---
title: "\"Методические рекомендации о порядке формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу\""
number: "06-5"
issuer: "Федеральная служба судебных приставов"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/06-5"
---

## "Методические рекомендации о порядке формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу"

# "Методические рекомендации о порядке формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу"

(утв. ФССП России 14.10.2010 N 06-5)


<div align="right">

<a id="p100001"></a>Утверждаю<br>
И.о. директора Федеральной<br>
службы судебных приставов -<br>
главного судебного пристава<br>
Российской Федерации<br>
**С.В.САЗАНОВ**<br>
14 октября 2010 г. N 06-5

</div>



## <a id="p100002"></a>МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

**О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРНЫХ ДЕЛ,**
**ПОДЛЕЖАЩИХ ПОСТОЯННОМУ, ВРЕМЕННОМУ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)**
**ХРАНЕНИЮ, И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ**


### 1. <a id="p100003"></a>Общие положения


<a id="p100004"></a>1.1. При формировании дел осуществляется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
<a id="p100005"></a>В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
<a id="p100006"></a>Порядок формирования и оформления номенклатурных дел, подлежащих постоянному, временному (свыше 10 лет) хранению, и по личному составу регламентируется разделом 4 "Подготовка и передача дел в ведомственный архив" Основных правил работы ведомственных архивов <1>.

<a id="p100007"></a>

---

<a id="p100008"></a><1> Введены в действие приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263.

<a id="p100009"></a>1.2. Дела формируются аппаратами управления территориальных органов ФССП России и их подразделениями в соответствии с установленным номенклатурой дел закреплением за ними соответствующих дел для ведения.
<a id="p100010"></a>Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством работников, ответственных за ведение архивов территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, а при необходимости - соответствующего архива субъекта Российской Федерации.

#### <a id="p100011"></a>1.3 При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:

<a id="p100012"></a>1.3.1. Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

##### <a id="p100013"></a>1.3.2 В дело включается по одному экземпляру каждого документа.


##### <a id="p100014"></a>1.3.3 В дело группируются документы одного календарного года.

<a id="p100015"></a>Исключение составляют: переходящие дела; дела с материалами дознания; личные дела работников, формируемые в течение всего периода их работы в организации и др.
<a id="p100016"></a>1.3.4. В дело помещаются исполненные документы суммарным объемом не более 250 листов общая толщина листов документов, помещенных в дело не должна превышать 4 см.
<a id="p100017"></a>1.3.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).
<a id="p100018"></a>1.3.6. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
<a id="p100019"></a>Приложения объемом свыше 250 листов помещают в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

##### <a id="p100020"></a>1.3.7 Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

<a id="p100021"></a>уставы, приложения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
<a id="p100022"></a>приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
<a id="p100023"></a>приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения по разделам личного дела.
<a id="p100024"></a>1.3.8. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организаций.
<a id="p100025"></a>1.3.9. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
<a id="p100026"></a>1.3.10. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
<a id="p100027"></a>1.3.11. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные тома и располагаются в них по алфавиту фамилий.
<a id="p100028"></a>1.3.12. Предложения, заявления и жалобы представителей организаций и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан.
<a id="p100029"></a>1.3.13. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.


### 2. <a id="p100030"></a>Содержание работы по оформлению дел, принимаемых в архив


<a id="p100031"></a>2.1. Оформление дел, принимаемых в архив, проводится работниками аппаратов управления и структурных подразделений территориальных органов Федеральной службы судебных приставов, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем работников архива территориальных органов ФССП России.
<a id="p100032"></a>2.2. Перед сдачей в архив территориального органа номенклатурные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформляются полностью.

#### <a id="p100033"></a>2.3 При полном оформлении дел предусматривается:

<a id="p100034"></a>подшивка или переплет дела;
<a id="p100035"></a>нумерация листов дела;
<a id="p100036"></a>составление листа-заверителя;
<a id="p100037"></a>составление внутренней описи документов;
<a id="p100038"></a>внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).


### 3. <a id="p100039"></a>Подшивка (переплет) дела


<a id="p100040"></a>3.1. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола [(приложение N 1)](#p100083) в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
<a id="p100041"></a>Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата А4, нумеруется в правой части верхнего поля листа.
<a id="p100042"></a>Сложенный лист (формата А2, А3), подшитый за середину, подлежит перешивке.
<a id="p100043"></a>При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
<a id="p100044"></a>3.2. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробах.
<a id="p100045"></a>3.3. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело, при наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дела и на них составляется отдельная опись.
<a id="p100046"></a>В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела - бланк внутренней описи документов дела.


### 4. <a id="p100047"></a>Нумерация листов дела


<a id="p100048"></a>4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

#### <a id="p100049"></a>4.2 Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

<a id="p100050"></a>4.3. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
<a id="p100051"></a>4.4. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
<a id="p100052"></a>4.5. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.
<a id="p100053"></a>4.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.
<a id="p100054"></a>Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.
<a id="p100055"></a>4.7. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
<a id="p100056"></a>4.8. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
<a id="p100057"></a>4.9. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.
<a id="p100058"></a>В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
<a id="p100059"></a>4.10. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивами территориальных органов и структурных подразделений Федеральной службы судебных приставов к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров (Например: 4а, 4б, 4в и т.п.).


### 5. <a id="p100060"></a>Составление заверительной надписи дела


<a id="p100061"></a>5.1. Лист-заверитель дела составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
<a id="p100062"></a>5.2. Лист-заверитель дела составляется по форме [(приложение N 2)](#p100087), установленной Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной 25 июня 2008 г. N 126, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, через знак "+", далее количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации дела (наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, количество конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле).
<a id="p100063"></a>5.3. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
<a id="p100064"></a>5.4. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне тыльной обложки дела.


### 6. <a id="p100065"></a>Составление внутренней описи документов дела


<a id="p100066"></a>6.1. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидности документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
<a id="p100067"></a>6.2. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе (листах) по форме, установленной Инструкцией [(приложение N 3)](#p100089) в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.
<a id="p100068"></a>К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
<a id="p100069"></a>6.3. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, <...>

<a id="p100070"></a>7.4. Заголовок дела на лицевую обложку дела переносится из номенклатуры дел территориального органа Федеральной службы судебных приставов, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на лицевую обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
<a id="p100071"></a>В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

#### <a id="p100072"></a>7.5 Дата дела.

<a id="p100073"></a>7.5.1. На лицевой обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, год (годы) заведения и окончания дела.
<a id="p100074"></a>Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ___ год (годы)".
<a id="p100075"></a>Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
<a id="p100076"></a>7.5.2. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
<a id="p100077"></a>7.5.3. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
<a id="p100078"></a>7.5.4. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, совещаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
<a id="p100079"></a>7.5.5. Крайними делами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
<a id="p100080"></a>7.6. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
<a id="p100081"></a>Пример оформления лицевой [обложки](#p100173) дела приведен в приложении N 4.

<div align="right">

<a id="p100082"></a>Управление делопроизводства

</div>







## <a id="p100083"></a>Приложение N 1

<div align="right">

к методическим рекомендациям<br>
о порядке формирования<br>
и оформления номенклатурных дел

</div>


<a id="p100084"></a> ![Приложение N 1](https://i.bukva.ai/8LDkQU2YW/img_0.png) 

<a id="p100085"></a> ![Приложение N 1](https://i.bukva.ai/8LDkQU2YW/img_1.png) 





<a id="p100086"></a>Приложение N 2

<div align="center">

к методическим рекомендациям

</div>

<div align="right">

о порядке формирования<br>
и оформления номенклатурных дел

<a id="p100087"></a>Лист-заверитель дела N 06-10, том 2, 2009 г.

</div>

 ![Приложение N 1](https://i.bukva.ai/8LDkQU2YW/img_2.png) 





<a id="p100088"></a>Приложение N 3

<div align="center">

к методическим рекомендациям<br>
о порядке формирования

</div>

<div align="right">

и оформления номенклатурных дел

<a id="p100089"></a>**ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ**<br>
документов дела N 06-08

</div>



| <a id="p100090"></a>N п/п | <a id="p100091"></a>Индекс документа | <a id="p100092"></a>Дата документа | <a id="p100093"></a>Заголовок документа | <a id="p100094"></a>Номера листов дела | <a id="p100095"></a>Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| <a id="p100096"></a>1 | <a id="p100097"></a>1 | <a id="p100098"></a>20.01.2009 | <a id="p100099"></a>Об утверждении Порядка представления специальных донесений о чрезвычайных происшествиях, преступлениях, административных правонарушениях в Федеральной службе судебных приставов | <a id="p100100"></a>1 - 6 |  |
| <a id="p100101"></a>2 | <a id="p100102"></a>2 | <a id="p100103"></a>25.01.2009 | <a id="p100104"></a>Об утверждении Положения об Организационно-контрольном управлении Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100105"></a>7 - 9 |  |
| <a id="p100106"></a>3 | <a id="p100107"></a>3 | <a id="p100108"></a>27.01.2009 | <a id="p100109"></a>Об итогах работы Управления Федеральной службы судебных приставов по Псковской области за 6 месяцев 2009 года | <a id="p100110"></a>10 - 14 |  |
| <a id="p100111"></a>4 | <a id="p100112"></a>4 | <a id="p100113"></a>31.01.2009 | <a id="p100114"></a>Об утверждении Положения об Управлении организации обеспечения установленного порядка деятельности судов Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100115"></a>15 - 23 |  |
| <a id="p100116"></a>5 | <a id="p100117"></a>5 | <a id="p100118"></a>01.02.2009 | <a id="p100119"></a>О распределении обязанностей между руководителями центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100120"></a>24 - 26 |  |
| <a id="p100121"></a>6 | <a id="p100122"></a>6 | <a id="p100123"></a>02.02.2009 | <a id="p100124"></a>О конкурсах на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100125"></a>27 - 32 |  |
| <a id="p100126"></a>7 | <a id="p100127"></a>7 | <a id="p100128"></a>02.02.2009 | <a id="p100129"></a>Об утверждении Положения об Управлении делами Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100130"></a>33 - 39 |  |
| <a id="p100131"></a>8 | <a id="p100132"></a>8 | <a id="p100133"></a>02.02.2009 | <a id="p100134"></a>Об утверждении Положения о профессиональной подготовке в Федеральной службе судебных приставов | <a id="p100135"></a>40 - 50 |  |
| <a id="p100136"></a>9 | <a id="p100137"></a>9 | <a id="p100138"></a>02.02.2009 | <a id="p100139"></a>О внесении дополнений в приказ директора Федеральной службы судебных приставов от 01.02.2008 N 5 "О распределении обязанностей между руководителями центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов" | <a id="p100140"></a>51 - 55 |  |
| <a id="p100141"></a>10 | <a id="p100142"></a>10-ДСП | <a id="p100143"></a>08.02.2009 | <a id="p100144"></a>О создании режимно-секретных подразделений | <a id="p100145"></a>56 |  |
| <a id="p100146"></a>11 | <a id="p100147"></a>11 | <a id="p100148"></a>09.02.2009 | <a id="p100149"></a>О внесении изменений в структуру и штатное расписание центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100150"></a>57 |  |
| <a id="p100151"></a>12 | <a id="p100152"></a>12 | <a id="p100153"></a>09.02.2009 | <a id="p100154"></a>О внесении изменений и дополнений в приказ директора от 02.02.2005 N 9 "О внесении изменений и дополнений в приказ директора Федеральной службы судебных от 01.02.2005 N 5 "О распределении обязанностей между руководителями центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов" | <a id="p100155"></a>58 - 59 |  |
| <a id="p100156"></a>13 | <a id="p100157"></a>13 | <a id="p100158"></a>09.02.2009 | <a id="p100159"></a>Об утверждении Положения об Управлении организации исполнительного производства Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100160"></a>60 - 69 |  |
| <a id="p100161"></a>14 | <a id="p100162"></a>14 | <a id="p100163"></a>14.02.2009 | <a id="p100164"></a>Об утверждении Положения о Правовом управлении Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100165"></a>70 - 82 |  |
| <a id="p100166"></a>15 | <a id="p100167"></a>15 | <a id="p100168"></a>15.02.2009 | <a id="p100169"></a>Об утверждении Положения об Управлении делопроизводства Федеральной службы судебных приставов | <a id="p100170"></a>83 - 91 |  |


<a id="p100171"></a> ![Приложение N 1](https://i.bukva.ai/8LDkQU2YW/img_3.png) 





<div align="right">

<a id="p100172"></a>Приложение N 4<br>
к методическим рекомендациям<br>
о порядке формирования<br>
и оформления номенклатурных дел

</div>


                                        Код федерального архива ___________
                                        Код Федеральной службы судебных
                                        приставов _________________________


```text
____________________________________________     ┌────────────────────────┐
____________________________________________     │Ф. N  _________________ │
____________________________________________     │Оп. N _________________ │
     (Наименование федерального архива)          │Д. N  _________________ │
                                                 └────────────────────────┘
```


                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
                   Федеральная служба судебных приставов

                        Управление делопроизводства

<a id="p100173"></a>                            ДЕЛО N 06-05, том 1

                Приказы ФССП России по основной деятельности
                ____________________________________________
                          за 2009 год с N 1 по N 61
                          _________________________
                              (заголовок дела)

                   12 января 2009 г. - 31 декабря 2009 г.
                   ______________________________________
                                   (дата)
                                   ______

                                                         На 232 листах
                                                         Хранить постоянно,
                                                         Ст. 6а

```text
┌────────────────────────┐
│Ф. N  _________________ │
│Оп. N _________________ │
│Д. N  _________________ │
└────────────────────────┘
```




<a id="p100174"></a>

---