Инструктивное письмо Минвуза СССР от 27.06.1952 № Т-1-19/4660

«Об упорядочении учета и ведения личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях»

МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ СССР

ИНСТРУКТИВНОЕ ПИСЬМО

от 27 июня 1952 г. № Т-1-19/4660

ОБ УПОРЯДОЧЕНИИ УЧЕТА И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ В СРЕДНИХ СПЕЦИАЛЬНЫХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ

от 06.10.1958 № Т-13/2225)

В целях улучшения постановки учета и упорядочения ведения личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях Министерство высшего образования СССР предлагает руководствоваться нижеследующим.

1. Зачисление в число учащихся среднего специального учебного заведения производится приказом директора.

Включение фамилии учащегося в списки классного журнала, табеля посещаемости и т.д. производится после оформления его зачисления приказом директора.

Отчисление выбывших из учебного заведения учащихся также оформляется приказом директора.

2. На каждого учащегося ведется личное дело, в котором хранятся следующие документы:

а) заявление о поступлении в учебное заведение и автобиография;

б) свидетельство о рождении или нотариально заверенная копия с него <1>;

---

<1> Согласно Правилам приема предъявляется лично, поэтому может быть сделана только отметка о предъявлении.

в) свидетельство об окончании семилетней школы <2> или аттестат зрелости (обязательно в подлиннике);

---

<2> В настоящее время восьмилетней школы.

г) справка с места жительства родителей;

д) экзаменационный лист с отметками, полученными на приемных экзаменах;

е) письменные работы на приемных экзаменах по русскому (родному) языку и математике;

ж) характеристики учащегося, составляемые классным руководителем в конце каждого учебного года;

з) итоговые оценки успеваемости учащегося по семестрам и выписки из приказов директора, относящиеся к данному учащемуся (заносятся в личную карточку учащегося);

и) личная карточка учащегося по прилагаемой форме (см. Приложение № 2).

3. При переводе учащегося в другое учебное заведение его личное дело направляется в это учебное заведение ценным письмом (по запросу директора). В алфавитной книге учащихся делается об этом соответствующая отметка.

4. При выбытии учащегося из техникума (училища, школы) до окончания срока обучения ему выдается справка об окончании соответствующего курса с перечислением пройденных им в данном учебном заведении предметов, указанием их объема в часах и оценок по каждому из этих предметов, а также возвращаются (под расписку) свидетельство об образовании и свидетельство о рождении. Все остальные документы остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в архив.

5. Лицам, окончившим средние специальные учебные заведения или выбывшим до окончания полного курса обучения, выдаются по их желанию под расписку представленные ими при поступлении в учебные заведения документы:

1. Свидетельство о рождении.

2. Аттестат зрелости или свидетельство об окончании семилетней <2> школы или другой документ об образовании с оставлением в деле копии, заверенной подписью директора и печатью среднего специального учебного заведения.

---

<2> В настоящее время восьмилетней школы.

3. Справка с места работы о трудовом стаже.

Все прочие документы (выписки из приказа об окончании или выбытии учащегося, билет учащегося, характеристика общественных организаций, фотокарточки, анкета, автобиография и пр.) остаются для хранения в личном деле учащегося.

Все остальные документы (в том числе подлинник или нотариально заверенная копия документа об окончании семилетней или средней школы) остаются в личном деле учащегося, которое в дальнейшем в установленном порядке сдается в архив.

6. В каждом техникуме (училище, школе) в обязательном порядке ведется алфавитная книга учащегося по прилагаемой форме (см. Приложение № 1). В нее записываются в алфавитном порядке все учащиеся, зачисленные в учебное заведение.

Для каждой буквы алфавита в данной книге отводится несколько страниц: в пределах каждой буквы ведется своя порядковая нумерация.

Порядковый номер записи учащегося в алфавитной книге одновременно является порядковым номером личного дела учащегося (например, личное дело № к-5, личное дело № л-12 и т.д.).

7. Записи в алфавитной книге и личном деле ведутся четко, аккуратно и только чернилами.

8. В алфавитную книгу учащихся вносятся все учащиеся, независимо от того, когда они поступили в учебное заведение — в начале или в середине учебного года.

При отчислении учащегося до окончания обучения в данном учебном заведении в алфавитной книге записываются дата и причина выбытия из учебного заведения.

9. В алфавитной книге учащихся указываются специальность и квалификация, присвоенные учащемуся по окончании среднего специального учебного заведения, а также номер и дата протокола заседания Государственной квалификационной комиссии и номер выданного учащемуся диплома об окончании данного учебного заведения.

10. Ведение записей в алфавитной книге и ведение личных дел учащихся, а также ответственность за сохранность имеющихся в них документов возлагается приказом директора на одного из сотрудников учебного заведения.

11. Алфавитная книга учащихся оформляется с расчетом на несколько лет (не менее чем на 10 лет). Она должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью учебного заведения.

Алфавитная книга хранится у директора и в архив не сдается. При смене директора книга эта передается по акту.

(наименование среднего специального учебного заведения)

№ п/п	Фамилия, имя, отчество	Пол	Год рождения	Дата поступления (год, месяц, число и номер приказа о зачислении)	Выбыл
					дата и номер приказа о выбытии	с какого курса	причина выбытия

Примечание. В пределах каждой буквы алфавита ведется своя порядковая нумерация.

Приложение № 2

1-й лист учетной карточки

---

            (наименование министерства или ведомства)

---

           (наименование техникума, училища или школы)

---

               (адрес техникума, училища или школы)

Личная карточка

Учащегося _______________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

Зачислен на _________ курс в группу ______________________________________ по специальности _________________________________________________________

---

«» __________ 19 г.

Оборотная сторона первого листа учетной карточки

I. Общие сведения об учащемся

1. _______________________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

2. Пол: мужской, женский (подчеркнуть)

3. Год, месяц и число рождения ___________________________________________

4. Место рождения ________________________________________________________

---

             (город, село, район, АССР, край, область)

5. Адрес родителей (воспитателей) ________________________________________

---

6. Национальность ________________________________________________________

7. Время поступления в среднее специальное учебное заведение, номер и дата приказа о зачислении _____________________________________________________

8. Образование до поступления в среднее специальное учебное заведение. Какой класс общеобразовательной школы окончил и в каком году (указать наименование школы) ______________________________________________________

---

---

9. Партийность ___________________________________________________________

10. Приказ (номер и дата) ________________________________________________ о переводе на II курс ________________________________________________

    "   "      "  III "   ________________________________________________
    "   "      "  IV  "   ________________________________________________
    "   "      "  V   "   ________________________________________________

о выпуске из учебного заведения ______________________________________

11. Куда направлен на работу и на какую должность ________________________

---

2-й лист учетной карточки

II. Оценки успеваемости и поведения

№ п/п	Наименование учебного	I курс		II курс		III курс		IV курс		V курс
	предмета	1 семестр	2 семестр	3 семестр	4 семестр	5 семестр	6 семестр	7 семестр	8 семестр	9 семестр	10 семестр
	Русский язык Литература Родной язык История СССР Математика Физика
	Поведение

Оборотная сторона второго листа учетной карточки

III. Практика

а) учебная

№ п/п	Наименование практики	Семестр	Продолжительность	Оценка

б) производственная

№ п/п	Наименование практики	Семестр	Место проведения	Продолжительность	Оценка

IV. Число пропущенных занятий (уроков)

Причины	Семестры
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
По уважительной причине
По неуважительной причине

3-й лист учетной карточки

V. Дипломный проект

Тема ________________________________________________________________

Оценка ГКК __________________________________________________________

Государственные экзамены

№ п/п	Наименование предметов	Оценка

Присвоенная квалификация ____________________________________________

VI. Общественная работа учащегося

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

VII. Номера удостоверений о сдаче норм на значки БГТО, ГТО и др.

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

VIII. Взыскания и поощрения

Взыскания		Поощрения
характер взыскания	номер и дата приказа	характер поощрения	номер и дата приказа

---