Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов
Главное архивное управление при Совете Министров СССРДействующий акт
Актуально на 09.11.2026.
Как цитировать: "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов". https://bukva.ai/docs/gosudarstvennaya-sistema-dokumentatsionnogo
(утв. Главархивом СССР)
ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ГСДОУ)
СБОРНИК ПЛАКАТОВ И УЧЕБНЫЕ ФОРМЫ ОСНОВНЫХ
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Альбом плакатов иллюстрирует основные положения государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), разработанной в нашей стране Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Главархива СССР. Одновременно в альбоме даны учебные образцы унифицированных форм наиболее распространенных организационно-распорядительных документов.
Альбом форм предназначен для обучения и повышения квалификации работников аппарата управления государственных и общественных организаций, а также создания на их основе отдельных документов в конкретных организациях.
В подготовке издания принимал участие ВНИИДАД.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) разработана на основе Конституции СССР, законов СССР и союзных республик, актов высших органов государственного управления, с учетом государственных стандартов, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, а также передового практического опыта.
ГСДОУ устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами в организациях в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления.
На основе ГСДОУ разрабатываются нормативные и методические документы, регламентирующие документационное обеспечение управления в организациях:
- состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов. Применение документов, не указанных в табеле, запрещается;
- издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, в области планирования, производства, капитального строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы, социально-экономического развития, охраны окружающей среды, а также в случае доведения до сведения подведомственных организаций документов вышестоящих организаций и решений коллегиальных органов;
- ГСДОУ устанавливает единые требования к оформлению документов, содержит примерный перечень документов, подлежащих утверждению, а также документов, на которых ставится гербовая печать. На основе ГСДОУ и государственных стандартов организации обязаны разрабатывать и применять унифицированные формы документов, обеспечивающие возможности использования средств механизации и автоматизации управленческого труда;
- регистрации подлежат все документы (плановые, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), требующие учета, исполнения, поиска. Документы регистрируются один раз: издаваемые — в день подписания (утверждения), поступающие — в день поступления. Организации составляют перечни регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Правила регистрации и индексирования документов, информационно-поисковые массивы на различных носителях, классификаторы, правила оперативного хранения документов составляют информационно-поисковую систему организации;
- документы передаются на рассмотрение и исполнение в зависимости от их назначения и содержания и в соответствии с компетенцией и функциями подразделений и должностных лиц. Руководству передаются документы партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организаций;
- подсчет количества документов производится ежегодно в целях обоснования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления, при этом учетной единицей считается каждый экземпляр документа, в том числе машинописный и размноженный;
- контроль исполнения документов включает постановку документов на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения и хода исполнения, учет, обобщение и информирование о результатах контроля. Контролю подлежат все документы, содержащие поручения. Типовые сроки исполнения устанавливаются актами органов государственной власти и управления, индивидуальные сроки устанавливаются руководителями и изменяются только по их указаниям;
- автоматизация документационного обеспечения управления внедряется на этапах: создания документов, копирования и оперативного размножения документов, контроля исполнения, экспедиционной обработки и транспортировки, оперативного хранения и поиска документной информации в целях повышения эффективности труда работников аппарата управления, сокращения трудозатрат на создание, обработку, передачу и использование документной информации, упорядочение документооборота. Введение новых технологий работ с документами на базе средств автоматизации должно обосновываться социальной и экономической целесообразностью их внедрения;
- документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного и несущего ответственность за состояние всей (плановой, бухгалтерской, распорядительной, отчетно-статистической и др.) документации, в том числе машинограмм, выходящих из вычислительных центров. В организациях, не имеющих службы документации, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо;
- руководители структурных подразделений и сотрудники службы документации несут ответственность за сохранность документов. Каждая организация должна иметь номенклатуру дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения независимо от способов создания документов и видов носителей информации.
ГСДОУ разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1973).
Наиболее распространенные документы управления: устав, должностная инструкция, приказ, протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, заявление, кадровая анкета входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации и должны оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и на основе представленных в альбоме образцов документов.
Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности (собственность советских граждан, кооперативная, государственная, совместных и арендных предприятий), а также союзов, концернов, консорциумов, ассоциаций и других объединений; преподавателей и студентов вузов, слушателей институтов и курсов повышения квалификации, работников методических кабинетов, лекторов общества «Знание».
| необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления. В табель включаются документы, применяемые в каждом структурном подразделении организации. | ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | ||
ФОРМА ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ОРГАНИЗАЦИИ
| УТВЕРЖДЕНО ПРИКАЗ N ____ ТАБЕЛЬ унифицированных форм документов, применяемых в ______________________________________________________________________________ (наименование организации) | ||||||||||||||||||
| наименование унифицированной формы документа | код формы документа | ответственный за подготовку и оформление | срок подготовки | периодичность подготовки | согласование проекта документа | удостоверение | куда представляется | срок представления | срок исполнения | тираж бланков в год | структурное подразделение и должность ответственного за регистрацию | структурное подразделение и должность ответственного за контроль | местонахождение первого экземпляра (второго экземпляра) | примечания | ||||
| по ОКУД | по отраслевому классификатору | |||||||||||||||||
| внутреннее | внешнее | подпись | утверждение | печать | ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| представление о поощрении | 0283090 | руководитель структурного подразделения | по мере надобности | руководитель отлела кадров гл. бухгалтер зам. руководителя учреждения руководит. профкома | руководитель структурного подразделения партгруппорг структ. подр-я профорг стр-го подразд. | управление кадров (отдел кадров) или служба документации организации | управление кадров (отдел кадров) или служба документации | управление кадров (отдел кадров) инспектор или служба документации инспектор | управление кадров (отдел кадров) или служба документации | |||||||||
| отчет об экономии топлива, электроэнергии теплоэнергии форма утверждена Приказом ЦСУ СССР от 30.05.86 | 0609215 | руководитель отдела главн. механика и энергетика | 1 раз в квартал | руководитель управления организации | зам. министра | в госкомстат | 8 | управление делами инспектор | управление делами инспектор | управление делами (2-й экземпляр) | взамен формы II-СН форма утверждена Приказом ЦСУ СССР № 365 от 25.06.81 | |||||||
| Госплан СССР | система плановой документа- | Главархив СССР | система организационно-распо- |
| ции рядительной документации унифицированная | |||
| Госкомстат СССР | система отчет- унифицированная | ||
| но-статистичес- | Минфин СССР | система финансовой, первич- | |
| кой документа- | |||
| ции ной и отчетной бухгалтерской унифицированная документации | |||
| Госкомцен СССР | система доку- бюджетных учментации по це- реждений и ор- | ||
| нообразованию ганизаций | |||
| Минвнешторг СССР | система документации по | Госбанк СССР | система расчетно-денежной до- |
| внешней торгов- кументации ле унифицированная | |||
| Госснаб СССР | система документации по ма- | ||
| Госкомизобретений | система доку- | ||
| СССР | ментации по териально-техизобретениям и ническому снаб- | ||
| открытиям жению | |||
| Госкомтруд СССР | система документации по | Минторг СССР | система документации по |
| труду и соци- торговле альным вопросам (в части трудо- унифицированная | |||
| вых ресурсов) | Госстрой СССР | система проектной документа- | |
| унифицированная ции для строи- | |||
| Госкомстат СССР | система первич- тельства ной учетной до- | ||
| кументации унифицированная | |||
| Госкомтруд СССР | система документации по социальному обес- | ||
| Минморфлот СССР | система доку- печению ментации по | ||
| оперативному унифицированная | |||
| планированию и управлению ра- | Минбыт РСФСР | система документации по бы- | |
| ботой транс- товому обслужипортного узла ванию населения | |||
| Единой государственной системы документационного обеспечения управления, унифицированных систем документации, государственных стандартов на документацию, положения (устава) об организации. | ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | ||
РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
Обязательные реквизиты: Дополнительные реквизиты
| код формы документа x наименование организации — автора x документа название вида доку- x мента для унифицированной формы документа дата документа x регистрационный x индекс документа место составления или издания x | > 0273060 | |||||||||
| > Заявление | Генеральному директору < объединения | |||||||||
| >16.07.88 19 т. Волкову В.П. ________ N _______ /\ Резолюция | ||||||||||
| Тов. Бондареву С.И. | ||||||||||
| Об увольнении т. Кравченко Подготовить проект приказа Николая Петровича об увольнении т. Кравченко Н.П. по ст. 31 КЗоТ РСФСР с 15.08.88 | ||||||||||
| Генеральный директор объединения В.П. Волков | ||||||||||
| К 16.07.88 | ||||||||||
| заголовок к тексту документа x текст документа x подпись x визы x отметка об исполнении документа и на- x правление его в дело | бухгалтера Прошу освободить меня от должности ____________________ (наименование должности) _______________________________________________________ финансового отдела _______________________________________________________ (наименование структурного подразделения) _______________________________________________________ по собственному желанию в связи с переездом на новое > место жительства _______________________________________________________ (причина увольнения) Н.П. Кравченко > ___________________ _____________________ (подпись работника) (расшифровка подписи) Начальник финансового отдела И.И. Куклин 16.07.88 > | |||||||||
| Начальник отдела кадров С.И. Бондарев 16.07.88 | ||||||||||
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ┌────┬────┐ │
│ УТВЕРЖДЕНИЮ │ ГС │ДОУ │ │
│ ├────┴────┤ │
│ │ ВНИИДАД │ │
│┌─────────────────────┐ └─────────┘ │
││ АКТЫ │┌─────────────────┐ ┌────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────┐ │
││ проверок, ревизий, ││ ЗАДАНИЯ │ │ │ │ ЗАЯВКИ │ │ │ │
││списания, экспертизы ││на проектирование│ │ДОГОВОРЫ│ │на оборудование,│ │ПЛАНЫ│ │
│└─────────────────────┘│ объектов - тех. │ │ │ │ изобретения │ │ │ │
│┌─────────────────────┐│ сооружений │ │ │ │ │ │ │ │
││ НОРМАТИВЫ │└─────────────────┘ └────────┘ └────────────────┘ └─────┘ │
││расхода сырья, мате- │ │
││риалов, электроэнер- │ ┌─────────────────────┐ │
││гии │ │Две формы утверждения│ │
│└─────────────────────┘ │ │ │
│┌─────────────────────┐ │ │ │
││ ИНСТРУКЦИИ │ │ ┌───────────┴────┐ │
││ правила │ │ │УТВЕРЖДАЮ │ │
│└─────────────────────┘ ┌──────┴─────────┤приказ директора│ │
│┌─────────────────────┐ │УТВЕРЖДАЮ │завода │ │
││ ОТЧЕТЫ │ │Директор завода │20.12.88 N 125 │ │
││ о командировках, │ │____ Н.К. Лавров├───────────┬────┘ │
││произв. деятельности │ │17.12.88 │ │ │
│└─────────────────────┘ └──────┬─────────┘ │ │
│┌─────────────────────┐ │ │ │
││ ПЕРЕЧНИ │ │ │ │
││должностей работников│ ┌─────────────────────────┴─────────────────────┴────┐ │
││ с ненормированным │ ┌─┤Издание соответствующего распорядительного документа├─┐│
││ рабочим днем │ │ └────────────────────┬───────────┬──────────┬────────┘ ││
│└─────────────────────┘ │ │ │ │ ││
│┌─────────────────────┐ │ │ │ │ ││
││ СМЕТЫ │ │ │ │ │ ││
││ расходов │ │ │ │ │ ││
│└─────────────────────┘ │ │ │ │ ││
│┌─────────────────────┐ │ ПОСТАНОВЛЕНИЕ │ │ │ ││
││ ПОЛОЖЕНИЯ │ └──────────────────────┤ │ │ ││
││ уставы │ │ РЕШЕНИЕ │ ПРИКАЗ │ ПРОТОКОЛ ││
│└─────────────────────┘ └───────────┤ │ ││
│┌─────────────────────┐ └──────────┤ ││
││ ПРОГРАММЫ │ │ ││
││ командировок, │ └──────────┘│
││ проведения работ │ │
│└─────────────────────┘ │
│┌─────────────────────┐ │
││ СТАНДАРТЫ │ │
││ государственные, │ │
││ республиканские │ │
│└─────────────────────┘ │
│┌─────────────────────┐ │
││ ТАРИФНЫЕ СТАВКИ │ │
│└─────────────────────┘ │
│┌────────────────────────────────┐ │
││ФОРМЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ│ │
│└────────────────────────────────┘ │
│┌───────────────────────────────────┐ │
││ ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ │ │
│└───────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────┐ │
│┌──────────────────────────────────────┐ │СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ│ │
││ РАСЦЕНКИ НА ПРОИЗВОДСТВО РАБОТ │ └───────────────────────────────┘ │
│└──────────────────────────────────────┘ │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
| ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | |
_________
0221131
Наименование УТВЕРЖДЕНО
кооператива Протокол общего собрания
членов кооператива
ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
00.00.00 N ___________ Решение ___________________________
исполкома Совета народных депутатов
Место издания
┌─ ─┐┌─ ─┐ 00.00.00 N ____________
СТРУКТУРА ТЕКСТА
Общие положения
Предмет и цели деятельности (функции)
Порядок вступления в члены кооператива и выхода из него
Права и обязанности членов кооператива
Органы управления и контроля, их компетенция
Взаимоотношения. Связи
Порядок образования имущества кооператива
Порядок распределения доходов (прибыли)
Условия реорганизации и прекращения деятельности кооператива
Особенности деятельности кооператива
Председатель кооператива расшифровка
(правления) подпись подписи
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Руководитель предприятия Руководитель государственного
(учреждения, организации), при органа (организации - первичного
котором создается кооператив пользователя), предоставляющего
участок земли или другие
____________ природные ресурсы
(подпись) расшифровка ________________
подписи (подпись) расшифровка
00.00.00 подписи
00.00.00
| ДВЕ ФОРМЫ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ | ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | ||
<pre class="legal-pre">┌─────────────┐ ┌────────────────┐
│ ├───────┐ │УТВЕРЖДЕНО │
│ │ ├───────┐ ┌───────────────┤Приказ директора│
│Постановление│Решение│Приказ ├───┐ │УТВЕРЖДАЮ │завода │
└────┬────────┴───────┴──┬────┘ │ │Директор завода│20.12.88 N 125 │
│ │Протокол│ │___ Н.К. Лавров├────────┬───────┘
│ └────────┘ │17.12.88 │ │
│ └───────────────┘ │
│ │</pre>
┌────┴────────────────────────────┐ ┌────────────────────────┴───────┐
<pre class="legal-pre">│ Издание соответствующего │ │ Реквизит "Гриф утверждения" │
│ распорядительного документа │ │ │</pre>
└─────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────┘
ДВЕ ФОРМЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
<pre class="legal-pre">┌──────────────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐
│Внешняя форма согласования│ │Внутренняя форма согласования│
│ документа (реквизит │ │ документа │
│ "Гриф согласования") │ │ (реквизит "Виза") │
└────────────┬─────────────┘ └──────────────────┬──────────┘
│ │
┌────────────┴──────────────┐ ┌──────────────────┴──────────────────┐
│ СОГЛАСОВАНО │ │Начальник отдела кадров С.И. Бондарев│
│Протокол заседания профкома│ │07.08.88 │
│ 03.08.88 N 27 │ │ │
│ │ │Начальник юридического И.В. Котов │
│ │ │отдела │
│ │ │07.08.88 Замечания прилагаются │
└───────────────────────────┘ └─────────────────────────────────────┘</pre>
┌────┬────┐
│ ГС │ДОУ │
├────┴────┤
│ ВНИИДАД │
<pre class="legal-pre"> ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА └─────────┘
(Наименование ведомства, Главархив СССР
учреждения, организации, Отдел реализации архивоведческой
предприятия) литературы
(справочные данные бланка) 119435, Москва,
00.00.00 N _______________ ул. Б. Пироговская, 17</pre>
На N
┌─ ─┐
└─ ─┘
Просим выслать в наш адрес 20 экземпляров государственной системы документационного обеспечения управления, 15 экземпляров Унифицированной системы организационно-распорядительной
документации. Оплату гарантируем.
Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи (учреждения, организации)
Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи
Васильев 290 00 01
| ОБРАЗЕЦ | ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | ||
ТЕЛЕГРАММА
Правительственная Актюбинск
Объединение Актюбтяжстрой
Васильеву
Мингражданавиации обратилось союзминтяжстрой вопросу неудовлетворительного строительства жилого дома тчк Примите меры форсирования работ обеспечению выполнения плана ввода дома эксплуатацию текущем году тчк
272/03-5
Михайлов
119435, Москва, 5 Отраслевое управление по жилищно- ул. Ямского поля, д. 23 гражданскому строительству
заместитель Министра строительства предприятий Савельев 3311707 тяжелой индустрии СССР А.Г. Михайлов
23.03.88 печать
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.11.88 N 48/1-17 Начальнику Технического 14.30 управления Госстандарта СССР Москва т. Иванову Н.В.
924 13 95
25.11.88 в 10 часов в ВПО "Союзбумизделия" состоится совещание
по вопросу замены олеиновой кислоты марки Б другими видами сырья. Просим направить на совещание специалиста.
Заместитель начальника ВПО «Союзбумизделия» В.С. Мант
Передала секретарь Петрова 924 19 35 Приняла секретарь Сергеева 331 75 51
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ┌────┬────┐ │
│ │ ГС │ДОУ │ │
│ФИКСАЦИЯ ФАКТА СОЗДАНИЯ ИЛИ ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА ПУТЕМ ПРОСТАВЛЕНИЯ НА НЕМ ДАТЫ И ИНДЕКСА С ПОСЛЕДУЮЩЕЙ ЗАПИСЬЮ ├────┴────┤ │
│НЕОБХОДИМЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТЕ В РЕГИСТРАЦИОННЫХ ФОРМАХ │ ВНИИДАД │ │
│ └─────────┘ │
│ │
│ Пример регистрации приказа по кадрам Пример регистрации протокола Пример регистрации постановления │
│ │
│┌───────────────────────────────────────┐ │
││┌──── ───┐│ ┌─────────────────────────────────────┐ │
│││Министерство приборостроения, средств││ ┌───────────────────────────┐ │Государственный комитет по стандартам│ │
││ автоматизации и систем управления │ │Главное архивное управление│ │ (Госстандарт) │ │
││ СССР │ │ при Совете Министров СССР │ │ │ │
││ │ │ │ │ ПОСТАНОВЛЕНИЕ │ │
││ СОЮЗСПЕЦАВТОМАТИКА │ │ КОЛЛЕГИЯ │ │ ┌────────┐│ │
││ │ │ │ │25.06.79 │ N 2243 ││ │
││ Производственное объединение │ │ ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ │ │ └────────┘│ │
││ "Мосспецавтоматика" │ │ ┌───┐ │ └─────────────────────────────────────┘ │
││ │ ││ │ 11.08.88 │N 8│ │ 2243 - порядковый номер постановления │
││ └─── ПРИКАЗ ───┘│ │ └───┘ │ в пределах регистрируемого массива │
││ ┌─────┐ │ │ │ постановлений │
││ 06.07.88 │N 227│ │ └───────────────────────────┘ │
││ └─────┘ │ N 8 - регистрационный номер Пример регистрации документов, принятых совместно │
││ Москва │ протокола в пределах одного несколькими организациями │
││ ┌──── ───┐│ календарного года │
││ │ О поощрении работников объединения ││ ┌──────────────────────────────────────────────────┐│
│└───────────────────────────────────────┘ │Государственный Государственный Главное архивное││
│ При регистрации кадровых документов │комитет СССР по комитет СССР по управление при ││
│ проставляется порядковый номер │науке и технике стандартам Совете Министров││
│ в пределах массива документов │ СССР ││
│ │ ││
│ Пример регистрации документов Пример регистрации письма │ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ││
│ коллегиальных органов местных │ ┌─────────────┐ ││
│ Советов народных депутатов ┌────────────────────────────────────┐│ 30.11.1981 │N 463/162/298│ ││
│ │ Главное архивное управление ││ └─────────────┘ ││
│┌────────────────────────────────────┐│ при Совете Министров СССР │└──────────────────────────────────────────────────┘│
││ Московский районный Совет народных ││ │ │
││ депутатов г. Калинина ││Всесоюзный научно-исследовательский │ Пример регистрации постановления общественных │
││ ││ институт документоведения │ организаций │
││ РЕШЕНИЕ ││ и архивного дела │ │
││ ││ ВНИИДАД │ ┌─────────────────────────────────────────────────┐│
││ ┌──────┐ ││ │ │ ВЦСПС ││
││29.06.87 │N 12-1│ 1 сессия 19 созыва││101000, г. Москва, Центр, │ │Калининский областной Совет Секретариат ││
││ └──────┘ ││ул. Мархлевского, 7а. Тел. 923-00-54│ │ профсоюзов ││
││ г. Калинин ││ ┌──────────────┐ │ │ ││
││ ││ 01-10-54 │N 182/06-14/25│ │ │ ПОСТАНОВЛЕНИЕ ││
││Об образовании мандатной ││ └──────────────┘ │ │ ┌──────┐ ││
││комиссии ││ │ │ 05.07.79 г. Калинин │N 1-14│ ││
│└────────────────────────────────────┘│ 131/04-10/17 28.08.87 │ │ └──────┘ ││
│ 12 - порядковый номер решения │ ┌──── ────┐ │ └─────────────────────────────────────────────────┘│
│ 1 - порядковый номер протокола │ │ Номер 1-14 состоит из номера протокола и через │
│ └────────────────────────────────────┘ тире - номера пункта │
│ 182 - порядковый номер письма в │
│ пределах регистрационного массива Регистрационный штамп организации │
│ писем │
│ 06-14 - индекс по номенклатуре дел ┌──────────────────────────────────────┐ │
│ 25 - порядковый номер корреспондента │Наименование организации ВНИИДАД │ │
│ по классификатору корреспондентов │Дата 01.09.88│ │
│ │Индекс 138/21-1│ │
│ └──────────────────────────────────────┘ │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ГС | ДОУ | ||||||||||||||||
| Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, ВНИИДАД оформленный в установленном порядке | |||||||||||||||||
| Образец заполнения номенклатуры дел Образец заполнения номенклатуры дел структурного подразделения организации | |||||||||||||||||
| Министерство ______________ ___________________________ Управление делами | Министерство угольной УТВЕРЖДАЮ промышленности СССР Директор ВНИИУуголь Всесоюзный научно- _____ Б.Н. Игнатьев исследовательский 12.12.88 институт управления в угольной промышленности (ВНИИУуголь) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 09.12.88 № 01-43 | Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1988 году | |||||||||||||||
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ | по срокам хранения | всего | в том числе | ||||||||||||||
| 30.12.88 № 01-04 Москва | переходящих | с отметкой | |||||||||||||||
| на 1989 год | «ЭПК» | ||||||||||||||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню | примечание | Москва | Постоянного | 49 | - | - | ||||||||
| на 1989 год | |||||||||||||||||
| Временного (свыше 10 лет) | 20 | 20 | |||||||||||||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню | Примечание | |||||||||||||
| Временного (до 10 лет) включительно | 194 | 54 | |||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||||||||||
| ИТОГО | 263 | 20 | 54 | ||||||||||||||
| 01-0020 | Приказы министра | 5 л. — ст. 15б | Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов М., 1975 | ||||||||||||||
| Заведующая канцелярией Е.В. Полунина 12.01.89 Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Инспектор Т.И. Иванова 20.01.89 | |||||||||||||||||
| Копии | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||
| 01-0034 ... 01-0200 ... | Протоколы заседаний совета директоров и материалы к ним Копии ... Положения о министерстве и его структурных подразделениях Копии ... | 5 л. — ст. 10б после 3 лет замены новыми ст. 30 | 15-07 15-28 | Планово Утвержденное штатное расписание ГВЦ и изменения к нему Договоры с ведущими институтами отрасли на НИР | -прои | зводствен Пост. ст. 44 3 г. с момента окончания срока договора ст. 678 | ный отдел Перечень документов Министерства угольной промышленности СССР, его организаций с указанием сроков хранения документов М.-1983 | ||||||||||
| 01-0340 | Документы по вопросам организации НТИ и автоматизации управления производством (докладные записки, справки, заключения) | 15 лет ЭПК ст. 708 | Заведующая канцелярией Е.В. Полунина СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол Протокол ЦЭК ВНИИУуголь ЭПК ЦГАНХ СССР 10.12.88 № 4 11.12.88 № 32 | ||||||||||||||
| Начальник управления делами С.Ф. Балашов | |||||||||||||||||
| КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ | ГС | ДОУ |
| Обеспечение качественного выполнения документов в установленные сроки | ВНИИДАД | |
ФУНКЦИИ ГРУППЫ КОНТРОЛЯ СХЕМА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
<pre class="legal-pre">Получение регистрационной карточки ┌────────────────────────────────────────┐
контролируемых документов от группы │ ┌────────┐ │
регистрации │ │ РКК │┌────────┐ │
Заполнение регистрационной карточки на │ │1-й экз.││ РКК │ \/
контролируемые пункты распорядительных │ └────────┘│2-й экз.│ ┌────────────────┐
документов │ └────────┘ │ ГРУППА │
Постановка на контроль (включение карточки │ ┌────────────────>│ КОНТРОЛЯ │
контролируемого документа в состав │ ┌───────────┐ │ ┌────────┐ └────────────────┘
контрольной карточки) │ │ Служба ├─┘ │ РКК │ Сведения о /\ /\
Выяснение в структурном подразделении │ │регистрации├───────┐│3-й экз.│ ходе и ре- │ │
фамилии, имени, отчества и номера телефона │ └──────────┬┘┌────┐ │└────────┘ зультатах │ │
исполнителя контролируемого документа │ │ │ │ │ исполнения │ │
Проверка хода исполнения в установленные │ │ │ │ │ ┌──────────┴──┐ │
сроки (за 30, 20, 10 и 5 дней до истечения │ │ └────┘ └──────────>│ Структурное │ │
установленного срока) │ ┌────────┐ │ ┌───────┐ │подразделение│ │
Регулирование хода исполнения в установленные │ │ РКК │ │ │ РКК │ └─────────────┘ │
(информирование руководителей о не исполненных │ │4-й экз.│ │ │3-й или│ │
в срок документах или тех документах, │ └────────┘ │ │52 экз.│ │
исполнение которых является "под угрозой") │ │ └───────┘ │
Обобщение данных по контролю (составление │ │ ┌─────────────────────┴┐
перечней не исполненных структурным │ └─────────────>│ Подведомственная │
подразделением документов, количественных │ ┌──────────┐ ┌────┐ │ организация │
сводок об исполненных и неисполненных └─┤ АИПС │ │ │ └──────────────────────┘
документах, справок об исполнительской │ │ │ │
дисциплине структурных подразделений и └──────────┘ └────┘</pre>
отдельных исполнителей)
УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ:
Документ считается исполненным и снимается
<pre class="legal-pre">с контроля после выполнения заданий, ┌──────┐ контролируемый ┌──────┐ регистрационно-
поручений, запросов, сообщения результатов │ │ документ │ │ контрольная
заинтересованным организациям и лицам или └──────┘ └──────┘ карточка</pre>
другого документированного подтверждения
| ТИПОВЫЕ СРОКИ ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ в 1988 г. задания 1989, 1990, 1991 и т.д. гг. проверяются 1 раз в год задания текущего месяца 1988 г. проверяются каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока задания последующих месяцев 1988 г. — ежемесячно | |
| КОНТРОЛЬНЫЕ КАРТОТЕКИ: по срокам исполнения документов по исполнителям документов (по названиям структурных подразделений; по фамилиям исполнителей) по группам документов (внутри разделов — по срокам исполнения документов или их пунктов) | |
| ТИПОВАЯ ОПЕРОГРАММА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАДРОВОЙ ЗАДАЧИ «ПООЩРЕНИЕ» | ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | ||
| № п/п | Наименование операций | Наименование вида документа | Пункты прохождения документов | |||||||||||||||||||
| Руководитель структурного подразделения | Профбюро структурного подразделения | Партгруппорг структурного подразделения | Инспектор отдела кадров | Руководитель отдела кадров | Секретарь партбюро | Бухгалтерия | Юридический отдел | Зам. руководителя учреждения (куратор) | Профсоюзный комитет | Руководитель учреждения | Служба документации | |||||||||||
| 1 | заполнение бланка представления | представление | /\ / \ | |||||||||||||||||||
| / | \ | |||||||||||||||||||||
| 2 | подписание и датирование | представление | /\ /\/\< | /\ /\/\< | /\ /\/\ | |||||||||||||||||
| / /\ \ | / /\ \ | / /\ \ | ||||||||||||||||||||
| 3 | регистрация | представление | >/\ / \ / N \< | /\ >/ \ / N \ | ||||||||||||||||||
| 4 | визирование | представление | /\ / \ | /\ >/ \ | /\ >/ \ | /\ >/ \ | /\ >/ \ | |||||||||||||||
| / N \ | /виза\ | /виза\ | /виза\ | /виза\ | ||||||||||||||||||
| 5 | оформление решения, резолюция | представление | /\ / \ / р \ | |||||||||||||||||||
| 6 | подготовка проекта приказа о поощрении | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| приказ | ||||||||||||||||||||||
| 7 | визирование | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| виза приказ | виза > прик. | виза > прик. | виза > прик. | виза > прик. | виза > прик. | |||||||||||||||||
| 8 | согласование | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| согл. прик. | ||||||||||||||||||||||
| 9 | подписание и датирование | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| \/ /\ прик. | ||||||||||||||||||||||
| 10 | регистрация | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| № приказ | N > прик. | |||||||||||||||||||||
| 11 | оформление реквизита, отметка о заверении копии | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| копия > приказ | ||||||||||||||||||||||
| 12 | передача | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| 1-го экз. приказа о поощрении в дело | \ / л.\д. /пр.\ | |||||||||||||||||||||
| 13 | передача | приказ о поощрении | ||||||||||||||||||||
| 2-го экз. в личное дело | л.д. прик. | |||||||||||||||||||||
| 14 | передача представления в дело | представление | /\ / \ | /\ / \< | ||||||||||||||||||
| / р \ | / р \ | |||||||||||||||||||||
| 15 | оформление вида поощрения в трудовую книжку | трудовая книжка | ||||||||||||||||||||
| труд. книж. | ||||||||||||||||||||||
| используемые при составлении кадровых документов | УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ /\ — заполнение — визирование | ||||
| / | \ бланка | виза | проекта | ||
| 1. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. М., ВНИИДАД, 1981. | / | \ представления | приказ | приказа | |
| - согласование | |||||
| 2. Методические рекомендации по составлению и оформлению унифицированных документов по обеспечению кадрами органов управления. М., ВНИИДАД, Главархив СССР, 1985. 3. Общесоюзные классификаторы техникоэкономической информации. 4. Типовые межведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций министерств и ведомств СССР и союзных республик. М., «Союзучетиздат» ЦСУ СССР, 1982. | /\ — подписание и /\/\ датирование / /\ \ представления | согл. приказа | проекта приказа о поощрении | ||
| /\ — регистрация / \ представления / N \ | \/ /\ приказ | - подписание и датирование приказа о поощрении | |||
| /\ — визирование — регистрация | |||||
| / \ представления | р | приказа о | |||
| /виза\ | поощрении | ||||
| /\ — оформление — оформление | |||||
| / \ решения, / р \ резолюция | копия приказ | копии приказа о поощрении | |||
| - подготовка — оформление | |||||
| приказ | проекта приказа о поощрении | тр. кн. | вида поощрения в трудовую книжку | ||
┌────┬────┐
<pre class="legal-pre"> АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ УСКОРЯЕТ ДОВЕДЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ ДО ИСПОЛНИТЕЛЕЙ, │ ГС │ДОУ │
УПРОЩАЕТ ТЕХНОЛОГИЮ ОБРАБОТКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ├────┴────┤</pre>
│ ВНИИДАД │
└─────────┘
┌────────────────┬───┬───────────────────┬───┬──────────────────────────────────┬──────────────────────────┬─────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ ЭКСПЕДИЦИЯ │ \/ │ \/ ┌─────┐ │┌─────┐ │ ЭКСПЕДИЦИЯ │
│ первоначальная │ ┌───┐ │ ┌───┐ │ X │ ││ X │ │ обработка и учет │
│ обработка │┌┴───┴┐ │┌┴───┴┐ └─────┘ │└─────┘ │ отправляемых │
│учет поступлений││ X ├───────────┐ ││ X │ /\ │ /\ │ документов │
│ │└──┬──┘ │ │└┬────┘ ┌─┴─┐ │ ┌─┴─┐ │ │
│ │ \/ │ │ │ ┌────────┐ ┌┴───┴┐ │┌┴───┴┐ │ │
│ │┌─────┐ │ │ │ │ АЦПУ ├───────>│ X │ ││ X │ │ │
│ ││_____│ │ │ │ └──────┬─┘ └─────┘ │└─────┘ │ │
│ │└──┬──┘ │ │ │ /\ │ │ /\ │ │</pre>
├────────────────┼───\/ ────────────┼────┼─┼───────────┼──┼─────────────────────┼───┼──────────────────────┼─────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│ КАНЦЕЛЯРИЯ │┌─────┐ │ │ │ │ │ ┌────┐ │ │ ┌────┐│ КАНЦЕЛЯРИЯ │
│предварительное ││_____├────────┐ │ │ │ │ │ ┌┴───┐│ │┌──┴──┐ ┌┴───┐││ оперативное │
│ рассмотрение │└──┬──┘ │ │ │ │ │ └────────────>│____││ ││ __├───────────>│____│││ хранение │
│ регистрация │ \/ │ │ │ │ │ │____├┘ ││_____│ ┌───────┐ │____├┘│ регистрация │
│ │┌─────┐ │ │ │ │ ┌────┴────┐ └────┘ ││_____├─>│ РКК │ └────┘ │ │
│ ││К ___│<──────┐│ │ │ │ │┌───────┐│ │└─────┘ └───┬───┘ │ │
│ ││_____│ ┌───┐││ │ │ ├─────>││ ВВОД ││ │ /\ │ │ │
│ ││_____├─>│РКК│││ │ │ │ ││ В ИПС ││ │ │ │ │ │
│ │└──┬──┘ └─┬─┘││ │ │ │ │└───────┘│ │ │ │ │ │</pre>
├────────────────┼───┼────── ├──┼┼──\/───┼─┼─────┬┴─────────┴┬──────────────────┼───┼─────────┼────────────┼─────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│ГРУППА КОНТРОЛЯ │ │ │ ││┌─────┐│ │ │ УЧЕТ │ │ │ \/ │ ГРУППА КОНТРОЛЯ │
│ ведение │ │ \/ │││ \ / ││ │ ┌┴───────────┴┐ │ │ ┌───────┐ │ведение контрольной │
│ контрольной │ │ ┌─────┐│││лично││ │ │ ПОИСК │ │ │ │ РКК │ │ картотеки │
│ картотеки │ │ │ РКК ││││ / \ ││ │ ┌┴─────────────┴┐ │ │ └───────┘ │ │
│ │ │ └─────┘││└──┬──┘│ │ │ КОНТРОЛЬ │ │ │ │ │
│ │ │ ││ │ │ │ ┌─┴───────────────┴─┐ │ │ │ │
│ │ │ ││ │ │ │ │ РЕГИСТРАЦИЯ │ │ │ │ │
│ │ │ ││ │ │ │┌┴───────────────────┴┐ │ │ │ │
│ │ │ ││ │ │ ││ ОТБОР НА ХРАНЕНИЕ │ │ │ │ │
│ │ │ ││ │ │ │└───────┬─────────────┘ │ │ │ │
│ │ │ ││ │ │ │ │ /\ /\ │ │ │ │</pre>
├────────────────┼───┼──────────┼┼───┼───┼─┼────────┼───┼──────┼────────────────┼───┼──────────────────────┼─────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│ РУКОВОДСТВО │ │ ││ │ │ │ \/ │ │ │ │ │ РУКОВОДСТВО │
│ ОРГАНИЗАЦИИ │ │ ││ │ │ │ ┌─────┴─┐ │ │ │ ┌─────┐│ ОРГАНИЗАЦИИ │
│ рассмотрение │ │ │\/ │ │ │ │ │ │ │ │ │ у││подписание документа │
│ документов │ │ ┌─┴──┐ │ │ │ │ АРМ │ │ │ └───────────────┤_____││утверждение документа│
│ │ │ │__ Р│ │ │ │ │рук-ля │ │ │ │п ___││ │
│ │ │ │____│ │ │ │ │ │ │ │ └─────┘│ │
│ │ │ └────┘ │ │ │ └───────┘ │ │ /\ │ │
│ │ │ │ │ │ /\ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │</pre>
├────────────────┼───┼───────────────┼───┼─┼─────────────┼─────┼────────────────┼──────────────────────┼───┼─────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│ ИСПОЛНИТЕЛИ │ │ ┌─────┐ \/ │ \/ │ │ │ │ │ ИСПОЛНИТЕЛИ │
│ исполнение │ \/ │ РКК │ ┌─────┐│┌────┐ │ ┌─┴─────┐ ┌───────┐│ ┌─────┐ │ │ согласование │
│ по существу │┌─────┐ └─────┘ │ \ / │││____│ └───┤ АРМ │ │ АРМ ││ │ ___│ │ │ подготовка │
│ подготовка ││__ │ │лично│││____├────────────>│подг-ка│ │согла- ││ │_____│<────┐│ │ проекта (ответа) │
│ ответа ││_____│ │ / \ │││____│ ┌───────┐ │проекта│ │сование││ │с ___│ ││ │ │
│ ││_____│ └─────┘│└┬───┘ ┌┴──────┐│ │док-та │ │ ││ └─────┘ ┌─┴┴──┐│ │
│ │└──┬──┘ │ │ │БТЗ ││ └───────┘ └───────┘│ │_____││ │
│ │ │ │ │ │банк ││ │ │_____││ │
│ │ │ │ │ │тексто-││ │ │_____││ │
│ │ │ │ │ │вых за-││ │ └─────┘│ │
│ │ │ │ │ │готовок├┘ │ /\ │ │
│ │ │ │ │ └───────┘ │ │ │ │
│ │ │ │ └────────────────────────────────────┘ │ │ │
│ │ └───────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────┘ │ │</pre>
└────────────────┴───────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────┘
ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ В ТРАДИЦИОННОМ И АВТОМАТИЗИРОВАННОМ РЕЖИМАХ
┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ ┌────┬────┐│
│ УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО- │ ГС │ДОУ ││
│ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (УСОРД) ├────┴────┤│
│ │ ВНИИДАД ││
│ └─────────┘│
│ │
│┌──────────┐ ┌─────────┐│
││ УСД ├────────────────────┬────────────────────┤ УСОРД ││
│└──────────┘ │ └─────────┘│
│ ┌─────┴────┐ │
│ ┌────────────────┤ УСОРД ├────────────┐ │
│ │ └─────┬────┘ │ │
│┌────────┴───────┐ │ ┌────────────┴────────────┐│
││ ГОСТ 6.38-90 │ │ │Методические документы по││
││ │ │ │ведению и внедрению УСОРД││
│└────────────────┘ │ └─────────────────────────┘│
│ ┌─────────────────────┴────────────────────┐ │
│ │Подсистемы унифицированных форм документов│ │
│ └─────────────────────┬────────────────────┘ │
│ ┌──────────────────┴──┬───────────────────┐ │
│┌────────────┴──────────┐ ┌───────┴────────┐ ┌───────┴──────┐ │
││Создание, реорганизация│ │ Обеспечение │ │Автоматизиро- │ │
││и ликвидация организа- │ │кадрами органов │ │ванный конт- │ │
││ций, учреждений и пред-│ │государственного│ │роль исполне- │ │
││приятий │ │ управления │ │ния документов│ │
│└───────────────────────┘ └────────────────┘ └──────────────┘ │
│ │
│ УСОРД разработана и развивается в рамках совершенствования │
│ управления народным хозяйством страны │
│ │
│ УСОРД используется в АСУ и в условиях традиционных методов │
│ работы с документами │
│ │
│ ВНЕДРЕНИЕ УСОРД СПОСОБСТВУЕТ: │
│ │
│ - оперативному решению управленческих задач │
│ - снижению трудоемкости создания организационно- │
│ распорядительных документов │
│ - сокращению количества форм документов │
│ │
│ В 12-й пятилетке в целях развития УСОРД разработаны: │
│ │
│ - методические рекомендации по составлению и оформлению │
│ унифицированных документов по обеспечению кадрами органов │
│ государственного управления │
│ - методические рекомендации по документированию деятельности │
│ коллегий министерств │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘
| ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | |
0221131
(Наименование министерства, УТВЕРЖДАЮ
наименование предприятия) (Руководитель министерства,
ведомства, руководитель
УСТАВ учредителя предприятия) ___________ N ______________ подпись расшифровка
подписи
(Место издания) ____________
(Структура текста
Общие положения
Основные задачи
Функции
Права и обязанности
Руководство
Взаимоотношения. Связи
Производственно-хозяйственная деятельность
Имущество и средства
Контроль, проверка и ревизия деятельности
Реорганизация и ликвидация)
Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи
Визы
| ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | |
0225119
(Наименование министерства,
предприятия)
ПРИКАЗ
______________ N ________________
(Место издания) _________________
О внесении изменений
└─ ─┘ в должностную(ые) инструкцию(ии) ________________________________ категории ИТР и служащих
В связи с ______________________________________________
(основание)
____________________________________________________________
____________________________________________________________
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в должностную(ые) инструкцию(ии) ________________
____________________________________________________________
(наименование категории ИТР и служащих)
следующие изменения:
1. _____________________________________________________
2. _____________________________________________________
3. _____________________________________________________
Руководитель учреждения подпись расшифровка подписи
Визы
| ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | |
0221051
(Наименование министерства, УТВЕРЖДАЮ
наименование промышленного (Руководитель учреждения
объединения) ________________________
подпись расшифровка
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ подписи)
00 00 00 N 000
____________ ______________
(Место издания) _____________
___________________________
└─ ─┘ (наименование категории служащих)
(Структура текста
Общие положения
Функции
Должностные обязанности
Права
Ответственность
Взаимоотношения (связи по должности)
Руководитель структурного
подразделения подпись расшифровка подписи
Визы
| ГС | ДОУ | ||
| ВНИИДАД | |||
(Наименование министерства, ведомства Наименование предприятия)
ПРОТОКОЛ
00 00 00 N __________ _______________
Москва _____________________
заседания комиссии по...
Председатель — т. Смирнов С.С. Секретарь — т. Антонова М.И. Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О разработке и принципах...
Доклад заведующего...
2. О...
1. Слушали: Соколову А.И. — текст доклада прилагается Выступили: Иванов М.И. — краткая запись выступления Петров Н.И. — Постановили:
1.1 Одобрить...
1.2. ...
2. Слушали: Выступили: Постановили:
Председатель подпись С.С. Смирнов Секретарь подпись М.А. Антонова
| ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | |
0213012
Наименование министерства, УТВЕРЖДЕНО
ведомства Приказ министра
__________ N ___________
АКТ
___________ N _____________
(Место издания) ___________
О ликвидации ______________
└─ ─┘ (наименование ___________________________ производственного объединения)
Основание: приказ министра ______________________________
_______________ от _________________ N ______________________
"О _________________________________________________________"
Составлен комиссией: ________________________________________
Председатель: _______________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: 1. __________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
2. __________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(текст)
_____________________________________________________________
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр:
2-й экземпляр:
3-й экземпляр:
Председатель комиссии подпись расшифровка подписи
Члены комиссии подписи расшифровка подписей
| 0275060 | ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | ||
Наименование структурного АДРЕСАТ
подразделения РЕЗОЛЮЦИЯ
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.00
┌─ ─┐ Прошу перевести меня на должность _______________________ (наименование должности)
_____________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
_____________________________________________________________
в связи с ___________________________________________________
(причина перевода)
_____________________________________________________________
(подпись работника) (расшифровка подписи)
| ТЕКСТЫ ДОКУМЕНТОВ МОГУТ БЫТЬ ПРЕДСТАВЛЕНЫ В ВИДЕ АНКЕТЫ. | ГС | ДОУ |
| ФОРМА АНКЕТЫ ПРИМЕНЯЕТСЯ ПРИ ИЗЛОЖЕНИИ ЦИФРОВОЙ | ВНИИДАД | |
ПО ОПРЕДЕЛЕННОМУ НАБОРУ ПРИЗНАКОВ. АНКЕТНЫЕ ТЕКСТЫ ПРИМЕНЯЮТСЯ В ОРГАНИЗАЦИОННО- РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ, ФИНАНСОВЫХ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТАХ.
АНКЕТНАЯ ФОРМА приказа о приеме на работу
| ГЕРБ 284270 7 (Наименование министерства) 0271110 (ведомства) (Наименование учреждения, организации или предприятия) | ||
| ПРИКАЗ | ||
| 05.04.99 № 30 ________ _________________ Москва 236 | ||
| О приеме на работу 010 Учетный номер _________ Алексеева В.И. | ||
| 13 020 Табельный номер _______________________________________ Алексеев 030 Фамилия _______________________________________________ Василий 031 Имя ___________________________________________________ Иванович 032 Отчество ______________________________________________ постоянная работа 040 Вид приема ____________________________________________ ст. инженер 050 Должность ____________________________________________ отдел главного механика 060 Структурное подразделение _____________________________ (управление) ___________________________________________________________ (отдел) 180 руб. 070 Оклад _________________________________________________ 05.04.88 080 Дата приема ___________________________________________ (число, месяц, год) в порядке перевода с другого предприятия 090 Основание _____________________________________________ В.П. Волков Генеральный директор ___________ _____________________ объединения (подпись) (расшифровка подписи) Визы > | ||
| Начальник отдела кадров С.И. Бондарев 04.04.88 Главный механик В.А. Сахаров 04.04.88 С приказом ознакомлен _____________________________________ (подпись работника) Информация перенесена на машинный носитель ________________ (подпись, дата) |
| ГС | ДОУ |
| ВНИИДАД | |
(Наименование структурного (АДРЕСАТ
подразделения) РЕЗОЛЮЦИЯ)
___________ N ______________
(Место издания) ____________
(О нарушении)
(Примерный состав информации
Фамилия
Имя
Отчество
Должность
Структурное подразделение
С какого времени работает в данной организации
Вид и дата нарушения
Наличие письменного объяснения нарушения
Мнение о дисциплинарном взыскании)
Руководитель структурного подпись расшифровка подписи подразделения
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│МАШИНОЧИТАЕМЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ┌────┬────┐ │
│НЕОТЪЕМЛЕМАЯ ЧАСТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОСНОВНОЙ ИСТОЧНИК ИНФОРМАЦИИ │ ГС │ДОУ │ │
│В "БЕЗБУМАЖНОМ" УЧРЕЖДЕНИИ БУДУЩЕГО ├────┴────┤ │
│ │ ВНИИДАД │ │
│МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ - ДОКУМЕНТ, ПРИГОДНЫЙ ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО СЧИТЫВАНИЯ └─────────┘ │
│СОДЕРЖАЩЕЙСЯ В НЕМ ИНФОРМАЦИИ (ГОСТ 6.10.2-83) │</pre>
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ДЛЯ СОЗДАНИЯ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ МАШИННЫЕ НОСИТЕЛИ: │
│ │
│ (Графические обозначения по ГОСТ 2.765-87) <*> │
│ │
│┌─────┐Маг- ┌─────┐Кас- ┌─────┐Паке- ┌─────┐Гиб- ┌─────┐Маг- ┌─────┐Маг- ┌─────┐Пер- ┌─────┐Циф- │
││ │нитные │ │сет- │ │ты │ │кие │ │нит- │ │нит- │ │фо- │ │ровые│
││ │ленты │ │ные │ │маг- │ │дис- │ │ные │ │ные │ │лен- │ │опти-│
││ │(с ка- │ │маг- │ │нит- │ │ки │ │ба- │ │кар- │ │ты │ │чес- │
│└─────┘туш- └─────┘нит- └─────┘ных └─────┘ └─────┘ра- └─────┘ты └─────┘ └─────┘кие │
│ кой) ные дис- баны диски│
│ лен- ков │
│ ты │
│ │
│ИНФОРМАЦИЯ, ПРЕДНАЗНАЧЕННАЯ ДЛЯ ОБМЕНА МЕЖДУ АИС, ЗАПИСЫВАЕТСЯ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ │
│В КОММУНИКАТИВНОМ ФОРМАТЕ СОГЛАСНО ГОСТ 6.10.3-83 │</pre>
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Машиночитаемые документы, созданные и оформленные в установленном порядке, обладают юридической│
│силой. │
│Условия придания юридической силы этим документам устанавливает ГОСТ 6.10.4-84 "Условия придания│
│юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами│
│вычислительной техники. Основные положения". Положения стандарта конкретизируются в Методических│
│указаниях по его применению (РД 50-613-86). │
│Внедрение и применение ГОСТ 6.10.4-84 в организациях регламентируется распорядительным документом│
│(приказом, постановлением). │
│Перечень мероприятий по внедрению оформляется в виде плана-графика. │
│Обязательными реквизитами машиночитаемых документов являются: │
│ - наименование организации - создателя документа (по ОКПО); │
│ - местонахождение организации - создателя документа (по СОАТО); │
│ - наименование документа (по ОКУД или отраслевому классификатору управленческой документации); │
│ - дата изготовления документа (в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72); │
│ - код лица, ответственного за изготовление документа, или, как правило, код лица, утвердившего│
│документ). │
│Дополнительные реквизиты применяются по решению министерств и ведомств (например, могут быть│
│указаны номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять│
│машиночитаемый документ). │
│Подлинники, дубликаты, копии машиночитаемых документов имеют одинаковую юридическую силу.│
│Подлинником является первая по времени запись на машинном носителе; дубликатами - более поздние│
│записи, аутентичные по содержанию, копиями - документы, переписанные с подлинника или дубликата. │
│Изменение подлинника может производить только организация - создатель документа; изменения в│
│дубликаты и копии вносятся на основании извещения об изменениях. │
│Обмен машинопечатными документами между организациями регламентируется в заключаемом ими Договоре│
│(в соответствии с РД 50-613-86). │
│Машиночитаемый документ приобретает юридическую силу после выполнения требований ГОСТ 6.10.4-84 и│
│подписания сопроводительного письма. │
│Прием, учет, хранение и организация использования машиночитаемых документов осуществляется в│
│соответствии с РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных│
│носителях │</pre>
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
<*> Графические обозначения не приводятся.
Исполнительный комитет УТВЕРЖДАЮ
Московского городского Совета народных Генеральный директор
депутатов (подпись) Т.И. Кий
25.09.91
Управление издательств, полиграфии и книжной торговли
Московское городское объединение книжной торговли «Москнига»
АКТ
18.05.91 № 2
Москва
О сохранности документов в объединении
Основание: приказ генерального директора от 20.04.91 N 120 "О проведении общественного смотра сохранности документов в
объединении «Москнига». Составлен комиссией в составе: Председатель — зам. генерального директора С.С. Смирнов Члены комиссии:
1. Инспектор отдела кадров Г.И. Бобров
2. Зам. главного бухгалтера Т.В. Кротова
3. Начальник АХО А.Г. Савина
4. Член профкома Т.А. Шатина
В период с 16 по 18 мая 1991 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в
аппарате объединения «Москнига». Документы хранятся в структурных подразделениях.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Московским городским объединением архивов. Фактов гибели, утраты, порчи или
незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива объединения. Составлен в 2-х экземплярах: 1 экз. направлен в объединенный архив Управления издательств, полиграфии и книжной торговли; 2 экз. — в дело № 1-23.
Председатель комиссии (подпись) С.С. Смирнов
Члены комиссии: (подпись) Г.И. Боброва
(подпись) А.Г. Савина
(подпись) Т.А. Шатина
Новомосковское производственное Зам. директора
объединение "Азот" ВНИИКИ
т. Сакову А.А.
10400, Москва,
ул. Щусева, 4
ОТЗЫВ
15.11.91 № 7
№ 39/1-18-141 от 17.10.91
г. Москва
На статью Н.А. Иванова «О классификации организационно-распорядительной документации в электротехнической промышленности»
Рассматриваемая статья отражает большую работу автора, проведенную им в 1988 - 89 годах по созданию рациональных принципов классификации и кодирования организационно-
распорядительных документов. _____________________________________
Предложенный материал представляет большой практический интерес, и его целесообразно опубликовать в виде статьи в
отраслевом журнале. Для этого автору следовало бы ________________
Нач. лаборатории НОТиУ (подпись) И.П. Барский
НПО «АЗОТ»
ПРИКАЗ
17.08.91 № 121
г. Новомосковск
О временном замещении руководителя объединения
ПРИКАЗЫВАЮ:
На период моей служебной командировки временное исполнение обязанностей генерального директора объединения с 20.08.91 по
07.09.91 возложить на главного инженера предприятия Воробьева В.С.
Генеральный директор объединения (подпись) А.А. Зуев Технический отдел Начальнику ЦХЛ
Говорову В.К.
ИЗВЕЩЕНИЕ
15.11.91 № 3/259
О проведении совещания
25 ноября 1991 года в 10 часов в техническом отделе состоится совещание по вопросу продолжения работ по освоению известных технологий и разработки новых рецептур АКП на базе продукции,
вырабатываемой на объединении. Просим принять участие в работе совещания.
Начальник технического отдела подпись Ф.П. Воробьев Начальник производственного подпись Ю.И. Кочемба
отдела
Цех 23 Тарифно-квалификационная комиссия объединения
ЗАЯВЛЕНИЕ
02.08.91 № 9
г. Новомосковск
О повышении тарифного разряда т. Гудкову А.А.
Прошу аттестовать меня на повышение тарифного разряда слесаря
по ремонту и обслуживанию котлов ДКВР 2,5 x 13 с 4 на 5 разряд.
Слесарь подпись А.А. Гудков
В повышении разряда нет необходимости, так как все работы по обслуживанию котлов ДКВР 2,5 x 13 тарифицируются не выше 3 разряда.
Нач. цеха подпись И.о., фамилия Новомосковское производственное Детский сад N 2
объединение «Азот»
СПРАВКА
10.08.91 № 113
г. Новомосковск
Тов. Васюкевич Оксана Станиславовна работает техником-
конструктором проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад 140 руб. в месяц.
Начальник отдела кадров подпись А.В. Иванов
Пример объяснительной записки
Производственный отдел Генеральному директору объединения т. Зуеву А.А.
12.01.91 № 46/2
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1990 год не был представлен в указанный срок в связи с
отсутствием подтверждения от трех цехов.
Нач. отдела подпись Ю.П. Елкин
Исполнительный комитет Московского городского Совета народных депутатов
Управление издательств, полиграфии и книжной торговли
Московское городское объединение книжной торговли «Москнига»
ПРИКАЗ
15.06.91 № 37
Москва
Об активизации работы по пропаганде и распространению печатных изданий среди молодежи
Во исполнение решения исполкома Моссовета от 24.03.91 N 4236 "Об активизации работы по пропаганде и распространению среди молодежи печатных изданий, раскрывающих внутреннюю и внешнюю
политику КПСС и Советского государства» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Директорам магазинов городского подчинения организовать
книжные выставки, раскрывающие роль молодежи в социалистическом строительстве и борьбе за мир, к 11.07.91.
2. Директорам районных книжных объединений утвердить планы
пропаганды и распространения книг среди молодежи через народные книжные магазины и отделения Всесоюзного общества любителей книги
к 15.07.91.
3. Директору магазина т. Зайцевой Л.А. разработать предложения
о создании молодежного клуба книголюбов на базе магазина № 185 «Молодая гвардия» до 05.07.91.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника
отдела организации торговли т. Петрову И.В.
Генеральный директор (подпись) А.В. Горбунов
Исполнительный комитет Московского городского Совета народных депутатов
Управление издательств, полиграфии и книжной торговли «Москнига»
УКАЗАНИЕ
30.11.91 № 32
Москва
Об усилении экономии и рациональном использовании вторичных ресурсов
В целях экономии и рационального использования сырьевых
ресурсов ПРЕДЛАГАЮ:
Директорам районных книготорговых объединений и магазинов районного подчинения заключить с районными производственно-заготовительными пунктами договор о сдаче макулатуры, образующейся в результате распаковки печатных изданий
и непригодной для использования в качестве упаковочного материала. Срок — 10.12.91.
Зам. генерального директора (подпись) И.Р. Иванов Главное архивное управление Заместителю директора при Совете Министров СССР ВНИИКИ
т. Иванову И.И.
Всесоюзный научно-исследовательский
институт документоведения и архивного 103001, Москва, К-1, дела (ВНИИДАД) ул. Щусева, 4 000000, Москва, Центр, ул. Мархлевского, Государственный комитет 7а СССР по стандартам
Тел. 295-65-34 Начальнику канцелярии
2840689 9786540 т. Сидорову А.А.
00 00 00 N 000/000 117049, Москва, М-49,
________________ ___________________ Ленинский просп., 9
На N _________________________________
Направляю замечания по проектам государственных стандартов ПГ 603-28-77 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и ПГ 603-29-77 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной
документации. Формуляр-образец».
Приложение: 1. Замечания к ПГ 603-28-77 на 2 л. в 1 экз. в 1-й
адрес.
2. Замечания к ПГ 603-29-77 на 1 л. в 1 экз. в 1-й
адрес.
Заместитель директора института В.В. Петров
Васильева 290 00 00
Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору объединения «Москнига»
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА т. Горбунову А.В.
12.04.91
Москва
О назначении документальной ревизии в магазине № 108
При проведении 09.04.91 инвентаризации товарных фондов
магазина № 108 обнаружена недостача книжных и канцелярских товаров на сумму 1921 руб. Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 108 за период с 01.01.91 по 09.04.91.
Зам. начальника отдела П.А. Кожин Московское городское объединение Генеральному директору книжной торговли "Москнига" объединения "Москнига"
т. Горбунову А.В.
Кировское районное книготорговое объединение
Магазин № 196
СПРАВКА
09.12.91 № 1
Москва
О комплектовании товарных фондов в 1991 году
В 1991 году комплектование товарных фондов магазина
происходило за счет следующих источников (в тыс. руб.):
1. Книготорговая база «Москниги» — 640,00
2. Издательство «Правда» — 12,00
3. Специальная книжная экспедиция — 1,20
Директор магазина (подпись) К.Е. Трошина