Рекомендации по организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения материалов и документов по единому государственному экзамену

(утв. письмом Рособрнадзора от 24.05.2006 № 01-290/08-01)

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ МАТЕРИАЛОВ И ДОКУМЕНТОВ ПО ЕДИНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ ЭКЗАМЕНУ

1. Область применения

1.1. Настоящие рекомендации (далее — рекомендации) разработаны в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов единого государственного экзамена (далее — ЕГЭ), организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения информационной безопасности при проведении ЕГЭ.

1.2. Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями федеральных нормативных правовых актов, инструкций Рособрнадзора и содержат общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурой проведения ЕГЭ и оформлением результатов ЕГЭ.

1.3. Рекомендации предназначены для использования при разработке органами управления образованием субъектов РФ (далее — ОУО) инструкций о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов ЕГЭ. При разработке указанных инструкций в соответствии с организационной схемой и технологией проведения ЕГЭ в субъекте РФ ОУО устанавливает порядок взаимодействия и ответственность при организации приема, передачи, хранения и уничтожения материалов и документов ЕГЭ следующих органов и организационных структур:

• муниципальных органов управления образованием (далее — МОУО);
• государственной экзаменационной комиссии субъекта РФ (далее — ГЭК);
• конфликтных комиссий субъектов РФ;
• предметных комиссий (подкомиссий) ГЭК;
• региональных центров обработки информации (далее — РЦОИ);
• первичных пунктов обработки информации (далее — ППОИ);
• пунктов проведения ЕГЭ (далее — ППЭ).

2. Общие положения

2.1 К материалам и документам ЕГЭ относятся:

2.1.1 Экзаменационные материалы, которые включают:

• экзаменационные задания — контрольные измерительные материалы (далее — КИМ), оформленные на различных носителях (бумажный, электронный носители, аудионоситель);
• материалы для оформления ответов участников ЕГЭ — бланки ответов участников ЕГЭ (бумажный, электронный носители), звуковая запись ответов участников ЕГЭ на задания устной части ЕГЭ по иностранным языкам по разделу «Говорение» (аудионоситель, электронный носитель).

2.1.2. Документы из ППЭ о проведении экзамена — протоколы проведения ЕГЭ в ППЭ, справки о допуске на ЕГЭ без пропуска или документа, удостоверяющего личность, акт фиксирования наличия в КИМ полиграфических дефектов и (или) некорректных заданий и др.

2.1.3 Материалы проверки ответов участников ЕГЭ:

• копии бланков ответов участников ЕГЭ на задания с развернутым ответом с удаленными областями регистрации, проставленными локальными номерами бланков и информацией об экспертах, назначенных для проверки этих бланков;
• бланки протоколов проверки экспертом ответов на задания с развернутым ответом с информацией об экспертах и проставленными локальными номерами бланков-копий, проверенных экспертами;
• протоколы оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу «Говорение».

2.1.4 Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ.

2.1.5 Апелляционные материалы:

• апелляции;
• журналы (листы) регистрации апелляций;
• заключения комиссий, создаваемых уполномоченными представителями ГЭК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении процедуры проведения ЕГЭ;
• заключения экспертов о правильности оценивания ответов на задания по апелляциям о несогласии с выставленными баллами (отметками по ЕГЭ);
• протоколы конфликтной комиссии о рассмотрении апелляций.

2.1.6 Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ.

2.1.7. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ и их дубликатов.

2.1.8 Акт приемки-передачи различных материалов и документов.

2.2. Формы и комплектация материалов и документов ЕГЭ согласованы и (или) утверждены Рособрнадзором инструкциями по соответствующим технологиям проведения ЕГЭ (далее — инструкции) и могут иметь отличия в зависимости от используемой технологии (приложение 1).

Иные документы, формы которых не утверждены инструкциями, субъекты РФ разрабатывают и утверждают самостоятельно.

2.3. До заполнения бланки документов именуются первичными документами ЕГЭ.

2.4. Указанные документы являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

2.5 Материалы и документы ЕГЭ являются материальными ценностями.

2.6. Лица, осуществляющие приемку, доставку и хранение материалов и документов ЕГЭ, являются материально ответственными лицами и несут материальную ответственность за вверенные им ценности в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3. Приемка

3.1. Экзаменационные материалы поступают в субъект РФ из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение проведения ЕГЭ (далее — Федеральный центр тестирования).

3.2. Сроки доставки указанных материалов согласовываются с Федеральным центром тестирования.

3.3. Бланки свидетельств о результатах ЕГЭ поступают в субъект РФ из организаций, осуществляющих по заказу Рособрнадзора тиражирование бланков свидетельств о результатах ЕГЭ и передачу их в субъекты РФ <*>.

---

<*> См. Инструкцию о порядке хранения, оформления, выдачи и учета свидетельств о результатах ЕГЭ в 2006 — 2007 годах, а также письмо Рособрнадзора от 10.05.2006 № 01-254/08-01 «Об апробации технологии распечатки свидетельств о результатах ЕГЭ в субъектах Российской Федерации».

3.4. Поступление материальных ценностей оформляется актами приемки-передачи, формы которых также установлены инструкциями (см. п. 4.3 и 4.4).

3.5. Другие материалы и документы ЕГЭ, указанные в пункте 2.1, формируются в субъекте РФ в ходе подготовки и проведения ЕГЭ в соответствии с инструкциями.

4. Передача

4.1. Правила передачи материалов и документов ЕГЭ поэтапно из одного органа/организационной структуры в другую регламентируются инструкциями.

4.2. Приемка и передача материалов и документов ЕГЭ производятся в соответствии с установленными правилами и с составлением акта приемки-передачи.

4.3. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др.

4.4. Акт подписывают руководители органов и организационных структур передающей и принимающей сторон либо их уполномоченные лица.

4.5. Лица, допускаемые к соответствующим работам с материалами и документами ЕГЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках ЕГЭ.

5. Учет

5.1. По окончании проведения ЕГЭ в субъекте РФ в рамках работ по подведению итогов проведения ЕГЭ в субъекте РФ все организационные структуры передают в соответствии с требованиями инструкций и распорядительными актами ОУО имеющиеся у них материалы и документы ЕГЭ в ОУО (МОУО) или РЦОИ.

ОУО (МОУО) организует работы по учету материалов и документов ЕГЭ, осуществляет приемку материалов и документов ЕГЭ из соответствующих организационных структур, организует отбор и оценку материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ, подлежащих длительному и временному хранению, размещение на хранение и уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

5.2. ОУО субъекта РФ рекомендуется разработать и утвердить перечень материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ с указанием видов и сроков хранения. В данный перечень рекомендуется включить материалы и документы, определенные пунктом 2.1 рекомендаций, и иные документы, образующиеся в деятельности по организации ЕГЭ в субъекте РФ.

Перечень документов строгой отчетности, образующихся при проведении ЕГЭ, определяется в соответствии с инструкциями и на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 27.10.2002).

5.3. Отбор и оценка с целью определения значимости материалов и документов ЕГЭ на основании утвержденного ОУО перечня материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ проводятся экспертной комиссией, назначаемой ОУО по согласованию с ГЭК.

5.4. Создание, функции и полномочия, порядок работы экспертных комиссий могут определяться в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (утверждены Росархивом 06.02.2002).

5.5. Результат работы экспертной комиссии оформляется актом, утверждаемым руководителем ОУО.

В целях определения видов и значимости документов, подлежащих передаче в архив, следует руководствоваться Федеральными законами от 29.12.94 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» и от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5.6. По окончании работ по ЕГЭ ОУО направляет в Рособрнадзор сводную справку об использовании экзаменационных материалов (приложение 2).

6. Хранение

6.1. Особенности хранения документов строгой отчетности ЕГЭ определяются инструкциями.

6.2. Сроки хранения (начало и конец) материалов и документов ЕГЭ определяются с учетом сроков проведения ЕГЭ в субъекте РФ (приложение 3).

6.3. Временное хранение экзаменационных материалов до даты проведения экзамена осуществляет ОУО либо по его поручению РЦОИ.

6.4. Хранение экзаменационных материалов осуществляется в специально выделенных и оборудованных помещениях или металлических шкафах, позволяющих обеспечить сохранность материальных ценностей и соблюдение режима информационной безопасности ЕГЭ, а также в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

6.5. Иные документы, регулирующие деятельность органов и организационных структур в рамках проведения ЕГЭ: нормативные правовые акты, инструктивно-методические материалы, решения, протоколы, справки и т.п. хранятся в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88).

7. Уничтожение

7.1. По истечении сроков хранения материалы и документы строгой отчетности ЕГЭ, включая остатки первичных материалов и бланков документов строгой отчетности ЕГЭ, в установленном порядке подлежат уничтожению. Списание к уничтожению производится на основании акта об уничтожении, составляемого экспертной комиссией. Уничтожение производится по распоряжению руководителя ОУО (МОУО) или РЦОИ.

7.2. Дальнейшее использование материалов и документов строгой отчетности ЕГЭ в практических целях не допускается.

по единому государственному экзамену

Материалы/ документы ЕГЭ	Базовая технология проведения ЕГЭ	Технология проведения ЕГЭ с использованием АИС «Экзамен»
1	2	3
1.	В одном спецпакете:	Спецпакеты с КИМ;
Экзаменационные материалы	КИМ; бланк регистрации; бланк ответов № 1; бланк ответов № 2. Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам:	именные бланки ответов «A, B» и «C» в спецпакетах с комплектом документации для аудитории ППЭ; дополнительные
	аудиокассеты с записями текстов для раздела «Аудирование» в спецпакетах на письменную часть; чистые аудиокассеты для записи устных ответов участников ЕГЭ в спецпакетах на устную часть; задания по устной части в спецпакетах на устную часть	(неименные) бланки ответов «C» в спецпакете с комплектом документации для руководителя ППЭ. Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам: аудиокассеты с записями текстов для раздела «Аудирование» в спецпакетах с КИМ на письменную часть; спецпакеты с КИМ на устную часть; чистые аудионосители (аудиокассеты, диктофоны) в комплекте документации для руководителя ППЭ; бланки для устной части в комплекте документации для аудитории ППЭ
2. Протоколы проведения ЕГЭ в	Протокол готовности ППЭ (форма 1-ППЭ);	Протокол распределения вариантов КИМ по
ППЭ и сопутствующие им материалы	список распределения выпускников (поступающих) по аудиториям (форма 5-ППЭ); список выпускников по классам с указанием номеров аудиторий (форма 6-ППЭ); протокол распределения организаторов по аудиториям ППЭ (форма 7-ППЭ); протокол идентификации личности выпускника при отсутствии у него паспорта (форма 8-ППЭ); протокол допуска участника ЕГЭ, прибывшего на единый государственный экзамен без пропуска (форма 9-ППЭ); протокол проведения ЕГЭ в ППЭ с приложением (форма 13-ППЭ)	аудиториям ППЭ (форма ПФ-4); протокол выдачи дополнительного бланка ответов «C» (форма ПФ-7); протокол фиксирования отсутствия документа, удостоверяющего личность участника экзамена (форма ПФ-8); протокол контроля качества КИМ в ППЭ (форма ПФ-20); справка «Распределение участников экзамена по аудиториям ППЭ» (форма СФ-8); ведомость распределения участников экзамена по аудиториям ППЭ (форма ВФ-6); ведомость входа участников экзамена в аудиторию ППЭ (форма ВФ-7); ведомость проведения экзамена (форма ВФ-8); протокол исправления ошибки в регистрационных данных участника экзамена (форма ПФ-25). Дополнительно для проведения ЕГЭ по иностранным языкам:
		ведомость проведения устной части экзамена (форма ВФ-11); ведомость учета бланков проверки и аудионосителей (форма ВФ-12); ведомость аудионосителя (форма ВФ-10)
3. Материалы предметных комиссий	Бланки-копии (форма 2РЦОИ); бланки-протоколы (формы 3РЦОИ и 4РЦОИ); бланки оценивания устных ответов участников ЕГЭ по иностранным языкам по разделу «Говорение»	Бланки проверки ответов на задания типа «C»; бланк проверки устной части
4. Материалы конфликтной комиссии	Апелляция по процедуре проведения БГЭ (форма 2-ППЭ); апелляция по результатам ЕГЭ (форма 1-АП); заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма 3-ППЭ); протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы 2-АП, 3-АП)	Апелляция по процедуре проведения ЕГЭ (форма ПФ-30); апелляция по результатам ЕГЭ (форма ПФ-15); заключение о результатах служебного расследования по апелляции по процедуре (форма ПФ-29); протоколы утверждения результатов рассмотрения апелляций (формы ПФ-26, ПФ-27, ПФ-28)
5. Акты приемкипередачи	Акты приемки-передачи (форма 14-ППЭ)	Протокол приема/передачи комплектов документации на экзамен (форма ПФ-19); протокол передачи бланков ответов из ППЭ на обработку в РЦОИ/ППОИ (форма ПФ-10); протокол передачи материалов из ППЭ на обработку в РЦОИ/устная часть (форма ПФ-31)

---

<*> Субъекты РФ, работающие одновременно по двум разным технологиям проведения ЕГЭ (например, по базовой технологии и в отдельных муниципалитетах по технологии проведения ЕГЭ в труднодоступных и отдаленных местностях), должны проводить учет документов и материалов обеих технологий.

СВОДНАЯ СПРАВКА ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭКЗАМЕНАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ ЕГЭ В 2006 ГОДУ В _____________________________________ (наименование субъекта РФ)

№ п/п	____________ (наименование общеобразовательного предмета)	Количество экзаменационных материалов, шт.								Примечания
		полученных из организации, осуществляющей на федеральном уровне организационно-технологическое обеспечение ЕГЭ		использованных при проведении ЕГЭ		с дефектом и (или) испорченных		осталось неиспользованных материалов
		для первого этапа (май — июнь)	для второго этапа (июль)	на первом этапе (май — июнь)	на втором этапе (июль)	на первом этапе (май — июнь)	на втором этапе (июль)	после первого этапа (май — июнь)	после второго этапа (июль)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	Контрольные измерительные материалы <*>
2	Бланки регистрации
3	Бланки ответов № 1
4	Бланки ответов № 2
5	Аудионосители <**>

Руководитель органа
управления образованием субъекта РФ            _______________
                                                  (Ф.И.О)

                                       М.П.

---

<*> Субъекты РФ, участвующие в ЕГЭ по технологии с использованием АИС «Экзамен», заполняют только первую и при необходимости пятую строку таблицы.

<**> Данная строка заполняется только субъектами РФ, участвующими в проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

Приложение 3

по единому государственному экзамену

Материалы и документы ЕГЭ <*>	Срок хранения	Место хранения
1. Использованные экзаменационные задания	До 1 апреля следующего года	ОУО (МОУО или РЦОИ)
2. Некомплектные, лишние, имеющие полиграфические дефекты или испорченные экзаменационные материалы	До 1 апреля следующего года	ОУО (МОУО или РЦОИ)
3. Документы из ППЭ о проведении экзамена	До 1 апреля следующего года	ОУО (МОУО или РЦОИ)
4. Апелляционные материалы	До 1 апреля следующего года	ОУО (МОУО)
5. Использованные материалы для оформления ответов участников ЕГЭ	С 1 сентября текущего года до 1 апреля следующего года	ОУО (МОУО)
6. Использованные материалы проверки ответов участников ЕГЭ	С 1 сентября текущего года до 1 апреля следующего года	ОУО (МОУО)
7. Имеющие полиграфические дефекты или испорченные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ	До 1 августа текущего года	ОУО (МОУО)
8. Неиспользованные бланки свидетельств о результатах ЕГЭ	До 31 декабря текущего года	ОУО (МОУО)
9. Ведомости учета выдачи свидетельств о результатах ЕГЭ	5 лет	ОУО (МОУО)
10. Акты приемки-передачи материалов и документов	5 лет	ОУО (МОУО)
11. Протоколы ГЭК о результатах ЕГЭ	5 лет	ОУО
12. Внешние носители с электронными файлами обработки	5 лет	РЦОИ (ОУО)

---

<*> В соответствии с классификацией, приведенной в пункте 2.1 настоящих рекомендаций.

---

Вложения

• $62308_02N.XLS