---
title: "\"Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения\""
number: "1"
issuer: "Министерство образования Российской Федерации"
status: утратил силу
canonical: "https://bukva.ai/docs/1-minobrazovanie-rossii"
---
## "Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения"
# "Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения"
(утв. Минобразованием РФ 11.05.1999)
> [!WARNING]
> Документ утратил силу в связи с изданием [Приказа](https://bukva.ai/docs/prikaz-192-2024-minobrnauki-rossii#p100005) Минобрнауки России от 13.03.2024 N 192.
Утверждаю
Министр общего
и профессионального образования
Российской Федерации
**В.М.ФИЛИППОВ**
11 мая 1999 года
Одобрено
ЦЭПК Росархива
Протокол N 1
от 24 февраля 1999 г.
Заместитель Руководителя
Росархива
## МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
Примерная [номенклатура](#p100027) дел высшего учебного заведения представляет собой систематизированный список названий дел, характерных для вузов, с указанием сроков их хранения. На ее основе высшее учебное заведение (далее - вуз) составляет индивидуальную номенклатуру дел, дополняя ее названиями дел со специфической документацией.
Применение примерной [номенклатуры](#p100027) дел будет способствовать унификации заводимых дел и сроков их хранения, правильному и единообразному формированию дел в вузах, облегчит отбор документов вузов на госхранение.
Примерная [номенклатура](#p100027) дел вуза разработана Управлением делами Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации на основе изучения состава и содержания документации вузов, образующейся при документировании их деятельности.
При разработке примерной [номенклатуры](#p100027) дел вуза были учтены требования нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления". М., 1991; "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения". М., 1989. В некоторых случаях сроки хранения дел определены исходя из научно-исторической и практической ценности категорий документов. Сроки хранения дел являются обязательными при составлении индивидуальных номенклатур дел.
Примерная [номенклатура](#p100027) дел составлена по структурной схеме. Разделами в ней являются наиболее часто встречающиеся структурные подразделения в вузах с присвоением им цифровых индексов:
01 - 05 Руководство вуза;
06 Управление делами;
07 Учебное управление;
08 Подготовительное отделение;
09 Приемное отделение;
10 Ученый совет вуза и специализированный совет;
11-21 Деканат факультета;
22 Деканат по работе с иностранными учащимися;
23-32 Кафедра;
33 Факультет повышения квалификации;
34 Учебно-методический отдел;
35 Управление (отдел) аспирантуры и докторантуры;
36 Сектор производственной практики;
37 Научный отдел (научно-исследовательский сектор);
38 Планово-финансовое управление;
39 Патентный отдел;
40 Управление кадров;
41 Управление (отдел) бухгалтерского учета и контроля;
42 Административно-хозяйственное управление (отдел);
43 Библиотека;
44 Архив;
45 Студенческое научное (научно-техническое) общество;
46 Профсоюзный комитет;
47 Редакционно-издательский отдел;
48 Редакция многотиражной газеты.
В [номенклатуру](#p100027) дел в качестве самостоятельных разделов включается документация общественных организаций вузов (студенческого научного общества, профсоюзного комитета).
Некоторые структурные подразделения в вузах называются по-разному. В таких случаях в примерной [номенклатуре](#p100027) дел даются наименования структурных подразделений, используемые в большинстве вузов, а в скобках - их иные наименования. Например: Управление делами (канцелярия, общий отдел), Управление (отдел) кадров, Управление (отдел) капитального строительства и др.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза следует избрать принятое в данном вузе название структурного подразделения.
При составлении индивидуальной номенклатуры дел вуза может оказаться, что обозначенного в примерной [номенклатуре](#p100027) дел того или иного структурного подразделения в вузе нет или оно существует под другим названием. В таком случае документация соответствующего в примерной [номенклатуре](#p100027) дел структурного подразделения полностью или частично может быть включена в состав других, близких по функциям и направлениям деятельности, структурных подразделений вуза. Например, документацию патентного отдела можно объединить с документацией научного отдела или научно-исследовательского сектора, планово-финансового отдела - с бухгалтерией, отделов капитального строительства и материально-технического снабжения - с хозяйственной частью и т.д. Могут быть другие варианты перераспределения документации между структурными подразделениями вуза.
Возможны случаи, когда в примерной [номенклатуре](#p100027) дел не значится то или иное структурное подразделение вуза. Если такое подразделение имеется и его документацию нельзя подключить к другим подразделениям, то оно в индивидуальной номенклатуре дел вуза показано дополнительно в качестве самостоятельного раздела.
В пределах каждого раздела примерной [номенклатуры](#p100027) дел, соответствующего структурному подразделению вуза, в логической последовательности по степени важности документации и вопросов перечисляются наименования конкретных дел.
В примерную [номенклатуру](#p100027) дел не включена категория документов с грифом "Для служебного пользования". Работа с этими документами (регистрация, исполнение, хранение, сдача в архив и т.д.) определяется специальными инструкциями и другими нормативными документами.
Наименования дел в примерной [номенклатуре](#p100027) сформулированы с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного, корреспондентского, хронологического. Наименования могут быть перенесены в индивидуальную номенклатуру дел вуза.
Каждому делу в примерной [номенклатуре](#p100027) дел определен срок хранения. В некоторых случаях к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК". Это означает, что вопрос об оставлении данного дела на постоянное хранение или на срок, установленный в [номенклатуре,](#p100027) решается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, курирующего данный вуз.
Для ряда дел в примерной [номенклатуре](#p100027) дел установлен срок хранения "До минования надобности".
Выделение дел к уничтожению в вузе может быть произведено при условии упорядочения документов постоянного хранения за соответствующие годы.
При определении сроков хранения дел необходимо обращать внимание на специальные пояснения в графе "Примечания". Например, "После замены новыми", "После истечения срока действия договора" и т.п. Такие пояснения переносятся в индивидуальную номенклатуру дел.
Индивидуальная номенклатура дел вуза составляется в структурном подразделении вуза, согласовывается с Управлением делами.
В Управлении делами на основе номенклатур дел кафедры, деканатов и др. составляется Сводная номенклатура дел вуза. Специфика ведения делопроизводства в вузе такова. Ряд функциональных подразделений (Управление делами, НИО, Отдел кадров, Бухгалтерия) формируют дела по календарному году, т.е. с 1 января. Учебные подразделения (факультеты, кафедры) - по учебному году, т.е. с 1 сентября. Такие дела, как протоколы кафедры, формируются за каждый учебный год. Сводная номенклатура дел вуза составляется на календарный год, согласовывается с курирующим архивным учреждением и утверждается руководством вуза. Вводится в действие с 1 января.
Из утвержденной сводной номенклатуры дел структурные подразделения вуза получают в виде выписок номенклатуры дел и оформляют их по установленной форме.
Сводная номенклатура дел вуза и номенклатуры дел его структурных подразделений действуют в течение ряда лет (не менее трех лет). В каждом структурном подразделении оставлены номера для внесения дополнительных дел, если таковые возникнут в течение года. При текущих изменениях структуры и состава дел в номенклатуры вносятся соответствующие изменения и дополнения, которые согласовываются с архивным учреждением, при коренных изменениях номенклатура дел составляется вновь, согласовывается и утверждается в установленном порядке.
## ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ВЫСШЕГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
**НАИМЕНОВАНИЕ ВУЗА УТВЕРЖДАЮ**
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Ректор ___________ (инициалы,
_______ N _______ (подпись) фамилия)
Место составления Дата
на _________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Колво томов | Срок хранения и статья по перечню | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01 | Руководство вуза | | | |
| 02 | | | | |
| 03 | | | | |
| 04 | | | | |
| 05 | | | | |
| 06 | УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ | | | |
| 06-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии | | Постоянно | На госхранение не передаются |
| 06-02 | Приказы Минобразования России, присланные для сведения. Копии | | До минования надобности | |
| 06-03 | Решения коллегии Минобразования России, относящиеся к деятельности вуза. Копии | | Постоянно | На госхранение не передаются |
| 06-04 | Приказы и инструктивные письма отраслевых министерств и ведомств, относящиеся к деятельности вуза. Копии | | Постоянно | На госхранение не передаются |
| 06-05 | Устав вуза | | Постоянно ст. 37а | |
| 06-06 | Приказы ректора по основной деятельности | | Постоянно ст. 19а | |
| 06-07 | Приказы ректора о командировках сотрудников и преподавателей | | 3 г. ст. 19в | |
| 06-08 | Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам | | 5 л. ст. 19г | |
| 06-09 | Приказы и распоряжения ректора и проректоров по контингенту движения учащихся | | Постоянно ст. 19а | |
| 06-10 | Положения о структурных подразделениях вуза | | Постоянно ст. 21, 36 | |
| 06-11 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 06-12 | Сводная номенклатура дел вуза, согласованная с Госархивом | | Постоянно ст. 95а | |
| 06-13 | Переписка с Минобразованием России о приеме в вуз, организации учебной работы и другим вопросам | | 5 л. ЭПК ст. 558 | |
| 06-14 | Предложения, заявления и жалобы граждан, документы по их исполнению | | 5 л. ст. 31б | В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего |
| 06-15 | Переписка с местными органами управления, учреждениями образования по учебным вопросам | | 5 л. | |
| 06-16 | Переписка с другими вузами по учебной работе | | 3 г. ст. 549б | |
| 06-17 | Переписка с организациями по учебным и научным вопросам | | 3 г. ст. 549б | |
| 06-18 | Переписка о заказе и уничтожении печатей, штампов | | 3 г. ст. 1077 | |
| 06-19 | Карточки регистрации исходящей корреспонденции | | 3 г. ст. 106б | |
| 06-20 | Карточки регистрации входящей корреспонденции | | 3 г. ст. 106б | |
| 06-21 | Журналы регистрации отправленных ценных писем и бандеролей | | 3 г. ст. 106б | |
| 06-22 | Номенклатура дел управления | | 5 л. ст. 95б | |
| 06-23 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 07 | УЧЕБНОЕ УПРАВЛЕНИЕ | | | |
| 07-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии | | До минования надобности | |
| 07-02 | Положение об Учебном управлении | | До замены новыми ст. 38 | |
| 07-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 07-04 | Приказы ректора по личному составу студентов. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении кадров |
| 07-05 | Паспорт вуза | | Постоянно ст. 557 | |
| 07-06 | Годовой план приема студентов и выпуска специалистов | | Постоянно | |
| 07-07 | Планы работы факультетов | | Годовые - пост. Семестр. - 3 г. ст. 572 | |
| 07-08 | Документы проверок подразделений и кафедр, посещения лекций, семинаров (справки, сведения) | | 5 л. ЭПК ст. 605, 606 | |
| 07-09 | Планы, графики расписания учебных занятий и экзаменов | | 1 г. ст. 602 | |
| 07-10 | Отчеты вуза по учебно-методической работе за учебный год | | Постоянно ст. 293а | |
| 07-11 | Отчеты председателей о работе Государственных аттестационных комиссий по всем факультетам | | Постоянно | |
| 07-12 | Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов на начало и конец учебного года (ф. 3НК, 4НК) | | Постоянно ст. 293а | |
| 07-13 | Сводные статистические отчеты вуза о движении контингента студентов | | ст. 293 а) сводные годовые - пост. б) полугодовые - 5 л. в) квартальные - 3 г. д) месячные - 1 г. | 1. При отсутствии годовых - пост. 2. При отсутствии полугодовых - постоянно 3. При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - постоянно |
| 07-14 | Сведения о выполнении учебной нагрузки профессорскопреподавательского состава | | 5 л. | |
| 07-15 | Расчеты учебных часов работы по кафедрам | | 75 л. | |
| 07-16 | Документы (справки, сводки, письма) по учебно-методическим вопросам, направляемые в Минобразование России | | 10 л. ЭПК ст. 579 | |
| 07-17 | Реестр распределения учебных помещений по назначению | | 3 г. ст. 1101 | |
| 07-18 | Регистрационные карточки входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 07-19 | Номенклатура дел управления | | 5 л. ст. 95б | |
| 07-20 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 08 | ПОДГОТОВИТЕЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ | | | |
| 08-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе подготовительного отделения. Копии | | До минования надобности | |
| 08-02 | Положение о подготовительном отделении | | До замены новыми ст. 38 | |
| 08-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 08-04 | Приказы ректора о работе подготовительного отделения. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 08-05 | Указания (распоряжения) заведующего подготовительным отделением | | 5 л. ст. 19г | |
| 08-06 | Годовой план работы подготовительного отделения | | 3 г. ст. 167 | |
| 08-07 | Отчет о работе подготовительного отделения | | Постоянно ст. 575а | |
| 08-08 | Годовые статистические отчеты о приеме, движении и выпуске слушателей подготовительного отделения | | Постоянно ст. 575а | |
| 08-09 | Протоколы заседаний приемной комиссии подготовительного отделения: | | | После окончания вуза или выбытия |
| 08-10 | а) на принятых б) на непринятых Протоколы заседаний аттестационной комиссии подготовительного отделения | | 5 л. ст. 561а 1 г. ст. 561б Постоянно ст. 578 | из него |
| 08-11 | Планы работы и протоколы заседаний учебнометодического и педагогического советов подготовительного отделения и документы к ним | | Постоянно ст. 572, 578 | |
| 08-12 | Личные дела слушателей, зачисленных на подготовительное отделение | | 15 л. ЭПК | Передаются в приемную комиссию |
| 08-13 | Учебный план подготовительного отделения | | Постоянно ст. 572 | |
| 08-14 | Журнал посещаемости и успеваемости слушателей | | 5 л. ст. 606а | |
| 08-15 | Расписание занятий, консультаций, экзаменов | | 1 г. ст. 602 | |
| 08-16 | Экзаменационные билеты по лекционным курсам отделения | | 1 г. ст. 566 | |
| 08-17 | Зачетные и экзаменационные ведомости | | 1 г. ст. 565а | После окончания учебного заведения или выбытия из него |
| 08-18 | Списки слушателей по группам | | 10 л. | |
| 08-19 | Переписка с Минобразованием России, вузами по вопросам работы подготовительного отделения | | 3 г. ст. 559 | |
| 08-20 | Переписка с учреждениями и организациями по вопросам приема и обучения на подготовительном отделении | | 3 г. ст. 558 | |
| 08-21 | Переписка с гражданами об условиях приема на подготовительное отделение | | 3 г. ст. 495 | |
| 08-22 | Журнал передачи дел выпускников подготовительного отделения в приемную комиссию вуза | | 3 г. | |
| 08-23 | Карточки регистрации входящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 08-24 | Карточки регистрации исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 09 | ПРИЕМНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ | | | |
| 09-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России, отраслевых министерств и ведомств по вопросам приема студентов в вуз. Копии | | До минования надобности | |
| 09-02 | Приказы и распоряжения ректора и проректоров вуза по вопросам организации приема в вуз. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 09-03 | Приказы и распоряжения ректора и проректоров по основной деятельности. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 09-04 | Положение об управлении (отделении) | | До замены новыми ст. 38 | |
| 09-05 | Протоколы, стенограммы заседаний приемной комиссии о зачислении абитуриентов в вуз: | | | |
| 09-06 | а) на принятых в вуз б) на не принятых в вуз Протоколы заседаний апелляционной комиссии | | 5 л. ст. 561а 1 г. ст. 561б 5 л. | После окончания учебного завед. или выбытия |
| 09-07 | Протоколы заседаний предметных комиссий | | Постоянно ст. 578 | |
| 09-08 | Планы работы отделения | | 3 г. ст. 167 | |
| 09-09 | Отчет о работе отделения о приеме в вуз | | Постоянно ст. 575а | |
| 09-10 | Отчеты о проведении вступительных экзаменов в вуз | | 10 л. ЭПК ст. 563а | |
| 09-11 | Отчеты председателей предметных экзаменационных комиссий | | Постоянно ст. 594а | |
| 09-12 | Документы (докладные записки, справки, сводки, сведения) о ходе приема абитуриентов в вуз | | 5 л. ст. 564 | |
| 09-13 | Документы (сводные ведомости результатов вступительных экзаменов, сводки о количестве зачисленных абитуриентов, представления факультетов на открытие коммерческих групп) о ходе приема в вуз | | 5 л. ст. 564 | |
| 09-14 | Рекламные афиши, объявления и др. | | 1 г. | |
| 09-15 | Переписка о приеме и зачислении в вуз | | 3 г. ст. 558 | |
| 09-16 | Переписка о проведении дней открытых дверей, лекций, выездов в школы и других мероприятий по привлечению абитуриентов в вуз | | 3 г. ст. 559 | |
| 09-17 | Переписка об организации курсов и групп по подготовке лиц, поступающих в вуз | | 3 г. ст. 560 | |
| 09-18 | Переписка с гражданами и учреждениями об условиях приема в вуз | | 3 г. ст. 558 | |
| 09-19 | Экзаменационные ведомости: а) абитуриентов, прошедших по конкурсу б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу | | 1 г. ст. 565а 6 мес. ст. 565б | После окончания учебного заведения или выбытия из него |
| 09-20 | Экзаменационные билеты по дисциплинам | | 1 г. ст. 566 | |
| 09-21 | Расписания вступительных испытаний | | 1 г. ст. 602 | |
| 09-22 | Акты (книга) передачи личных дел абитуриентов в архив | | 5 л. | |
| 09-23 | Личные дела абитуриентов, поступавших, но не принятых в вуз | | 1 г. ст. 501 | После изъятия личных документов. Невостребованные личные документы - 50 л. |
| 09-24 | Журнал регистрации документов абитуриентов, поступающих в вуз | | 1 г. ст. 527 | |
| 09-25 | Копии извещений о допуске лиц, поступающих в вуз, к приемных экзаменам | | 1 г. ст. 567 | |
| 09-26 | Списки абитуриентов, поступающих в вуз, и студентов, оплативших обучение | | 1 г. ст. 514ж | |
| 09-27 | Номенклатура дел отделения | | 5 л. ст. 95б | В архиве вуза - постоянно |
| 09-28 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 10 | УЧЕНЫЙ СОВЕТ ВУЗА И СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ СОВЕТ | | | |
| 10-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности совета. Копии | | До минования надобности | |
| 10-02 | Положение об Ученом совете вуза | | До замены новыми ст. 38 | |
| 10-03 | Список членов Ученого совета, изменения и уточнения списка | | 75 л. ст. 511 | |
| 10-04 | Годовой план работы Совета и документы по его уточнению и изменению | | 5 л. ст. 657 | |
| 10-05 | Годовой отчет о работе Совета | | Постоянно ст. 575а | |
| 10-06 | Протоколы, стенограммы заседаний Ученого совета и документы к ним | | Постоянно ст. 1303 | |
| 10-07 | Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней | | Постоянно ст. 654а | |
| 10-08 | Аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации | | 10 л. ЭПК ст. 654г | |
| 10-09 | Книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите | | 5 л. ЭПК | |
| 10-10 | Защищенные диссертации и авторефераты | | Постоянно ст. 655 | На госхранение не передаются |
| 10-11 | Списки соискателей, защитивших диссертации и получивших ученые степени и звания | | ст. 514л | На госхранение не передаются, хранятся в организации |
| 10-12 | Бюллетени тайного голосования Совета | | 3 г. ст. 656 | |
| 10-13 | Переписка с Высшей аттестационной комиссией, учреждениями и отдельными лицами по вопросам защиты диссертаций | | 5 л. ЭПК ст. 662 | |
| 10-14 | Протоколы заседаний конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей профессорскопреподавательского состава и документы к протоколам | | Постоянно ст. 518 | |
| 10-15 | Журнал регистрации документов лиц, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей в вузе | | 3 г. | |
| 10-16 | Личные дела соискателей, прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей | | ст. 498 а) лиц, имеющих ученые степени и звания, - постоянно б) научных работников, не имеющих ученые степени и звания, - 75 л. - в ЭПК | Передаются в отдел кадров вуза |
| 10-17 | Личные дела соискателей, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей | | 3 г. | После изъятия личных документов |
| 10-18 | Документы (заявления, характеристики, заключения кафедр и др.) по переизбранию профессорско-преподавательского состава в должностях на новый срок | | 5 л. | Хранятся в составе личных дел |
| 10-19 | Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 10-20 | Номенклатура дел Совета | | 5 л. ст. 95б | |
| 10-21 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 11-21 -01 -02 | ДЕКАНАТ ФАКУЛЬТЕТА Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии Приказы ректора и проректоров вуза по основной деятельности. Копии | | До минования надобности До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| -03 -04 | Положение о факультете Должностные инструкции сотрудников | | До замены новыми ст. 38 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| -05 | Протоколы заседаний Совета факультета | | Постоянно ст. 571 | Отдельно по диссертациям |
| -06 | Протоколы, постановления комиссии по назначению стипендий студентам, документы к ним (представления, заявления, справки) | | 5 л. ст. 615 | Документы по утвержд. именных стипендий, списки стипендиатов, получивших именные стипендии, - постоянно |
| -07 | Протоколы заседания Государственной аттестационной комиссии | | 75 л. ст. 593 | В творческих вузах - пост. |
| -08 | Годовой план работы факультета по учебной работе | | 3 г. ст. 167 | |
| -09 | Годовой отчет факультета по учебной работе | | Постоянно ст. 575а | |
| -10 | Отчеты руководителей о прохождении производственной практики студентов | | 5 л. ст. 610 | |
| -11 | Отчеты студентов о производственной и педагогической практике | | 3 г. ст. 611 | |
| -12 | Документы об организации педагогической, стажерской и других видов учебных практик (инструктивные письма, методические указания) | | 3 г. ст. 614 | |
| -13 | Документы об организации самостоятельной работы студентов (справки, отчеты и др.) | | 3 г. ст. 611 | |
| -14 -15 | Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета Учебные и учетные карточки студентов | | 5 л. ст. 28 75 л. - в ЭПК ст. 499а | Хранятся в личных делах студентов |
| -16 | Журнал учета учебной работы профессорско-преподавательского состава факультета | | 5 л. ст. 618 | |
| -17 -18 | Журнал регистрации контрольных и курсовых работ Журнал учета успеваемости студентов | | 3 г. ст. 616 5 л. ст. 605 | Сводные ведомости успеваемости - не менее 25 л. |
| -19 | Журнал учета посещаемости студентов | | 5 л. ст. 605 | |
| -20 | Журнал учета выдачи академических справок | | Постоянно | |
| -21 | Список студентов (по группам) | | 10 л. ст. 514е | |
| -22 | Зачетные и экзаменационные ведомости | | 5 л. ст. 597 | |
| -23 | Расписание занятий | | 1 г. ст. 602 | |
| -24 | Заявления студентов декану, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы | | 1 г. ст. 607 | |
| -25 -26 | Номенклатура дел деканата факультета Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению | | 5 л. ст. 95б 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 22 | ДЕКАНАТ ПО РАБОТЕ С ИНОСТРАННЫМИ УЧАЩИМИСЯ | | | |
| 22-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России о работе с иностранными учащимися. Копии | | До минования надобности | |
| 22-02 | Положение о деканате | | До замены новыми ст. 38 | Подлинники - в Управлении делами |
| 22-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 22-04 | Приказы ректора по вопросам работы с иностранными учащимися. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 22-05 | Годовой план работы деканата | | 3 г. ст. 167 | После замены новыми |
| 22-06 | Отчет о работе деканата | | Постоянно ст. 575а | |
| 22-07 | Годовой план учебновоспитательной работы с иностранными студентами и аспирантами | | 3 г. ст. 167 | |
| 22-08 | Отчет об учебно-воспитательной работе с иностранными студентами и аспирантами | | Постоянно ст. 575а | |
| 22-09 | Семестровые отчеты об учебе иностранных учащихся | | 3 г. ст. 575б | При отсутствии годовых - пост. |
| 22-10 | Учебные карточки иностранных учащихся | | 5 л. | После окончания вуза |
| 22-11 | Справочная картотека по личному составу иностранных учащихся | | 75 л. ст. 508 | |
| 22-12 | Списки иностранных студентов, аспирантов и стажеров | | 5 л. | После окончания вуза |
| 22-13 | Переписка с Минобразованием России и другими ведомствами по учебно-воспитательной работе с иностранными учащимися | | 5 л. ЭПК ст. 584 | |
| 22-14 | Регистрационные карточки входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 22-15 | Номенклатура дел деканата | | 5 л. ст. 95б | |
| 22-16 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 23-32 -01 | КАФЕДРА Приказы, распоряжения ректора, проректоров вуза. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| -02 | Протоколы заседаний кафедры за учебный год | | Постоянно ст. 571 | |
| -03 | Протоколы научно-методических конференций | | Постоянно | |
| -04 | План работы кафедры на учебный год | | Постоянно ст. 572а | |
| -05 -06 | План научно-исследовательской работы кафедры на учебный год Планы повышения квалификации профессорскопреподавательского состава. Копии | | Постоянно До минования надобности | Подлинники - в Управлении аспирантуры и докторантуры |
| -07 | Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей | | 5 л. ст. 574 | |
| -08 | Рабочие учебные планы на учебный год и графики учебного процесса | | 1 г. ст. 602 | |
| -09 | Годовой отчет о работе кафедры | | Постоянно ст. 575а | |
| -10 | Годовой отчет о научно-исследовательской работе кафедры | | Постоянно ст. 1284 | |
| -11 -12 | Сведения о педагогической нагрузке преподавателей кафедры на учебный год Дипломные работы и проекты студентов | | 5 л. 5 л. ст. 591 | Дипломные работы, отмеченные на конкурсах, - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах художественных вузов, - 15 л. ЭПК. Отзывы известн. лиц - постоянно |
| -13 | Дипломные работы. Отзывы на них | | 5 л. ст. 591 | Работы, отмеченные первыми премиями на всероссийских, республиканских и вузовских конкурсах, - постоянно. Работы, выполненные на творческих факультетах художественных вузов, - 15 л. ЭПК |
| -14 | Курсовые проекты студентов | | 2 г. ст. 590 | |
| -15 | Экзаменационные билеты по лекционным курсам | | 1 г. ст. 566 | |
| -16 | Документы о работе кружков | | 5 л. | |
| -17 | Регистрационные карточки входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| -18 -19 | Номенклатура дел кафедры Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению | | 5 л. ст. 95б 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 33 | ФАКУЛЬТЕТ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ | | | |
| 33-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России, относящиеся к деятельности ФПК. Копии | | До минования надобности | |
| 33-02 | Положение о ФПК | | До замены новыми ст. 38 | |
| 33-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 33-04 | Приказы ректора и проректоров вуза о работе ФПК. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 33-05 | Утвержденные планы и программы по специальным дисциплинам ФПК | | Постоянно | |
| 33-06 | План повышения квалификации преподавателей вуза | | 5 л. ст. 574 | |
| 33-07 | Годовой план работы ФПК | | 3 г. ст. 167 | |
| 33-08 | Отчет о работе ФПК | | Постоянно ст. 575а | |
| 33-09 | Протоколы заседаний Методического совета ФПК | | Постоянно | |
| 33-10 | Годовой план работы Методического совета ФПК | | 3 г. ст. 167 | |
| 33-11 | Отчет о работе Методического совета ФПК | | Постоянно ст. 575а | |
| 33-12 | Утвержденные списки членов Методического совета ФПК | | 5 л. ст. 637 | |
| 33-13 | Протоколы заседаний аттестационной комиссии ФПК | | 15 л. | |
| 33-14 | Зачетные и экзаменационные ведомости | | 5 л. ст. 597 | |
| 33-15 | Списки слушателей ФПК по учебным группам | | 5 л. | |
| 33-16 | Журналы учета посещаемости слушателей ФПК | | 5 л. ст. 606а | |
| 33-17 | Личные дела слушателей ФПК | | 75 л. - в ЭПК ст. 499а | |
| 33-18 | Переписка с министерствами, ведомствами, вузами по вопросам повышения квалификации | | 3 г. | |
| 33-19 | Журнал регистрации выдачи свидетельств об окончании ФПК | | 75 л. ст. 528а | |
| 33-20 | Регистрационные карточки входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 33-21 | Номенклатура дел ФПК | | 5 л. ст. 95б | |
| 33-22 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 34 | УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ | | | |
| 34-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по учебно-методическим вопросам. Копии | | До минования надобности | |
| 34-02 | Положение об отделе | | До замены новыми ст. 38 | |
| 34-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 34-04 | Приказы ректора и проректоров вуза по учебновспомогательной, учебнометодической работе. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 34-05 | Годовой план работы отдела | | 3 г. ст. 167 | |
| 34-06 | Отчет о работе отдела | | Постоянно ст. 575а | |
| 34-07 | Планы работы методических комиссий факультетов | | 3 г. ст. 167 | |
| 34-08 | Документы (планы, справки, отчеты и др.) по обследованию и изучению учебнометодической работы на факультетах и кафедрах | | 5 л. ЭПК ст. 580 | |
| 34-09 | Документы учебнометодических конференций и совещаний (протоколы, стенограммы, тезисы) | | Постоянно | |
| 35 | УПРАВЛЕНИЕ (ОТДЕЛ) АСПИ- РАНТУРЫ И ДОКТОРАНТУРЫ | | | |
| 35-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам аспирантуры. Копии | | До минования надобности | |
| 35-02 | Приказы и распоряжения ректора вуза по вопросам аспирантуры, докторантуры и повышения квалификации. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 35-03 | Решения коллегии ВАК России об организации диссертационных советов по защите диссертаций. Копии | | Постоянно | На госхранение не передаются |
| 35-04 | Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру | | 5 л. ст. 625 | После окончания аспирантуры или выбытия из нее |
| 35-05 | Протоколы заседаний комиссий по приему кандидатских экзаменов | | 50 л. ст. 626 | |
| 35-06 | Протоколы, стенограммы заседаний диссертационных советов по защите диссертаций | | Постоянно ст. 653 | |
| 35-07 | Планы приема в аспирантуру | | Постоянно ст. 166а | |
| 35-08 | Годовой статистический отчет о работе аспирантуры и докторантуры (Ф1-НК) | | Постоянно ст. 293а | |
| 35-09 | Переписка о создании диссертационных советов по защите диссертаций и присуждению ученых степеней | | 5 л. ЭПК ст. 662 | |
| 35-10 | Переписка о депонировании рукописей | | 3 г. ст. 886 | |
| 35-11 | Личные дела аспирантов и докторантов | | 75 л. - в ЭПК ст. 499а | Отчисленные с 1 курса - 15 л. |
| 35-12 | Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени доктора наук | | Постоянно ст. 654а | |
| 35-13 | Аттестационные дела лиц, утвержденных в ученой степени кандидата наук | | 10 л. ст. 654в | |
| 35-14 | Рефераты, представляемые в аспирантуру при сдаче вступительных экзаменов | | 3 г. ст. 630 | Хранятся в личных делах аспирантов |
| 35-15 | Бюллетени, книги учета, бюллетени тайного голосования, протоколы счетной комиссии диссертационных советов по защите диссертаций | | 3 г. ст. 656 | |
| 35-16 | Журналы (книги) выдачи дипломов о присуждении ученых степеней | | На госхранение не передаются. Хранятся в организации. ст. 660 | |
| 35-17 | Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 35-18 | Номенклатура дел отдела | | 5 л. ст. 95б | |
| 35-19 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты о выделении дел к уничтожению | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 36 | СЕКТОР ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ПРАКТИКИ | | | |
| 36-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам производственной практики студентов. Копии | | До минования надобности | |
| 36-02 | Положение о секторе производственной практики | | До замены новыми ст. 38 | |
| 36-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 36-04 | Положение о производственной практике студентов | | До замены новыми ст. 608 | |
| 36-05 | Договоры с заводами, научно-исследовательскими институтами о проведении производственной практики студентов | | 3 г. ст. 337 | После истечения срока действия договоров |
| 36-06 | Заявки на закрепление баз производственной практики студентов | | 1 г. ст. 609 | |
| 36-07 | Списки баз производственной практики студентов | | До замены новыми ст. 612 | |
| 36-08 | Приказы ректора о распределении студентов по базам производственной практики. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 36-09 | Списки студентов с указанием баз прохождения производственной практики | | 5 л. ст. 606а | |
| 36-10 | Планы и программы производственной практики студентов | | 1 г. ст. 609 | |
| 36-11 | Сводные отчеты по факультетам и курсам об итогах производственной практики студентов | | Постоянно ст. 575а | |
| 36-12 | Отчеты руководителей производственной практики о прохождении студентами практики | | 5 л. ст. 610 | |
| 36-13 | Зачетные ведомости прохождения студентами производственной практики | | 5 л. ст. 597 | |
| 36-14 | Переписка с учреждениями, предприятиями и организациями о прохождении студентами производственной практики | | 5 л. | |
| 36-15 | Регистрационные карточки входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 36-16 | Номенклатура дел сектора | | 5 л. ст. 95б | |
| 36-17 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 37 | НАУЧНЫЙ ОТДЕЛ (НАУЧНО- ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ СЕКТОР) | | | |
| 37-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России о научно-исследовательской работе. Копии | | До минования надобности | |
| 37-02 | Положение о научном отделе (научно-исследовательском секторе) | | До замены новыми ст. 38 | |
| 37-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 37-04 | Годовой план научно-исследовательских работ вуза | | Постоянно ст. 572а | |
| 37-05 | Годовые планы работы проблемных (отраслевых) лабораторий | | Постоянно ст. 1276а | |
| 37-06 | Годовые отчеты о работе проблемных (отраслевых) лабораторий | | Постоянно ст. 1284 | |
| 37-07 | Планы издания научных трудов вуза | | Постоянно ст. 903а | |
| 37-08 | Годовой отчет вуза о выполнении научно-исследовательских работ | | Постоянно ст. 1284 | |
| 37-09 | Полугодовые (квартальные) отчеты вуза о научно-исследовательских работах | | 5 л. ст. 292г | Если не полностью включаются в годовой отчет - постоянно |
| 37-10 | Тематические карточки на законченные научно-исследовательские работы | | До минования надобности ст. 1283 | |
| 37-11 | Заключительные отчеты по законченным темам научно-исследовательских работ с приложениями (отзывы, рецензии, аннотации и др.) и заключения по ним | | Постоянно ст. 1308 | |
| 37-12 | Аннотации по законченным научно-исследовательским работам | | Постоянно ст. 1273, 1298 | |
| 37-13 | Удостоверения о государственной регистрации законченных научно-исследовательских работ | | Постоянно | |
| 37-14 | Договоры о творческом содружестве вуза с производством (справки, отчеты, переписка) | | 10 л. ЭПК | |
| 37-15 | Документы научно-технических конференций, проведенных в вузе (протоколы, стенограммы и др.) | | Постоянно | |
| 37-16 | Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение научно-исследовательских работ и документы к ним (планы работ, акты приемки-передачи, переписка и др.) | | 5 л. ст. 1283 | После истечения срока действия договора |
| 37-17 | Переписка с Минобразованием России, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе | | 5 л. ст. 1301 | |
| 37-18 | Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 37-19 | Номенклатура дел отдела (сектора) | | 5 л. ст. 95б | |
| 37-20 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 38 | ПЛАНОВО-ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ | | | |
| 38-01 | Законы Российской Федерации, нормативные документы по вопросам планирования, финансирования, оплаты труда | | До минования надобности | |
| 38-02 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам планирования и финансирования. Копии | | До минования надобности | |
| 38-03 | Приказы и указания ректора и проректоров вуза по вопросам планово-финансовой работы. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 38-04 | Утвержденное штатное расписание вуза и документы по его изменению | | Постоянно ст. 52а | |
| 38-05 | Утвержденные годовые планы по капвложениям, труду, фонду заработной платы и др. направлениям финансовой деятельности вуза | | Постоянно ст. 222а | |
| 38-06 | Проекты планов по капитальным вложениям, труду, фонду заработной платы и др. направлениям финансовой деятельности вуза | | 5 л. ст. 207 | |
| 38-07 | Утвержденные годовые сметы расходов по госбюджету, спецсредствам, капвложениям и др. расходам | | Постоянно ст. 228а | |
| 38-08 | Сметы административнохозяйственных расходов | | 10 л. | |
| 38-09 | Годовые статистические отчеты и таблицы о выполнении планов по труду, фонду зарплаты и направлениям планово-финансовой деятельности вуза | | Постоянно ст. 292а | |
| 38-10 | Полугодовые, квартальные, месячные статистические отчеты и таблицы о выполнении планов по труду, фонду зарплаты и другим направлениям планово-финансовой деятельности вуза | | полугодовые - 5 л. кв. - 3 г. мес. - 1 г. ст. 292г, д | При отсутствии годовых, полугодовых - постоянно |
| 38-11 | Переписка с Минобразованием России по плановым, финансовым вопросам | | 3 г. ст. 233 | Переписка по финансированию загранкомандировок - 5 л. |
| 38-12 | Регистрационные карточки входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 38-13 | Номенклатура дел управления | | 5 л. ст. 95б | |
| 38-14 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза постоянно |
| 39 | ПАТЕНТНЫЙ ОТДЕЛ | | | |
| 39-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам патентования. Копии | | До минования надобности | |
| 39-02 | Положение о патентном отделе | | До замены новым ст. 38 | |
| 39-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 39-04 | Годовые планы работы отдела | | 3 г. ст. 167 | |
| 39-05 | Отчеты о работе отдела | | Постоянно ст. 575а | |
| 39-06 | Принятые изобретения и технические усовершенствования (описания, отзывы, переписка) | | Постоянно ст. 1379а | |
| 39-07 | Принятые рационализаторские предложения (описания, заключения, переписка) | | 10 л. ЭПК ст. 1396а | |
| 39-08 | Отклоненные рационализаторские предложения | | 5 л. ст. 1396б | |
| 39-09 | Протоколы по рассмотрению нию изобретений, рационализаторских предложений и документы к протоколам | | Постоянно ст. 1406 | |
| 39-10 | Документы (планы, доклады, решения и др.) о проведении конкурсов, смотров, соревнований по рационализации и изобретательству | | 5 л. ЭПК | |
| 39-11 | Картотека (журнал) регистрации и учета изобретений и рационализаторских предложений | | Постоянно ст. 1398 | На гос. хранение не передаются, хранятся в организациях |
| 39-12 | Авторская картотека изобретений и рационализаторских предложений | | Постоянно ст. 1399 | -"- |
| 39-13 | Обзоры и доклады о содействии работе изобретателей и рационализаторов | | Постоянно ст. 1405 | |
| 39-14 | Доклады, отчеты о внедрении изобретений и рационализаторских предложений | | Постоянно ст. 1391а | |
| 39-15 | Переписка о реализации изобретений и рационализаторских предложений и степени их эффективности | | 5 л. ст. 1411 | |
| 39-16 | Переписка о выдаче авторских свидетельств изобретателям и рационализаторам | | 5 л. ст. 1407 | |
| 39-17 | Переписка о премировании за изобретения и рационализаторские предложения | | 5 л. ст. 1407 | |
| 39-18 | Регистрационные карточки (журналы и регистрации) входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 39-19 | Номенклатура дел отдела | | 5 л. ст. 95б | |
| 39-20 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 40 | УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ | | | |
| 40-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам работы с кадрами. Копии | | До минования надобности | |
| 40-02 | Положение об Управлении кадров | | До замены новым ст. 38 | |
| 40-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 40-04 | Приказы ректора по личному составу сотрудников | | 75 л. ЭПК ст. 19б | |
| 40-05 | Приказы по личному составу студентов | | 75 л. ЭПК ст. 19б | |
| 40-06 | Приказы по личному составу аспирантов, докторантов | | 75 л. ЭПК ст. 19б | |
| 40-07 | Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров | | Постоянно ст. 293а | |
| 40-08 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий и документы к ним | | Постоянно ст. 518 | Если подлинные протоколы хранятся в Уч. управлении, в Управлении кадров - до минования надобности |
| 40-09 | Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников и административно-управленческого персонала | | 75 л. ст. 511 | |
| 40-10 | Заявления временных сотрудников | | 3 г. | |
| 40-11 | Личные дела и штатный формуляр профессорскопреподавательского состава | | Постоянно ст. 498 | |
| 40-12 | Личные дела учебно-вспомогательного, административно-управленческого персонала | | 75 л. - в ЭПК ст. 498в | |
| 40-13 | Личные дела студентов дневного обучения | | 75 л. - в ЭПК ст. 499а | 1. Студентов, отчисленных с 1 - 3 кур., - 15 л. ЭПК |
| 40-14 | Личные карточки рабочих и служащих, ведущиеся вместо личных дел (для совместителей и временных работников) | | 75 л. - в ЭПК ст. 504 | |
| 40-15 | Документы о представлении профессорско-преподавательского состава к присвоению ученых степеней и званий (характеристики, списки трудов, заключения) | | Постоянно | |
| 40-16 | Документы о представлении работников вуза к правительственным наградам (характеристики, списки трудов) | | Постоянно ст. 643 | |
| 40-17 | Разрешения профессорскопреподавательскому составу и другим работникам вуза на работу по совместительству | | 5 л. | |
| 40-18 | Документы (справки, заявления) о назначении пенсий | | 5 л. ст. 667 | |
| 40-19 | Трудовые книжки преподавателей, рабочих, студентов и служащих вуза | | До востребования ст. 524 | Невостребованные - не менее 50 л. |
| 40-20 | Книга учета выдачи трудовых книжек | | 50 л. ст. 526а | |
| 40-21 | Отчетные сведения, акты и переписка по учету прихода и расхода трудовых книжек | | 3 г. ст. 529 | |
| 40-22 | Книга учета и алфавит личных дел | | 75 л. ст. 507 | |
| 40-23 | Книга учета выдачи удостоверений личности сотрудникам | | 3 г. ст. 547 | |
| 40-24 | Журнал регистрации больничных листов сотрудников | | 3 г. ст. 699 | |
| 40-25 | Регистрационные карточки (журналы регистрации) входящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 40-26 | Протоколы заседаний комиссий по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава | | Постоянно ст. 518 | |
| 40-27 | Личные дела лиц, не прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей | | 1 г. ст. 506 | |
| 40-28 | Номенклатура дел Управления кадров | | 5 л. ст. 95б | |
| 40-29 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 41 | УПРАВЛЕНИЕ (ОТДЕЛ) БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ФИНАНСОВОГО КОНТРОЛЯ | | | |
| 41-01 | Законы Российской Федерации, нормативные документы по вопросам финансирования, оплаты труда | | До минования надобности | |
| 41-02 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам бухгалтерского учета и финансового контроля. Копии | | До минования надобности | |
| 41-03 | Приказы ректора вуза по основной деятельности. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 41-04 | Приказы ректора вуза по личному составу сотрудников, студентов. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении кадров |
| 41-05 | Положение об управлении | | До замены новым ст. 38 | |
| 41-06 | Годовой отчет вуза с утвержденными приложениями к нему по госбюджету, спецсредствам и капвложениям | | Постоянно ст. 303б, а | |
| 41-07 | Квартальные бухгалтерские отчеты и заключения по ним | | 5 л. ст. 303в | |
| 41-08 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности вуза, документы (справки, информации, докладные записки) к ним | | 5 л. ст. 334 | При условии завершения ревизии |
| 41-09 | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие | | 5 л. ст. 336 | |
| 41-10 | Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка со всеми приложениями к ним (заявки, доверенности, ведомости, ж/ордера и др.), авансовые отчеты | | 5 л. ст. 310 | При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 41-11 | Документы (протоколы заседаний, инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации | | 5 л. ст. 323 | При условии завершения ревизии. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения |
| 41-12 | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию | | До минования надобности ст. 324 | Не менее 5 л. |
| 41-13 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | | До минования надобности ст. 328 | Не менее 5 л. |
| 41-14 | Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов | | Постоянно ст. 329 | |
| 41-15 | Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств | | Постоянно ст. 330 | |
| 41-16 | Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы | | 3 г. ст. 333 | |
| 41-17 | Переписка с центральными, местными финансовыми органами о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др. вопросах) | | 3 г. ст. 335 | |
| 41-18 | Паспорта зданий, сооружений и оборудования | | 3 г. ст. 331 После ликвидации основных фондов | Паспорта зданий - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства, - постоянно |
| 41-19 | Переписка о паспортизации зданий и сооружений | | 5 л. ст. <...> | |
| 41-20 | Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности | | 1 г. ст. 309 | |
| 41-21 | Лицевые счета профессорскопреподавательского состава | | 75 л. ЭПК ст. 311а | |
| 41-22 | Расчетные (расчетноплатежные) ведомости | | 5 л. ст. 312 | При отсутствии лицевых счетов - 75 л. |
| 41-23 | Инвентарные карточки и книги учета основных средств | | 3 г. ст. 313 | После ликвидации основных средств |
| 41-24 | Доверенности на получение денежных сумм и товарноматериальных ценностей | | 3 г. ст. 314 | |
| 41-25 | Главная книга | | 5 л. ст. 316 | |
| 41-26 | Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | | 5 л. ст. 317 | При условии завершения ревизии |
| 41-27 | Листки нетрудоспособности | | 5 л. ст. 310 | |
| 41-28 | Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов | | 5 л. ст. 318 | |
| 41-29 | Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. | | 5 л. ст. 319 | |
| 41-30 | Исполнительные листы | | До минования надобности ст. 325 | Не менее 5 л. |
| 41-31 | Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.) | | 5 л. ст. 337 | После истечения срока договора, соглашения при условии завершения ревизии |
| 41-32 | Номенклатура дел бухгалтерии | | 5 л. ст. 95б | |
| 41-33 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 42 | АДМИНИСТРАТИВНО- ХОЗЯЙСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ | | | |
| 42-01 | Приказы ректора и проректоров вуза по административно-хозяйственной деятельности. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 42-02 | Положение об управлении | | До замены новым ст. 38 | |
| 42-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 42-04 | Документы (доклады, обзоры, справки) о состоянии зданий и помещений, занимаемых вузом | | 3 г. ст. 1100 | |
| 42-05 | Документы (докладные записки, сведения и сводки) о проведении капитального и текущего ремонта | | 3 г. ст. 1658 | |
| 42-06 | Документы (акты, справки, протоколы, сведения) по анализу работы автотранспорта | | 5 л. ст. 1114 | |
| 42-07 | Документы (акты, заключения, протоколы) аварийных комиссий а) связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами б) по прочим авариям | | Постоянно ст. 1128 5 л. ст. 1128 | |
| 42-08 | Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте автотранспорта | | 3 г. ст. 1145 | |
| 42-09 | Документы (доклады, обзоры, сведения, сводки, справки, переписка) о состоянии и эксплуатации жилищного фонда студенческих общежитий | | 3 г. ст. 725 | |
| 42-10 | Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от затопления | | 3 г. ст. 1107 | |
| 42-11 | Переписка об организации противопожарной охраны | | 3 г. ст. 1193 | |
| 42-12 | Переписка о приобретении противопожарного инвентаря | | 3 г. ст. 1196 | |
| 42-13 | Переписка об эксплуатации и ремонте средств связи | | 3 г. ст. 1164 | |
| 42-14 | Переписка об установке, переносе и работе телефонов | | 3 г. ст. 1180 | |
| 42-15 | Переписка об организации, развитии, наличии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта | | 3 г. ст. 1111 | |
| 42-16 | Переписка об авариях | | 5 л. ст. 1129 | |
| 42-17 | Переписка о заявках и лимитах на бензин | | 3 г. ст. 1147 | |
| 42-18 | Переписка о расходе горючесмазочных материалов, запасных частей и выдаче талонов на бензин | | 1 г. ст. 1150 | |
| 42-19 | Переписка с отделениями милиции о прописке студентов в общежитиях | | 3 г. | |
| 42-20 | Графики текущего и капитального ремонта | | 1 г. ст. 1656 | После окончания ремонта |
| 42-21 | Акты осмотра и приема объектов после капитального и текущего ремонта | | 5 л. ст. 1660 | После окончания работ |
| 42-22 | Акты о техническом и санитарном состоянии зданий, дворов и тротуаров | | 3 г. ст. 1105 | |
| 42-23 | Наряды на производство ремонтных работ | | 3 г. ст. 1648 | В случае возникновения споров, суд. дел - до выяснения ок. решения |
| 42-24 | Заявки на текущий ремонт зданий и сооружений | | 2 г. ст. 1655 | |
| 42-25 | Заявки на выделение автотранспорта | | 1 г. ст. 1122 | |
| 42-26 | Исполнительные схемы коммуникаций, водопровода, канализации, отопления, силовой и световой электросети | | До замены новыми ст. 1521 | |
| 42-27 | Заявления студентов о представлении мест в общежитии | | 3 г. ст. 78 | |
| 42-28 | Книги учета пробега автотранспорта | | 5 л. ст. 1142 | |
| 42-29 | Книги учета путевых листов | | 3 г. ст. 1143 | После завершения ревизии |
| 42-30 | Журнал учета талонов на легковой транспорт | | 3 г. ст. 1143 | |
| 42-31 | Паспорта транспортных средств | | До списания транспортных средств ст. 1133 | |
| 42-32 | Акты списания транспортных средств | | 3 г. ст. 1134 | После списания |
| 42-33 | Акты на замену спидометров | | 3 г. ст. 1154 | |
| 42-34 | Графики технического обслуживания и ремонта автомобильного транспорта | | 1 г. ст. 114б | |
| 42-35 | Ведомости, карточки учета эксплуатации автомашин, автопокрышек | | 3 г. ст. 1139 | После списания |
| 42-36 | Путевые листы и наряды на автотранспорт | | 3 г. ст. 1141 | После завершения ревизии |
| 42-37 | Номенклатура дел управления | | 5 л. ст. 95б | |
| 42-38 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел временного срока хранения | | 3 г. ст. 117б | В архиве вуза - постоянно |
| 43 | БИБЛИОТЕКА | | | |
| 43-01 | Приказы и распоряжения ректора вуза. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 43-02 | Положение о библиотеке | | Постоянно ст. 38 | |
| 43-03 | Правила пользования библиотечным фондом | | До замены новыми ст. 21б | |
| 43-04 | Протоколы заседаний библиотечного совета | | Постоянно ст. 571 | |
| 43-05 | Годовой план и отчет о работе библиотеки | | 5 л. ст. 816, 294 | |
| 43-06 | Документы (списки, отчеты) по оформлению годовой подписки на литературу | | 1 г. с. 818 | После получения подписной литературы |
| 43-07 | Переписка о возвращении книг читателями | | 1 г. ст. 838 | После возвращ. книг или возмещ. стоимости утерянных книг |
| 43-08 | Акты обследования работы библиотеки | | 1 г. ст. 812 | После следующей проверки |
| 43-09 | Акты и списки на передачу книг другим организациям | | 3 г. ст. 830 | |
| 43-10 | Акты списания книг | | 10 л. ст. 831 | После проверки библиотечного фонда |
| 43-11 | Каталоги книг (систематические, алфавитные, предметные) | | До ликвидации библиотеки ст. 836 | |
| 43-12 | Книги суммарного учета библиотечного фонда | | До ликвидации библиотеки ст. 820 | |
| 44 | АРХИВ | | | |
| 44-01 | Нормативные документы Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации | | До замены новыми | |
| 44-02 | Утвержденные положения об архиве, экспертной комиссии. Копии | | До замены новыми ст. 38 | Подлинники - в Управлении делами |
| 44-03 | Сводная номенклатура дел вуза. Копии | | До минования надобности | Подлинник - в Управлении делами |
| 44-04 | Дела фондов (исторические справки к фондам, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о недостатках и неисправимых повреждениях документов, обзоры фондов) | | Хранятся в организациях постоянно ст. 115 | При ликвидации организаций передаются на госхранение |
| 44-05 | Описи на дела постоянного срока хранения | | Постоянно ст. 117а | |
| 44-06 | Описи личных дел профессорско-преподавательского состава, рабочих и служащих | | Постоянно ст. 117а | |
| 44-07 | Описи личных дел студентов | | Постоянно ст. 117а | |
| 44-08 | Акты, справки об итогах обследований (проверок) архивными учреждениями состояния и условий хранения документов | | 10 л. ст. 119 | |
| 44-09 | Докладные записки, справки о работе архива | | 5 л. ст. 120 | |
| 44-10 | Заявления, запросы о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче | | 3 г. ст. 130 | |
| 44-11 | Журналы учета поступлений и выбытия документов из архива | | На госхранение не передаются. Хранятся в организации ст. 125 | |
| 44-12 | Журналы выдачи документов из архива | | 3 г. ст. 129 | После возвращения документов в архив |
| 44-13 | Журналы регистрации выданных архивных справок, копий, выписок из документов | | 3 г. ст. 131 | |
| 45 | СТУДЕНЧЕСКОЕ НАУЧНОЕ (НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ) ОБЩЕСТВО | | | |
| 45-01 | Приказы Минобразования России, ректора вуза по вопросам студенческой научной работы. Копии | | До минования надобности | |
| 45-02 | Положение (устав) о студенческом научном обществе вуза | | До замены новыми ст. 38 | |
| 45-03 | Годовой план работы студенческого научного общества | | 3 г. ст. 167 | |
| 45-04 | Годовой отчет о работе студенческого научного общества | | Постоянно ст. 575а | |
| 45-05 | Протоколы заседаний (общих собраний) студенческого научного общества | | Постоянно ст. 571 | |
| 45-06 | Документы студенческих научных конференций (планы подготовки, тезисы докладов, протоколы заседаний и др.) | | Постоянно ст. 14а | |
| 45-07 | Документы по проведению конкурсов на лучшие студенческие научные работы (списки работ, аннотации, отзывы, заключения и др.) | | Постоянно | |
| 45-08 | Переписка с Минобразованием России, другими вузами по вопросам студенческой научной работы | | 3 г. | |
| 45-09 | Номенклатура дел научного общества | | 5 л. ст. 95 | |
| 45-10 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | |
| 46 | РЕДАКЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ОТДЕЛ | | | |
| 46-01 | Приказы и инструктивные письма Минобразования России по вопросам издательской деятельности. Копии | | До минования надобности | |
| 46-02 | Положение о редакционноиздательском деле | | До замены новыми ст. 38 | |
| 46-03 | Должностные инструкции сотрудников | | 3 г. ст. 56 | После замены новыми |
| 46-04 | Приказы и указания ректора и проректоров вуза по вопросам издательской деятельности. Копии | | До минования надобности | Подлинники - в Управлении делами |
| 46-05 | Протоколы и стенограммы заседаний редакционноиздательского совета вуза | | Постоянно ст. 896 | |
| 46-06 | Утвержденный издательский план вуза и документы к нему (отзывы, заключения, уточнения и др.) | | Постоянно ст. 903а | |
| 46-07 | Годовой отчет о выполнении издательского плана | | Постоянно ст. 292а, б | |
| 46-08 | Список выпущенных изданий научных трудов вуза | | Постоянно ст. 934 | |
| 46-09 | Авторские и наборные с авторской правкой рукописи опубликованных научных работ и учебных пособий | | 3 г. ЭПК ст. 911а | После издания Рукописи известн. деятелей - постоянно |
| 46-10 | Авторские рукописи неопубликованных научных работ и учебных пособий | | 3 г. ЭПК ст. 912 | Рукописи, получив. положит. оценку, - постоянно |
| 46-11 | Дела по изданию рукописей научных трудов (аннотации, рецензии, переписка с автором о работе над рукописью и др.) | | 3 г. ЭПК ст. 921 | Рукописи, отзывы, рецензии известн. лиц - постоянно |
| 46-12 | Наборные экземпляры рукописей без правки | | До минования надобности ст. 918 | |
| 46-13 | Верстки и сверки со смысловой правкой редактора | | 3 г. ЭПК ст. 911а | После издания |
| 46-14 | Книга учета рассылки сигнальных и контрольных экземпляров вузовских изданий | | 1 г. ст. 932 | |
| 46-15 | Журнал регистрации заказов на внутривузовские издания | | 1 г. ст. 932 | |
| 46-16 | Типографские заявки и заказы | | 1 г. ст. 941 | |
| 46-17 | Регистрационные карточки (журналы регистрации) вховходящих и исходящих документов | | 3 г. ст. 106б | |
| 46-18 | Номенклатура дел отдела | | 5 л. ст. 95б | |
| 46-19 | Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел | | 3 г. ст. 117б | |
| 47 | РЕДАКЦИЯ МНОГОТИРАЖНОЙ ГАЗЕТЫ | | | |
| 47-01 | Документы (договоры, планы, графики, переписка) по выпуску и распространению многотиражной газеты | | 3 г. ст. 910 | |
| 47-02 | Контрольные экземпляры многотиражной газеты | | Постоянно | |
| 47-03 | Документы о подписке на многотиражную газету | | 1 г. | |
| 47-04 | Картотека авторского актива многотиражной газеты | | 5 л. ст. 927 | |
| 47-05 | Рукописи опубликованных документов | | 3 г. ЭПК ст. 911а | После издания |
| 47-06 | Рукописи неопубликованных документов | | 3 г. ст. 912 | Рукописи, получ. положит. оценку рецензент., - постоянно |
| 47-07 | Иллюстрированные документы (фотографии, рисунки, клише) | | 3 г. ст. 915 | |
| 47-08 | Верстки и сверки | | 3 г. ст. 921 | |
| 47-09 | Письма в газету | | 5 л. ЭПК | |
| 47-10 | Документы, присланные информационными и рекламными агентствами | | До минования надобности | |
| 48 | ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ | | | |
| 48-01 | Приказы, постановления, решения, инструктивные письма высших профсоюзных органов, касающиеся деятельности профсоюзной организации вуза. Копии | | До минования надобности | |
| 48-02 | Протоколы общих отчетновыборных профсоюзных собраний и конференций и документы к ним | | Постоянно ст. 1232а | |
| 48-03 | Протоколы заседаний профсоюзного комитета | | Постоянно ст. 1232а | |
| 48-04 | Годовой план работы профкома | | 3 г. ст. 46 | |
| 48-05 | Смета расходов профсоюзного комитета | | Постоянно ст. 228а | |
| 48-06 | Годовой финансовый отчет профсоюзного комитета по бюджету и соцстраху | | Постоянно ст. 303б | |
| 48-07 | Отчеты и сведения о работе комиссии профкома (соцстрахование, культурно-массовая работа) | | 3 г. ст. 1255 | |
| 48-08 | Бюллетени тайного голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав | | В течение срока полномочий ст. 1234 | |
| 48-09 | Бухгалтерские документы кассового и мемориального порядка со всеми приложениями к ним | | 5 л. ст. 310 | |
| 48-10 | Главная книга | | 5 л. ст. 316 | |
| 48-11 | Заявления членов профкома по вопросам быта и предоставления путевок | | 3 г. ст. 1254 | |
| Руководитель службы документационного обеспечения | | подпись | инициалы, фамилия | |
| Заведующий архивом вуза | | подпись | инициалы, фамилия | |
Итоговая запись о категориях и количестве
дел, заведенных в ____________ году