РД 50-613-86. Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»
(утв. Постановлением Госстандарта СССР от 24.09.1986 № 2781)
Утверждены
Постановлением
Государственного комитета СССР
по стандартам
от 24 сентября 1986 г. № 2781
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ПО ВНЕДРЕНИЮ И ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ»
1. Общие положения
1.1. Методические указания устанавливают порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» в министерствах, ведомствах и подведомственных им предприятиях, организациях и учреждениях (далее — организациях) при информационном обмене документами на машинных носителях и машинограммами <*>.
<*> В данных Методических указаниях учтены отдельные положения, приведенные во «Временных общеотраслевых руководящих указаниях о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники», утвержденных Постановлением ГКНТ от 20 апреля 1981 г. № 100 (см. Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР № 9 за 1981 год).
1.2. Основными объектами стандартизации по ГОСТ 6.10.4-84 являются требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документам на машинных носителях и машинограммам, создаваемым средствами вычислительной техники.
1.3. Работы по внедрению стандарта должны проводиться в составе работ по применению средств вычислительной техники.
1.4. Решение министерств, ведомств о включении документов на машинных носителях и машинограмм в документооборот отрасли принимается в соответствии с установленными этими организациями организационно-техническими условиями, обеспечивающими возможность обмена документами на этих носителях.
1.5. Применение ГОСТ 6.10.4-84 в учреждениях, организациях и на предприятиях, подпадающих под действие специальных положений, определяется в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положениями.
1.6. Применение стандарта в деятельности судов, органов государственного арбитража <*> и прокуратуры, местных Советов народных депутатов, колхозов, кооперативных и иных общественных организаций определяется этими органами и организациями.
<*> Вопросы использования в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, решены в Инструктивных указаниях об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники, Госарбитража СССР от 29 июня 1979 г. № И-1-4 (см. Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР № 1 за 1980 год).
1.7. В качестве документа, регламентирующего процесс обмена машинными документами между взаимодействующими организациями — сторонами информационного обмена, рекомендуется договор о порядке обмена документами на машинных носителях (далее — Договор), заключаемый между этими организациями, или обязательный для сторон нормативный акт. Образец примерного договора приведен в приложении 1 <*>.
1.8. Формы документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители и машинограммы, должны быть унифицированы, приспособлены для машинной обработки, утверждены и зарегистрированы в установленном порядке.
1.9. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате должна осуществляться согласно ГОСТ 6.10.3-83.
1.10. Состав и содержание первичных документов, обработанная информация которых записывается на машинные носители, и виды машинных носителей должны быть определены в Договоре или в нормативном акте.
1.11. Организация — создатель документов на машинных носителях и машинограмм несет ответственность за качество этих документов. Виды ответственности предусматриваются в Договоре (для равноправных сторон) или в ином обязательном для сторон нормативном акте.
1.12. Документы на машинных носителях и машинограммы, изготовленные и размеченные без учета требований государственных стандартов и ГОСТ 6.10.4-84, организации-пользователи возвращают организации — создателю документа с указанием конкретной причины возврата в сопроводительном письме.
1.13. Порядок внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84 в министерствах, ведомствах и подведомственных им организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением) данной организации.
1.14. В распорядительном документе необходимо предусмотреть основные мероприятия по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 (перечень мероприятий должен быть оформлен в виде плана-графика внедрения стандарта согласно существующему порядку внедрения государственных стандартов):
определение перечня организаций, которым разрешается обмен документами на машинных носителях и машинограммами;
состав инструктивной документации, разрабатываемой в организациях для внедрения ГОСТ 6.10.4-84;
распределение ответственности между структурными подразделениями аппарата и вычислительными центрами за документы на машинных носителях;
характер изменений в системе ведения делопроизводства в организациях в связи с поступлением и направлением документов в машинном исполнении;
разработку общих схем документопотоков с обозначением документооборота на машинных носителях;
разработку общих характеристик применяемых видов документов на машинных носителях в коммуникативном формате, перечней этих документов соответственно действующим и внедряемым подсистемам и комплексам задач АСУ;
разработку характеристики видов связи и используемых носителей, общесистемных программных и технических средств;
разработку требований к программам записи и чтения информации;
мероприятия по совершенствованию действующей нормативной базы по применению средств вычислительной техники: положений, инструкций для соответствующих категорий сотрудников, работающих с документами на машинных носителях; порядка назначения лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортировке, передачу и прием документов на машинных носителях;
установление конкретной ответственности сторон за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях;
разработку плана учебных мероприятий для работников, связанных с документами на машинных носителях, и мероприятий по обеспечению их необходимыми стандартами, методическими указаниями, инструкциями, унифицированными формами документов и др.;
разработку мероприятий по проведению проверок соблюдения порядка внедрения и применения ГОСТ 6.10.4-84.
1.15. Планом мероприятий по внедрению и применению стандарта может быть предусмотрено его опытное внедрение.
Опытное внедрение стандарта должно состоять в организации обмена документами на машинных носителях в коммуникативном формате с ограниченным числом абонентов и номенклатурой документов и может осуществляться в три этапа:
подготовка к опытному внедрению;
проведение опытного внедрения;
анализ и оформление результатов опытного внедрения.
1.16 По итогам опытного внедрения уточняются:
перечень документов, предназначенных к обмену;
инструкция по записи документов на машинных носителях в коммуникативном формате;
программы записей и чтения документов на машинных носителях в коммуникативном формате;
действующие инструкции для лиц, ответственных за достоверность содержания, правильность оформления, подготовку к транспортированию, передачу и прием документов на машинных носителях.
2. Требования к подлинникам документов
2.1. Требования ГОСТ 6.10.4-84 распространяются на документы на машинных носителях и машинограммы. К документам на машинных носителях относятся документы на магнитных машинных носителях (магнитные ленты и диски, гибкие магнитные диски) и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты).
2.2 Технические параметры документов, создаваемых средствами вычислительной техники, должны отвечать требованиям:
соответствия носителя информации, используемых символов и способов записи государственным стандартам и нормативно-техническим актам межотраслевого и отраслевого применения;
соответствия последовательности расположения реквизитов на машинных носителях государственным стандартам.
2.3. Создание документов на машинных носителях и машинограмм может производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, в процессе автоматизированного решения задач или при переносе с одного машинного носителя на другой.
2.4. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, зафиксированных в первичных документах, необходимым условием является наличие юридической силы первичных документов, с которых осуществляется запись.
2.5. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств, необходимым условием их юридической силы является наличие информации, зафиксированной в установленном порядке, который позволяет идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации. Данное условие должно быть отражено в Договоре.
2.6. При создании документов на машинных носителях и машинограмм на основе данных, полученных в процессе автоматизированного решения задач, необходимым условием их юридической силы является достоверность соответствующих данных (пп. 2.4 - 2.5) и соответствие алгоритма преобразования данных установленным способам их обработки. Данное условие должно быть отражено в Договоре или в нормативном акте.
2.7. Технологический процесс обработки данных и их преобразования в машинограмму должен соответствовать утвержденному проекту, допускающему возможность контроля за правильностью алгоритмов и программ, по которым ведется обработка данных на средствах вычислительной техники.
2.8. Для визуального контроля допускается преобразование в человекочитаемую форму промежуточных данных, полученных в процессе создания документа на машинном носителе.
2.9. При обмене документами на машинных носителях организации обязаны учитывать, транспортировать и хранить их в соответствии с устанавливаемыми министерствами и ведомствами порядком и условиями, обеспечивающими сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа <*>. Данные условия должны быть оговорены в Договоре.
<*> Вопросы по защите данных, записанных на магнитных машинных носителях, от несанкционированного доступа освещены в «Руководящих методических материалах по защите информации в электронных системах», утвержденных ГКНТ в 1981 году.
2.10. В сопроводительных документах и на упаковке документа на магнитном носителе, пересылаемого авиапочтой, следует указывать на недопустимость применения электромагнитных видов спецконтроля.
2.11. Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью документа должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно на носитель необходимо наклеивать этикетку.
2.12. При получении документа на машинном носителе с признаками нарушения мер его защиты, описанных в сопроводительном письме, организация-пользователь вправе (если Договором или нормативным актом не предусмотрено иное) рассматривать его как заведомо недостоверный и, опечатав документ своими печатями, отправить его обратно.
2.13. Документы на машинных носителях и машинограммы в соответствии с ГОСТ 6.10.4-84 представляют организации-пользователю с сопроводительным письмом.
Для документов на машинных носителях к сопроводительному письму допускается прилагать описание информационной характеристики документа и фрагменты начала и конца записанной информации.
В описании информационной характеристики документа на машинном носителе должно быть указано наименование документа, имена и номера файлов (набора данных), формат записи и др. Описание информационной характеристики документа на магнитной ленте приведено в приложении 3 <*>.
Объем фрагментов начала и конца записанной информации, необходимый для проведения входного контроля, определяется организациями, осуществляющими обмен документами на машинных носителях.
Если на машинном носителе записано несколько документов, то на каждый из них следует заполнять отдельное описание информационной характеристики документа.
Данные условия устанавливаются в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте.
2.14. Основные требования к организации учета, выдачи и хранения документов на машинных носителях приведены в РД 50-524-84 <*>.
<*> Методические указания РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях» разработаны ВНИИДАД Главархива СССР, утверждены Постановлением Госстандарта от 25 декабря 1984 г. № 4895 со сроком введения с 1 января 1986 г.
2.15. На изменения распространяются требования ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих указаний как к документу на машинном носителе.
Порядок регистрации изменений установлен в РД 50-524-84.
Подлинники документов используют только для изготовления дубликатов и копий, а также внесения изменений. Держателем подлинника является организация — создатель документа.
2.16. Изменения документа на машинном носителе подразделяются на изменения обязательных реквизитов или содержательной части информационной записи документа.
Основанием для внесения изменений являются извещения об изменениях, которые подготавливаются по форме извещений об изменениях классификаторов, устанавливаемых отраслевыми (ведомственными) положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации или в иной форме, предусмотренной Договором или нормативным актом о порядке обмена.
2.17. Изменения содержательной части информационной записи документа подразделяются на изменения, которые могут быть внесены без разрешения руководителя организации (опечатки, знаки) или только с разрешения руководителя организации, если изменяется сущность конкретного вопроса.
2.18. Внесение изменений в документы на бумажных машинных носителях — по ГОСТ 2.034-83.
2.19. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе должны быть установлены в Договоре или в обязательном для сторон нормативном акте <*>.
<*> Порядок и срок внесения изменений касаются подлинников, дубликатов и копий.
2.20. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копни измененного документа сохраняют юридическую силу, если изменения внесены с соблюдением требований ГОСТ 6.10.4-84 и настоящих Методических указаний.
3. Требования к оформлению реквизитов, придающих юридическую силу документам, создаваемым средствами вычислительной техники
3.1. ГОСТ 6.10.4-84 устанавливает следующую последовательность записи обязательных реквизитов — идентификационный код и наименование. Примеры:
реквизит «Наименование организации — создателя документа»:
000450 8 Государственный комитет СССР по стандартам
477625 4 Главный научно-исследовательский центр ведения общесоюзных классификаторов
реквизит «Местонахождение организации — создателя документа»:
реквизит «Наименование документа»:
0607911 3 Отчет о наличии и состоянии сельскохозяйственной техники
1601005 8 Отчет о трудоустройстве населения за 19... год.
3.2. Порядок получения кодов по ОКПО, СОАТО, ОКУД и другим классификаторам устанавливается положениями о системе ведения классификаторов технико-экономической информации, разработанными министерствами, ведомствами, союзными республиками и согласованными с Госстандартом.
3.3. Дата изготовления документа должна оформляться цифровым способом, и элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 19 июля 1985 г. следует оформлять 190785 или 19.07.85.
Допускается по усмотрению министерств и ведомств в зависимости от назначения документа приводить элементы даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
В машинограммах, содержащих сведения финансового характера, применяют словесно-цифровой способ оформления дат: 19 июля 1985 г. или 19 июля 1985 года.
3.4. В реквизите «Код лица, утвердившего документ» указывают должностное лицо организации, имеющее право подписи документов. Право подписи документов должно фиксироваться в регламентах работы, в положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.
Для машинограмм реквизит «Код лица, утвердившего документ» должен состоять из идентификационного кода, должности и фамилии утвердившего документ.
3.5 <*>. Для размещения на магнитной ленте обязательных реквизитов, придающих информационной записи юридическую силу, в ГОСТ 6.10.3-83 предусматривается два типа полей данных — идентификационные поля и поле обязательных реквизитов.
<*> Данный пункт приводится в извлечении.
Если документ записан на нескольких машинных носителях, идентификационное поле и поле обязательных реквизитов располагаются на первом машинном носителе.
Размещение обязательных реквизитов на двух типах полей данных объясняется требованиями ГОСТ 6.10.3-83 по формированию структуры информационной записи на машинных носителях.
3.6. Месторасположение обязательных реквизитов в машинограммах определяется государственными стандартами на УСД или отраслевыми нормативно-техническими документами.
4. Требования к дубликатам и копиям документов
4.1. На основе подлинников документов на машинных носителях и машинограммах, полученных стандартными программными методами и оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84, могут создаваться дубликаты и копии.
4.2. При создании дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты:
дата создания дубликата, копии;
код оператора, создавшего дубликат, копию.
Рекомендуется устанавливать следующие обозначения видов документов на машинном носителе:
При записи информации на машинном носителе данные обозначения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ.
4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п. 4.2.
4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.
4.5. Решение об использовании в обмене дубликата или копии документа на машинном носителе и машинограммы и их количество в каждом конкретном случае принимается по согласованию между сторонами — участниками Договора или обязательного для сторон нормативного акта.
1. Состав и содержание первичных документов, с которых осуществляется запись информации на машинные носители.
2. Виды машинных носителей, участвующих в обмене информацией вычислительных центров министерств и ведомств.
3. Виды и размеры ответственности за нарушение порядка оформления и использования документов на машинных носителях.
4. Определение условий, позволяющих идентифицировать организации, отвечающие за исправность каналов связи, регистрирующих устройств и достоверность передачи информации.
5. Определение условий придания юридической силы документам на машинных носителях, полученным в процессе автоматизированного решения задач.
6. Порядок и условия, обеспечивающие сохранность данных, записанных на машинных носителях, и защиту этих данных от несанкционированного доступа.
7. Условия возврата документов на машинных носителях.
8. Условия передачи документов на машинных носителях.
9. Состав дополнительных реквизитов, необходимых для обмена документами на машинных носителях, и требования к их применению.
10. Регламентация использования в обмене дубликатов или копий документов на машинных носителях и их количества.
11. Порядок и срок внесения изменений на машинном носителе.