---
title: "Без названия"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/bez-nazvaniya-969"
---

## Без названия

# Документ 9052


<div align="right">

<a id="p100001"></a>Принят и введен в действие<br>
Постановлением Госстандарта России

</div>

от 29 июля 2003 г. N 255-ст

<a id="p100003"></a>**ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

<a id="p100004"></a>**ЕДИНЫЙ РОССИЙСКИЙ СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТАЦИИ**

<a id="p100005"></a>**ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ**
**НАЦИОНАЛЬНЫМ НАУЧНЫМ, КУЛЬТУРНЫМ И ИСТОРИЧЕСКИМ НАСЛЕДИЕМ**

<a id="p100006"></a>United russian insurance fоund of documentation.
The order of creation of insurance fоund of documentation
copies being a national scientific, cultural and
historical heritage

<div align="center">

<a id="p100007"></a>**ГОСТ Р 33.505-2003**

</div>


<div align="right">

<a id="p100262"></a>Группа Т55

<a id="p100263"></a>**ОКС 01.120**

<a id="p100264"></a>**ОКСТУ 0033**

<a id="p100002"></a>Дата введения

</div>

1 января 2004 года

<a id="p100008"></a>Предисловие

1. <a id="p100009"></a>Разработан Федеральным государственным унитарным предприятием "Научно-исследовательский институт репрографии (ФГУП НИИ репрографии), Российским Государственным архивом научно-технической документации (РГАНТД), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Всероссийской государственной библиотекой иностранной литературы им. Рудомино (ВГБИЛ).
<a id="p100010"></a>Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 255 "Страховой фонд документации".
2. <a id="p100011"></a>Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 29 июля 2003 г. N 255-ст.
3. <a id="p100012"></a>Введен впервые.

1. <a id="p100013"></a>Область применения

<a id="p100014"></a>Объектом стандартизации является страховой фонд документации, отнесенной к категории национального научного, культурного и исторического наследия, который входит в состав Единого российского страхового фонда документации.
<a id="p100015"></a>Положения настоящего стандарта подлежат применению при создании российского страхового фонда особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо ценных, уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, независимо от ведомственной и территориальной подчиненности организаций - держателей оригиналов документов.
<a id="p100016"></a>Стандарт распространяется на все текстовые и графические документы независимо от техники их исполнения и материального носителя и аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.
<a id="p100017"></a>Стандарт не распространяется на документы, содержащие кодированную информацию, созданную с применением цифровых технологий средствами электронно-вычислительной техники.

2. <a id="p100018"></a>Нормативные ссылки

<a id="p100019"></a>В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
<a id="p100020"></a>ГОСТ 7.65-92. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению
<a id="p100021"></a>ГОСТ 7.68-95. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению
<a id="p100022"></a>ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-87). Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения
<a id="p100023"></a>ГОСТ 13.0.002-84. Репрография. Термины и определения
<a id="p100024"></a>ГОСТ 13.1.102-93. Репрография. Микрография. Микроформы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля
<a id="p100025"></a>ГОСТ 13.1.104-93. Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображений
<a id="p100026"></a>ГОСТ 13.1.105-91. Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы
<a id="p100027"></a>ГОСТ 13.1.107-86. Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия
<a id="p100028"></a>ГОСТ 13.1.205-85. Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета
<a id="p100029"></a>ГОСТ Р 22.0.02-94. Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Термины и определения основных понятий
<a id="p100030"></a>ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

3. <a id="p100031"></a>Определения

<a id="p100032"></a>В настоящем стандарте применяют термины с соответствующими определениями по ГОСТ 7.69, ГОСТ 13.0.002, ГОСТ Р 22.0.02, ГОСТ 51141, а также следующие:
<a id="p100033"></a>3.1. Страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием: совокупность находящихся в государственной собственности классифицированных, систематизированных и безопасно хранимых страховых копий особо ценных и уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также особо уникальных и информационно значимых документов библиотечных фондов Российской Федерации, в том числе не входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, создающая стратегический информационный ресурс и предназначенная для сохранения национального научного, культурного и исторического наследия народов Российской Федерации в условиях военного времени, чрезвычайных и экстремальных ситуаций.
<a id="p100034"></a>3.2. Аналоговые технологии: технологии, использующие аппаратуру для записи аналогового сигнала, т.е. сигнала, описываемого непрерывными функциями.
<a id="p100035"></a>3.3. Документальное национальное научное, культурное и историческое наследие (ДНН): совокупность документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и библиотечных фондов Российской Федерации.
<a id="p100036"></a>3.4. Контратип: дубликат негатива, полученный посредством печати с промежуточного позитива или непосредственно с негатива и предназначенный для тиражирования кино-, фотодокументов и микроформ.
<a id="p100037"></a>3.5. Копия документа: копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков и идентифицированная в установленном порядке.
<a id="p100038"></a>3.6. Оригинал: документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению на материальном носителе информации первоисточника независимо от используемых технических средств и способов ее записи.
<a id="p100039"></a>3.7. Страховая копия документа: копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности.
<a id="p100040"></a>3.8. Основная копия фонда пользования: копия оригинала (или страховой копии оригинала), предназначенная для изготовления рабочих копий фонда пользования.
<a id="p100041"></a>3.9. Рабочая копия фонда пользования: копия оригинала (или основной копии фонда пользования), предоставляемая пользователю взамен оригинала.
<a id="p100042"></a>3.10. Особо ценный документ: документ, имеющий непреходящее значение для государственного управления, экономики и обороны страны, социально-культурной преемственности поколений, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимый при утрате с точки зрения его юридической и информационной значимости, автографичности и (или) внешних признаков.
<a id="p100043"></a>3.11. Поисково-справочный аппарат страхового фонда документации: комплекс взаимосвязанных учетных документов и информационно-поисковых систем, создаваемый на единых принципах для обеспечения учета и поиска страховых копий документов.
<a id="p100044"></a>3.12. Промежуточный позитив: копия, изготовленная с негатива на специальном светочувствительном материале и предназначенная для изготовления контратипа.
<a id="p100045"></a>3.13. Страховое копирование документов: процесс изготовления страховых копий документов.
<a id="p100046"></a>3.14. Типовой технологический регламент изготовления страховых копий: документ, утвержденный соответствующим министерством или ведомством после согласования Головной отраслевой службой СФД и содержащий основные требования к последовательности и содержанию технологических операций, а также к контролю процессов, оборудования, материалов и конечной продукции при изготовлении страховых копий документов.
<a id="p100047"></a>3.15. Уникальный документ: особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам.
<a id="p100048"></a>3.16. Фонд пользования: совокупность основных и рабочих копий документов, создаваемая для предотвращения износа оригиналов и предназначенная для организации использования содержащейся в них информации.
<a id="p100049"></a>3.17. Цифровые технологии: технологии, использующие электронно-вычислительную аппаратуру для записи кодовых импульсов в определенной последовательности и с определенной частотой.
<a id="p100050"></a>3.18. Экстремальная ситуация: ситуация, при которой единичный документ или группа документов приходят в непригодное к дальнейшей эксплуатации состояние в результате естественного старения носителя или внешних неблагоприятных воздействий.

4. <a id="p100051"></a>Сокращения

<a id="p100052"></a>В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
<a id="p100053"></a>СФД - страховой фонд документации;
<a id="p100054"></a>ЕР СФД - Единый российский страховой фонд документации;
<a id="p100055"></a>СФД НН - страховой фонд документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием;
<a id="p100056"></a>ДНН - документальное национальное наследие;
<a id="p100057"></a>АФ РФ - Архивный фонд Российской Федерации;
<a id="p100058"></a>БФ РФ - библиотечные фонды Российской Федерации;
<a id="p100059"></a>ЭС - экстремальная ситуация;
<a id="p100060"></a>ЧС - чрезвычайная ситуация;
<a id="p100061"></a>ТТР - типовой технологический регламент;
<a id="p100062"></a>ОТК - отдел технического контроля;
<a id="p100063"></a>Ед. хр. - единица хранения;
<a id="p100064"></a>АЧХ - амплитудно-частотная характеристика;
<a id="p100065"></a>Росархив - Федеральная архивная служба Российской Федерации;
<a id="p100066"></a>Минкультуры России - Министерство культуры Российской Федерации.

5. <a id="p100067"></a>Общие положения

<a id="p100068"></a>5.1. СФД НН создают как часть ЕР СФД в соответствии с Положением о ЕР СФД [1] и требованиями соответствующих нормативных документов.
<a id="p100069"></a>СФД НН создают в целях сохранения и оперативного восстановления документального национального научного, культурного и исторического наследия, имеющего особую важность для государственного управления, экономики, обороны, международных отношений, научных исследований, образования, здравоохранения страны, а также для обеспечения социально-культурной преемственности поколений в случае утраты оригиналов в результате ЭС и ЧС.
<a id="p100070"></a>5.2. СФД НН создают на особо ценные и уникальные документы АФ РФ и особо ценные, уникальные и информационно значимые документы БФ РФ, независимо от времени их создания, материала и техники изготовления, а также на все описи фондов архивов и каталоги национальных библиотек, в которых имеются особо ценные документы.

#### <a id="p100071"></a>5.3 СФД НН создают:

<a id="p100072"></a>на федеральном уровне - федеральные органы исполнительной власти, организации федерального уровня и находящиеся в их ведении организации, хранящие архивные, библиотечные фонды;
<a id="p100073"></a>на территориальном уровне - органы исполнительной власти субъектов РФ и находящиеся в их ведении организации, хранящие архивные и библиотечные фонды.
<a id="p100074"></a>Текущее организационно-методическое руководство созданием СФД НН осуществляют Головные службы СФД, которые должны быть созданы приказами соответствующих министерств, ведомств и территориальных органов исполнительной власти.
<a id="p100075"></a>Функции и задачи Головных служб СФД устанавливают положениями о Головных службах СФД, утверждаемыми в установленном порядке.
<a id="p100076"></a>Общее методическое руководство работами по созданию СФД НН и их координацию осуществляют Росархив и Минкультуры России в соответствии с закрепленными за ними направлениями деятельности.

#### <a id="p100077"></a>5.4 Основными этапами создания СФД НН являются:

- <a id="p100078"></a>планирование работ по созданию СФД НН;
- <a id="p100079"></a>подготовка документов к страховому копированию;
- <a id="p100080"></a>страховое копирование документов;
- <a id="p100081"></a>передача страховых копий на постоянное хранение;
- <a id="p100082"></a>отчетность за выполнение работ по созданию СФД НН.
<a id="p100083"></a>Одновременно с созданием СФД НН создают поисково-справочный аппарат к нему.
<a id="p100084"></a>Виды и порядок выполнения работ, а также их основное содержание на установленных этапах приведены в соответствующих разделах настоящего стандарта.
<a id="p100085"></a>5.5. СФД НН хранят территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах СФД. Использование СФД НН в ЧС и ЭС может быть осуществлено только по специальному разрешению в установленном порядке.
<a id="p100086"></a>5.6. Технологию изготовления страховых копий документов определяют Росархив и Минкультуры России при участии Федерального государственного унитарного предприятия "Научно-исследовательский институт репрографии" на основе системы нормативных документов Госстандарта России, Росархива и Минкультуры России путем разработки, утверждения и введения в действие ТТР изготовления страховых копий каждого вида документов.
<a id="p100087"></a>5.7. Одновременно с изготовлением страховых копий изготавливают комплект копий фонда пользования в порядке, устанавливаемом Росархивом и Минкультуры России.
<a id="p100088"></a>5.8. Работы с документацией, на которую распространяются действия закона РФ об авторском и смежных правах и закона РФ об охране государственной и коммерческой тайн, должны осуществляться в соответствии с требованиями указанных законов, а также изданных на их основе инструкций и правил.

6. <a id="p100089"></a>Состав и виды страховых копий документов


#### <a id="p100090"></a>6.1 СФД НН должен состоять из одного экземпляра страховых копий документов следующих разновидностей:

- <a id="p100091"></a>документов на бумажной основе;
- <a id="p100092"></a>кинодокументов;
- <a id="p100093"></a>фотодокументов;
- <a id="p100094"></a>фонодокументов;
- <a id="p100095"></a>видеодокументов.
<a id="p100096"></a>В соответствии с решениями федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации СФД НН может создаваться в двух экземплярах страховых копий (основной и запасной страховые документы).
<a id="p100097"></a>Виды страховых копий документов для каждой разновидности документов установлены в 6.1.1 - 6.1.5.
<a id="p100098"></a>6.1.1. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа первого поколения по ГОСТ 13.1.102, изготовленная на черно-белой фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документа.
<a id="p100099"></a>Микроформы страхового фонда изготавливают в виде рулонного микрофильма типоразмера МР-35 по ГОСТ 13.1.104 или микрофиши типоразмера МФ-А6 по ГОСТ 13.1.105 с учетом требований ГОСТ 13.1.107.
<a id="p100100"></a>6.1.2. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на черно-белой пленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала: для негатива (дубль-негатива) страховой копией является промежуточный позитив, для диапозитива (слайда), позитива, дубль-позитива - дубль-негатив, для фотоотпечатка - негатив.
<a id="p100101"></a>6.1.3. Страховой копией кинодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати:
- <a id="p100102"></a>для оригинала - негатива изображения и контратипа страховой копией является промежуточный позитив;
- <a id="p100103"></a>для оригинала - промежуточного позитива и позитива страховой копией является контратип.
<a id="p100104"></a>6.1.4. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная способом магнитной звукозаписи на магнитной ленте соответствующего типа.
<a id="p100105"></a>Для уникальных фотодокументов страховые копии могут быть изготовлены способом механической звукозаписи в виде граморигиналов.
<a id="p100106"></a>6.1.5. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
<a id="p100107"></a>6.2. При изготовлении страховых копий документов одновременно изготавливают в устанавливаемом в системе Росархива и Минкультуры России порядке копии фонда пользования для:
- <a id="p100108"></a>документов на бумажной основе - одну негативную или позитивную микроформу на галогенидосеребряной пленке (основную копию фонда пользования) и одну микроформу (рабочую копию фонда пользования), изготовленную с основной копии фонда пользования;
- <a id="p100109"></a>фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
- <a id="p100110"></a>кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов);
- <a id="p100111"></a>фонодокументов - одну копию на магнитной ленте шириной 6,25 мм;
- <a id="p100112"></a>видеодокументов - одну копию в формате VHS.

<div align="center">

7. <a id="p100113"></a>Планирование работ по созданию страхового фонда

</div>

документации

<a id="p100114"></a>7.1. Заказчиками работ по созданию СФД НН являются федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти, субъектов РФ, в ведении которых находятся организации, хранящие документы АФ РФ и БФ РФ.
<a id="p100115"></a>Исполнителями работ по созданию СФД являются организации, хранящие ДНН, и (при необходимости) специализированные организации, уполномоченные заказчиком изготавливать страховые копии.
<a id="p100116"></a>7.2. Создание СФД НН предусматривают в планах работ соответствующих организаций в качестве самостоятельного вида работы.
<a id="p100117"></a>7.3. При планировании работы по созданию СФД НН первоочередному копированию подлежат ДНН, наиболее интенсивно используемые, со слабоконтрастными, трудно читаемыми текстами, содержащие цветные изображения, а также выполненные на нестойком или физически поврежденном носителе.
<a id="p100118"></a>Состав и очередность страхового копирования ДНН устанавливают научно-совещательные органы организаций - держателей оригиналов и утверждают руководители этих организаций.

#### <a id="p100119"></a>7.4 При планировании работ по созданию СФ ДНН в состав показателей плана включают:

- <a id="p100120"></a>состав и виды (разновидности) ДНН, подлежащей страховому копированию;
- <a id="p100121"></a>количество документов, подлежащих страховому копированию, в соответствующих единицах измерения;
- <a id="p100122"></a>количество единиц хранения, на которые создают СФД НН.
<a id="p100123"></a>Форма годового плана представлена в Приложении А. К плану составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименований документов, планируемых к страховому копированию, а также подлежащих просмотру с целью их подготовки к копированию.
<a id="p100124"></a>7.5. Организации - держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).

<div align="center">

8. <a id="p100125"></a>Порядок подготовки и представления документов

</div>

на страховое копирование

<a id="p100126"></a>8.1. Основанием для подготовки и представления документов на страховое копирование являются утвержденные в установленном порядке планы работ по созданию СФД НН.
<a id="p100127"></a>8.2. Состояние и оформление документов, передаваемых на страховое копирование, должны полностью отвечать требованиям ТТР, действующих в системе Росархива и Минкультуры России.
<a id="p100128"></a>8.3. К копированию отбирают документы, прошедшие научное описание и техническое оформление в соответствии с установленными правилами. В необходимых случаях документы перед страховым копированием подвергают реставрации или ремонту в установленном порядке.
<a id="p100129"></a>8.4. Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляют по фондам с соблюдением последовательности расположения документов в фонде (по порядку описей и дел).
<a id="p100130"></a>Дела копируют полностью.
<a id="p100131"></a>8.5. Кино- и фотодокументы копируют полностью, фоно- и видеодокументы допускается копировать полностью или частично.

#### <a id="p100132"></a>8.6 Подготовка документов к страховому копированию включает:

- <a id="p100133"></a>выемку документов из хранилища;
- <a id="p100134"></a>сверку поисковых данных, заголовков, названий и аннотаций документов с описью, для БФ РФ - с библиографическим описанием;
- <a id="p100135"></a>проверку нумерации листов дела, правильности оформления ракордов, стартовки и метража кинодокументов, наличия и правильности учетных номеров фотодокументов, времени звучания фонодокументов, времени показа видеодокументов;
- <a id="p100136"></a>проверку и уточнение сведений в листах-заверителях для дел, описания на этикетке - для кино-, фоно- и видеодокументов;
- <a id="p100137"></a>устранение лакун (при возможности);
- <a id="p100138"></a>проверку физического (технического) состояния документов, выявление документов с малоконтрастными и угасающими текстами, документов, требующих физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки с соответствующими отметками результатов в актах технического состояния документов, листах - заверителях дел архивных документов и актах входного контроля для БФ РФ. Формы и содержание актов технического состояния документов, листов - заверителей дел и актов входного контроля устанавливают в ТТР на изготовление страховых копий;
- <a id="p100139"></a>оформление передачи документов на страховое копирование.
<a id="p100140"></a>8.7. Передачу документов на страховое копирование оформляют заказом. Форму каждого заказа устанавливают в ТТР.
<a id="p100141"></a>Заказы на проведение работ регистрируют в книге выдачи документов исполнителю. Заказ, составленный в необходимом количестве экземпляров, подписанный у руководителя организации, служит документом для контроля за ходом проведения работ на всех этапах, возвращением оригиналов документов и сдачей комплекта изготовленного СФД НН заказчику.

<div align="center">

9. <a id="p100142"></a>Порядок выполнения работ по страховому

</div>

копированию документов

<a id="p100143"></a>9.1. Основанием для выполнения страхового копирования ДНН исполнителем работ являются заказы на их проведение. Перечень работ установлен в разделе 8 и ТТР для каждого вида документации.
<a id="p100144"></a>9.2. Исполнитель работ по страховому копированию СФД НН несет ответственность за сохранность и состояние копируемых документов на всех этапах работы. Изготовленные страховые копии должны быть сертифицированы в порядке, установленном в Росархиве и Минкультуры России.
<a id="p100145"></a>9.3. Изготовленные страховые копии ДНН должны иметь заключение службы технического контроля организации-изготовителя об их качестве, зафиксированное в Акте технического состояния страховой копии, обязательное содержание и рекомендуемая форма которого приведены в Приложениях Б, В, Г, Д, Е или в техническом паспорте по ГОСТ 13.1.205.
<a id="p100146"></a>Упаковывание и хранение страховых копий документов обеспечивают в соответствии с ГОСТ 7.65 и ГОСТ 7.68.
<a id="p100147"></a>9.4. Изготовленные страховые копии ДНН подлежат учету, обозначению и маркировке в порядке, установленном Росархивом и Минкультуры России.

10. <a id="p100148"></a>Порядок передачи страховых копий на хранение

<a id="p100149"></a>10.1. Изготовленные страховые копии ДНН должны быть переданы на хранение в специальное хранилище, территориально обособленное от оригиналов документов.
<a id="p100150"></a>10.2. Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище федерального подчинения дает в установленном порядке соответствующее министерство (ведомство), а в хранилище регионального подчинения - соответствующие органы исполнительной власти субъектов РФ.
<a id="p100151"></a>10.3. Передача страховых копий на хранение должна быть оформлена актом приема страховых копий, форма и содержание которого приведены в Приложении Ж.
<a id="p100152"></a>10.4. В организации - поставщике СФД НН и специальном хранилище ведут книгу регистрации актов приема страховых копий на хранение в специальное хранилище, форма и содержание которой приведены в Приложении И.
<a id="p100153"></a>10.5. К акту приема страховых копий прилагают соответствующие учетные документы, акты технического состояния, а также сопроводительный документ на транспортную тару.
<a id="p100154"></a>10.6. Сопроводительный документ на транспортную тару должен иметь запись о количестве транспортной тары и страховых копий в ней, а также подписи лиц, ответственных за передачу страховых копий в специальное хранилище.
<a id="p100155"></a>10.7. Страховые копии помещают в соответствующую тару для транспортирования, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляют в специальное хранилище в опломбированной упаковке в соответствии с требованиями 9.3.
<a id="p100156"></a>10.8. Акты приема, учетные документы, акты технического состояния и сопроводительные документы помещают в отдельную тару, на которой делают отметку "Сопроводительные документы".

<div align="center">

11. <a id="p100157"></a>Порядок отчетности о выполнении работ по созданию

</div>

страхового фонда документации

<a id="p100158"></a>11.1. Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН организации - держатели оригиналов документов представляют в вышестоящую организацию один раз в год по итогам выполнения плановых заданий.
<a id="p100159"></a>11.2. Отчеты о выполнении работ по созданию СФД НН федеральными архивными учреждениями и отчеты о выполнении основных направлений развития архивного дела за год со сведениями о создании СФД НН в субъектах РФ должны быть представлены в Росархив до 25 января следующего за отчетным года.
<a id="p100160"></a>11.2.1. Сведения о составе и объеме страховых копий документов АФ РФ включают в паспорта архивов, библиотек и музеев, представляемые в Росархив один раз в три года в порядке, установленном Регламентом государственного учета документов АФ РФ [2].
<a id="p100161"></a>11.2.2. Общую координацию в части представления отчетных документов о выполнении работ по созданию СФД НН БФ РФ осуществляет Минкультуры России.
<a id="p100162"></a>11.3. К отчетам составляют пояснительную записку, в которой указывают наименования и номера фондов, коллекций, наименования групп документов, страховое копирование которых выполнено.
<a id="p100163"></a>11.4. Показатели отчетности оформляют в соответствии с требованиями Приложения К.





<div align="right">

<a id="p100164"></a>Приложение А

</div>

(рекомендуемое)

<div align="center">

<a id="p100165"></a>**ФОРМА ПЛАНА РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ**

</div>


<a id="p100166"></a>                                              УТВЕРЖДАЮ

                                    ______________________________
                                      (должность руководителя и
                                       наименование вышестоящей
                                            организации)

                                    ________________ _____________
                                    (личная подпись) (расшифровка
                                                        подписи)

                                        _____ _________ 20_____ г.

<a id="p100167"></a>                               ПЛАН
работ по созданию страхового фонда документации __________________
                                                   (наименование
_________________________________________________________ на __ г.
        организации - держателя оригиналов)


<table>
<colgroup><col width="9%"><col width="12%"><col width="17%"><col width="12%"><col width="6%"><col width="6%"><col width="6%"><col width="6%"><col width="6%"><col width="18%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Номер позиции</td><td rowspan="2">Вид (разновидность) документа</td><td rowspan="2">Количество единиц хранения (единиц учета документов)</td><td rowspan="2">Единица измерения объема документов</td><td rowspan="2">Год</td><td colspan="4">Объем документов, подлежащих страховому копированию</td><td rowspan="2">Наименование организации - изготовителя страховых копий</td></tr>
<tr><td>I кв.</td><td>II кв.</td><td>III кв.</td><td>IV кв.</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td><td>8</td><td>9</td><td>10</td></tr>
</table>


<a id="p100170"></a>                                        Руководитель организации -
                                   держателя оригиналов документов
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)
                                   _______ ______________ 20___ г.





<a id="p100171"></a>Приложение Б
(рекомендуемое)

<div align="right">

<a id="p100172"></a>**ФОРМА АКТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ МИКРОФОРМЫ СТРАХОВОГО**<br>
**ФОНДА И ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ**

</div>


<a id="p100173"></a>[Формат А3 (297 Х 420)]

<div align="center">

<a id="p100174"></a>      АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ МИКРОФОРМЫ СТРАХОВОГО ФОНДА<br>
                       И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

                    Номер единицы хранения страховой копии _______

</div>


     Дата составления акта _______________________________________
     Обозначение микроформы ______________________________________
     Наименование организации - держателя оригиналов _____________
     Шифры отснятых дел __________________________________________
     Дата изготовления микроформы ________________________________
     Тип микроформы ______________________________________________
     Организация-изготовитель ____________________________________
     Метраж ______________ Количество кадров (микрофиш) __________
     Тип и марка носителя микроформы _____________________________
     Вид основы __________________________________________________
     Условное обозначение микроформы _____________________________
     Масштаб уменьшения __________________________________________
     Наличие и характеристика тест-объекта _______________________
     Количество остаточного тиосульфата натрия ___________________
     Наличие солей серебра _______________________________________
     При выпуске соответствует ___________________________________
                                       (обозначение ГОСТа)

     Контролер ______________        _____________________________
                  (подпись)              (расшифровка подписи)

<a id="p100175"></a>                                                       Таблица Б.1


<table>
<colgroup><col width="14%"><col width="12%"><col width="22%"><col width="12%"><col width="17%"><col width="11%"><col width="12%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Дата проверки</td><td colspan="4">Техническое состояние</td><td rowspan="2">Количество склеек</td><td rowspan="2">Ракорды</td></tr>
<tr><td>основы</td><td>эмульсионного слоя</td><td>склеек</td><td>перфораций</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td></tr>
</table>


<a id="p100178"></a>                                             Окончание таблицы Б.1


| Усадка, % | Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки | Подпись контролера | Дата проведения обработки | Подпись реставратора | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |


<a id="p100181"></a>                                         Ответственный исполнитель
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)
                                   _______ _____________ 20____ г.





<a id="p100182"></a>Приложение В
(рекомендуемое)

<div align="right">

<a id="p100183"></a>**ФОРМА АКТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ**<br>
**КИНОДОКУМЕНТА И ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ**

</div>


<a id="p100184"></a>[Формат А3 (297 Х 420)]

<div align="center">

<a id="p100185"></a>     АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ КИНОДОКУМЕНТА<br>
                       И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

                      Номер единицы хранения страховой копии _____

</div>


     Дата составления акта _______________________________________
     Обозначение страховой копии _________________________________
     Наименование организации - держателя оригинала ______________
     Наименование кинодокумента __________________________________
     Количество частей _______________ Метраж ____________________
     Учетный номер единицы хранения оригинала ____________________
     Вид оригинала _______________________________________________
     Формат оригинала ____________________________________________
     Дата изготовления копии _____________________________________
     Организация-изготовитель ____________________________________

     Вид страховой копии _______контратип, дубль-позитив__________
                                   ненужное зачеркнуть
     Тип и марка носителя страховой копии ________________________
     Вид основы __________________________________________________
     Заключение о фотографическом качестве при изготовлении ______
     _____________________________________________________________

     Контролер _____________________   ___________________________
                    (подпись)             (расшифровка подписи)

<a id="p100186"></a>                                                       Таблица В.1


<table>
<colgroup><col width="9%"><col width="9%"><col width="11%"><col width="9%"><col width="11%"><col width="29%"><col width="11%"><col width="11%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Дата проверки</td><td rowspan="2">Номер части</td><td rowspan="2">Метраж</td><td rowspan="2">Номер плана</td><td colspan="2">Техническое состояние</td><td rowspan="2">Количество склеек</td><td rowspan="2">Ракорды</td></tr>
<tr><td>основы</td><td>эмульсионного слоя</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td><td>8</td></tr>
</table>


<a id="p100189"></a>                                             Окончание таблицы В.1


| Усадка, % | Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки | Подпись контролера | Дата проведения обработки | Подпись реставратора | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |


<a id="p100192"></a>                                   Ответственный исполнитель
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)
                                   _______ ______________ 20___ г.





<a id="p100193"></a>Приложение Г
(рекомендуемое)

<div align="right">

<a id="p100194"></a>**ФОРМА АКТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ**<br>
**ФОНОДОКУМЕНТА И ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ**

</div>


<a id="p100195"></a>[Формат А3 (297 Х 420)]

<div align="center">

<a id="p100196"></a>     АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ФОНОДОКУМЕНТА<br>
                       И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

                       Номер единицы хранения страховой копии ____

</div>


     Дата составления акта _______________________________________
     Обозначение страховой копии _________________________________
     Вид документа _______________________________________________
                        (магнитная запись, ГП, ГО (оригинал),
     _____________________________________________________________
                            страховая копия)
     Дата изготовления копии _____________________________________
     Наименование организации - держателя оригинала ______________
     Наименование фонодокумента __________________________________
     Учетный номер единицы хранения оригинала ____________________
     Количество частей ___________________________________________
     Номер части ________________Скорость записи _________________
     Количество дорожек __________ Номер дорожки записи __________
     Дата изготовления копии _____________________________________
     Наименование организации, в которой произведена запись ______
     Тип и марка носителя фонодокумента __________________________
     Время звучания ______________________________________________

     Контролер ______________           __________________________
                 (подпись)                (расшифровка подписи)

<a id="p100197"></a>                                                       Таблица Г.1


| Дата проверки | Характеристика электроакустического состояния документа | Характеристика механического состояния документа |
| --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 |


                                             Окончание таблицы Г.1


| Соответствие ракордов требованиям нормативных документов | Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки | Подпись контролера | Вид обработки | Дата проведения обработки | Подпись реставратора |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |


<a id="p100202"></a>                                   Ответственный исполнитель
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)
                                   _________ _____________ 20__ г.





<a id="p100203"></a>Приложение Д
(рекомендуемое)

<div align="right">

<a id="p100204"></a>**ФОРМА АКТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ**<br>
**ВИДЕОДОКУМЕНТА И ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ**

</div>


<a id="p100205"></a>[Формат А3 (297 Х 420)]

<div align="center">

<a id="p100206"></a>     АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ВИДЕОДОКУМЕНТА<br>
                       И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

                       Номер единицы хранения страховой копии ____

</div>


     Дата составления акта _______________________________________
     Обозначение страховой копии _________________________________
     Наименование организации - держателя оригинала ______________
     Наименование видеодокумента _________________________________
     Тип магнитной ленты ______________ Ширина ленты _____________
     Формат записи ________ Номер единицы хранения оригинала _____

<a id="p100207"></a>                                                       Таблица Д.1

<a id="p100208"></a>             ПАРАМЕТРЫ ТЕХНИЧЕСКОГО РАКОРДА НА ЛЕНТЕ


| Параметр | Норма | Результат | Примечание |
| --- | --- | --- | --- |
| Значение размаха импульса | 700 +/- 10 |  |  |
| "белого" в 17 и 330 строк |  |  |  |
| 2 |  |  |  |
| Величина импульса sin 2T, % | 92 - 108 |  |  |
| Первый выброс после импульса | 6 |  |  |
| 2 sin 2T, % |  |  |  |
| Неравномерность нижней | 6 |  |  |
| 2 огибающей sin 20T, % |  |  |  |
| Неравномерность амплитудночастотной характеристики в полосе частот 0,5 - 4,8 МГц, % | +/- 10 |  |  |
| Дифференциальное усиление, % | 6 |  |  |
| Размах звукового канала, дБ | - |  |  |


Начальник ОТК ________________               _____________________
              (личная подпись)               (расшифровка подписи)

                                             _____________ 20__ г.

Организация - изготовитель видеофонограммы _______________________
                                                (наименование)

Видеорулон ____________ Хронометраж  ______ Дата записи __________

Аппаратная ____________ Источник записи, время ___________________

<a id="p100210"></a>                                                       Таблица Д.2


| Номер по порядку | Дата проверки | Цель проверки | Наличие физикомеханических дефектов | Размах П-импульса, строки | Величина импульса 2 sin 2T, % | Первый выброс после импульса 2 sin 2T, % | Неравномерность нижней огибающей 2 sin 20T, % | Неравномерность амплитудночастотной характеристики в полосе 0,5 - 4,8 МГц, % |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |


                                             Окончание таблицы Д.2


| Дифференциальное усиление, % | Уровень звукового канала, дБ | Общая оценка, баллы | Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки | Подпись контролера | Дата и вид обработки | Подпись реставратора | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |


<a id="p100215"></a>                                                       Таблица Д.3

                                                       (в баллах)

<table>
<colgroup><col width="31%"><col width="5%"><col width="6%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="5%"><col width="8%"><col width="14%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Дефект</td><td colspan="10">Оценка качества изображения и звука видеофонограммы по времени воспроизведения в минутах</td><td>Номер ОТК и</td><td rowspan="2">Фамилия, имя, отчество оператора</td></tr>
<tr><td>0</td><td>10</td><td>20</td><td>30</td><td>40</td><td>50</td><td>60</td><td>70</td><td>80</td><td>90</td><td>дата</td></tr>
<tr><td>Изображения: шумы выпадения срыв искажение четкости искажение яркости искажение цветности Звука: треск, шум пропадание другие искажения</td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr>
<tr><td colspan="13">Заключение по рулону ___________________________________________ Примечание. Баллы: 5 - не заметны; 4 - почти не заметны; 3 - заметны, слегка мешают; 2 - очень заметны; 1 - сильно мешают.</td></tr>
</table>


<a id="p100218"></a>                                   Ответственный исполнитель
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)

                                   _______ _______________ 20__ г.





<a id="p100219"></a>Приложение Е
(рекомендуемое)

<div align="right">

<a id="p100220"></a>**ФОРМА АКТА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ**

</div>

**ФОТОДОКУМЕНТА И ДЕФЕКТНОЙ ВЕДОМОСТИ**

<div align="center">

<a id="p100221"></a>[Формат А3 (297 Х 420)]

<a id="p100222"></a>     АКТ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ СТРАХОВОЙ КОПИИ ФОТОДОКУМЕНТА<br>
                       И ДЕФЕКТНАЯ ВЕДОМОСТЬ

</div>


                        Номер единицы хранения страховой копии ___

     Дата составления акта _______________________________________
     Обозначение страховой копии _________________________________
     Наименование организации - держателя оригинала ______________
     Учетный номер единицы хранения оригинала ____________________
     Вид оригинала _______________________________________________
     Формат оригинала ____________________________________________
     Дата изготовления копии _____________________________________
     Организация-изготовитель ____________________________________
     Тип и марка носителя страховой копии ________________________
     Вид основы __________________________________________________
     Способ изготовления страховой копии _________________________
     _____________________________________________________________
     Формат страховой копии ______________________________________
     Количество остаточного тиосульфата натрия ___________________
     Наличие солей серебра _______________________________________
     Контролер ___________         _______________________________
                (подпись)               (расшифровка подписи)

<a id="p100223"></a>                                                       Таблица Е.1


<table>
<colgroup><col width="22%"><col width="25%"><col width="25%"><col width="29%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Дата проверки</td><td rowspan="2">Фотографическое качество</td><td colspan="2">Техническое состояние</td></tr>
<tr><td>основы</td><td>эмульсионного слоя</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td></tr>
</table>


<a id="p100226"></a>                                             Окончание таблицы Е.1


| Заключение о необходимости проведения профилактической и реставрационной обработки | Подпись контролера | Дата проведения обработки | Подпись реставратора | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |


<a id="p100229"></a>                                   Ответственный исполнитель
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)
                                   _______ _______________ 20__ г.





<div align="right">

<a id="p100230"></a>Приложение Ж

</div>

(рекомендуемое)

<div align="center">

<a id="p100231"></a>**ФОРМА АКТА ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ НА ХРАНЕНИЕ**

<a id="p100232"></a>[Формат А4 (297 Х 420)]

</div>


<a id="p100233"></a>                    АКТ ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ

     Сдатчик _____________________________________________________
                            (фамилия, имя, отчество)
     Приемщик ____________________________________________________
                            (фамилия, имя, отчество)
     Основание приема ____________________________________________

<a id="p100234"></a>                                                       Таблица Ж.1


<table>
<colgroup><col width="12%"><col width="12%"><col width="17%"><col width="15%"><col width="11%"><col width="15%"><col width="17%"></colgroup>
<tr><td>Номер описи</td><td colspan="5">Количество</td><td rowspan="2">Примечание</td></tr>
<tr><td>страхового фонда</td><td>экземпляров описи</td><td>передаваемых единиц хранения</td><td>кадров (метров), часов звучания, показа</td><td>описей особо ценных документов</td><td>актов техничесческого состояния</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td></tr>
</table>


<a id="p100237"></a>    Всего: описей, единиц хранения, кадров, метров, часов звучания
или показа (цифрами, прописью):
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________





<a id="p100238"></a>Приложение И

<div align="center">

(рекомендуемое)

<a id="p100239"></a>**ФОРМА КНИГИ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ**

<a id="p100240"></a>[Формат А4 (297 Х 420)]

</div>


<div align="right">

<a id="p100241"></a>**КНИГА РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ПРИЕМА СТРАХОВЫХ КОПИЙ**

</div>


<a id="p100242"></a>Таблица И.1


<table>
<colgroup><col width="11%"><col width="15%"><col width="15%"><col width="14%"><col width="11%"><col width="15%"><col width="18%"></colgroup>
<tr><td rowspan="2">Номер по порядку</td><td rowspan="2">Номер и дата акта приема страховых копий</td><td rowspan="2">Наименование организации, от которой поступили страховые копии</td><td rowspan="2">Дата приема страховых копий на хранение</td><td colspan="2">Количество</td><td rowspan="2">Личная подпись ответственного лица, расшифровка подписи, дата приема</td></tr>
<tr><td>единиц хранения</td><td>кадров (метров), часов звучания или показа</td></tr>
<tr><td>1</td><td>2</td><td>3</td><td>4</td><td>5</td><td>6</td><td>7</td></tr>
</table>






<a id="p100245"></a>Приложение К

<div align="center">

(рекомендуемое)

<a id="p100246"></a>**ФОРМА ОТЧЕТНОСТИ**

</div>


<a id="p100247"></a>[Формат А4 (297 Х 420)]

     Организация _________________________________________________
                 (наименование и адрес отчитывающейся организации)

<a id="p100248"></a>                   ПОКАЗАТЕЛИ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ
      ПО СОЗДАНИЮ СТРАХОВОГО ФОНДА ДОКУМЕНТАЦИИ, ЯВЛЯЮЩЕЙСЯ
    НАЦИОНАЛЬНЫМ НАУЧНЫМ, КУЛЬТУРНЫМ И ИСТОРИЧЕСКИМ НАСЛЕДИЕМ
                            за 20__ г.

<a id="p100249"></a>                                                       Таблица К.1


| Вид документа | Наименование документа | Обозначение страховой копии | Объем изготовленных и переданных на хранение страховых копий |
| --- | --- | --- | --- |
| Документы на бумажной основе, ед. хр./кадр |  |  |  |
| Кинодокументы, ед. хр./метр |  |  |  |
| Фотодокументы, ед. хр. |  |  |  |
| Фонодокументы, ед. хр./часы звучания |  |  |  |
| Видеодокументы, ед. хр./часы показа |  |  |  |


<a id="p100256"></a>                           Руководитель отчитывающейся организации
                                   _________ _____________________
                                   (подпись) (расшифровка подписи)

                                   _______ _______________ 20__ г.





<div align="center">

<a id="p100257"></a>Приложение Л

</div>

(справочное)

<a id="p100258"></a>**БИБЛИОГРАФИЯ**


1. <a id="p100259"></a>Положение о Едином российском страховом фонде документации, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.1995 N 1253-68
2. <a id="p100260"></a>Регламент государственного учета документов АФ РФ, утвержденный Приказом Росархива от 11.03.1997 N 11
   <a id="p100261"></a>------------------------------------------------------------------