---
title: "Без названия"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/bez-nazvaniya-1098"
---

## Без названия

# Документ 10692


<a id="p100001"></a>Утвержден и введен в действие
Приказом Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии
от 9 декабря 2015 г. N 2123-ст

<a id="p100002"></a>**НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

<a id="p100003"></a>**СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ**
**И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ**

<a id="p100004"></a>**ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ**

<a id="p100005"></a>**ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ И СЛОВАРЬ**

<a id="p100006"></a>System of standards for information, librarianship
and publishing. Information and documentation. Management
systems for records. Fundamentals and vocabulary

<a id="p100007"></a>**(ИСО 30300:2011,**
Information and documentation. Management systems
for records. Fundamentals and vocabulary, IDT)

<a id="p100008"></a>**ГОСТ Р ИСО 30300-2015**

<a id="p100009"></a>Группа Т62

<a id="p100010"></a>**ОКС 01.140.20**

<a id="p100011"></a>Дата введения
1 июля 2016 года


### <a id="p100012"></a>Предисловие


<a id="p100013"></a>1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
<a id="p100014"></a>2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"
<a id="p100015"></a>3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 9 декабря 2015 г. N 2123-ст
<a id="p100016"></a>4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30300:2011 "Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь" (ISO 30300:2011 "Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary", IDT).
<a id="p100017"></a>При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации.
<a id="p100018"></a>Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5 (раздел 3.6)
<a id="p100019"></a>**5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ**

<a id="p100020"></a>Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.0-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)


### <a id="p100021"></a>Введение


<a id="p100022"></a>Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.
<a id="p100023"></a>Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
<a id="p100024"></a>Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует применению лучшей деловой практики.
<a id="p100025"></a>Стандарты на системы управления документами, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, разработаны для оказания помощи организациям всех видов, независимо от структуры и численности персонала, а также группам организаций с совместной деловой деятельностью по внедрению, функционированию и улучшению деятельности результативной системы управления документами (здесь и далее по тексту - СУД). СУД позволяет осуществлять управление в организации в соответствии с установленной политикой и целями в области управления документацией, а также обеспечивать достижение этих целей. Это обеспечивается:
<a id="p100026"></a>a) распределением функций и ответственности;
<a id="p100027"></a>b) процессным подходом;
<a id="p100028"></a>c) измерением и оценкой;
<a id="p100029"></a>d) анализом и улучшением.
<a id="p100030"></a>Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.
<a id="p100031"></a>Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.
<a id="p100032"></a>Стандарты на СУД, подготовленные ИСО/ТК 46/ПК 11, входят в состав ССМ и разработаны в целях обеспечения совместимости и применения общих элементов и методологии с иными ССМ. ИСО 15489-1 <1>, а также иные международные стандарты и технические отчеты, разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, являются основными при проектировании, применении, мониторинге и улучшении документных процессов и средств управления, которые могут быть реализованы посредством СУД, в случае если организации решают применять методологию ССМ.

<a id="p100033"></a>

---

<a id="p100034"></a><1> ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отношении действий по управлению документами.

<a id="p100035"></a>Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.



<a id="p100037"></a>Рисунок 1 - Схема: стандарты на СУД, подготовленные
ИСО/ТК 46/ПК 11, и взаимосвязанные международные стандарты
и технические отчеты

<a id="p100038"></a>Настоящие стандарты применяются как руководство по:
<a id="p100039"></a>a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;
<a id="p100040"></a>b) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;
<a id="p100041"></a>c) проектированию и внедрению СУД;
<a id="p100042"></a>d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффективности и функционирования и постоянного совершенствования.
<a id="p100043"></a>Настоящие стандарты предназначены для:
1) <a id="p100044"></a>высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;
2) <a id="p100045"></a>работников, ответственных за внедрение СУД, таких как специалисты по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.
<a id="p100046"></a>Некоторые элементы настоящего документа могут быть объектом патентных прав. ИСО и Росстандарт не отвечают за указание о наличии таких прав.


### 1. <a id="p100047"></a>Область применения


<a id="p100048"></a>Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:
<a id="p100049"></a>a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;
<a id="p100050"></a>b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;
<a id="p100051"></a>c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:
1) <a id="p100052"></a>выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или
2) <a id="p100053"></a>подтверждения декларирования сторонней организацией, или
3) <a id="p100054"></a>сертификации СУД сторонней организацией.


### 2. <a id="p100055"></a>Основные положения СУД



#### <a id="p100056"></a>2.1. Взаимосвязь СУД и системы управления

<a id="p100057"></a>Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.
<a id="p100058"></a>СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами организации и гарантирует, что документные системы соответствуют требованиям организации.
<a id="p100059"></a>В рамках СУД организации разрабатывают, внедряют и контролируют документные процессы и средства управления ими в целях соответствия политике управления документами, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными процессами и средствами управления ими, а также, каким образом документы взаимодействуют со всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.
<a id="p100060"></a>Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь, документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) требования к документам иных систем управления, как и к самим системам.

#### <a id="p100061"></a>2.2. Организационная среда

<a id="p100062"></a>Организация или группа организаций могут использовать все или отдельные элементы стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, в соответствии со сферой деятельности и требованиями ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:
<a id="p100063"></a>a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется управлять документами;
<a id="p100064"></a>b) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не отвечающих установленным требованиям;
<a id="p100065"></a>c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;
<a id="p100066"></a>d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.
<a id="p100067"></a>Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:
1) <a id="p100068"></a>для одного или более специальных деловых процессов в организации;
2) <a id="p100069"></a>для всей организации, охватывая все деловые процессы;
3) <a id="p100070"></a>для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сферы деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.
<a id="p100071"></a>При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, организации необходимо руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методических документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.

#### <a id="p100072"></a>2.3. Потребность в СУД


##### <a id="p100073"></a>2.3.1 Цель

<a id="p100074"></a>Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.
<a id="p100075"></a>Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.
<a id="p100076"></a>Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:
<a id="p100077"></a>a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;
<a id="p100078"></a>b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;
<a id="p100079"></a>c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;
<a id="p100080"></a>d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;
<a id="p100081"></a>e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;
<a id="p100082"></a>f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;
<a id="p100083"></a>g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;
<a id="p100084"></a>h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;
<a id="p100085"></a>i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.

##### <a id="p100086"></a>2.3.2 Достоверные, аутентичные и пригодные для использования документы


###### <a id="p100087"></a>2.3.2.1 Общие положения

<a id="p100088"></a>В каждой организации для внедрения СУД определяются политика и цели в области управления документами, адаптированные к сфере деятельности организации. Внедрение СУД гарантирует создание документов, обеспечивающих потребности организации и общества в течение периодов времени (сроков хранения), установленных для документов, и управление ими.
<a id="p100089"></a>Результатом успешного достижения целей в области документации является создание и управление документами, которые являются достоверными, аутентичными, целостными и пригодными для использования, как описано в 2.3.2.2 - 2.3.2.5.

###### <a id="p100090"></a>2.3.2.2 Достоверность (документов)

<a id="p100091"></a>Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов, а также документ, которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы должны создаваться во время или сразу же после операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деятельности при проведении данной операции.

###### <a id="p100092"></a>2.3.2.3 Аутентичность

<a id="p100093"></a>Для обеспечения аутентичности документов организация должна внедрить и документально зафиксировать политику и процедуры управления созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов. Это обеспечит наличие у авторов документов соответствующих полномочий, а также возможность идентификации и защиты документов от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования или сокрытия.

###### <a id="p100094"></a>2.3.2.4 Целостность

<a id="p100095"></a>Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.
<a id="p100096"></a>Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или примечания могут быть добавлены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или примечания могут быть разрешены, и кто уполномочен их проводить. Любые санкционированные изменения документа, добавления или удаления из документа следует четко документировать и контролировать.

###### <a id="p100097"></a>2.3.2.5 Пригодность для использования

<a id="p100098"></a>Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении документ должен отражать связь с деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны содержать информацию, необходимую для понимания операций деятельности, в которых эти документы были созданы и использовались. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в более широком контексте - контексте деятельности и функций. Должны быть сохранены связи между документами, фиксирующими последовательность действий.

##### <a id="p100099"></a>2.3.3 Создание документных систем


###### <a id="p100100"></a>2.3.3.1 Общие положения

<a id="p100101"></a>Цели СУД достигаются путем создания надежных, защищенных, соответствующих установленным требованиям документных систем и/или систем электронного документооборота. Примеры приведены в 2.3.3.2 - 2.3.3.6.

###### <a id="p100102"></a>2.3.3.2 Надежность

<a id="p100103"></a>Надежные документные системы:
<a id="p100104"></a>a) в соответствии с установленными правилами включают все документы в рамках деятельности, охватываемой ими;
<a id="p100105"></a>b) организуют документы таким образом, чтобы отражать процессы деятельности;
<a id="p100106"></a>c) защищают документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;
<a id="p100107"></a>d) в соответствии с установленными правилами функционируют в качестве основного источника информации в отношении действий, зафиксированных в документах;
<a id="p100108"></a>e) обеспечивают при необходимости доступ ко всем документам;
<a id="p100109"></a>f) фиксируют информацию о поиске, использовании и размещении документов, которыми они управляют;
<a id="p100110"></a>g) способны непрерывно работать в соответствии с установленными правилами.
<a id="p100111"></a>Надежные документные системы позволяют непрерывно вести деятельность и управлять рисками.

###### <a id="p100112"></a>2.3.3.3 Защищенность (безопасность)

<a id="p100113"></a>Защищенные документные системы применяют соответствующие средства контроля, которые предотвращают несанкционированные действия (доступ, уничтожение, изменение или перемещение документов). Защищенные документные системы поддерживают подотчетность организации и управление рисками.

###### <a id="p100114"></a>2.3.3.4 Соответствие требованиям

<a id="p100115"></a>Соответствующие требованиям документные системы - это системы, которые могут быть настроены для выполнения всех требований, возникающих в процессе осуществления текущей деятельности, ожиданий заинтересованных сторон и требований нормативной среды, в рамках которой организация осуществляет свою деятельность.
<a id="p100116"></a>Системы могут быть проверены на их соответствие установленным требованиям в целях сохранения и улучшения СУД. Документные системы, которые соответствуют определенным требованиям, обеспечивают подотчетность организации, надлежащее управление ей и управление рисками.

###### <a id="p100117"></a>2.3.3.5 Комплексность

<a id="p100118"></a>Комплексные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деятельности организации, группы организаций или подразделений организации, в которых они используются. Комплексные документные системы обеспечивают результативность и эффективность ведения деятельности.

###### <a id="p100119"></a>2.3.3.6 Системность

<a id="p100120"></a>Процессы создания и управления документами в процессе проектирования и функционирования документных систем систематизируются в соответствии с политикой, распределением ответственности и официально принятой методологией. Это позволяет вести деятельность результативно и управлять рисками.

#### <a id="p100121"></a>2.4. Принципы применения СУД


##### <a id="p100122"></a>2.4.1 Общие положения

<a id="p100123"></a>Успешное внедрение СУД основано на принципах, изложенных в 2.4.2 - 2.4.8.

##### <a id="p100124"></a>2.4.2 Ориентация на потребителя и иные заинтересованные стороны

<a id="p100125"></a>В рамках СУД устанавливаются требования к документным системам, позволяющие удовлетворять текущие и будущие потребности организации и иных заинтересованных сторон.

##### <a id="p100126"></a>2.4.3 Руководство и подотчетность

<a id="p100127"></a>Руководители организации устанавливают цель, направление и действующие нормы корпоративной культуры, создают условия, в которых сотрудники стремятся к применению лучших практик управления документами для достижения организацией своих целей и требований подотчетности.

##### <a id="p100128"></a>2.4.4 Принятие решений на основе достоверной информации

<a id="p100129"></a>Применение СУД позволяет создавать, вводить в систему и управлять информационными активами организации в форме достоверных и аутентичных документов для обеспечения процесса принятия в организации решений, основанных на достоверной информации.

##### <a id="p100130"></a>2.4.5 Вовлечение сотрудников

<a id="p100131"></a>В сфере управления документами должна быть четко распределена ответственность, а также обеспечено обучение всех сотрудников организации, которые создают документы, управляют ими или используют их. Это относится к контрагентам, иным заинтересованным сторонам, а также сотрудникам сторонних организаций, с которыми у организации имеются совместные деловые процессы и создаются документы. Понимание процессов работы с документами в рамках всей организации улучшает ее информационную базу и результативность принятия решений.

##### <a id="p100132"></a>2.4.6 Процессный подход

<a id="p100133"></a>Эффективность деятельности организации и управления документами обеспечивается процессным подходом к управлению деятельностью организации, который связывает создание документов с деятельностью.

##### <a id="p100134"></a>2.4.7 Системный подход к управлению

<a id="p100135"></a>Интеграция управления документами в управление деятельностью организации в широком контексте системы управления включает анализ требований и планов, а также внедрение, пересмотр и улучшение политики и процедур в рамках всей организации на постоянной основе.

##### <a id="p100136"></a>2.4.8 Постоянное улучшение

<a id="p100137"></a>В результате постоянного мониторинга, анализа и непрерывного улучшения всей деятельности СУД совершенствуется и улучшается общая система управления организацией.

#### <a id="p100138"></a>2.5. Процессный подход к СУД

<a id="p100139"></a>Все организации, независимо от их размера и характера деятельности, должны определить и применять соответствующие рабочие процессы для достижения поставленных целей и задач. Настоящий стандарт придает особое значение осознанному применению системы ко всем процессам организации с тем, чтобы выявить и управлять динамикой процессов и их взаимосвязями.
<a id="p100140"></a>Процессный подход к СУД предполагает:
<a id="p100141"></a>a) определение требований к документам, включая требования и ожидания заинтересованных сторон, а также установление политики и целей в области управления документами;
<a id="p100142"></a>b) внедрение и применение средств управления к управлению организационными рисками в отношении документов в сфере общих деловых рисков организации;
<a id="p100143"></a>c) мониторинг и анализ деятельности и эффективности СУД;
<a id="p100144"></a>d) постоянное улучшение, основанное на объективном измерении.
<a id="p100145"></a>Рисунок 2 показывает, каким образом в СУД учитываются требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и учредителей) в отношении управления документами, и через необходимые процессы представляет на выходе документы, которые отвечают этим требованиям и ожиданиям.



<a id="p100147"></a>Рисунок 2 - Схема: структура СУД

<a id="p100148"></a>Настоящая модель может быть применена в соответствующем масштабе, в зависимости от размера организации. Уровень детализации и сложности СУД, а также объем использованных ресурсов зависит от таких факторов, как область действия системы, размер организации и характер ее деятельности, продукции и услуг.

#### <a id="p100149"></a>2.6. Лидирующая роль руководства

<a id="p100150"></a>Высшее руководство несет ответственность за определение направления развития организации и за ознакомление сотрудников и заинтересованных сторон с приоритетами развития. Это положение подразумевает установление соответствия СУД требованиям и целям организации, а также понимание рисков управления документами, не отвечающего установленным требованиям.
<a id="p100151"></a>Политику устанавливает высшее руководство для того, чтобы:
<a id="p100152"></a>a) обеспечить непрерывность в работе организации;
<a id="p100153"></a>b) обеспечить принятие и выполнение сотрудниками требований СУД;
<a id="p100154"></a>c) гарантировать, что деловые процессы являются прозрачными и комплексными;
<a id="p100155"></a>d) убедить учредителей, совет директоров, лиц, оказывающих влияние на организацию, аудиторов и иные заинтересованные стороны, что управление документами осуществляется надлежащим образом.
<a id="p100156"></a>Благодаря эффективному управлению и подотчетности высшее руководство создает условия, в которых СУД может работать результативно. Высшее руководство использует принципы применения СУД (см. 2.4) в качестве основы для определения своих действий в целях:
1) <a id="p100157"></a>установления, поддержания, содействия проведению политики и целей в области управления документами для лучшего понимания работниками установленных требований;
2) <a id="p100158"></a>обеспечения распределения, закрепления ответственности и делегирования полномочий по управлению документами в организации;
3) <a id="p100159"></a>обеспечения гарантии того, что эффективная и результативная СУД разработана, внедрена и сохраняется для достижения целей организации;
4) <a id="p100160"></a>обеспечения доступности необходимых ресурсов, в том числе человеческих, для сохранения и поддержания СУД;
5) <a id="p100161"></a>регулярного анализа СУД;
6) <a id="p100162"></a>совершения действий по улучшению СУД.

#### <a id="p100163"></a>2.7. Взаимосвязь с иными системами менеджмента

<a id="p100164"></a>Системы управления направлены на достижение результатов и управление рисками для достижения деловых целей, удовлетворения требований подотчетности и ожиданий заинтересованных сторон.
<a id="p100165"></a>Интеграция СУД в общую систему управления организацией осуществляется в целях:
<a id="p100166"></a>a) оптимизации процессов и ресурсов путем интеграции документных процессов и видов деятельности;
<a id="p100167"></a>b) поддержки принятия решений, основанного на достоверной информации;
<a id="p100168"></a>c) обеспечения совместимости систем менеджмента;
<a id="p100169"></a>d) соответствия установленным требованиям и предоставления доказательств этого.
<a id="p100170"></a>Внедрение стандартов на СУД поможет организациям в достижении целей и иных систем менеджмента. Это возможно благодаря тому, что:
1) <a id="p100171"></a>в рамках системы менеджмента обеспечивается создание, управление и доступ к официальной и надежной информации, а также обеспечиваются доказательства осуществленной деятельности в течение установленного периода времени (срока хранения);
2) <a id="p100172"></a>применяется систематический и верифицируемый подход к управлению документами и документационными процессами, связанными с деятельностью иных систем менеджмента;
3) <a id="p100173"></a>устанавливается основа для оценки документов, документационных процессов и практической деятельности в рамках иных систем менеджмента;
4) <a id="p100174"></a>обеспечивается содействие постоянному улучшению работы организации при помощи интегрированных систем менеджмента.
<a id="p100175"></a>Интеграция СУД и требований управленческих, производственных, контролирующих и автоматизированных систем позволяет создать структуру, которая обеспечивает удовлетворение потребностей пользователей и качество продукции.


### 3. <a id="p100176"></a>Термины и определения


<a id="p100177"></a>В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

#### <a id="p100178"></a>3.1. Термины, относящиеся к документам

<a id="p100179"></a>3.1.1 архив(ы) (archive(s): Документы постоянного срока хранения, сохраняемые для длительного использования.
<a id="p100180"></a>Примечания
<a id="p100181"></a>1 Архив может представлять собой место, где хранятся и доступны для пользования архивные документы. Также называют архивохранилищем.
<a id="p100182"></a>2 Архив может представлять собой организацию или компьютерную программу, которые обеспечивают отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам. Иногда их также называют архивным учреждением или архивной программой.

<a id="p100183"></a>3.1.2

| <a id="p100184"></a><a id="p100185"></a><a id="p100186"></a><a id="p100187"></a><a id="p100188"></a><a id="p100189"></a><a id="p100190"></a><a id="p100191"></a><a id="p100192"></a>активы (asset): Все, что имеет ценность для организации.<br>Примечание - Существует много видов активов, а именно:<br>а) информация;<br>б) программное обеспечение, такое как компьютерная программа;<br>в) материальные активы, такие как компьютер;<br>г) услуги;<br>д) работники, а также их квалификация, навыки и опыт;<br>е) нематериальные ценности, такие как репутация и престиж.<br>[ИСО/МЭК 27000:2009, статья 2.3] |
| --- |

<a id="p100193"></a>3.1.3

| <a id="p100194"></a><a id="p100195"></a>документированная информация (document): Записанная информация и носитель, которые рассматриваются как единое целое.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.10] |
| --- |

<a id="p100196"></a>3.1.4

| <a id="p100197"></a><a id="p100198"></a>документация (documentation): Совокупность объектов документированной информации, описывающих действия, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к определенной функции, процессу или деловой операции.<br>[ИСО/ТО 26122:2008, статья 3.1] |
| --- |

<a id="p100199"></a>3.1.5 доказательство (evidence): Документация о деловой операции.
<a id="p100200"></a>*Примечание* - Документальное подтверждение совершения деловой операции, созданное при обычных условиях ведения деятельности и являющееся целостным (неповрежденным) и полным. Этот термин применяется не только в юридическом смысле.

<a id="p100201"></a>3.1.6

| <a id="p100202"></a><a id="p100203"></a>метаданные (Metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.12] |
| --- |

<a id="p100204"></a>3.1.7 документ(ы) (record(s) <1>: Документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива организации или частного лица для подтверждения правовых обязательств или определенной деятельности.

<a id="p100205"></a>

---

<a id="p100206"></a><1> В данном значении термин record(s) используется в сфере управления документами.

<a id="p100207"></a>Примечания
<a id="p100208"></a>1 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.15.
<a id="p100209"></a>2 Термин "доказательство" имеет не только юридическое значение (см. 3.1.5).
<a id="p100210"></a>3 Применяется к информации на любом носителе, в любой форме или формате.


#### <a id="p100211"></a>3.2. Термины, относящиеся к управлению

<a id="p100212"></a>3.2.1

| <a id="p100213"></a>подотчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия, подтверждения которых могут быть востребуемы заинтересованными сторонами [ИСО 15489-1:2001, статья 3.2] |
| --- |

<a id="p100214"></a>3.2.2

| <a id="p100215"></a><a id="p100216"></a>несоответствие (nonconformity): Невыполнение требования.<br>[ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T.3.6] |
| --- |

<a id="p100217"></a>3.2.3

| <a id="p100218"></a><a id="p100219"></a><a id="p100220"></a>организация (organization): Частное лицо или группа лиц, у которых есть определенные функции и обязанности, полномочия и взаимоотношения для достижения ими своих целей.<br>Примечание - Концепция организации включает, но не ограничивается только торговым партнером, компанией, корпорацией, фирмой, предприятием, индивидуальным предпринимателем, товариществом, благотворительной организацией или учреждением или комбинацией этих форм, зарегистрированных либо нет в качестве корпораций, государственной или частной формы собственности.<br>[ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T.1.1] |
| --- |

<a id="p100221"></a>3.2.4 политика управления документами (records policy): Официально сформулированные высшим руководством намерения и направления деятельности организации в отношении систем управления документами.
<a id="p100222"></a>3.2.5

| <a id="p100223"></a><a id="p100224"></a><a id="p100225"></a><a id="p100226"></a><a id="p100227"></a>высшее руководство (top management): Лицо или группа лиц, задающих направление деятельности организации и управляющих ей на высшем уровне.<br>Примечания<br>1 Высшее руководство имеет право распределять полномочия и ресурсы в организации.<br>2 Организация может быть ограничена сферой внедрения системы менеджмента.<br>[ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T.1.5] |
| --- |


#### <a id="p100228"></a>3.3. Термины, относящиеся к процессам управления документами

<a id="p100229"></a>3.3.1

| <a id="p100230"></a><a id="p100231"></a>доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, использования или извлечения информации.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.1] |
| --- |

<a id="p100232"></a>3.3.2

| <a id="p100233"></a><a id="p100234"></a>классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированным порядком, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной схеме.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.5] |
| --- |

<a id="p100235"></a>3.3.3 конвертация (конвертирование) (conversion): Процесс перемещения документов из одного формата в другой.
<a id="p100236"></a>*Пример* - Сканирование документов на бумажных носителях для создания их цифровых копий (в форматах TIFF, JPEG и др.), перевод документов из формата Word в формат PDF, из формата текстового файла UNIX в формат текстового файла Microsoft (Windows), перевод файлов MSWord из версии 1 в версию 2.
<a id="p100237"></a>3.3.4 уничтожение (destruction): Процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности восстановления.
<a id="p100238"></a>*Примечание* - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.8.

<a id="p100239"></a>3.3.5

| <a id="p100240"></a><a id="p100241"></a>отбор и передача (disposition): Совокупность процессов, включающих экспертизу ценности, отбор, передачу на хранение или уничтожение документов, осуществляемых в соответствии с нормативными документами.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.9] |
| --- |

<a id="p100242"></a>3.3.6 документировать (document): Записывать, придавать конкретную форму или комментировать (снабжать примечаниями) для возможности последующего воспроизведения.
<a id="p100243"></a>3.3.7 индексирование (indexing): Проставление условных обозначений для составления указателей в целях упрощения доступа к документам.
<a id="p100244"></a>*Примечание* - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.11.

<a id="p100245"></a>3.3.8 миграция (migration): Процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата.
<a id="p100246"></a>*Пример* - Перемещение сведений с магнитного диска на магнитную ленту, перемещение баз данных из СУБД Oracle в СУБД SQL Server (см. 3.3.3 для последующего использования).
<a id="p100247"></a>3.3.9 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению сохранности документов в течение времени (сроков хранения).
<a id="p100248"></a>*Примечание* - Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.14.

<a id="p100249"></a>3.3.10

| <a id="p100250"></a><a id="p100251"></a>регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификационного номера при его вводе в систему.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.18] |
| --- |

<a id="p100252"></a>3.3.11

| <a id="p100253"></a><a id="p100254"></a>прослеживаемость документооборота (tracking): Создание, включение в систему и сохранение информации о движении и использовании документов.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.19] |
| --- |

<a id="p100255"></a>3.3.12 перемещение (transfer): Изменение способа или места хранения документов или права собственности на них.
<a id="p100256"></a>Примечания
<a id="p100257"></a>1 Может включать перемещение документов из одного места в другое.
<a id="p100258"></a>2 Адаптировано из ИСО 15489-1:2001, статья 3.20 и 3.21.


| <a id="p100259"></a><a id="p100260"></a><a id="p100261"></a><a id="p100262"></a><a id="p100263"></a><a id="p100264"></a><a id="p100265"></a>3.4. Термины, относящиеся к СУД<br>3.4.1<br>система управления (management system): Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов организации для установления политики организации и целей, а также процессов для их достижения.<br>Примечания<br>1 Система управления может относиться к одному или нескольким объектам.<br>2 Элементы системы включают организационную структуру, функции и распределение ответственности, планирование, функционирование и др.<br>3 Область действия системы управления может распространяться на всю организацию, определенные и идентифицированные функции организации, определенные и идентифицированные подразделения организации или на одну или более функций в рамках группы организаций. |
| --- |


<a id="p100266"></a>[ИСО/TMB/TAG13 - JTCG, статья T2.1]
<a id="p100267"></a>3.4.2 система управления документами (СУД) (management system for records): Система управления, выполняющая в организации руководящие и контрольные функции в отношении документов.
<a id="p100268"></a>3.4.3

| <a id="p100269"></a><a id="p100270"></a>управление документами (records management): Область менеджмента, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на архивное хранение или уничтожение документов, в том числе включение документов в систему и сохранение информации о деятельности и операциях.<br>[ИСО 15489-1:2001, статья 3.16] |
| --- |

<a id="p100271"></a>3.4.4 документная система (records system): Информационная система, обеспечивающая управление документами и доступ к ним в течение установленного периода времени.
<a id="p100272"></a>*Примечание* - Адаптированное из ИСО 15489-1:2001, статья 3.17.

<a id="p100273"></a>3.4.5

| <a id="p100274"></a><a id="p100275"></a>система (system): Совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.<br>[ИСО 9000:2005, статья 3.2.1] |
| --- |






<a id="p100276"></a>Приложение А
(справочное)

<a id="p100277"></a>**МЕТОДОЛОГИЯ,**
**ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ПРИ РАЗРАБОТКЕ СЛОВАРЯ**

<a id="p100278"></a>А.1 Общие положения
<a id="p100279"></a>Универсальность применения стандартов на СУД требует использования:
<a id="p100280"></a>a) технического описания без использования специального технического языка;
<a id="p100281"></a>b) согласованного и гармонизированного словаря, который легко воспринимаем потенциальными пользователями стандартов СУД.
<a id="p100282"></a>Понятия связаны между собой, и анализ взаимосвязей понятий в области систем управления документами, а также их группировка в единые системы понятий являются предпосылкой разработки согласованного словаря. При разработке словаря, представленного в настоящем стандарте, проведен такой анализ. В процессе создания словаря разработаны диаграммы понятий, представленные в А.3. Они могут быть полезны в информационном отношении.
<a id="p100283"></a>А.2 Взаимосвязь понятий и их графическое представление
<a id="p100284"></a>Существуют четыре главные формы взаимосвязей понятий, отраженных в настоящем приложении в соответствии с ИСО 704:2009 с ссылкой на ИСО 9000:2005 и GB-T 19100-2003 (Китай):
<a id="p100285"></a>a) ассоциативная (ИСО 704:2009, 5.5.3 и ИСО 9000:2005, А.3.4 со стрелками),
<a id="p100286"></a>b) односторонняя (GB-T 19100-2003, А.2.2.2 со стрелками),
<a id="p100287"></a>c) партитивная связь (ИСО 704:2009, 5.5.2.3 и ИСО 9000:2005, А.3.3 без стрелок),
<a id="p100288"></a>d) родовидовая (ИСО 704:2009, 5.5.2.2 и ИСО 9000:2005, А.3.2 без стрелок).
<a id="p100289"></a>А.3 Диаграммы понятий
<a id="p100290"></a>Схемы А.3.1 - А.3.4 (рисунки А.3.1 - А.3.4) показывают диаграммы понятий, на основании которых в разделе 3 тематически сгруппированы термины и их определения.
<a id="p100291"></a>Так как термины приводятся без каких-либо относящихся к ним пояснений, рекомендовано обращаться к разделу 3 для получения подробных разъяснений по этим элементам.



<a id="p100293"></a>Рисунок А.3.1 - Схема: понятия, относящиеся
к документам (3.1)





<a id="p100295"></a>Рисунок А.3.2 - Схема: понятия, относящиеся
к управлению (3.2)





<a id="p100297"></a>Рисунок А.3.3 - Схема: понятия, относящиеся к процессам
управления документами (3.3)





<a id="p100299"></a>Рисунок А.3.4 - Схема: понятия, относящиеся к системам
управления документами (3.4)






## <a id="p100300"></a>Алфавитный указатель



| <a id="p100301"></a>архивы | <a id="p100302"></a>3.1.1 |
| --- | --- |
| <a id="p100303"></a>активы | <a id="p100304"></a>3.1.2 |
| <a id="p100305"></a>высшее руководство | <a id="p100306"></a>3.2.5 |
| <a id="p100307"></a>доказательство | <a id="p100308"></a>3.1.5 |
| <a id="p100309"></a>документированная информация | <a id="p100310"></a>3.1.3 |
| <a id="p100311"></a>документ(ы) | <a id="p100312"></a>3.1.7 |
| <a id="p100313"></a>документация | <a id="p100314"></a>3.1.4 |
| <a id="p100315"></a>документировать (гл.) | <a id="p100316"></a>3.3.6 |
| <a id="p100317"></a>документооборот | <a id="p100318"></a>3.3.11 |
| <a id="p100319"></a>документная система | <a id="p100320"></a>3.4.4 |
| <a id="p100321"></a>доступ | <a id="p100322"></a>3.3.1 |
| <a id="p100323"></a>индексирование | <a id="p100324"></a>3.3.7 |
| <a id="p100325"></a>классификация | <a id="p100326"></a>3.3.2 |
| <a id="p100327"></a>конвертация | <a id="p100328"></a>3.3.3 |
| <a id="p100329"></a>метаданные | <a id="p100330"></a>3.1.6 |
| <a id="p100331"></a>миграция | <a id="p100332"></a>3.3.8 |
| <a id="p100333"></a>несоответствие | <a id="p100334"></a>3.2.2 |
| <a id="p100335"></a>обеспечение сохранности | <a id="p100336"></a>3.3.9 |
| <a id="p100337"></a>организация | <a id="p100338"></a>3.2.3 |
| <a id="p100339"></a>отбор и передача | <a id="p100340"></a>3.3.5 |
| <a id="p100341"></a>перемещение | <a id="p100342"></a>3.3.12 |
| <a id="p100343"></a>подотчетность | <a id="p100344"></a>3.2.1 |
| <a id="p100345"></a>политика в области документов | <a id="p100346"></a>3.2.4 |
| <a id="p100347"></a>регистрация | <a id="p100348"></a>3.3.10 |
| <a id="p100349"></a>система | <a id="p100350"></a>3.4.5 |
| <a id="p100351"></a>система управления | <a id="p100352"></a>3.4.1 |
| <a id="p100353"></a>система управления документами | <a id="p100354"></a>3.4.2 |
| <a id="p100355"></a>уничтожение | <a id="p100356"></a>3.3.4 |
| <a id="p100357"></a>управление документами | <a id="p100358"></a>3.4.3 |







## <a id="p100359"></a>Библиография



| <a id="p100360"></a>[1] | <a id="p100361"></a>ISO 704:2009 | <a id="p100362"></a>Terminology work Principles and methods [ИСО 704 Терминологическая работа - Принципы и методы] |
| --- | --- | --- |
| <a id="p100363"></a>[2] | <a id="p100364"></a>ISO 9000:2005 | <a id="p100365"></a>Quality management systems Fundamentals and vocabulary [ИСО 9000 Системы менеджмента качества - Основные положения и словарь] |
| <a id="p100366"></a>[3] | <a id="p100367"></a>ISO 10241-1 | <a id="p100368"></a>Terminological entries in standards Part 1: General requirements and examples of presentation [ИСО 10241-1 Терминологические разделы в стандартах - Часть 1: Общие положения и примеры представления] |
| <a id="p100369"></a>[4] | <a id="p100370"></a>ISO 15489-1:2001 | <a id="p100371"></a>Information and documentation Records management Part 1: General [ИСО 15489 Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Общие положения] |
| <a id="p100372"></a>[5] | <a id="p100373"></a>ISO/TR 26122:2008 | <a id="p100374"></a>Information and documentation Work process analysis for records [ИСО/ТО 26122 Информация и документация - Анализ рабочих процессов в отношении документов] |
| <a id="p100375"></a>[6] | <a id="p100376"></a>ISO/IEC 27000:2009 | <a id="p100377"></a>Information technology Security techniques Information security management systems Overview and vocabulary [ИСО/МЭК 27000 Информационная технология - Методы и средства обеспечения безопасности - Системы менеджмента информационной безопасности - Общие положения и словарь] |
| <a id="p100378"></a>[7] | <a id="p100379"></a>GB/T 19100-2003 (Китай) | <a id="p100380"></a>Terminology work Establishment of concept system [Терминологическая работа - Разработка системы понятий] |
| <a id="p100381"></a>[8] | <a id="p100382"></a>ISO/TMB/TAG13 - JTCG | <a id="p100383"></a>Final draft High Level Structure and identical text for MSS and common MS terms and core definitions, February 2011 [Окончательный проект Высокоуровневая структура и идентичный текст для ССМ и общие для систем менеджмента термины и основные определения, Февраль 2011] |




<a id="p100384"></a>

---



## Иллюстрации

![](https://i.bukva.ai/JnopdsDl/img_0.png)

![](https://i.bukva.ai/JnopdsDl/img_1.png)

![](https://i.bukva.ai/JnopdsDl/img_2.png)

![](https://i.bukva.ai/JnopdsDl/img_3.png)

![](https://i.bukva.ai/JnopdsDl/img_4.png)

![](https://i.bukva.ai/JnopdsDl/img_5.png)