ГОСТ Р ИСО 11442-2014. Национальный стандарт Российской Федерации. Техническая документация на продукцию. Управление документацией

(утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 26.11.2014 № 1865-ст)

Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

Technical product documentation Document management

ISO 11442:2006 Technical product documentation Document management (IDT)

ГОСТ Р ИСО 11442-2014

ОКС 01.110

35.240.10

Дата введения 1 января 2016 года

Предисловие

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты, которые необходимо учитывать при использовании настоящего стандарта. В случае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В том случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения к ним:

ИСО 10209 Техническая документация на продукцию. Словарь. Термины, относящиеся к техническим чертежам, определение продукции и связанная с этим документация (ISO 10209-1 Technical product documentation — Vocabulary — Terms relating to technical drawings, product definition and related documentation)

ИСО 16016 Техническая документация на продукцию. Защитные уведомления, ограничивающие использование документов и продуктов (ISO 16016 Technical product documentation. Protection notices for restricting the use of documents and products)

Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Термины и определения

В настоящем стандарте используются термины и определения, приведенные в ИСО 10209-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1. анализ (analysis): Часть процесса разработки продукции, связанного с подготовкой спецификации требований.

3.2. фаза утверждения (approval phase): Стадия, на которой содержание документа формально проверяется и утверждается.

3.3. архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

3.4. фаза архивирования (archiving phase): Стадия, на которой документы на продукцию передаются из хранилища активных документов в исторический архив.

3.5. авторизация (authorization): Определение привилегий для конкретного идентифицированного пользователя в части доступа к указанным операциям.

3.6. эскизное проектирование (basic design): Часть процесса разработки продукции, предполагающая оценку проектных предложений и подготовку базовой проектной документации.

3.7. концептуальное проектирование (conceptual design): Часть процесса разработки продукции, включающего подготовку проектных спецификаций и проектного предложения.

3.8. фаза создания (creation phase): Стадия, на которой выполняются работы по проектной документации.

3.9. техническое проектирование (detailed design): Часть процесса разработки продукции, включающая разработку конечного определения продукта.

3.10. документ (document): Фиксированное и структурированное количество информации, разрабатываемое и передаваемое как целостная единица между пользователями и системами.

[МЭК 82045-1:2001]

3.11. репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.12. опубликованный документ (document issue): Идентифицированная версия документа.

3.13. статус документа (document status): Шаг (стадия) жизненного цикла готового документа.

3.14. оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.15. выпустить (документ) (release): Создать документ, пригодный для использования по предназначению.

3.16. фаза выпуска (release phase): Стадия выпуска готового документа.

3.17. точность воспроизведения репродукции (replica fidelity): Качественный показатель репродукции документа в части передачи информации, содержащейся в оригинальном документе.

3.18. уведомление о пересмотре (revision notice): Часть документа (отдельный документ), содержащая информацию о пересмотре документации на продукцию.

3.19. фаза пересмотра (revision phase): Стадия, на которой производятся изменения документации на продукцию.

3.20. спецификация требований (specification of requirements): Совокупность общих требований, официальных требований (например, законов, постановлений, директив) и корпоративных требований.

3.21. хранение/активная фаза (storage/active phase): Стадия, на которой производится сохранение активной документации.

3.22. подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

3.23. рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

4. Оригинальные и воспроизведенные документы

4.1 Общие положения

Следующие положения помогут при пользовании системы документации и облегчат понимание принципов ее работы.

4.2 Оригинальный документ

Оригинальный документ (документ первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур «входной/выходной учет (регистрация)». Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном формате на специальном носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка. Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (см. 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур.

4.3 Подписанный документ

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати.

4.4 Рабочая копия

Рабочую копию документа используют для просмотра, внесения изменений, изготовления печатных копий (печатных репродукций). В электронной форме — это растровый документ для экранного просмотра или перфокарта с микрофильмом, изготовленная тем или иным способом.

4.5 Архивная копия документа

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

Примечание - Типовые форматы цифровой архивной копии документа: TIFF (растровый), SGML, XML и STEP.

4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции

Репродукция документа — это точная (почти точная) копия оригинального документа. Репродукция может утрачивать часть информации по сравнению с источником. Степень точности воспроизведения информации классифицируют с учетом возможности репродукции документа передавать информацию, содержащуюся в оригинальном документе.

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:

• клонированное воспроизведение (точная копия);
• эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);
• существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).

5. Фазы работы с проектной документацией

5.1 Общие положения

Следующие положения указывает, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

5.2 Разработка технической документации на продукцию

На различных стадиях процесса разработки проектной документации данные хранят, передают и представляют в соответствии с установленными правилами. Процесс управления документами разделен на фазы, соответствующие конкретным мероприятиям (см. рисунок 2).

Рисунок 2 — Фазы работ с проектной документацией

Передачу данных с одной фазы на другую выполняют в соответствии с установленной процедурой, соответствующей рассматриваемому этапу. Указанные процедуры необходимо документировать.

5.3 Фаза создания

Фаза, на которой устанавливается фактическое содержимое документа, называется «фаза создания». Существование документа на данной фазе начинается со статуса «в процессе подготовки» до инициирования статуса «в процессе рассмотрения». Документ на фазе создания находится в собственности разработчика. Следовательно, документ должен пройти предварительное рассмотрение (например, документ не может быть использован для имеющих обязательную силу соглашений).

Если в соответствии со специальными требованиями возникает необходимость использования документа на данной фазе для обязывающих соглашений (например, заказы сырьевых материалов, разработка инструментов, используемых во время выполнения закупок), то следует четко указать пределы использования документа по назначению.

Любое использование документа должен проверять разработчик.

5.4 Фаза утверждения

По окончании работ по разработке документа начинается фаза его утверждения. Соответствующий статус документа — «в процессе рассмотрения». Документ с данным статусом находится в собственности разработчика. Требования на данной фазе совпадают с требованиями фазы подготовки документа. Если документ отклоняется, то его возвращают разработчику и он переходит в статус «в процессе подготовки» перед внесением изменений.

Заключительный статус документа на фазе утверждения — «утвержден». При необходимости статус указывается в отдельном документе. В других случаях документ сразу же подлежит выпуску (публикации).

5.5 Фаза выпуска

Выпуск документа — это вид деятельности, не нуждающийся в утверждении. Для координации опубликованных документов и прочих мероприятий в рамках проекта можно использовать тайминг.

Документ можно выпустить, если он проверен и утвержден в соответствии с внутренними процедурами управляющей организации. Данное управление отвечает за содержание документа в организации, являющейся официальным собственником проекта.

Выпущенный документ официально действителен, имеет статус «выпущенный» и может быть использован по назначению. В локальной рабочей среде могут существовать свои соглашения об именовании данного статуса. Названия статуса должны иметь четкое определение.

5.6 Хранение/активная фаза

Хранение/активная фаза — сохранение выпущенного документа с целью обеспечения доступа авторизованным пользователям для его чтения и копирования.

Нормальная форма распространения — допустимость документа для пользователя внутри системы по предназначению. Инструменты прикрепления к электронной почте и альтернативные медиа-средства (перфокарты с микрофильмами, распечатки, ленты, дискеты, компакт-диски и т.д.) также могут распространяться между пользователями, не зарегистрированными в Интернете (не интегрированными в сеть).

Распространение проводят на основе ведомости, указывающей все документы, выпущенные одновременно (они обычно относятся к одному проекту, оборудованию и т.д.).

5.7 Фаза пересмотра

Пересмотр подразумевает, что клонированная копия сохраненного документа проверена, представлена для пересмотра и ей назначен статус «в процессе подготовки». Оригинальный документ остается действительным, доступным пользователям. При этом система генерирует предупреждение «на пересмотре» в соответствии с ожидаемой новой версией. Далее пользователь самостоятельно принимает решение о проверке с помощью соответствующего устройства, использовании существующей версии или ожидании новой версии документа (см. рисунок 3).

Измененная копия имеет новый индекс пересмотра. Инициируется статус «в процессе подготовки» до наступления фазы утверждения. Когда пересмотр утвержден и процедура выпуска завершена, документ передают на хранение (переходит в активную фазу).

Когда документ выпущен и распространен для последующего использования, вносят новые формальные правила и процедуры, описывающие порядок внесения изменений. Правила пересмотра приведены в разделе 7.

5.8 Фаза архивирования

Фаза архивирования инициируют при переносе документа из хранилища активных документов в архив для подготовки архивной копии документа. При этом время доступа к документу существенно увеличивается. Кроме нового документа в архиве имеются:

• предшествующие версии активного документа;

6. Статус жизненного цикла документа

На различных фазах обработки документ приобретает различные статусы (см. далее). Статус должен быть указан при распечатке документа или альтернативной функции системы:

• статус «в процессе подготовки» означает, что документ существует, но официально еще не выпущен для рабочего использования;
• статус «в процессе рассмотрения» означает, что документ подготовлен и подлежит рассмотрению, визированию, проверке и утверждению;
• статус «утвержден» означает, что документ готов для выпуска, но официально еще не выпущен для использования по назначению;
• статус «выпущен» означает, что документ подготовлен, рассмотрен, проверен и утвержден. Документ может использоваться по назначению;
• статус «замещен» означает, что документ все еще доступен, но уже заменен (замещен) другим документом;
• статус «удален» означает, что документ уже недоступен как активный документ.

Рисунок 3 иллюстрирует процессы движения документа и приобретения им различных статусов в течение жизненного цикла. Кроме статусов, определенных выше, может иметь место локальный пошаговый процесс более низкого уровня приведенный далее.

Рисунок 3 — Статусы жизненного цикла документа

7. Правила пересмотра

8. Защита информации

8.1 Общие положения

Разработаны специальные процедуры, определяющие уровни доступа пользователей к информации. Кроме того, существуют особые требования к определению разрешительной процедуры, соответствующей целям доступа, свойствам рабочей среды и порядку ее формирования.

Данные процедуры обслуживают как операции отдельного пользователя, так и системные функции.

8.2 Авторизация

Необходима разработка процедур, определяющих авторизацию операций создания/проектирования, чтения/копирования, проверки/утверждения, пересмотра содержания документа, передачи документа в архив (см. таблицу 1).

Таблица 1

Примеры обеспечения доступа к документам, имеющим различный статус жизненного цикла

В электронных системах идентификация и авторизация пользователей производится традиционными способами (например, с помощью идентификатора пользователя, пароля, электронной идентификационной карты и т.д.).

8.3 Уведомление о защите

Данные уведомления предотвращают несанкционированный доступ к документу. Уведомления соответствуют ИСО 16016.

На последних стадиях разработки продукции проектная документация может широко распространяться и обсуждаться. Оценка документации требует создания формальных правил пересмотра. Существуют пересмотры двух типов:

Пересмотренная документация на продукцию передается (вместе с уведомлением о пересмотре) на фазу утверждения для проверки (утверждения) документа. Далее наступает фаза распространения документации. В рамках этой фазы документ копируют и распространяют среди подписчиков в соответствии с ведомостью подписки на публикацию.

Таблица ДА.1

Библиография