Положение об Управлении делами Федеральной миграционной службы

(утв. Приказом ФМС России от 18.11.2006 № 345)

Утверждено Приказом ФМС России от 18 ноября 2006 г. № 345

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ДЕЛАМИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ

I. Общие положения

1. Управление делами является самостоятельным структурным подразделением центрального аппарата Федеральной миграционной службы.

2. Структура и штатное расписание Управления делами утверждаются Директором Федеральной миграционной службы.

3. В структуру Управления делами входят: отдел делопроизводства, организационно-режимный отдел и Приемная ФМС (на правах отдела).

4. На должности руководителей структурных подразделений Управления делами назначаются лица, имеющие высшее образование и необходимый опыт практической работы.

5. Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства, а также настоящим Положением.

6. Работа Управления делами организуется на основе принципов планирования, сочетания единоначалия при принятии решений в вопросах служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого сотрудника за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений.

7. Управление делами имеет печать со своим наименованием, а также необходимые штампы.

8. Управление делами решает поставленные задачи в тесном взаимодействии с подразделениями Федеральной миграционной службы, МВД Российской Федерации и соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти.

II. Основные задачи

9. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

10. Передача документов на рассмотрение Директору и непосредственно исполнителю, после получения соответствующих указаний (резолюций).

11. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.

12. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

13. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Директору.

14. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

15. Разработка и проектирование бланков документов.

16. Разработка и ведение номенклатуры, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

17. Оформление и формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

18. Подготовка проектов описей дел постоянного и долговременного (10 лет и более) хранения, представление их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией ФМС России и передачи в подразделение специальных фондов.

19. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

20. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников, государственных служащих Службы.

21. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

22. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

23. Информирование директора об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

24. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающими объем документооборота.

25. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

26. Координация деятельности Управлений аппарата Службы и непосредственно подчиненных подразделений ФМС России по вопросам документационного обеспечения управления.

27. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе ФМС России.

28. Организация специального первоначального обучения и повышения квалификации делопроизводственных сотрудников структурных подразделений Службы.

29. Разработка организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

30. Организация изучения сотрудниками, государственными служащими ФМС России в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.

31. Консультирование сотрудников, государственных служащих Службы по вопросам работы с документами.

32. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений конфиденциального характера.

33. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.

34. Учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в Службе, а также хранилищ документов и ключей от них.

35. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

36. Осуществление в Службе контроля за обеспечением режима секретности и оценки фактического состояния защиты государственной тайны, выявление недостатков и нарушений и выработка предложений, направленных на их устранение и предотвращение.

37. Разработка мер по предотвращению в системе Службы необоснованного допуска и доступа лиц к сведениям и их носителям, содержащим государственную тайну, а также к проведению секретных работ.

38. Участие в проведении мероприятий по комплексному анализу, планированию и координации служебной деятельности Управления по режиму секретности и защите государственной тайны.

39. Организация копирования и оперативного размножения документов.

40. Обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации и ФМС России режима секретности.

III. Функции

41. Осуществляет прием, регистрацию и распределение входящих (поступающих) документов, передачу их на рассмотрение Директору и непосредственно исполнителям, после получения соответствующих указаний (резолюций), обеспечивает контроль за их прохождением и сроками рассмотрения.

42. Осуществляет регистрацию исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционную обработку и отправку адресатам.

43. Обеспечивает контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись Директору.

44. Организует справочно-информационную работу по вопросам делопроизводства.

45. Разрабатывает и проектирует бланки документов.

46. Разрабатывает проект номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел и представляет ее в установленном порядке на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов.

47. Формирует и оформляет номенклатурные дела и обеспечивает их сохранность.

48. Подготавливает проекты описей дел постоянного и долговременного хранения (10 лет и более), представляет их на согласование в соответствующее подразделение специальных фондов для последующего утверждения их экспертно-проверочной комиссией ФМС России для передачи в подразделение специальных фондов.

49. Выдает сотрудникам нормативные правовые акты и контролирует их возврат.

50. Участвует в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников и государственных служащих Службы.

51. Организует работу постоянно действующих комиссий по обеспечению режима секретности, экспертно-проверочной комиссии и комиссии по рассмотрению писем и обращений граждан.

52. Участвует в проведении экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представляет проекты актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

53. Осуществляет своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представляет на рассмотрение экспертных комиссий проекты актов об уничтожении материалов и организует уничтожение в установленном порядке.

54. Проводит анализ и на его основе готовит предложения по совершенствованию работы с документами.

55. Устанавливает порядок прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.

56. Обеспечивает готовность к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

57. Координирует деятельность Управлений аппарата Службы и непосредственно подчиненных подразделений ФМС России по вопросам документационного обеспечения управления.

58. Разрабатывает организационно-распорядительные и информационно-методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

59. Организует изучение сотрудниками, государственными служащими ФМС России в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и защиты государственной тайны.

60. Осуществляет консультирование сотрудников, государственных служащих Службы по вопросам работы с документами.

61. Подготавливает заявки на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

62. Проводит анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

63. Осуществляет анализ и контроль состояния защиты государственной тайны в системе Службы и на этой основе разрабатывает предложения и планы по реализации государственной политики в данной сфере, осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности, обеспечивает контроль за их выполнением в структурных подразделениях Службы.

64. Координирует деятельность структурных подразделений Службы по вопросам защиты государственной тайны и контролирует выполнение ими требований нормативных правовых актов в области защиты государственной тайны.

65. Вносит предложения о заслушивании на заседаниях Экспертной комиссии ФМС России по режиму секретности руководителей подразделений Службы, о выполнении ими требований законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов МВД России (ФМС России), регламентирующих вопросы защиты государственной тайны.

66. Организует и непосредственно осуществляет разработку нормативных правовых актов ФМС России, регламентирующих защиту государственной тайны, определяет в соответствии с законодательством Российской Федерации порядок и правила работы со сведениями, составляющими государственную тайну, в системе Службы.

67. Изучает в пределах своей компетенции оперативно-служебную, научно-исследовательскую, опытно-конструкторскую и производственно-техническую деятельность подразделений системы Службы, обобщает информацию о возможных каналах утечки сведений, составляющих государственную тайну, разрабатывает меры по их закрытию.

68. Организует соблюдение перечней сведений, подлежащих засекречиванию, и конфиденциальной информации в системе Службы и обеспечивает их использование.

69. Осуществляет контроль в подразделениях Службы за своевременностью засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, правильностью определения степени их секретности.

70. Рассматривает запросы органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, предприятий, учреждений, организаций о рассекречивании сведений, составляющих государственную тайну, относящихся к компетенции Службы.

71. Участвует в работе экспертных групп Службы по рассекречиванию и продлению сроков архивных документов.

72. Вносит предложения по финансированию работ по защите государственной тайны.

73. Вносит предложения в обеспечение пропускного и внутриобъектового режима, охраны режимных территорий, зданий, помещений, хранилищ секретных документов и изделий, определения эффективности инженерно-технических средств охраны, а также контроля порядка несения службы подразделениями, осуществляющими охрану.

74. Проводит инструктажи сотрудников органов внутренних дел, назначаемых на должности начальников подразделений документационного обеспечения управлений, сотрудников подразделений Службы, принимаемых на службу впервые.

75. Рассматривает и готовит предложения по оптимизации структуры подразделений по защите государственной тайны в системе Службы.

76. Осуществляет проверку деятельности управлений, иных структурных подразделений Службы по обеспечению защиты государственной тайны и конспирации при работе с документами.

77. Контролирует ход проведения работ по планированию и устранению выявляемых недостатков режимных требований.

78. Ведет учет фактов разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат носителей, содержащих такие сведения, анализирует их причины, готовит предложения директору Службы о привлечении должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

79. Информирует по подчиненности МВД России и соответствующий орган безопасности о фактах разглашения сведений, составляющих государственную тайну, а также случаях утраты либо хищения носителей таких сведений.

80. Участвует в проведении служебных расследований (проверок) по фактам разглашения сведений, составляющих государственную тайну, утрат документов.

81. Изучает и оценивает эффективность влияния руководителей подразделений на состояние защиты государственной тайны в подразделениях Службы, разрабатывает соответствующие меры по улучшению данной работы.

82. Взаимодействует с Федеральной службой безопасности Российской Федерации и его территориальными подразделениями по вопросам организации и обеспечения системы защиты государственной тайны в системе Службы и лицензированию.

83. Определяет совместно с органами, уполномоченными на ведение лицензионной деятельности в области защиты государственной тайны, порядок лицензирования подразделений (предприятий, учреждений, организаций) Службы по проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны.

84. Осуществляет контроль за наличием лицензии в подчиненных подразделениях Службы на право проведения работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, создания средств защиты информации.

85. Принимает участие в проведении комиссиями органов, уполномоченных на ведение лицензионной деятельности, специальных экспертиз и государственной аттестации руководителей подразделений (предприятий, учреждений, организаций) Службы.

86. Взаимодействует в рамках компетенции с УВИАО Службы по вопросам защиты информации, образующейся в деятельности органов внутренних дел, от ее утечки по техническим каналам, несанкционированного доступа к ней, специальных воздействий на информацию в целях ее уничтожения, искажения или блокирования в процессе ее обработки, передачи и хранения, нарушения работоспособности технических средств и по противодействию техническим средствам разведки.

87. Планирует, разрабатывает и осуществляет мероприятия по разграничению доступа сотрудников к сведениям, составляющим государственную тайну.

88. Участвует в подготовке и инструктаже сотрудников Службы, осведомленных в сведениях, составляющих государственную тайну, при их командировании за границу.

89. Участвует в заключении договоров на проведение совместных работ с органами законодательной и исполнительной власти, предприятиями, учреждениями и организациями, связанными с государственной тайной, и осуществляет контроль за передачей такого рода сведений.

90. Осуществляет контроль за соблюдением подразделениями Службы, участвующими в осуществлении международных связей, установленного порядка и правил международного сотрудничества в части, касающейся обеспечения режима секретности.

91. Осуществляет контроль за разработкой и ходом выполнения планов мероприятий по обеспечению режима секретности при приеме подразделениями Службы иностранцев.

92. Организует проведение профилактической работы с сотрудниками, государственными служащими и работниками Службы по соблюдению требований режима секретности.

93. Контролирует ведение учета сейфов, металлических шкафов, специальных хранилищ и режимных помещений, ключей от их замков, а также множительной аппаратуры и персональных компьютеров, предназначенных для обработки сведений, составляющих государственную тайну.

94. Непосредственно осуществляет прием граждан в Приемной ФМС России и готовит необходимые материалы к личному приему граждан Директором, организационно обеспечивает прием граждан заместителями Директора и начальниками Управлений центрального аппарата ФМС.

IV. Организация и обеспечение деятельности подразделения

95. Управление делами возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Директором службы.

96. Начальник управления непосредственно подчиняется Директору ФМС России либо лицу, его замещающему.

97. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью отделов и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отделы задач и функций.

98. Является прямым начальником для всего личного состава управления.

99. Утверждает положения о структурных подразделениях Управления.

100. Создает в пределах утвержденного расписания Управления делами временные подразделения целевого назначения.

101. Утверждает планы работы Управления и его структурных подразделений.

102. Распределяет функциональные обязанности между своими заместителями. Делегирует, исходя из интересов службы, часть своих полномочий.

103. Рассматривает поступившие в Службу материалы, принимает решение о передаче для исполнения непосредственно в подразделения Службы документов, не требующих по ним решения руководства Службы.

104. Докладывает Директору поступившие документы, а также подготовленные подразделениями Службы материалы.

105. Направляет по принадлежности документы, поступающие на имя Директора, если решение поставленных в них вопросов отнесено к компетенции других федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций.

106. Возвращает исполнителям для доработки некачественно подготовленные, неправильно оформленные или не согласованные в установленном порядке с заинтересованными подразделениями Службы, органами государственном власти Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти документы, представленные для доклада руководству Службы.

107. Привлекает для подготовки документов, представляемых на рассмотрение Директору, к работам по обеспечению режима секретности сотрудников и работников подразделений службы (по согласованию с их руководителями).

108. Вносит представления руководству Службы, руководителям подразделений ФМС о запрещении ведения работ с секретными документами и изделиями при отсутствии необходимых условий, при обнаружении грубых нарушений режима секретности, а также подготовленные с соответствующими структурными подразделениями службы предложения об отстранении от исполнения секретных работ и документов при привлечении к ответственности лиц, допустивших нарушения режима секретности.

109. Обеспечивает соблюдение законности в деятельности управления.

110. Готовит предложения в пределах своей компетенции, рекомендации и указания по вопросам документационного обеспечения и защиты государственной тайны.

111. Ведет в установленном порядке переписку по данным вопросам с соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти, подразделениями Службы, территориальными органами ФМС России и иными организациями.

112. Запрашивает из Управлений аппарата Службы, подчиненных подразделений ФМС России необходимую информацию по вопросам, входящим в компетенцию управления.

113. Участвует в рассмотрении проектов штатных расписаний Службы, вносит предложения по структуре и численности личного состава подразделений управления.

114. По поручению Директора Службы или его заместителей представляет ФМС России в других федеральных органах исполнительной власти по вопросам документационного обеспечения защиты государственной тайны.

115. Обеспечивает подбор, расстановку и воспитание кадров управления, соблюдение служебной дисциплины, направляет сотрудников на переподготовку и повышение квалификации в образовательные учреждения.

116. В установленном порядке вносит предложения Директору ФМС России о представлении сотрудников управления к награждению государственными и ведомственными наградами, поощрению либо о наложении дисциплинарного взыскания.

117. В соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России вносит предложения Директору ФМС России об установлении порядка и режима работы управления, установлении и изменении должностных окладов сотрудников отдела в пределах минимальных и максимальных размеров, определенных по соответствующим должностям, надбавок и выплат в пределах средств, выделенных на денежное довольствие и заработную плату.

118. Обеспечивает условия выполнения сотрудниками управления служебных обязанностей в соответствии с правилами техники безопасности и санитарно-гигиеническими нормами.

119. Осуществляет иные полномочия, отнесенные нормативными правовыми актами МВД России (ФМС России) к его компетенции.

---