Методическое пособие о порядке использования авансов, выданных на хозяйственные нужды, командировочные расходы, проезд в отпуска и перевозку домашних вещей при служебных перемещениях

(утв. Минюстом РФ 15.01.2001 № 18/54-18)

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

15 января 2001 г. № 18/54-18

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АВАНСОВ, ВЫДАННЫХ НА ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ НУЖДЫ, КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ, ПРОЕЗД В ОТПУСКА И ПЕРЕВОЗКУ ДОМАШНИХ ВЕЩЕЙ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ ПЕРЕМЕЩЕНИЯХ

1.1 Основные нормативно — правовые документы, регламентирующие порядок получения и использования подотчетных сумм

Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

Приказ Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. № 107н «Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях».

1.2 Размеры подотчетных сумм и сроки их использования

Предприятия (учреждения) выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно — операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.

1.3 Кому и на основании чего выдаются денежные средства под отчет

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении, по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

1.4 Сроки и порядок представления отчетов о расходовании полученных под отчет денежных средств

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия (учреждения) отчет по ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов о расходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.

1.5 Порядок проверки авансовых отчетов работниками бухгалтерии и требования, предъявляемые к представляемым документам

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются арифметически, а также проверяется правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 914-96 г. «О порядке расчетов наличными деньгами...» запрещена оплата товарных чеков торгующих организаций без подтверждения их чеками контрольно — кассовых машин.

Постановлением Правительства РФ от 17 ноября 1994 г. № 1258 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» определено понятие лимита таких расчетов. Указанием ЦБ РФ от 7 октября 1998 г. № 375-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами» предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами установлен в размере 10 тыс. рублей, для предприятий и организаций торговли ГУИН МВД России при закупке товаров у юридических лиц — 15 тыс. рублей.

2. Порядок использования авансов, выданных на командировочные расходы, проезд в учебные отпуска

2.1 Основные нормативно — правовые документы, регламентирующие порядок получения и использования подотчетных сумм

Инструкция Минфина СССР, Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам, Всесоюзного центрального совета профессиональных союзов от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

Приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Приказ МВД России от 10 мая 1988 г. № 100 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления, выдачи воинских перевозочных документов и оплаты воинских перевозок в системе МВД СССР».

Приказ МВД России от 14 ноября 1995 г. № 433 с Инструкцией «Об организации планирования и командировках в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации».

Приказ ГУИН Минюста России от 15 мая 2000 г. № 72 «Об утверждении Инструкции об организации командировок в Главном управлении исполнения наказаний Министерства юстиции Российской Федерации».

Указание ГУИН Минюста России от 24 ноября 2000 г. № 18/54-97.

2.2 Понятие служебной командировки, порядок направления в командировки и их сроки

Командировкой признается служебная поездка сотрудника (работника) по распоряжению начальника органа УИС на определенный срок для выполнения поставленной задачи вне места постоянной работы, службы.

Служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считается командировкой.

Направление сотрудников (работников) органов УИС в командировки производится руководителями этих органов и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. По усмотрению руководителя органа УИС направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы (службы) в тот же день, в который он был командирован.

Командировка сотрудника (работника) в вышестоящий в порядке подчиненности орган УИС осуществляется по его вызову или разрешению. В этом случае разрешение на командировку дается вышестоящим руководителем в письменной форме. Не разрешаются вызовы сотрудников (работников) должностными лицами, не являющимися их непосредственными или прямыми начальниками и неправомочными разрешать командировки. Выезды сотрудников (работников) в вышестоящие органы УИС без соответствующих разрешений запрещаются (указание ГУИН Минюста России от 24 ноября 2000 г. № 18/54-97).

Срок командировки сотрудников (работников) определяется руководителем органа УИС, однако он не может превышать 40 суток, включая время нахождения в пути.

Командировка может быть продлена:

с разрешения руководителя, направившего сотрудника (работника) в командировку, на 5 суток;

с разрешения руководства ГУИН Минюста России — на срок свыше 45 суток, но не более чем на 1 год в случаях, указанных в п. 6.7.1 — 6.7.14 Инструкции об организации планирования и командировок в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации (утверждена Приказом МВД России от 14 ноября 1995 г. № 433).

Срок пребывания командированного сотрудника в центральном аппарате УИС, в том числе в связи с вызовом для решения вопросов назначения или утверждения в должности, перемещения по службе, предстоящего увольнения со службы, не должен превышать 5 суток, не считая времени нахождения в пути. Этот срок может быть продлен лишь в исключительных случаях не более чем на 45 суток с письменного разрешения начальника ГУИН Минюста России или его заместителей.

Должностные лица, разрешившие командировку с нарушением установленного порядка, привлекаются к материальной и дисциплинарной ответственности.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из пункта постоянной работы (службы) командированного сотрудника, а днем приезда — день прибытия указанного транспорта в пункт постоянной работы (службы).

При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэродром находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэродрома и обратно. День выезда в командировку и день возвращения из командировки определяются по местному (по месту постоянной службы сотрудника) времени.

При командировках сотрудников по конвоированию лиц, содержащихся под стражей, в общий срок командировки включается время с момента приема до сдачи охраняемого контингента, а также на обратный проезд к месту службы.

2.3 Расчеты при командировках, оплата расходов по найму жилого помещения, суточных и расходов по проезду

Командированному сотруднику (работнику) перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилых помещений и суточных.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия (учреждения) отчет по ф. 286 с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом к зачету принимаются следующие виды расходов:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (службы) в размере: стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями в поездах при следовании в плацкартном, купейном или мягком вагоне согласно представленных квитанций (письмо Минфина России от 12 мая 1997 г. № 30).

Дополнительные сборы за добровольное страхование (по отдельным квитанциям) не возмещаются.

В случае утери билетов расходы по проезду командированному лицу возмещаются при наличии копий проездных документов, заверенных кассой по месту их приобретения.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При командировках работников УИС, обучающихся по заочной форме обучения в высших учебных заведениях Минюста, МВД и Минобороны России, оплачиваются проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно на учебные сборы, в том числе связанные с подготовкой и защитой дипломных проектов (работ), установочные и лабораторно — экзаменационные сессии, государственные экзамены <*>.

---

<*> Работникам УИС, обучающимся по заочной форме обучения в высших гражданских учебных заведениях, которые имеют государственную аккредитацию, при предоставлении учебных отпусков для выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, а также для сдачи государственных экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта один раз в учебном году оплачивается проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно (Федеральный закон от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ). Суточные за время этих отпусков не выплачиваются, расходы по найму жилых помещений не возмещаются.

Денежные средства для приобретения авиационных билетов включаются в расчет аванса на командировку при времени следования до конечного пункта назначения железнодорожным транспортом более 36 часов и при выездах, связанных с принятием мер оперативного реагирования. В этих случаях всем категориям сотрудников УИС следование самолетом разрешено только экономическим классом. При представлении отчетов с приложенными авиационными билетами следует обращать внимание на виды билетов, которым соответствует аббревиатура: 1 класс (1 кл; ЕТ; F); бизнескласс (БТ — туда; БХ — туда и обратно; С); экономкласс (ЭТ — туда; ЭХ — туда и обратно; Y); экскурсионный (MX; KX в зависимости от времени между полетом туда и обратно; S; M; V).

Нормы возмещения расходов по найму жилых помещений и выплаты суточных приведены в Приложении № 4.

В пределах норм по оплате найма жилого помещения подлежат возмещению также затраты сотрудника (работника) на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах. Командированному лицу возмещается плата за бронирование мест в гостиницах при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Плата за проживание взимается в соответствии с единым расчетным часом с 12 часов текущих суток следующим порядком:

• при размещении до расчетного часа: до 0 часов плата взимается за полные сутки; с 0 часов до 12 часов плата не взимается;
• при задержке выезда: после расчетного часа, но не более 6 часов, производится почасовая оплата; с 6 до 12 часов плата взимается за половину суток; при выезде по истечении более 12 часов плата взимается как за полные сутки;
• при проживании не более суток (24 часов) плата взимается за сутки независимо от расчетного часа (Закон РФ «О защите прав потребителя» и Правила предоставления услуг в РФ).

При оплате документов о проживании в пунктах командировки, а также в пути следования на автомобильном транспорте особое внимание следует уделять подлинности представленных документов. В случае возникновения каких-либо сомнений в этом в обязательном порядке производится их проверка бухгалтерией совместно с сотрудниками служб по борьбе с экономическими преступлениями подразделений УИС.

При оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги при отсутствии специальных талонов заполняется счет (формы № 3-Г, 3-Гм, приведены в приложениях № 1, 2 <*>), являющийся документом строгой отчетности. Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается проживающему, второй экземпляр счета сдается в бухгалтерию гостиницы, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты в контрольной картотеке.

---

<*> Приложения не приводятся.

При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.

При следовании в командировки на служебном автотранспорте на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта составляется квитанция «Автостоянка» (форма № 11-Г, приведена в приложении № 3 <*>), которая также является документом строгой отчетности. Она выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию гостиничного комплекса, второй выдается на руки плательщику.

Указанные формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации определены Приказом Минфина России от 13 декабря 1999 г. № 121 и применяются в гостиницах независимо от форм собственности, без каких-либо изменений и дополнений.

Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня его прибытия в пункт назначения и по день выезда из него.

Суточные выплачиваются командированным сотрудникам за каждый день нахождения в командировке, не исключая выходных и праздничных дней, а также дней нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по той же норме, что и за время пребывания в месте командировки.

Слушателям учебных заведений Минюста и МВД России, направляемым на учебные сборы до начала лабораторно — экзаменационной сессии и непосредственно перед сдачей государственных экзаменов, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются.

Слушателям заочных факультетов и отделений учебных заведений Минюста и МВД России, органов безопасности и Вооруженных Сил Российской Федерации, имеющим по учебе задолженность, при сдаче ими повторных экзаменов по не зависящим от них причинам (заболевание при первой сдаче экзаменов и др.) суточные выплачиваются и возмещаются расходы по найму жилого помещения и при повторной сдаче экзаменов при наличии вызова учебного заведения.

При конвоировании и сопровождении лиц, содержащихся под стражей и задержанных, продолжительностью менее 24 часов, но свыше 12 часов (текущих суток) суточные выплачиваются за один день.

Суточные не выплачиваются:

• за один день командировки;
• при командировках в такую местность, откуда командированный по условиям сообщения или характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства. Вопрос о том, может ли сотрудник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем органа УИС по месту работы командированного с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха;
• при командировках по делам общественных и спортивных организаций, когда суточные выплачиваются этими организациями;
• за время, когда выплачиваются полевые деньги или предоставляется бесплатное питание, и сотрудникам, находящимся на казарменном положении;
• при следовании в судебные органы в качестве обвиняемых;
• при выездах в разрешенных случаях по личным вопросам (без вызова вышестоящего органа);
• в связи с поступлением на учебу и обучением на заочных отделениях гражданских учебных заведений;
• за время сдачи вступительных экзаменов в очную и заочную аспирантуру (адъюнктуру) при научно — исследовательских учреждениях и высших учебных заведениях, а также подготовки и сдачи кандидатских экзаменов, получения консультаций;
• при командировках, связанных с выполнением диссертационных работ соискателями, занимающимися повышением научной квалификации вне адъюнктуры, адъюнктами — заочниками, адъюнктами, обучающимися с отрывом от работы, а также докторантами, если их работа не включена в тематический план научно — исследовательских работ;
• на учебные сборы по подготовке к вступительным экзаменам в учебные заведения;
• слушателям заочных факультетов и отделений учебных заведений МВД и Минюста России за время нахождения на межсессионных сборах.

В случае болезни сотрудника во время нахождения в командировке ему на общем основании выплачиваются суточные и возмещаются расходы по найму жилого помещения в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства, но не свыше 2 месяцев. Выплата суточных производится также и в том случае, если заболевший находился на лечении в стационарном лечебном учреждении (госпиталь, больница и др.).

Для определения размеров суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при командировках на территории государств — участников СНГ следует руководствоваться письмами Минфина РФ от 13 февраля 1997 г. № 14 «О предельных нормах возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран», от 27 декабря 1996 г. № 110 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран». Порядок оформления командировок в страны СНГ аналогичен порядку оформления командировок на территории РФ.

Размеры суточных при командировках на территории иностранных государств (кроме государств — участников СНГ) регламентированы Постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. ППРФ от 21 марта 1998 г. № 325), письмами Минфина РФ от 16 декабря 1993 г. № 11-02-49 «О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. Приказа Минфина РФ от 23 октября 1997 г. № 75н), от 29 марта 1996 г. № 34 «О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран».

В соответствии с названными документами в тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочные командировки за границу, обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим работникам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает этим лицам суточные в размере 30% от нормы.

3. Порядок использования авансов, выданных на проезд в очередные ежегодные отпуска

3.1 Порядок оплаты проезда в отпуск сотрудников и членов их семей

Оплата проезда сотрудников к месту проведения очередного отпуска и обратно за счет средств УИС России производится по установленным нормам. Один раз в два года одному из членов семьи сотрудника оплачивается стоимость проезда к месту проведения отпуска и обратно. Перевозочные документы на проезд одного члена семьи сотрудника могут быть выданы от любого другого пункта, указанного в отпускном удостоверении, при условии их совместного следования к месту проведения отпуска и обратно. При постоянном проживании членов семьи отдельно от сотрудников перевозочные документы для поездки на отдых им выдаются от места постоянного жительства и обратно.

Оплата проезда в отпуск без представления проездных документов производится после подтверждения совершения поездки железнодорожной кассой Министерства путей сообщения с представлением дубликатов проездных документов (указание ГУИН Минюста России от 24 ноября 2000 г. № 18/54-97).

Страховой сбор, указанный в билете, при следовании в отпуск не оплачивается (указание МВД России от 13 июня 1995 г. № 1/2822), а также дополнительные сборы за добровольное страхование (по отдельным квитанциям) не возмещаются.

Расходы за пользование постельными принадлежностями при следовании в отпуск оплачиваются сотрудниками и членами их семей за счет личных средств.

4. Порядок использования авансов, выданных для перевозки домашних вещей при переводе сотрудников и членов их семей в другую местность

4.1 Порядок оплаты проезда при служебных перемещениях и перевозки домашних вещей

Сотрудникам, убывающим к новому месту службы (учебы), может выдаваться аванс в счет подъемного пособия, полагающегося ему и членам семьи (при совместном следовании), с последующим перерасчетом по новому месту службы (учебы).

Выдача указанного аванса по прежнему месту службы производится за счет средств тех органов (подразделений), в которые сотрудники откомандированы для прохождения дальнейшей службы.

В случае, когда семья сотрудника проживала отдельно, проезд членов семьи и перевозка домашних вещей к новому месту службы сотрудника оплачиваются от места их жительства.

При переездах с прежнего места жительства на новое в связи с перемещением к новому месту службы производится оплата перевозки до 20 тонн личного имущества сотрудников в универсальных контейнерах всеми видами транспорта (кроме воздушного) (Приказ МВД России от 21 июня 1996 г. № 340).

Перевозка домашних вещей от (до) железнодорожной станции, пристани, порта производится транспортом учреждения, воинской части или возмещаются расходы на основании предъявленных документов, подтверждающих перевозку, но не выше норм, установленных местными органами исполнительной власти. При перевозке домашних вещей частными лицами или на личном транспорте расходы не возмещаются (ст. 105 Приказа МВД от 10 мая 1988 г. № 100).

Срок, с которого действуют нормы возмещения командировочных расходов	Нормы возмещения командировочных расходов			Нормативный акт, установивший нормы
	оплата найма жилого помещения		оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке)	возмещения командировочных расходов
	по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами	при отсутствии подтверждающих документов
1	2	3	4	5
с 01.09.99	не более 270 руб. в сутки	7 руб. в сутки	55 руб.	Письмо МФ РФ от 13.08.99 № 57н
с 01.06.96	не более 145000 руб. в сутки	4500 руб. в сутки	22000 руб.	Письмо МФ РФ от 27.05.96 № 48
с 01.11.95	не более 105000 руб. в сутки	3600 руб. в сутки	18000 руб.	Письмо МФ РФ от 27.10.95 № 117
с 01.08.95	не более 90000 руб. в сутки	300 руб. в сутки	15000 руб.	Письмо МФ РФ от 21.07.95 № 75
с 01.02.95	не более 60000 руб. в сутки	2000 руб. в сутки	10000 руб.	Письмо МФ РФ от 13.08.99 № 6
с 01.08.94	не более 36000 руб. в сутки	1000 руб. в сутки	5000 руб.	Письмо МФ РФ от 22.08.94 № 57н
с 01.03.94	не более 22000 руб. в сутки	700 руб. в сутки	3600 руб.	Письмо МФ РФ от 01.03.94 № 108
с 01.12.93	не более 11000 руб. в сутки	450 руб. в сутки	2200 руб.	Письмо МФ РФ от 02.12.93 № 138
с 01.09.93	не более 4000 руб. в сутки	200 руб. в сутки	1000 руб.	Письмо МФ РФ от 27.08.93 № 101
с 01.05.93	не более 1600 руб. в сутки	100 руб. в сутки	500 руб.	Письмо МФ РФ от 12.05.93 № 60
с 01.02.93	не более 800 руб. в сутки	70 руб. в сутки	300 руб.	Письмо МФ РФ от 09.02.93 № 9
с 01.11.92	не более 300 руб. в сутки	60 руб. в сутки	125 руб.	Письмо МФ РФ от 07.12.92 № 113
с 01.07.92	не более 165 руб. в сутки	-	80 руб.	Письмо МФ РФ от 27.07.92 № 61
с 26.02.92	не более 75 руб. в сутки	35 руб. в сутки	45 руб.	Постановление Пр-ва РФ от 26.02.92 № 122

---