---
title: "\"Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами\""
number: "06-12"
issuer: "Федеральная служба судебных приставов"
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/06-12"
---

## "Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами"

# "Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами"

(утв. ФССП РФ 20.09.2011 N 06-12)


<a id="p100001"></a>**МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ**
**ПО ОБОРУДОВАНИЮ ПОМЕЩЕНИЙ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ОКОНЧЕННЫХ**
**ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ**
**С ХРАНЯЩИМИСЯ ДОКУМЕНТАМИ**

<div align="center">

от 20 сентября 2011 г. N 06-12

</div>



## <a id="p100002"></a>I. Общие положения


<a id="p100003"></a>1.1. В целях обеспечения сохранности документов оконченных исполнительных производств, дел с исполнительными документами (их копиями - в случаях возврата подлинников исполнительных документов взыскателям), книг учета исполнительных документов, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета сводных исполнительных производств, книг учета арестованного имущества (далее - книги учета), создания условий для быстрого их поиска в структурных подразделениях территориального органа ФССП России (далее - подразделение судебных приставов) организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении (далее - архив), удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов.
<a id="p100004"></a>1.2. Централизованное оперативное хранение документов в подразделении судебных приставов организует начальник отдела - старший судебный пристав.
<a id="p100005"></a>1.3. Решением начальника отдела - старшего судебного пристава в подразделении судебных приставов назначается уполномоченное должностное лицо (далее - ответственный за архив), обеспечивающее прием документов, подлежащих централизованному оперативному хранению, их хранение и сохранность.

#### <a id="p100006"></a>1.4 Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится комплекс работ, включающий:

<a id="p100007"></a>создание оптимальных условий хранения документов;
<a id="p100008"></a>размещение документов в хранилище и их топографирование;
<a id="p100009"></a>соблюдение порядка выдачи дел из архива;
<a id="p100010"></a>учет документов, проверку их наличия и состояния;
<a id="p100011"></a>обеспечение физико-химической сохранности документов.

#### <a id="p100012"></a>1.5 Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

<a id="p100013"></a>предоставлением для архива помещения и проведением его планово-предупредительного ремонта;
<a id="p100014"></a>оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
<a id="p100015"></a>применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.);
<a id="p100016"></a>созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.


## <a id="p100017"></a>II. Создание оптимальных условий хранения документов



#### <a id="p100018"></a>2.1 Требования к помещению архива

<a id="p100019"></a>2.1.1. Для архива в административном здании (служебном помещении) отдела судебных приставов выделяется приспособленное отдельное служебное помещение (отдельная изолированная комната), используемое только по прямому назначению.
<a id="p100020"></a>Использование помещения архива в иных целях, в том числе размещение и хранение в нем постороннего имущества и оборудования, недопустимо.
<a id="p100021"></a>Помещение архива должно быть удалено от помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.
<a id="p100022"></a>2.1.2. В помещении архива должна быть обеспечена пожарная безопасность, исключена опасность затопления.
<a id="p100023"></a>По пожарной опасности помещение архива относится к категории "В" (пожароопасные), поэтому должно размещаться в здании не ниже второй степени огнестойкости (здания с несущими и ограждающими конструкциями из естественных и искусственных каменных материалов, бетона, железобетона с применением листовых и плитных негорючих материалов).
<a id="p100024"></a>Электропроводка в помещении архива прокладывается скрытая и оснащается индивидуальным отключающим рубильником (электроавтоматом). Осветительная арматура применяется полугерметичная с использованием светильников закрытого исполнения. Электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения и устанавливаются только вне помещения архива. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.
<a id="p100025"></a>В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

##### <a id="p100026"></a>2.1.3 Помещение архива оборудуется средствами защиты от несанкционированного доступа и взлома:

<a id="p100027"></a>охранной сигнализацией;
<a id="p100028"></a>металлической входной дверью (дверью, полотно которой обито стальным листом изнутри и теплоизолирующим материалом снаружи), оснащенной двумя механическими несамозащелкивающимися замками, устойчивыми к разрушающим и неразрушающим способам вскрытия, и устройством для опечатывания двери;
<a id="p100029"></a>распашными металлическими решетками с замками для защиты оконных проемов, при расположении архива на первом или последнем этажах здания.
<a id="p100030"></a>2.1.4. Помещение архива до размещения в нем документов проверяется комиссией численностью не менее трех человек, назначаемой руководителем территориального органа ФССП России. Председателем комиссии назначается начальник отдела - старший судебный пристав подразделения судебных приставов, членами комиссии - уполномоченное должностное лицо аппарата управления территориального органа ФССП России, отвечающее за пожарную безопасность, а также должностные лица подразделения судебных приставов, в числе которых обязательно - ответственный за архив.
<a id="p100031"></a>Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещения архива и состояние температурно-влажностного режима в нем. Результаты проверки оформляются актом. Акт утверждается руководителем территориального органа ФССП России.
<a id="p100032"></a>В дальнейшем комиссионная проверка помещения архива проводится не реже одного раза в 5 лет.

#### <a id="p100033"></a>2.2 Противопожарное оборудование помещения архива

<a id="p100034"></a>2.2.1. Основным противопожарным оборудованием помещения архива являются переносные углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на 50 кв. м площади, но не менее двух на помещение.
<a id="p100035"></a>Помещение архива также оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый кран должен иметь пожарный рукав протяженностью до крайней точки помещения архива.

##### <a id="p100036"></a>2.2.2 Помещение архива оборудуется пожарной сигнализацией.

<a id="p100037"></a>2.2.3. На внутренней стороне входной двери архива вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов на случай пожара.
<a id="p100038"></a>В пожарный расчет включается не менее трех сотрудников отдела судебных приставов, включая ответственного за архив, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем и практическим действиям во время пожара.

##### <a id="p100039"></a>2.2.4 В помещении архива запрещаются:

<a id="p100040"></a>курение;
<a id="p100041"></a>применение электронагревательных приборов;
<a id="p100042"></a>хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

#### <a id="p100043"></a>2.3 Обеспечение температурно-влажностного и светового режима

<a id="p100044"></a>2.3.1. В помещении архива следует поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов с параметрами в пределах: по температуре - от +14 °C до +20 °C, по относительной влажности - от 45% до 60%.
<a id="p100045"></a>В помещении архива с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, а также устанавливать дополнительные источники увлажнения воздуха или приборы для просушивания помещения.
<a id="p100046"></a>2.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания приборов фиксируются в регистрационных журналах (приложение N 1 - не приводится).
<a id="p100047"></a>Контрольно-измерительные приборы (термометр, гигрометр) устанавливаются вдали от отопительных и вентиляционных систем на один контрольный щиток на расстоянии 1,4 м от пола.
<a id="p100048"></a>2.3.3. Освещение в помещении архива может быть естественным и искусственным.
<a id="p100049"></a>Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
<a id="p100050"></a>Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках (папках, связках), применением на окнах светорассеивателей (жалюзи) или защитных фильтров.
<a id="p100051"></a>В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

#### <a id="p100052"></a>2.4 Обеспечение санитарно-гигиенического режима

<a id="p100053"></a>2.4.1. Помещение архива должно содержаться в чистоте, исключающей возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб. м).
<a id="p100054"></a>Запрещается хранение в помещении архива продуктов питания.

##### <a id="p100055"></a>2.4.2 Для защиты документов от пыли необходимо:

<a id="p100056"></a>обеспечить максимально возможную герметичность помещения архива, по возможности использовать в помещении архива устройства очистки воздуха от пыли;
<a id="p100057"></a>не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей с помощью электропылесоса или увлажненных тампонов;
<a id="p100058"></a>не реже двух раз в месяц проводить влажную уборку в помещении архива с протиранием подоконников, плинтусов и полов.


## <a id="p100059"></a>III. Требования к размещению оборудования в помещении архива


<a id="p100060"></a>3.1. Помещение архива оборудуется стационарными металлическими стеллажами (приложение N 2 - не приводится). Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными составами.

#### <a id="p100061"></a>3.2 Стеллажи в помещении архива устанавливаются с соблюдением следующего порядка их размещения:

<a id="p100062"></a>ширина проходов между рядами стеллажей - 120 см;
<a id="p100063"></a>ширина проходов между стеллажами - 75 см;

<div align="center">

<a id="p100064"></a>расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 75 см;

</div>

<a id="p100065"></a>расстояние между полками по высоте - 40 см;
<a id="p100066"></a>расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;
<a id="p100067"></a>расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см.
<a id="p100068"></a>Стеллажи следует устанавливать перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
<a id="p100069"></a>3.3. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - сверху вниз слева направо.
<a id="p100070"></a>Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.
<a id="p100071"></a>3.4. Внутри помещения архива с правой стороны от входной двери на расстоянии 170 см от пола размещается опись имущества, находящегося в помещении архива (приложение N 3 - не приводится).
<a id="p100072"></a>3.5. На внешней стороне входной двери на расстоянии 170 см от пола по центру полотна двери размещается табличка размером 10 x 25 см с надписью "Архив" (приложение N 4 - не приводится).


## <a id="p100073"></a>IV. Требования к размещению документов в помещении архива


<a id="p100074"></a>4.1. Размещение документов в помещении архива должно быть рациональным и осуществляется с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, ежегодного движения дел после уничтожения документов, оперативного использования документов (документы последнего года - в наиболее доступном месте).
<a id="p100075"></a>4.2. Принятые для хранения документы систематизируются в соответствии с требованиями раздела XII Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной Приказом ФССП России от 10.12.2010 N 682 (далее - ИДП-2010), и хранятся в помещении архива на стеллажах в связках или коробках (приложение N 5 - не приводится).
<a id="p100076"></a>Связки формируются толщиной 10 - 15 см.
<a id="p100077"></a>Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки с документами (связкой документов), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.
<a id="p100078"></a>4.3. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета), которая помещается в пластиковом файле перед первым исполнительным производством (делом с исполнительным документом, книгой учета) в связке (коробке). К каждой связке (коробке) оформляется ярлык, вынесенный на боковую сторону связки (коробки). На ярлыке указываются год, месяц, в пределах которого окончено исполнительное производство (закрыто дело с исполнительным производством, книга учета), номер первого и последнего дела, помещенного в связку (коробку), а также, при необходимости, номер зонального участка.
<a id="p100079"></a>4.4. Внутри связки (коробки) исполнительные производства (дела с исполнительными документами, книги учета) располагаются в порядке указания их во внутренней описи на связку (коробку).


## <a id="p100080"></a>V. Требования к организации работы с хранящимися документами


<a id="p100081"></a>5.1. В подразделении судебных приставов начальник отдела - старший судебный пристав в целях упорядочения работы архива и обеспечения сохранности документов утверждает распорядок работы архива (приложение N 6 - не приводится) и порядок хранения ключей от помещения архива.
<a id="p100082"></a>5.2. Распорядок работы архива разрабатывает и подписывает ответственный за архив. В распорядке работы архива указываются дни и время выдачи документов. Копия утвержденного распорядка работы архива на листе белой бумаги формата А4 размещается в рамке на внешней стороне входной двери в помещение архива на расстоянии 10 см ниже таблички с надписью "Архив".
<a id="p100083"></a>5.3. Во время, не предусмотренное распорядком работы архива, и в нерабочее время входная дверь в помещение архива ответственным за архив закрывается на замок и опечатывается (пломбируется).
<a id="p100084"></a>Рабочий комплект ключей от замков входной двери в помещение архива, мастичная печать (пломбир) хранятся в рабочем сейфе ответственного за архив или в закрывающемся на замок и опечатываемом ответственным за архив шкафу.

<div align="center">

<a id="p100085"></a>Резервные комплекты ключей от замков входной двери в помещение архива в опечатанном (опломбированном) ответственным за архив пенале хранятся в сейфе начальника отдела - старшего судебного пристава, а в его отсутствие - в сейфе уполномоченного работника, исполняющего его обязанности.<br>
<a id="p100086"></a>5.4. Ответственный за архив при своем присутствии допускает в помещение архива сотрудников отдела судебных приставов (иных лиц) для производства уборки помещения, мелких ремонтных и иных работ на основании письменного разрешения начальника отдела - старшего судебного пристава или лица, исполняющего его обязанности.<br>
<a id="p100087"></a>Беспрепятственный допуск в помещение архива начальника отдела - старшего судебного пристава или лица, исполняющего его обязанности, руководства территориального органа и ФССП России ответственным за архив осуществляется на основании их должностных полномочий, допуск проверяющих должностных лиц аппарата управления территориального органа и центрального аппарата ФССП России осуществляется на основании документов, подтверждающих их полномочия на проведение проверки (соответствующий распорядительный акт или утвержденный полномочным руководителем план проверки).<br>
<a id="p100088"></a>5.5. В случае служебной необходимости исполнительные производства (дела с исполнительными документами, их копиями, книги учета), находящиеся на централизованном оперативном хранении, выдаются ответственным за архив судебным приставам-исполнителям во временное пользование под роспись в Журнале выдачи документов на срок не более двух рабочих дней с письменного разрешения начальника отдела - старшего судебного пристава или лица, исполняющего его обязанности.<br>
<a id="p100089"></a>Заявка на выдачу дел во временное пользование составляется и представляется начальнику отдела - старшему судебному приставу ответственным за архив накануне дня выдачи документов. В исключительных случаях заявка на выдачу документов может согласовываться с начальником отдела - старшим судебным приставом в день выдачи документов.<br>
<a id="p100090"></a>Вместо выдаваемого во временное пользование дела в коробку (связку) ответственным за архив помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение N 38 к ИДП-2010), в которой указываются наименование и индекс дела, количество листов в нем, при необходимости - иные реквизиты дела, а также когда и кому выдано дело, дата его возврата. При возвращении дела карта-заместитель изымается. Карты-заместители на возвращенные дела хранятся до минования надобности.<br>
<a id="p100091"></a>В предвыходные и предпраздничные дни документы, выданные из архива во временное пользование, обязательно возвращаются в архив.<br>
<a id="p100092"></a>5.6. Документы исполнительных производств, хранящиеся в архиве, направляются в органы прокуратуры или судебные органы по их запросам, обязательно с сопроводительным письмом, содержащим информацию о номере исполнительного производства, датах его возбуждения и окончания, количестве листов в деле и иных необходимых реквизитах.<br>
<a id="p100093"></a>При направлении указанных документов на длительный срок принимаются меры по созданию и хранению их бумажных или электронных копий.<br>
<a id="p100094"></a>5.7. Начальник отдела - старший судебный пристав еженедельно проверяет состояние помещения архива и процесса архивирования документов. Результаты проверки оформляются записью в Журнале выдачи документов архива с указанием даты проверки, выявленных недостатков, при необходимости сроков и мер по устранению недостатков, а также должности проверяющего. Запись заверяется личной подписью проверяющего с расшифровкой (указанием инициалов и фамилии). Например:<br>
<a id="p100095"></a>"02.09.2011. Проверил состояние архива, порядок архивирования и хранения документов, ведение журнала выдачи документов. Не оформлена карта-заместитель на выданное 01.09.2011 судебному приставу-исполнителю Петрову В.В. исполнительное производство N ___ Оформить карту-заместитель и доложить в конце рабочего дня.<br>
<a id="p100096"></a>Старший судебный пристав - начальник Ивановского районного отдела судебных приставов, подпись, И.И. Иванов".<br>
<a id="p100097"></a>5.8. В исключительных случаях (при недостаточном объеме помещения архива или его отсутствии) в соответствии с подпунктом 12.6.14.5 ИДП-2010 руководитель территориального органа ФССП России принимает меры, обеспечивающие хранение документов исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета), подлежащих централизованному оперативному хранению, в запирающихся и опечатываемых шкафах, исключающих несанкционированный доступ к документам, размещенным в служебных кабинетах или в специально отведенном месте.<br>
<a id="p100098"></a>Хранение и выдача документов, хранящихся в шкафах, осуществляется с учетом изложенных выше правил. На лицевой стороне дверей каждого шкафа помещается топографический указатель по хранящимся в нем документам, а на внутренней стороне - внутренняя опись хранящихся в шкафу документов.<br>
<a id="p100099"></a>По истечении первого года хранения документы с неистекшими сроками хранения по решению руководителя территориального органа ФССП России могут быть переданы для дальнейшего хранения в архив аппарата управления или в архив одного из близлежащих структурных подразделений территориального органа ФССП России.

</div>




<a id="p100100"></a>

---