---
title: "Без названия"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/bez-nazvaniya-970"
---

## Без названия

# Документ 9066


<div align="right">

<a id="p100001"></a>Утвержден<br>
и введен в действие<br>
Приказом Федерального<br>
агентства по техническому<br>
регулированию и метрологии

</div>

от 13 ноября 2008 г. N 310-ст

<a id="p100003"></a>**НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

<a id="p100004"></a>**СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ**
**И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ**

<a id="p100005"></a>**ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ.**
**МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ**

<a id="p100006"></a>**ЧАСТЬ 1**

<a id="p100007"></a>**ПРИНЦИПЫ**

<a id="p100008"></a>System of standards on information, librarianship
and publishing. Records management processes.
Metadata for records. Part 1. Principles

**ISO 23081-1:2006**
System of standards on information, librarianship
and publishing - Records management processes -
Metadata for records - Part 1. Principles
**(IDT)**

<div align="center">

<a id="p100009"></a>**ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008**

</div>


<div align="right">

<a id="p100391"></a>Группа Т62

<a id="p100392"></a>**ОКС 01.140.20**

<a id="p100002"></a>Дата введения

</div>

1 июля 2009 года


### <a id="p100010"></a>Предисловие


<a id="p100011"></a>Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании", а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 "Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения"


### <a id="p100012"></a>Сведения о стандарте


1. <a id="p100013"></a>Подготовлен Государственным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" ("ВНИИДАД") на основе аутентичного перевода международного стандарта, выполненного "ВНИИДАД", указанного в пункте 4.
2. <a id="p100014"></a>Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело".
3. <a id="p100015"></a>Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. N 310-ст.
4. <a id="p100016"></a>Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 23081-1:2006 "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы" (ISO 23081-1:2006 "Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles").
<a id="p100017"></a>При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в Приложении А.
5. <a id="p100018"></a>Введен впервые.

<a id="p100019"></a>Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе "Национальные стандарты", а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом указателе "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и текст размещаются также в информационной системе общего пользования на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.


### <a id="p100020"></a>Введение


<a id="p100021"></a>Настоящий стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими.
<a id="p100022"></a>Настоящий стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в рамках ИСО 15489-1:2001 (R) "Информация и документация. Управление записями. Общие положения". Настоящий стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в деловых процессах и различных ролей и типов метаданных, поддерживающих деловые процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими метаданными.
<a id="p100023"></a>В ИСО 23081-1:2006 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации и другие предприятия.
<a id="p100024"></a>Настоящий стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных об управлении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от требований законодательства. Однако этот стандарт содержит набор основных метаданных, соответствующий требованиям ИСО 15489-1:2001.
<a id="p100025"></a>ИСО 23081 состоит из нескольких частей под общим названием "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов":
<a id="p100026"></a>Часть 1. Принципы
<a id="p100027"></a>Эта часть ИСО 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими.
<a id="p100028"></a>Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствии с принципами этой части ИСО 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде технических отчетов, которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления.


### 1. <a id="p100029"></a>Область применения


<a id="p100030"></a>Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к:
- <a id="p100031"></a>документам и их метаданным;
- <a id="p100032"></a>всем процессам, которые их затрагивают;
- <a id="p100033"></a>любой системе, в которой они хранятся;
- <a id="p100034"></a>любой организации, ответственной за управление ими.


### 2. <a id="p100035"></a>Нормативные ссылки


<a id="p100036"></a>В настоящем стандарте использована ссылка на следующий международный стандарт:
<a id="p100037"></a>ИСО 15489-1:2001. "Информация и документация. Управление документами. Общие положения".


### 3. <a id="p100038"></a>Термины и определения


<a id="p100039"></a>В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:
<a id="p100040"></a>3.1. Агент (agent): отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.
<a id="p100041"></a>3.2. Схема кодирования (encoding scheme): список всех допустимых значений на национальном языке и/или синтаксически кодируемый текст, предназначенный для компьютерной обработки.
<a id="p100042"></a>3.3. Схема метаданных (schema): логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и опций (степени обязательности) данных.


### 4. <a id="p100043"></a>Метаданные об управлении документами


<a id="p100044"></a>Управление метаданными - неотъемлемая часть управления документами, обеспечивающая выполнение множества различных функций и целей. В контексте управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа (ИСО 15489-1, подраздел 3.12). Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов, в рамках и за пределами одной либо нескольких областей деятельности. Каждая из этих областей представляет сферу интеллектуального языкового общения, социальной и/или организационной деятельности определенной группы людей, разделяющих определенные ценности и обладающих определенными знаниями. Метаданные об управлении документами допускается использовать для идентификации, подтверждения подлинности и контекстуализации документов и людей, процессов и систем, которые создают, управляют, поддерживают и используют документы, а также для принципов политики, на которых строится управление ими (см. 9.1).
<a id="p100045"></a>Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, фиксируя его связь с контекстом деловой деятельности и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикла документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе использования документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления документами и деловых процессов, в которых используются документы, и соотносятся с содержательными и структурными изменениями документа. Метаданные могут быть источником информации о многократном использовании документа многими системами и для множества целей. Метаданные, применяемые к документам в течение всего их жизненного цикла, можно продолжать использовать после того, как сами документы перестанут быть востребованы в деловых целях и будут переданы на хранение.
<a id="p100046"></a>Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов как физических, так аналоговых и цифровых. Однако метаданными также необходимо управлять.
<a id="p100047"></a>Управление документами всегда включает в себя управление метаданными. Однако электронная среда требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных. В электронной среде документы нормативного характера - это документы, сопровождаемые метаданными, определяющими их нормативный статус. Этот нормативный статус должен быть четко документирован, а не подразумеваться, как в некоторых процессах управления бумажными документами. В электронной среде очень важно обеспечить гарантию того, чтобы в системах, которые создают, осуществляют ввод и управление документами, осуществлялось создание и ввод метаданных об управлении документами. И наоборот, электронная среда предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных, а также для обеспечения полного, своевременного ввода документов. Эти документы могут быть свидетельствами транзакций или непосредственно быть транзакциями.


### 5. <a id="p100048"></a>Назначение метаданных об управлении документами и перспективы их использования



#### <a id="p100049"></a>5.1. Назначение и роль метаданных об управлении документами


<a id="p100050"></a>Метаданные поддерживают деловые процессы и процессы управления документами тем, что:
<a id="p100051"></a>a) защищают документы как свидетельства деловой деятельности и обеспечивают их доступность и используемость на протяжении всего их жизненного цикла;
<a id="p100052"></a>b) облегчают понимание (осмысление) документов;
<a id="p100053"></a>c) поддерживают и обеспечивают доказательную силу документов;
<a id="p100054"></a>d) обеспечивают гарантии подлинности, надежности и целостности документов;
<a id="p100055"></a>e) поддерживают управление доступом, защиту персональных данных и правами;
<a id="p100056"></a>f) поддерживают эффективный поиск и доступ;
<a id="p100057"></a>g) поддерживают интероперабельность путем контролируемого ввода документов, созданных в различных технической и деловой средах, и позволяя обеспечить сохранность этих документов в течение необходимого периода времени;
<a id="p100058"></a>h) обеспечивают логическую связь между документами и контекстом их создания, а также хранением их структурированным, надежным и эффективным способом;
<a id="p100059"></a>i) поддерживают и идентифицируют технологическую среду, в которой электронные документы были созданы или введены, а также управляют технологической средой, в которой они поддерживаются, для воспроизведения подлинных документов так долго, как это необходимо;
<a id="p100060"></a>j) обеспечивают эффективную и успешную миграцию документов из одной среды или компьютерной платформы в другую, а также любую другую стратегию обеспечения долговременного хранения.


#### <a id="p100061"></a>5.2. Метаданные об управлении документами, применяемые в организации



##### <a id="p100062"></a>5.2.1 Общие положения

<a id="p100063"></a>Организации должны установить, какие требования к метаданным, описанным в настоящем стандарте, являются необходимыми для определенной или для всех систем организации. Эти решения будут зависеть от:
<a id="p100064"></a>a) деловых потребностей;
<a id="p100065"></a>b) нормативной среды;
<a id="p100066"></a>c) рисков, которым подвержены деловые операции.
<a id="p100067"></a>Эта оценка может идентифицировать, какие типы метаданных необходимо применять в различных направлениях деятельности организации, в зависимости от степени риска или потребностей деловых операций.
<a id="p100068"></a>Существуют различные перспективы использования метаданных об управлении документами, которые могут сосуществовать. Они включают в себя:
1) <a id="p100069"></a>деловую перспективу, в которой метаданные об управлении документами поддерживают деловые процессы;
2) <a id="p100070"></a>перспективу управления документами, в которой с помощью метаданных фиксируются характеристики документов и их деловой контекст, а также поддерживается управление ими;
3) <a id="p100071"></a>перспективу использования, в пределах или за пределами делового контекста, создающихся документов, в которой метаданные позволяют осуществлять поиск, понимание и интерпретацию документов.
<a id="p100072"></a>Более детальная контекстуализация информации может потребоваться для понимания и использования документов по прошествии времени, особенно при использовании их вне той деловой среды, в которой они были созданы.
<a id="p100073"></a>Метаданные об управлении документами состоят из:
<a id="p100074"></a>i) метаданных, отражающих деловой контекст, в котором создаются или вводятся документы, а также содержание, структуру и форму этих документов;
<a id="p100075"></a>ii) метаданных, документирующих процессы управления документами и деловые процессы, в которых документы используются впоследствии, включая любые изменения содержания, структуры и внешнего вида.

##### <a id="p100076"></a>5.2.2 Метаданные, образующиеся в момент ввода документов

<a id="p100077"></a>Метаданные в момент ввода документов включают в себя информацию о контексте создания документа, деловом контексте, участвующих агентах и метаданные о содержании, внешнем виде, структуре и технических характеристиках самих документов. Они позволяют использовать документы в прикладной или информационной системе и обеспечивают их читаемость, годность к употреблению и пониманию. Контекст документов включает в себя информацию о деловых процессах, в которых они создаются. Эти метаданные позволяют пользователям оценивать надежность создателя документов, среду, в которой документы были созданы, цель или предпринимаемые деловые операции, а также их взаимоотношения с другими документами или их комплексами. Метаданные, документирующие деловой контекст, должны быть неотъемлемой частью создаваемых документов и подлежат вводу одновременно с вводом этих документов в систему управления документами.
<a id="p100078"></a>Структура документа состоит из:
<a id="p100079"></a>a) его физической или технической структуры;
<a id="p100080"></a>b) его логической структуры, то есть отношений между элементами данных, составляющих документ.
<a id="p100081"></a>Эти аспекты столь же важны, как и само содержание. Метаданные о технических аспектах должны описывать систему, с помощью которой создаются или вводятся документы, а также технические характеристики цифровых компонентов, которые они включают.

##### <a id="p100082"></a>5.2.3 Метаданные, образующиеся после ввода документов

<a id="p100083"></a>Все процессы управления документами, осуществленные с отдельным документом, их группой или комплексом, должны быть документированы. Для сохранения документов и гарантии их подлинности, надежности, применимости и целостности необходимо создавать метаданные, которые обеспечат запуск или документирование процессов управления документами (в данном стандарте названные "метаданными процесса"). Эти метаданные должны включать в себя информацию о процессах управления, которые применялись или будут применяться к каждому документу. Уровень детализации документирования процессов управления документами будет меняться в зависимости от потребностей управления. Метаданные о процессах управления документами должны применяться в течение всего жизненного цикла документа. Процессы управления документами также создают и используют технические метаданные для визуализации и воспроизведения цифровых документов, которые должны быть документированы. Кроме того, должны быть документированы любые изменения содержания, контекста и структуры документа, вызванные управленческой деятельностью.
<a id="p100084"></a>Деловые процессы, приведшие к обращению к документам, должны также документироваться в метаданных в течение всего жизненного цикла документа. Такие процессы использования документов включают установление связи документов: с действиями, инициированием действий и с другими документами.
<a id="p100085"></a>Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных, которым также нужно управлять. Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохранять до тех пор, пока существует оригинал документа. В случае передачи документов хранителем или владельцем на последующее хранение или уничтожение некоторые метаданные могут понадобиться для подтверждения факта существования этих документов, управления ими и их местонахождения.


### 6. <a id="p100086"></a>Права и обязанности агента


<a id="p100087"></a>В отношении метаданных об управлении документами должны быть определены права и обязанности ответственных лиц, которые должны быть доведены до сведения всех сотрудников организации. При выявлении необходимости в создании и вводе метаданных об управлении документами должно быть установлено, кто отвечает за выполнение необходимых действий (ИСО 15489-1, подраздел 6.3).
<a id="p100088"></a>Сюда включаются права и обязанности, возникающие в ходе выполнения деловых операций и процессов управления документами. Они должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, создающими, вводящими или управляющими метаданными. Сюда входят: специалисты в области управления документами, специалисты в области смежных информационных профессий, руководители, администраторы систем управления документами и другие специалисты, создающие или занимающиеся вводом документов и соответствующих метаданных в процессе своей деятельности. Особые права, ответственность и отчетность в отношении управления метаданными должны быть возложены на уполномоченное лицо в пределах организации, что должно быть закреплено в соответствующих нормативных документах организации.
<a id="p100089"></a>Эти обязанности включают в себя следующие положения:
<a id="p100090"></a>a) специалисты в области управления документами отвечают за надежность, подлинность, применимость и целостность метаданных, связанных с документами, а также за обучение пользователей вводу, управлению и использованию метаданных. Они участвуют в определении требований к метаданным, принципов соответствующей политики и стратегии, а также контролируют процесс создания метаданных;
<a id="p100091"></a>b) все сотрудники организации выполняют свои обязательства по обеспечению точности и полноты метаданных об управлении документами, за которые они отвечают;
<a id="p100092"></a>c) руководство несет ответственность за реализацию на практике мер внутреннего контроля для того, чтобы клиенты, аудиторы, суды и другие уполномоченные пользователи могли полагаться на информацию, которую предоставляет организация. Руководство несет ответственность за поддержку использования метаданных об управлении документами и проведение соответствующей политики во всей организации;
<a id="p100093"></a>d) персонал в области информационных технологий отвечает за надежность, применимость и целостность систем, используемых для ввода и поддержания метаданных. Они ответственны за обеспечение того, чтобы все метаданные об управлении документами были связаны с соответствующими документами, и за сохранность этих связей.
<a id="p100094"></a>Исполнение этих обязанностей должны поддерживать специальные программы обучения. Для контроля исполнения перечисленных выше обязанностей следует использовать процедуры аудита.


### 7. <a id="p100095"></a>Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных



#### <a id="p100096"></a>7.1. Общие положения

<a id="p100097"></a>Метаданные могут быть созданы, введены и использованы для конкретной цели или для многих целей деловых операций. Эти цели могут включать деловые операции, проводимые в электронной форме: хранение, описание, открытие ресурсов и управление правами. Метаданные об управлении документами могут использоваться для выполнения всех этих целей. Например, метаданные в момент ввода документа могут наследовать и расширять описание ресурсов, а также могут быть использованы для открытия ресурсов. Метаданные об управлении документами могут быть унаследованы или извлечены из систем путем последовательного выполнения действий, стандартного офисного программного обеспечения, систем электронной почты и других систем деловых операций.
<a id="p100098"></a>Ни метаданные, образующиеся в момент ввода документа, ни метаданные процесса, относящиеся к метаданным об управлении документами, не могут существовать в изоляции. Следовательно, необходимо рассматривать создание и ввод метаданных об управлении документами в рамках более широкого контекста для обеспечения гарантии установления соответствующих связей и отношений с целью избежания дублирования или излишнего производства метаданных.

#### <a id="p100099"></a>7.2. Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме

<a id="p100100"></a>Метаданные помогают осуществлять деловые операции в электронной форме, включая электронную коммерцию и электронное управление. Могут быть введены метаданные обо всех стадиях процессов деловых операций, проводимых в электронной форме. Сюда включают данные о местонахождении изделий, службы, поставщика и клиента, соглашения о сроках и условиях деловых операций, электронно-цифровые подписи и сам процесс заключения сделок. Эти метаданные обеспечивают информацию о деловом контексте и, таким образом, могут частично совпадать с контекстуальными метаданными (см. 9.2.1), а также со структурными метаданными (см. 9.2.1), метаданными безопасности (см. 9.2.4) и метаданными доступа (см. 9.2.3).

#### <a id="p100101"></a>7.3. Метаданные для обеспечения сохранности

<a id="p100102"></a>Обеспечение сохранности и доступа к информации, особенно созданной в цифровой форме, - это проблема документоведческих, библиотечных и архивных сообществ. Информационная технология относительно изменчива по сравнению с традиционной бумажной технологией изготовления документов. Поэтому для решения проблем, связанных с постоянными изменениями технологии, требуются дополнительные технические метаданные. Для обеспечения сохранности необходимы дополнительные структурные метаданные и метаданные о хранении (см. 9.2.1), а также некоторые метаданные о процессах управления документами (см. 9.6). Сюда включаются метаданные о процессах управления документами, связанные с доступом и безопасностью, передачей, конверсией и миграцией документов для обеспечения не только доступности документов, а также и их подлинности, надежности, применимости и целостности в течение длительного времени.

#### <a id="p100103"></a>7.4. Метаданные для описания ресурса

<a id="p100104"></a>Одной из первоочередных областей использования метаданных является описание ресурсов. Этими ресурсами могут быть книги, журналы, видеофильмы, документы, изображения и артефакты. Сюда также включают документы, переданные на архивное хранение. Метаданные необходимы для идентификации ресурсов и могут включать в себя название, создателя (создателей), дату (даты), уникальный идентификатор, сведения об отношении к другим ресурсам (например положение в серии) и их параметры (например размер или длина). Некоторые из этих элементов метаданных также используются в контексте управления документами. Они сходны и могут совмещаться с элементами первичных метаданных, созданных в момент ввода документа, фиксирующих содержание документа. Однако набор описательных метаданных об управлении документами и применяемых для архивных целей обычно шире, чем стандартный набор описательных метаданных, и может включать в себя другие элементы, такие как, например, контекстуальные метаданные (см. 9.2.1).
<a id="p100105"></a>Существует тесная связь между указанным выше типом метаданных и архивным описанием. Архивные учреждения используют метаданные для описания архивных документов с целью обеспечения их сохранности, размещения их в административном контексте и контексте управления документами, а также для обеспечения их использования и управления. Таким образом, существующие стандарты по архивному описанию, а именно ISAD/G и ISAAR (CPF) <1> взаимосвязаны с метаданными об управлении документами, поскольку оба направления связаны с документированием процессов делового контента и управления. Архивное управление, включая архивное описание, является дополнительной и продолжительной деятельностью для тех документов, которые идентифицированы как имеющие архивную ценность. Таким образом, рекомендуется создавать и использовать функциональные возможности систем для миграции метаданных между системами управления документов и системами управления архивами организации.

<a id="p100106"></a>

---

<a id="p100107"></a><1> ISAD/G и ISAAR (CPF) являются стандартами, выпущенными Международным советом по архивам (ICA, www.ica.org). ISAD/G - Международный стандарт по архивному описанию (Общие принципы), обеспечивающий руководящие указания для описания документов и их совокупностей. ISAAR (CPF) - Международный стандарт по архивным документам органов власти (корпорации, отдельные личности, семьи), предусматривающий руководящие указания для описания организаций-фондообразователей. (Международный стандартный эталонный архивный документ. Стандартная запись свидетельства об архивном органе.)


#### <a id="p100108"></a>7.5. Метаданные для открытия ресурса

<a id="p100109"></a>Метаданные для открытия ресурса, то есть для информационного поиска, включают и превосходят объем описательных метаданных (см. 7.4). Представители деловых кругов - руководители (менеджеры) организации, информационные работники и другие пользователи - нуждаются в использовании метаданных при поиске информации. Примерами поддержки открытия ресурсов являются метаданные об индексировании, классификации и местоположении документов. Такие метаданные также поддерживают средства управления документами, обеспечивающие открытие документных ресурсов. В контексте управления документами эти метаданные, прежде всего, содержат данные о способах доступа к документам (см. 9.2.3).

#### <a id="p100110"></a>7.6. Метаданные для управления правами

<a id="p100111"></a>Управление правами может рассматриваться как особый тип или аспект деловых операций, проводимых в электронной форме, так как оно связано с управлением правами и использованием информационных ресурсов агента. Сюда включают описание, оценку, куплю-продажу, контроль и отслеживание этих прав. Управление правами требует метаданных, которые описывают три ключевых объекта, участвующих в использовании информационных ресурсов. Этими тремя объектами являются участвующие стороны (например создатель, издатель и потребитель); содержание во всех его формах и непосредственно сами права (например разрешения, ограничения и плата за использование).


### 8. <a id="p100112"></a>Управление метаданными



#### <a id="p100113"></a>8.1. Общие положения


<a id="p100114"></a>Управление метаданными может быть разделено на две области:
<a id="p100115"></a>a) создание, ввод и управление метаданными об управлении документами;
<a id="p100116"></a>b) создание, осуществление, поддержку и управление правилами, регулирующими эти процессы, и соответствующие им структуры, включая определение типов документа (DTDs-схемы), схемы или словари данных.


#### <a id="p100117"></a>8.2. Уровни применения метаданных


<a id="p100118"></a>В зависимости от нужд и требований организации метаданные, описанные в этом пункте, допускается применять на различных уровнях, а именно, к:
<a id="p100119"></a>a) отдельным документам,
<a id="p100120"></a>b) группам или совокупностям документов и/или
<a id="p100121"></a>c) целым системам документов.
<a id="p100122"></a>Системы документов должны быть разработаны так, чтобы ввод метаданных на любых уровнях удовлетворял потребности организации. Следует отметить, что если одни элементы метаданных (например название) должны применяться к каждому документу в системе, то другие допускается применять на уровне комплексов документов, а не к отдельному документу.


#### <a id="p100123"></a>8.3. Создание и использование метаданных


<a id="p100124"></a>Создание и применение метаданных к документам может и должно происходить на протяжении всего жизненного цикла документа.
<a id="p100125"></a>Многие метаданные, упомянутые в этом пункте, необходимо создавать одновременно с вводом документов, их регистрацией и классификацией, как описано в ИСО 15489-1, подразделах 9.3, 9.4 и 9.5. Они определяют документ в момент ввода, фиксируя его в деловом контексте и обеспечивая процессы управления.
<a id="p100126"></a>Создание и ввод метаданных должны продолжаться и после создания документов. Метаданные необходимо обновлять по мере того, как документы, участвующие в транзакциях, становятся связанными с другими документами; меняются потребности управления; системы управления документами передаются от одной организации другой. Метаданные должны отражать эти изменившиеся обстоятельства. Такие метаданные называются метаданными процесса (см. 5.2.3).
<a id="p100127"></a>Ввод и поддержка этих метаданных должны осуществляться как обычная часть деловых операций и процесса управления документами.
<a id="p100128"></a>*Примечание* - Классификация документов согласно ИСО 15489-1, подраздел 9.5, может обеспечить многие признаки метаданных, требующиеся в 9.2.4 и 9.6.


#### <a id="p100129"></a>8.4. Процессы управления метаданными



##### <a id="p100130"></a>8.4.1 Общие положения

<a id="p100131"></a>Управление метаданными влечет за собой процессы, которые изложены в ИСО 15489-1, раздел 9: создание, ввод, хранение, описание, поддержку, доступ, определение политики, стратегий и методов.

##### <a id="p100132"></a>8.4.2 Определение политики и методов

<a id="p100133"></a>Агенты, включая управляющих документами, должны определять и документировать принципы политики и правила управления метаданными, а также ясно формулировать требования для структур метаданных в соответствии с их деловыми потребностями. Эти принципы политики и правила включают в себя следующие положения: распределение обязанностей, определение того, какие метаданные необходимо создавать и вводить, когда и из каких источников, какие структуры метаданных допускаются, какие стандарты и системы поддержки следует использовать.

##### <a id="p100134"></a>8.4.3 Создание и поддержка метаданных

<a id="p100135"></a>Управляющие документами должны идентифицировать, какие метаданные необходимо создавать и вводить при создании и поддержке документов. Процесс образования метаданных в момент создания документов должен контролироваться и документироваться.
<a id="p100136"></a>Метаданные о создании или изменении метаданных о документе также необходимо определять и хранить. Они будут поддерживать надлежащую и содержательную документацию об изменениях, произведенных в документе метаданных.

##### <a id="p100137"></a>8.4.4 Создание и поддержка структур для управления метаданными

<a id="p100138"></a>Структуры для ввода, хранения и управления метаданными (см. 8.6) следует разрабатывать и определять с учетом соответствия нормам и требованиям, предъявляемым к управлению документами.
<a id="p100139"></a>Необходимо, чтобы взаимосвязи между элементами метаданных и между ними и объектами информации, которые они описывают, были постоянными. Эти отношения следует правильно и постоянно поддерживать, особое внимание при этом необходимо обращать на изменения, происходящие в результате миграции, конвертирования и других мер по обеспечению сохранности.

##### <a id="p100140"></a>8.4.5 Определение, когда и какие метаданные следует вводить

<a id="p100141"></a>Агенты, включая управляющих документами, должны определять, какие метаданные необходимо вводить, время их ввода и из каких источников. Эти требования к метаданным должны основываться на процессах управления документами, определенными в ИСО 15489-1, раздел 9. Частью этой деятельности является определение способа ввода метаданных (вручную или автоматически).

##### <a id="p100142"></a>8.4.6 Документирование и внедрение стандарта

<a id="p100143"></a>Агенты, включая управляющих документами, должны документировать правила и политику по последовательному использованию стандартов, структур, терминов и т.д. Они должны гарантировать, что эти структуры метаданных, термины, описания объектов и атрибуты используют надлежащим образом.

##### <a id="p100144"></a>8.4.7 Хранение метаданных

<a id="p100145"></a>Агенты, включая управляющих документами, должны принимать решения о способах хранения метаданных. При принятии таких решений следует принимать во внимание постоянную связь между метаданными и объектами, к которым они относятся или принадлежат. Метаданные допускается хранить вместе с документами и/или отдельно в базе(ах) данных. Критерии управления, а именно затраты, результативность и эффективность, могут влиять на решение, определяющее, каким образом будут храниться метаданные.

##### <a id="p100146"></a>8.4.8 Описание

<a id="p100147"></a>Процесс управления метаданными продолжается до тех пор, пока существуют документы и их комплексы. Для сохранения значимых, надежных и годных к использованию документов необходимо по мере надобности добавлять новые метаданные. Эту операцию надо проводить на протяжении всего периода и во всех направлениях осуществления деловой деятельности, например когда функции одной организации и соответствующие части ее системы управления документами передают другой. В результате этого процесса может проводиться адаптация имеющихся структур метаданных к требованиям организации-получателя. Организации должны определить процедуры и политику документирования таких изменений.
<a id="p100148"></a>Можно выделить несколько слоев метаданных, область применения которых постоянно расширяется, в зависимости от того, насколько широко используются и распространяются документы. Документами управляют системы, эти системы управляются организациями, а эти организации являются частью более широкого контекста (деловой сектор, правительство, нация, публика или общество). На каждом из этих уровней метаданные должны обеспечивать достаточную информацию о документах для того, чтобы они стали понятными и доступными для заинтересованных лиц.
<a id="p100149"></a>Со временем первоначальная окружающая среда изменится или исчезнет, а интеллектуальное языковое общение, а также знания будут развиваться. Эти изменения потребуют перевода первоначального контекста создания документов в новую среду. Это будет осуществляться с помощью метаданных. Через какое-то время эту деятельность будут осуществлять лица в организациях-преемниках, не присутствовавшие в момент создания документов.

##### <a id="p100150"></a>8.4.9 Доступ к метаданным

<a id="p100151"></a>Доступ к метаданным должен быть ограничен уполномоченными агентами и регламентироваться утвержденными правилами и политикой. На местах должны быть обеспечены меры безопасности и должна быть разработана схема классификации доступа. Агентам также следует определить правила по совместимости различных систем метаданных об управлении документами с целью обеспечения обмена и поиска документов разными информационными системами, организациями или органами власти.
<a id="p100152"></a>Необходимо, чтобы существовал механизм отслеживания и документирования доступа, использования документов и любых изменений или дополнений, произведенных в метаданных.

##### <a id="p100153"></a>8.4.10 Поддержка метаданных


###### <a id="p100154"></a>8.4.10.1 Процессы и методы

<a id="p100155"></a>Существует несколько методов и технических приемов для организации и поддержки метаданных и структур метаданных. Сюда включают словари данных, содержащие описания объектов, типов данных и отношений между ними, а также стандартные языки разметки для описания структур цифровых объектов.
<a id="p100156"></a>Поддержка ведения метаданных включает в себя следующие процессы:
<a id="p100157"></a>a) контроль целостности данных в процессах ведения метаданных;
<a id="p100158"></a>b) меры безопасности, контролирующие доступ к метаданным, такие как правила авторизации агентов и систем их доступа к объектам. Сюда включают авторизацию персонала, уполномоченного изменять структуры метаданных;
<a id="p100159"></a>c) восстановления в случае отказа системы;
<a id="p100160"></a>d) возврата к предшествующему состоянию;
<a id="p100161"></a>e) миграцию по технологическим информационным средам, а также изменения или обновления систем, управляющих метаданными об управлении документами.

###### <a id="p100162"></a>8.4.10.2 Аутентичность и неизменность метаданных

<a id="p100163"></a>Метаданные об управлении документами подчиняются правилам и критериям установления подлинности так же, как документы, с которыми они связаны, с целью обеспечения их надежности. Таким образом, агентам следует документировать всю политику и правила, касающиеся метаданных и связанных с ними событий. Изменения в концептуальных или физических структурах метаданных должны также быть документированы.
<a id="p100164"></a>Важным элементом для обеспечения подлинности метаданных и надлежащего управления ими является требование того, чтобы введенные метаданные оставались неизменными. Необходимо, чтобы метаданные об управлении документами поддерживались неизменными и, в случае возникновения необходимости внесения изменений, на местах существовали правила, регламентирующие управление этим процессом. Сюда относят правила документирования причин изменений, самих изменений и участвующих уполномоченных агентов. Эти требования следует применять постоянно в любой организации, ответственной за документы и участвующей в этом процессе.
<a id="p100165"></a>Следует обеспечивать поддержку метаданных, содержащих сведения о создании или изменениях, произведенных в метаданных самого документа. Сюда входит информация об агентах, связанных с созданием или изменениями, а также типом деятельности, которая была предпринята, например: создание, изменение, проверка, удаление. Кроме того, должна быть идентифицирована версия схемы метаданных, использованная при определении и заполнении элементов метаданных.


#### <a id="p100166"></a>8.5. Структуры метаданных


<a id="p100167"></a>Для того, чтобы упростить и сделать осмысленными взаимосвязи между элементами метаданных, их необходимо структурировать, например с помощью классификационных схем. Агенты, включая управляющих документами, должны разрабатывать схемы для описания документов, которые они создают, вводят и которыми управляют, включая контекстную информацию относительно деловых процессов и агентов. Эти схемы должны поддерживаться во времени с целью отражения изменений в организационном и деловом контексте. Отношения между новыми схемами и теми, которые они заменяют, следует идентифицировать и документировать.
<a id="p100168"></a>Схемы метаданных описывают объекты, их элементы и их взаимосвязи. Схемы также поддерживают описание структур документа (например такими языками, как XML). Они важны для управления базами данных, которые содержат такую описательную информацию.
<a id="p100169"></a>Здесь можно привести примеры: DTDs-схем (XML-схем) для определения структур документов, баз данных или других объектов, а также концептуальных схем для реализационных или объектно-ориентированных баз данных.
<a id="p100170"></a>Структуры метаданных и элементы метаданных, из которых они состоят, могут быть в дальнейшем определены с помощью схем кодирования. Схемы кодирования определяют значения и синтаксис элемента метаданных.
<a id="p100171"></a>Примеры схем кодирования включают определенные инструменты для управления документами, установленные в ИСО 15489-1, подразделы 9.2 и 9.5, схемы классификации для деловых операций, схемы классификации уровней доступа и схем размещения и безопасности.
<a id="p100172"></a>Возможности схем позволяют:
<a id="p100173"></a>a) обеспечивать интегрированное и согласованное управления метаданными;
<a id="p100174"></a>b) предоставлять возможности взаимодействия путем согласованного преобразования различных наборов метаданных;
<a id="p100175"></a>c) выражать взаимосвязи элементов и их семантики;
<a id="p100176"></a>d) управлять отношениями между элементами метаданных и свойственной им семантики;
<a id="p100177"></a>e) обеспечивать и поддерживать согласованность информационных систем (например систем управления документами);
<a id="p100178"></a>f) обеспечивать модульное развитие, установление (запуск) или прекращение (разрыв) связей информационных систем;
<a id="p100179"></a>g) обеспечивать основы для развития информационных систем и/или баз данных.


#### <a id="p100180"></a>8.6. Роль систем


<a id="p100181"></a>Документы необходимо создавать, вводить или управлять ими с помощью систем для осуществления деловых операций, систем управления документами или обеими системами вместе, а именно:
<a id="p100182"></a>a) используя независимую систему для осуществления деловых операций, разработанную в том числе для самостоятельного создания, ввода и управления ее документами;
<a id="p100183"></a>b) используя систему для осуществления деловых операций, создающую, но не управляющую документами и поэтому работающую в сочетании с соответствующей системой управления документами;
<a id="p100184"></a>c) используя систему управления документами, специально предназначенную для создания, ввода и управления документами.
<a id="p100185"></a>Независимо от того, какую систему или комбинацию систем используют, она должна обеспечивать использование и представление метаданных об управлении документами эффективным способом.
<a id="p100186"></a>Системы управления документами должны быть разработаны и выполнены с такой инфраструктурой, которая обеспечивает производство, ввод и управление соответствующими метаданными и, по возможности, будет осуществлять все эти процессы автоматически.
<a id="p100187"></a>Системы управления документами должны быть разработаны таким образом, чтобы гарантировать, что документы и их метаданные останутся доступными, подлинными, надежными и пригодными к использованию, несмотря на любые изменения системы.
<a id="p100188"></a>Одним из методов документирования изменений является аудиторское заключение. Однако в то время как аудиторские заключения для документов и системы для осуществления деловых операций являются необходимыми для обеспечения непрерывности деловой деятельности, они могут не полностью отвечать требованиям к управлению документами относительно обеспечения полной истории транзакций для конкретных документов (ИСО 15489-1, пункт 8.3.2).
<a id="p100189"></a>Для обеспечения гарантии того, что метаданные извлечены из официальных источников, должны быть созданы инструменты управления документами, а именно: схемы классификации деловых операций, доступа и безопасности, а также органы, уполномоченные распоряжаться документами. Системы управления документами следует разрабатывать таким образом, чтобы включать в их состав эти инструменты и автоматизировать их применение.


### 9. <a id="p100190"></a>Типы метаданных, требующиеся для поддержки ИСО 15489-1



#### <a id="p100191"></a>9.1. Описание типов метаданных


<a id="p100192"></a>В этом пункте приведены типы метаданных, которые требуются для эффективного выполнения требований ИСО 15489-1. Этот пункт является пояснением раздела 5. В этом разделе описывается диапазон метаданных, которые должны разрабатываться и применяться в рамках систем управления документами с целью выполнения требований ИСО 15489-1.
<a id="p100193"></a>Типы метаданных, требующиеся для поддержки ИСО 15489-1, могут быть разделены на следующие группы (см. рисунок 1):
<a id="p100194"></a>a) метаданные о самом документе;
<a id="p100195"></a>b) метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций;
<a id="p100196"></a>c) метаданные об агентах;
<a id="p100197"></a>d) метаданные о процессах деловых операций;
<a id="p100198"></a>e) метаданные о процессах управления документами.


  устанавливают                   управляют           свидетельствуют

```text
   компетенцию                        │                о выполнении
         │                    ─ ─ ─ ─ └ ─ ─ ─          (подтверждают
         │                            \/                 выполнение)
         │                   │  ┌───────────┐ │               │
         │                      │  Деловые  │                 │
         │        ┌──────────┼─>│ операции  │ │──────┐        │
         │        │             └───────────┘        │        │
         │        │          │        /\      │      │        │
         │   выполняют                 │             │        │
         │        │          │интегрированно в│    документи- │
         │        │                    │           руются в   │
         │        │          │  ┌──────┴────┐ │      │        │
         │ ┌──────┘             │Управление │        └─────┐  │
         │ │                 │  │документами│ │            │  │
         │ │                    └───────────┘              │  │
         │ │                 └─ ─/\ ─ ─ ─ ─ - ┘            │  │
         │ │                      │         │              │  │
         │ │              осуществляют    используют       │  │
         │ │                      │      в управлении      │  │
         │ │                      │         └─────────────┐│  │
         \/│┌─────────────────────┘                      \/\/ │
      ┌────┴┴──────┐                                ┌─────────┴──┐
      │ Физические │────────────создают────────────>│ Документы  │
      │    лица    │<─────────используют────────────└────────────┘
      │  (агенты)  │
      └────────────┘
```


<div align="center">

<a id="p100200"></a>Рисунок 1. Схема основных видов метаданных<br>
и их взаимосвязи

</div>


<a id="p100201"></a>Эти типы метаданных применяют как до, так и после ввода документа.
<a id="p100202"></a>Каждая из этих групп включает в себя метаданные, которые:
1) <a id="p100203"></a>вводятся с документом, фиксируя его в деловом контексте и обеспечивая процессы управления (то есть метаданные, образующиеся в момент ввода документа), и
2) <a id="p100204"></a>продолжают создаваться и вводиться на протяжении всего жизненного цикла документа (то есть метаданные, образующиеся после ввода документа); этот процесс не ограничивается рамками организации - создателя документов и должен обеспечиваться каждой организацией, ответственной за управление документами, на протяжении всего их жизненного цикла.
<a id="p100205"></a>Эту классификацию используют в качестве концептуальной основы настоящего стандарта. После каждого из требований к метаданным указывают ссылку на пункты или подпункты ИСО 15489-1, из которых они получены.


#### <a id="p100206"></a>9.2. Метаданные о документах



##### <a id="p100207"></a>9.2.1 Метаданные о документах, образующиеся в момент ввода документов

<a id="p100208"></a>Основные элементы структурных метаданных и метаданных для хранения так же, как формата и основных технических характеристик, должны быть идентифицированы и документированы в момент ввода документа с целью обеспечения гарантии того, что доступ к документам может поддерживаться до тех пор, пока это требуется для деловых операций или других нужд, а также для обеспечения долговременного хранения и управления документами.
<a id="p100209"></a>Возможно в момент ввода документа потребуется также ввести некоторые метаданные об управлении документами и о безопасности, описанные ниже (см. 9.2.4 и 9.5).
<a id="p100210"></a>Для определения содержания отдельного документа или любых их комплексов, его логической и физической структуры, а также технических признаков и для документирования отношений между документами метаданные о документе должны:
<a id="p100211"></a>a) включать дату и время, когда документ был создан,
<a id="p100212"></a>b) идентифицировать и описывать агентов, участвующих в создании документа,
<a id="p100213"></a>c) документировать структуру документа,
<a id="p100214"></a>d) документировать форму документа,
<a id="p100215"></a>e) документировать химические и физические свойства документа,
<a id="p100216"></a>f) документировать технические характеристики и взаимосвязи документа,
<a id="p100217"></a>g) документировать отношения между данными или элементами формата, которые содержит документ,
<a id="p100218"></a>h) документировать требования к обеспечению доступа, воспроизведению, восстановлению или передаче документа,
<a id="p100219"></a>i) обеспечивать миграцию на иное программное обеспечение,
<a id="p100220"></a>j) обеспечивать воспроизведение через эмуляцию,
<a id="p100221"></a>k) инициировать деятельность по управлению данными и форматом для защиты против устаревания (старения) средств информационных технологий,
<a id="p100222"></a>l) документировать отношения между документом и транзакцией или деятельностью, в результате которой возник этот документ, и
<a id="p100223"></a>m) документировать связи между документами или между отдельным документом и более широкой совокупностью (комплексом) документов, частью которой является этот документ.

##### <a id="p100224"></a>9.2.2 Метаданные о документах, образующиеся после ввода документов

<a id="p100225"></a>Метаданные о документах следует накапливать непрерывно, независимо от того, какая организация ответственна за документы в данный момент. Эти метаданные будут определять изменения, происходящие в логической и физической структуре, а также технических признаках документа. Кроме того, они также будут описывать новые контексты, в которых документ используют. Необходимо документировать возникновение новых связей с другими документами или их комплексами.
<a id="p100226"></a>Текущие и предыдущие значения метаданных, описывающих структуру документа, таких как формат и основные технические характеристики, необходимо сохранять для обеспечения гарантии того, что доступ к документу будет поддерживаться в течение необходимого времени. Это позволяет сохранять сведения о первоначальной структуре документа и облегчает их сохранность в будущем.
<a id="p100227"></a>Если имели место процессы, инициированные структурными метаданными и метаданными о хранении, свидетельства о них следует хранить вместе с деталями всех изменений в оформлении и формате документов. См. также 9.6.

##### <a id="p100228"></a>9.2.3 Метаданные, поддерживающие доступ к документам


###### <a id="p100229"></a>9.2.3.1 Общие положения

<a id="p100230"></a>Метаданные следует использовать для идентификации документов и облегчения их извлечения (воспроизведения) и использования в системах управления документами.
<a id="p100231"></a>Система управления документами должна обеспечивать своевременный доступ ко всем соответствующим документам и связанным с ними метаданным. Системы могут быть разработаны так, чтобы использовать метаданные для облегчения выполнения этой цели.

###### <a id="p100232"></a>9.2.3.2 Метаданные для обеспечения доступа к документам, образующиеся в момент ввода документа

<a id="p100233"></a>Метаданные для обеспечения доступа к документам должны выполнять следующие функции:
<a id="p100234"></a>a) идентифицировать информацию о документе или совокупностях документов;
<a id="p100235"></a>b) указывать и документировать массив (папки и дела), в состав которого входит документ или комплексы документов;
<a id="p100236"></a>c) вводить информацию о местонахождении документа. Системы должны обеспечивать поддержку разнообразных сведений о местонахождении документа. Местонахождение документа может быть логическим и/или физическим. Изменения сведений о местонахождении документа должны поддерживаться. Установленное место хранения документа и фактическое местонахождение следует фиксировать для облегчения его поиска;
<a id="p100237"></a>d) идентифицировать и документировать связи между документами, агентами и процессами;
<a id="p100238"></a>e) документировать описательную информацию, которая обеспечивает использование и понимание документов, таких как, например, класс предметной классификации, название, описательные ключевые слова, резюме или конспект;
<a id="p100239"></a>f) обеспечивать классификацию функций, действий и транзакций в ходе деловых операций;
<a id="p100240"></a>g) обеспечивать классификацию документов;
<a id="p100241"></a>h) осуществлять индексирование документов.

###### <a id="p100242"></a>9.2.3.3 Метаданные процесса, поддерживающие обеспечение доступа к документам, образующиеся после ввода документа

<a id="p100243"></a>Метаданные для обеспечения доступа к документам следует непрерывно контролировать с целью обеспечения гарантированной доступности документов. Со временем может возникнуть необходимость внесения изменений в эти метаданные, а именно:
<a id="p100244"></a>a) по мере свершения деловых операций,
<a id="p100245"></a>b) при изменении состава персонала,
<a id="p100246"></a>c) при изменении направления деятельности,
<a id="p100247"></a>d) при изменении инструментов управления документами,
<a id="p100248"></a>e) при изменении местонахождения документов,
<a id="p100249"></a>f) при изменении терминологии, употребляемой в организации, или
<a id="p100250"></a>g) при внедрении новых систем, обеспечивающих выполнение деловых операций.
<a id="p100251"></a>Для сохранения осмысленности документов необходима непрерывная систематизация их описания. При расширении доступа к документам вне области, в которой они были созданы или введены, как в рамках, так и за пределами организации, необходимы дополнительные описательные метаданные для разъяснения делового контекста документов. Временной фактор и риск утраты с течением времени знаний о среде, в которой документы были созданы или введены, являются дополнительными факторами, требующими более подробного описания.

##### <a id="p100252"></a>9.2.4 Метаданные, поддерживающие безопасность документов


###### <a id="p100253"></a>9.2.4.1 Общие положения

<a id="p100254"></a>Все системы управления документами должны обеспечивать развертывание метаданных о безопасности, обеспечивающих создание контролируемой среды управления документами.
<a id="p100255"></a>В определенных системах допускается применять высокие уровни безопасности. Следовательно, риски и требования деловых операций, документированных в рамках систем, должны быть оценены до разработки и применения метаданных о безопасности.

###### <a id="p100256"></a>9.2.4.2 Метаданные о безопасности, образующиеся в момент ввода документа

<a id="p100257"></a>Ключевые элементы метаданных о безопасности, а именно, основные права доступа или его ограничения, должны быть идентифицированы и зафиксированы в момент создания документа или его ввода для обеспечения непрерывности процесса сохранности и управления документами.
<a id="p100258"></a>Метаданные о безопасности должны:
<a id="p100259"></a>a) идентифицировать ограничения доступа, применяемые к документам и их совокупностям, деловым процессам и агентам,
<a id="p100260"></a>b) гарантировать обеспечение доступа к документам только уполномоченному персоналу,
<a id="p100261"></a>c) устанавливать временные пределы действий ограничений доступа, гарантируя их регулярный пересмотр,
<a id="p100262"></a>d) воздерживаться от отображения метаданных в том случае, когда данные не предназначены для широкого круга пользователей.

###### <a id="p100263"></a>9.2.4.3 Метаданные процесса, поддерживающие безопасность, образующиеся после ввода документа

<a id="p100264"></a>Доступ к документам должен быть ограничен только в том случае, если существует деловая необходимость или этого требует закон. Метаданные о безопасности следует контролировать и обновлять для обеспечения гарантии постоянной актуализации всех идентифицированных ограничений.
<a id="p100265"></a>Уровни и правила безопасности меняются с течением времени, и метаданные, которые поддерживают управление безопасностью и доступом, должны меняться соответственно. Организации должны гарантировать документирование этих изменений.
<a id="p100266"></a>Метаданные о безопасности необходимо поддерживать, актуализировать и сохранять в течение всего жизненного цикла документа. Изменения метаданных должны отражать административные изменения и замену персонала, а также соответствующие изменения мер безопасности.
<a id="p100267"></a>Требования к созданию, вводу, поддержке и доступности метаданных о документе содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
<a id="p100268"></a>7.2.1. "Характеристики документа. Общие положения".
<a id="p100269"></a>7.2.3. "Характеристики документа. Достоверность".
<a id="p100270"></a>8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность".
<a id="p100271"></a>8.3.6. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использование".
<a id="p100272"></a>9.3. "Включение документов в систему управления документами".
<a id="p100273"></a>9.6. "Хранение и обращение с документами".


#### <a id="p100274"></a>9.3. Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций



##### <a id="p100275"></a>9.3.1 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся в момент ввода документа

<a id="p100276"></a>В момент ввода документа метаданные должны документировать соответствие документа правилам и политике ведения деловых операций, а также нормативным и другими требованиям, предъявляемым к созданию и управлению документами.
<a id="p100277"></a>Эти метаданные должны:
<a id="p100278"></a>a) идентифицировать определенную схему метаданных, используемую в системах для осуществления деловых операций организации,
<a id="p100279"></a>b) фиксировать правила ведения деловых операций или другие средства контроля системы, регулирующие создание и управление документами,
<a id="p100280"></a>c) фиксировать правила ведения деловых операций или другие средства контроля системы, регулирующие создание и управление метаданными,
<a id="p100281"></a>d) фиксировать правила ведения деловых операций или другие средства контроля системы, регулирующие действия по управлению документами,
<a id="p100282"></a>e) фиксировать правила ведения деловых операций или другие средства контроля системы, регулирующие доступ и права на документы,
<a id="p100283"></a>f) документировать полномочия или другие нормативные требования к созданию и/или управлению документами,
<a id="p100284"></a>g) документировать полномочия или другие нормативные указания и требования по срокам хранения документов, их безопасности или уничтожения,
<a id="p100285"></a>h) вводить связи между полномочиями или регулирующей информацией и документами или процессами управления документами, к которым они относятся.

##### <a id="p100286"></a>9.3.2 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, образующиеся после ввода документа

<a id="p100287"></a>Метаданные следует использовать для подтверждения того, что системы управляют документами в соответствии с правилами и политикой ведения деловых операций, нормативными и другими требованиями к управлению документами. Например, могут понадобиться метаданные, определяющие, кто имел доступ к системе управления документами в контексте различных деловых потребностей. Сюда включаются организации, которым передана ответственность за управление документами.
<a id="p100288"></a>Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций содержатся в следующих разделах, подразделах, пунктах и подпунктах ИСО 15489-1:
<a id="p100289"></a>Раздел 5 "Нормативная среда",
<a id="p100290"></a>7.1. "Принципы разработки программ управления документами".
<a id="p100291"></a>8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность".
<a id="p100292"></a>8.2.4. "Характеристики систем управления документами. Соответствие".
<a id="p100293"></a>8.3.6. "Разработка и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использование".
<a id="p100294"></a>8.3.7. "Разработка и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов".
<a id="p100295"></a>8.4. Перечисления а) и с), "Методология проектирования и внедрения систем управления документами".
<a id="p100296"></a>9.1. "Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления документами".
<a id="p100297"></a>9.2. "Определение сроков хранения документов".
<a id="p100298"></a>9.7. "Доступ".


#### <a id="p100299"></a>9.4. Метаданные об агентах



##### <a id="p100300"></a>9.4.1 Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа

<a id="p100301"></a>В момент ввода документа метаданные должны содержать данные об агентах, связанных с документами и управлением ими.
<a id="p100302"></a>Для обеспечения соответствующего документирования необходимо вводить метаданные об агентах, участвующих в создании документов и управлении ими. Эти метаданные также позволяют устанавливать ограничения доступа к документам, разрешив его только соответствующим агентам, и гарантируют использование системы управления документами или выполнение операции по управлению документами в рамках этих систем только уполномоченными сотрудниками (см. также 9.6).
<a id="p100303"></a>Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа, должны:
<a id="p100304"></a>a) идентифицировать агентов, участвующих в создании документов,
<a id="p100305"></a>b) идентифицировать агентов, участвующих в управлении документами, и определять их полномочия в процессах управления документами,
<a id="p100306"></a>c) идентифицировать агентов, имеющих права доступа к документам.

##### <a id="p100307"></a>9.4.2 Метаданные об агентах, образующиеся после ввода документа

<a id="p100308"></a>Со временем роли агентов меняются. Системы управления документами должны фиксировать эти изменения. Эта контекстуальная информация необходима для понимания документов. Она также гарантирует, что доступ к документам будет ограниченным для соответствующих агентов, и только уполномоченные агенты смогут использовать системы управления документами или выполнять операции по управлению документами в пределах этих систем (см. также 9.6).
<a id="p100309"></a>Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об агентах содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
<a id="p100310"></a>7.2.2. "Характеристики документа. Аутентичность".
<a id="p100311"></a>7.2.3. "Характеристики документа. Достоверность".
<a id="p100312"></a>8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность".
<a id="p100313"></a>8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность".
<a id="p100314"></a>8.3.6. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использование".
<a id="p100315"></a>9.2. "Определение сроков хранения документов".
<a id="p100316"></a>9.3. "Включение документов в систему управления документами".


#### <a id="p100317"></a>9.5. Метаданные о процессах деловых операций



##### <a id="p100318"></a>9.5.1 Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся в момент ввода документа

<a id="p100319"></a>Системы управления документами должны обеспечивать ввод и управление метаданными о деловых процессах. Сюда включают метаданные о функциях деловых операций, действиях и транзакциях, а также метаданные о безопасности и доступе, процессах управления документами. Поскольку последнее является очень важным моментом, то рассматривается отдельно (см. 9.6).
<a id="p100320"></a>Эти метаданные могут обеспечивать ключевой контекст, способствующий пониманию документов и контролю над ними. Их ввод может также обеспечивать контролируемость деловых операций путем идентификации действий, которые выполняются в рамках системы управления документами.
<a id="p100321"></a>Метаданные о деловых процессах в момент ввода документа должны:
<a id="p100322"></a>a) идентифицировать и документировать деловые функции, действия и транзакции, зафиксированные в документах в рамках системы,
<a id="p100323"></a>b) документировать связи между документами, агентами и их функциями, действиями и транзакциями, к которым они относятся,
<a id="p100324"></a>c) идентифицировать и документировать агентов или участников транзакции,
<a id="p100325"></a>d) документировать правила безопасности и доступа для деловых процессов и транзакций,
<a id="p100326"></a>e) обеспечивать выполнение автоматизированных функций деловых операций, действий и транзакций по мере необходимости,
<a id="p100327"></a>f) обеспечивать классификацию функций деловых операций, действий и транзакций,
<a id="p100328"></a>g) обеспечивать классификацию документов и
<a id="p100329"></a>h) фиксировать дату и время транзакции, при которой был создан документ.

##### <a id="p100330"></a>9.5.2 Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся после ввода документа

<a id="p100331"></a>Системы управления документами должны накапливать метаданные и продолжать управление: метаданными о процессах деловых операций, в которых используются документы; метаданными о безопасности и доступе, а также метаданными о процессах управления документами так долго, как это необходимо.
<a id="p100332"></a>Эти метаданные будут способствовать осуществлению продолжающегося процесса использования и интерпретации документов, а также обеспечат контролируемость деловых операций путем идентификации и документирования действий, реализованных в рамках системы управления документами, в которой эти документы находятся.
<a id="p100333"></a>Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных о деловых процессах содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
<a id="p100334"></a>7.2.2. "Характеристики документа. Аутентичность".
<a id="p100335"></a>7.2.3. "Характеристики документа. Достоверность".
<a id="p100336"></a>7.2.4. "Характеристики документа. Целостность".
<a id="p100337"></a>7.2.5. "Характеристики документа. Пригодность для использования".
<a id="p100338"></a>8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность".
<a id="p100339"></a>8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность".
<a id="p100340"></a>8.2.4. "Характеристики систем управления документами. Соответствие".
<a id="p100341"></a>8.2.5. "Характеристики систем документов. Комплексность".
<a id="p100342"></a>8.3.2. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Документирование операций".
<a id="p100343"></a>8.3.6. "Проектирование и внедрение систем управления. Доступ, поиск и использование".
<a id="p100344"></a>8.3.7. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов".
<a id="p100345"></a>8.4. Перечисления а) и с), "Методология проектирования и внедрения систем управления документами".
<a id="p100346"></a>9.1. "Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления документами".
<a id="p100347"></a>9.2. "Определение сроков хранения документов".
<a id="p100348"></a>9.3. "Включение документов в систему управления документами".
<a id="p100349"></a>9.4. "Регистрация".
<a id="p100350"></a>9.5. "Классификация".
<a id="p100351"></a>9.6. "Хранение и обращение с документами".
<a id="p100352"></a>9.7. "Доступ".


#### <a id="p100353"></a>9.6. Метаданные о процессах управления документами



##### <a id="p100354"></a>9.6.1 Метаданные о процессах управления документами, образующиеся в момент ввода документа

<a id="p100355"></a>Этот тип метаданных об управлении документами должен обеспечивать или автоматизировать операции по управлению документами, которые следует проводить по отношению к определенному документу или комплексу документов. Эти действия по управлению документами подробно указаны в ИСО 15489-1, раздел 9.
<a id="p100356"></a>В момент ввода документа ключевые элементы метаданных об управлении документами, такие как, указания в отношении сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении, уровни классификации и сведения о регистрации, следует идентифицировать и использовать для обеспечения подотчетности организации об управлении документами в течение всего их жизненного цикла.
<a id="p100357"></a>Метаданные для управления документами должны:
<a id="p100358"></a>a) гарантировать, что инструменты управления документами, такие как нормативные документы органов власти, отвечающих за отбор и передачу документов на последующее хранение или уничтожение, и схемы их классификации, схемы классификации деловых операций, а также схемы классификации безопасности и доступа, могут использоваться в системе управления документами,
<a id="p100359"></a>b) вводить метаданные о действиях, производимых с документами в системе управления документами,
<a id="p100360"></a>c) идентифицировать и документировать методы и правила установления подлинности таким способом, который позволяет определять, какие требования к установлению подлинности применялись в деловых и документационных операциях для определенных типов документов и какие агенты несут ответственность за их выполнение,
<a id="p100361"></a>d) идентифицировать и документировать полномочия агента или разрешения, необходимые для осуществления определенной деятельности,
<a id="p100362"></a>e) устанавливать временные ограничения к авторизации и полномочиям пользователей и обеспечивать их регулярный пересмотр,
<a id="p100363"></a>f) документировать метаданные о доступе и безопасности, применяемые к документам в системе управления документами,
<a id="p100364"></a>g) обеспечивать классификацию деловых функций, действий и транзакций,
<a id="p100365"></a>h) обеспечивать классификацию документов,
<a id="p100366"></a>i) фиксировать связи между документами и их совокупностями, а также между документами, агентами и процессами и
<a id="p100367"></a>j) обеспечивать хранение документов.

##### <a id="p100368"></a>9.6.2 Метаданные о процессах управления документами, образующиеся после ввода документа

<a id="p100369"></a>Создание метаданных о процессах управления документами является важным компонентом для гарантии подлинности, целостности, пригодности для использования и надежности документов. Это в равной степени относится к любой организации, которая несет или будет нести ответственность за управление документами. Создание этих метаданных также будет способствовать выполнению операций по управлению документами, проводимых относительно определенного документа или комплекса документов и/или обеспечивать автоматизацию этих операций.
<a id="p100370"></a>Такие метаданные включают в себя документирование:
<a id="p100371"></a>a) процедур по установлению подлинности для каждого преобразования документов и
<a id="p100372"></a>b) правил копирования документов, видов копирования, органов, уполномоченных осуществлять копирование, а также технологий и процедур рутинного переноса документа на новые носители по мере их старения.
<a id="p100373"></a>Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об управлении документами содержатся в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
<a id="p100374"></a>8.2.2. "Характеристики систем управления документами. Надежность".
<a id="p100375"></a>8.2.3. "Характеристики систем управления документами. Целостность".
<a id="p100376"></a>8.3.4. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Распределенное управление".
<a id="p100377"></a>8.3.5. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Конвертирование и миграция".
<a id="p100378"></a>8.3.7. "Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение документов".
<a id="p100379"></a>8.5. "Прекращение применения систем управления документами".
<a id="p100380"></a>9.2. "Определение сроков хранения документов".
<a id="p100381"></a>9.5. "Классификация".
<a id="p100382"></a>9.6. "Хранение и обращение с документами".





<div align="right">

<a id="p100383"></a>Приложение А

</div>

(обязательное)

<div align="center">

<a id="p100384"></a>**СВЕДЕНИЯ О СООТВЕТСТВИИ НАЦИОНАЛЬНЫХ СТАНДАРТОВ**<br>
**РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ССЫЛОЧНЫМ МЕЖДУНАРОДНЫМ СТАНДАРТАМ**

</div>


<div align="right">

<a id="p100385"></a>Таблица А.1

</div>



| Обозначение ссылочного международного стандарта | Обозначение и наименование соответствующего национального стандарта |
| --- | --- |
| ИСО 15489-1:2001 | ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования |







## <a id="p100388"></a>БИБЛИОГРАФИЯ


<a id="p100389"></a>    ISO/IEC  11179-1:2004     Информационные технологии. Реестры метаданных
                              (MDR). Часть 1. Структура



<a id="p100390"></a>

---