Не для печати», связанных с деятельностью Съезда народных депутатов СССР, Верховного Совета СССР и их органов, а также с деятельностью Секретариата Верховного Совета СССР, его отделов и подразделений, в печати, других средствах массовой информации, в научно-исследовательских работах допускается только с разрешения Начальника Секретариата Верховного Совета СССР или его заместителя.

194. Документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела отдельно или вместе с документами без грифа по тому же вопросу.

При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело оно получает гриф «Для служебного пользования», который выносится на обложку дела.

195. Дела с документами с грифом «Для служебного пользования» постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения должны иметь внутренние описи.

196. Документы и дела с грифом «Для служебного пользования» должны храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

197. Документы и дела с грифом «Для служебного пользования» выдаются исполнителям работником, ответственным за ведение делопроизводства в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, под расписку.

198. Документы с грифом «Для служебного пользования», утратившие практическое значение и не имеющие исторической, научной ценности, уничтожаются в отделах или других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР по акту установленной формы (Приложение 18) с отметкой в регистрационной карточке или других учетных документах (номенклатуре дел, описях дел временного хранения и т.д.).

199. Копии документов с грифом «Для служебного пользования» уничтожаются в отделах и подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР без акта, с отметкой в учетных документах, за подписями ответственного за делопроизводство и работника, разрешившего уничтожение.

XIV. КОНТРОЛЬ ЗА ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ВЕДЕНИЕМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

200. Непосредственная работа по контролю за организацией и ведением делопроизводства, в том числе выполнением требований настоящей Инструкции, в Секретариате Верховного Совета СССР осуществляется Сектором контроля Общего отдела.

201. Сектор контроля Общего отдела проводит систематические проверки состояния организации делопроизводства в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, включая делопроизводство, связанное с обслуживанием деятельности Верховного Совета СССР, его палат, комитетов Верховного Совета СССР и постоянных комиссий палат.

О результатах проверок состояния делопроизводства в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР Сектор контроля Общего отдела готовит информации, которые докладываются руководству Общего отдела; результаты проверок сообщаются также руководству соответствующего отдела или другого подразделения.

202. На основании анализа и обобщения результатов проведенных проверок Сектором контроля Общего отдела готовятся предложения и разрабатываются методические пособия по совершенствованию делопроизводства, проводится инструктаж работников, ответственных за ведение этой работы в отделах и других подразделениях Секретариата Верховного Совета СССР, а также в комитетах Верховного Совета СССР и постоянных комиссиях палат.

XV. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

203. Отделам и другим подразделениям Секретариата Верховного Совета СССР для выполнения возложенных на них обязанностей даются справки:

• о поступлении и отправке служебных документов, писем и телеграмм от народных депутатов СССР — Общим отделом;
• о поступлении писем и телеграмм граждан — Отделом писем и приема граждан;
• о материалах по вопросам, рассмотренным Съездом народных депутатов СССР, Верховным Советом СССР, Президиумом Верховного Совета СССР, а также об их рассылке — Протокольным сектором Общего отдела;
• о ходе подготовки законопроектов и других вопросов, вносимых на рассмотрение сессии Верховного Совета СССР, — Сектором контроля Общего отдела, а также соответствующими отделами и другими подразделениями Секретариата Верховного Совета СССР;
• о поручениях, содержащихся в решениях Съезда народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, — Сектором контроля Общего отдела;
• о законах и других нормативных актах, принятых высшими органами государственной власти и управления Союза ССР и республик, — Сектором учета и систематизации законодательства Отдела по вопросам законодательства и правопорядка;
• о постановлениях, заключениях комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат — отделом или другим подразделением Секретариата Верховного Совета СССР, на который возложено обслуживание деятельности этого комитета или комиссии;
• о сведениях, содержащихся в документах, находящихся на архивном хранении, — Архивом Общего отдела.

Приложение 1

    Настоящий  акт  составлен  "__"  ___________ 19__ г. экспедицией Общего
отдела  Секретариата  Верховного Совета СССР в том, что при вскрытии пакета

(бандероли) за N _, поступившего(ей) ____________ 19 г. из ____________

на имя (в адрес) __________________________________________________________ не оказалось (обнаружено) _________________________________________________

                                    Дежурные секретари: _______________
                                                        _______________
                                    Зав. экспедицией    _______________

Приложение 2 к п. 11

Документы гр. ___________________ на _____ листах.

Секретарь _________________

Приложение 3 к п. п. 13, 189

┌─────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐
│От кого получено                         │                      │
├───────┬──────────────────┬──────────────┴───────┬──────────────┤
│ Вх. N │ Дата регистрации │ Исх. N и дата докум. │Колич. листов │
├───────┴──────────────────┴──────────────────────┴──────────────┤
│Содержание                                                      │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Резолюции                                                       │
├───────────────────────┬─────────────────┬──────────────────────┤
│Направлено             │Расписка         │Исполнитель           │
└───────────────────────┴─────────────────┴──────────────────────┘

Оборотная сторона

Формат А6

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА                    │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│                       Автор (организация)                      │
│                                                                │
│          N                    N                   кол.         │
│90001  входящий    дата    исходящий     дата     листов   кон- │
│ 99      000     01.01.91    000-0     01.01.91   00 + 0   троль│</pre>
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│                           Содержание                           │
│                                                                │
│Резолюция:                                                      │
│                                                                │
│Направлено                                                      │</pre>
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Расписка                               Исполнитель              │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Оборотная сторона

Формат А6

Приложение 4 к п. 13

                                            Отдел _____________________

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЛИСТ N ___

                   за "__" ____________ 19__ г.

Формат А4

Приложение 5 к п. 13

МАТЕРИАЛОВ, ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО РЕГИСТРАЦИОННЫМ ЛИСТАМ

2. Приглашения на приемы, встречи, торжественные мероприятия.

3. Заявки на выписку пропусков на сессии, съезды.

4. Бухгалтерские счета и другие финансовые документы.

5. Законы, указы, постановления и иные нормативные материалы республик.

6. Ответы учреждений на запросы по письмам граждан.

Приложение 6 к п. 21

┌─────────────────────────────────────────┬──────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│            НАРОДНЫЙ ДЕПУТАТ             │       Контроль       │
│                                         └──────────────────────┤
│    ________________________________________________________    │
│    _____________________                         __________    │</pre>
├───────┬──────────────────┬──────────────────────┬──────────────┤
│ Вх. N │ Дата регистрации │ Исх. N и дата докум. │Колич. листов │
├───────┴──────────────────┴──────────────────────┴──────────────┤
│Содержание                                                      │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Резолюции                                                       │
├───────────────────────┬─────────────────┬──────────────────────┤
│Направлено             │Расписка         │Исполнитель           │
└───────────────────────┴─────────────────┴──────────────────────┘

Оборотная сторона

Формат А6

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                    РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА                    │
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│                  Автор (народный депутат СССР)                 │
│                                                                │
│           N                    N                  кол.         │
│90001  входящий    дата     исходящий    дата     листов   кон- │
│ 99       000    01.01.91     000-0    01.01.91   00 + 0   троль│</pre>
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│                           Содержание                           │
│                                                                │
│Резолюция:                                                      │
│                                                                │
│Направлено                                                      │</pre>
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│Расписка                               Исполнитель              │
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Оборотная сторона

Формат А6

Приложение 7 к п. 23

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                                   └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┘│
│                                   Кон.               Пр.       │</pre>
├─────────────┬──────────────────────────────────────┬───────────┤
│Вх. N        │                                      │Индекс зоны│
├─────────────┼──────────────────────────────────────┼───────────┤
<pre class="legal-pre">│Дата регистр.│Адрес:                                │Индекс обл.│
├─────────────┤                                      └───────────┤
│Тип обращения│                                                  │</pre>
├─────────────┼────────────────────────────┬─────────────────────┤
│Содержание:  │Индекс темы                 │Повторность обращения│
├─────────────┴────────────────────────────┴─────────────────────┤
├───────────────────────────────────────────────┬────────────────┤
│Передано:                                      │Индекс отдела   │
├───────────────────────────────────────────────┼────────────────┤
│По делу:                                       │Индекс обл.     │
├───────────────────────────────────────────────┴────────────────┤
│Ссыл.                                                           │
├─────────────┬────────────────┬────────────────┬─────────┬──────┤
│ Направлено: │ Шифр исполнит. │   Тип напр.    │ Ф напр. │Ф изв.│
├─────────────┴────────────────┴────────────────┼─────────┴──────┤
<pre class="legal-pre">├───────────────────────────────────────────────┤Дата отправки   │
├───────────────────────────────────────────────┤                │</pre>
└───────────────────────────────────────────────┴────────────────┘

Оборотная сторона

Формат А6

Приложение 8 к п. 23

Оборотная сторона

┌─────┬───────────┬───────────┬──────────┬───────────┬───────────┐
├─────┼───────────┴───────────┴──────────┴───────────┴───────────┤
│Дата │                        Исполнение                        │
├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────┼──────────────────────────────────────────────────────────┤
├─────┴──────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│Отметка о завершении работы над письмом                         │
│                                                      Дело N ___│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Формат А6

Приложение 9 к п. 74

                                              _________________________
                                                       (адрес)

                      Народному депутату СССР

                        (фамилия, инициалы)

Прошу Вас _____________________________________________________________

                              (текст)
Подпись _______________________________________________________________

Москва, Кремль

(число, месяц, год)

Должность _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (фамилия и инициалы лица, подписавшего телеграмму)

                        Верно: ________________________________________
                                              (подпись)

Приложение 10 к п. 77

                Председателя Верховного Совета СССР

N ___                                          "__" ___________ 19__ г.

Формат А4

Приложение 11 к п. 77

                      Начальника Секретариата
                      Верховного Совета СССР

«» ___________ 19 г. N ________

Формат А4

Приложение 12 к п. 107

                                                        УТВЕРЖДАЮ

                                                 ______________________
                                                 (подпись руководителя)
                                                 "__" _______ 19__ года

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________________________________ (подразделение Секретариата) на 19__ год

Итоговая запись о количестве заведенных дел и сроках их хранения:

Ответственный за делопроизводство _______________ (подпись) СОГЛАСОВАНО Заведующий Архивом Общего отдела ________________ (подпись)

Формат А4

к п. 128

ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ ОБЩЕГО ОТДЕЛА

Дела, подлежащие передаче в Архив Общего отдела, должны быть полностью или частично оформлены.

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле и составление заверительной надписи;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• описание дела на обложке и заполнение всех ее реквизитов.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению: допускается их сдавать подшитыми на шнурках, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела

Перед подшивкой документов необходимо проверить правильность их оформления. Документ считается правильно оформленным, если он подписан или завизирован, а копии заверены; имеет дату, номер, наименование адресата, регистрационный штамп (для входящих документов), а также отметку об исполнении и направлении «В дело». (Отметку о списании «В дело» обязательно должны иметь все входящие документы.)

Документы подшиваются в дело со всеми приложениями. Если приложения отсутствуют, на документе делается пометка, поясняющая причину их отсутствия. Приложения большого объема могут составлять отдельный том дела (о чем на документе также делается отметка).

Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали вопрос. При этом документы систематизируются в хронологическом порядке (входящие документы — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов (корреспондентов).

Документы по одному и тому же вопросу не должны быть разобщены по разным делам. Документ-ответ помещается после документа-запроса.

Документы, составляющие дело, должны быть подшиты прочной ниткой в 4 прокола в твердые обложки из картона или переплетены. Подшивка производится таким образом, чтобы была сохранена возможность свободного чтения текста документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки и т.п.).

Если текст документа слишком близко расположен от края листа, то к нему подклеивается полоска бумаги, за которую и подшивается документ. При этом воспрещается применение силикатного канцелярского клея или склеивающей ленты. Все подклейки на документах рекомендуется проводить специальным клеем («ПВА»).

При наличии в деле конвертов с вложениями сначала подшивается конверт, а затем в него вкладываются вложения. Это делается для того, чтобы не нарушить при подшивке целостности вложений.

Документы большого формата складываются и подшиваются так, чтобы их можно было легко развернуть и ознакомиться с ними, не расшивая дела.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов, а его толщина не должна превышать ширины корешка папки (не более 4 см).

Нумерация листов в деле

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами сплошной (валовой) нумерацией в правом верхнем углу листа на свободном от текста поле документа. Нумерация проводится черным графическим карандашом или нумератором. Не допускается нумерация чернилами и цветными карандашами. Старые номера листов аккуратно зачеркиваются одной наклонной чертой.

При нумерации листов дела следует иметь в виду ряд особенностей:

• если дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно;
• фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
• сложенный лист документа полностью разворачивается и нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
• лист с наглухо наклеенными на нем документами (вырезками, выписками, фотографиями и пр.) нумеруется как один лист;
• если к листу документа подклеены одним краем другие документы (резолюции руководства об исполнении документа и т.п.), то каждый такой документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями также нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения пронумеровать нельзя, то их наличие оговаривается в заверительном листе дела;
• листы в деле, служащие разделителями между отдельными группами документов, нумеруются в том случае, если на них имеются какие-либо пометки.

Не подлежат общей нумерации:

• чистые листы;
• листы внутренней описи;
• заверительные листы;
• справки-заместители на изъятые из дела документы.

В тех случаях, когда при нумерации листов допущены ошибки (имеются непронумерованные листы, пропущенные номера, одинаковые номера листов), нумерация должна быть исправлена. Допускается введение литерных номеров листов.

При этом нужно помнить следующее: листы, пронумерованные литерными номерами, приплюсовываются к общему количеству листов дела, а пропущенные при нумерации листы вычитаются из общего количества листов дела. Полученный результат служит основанием для заполнения заверительного листа.

Заверительный лист дела

Заверительный лист (заверительная надпись) составляется в конце дела на отдельном листе (бланке) (Приложение № 15). В печатных изданиях (книгах, брошюрах) заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельной чистой карточке.

Заверительная надпись дела составляется для учета количества листов в деле, отметок об особенностях их нумерации и др.

В заверительном листе указывается:

• индекс дела;
• количество пронумерованных листов (карточек) цифрами и прописью;
• отдельно через знак плюс (+) — количество листов внутренней описи дела (при ее наличии).

Кроме того, в заверительном листе обязательно оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела, а именно:

• наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
• общее количество фотографий и чертежей;
• номера листов — конвертов с вложениями (или их наличие в деле);
• сведения о физических повреждениях документов, если они имеются.

Заверительная надпись подписывается составившим ее сотрудником разборчиво с указанием должности и даты. Если в заверительную надпись вносятся исправления или дополнения, она должна быть вновь заверена (проставлена подпись, должность сотрудника и дата).

Внутренняя опись дела

Внутренняя опись составляется на отдельном листе-бланке по установленной форме (Приложение № 16) и содержит сведения об индексах и номерах документов, их кратком содержании и датах, номерах листов дела, на которых расположен каждый документ или группа документов по одному вопросу.

В заголовке внутренней описи указывается номер дела по номенклатуре дел, номер тома и год.

В конце описи делается отметка (цифрами и прописью) об общем количестве листов, подшитых в деле.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием занимаемой должности и даты заполнения.

Изменения состава документов и общего количества листов в деле также отражаются во внутренней описи.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно, и их количество оговаривается в заверительном листе дела.

Описание дел на обложке

Заголовок дела должен соответствовать фактическому содержанию (видам) отложившихся в данном деле документов, а не копировать заголовок из номенклатуры дел. С этой целью в момент заведения дела заголовок переносится из номенклатуры и пишется карандашом. По завершении дела в делопроизводстве в заголовок необходимо внести уточнения, отражающие состав и содержание помещенных в дело документов. После чего заголовок дела может быть написан черными чернилами или тушью.

Кроме заголовка, на обложке дела заполняются все реквизиты:

• наименование соответствующих комитетов Верховного Совета СССР, постоянных комиссий палат, отделов и других подразделений Секретариата;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• номер тома (при необходимости);
• дата дела (тома);
• количество листов;
• срок хранения.

В левом верхнем углу обложки простым карандашом проставляется порядковый номер дела по сдаточной описи.

Все надписи на обложке необходимо делать без сокращений и разборчиво.

В печатных изданиях (книгах, брошюрах) обложкой дела является титульный лист, на котором имеются необходимые элементы оформления.

к п. 131

документов, находящихся в деле N ___

Должность: __________________________________________________

Подпись _____________________________________________________

«» ___________ 19 года

Приложение 15 к п. 132

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ______________________________

                       (цифрами и прописью)

листов(а) + _______ листов(а) внутренней описи, в том числе: литерные листы _______________________________________________ пропущенные номера ________________________________________________________ конверты с вложениями _____________________________________________________ фотографии ________________________________________________________________ _______________________________________ (подпись, должность)

(дата)

Формат А4

Приложение 16 к п. 138

                       ВЕРХОВНЫЙ СОВЕТ СССР

                  _______________________________
                  _______________________________

ОПИСЬ N ___ дел постоянного хранения за ___________ год

Всего: ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) Сдал: _____________________________________________________________________ (должность) Принял: Зав. Архивом Общего отдела ____________________________________

СОГЛАСЕН Заведующий отделом ________________________________________________________

   (дата)

Формат А4

Приложение 17 к п. 138

                       ВЕРХОВНЫЙ СОВЕТ СССР

                  _______________________________
                  _______________________________

ОПИСЬ N ___ дел временного хранения за ___________ год

Всего: ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) Сдал: _____________________________________________________________________ (должность)

Принял: Зав. Архивом Общего отдела ____________________________________

СОГЛАСЕН Заведующий отделом ________________________________________________________

   (дата)

Формат А4

Приложение 18 к п. 141

                                                       УТВЕРЖДАЮ

                                                Заместитель Начальника
                                                Секретариата Верховного
                                                      Совета СССР
                                                _______________________
                                                "__" __________ 19__ г.

АКТ N ___ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению «» ____________ 19 г.

    Экспертная  комиссия  Секретариата Верховного Совета СССР, образованная
приказом  Начальника Секретариата от ___________ 19__ г. N ___, рассмотрела

вопрос о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих хранению.

    Экспертная  комиссия  считает  возможным нижеуказанные дела (документы)
уничтожить  в  установленном  порядке  как  не  имеющие научно-исторической

ценности и утратившие практическое значение:

Всего дел (документов) ____________________________________________________ (цифрами и прописью) Председатель экспертной комиссии __________________________________________ (подпись) Заместитель председателя экспертной комиссии ______________________________ (подпись) Члены экспертной комиссии _________________________________________________ (подписи) Отбор документов (дел) к уничтожению произведен в _________________________

                   (наименование подразделения)
                                           ____________________________
                                            (подпись, должность, дата)

СОГЛАСЕН Заведующий ____________________________________________________________ (наименование подразделения) _____________ (подпись)

       (Дела (документы) уничтожены в установленном порядке)
                                                          _____________
                                                            (подпись)

(дата)

Приложение 19 к п. 143

              в получении дел из Архива Общего отдела
                Секретариата Верховного Совета СССР

Подразделение _____________________________________________________________ Кому выдано _______________________________________________________________

Дата выдачи «» ___________ 19 г.

Получено: _________________________________________________________________ (подпись) Возвращено в архив: _______________________________________________________ (подпись, дата)

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                             ЗАКАЗ                              │
│          на размножение в ЭКБ документов и материалов          │</pre>
│________________________________________________________________│
│                        (подразделение)                         │
├───┬───────────────────────────────┬────────┬───────┬───────────┤
<pre class="legal-pre">│ N │    Наименование документов    │ Всего  │Кол-во │Примечание │
│п/п│  (материалов), номер и дата   │ листов │ экз.  │           │</pre>
├───┴───────────────────────────────┴────────┴───────┴───────────┤
<pre class="legal-pre">│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                           Зав. отделом (сектором) _____________│
│"__" ___________ 19__ г.                                        │</pre>
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│Работа выполнена                          Оператор _____________│
│"__" ___________ 19__ г.                                        │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘